Tecnicas de Organizacion.

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MATERIA: TECNICAS DE ORGANIZACION. FINANZAS & CONTADURÍA PÚBLICA. SEXTO CUATRIMESTRE TURNO MATUTINO/SABATINO. NOMBRE DEL TRABAJO: ORGANIGRAMA (COMO ELABORAR Y TIPOS) MANUAL DE ORGANIZACIÓN MANUAL PROCEDIMIENTOS MANUAL ADMINISTRATIVO. FECHA DE ENTREGA: 22 DE AGOSTO DEL 2015. 1

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MATERIA:

TECNICAS DE ORGANIZACION.

FINANZAS & CONTADURÍA PÚBLICA.SEXTO CUATRIMESTRE TURNO MATUTINO/SABATINO.

NOMBRE DEL TRABAJO:

ORGANIGRAMA (COMO ELABORAR Y TIPOS)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

MANUAL PROCEDIMIENTOS

MANUAL ADMINISTRATIVO.

FECHA DE ENTREGA:

22 DE AGOSTO DEL 2015.

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indice

INTRODUCCION………………………………………………….…. PAG 3CONCEPTO DE ORGANIGRAMA……………………...………….. PAG 4TIPOS DE ORGANIGRAM…………………………………....…. PAG 4–9COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA……………………..… PAG 10 MANUAL DE ORGANIZACIÓN………………………..……… PAG 10-14MANUAL DE PROCEDIMIENTOS……………………......….. PAG 15-18MANUAL ADMINISTRATIVO…………………………………. PAG 19-20CONCLUSION……………………………………………………… PAG 21BIBLIOGRAFIA…………………………………………………….. PAG 22

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INTRODUCCION

EN ESTE TRABAJO QUE SE PRESENTA A CONTINUACION SE HABLARA DE TEMAS

UN ORGANIGRAMA EN ESTE TEMA SE HABLA DE QUE ES (SU DEFINION), AL IGUAL QUE TIPOS DE ORGANIGRAMAS EXISTEN Y LOS PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA DEPENDIENDO DE QUE TIPO DE ORGANIGRAMA SE DECEO REALIZAR CADA MENCIONAR QUE CADA ORGANIGRAMA ES DIFERENTE, PERO NO POR SER DIFERENTE QUIERE DECIR QUE SEA MENOS IMPORTANTE.

MANUAL DE ORGANIZACIÓNEM ESTE TEMA SE EXPLICA DE MANERA DETALLADA QUE ES PARA QUE SIRVE QUIENES LO PUEDEN REALIZAR, QUIENES LO PUEDEN LEER E INTERPRETAR AL IGUAL QUE HABLA DE SU PRODECIMEINTO PARA REALIZARLO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSEN ESTE TEMA ABARCA EL PROCEDIENTO A SEGUIR PARA LA REALIZACION DE ALGUNA ACTIVIDAD. MARCA EL PREDECIMEINTO A SEGUIR PARA CADA DEPARTAMENTO.

& POR ULTIMO EL MANUAL ADMINISTRATIVO

ESTE ES UN MANUAL MUY IMPORTANTE PARA LA EMPRESA YA QUE MENCIONA CADA PASO A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN, TANTO LA SFUNCIONES DETALLADAS DE LOS DEPARTAMENTOS, PUEDE SER UTILIZADO PARA CUALQUIER PERSONA DE LA ORGANIZACIÓN,

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*CONCEPTO DE ORGANIGRAMA*

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:Desempeña un papel informativo.Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa.Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:-Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.-Debe contener únicamente los elementos indispensables.

*TIPOS DE ORGANIGRAMAS*

1.   POR SU NATURALEZA :  Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Micro administrativo: Corresponden a una sola organización, y pueden

referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macro administrativos: Involucran a más de una organización. Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2.   POR SU FINALIDAD :  Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se

diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

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Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.Ejemplo:

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Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

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5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

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Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

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*COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA*

PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA:1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;2. Compararla con una lista de comprobación;3. Preparar cuadros o plantillas, y4. Diseñar el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción condensada de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de

elaboración, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales.

*UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN*DESCRIPCIONDe manera general se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.A fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo, en la presente guía, se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico, para orientar y ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.Para la elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar información, análisis de la información recabada e integración del manual.OBJETIVO GENERAL:Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.OBJETIVOS ESPECIFICOS:Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIONPara proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que

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nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:1.-RECABACION DE LA INFORMACION:Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento acerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.1.1. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL:El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:MARCO JURIDICO.Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institución.OBJETIVO INSTITUCIONALA partir del análisis efectuado a los documentos legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institución. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propósito a cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la institución”.ANTECEDENTESObtener la información necesaria para efectuar la descripción de la génesis de la institución indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relación de hechos sobresalientes de su desarrollo histórico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organización en el proceso evolutivo de la institución.1.2. INVESTIGACION DE CAMPO.Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la información, a través del diálogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guion o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la sig. Información.DESCRIPCION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA.En esta etapa de la investigación, se recabará la información relativa a los objetivos específicos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitirá analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se señala como concepto de objetivo específico: " El propósito a cumplir, con el desempeño de la función correspondiente a cada área específica”.ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL

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En este apartado se obtendrá información que permita contar con la relación de las dependencias que conforman la institución, así como funcionarios que la integran y la ubicación orgánica de ambos en la estructura orgánica institucional. Lo cual permitirá efectuar una descripción ordenada de los principales puestos y unidades administrativas.La información anterior permitirá obtener una visión integral de la institución a través de la elaboración de los organigramas actuales que muestren la conformación estructural de la institución, facilitando a su vez el análisis y el estudio correspondiente.FUNCIONES ACTUALESEste aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a través de entrevistas directas, a modo de recabar información sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgánica vigente, para proceder a su trascripción y análisis específico.Para este trabajo, tomamos como concepto de función " El conjunto de actividades, que interactúan entre sí para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente”. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su adecuada interrelación y su congruencia para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripción.PROGRAMAS Y/O PROYECTOSCon el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar información referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtención de información tiene como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada descendencia.2.-ANALISIS DE LA INFORMACION.Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la institución.2.1. CLASIFICACION DE FUNCIONES.Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.POR SU FORMA-Similares -Equivalentes.POR SU CONTENIDO

-Operación. -Control. -Supervisión. -Coordinación. -Programación. -Evaluación. -Asesoría.

