Técnicas de auditoría

1

COLEGIO

FRANCISCANO SAN

LUIS REY

TÉCNICAS DE

AUDITORÍA

Javier Andrés Londoño Rivera

2

Alta dirección

Auditoría de calidad

Fortalezas y debilidades

Eficaz y eficiente

Auditoría de Calidad: Una herramienta de

gestión.

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

S.G.C

3

¿ Para que hacer auditorías ?

Conformidad

Implementación

Mantenimiento

Mejora



S.G.C

4

Principios de la auditoría

AUDITORES

PROCESO DE AUDITORÍA

CONDUCTA ÉTICA CUIDADO PROFESIONAL

INDEPENDENCIA EVIDENCIA

PRESENTACIÓN JUSTA



5

El concepto de revisión aplicado a las auditorías

CRITERIOS:LO QUE SE DEBE HACER

REALIDAD:LO QUE SE HACE

OBJETIVO:LO QUE SE QUIERE HACER

Adecuado

Conveniente Eficaz

Entradas

Salidas



6

Conceptos relativos a la auditoría

Programa de auditoría




Cliente de la auditoría

Criterios de la auditoría

Experto Técnico

Experto Técnico

Hallazgos de auditoría

Evidencia de auditoría

Conclusiones de auditoría



7

Auditoría como proceso

RESPONSABLE:

ENTRADAS DEL PROCESO

OBJETIVO:

SALIDAS DEL PROCESO

A

V

P

H



8

Actividades de la Auditoría

Inicio de la Auditoría

Revisión de la Documentación

Preparación de las actividades de auditoría in situ

Finalización de la Auditoría

Realización de las actividades de auditoría in situ

Preparación , aprobación y distribución del informe de auditoría

Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría



9

Ciclo PHVA en el proceso de Auditoría

A

V

P

H

Establecimiento del programa de

auditorías (alcance, objetivos,

recursos, procedimientos, etc.

Implementar el programa (competencia de

auditores, actividades de auditoría).

Resultados acordes al programa. Suficiencia de

recursos. Satisfacción del auditado. Acciones

correctivas y preventivas al programa o al proceso

de auditorías, Etc.

Mejora del programa.

Informe a la gerencia.

Re-asignación de recursos.

Cambios a los objetivos del programa.

Re-entrenamiento de auditores, etc.

P

H

V

A

Inicio de la auditoría.Revisión de la documentación.Preparación de actividades en sitio.

Realización de actividades en sitio.

Preparación, aprobación y distribución del informe.Finalización de auditoría.

Actividades de seguimiento de auditoría.



10

¿Qué podemos obtener de la

documentación del SGC y del Proceso?

1. Manual de calidad: La configuración del

SGC y sus propósitos.

2. Procedimientos, instructivos, guías,

etc.: Entender el hacer del proceso.

3. Reportes de auditoría, no

conformidades, acciones tomadas, etc:

La evolución del proceso y su historia a

través de resultados.



PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR

5.4.1

6.1

.

.

7.2.1

7.2.2

7.2.3

.

.

8.2.3

8.4

8.2.2

.

.

8.5.2

8.5.3

8.5.1

.

.

11

¿Qué podemos obtener de la norma ISO 9001:2008...?

PROCESO: Gestión comercial

Es una guía para orientarnos hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos del

sistema de gestión de calidad, al interior de un proceso.

Nota: Algunos capítulos se pueden auditar COMPLETOS o tan solo una PARTE DE ELLOS según como

corresponda y aporte al objetivo del programa de auditoría.



12

Conclusiones del equipo auditor respecto a la

documentación revisada

1. Aspectos fuertes que son claros y aportan

valor.

2. Aspectos por mejorar de la documentación,

para dar claridad y aporte de valor.

3. Aspectos de la documentación, que

ayudarán al auditor en la auditoria de

campo.



13

Preparación de las actividades de auditoría

in situ

PLAN DE AUDITORÍA

Responsable: Auditor líder

Facilita la programación y

coordinación de actividades.



14

Preparación de las actividades de auditoría in situ

PLAN DE AUDITORÍA: CONTENIDO:

• Objeto y alcance de la auditoría.

• Criterios de la auditoría.

• Agenda (fechas, lugares y tiempo).

• Procesos a ser auditados.

• Equipo auditor.

• Recursos.

REVISADO Y APROBADO



15

LISTA DE VERIFICACIÓN

UTILIDAD:

• Ayudar a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de cubrir en cada

proceso.

• Recopilar las evidencias de la auditoría en orden lógico.

• Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los

requerimientos.



16

La revisión documental ayuda a la elaboración de las

preguntas del PHVA del proceso, para identificar su

capacidad de cumplir su planificación

•Se orientan al cumplimiento de

los objetivos del proceso.