2.2. UBICACION DE FUNCIONESUna vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:

Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.

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Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.

Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.

Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas.

Una vez efectuado el análisis funcional con su correspondiente clasificación y ubicación de funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de ejecución se deberán conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauración de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión.2.3. ANALISIS ESTRUCTURAL.La clasificación obtenida en base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo común” .2.4. ELABORACION DE ORGANIGRAMASEn correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una presentación gráfica de la estructura orgánica en gral. y de áreas específicas de la institución. Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán contener las siguientes características.

La ubicación funcional. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.

Para la elaboración de estos organigramas se recomienda considerar los siguientes aspectos:CONTENIDOSe deberá elaborar un organigrama de tipo general mostrando únicamente las principales unidades directivas, señalando la estructura de la institución en su conjunto, tanto orgánica como funcional; presentando por separado en organigramas específicos cada una de las áreas funcionales determinadas; en los casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes.Para facilitar la comprensión de las líneas de autoridad y responsabilidad, se recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma más apropiada para representar los distintos niveles de jerarquía existentes en la institución.PRESENTACIONTítulo.- Nombre de la institución de referencia. La indicación de ser general o específico (De ser específico, debe indicar el nombre del área funcional o unidad específica).Tamaño.- Es conveniente que el tamaño de su presentación sea manuable y de fácil lectura.Forma (Vertical).- Se deben mostrar los principales niveles y líneas de autoridad, en escala ascendente de jerarquía. Las unidades de asesoría, se indicarán en

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forma lateral directa, a la línea inferior que se desprende dela unidad a la cual presta dicho apoyo.Fecha.- Se indicará la fecha de elaboración y/o aprobación formal.2.5.-REVISION Y AUTORIZACIONLas propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento a su terminación.3.-INTEGRACION DEL MANUAL3.1.-CODIGO NUMERICOEs necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder a la clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a cada área.Por ejemplo:1.0.-Asamblea de accionistas.2.0.-Presidente.3.0.-Gerente general.3.0.1.-Área staff.4.1.-Area de producción.4.2.-Area de mercadotecnia.4.3.-Area de recursos humanos.4.4.-Area de finanzas.

3.2.-DISEÑO DE FORMAS DE PRESENTACIONSe debe elaborar una forma de presentación del contenido, que presente la descripción delos siguientes aspectos:

El área funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa correspondiente.El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.El objetivo de la unidad administrativa.La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia.El puesto correspondiente con su respectiva clave numérica.El capítulo y los artículos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones asignadas. Las funciones correspondientes al puesto en cuestión.

3.3.- CONTENIDO DEL MANUALComo referencia a esta guía para elaborar el manual de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de organización de la empresa sea la siguiente:A.- Presentación.B.- Instrucciones.C.- Objetivos.D.- Organigramas- General- ParticularE.- Organización.

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F.- Funciones generales.G.- Descripción de funciones

*MANUAL DE PROCEDIMIENTOS*

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN.Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.CONFORMACIÓN DEL MANUALIDENTIFICACIÓN. Este documento debe incorporar la siguiente información:Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.

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ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de acción que cubren los procedimientos.Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fasesPOLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN. En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.Deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.CONCEPTO (S). Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad

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administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativosComplementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en función del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de Información Turística, etc., ya que existe una norma específica para cada uno de los sectores.DISEÑO DEL PROYECTO.La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.RESPONSABLES. Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.

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Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.DE LIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO. Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él. Para ello es necesario que se realice un estudio preliminar. Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

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*MANUAL ADMINISTRATIVO*

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado. Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

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Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:

Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organizaciónFacilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organizaciónDefinir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativaAsegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los serviciosPermitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesariasEvitar desperdicios de recursos humanos y materialesReducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en generalFacilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribucionesConstituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientosServir de base para el adiestramiento y capacitación del personalComprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentesRegular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales

LIMITANTES EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOSIndudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor importancia:Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenidoAlgunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funcionesResistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenidoEn algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

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La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

CONCLUSIÓN

PARA YA CONCLUIR CON ESTE TRABAJO, DE MANERA GENERAL PUEDO MENCIONAR QUE UN ORGANIGRAMA ES MAS QUE UN PAPEL ELABORADO POR EL DIRECTIVO DE LA ORGANIZACIÓN, ESTE FORMA PARTE O TE MENCIONA LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, COMO EST AFORMADA POR CADA EMPLEADO & SU FUNCION EN ELLA.QUE ESTOS TEMAS QUE SE TRATARON SON TEMAS QUE CUALQUIER EMPRESA DEBE TENER Y LLEVAR A CABO PARA SU FUNCIONAMIENTO GENERAL, PARA QUE LA ORGANIZACIÓN MARCHE DE ACUERDO A CADA PROCEDIENTO ES NECESARIO LLEVAR UN CONTROL.

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BIBLIOGRAFIA

CONCEPTO DE ORGANIGRAMAhttps://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

TIPOS DE ORGANIGRAMAShttp://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=1&sg=4

MANUAL DE ORGANIZACIÓNhttp://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html

MANUAL DE PROCEDIMIENTOhttps://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos

MANUAL ADMINISTRATIVOhttp://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

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