•Permiten el seguimiento a la

eficacia del sistemas.

•Se hacen en lenguaje de la

entidad y el proceso a auditar.



Tipo de preguntas

¿Qué busca ? Ejemplos

ABIERTAS

Las preguntas abiertas estimulan

al auditado a ser el que hable

más, y así se reduce el número

de preguntas que el auditor

debe formular.

¿Dígame qué procedimiento sigue usted?.

¿Muéstreme cómo funciona esto?.

¿Cómo procesa los resultados del ensayo?

¿De dónde viene este formato?

SONSEO

Las preguntas de sondeo o

aclaración son preguntas

abiertas diseñadas para extraer

información específica y más

profunda acerca de un tema.

Por favor explíqueme ¿Qué esta ocurriendo aquí?

¿Por qué estos recipientes no están etiquetados?

Deme algunos ejemplos.

¿Cómo funciona esto?

¿Me va a decir algo más?

CERRADAS

Las preguntas cerradas están

diseñadas para obtener

respuestas breves del auditado.

¿Usted diligenció este formato?

¿Esta es la caneca de los desperdicios?

¿Qué color de etiqueta va pegada en este tipo de

recipiente?

¿Quién trabajó con usted en esta reparación?

17

¿ Cuáles HACER ?



Tipo de preguntas


CAPCIOSAS

Las preguntas capciosas

sugieren al auditado la

respuesta “correcta” o

“políticamente correcta”

Siempre programa a los profesores así …¿verdad?

“Supongo que sabe que esto que encontramos va

contra la ley?.

“Por supuesto, para usted es obvio que esta es la

asignatura que no es”.

¿Por supuesto que esta solicitud debió ser

tramitada?

MÚLTIPLES

Las preguntas múltiples

pueden confundir al

auditado y hacer olvidar

algunas de sus respuestas,

o hacer que se enfoquen en

algo de menor importancia.

¿Cuándo comenzó este trabajo? . ¿Le informaron a

cerca del manual de procedimientos? ¿Sabe en

dónde se encuentra el manual?. ¿Quién le enseño

a hacer su trabajo?

18

¿ Cuáles EVITAR ?



Tipo de preguntas


AGRESIVAS

Estas preguntas son una vía

segura para poner al

auditado fuera de lugar.

¿Así qué a usted es al que se le ocurrió….?

¿Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver

este problema?.

Parece que usted realmente tiene problemas para

manejar este proceso.

¿ No pudo averiguar cómo archivar esto

correctamente?.

¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha

molestado en leer el procedimiento?.

¿Ese asistente suyo … Déjeme decirle…. ?

19

¿ Cuáles EVITAR ?



20

Realización de las actividades de

auditoría in situ

RECOPILACIÓN

Y VERIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

Auditor Líder y su equipo auditor



21

Recopilación y verificación de la información

Fuentes de información

Recopilación mediante muestreo y verificación

Evaluación vs. criterios

Revisión

Conclusiones de auditoría



22

Fuentes de informaciónCondiciones de operación

Condiciones de ensayo

Medición

Registro

Equipo en funcionamiento

Observación

Estadísticas Datos



23

La Entrevista

PR

EG

UN

TA

R

ES

CU

CH

AR

ES

CU

CH

A A

CT

IVA

EV

IDE

NC

IA

CO

NC

LU

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EL

AU

DIT

AD

O

DO

CU

ME

NTA

R E

N L

ISTA

DE

VE

RIF

ICA

CIÓ

N (+

/-)

SI SI

Apertura Cierre



19/06/201224

EL MANEJO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN ES DINÁMICO, SE

DEBE HACER DE LO GENERAL A LO PARTICULAR

DENTRO DE

NUESTRO MAPA

ESTE PROCESO…

¿Cómo es la planificación? ¿Cuándo se envía la información?

¿Cómo se hace?

¿Cómo son los resultados?

¿Cómo ha mejorado?

¿Qué hace usted cúando ….?

¿Muéstreme un ejemplo?

¿Dígame como se evalúa

las necesidades?

¿Por qué esto ocasiona problemas

con ….?

¿Qué ocurre después de..?

Déme algunos ejemplos de ...



25

Bloqueos en la comunicación

DESCONFIANZA

IMPACIENCIA



26

CORRECIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

CORRECCIÓN

Eliminar

una no

conformidad

detectada

ACCIÓN

CORRECTIVA

Eliminar la

causa de una

no

conformidad

detectada u

otra situación

Eliminar la

causa de una

no conformidad

potencial u otra

situación

potencialmente

indeseable

ACCIÓN

PREVENTIVA

MEJORA DE LA CALIDAD



27

Las no conformidades pueden ir orientadas a …..

• Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de

la auditoría y el objetivo definido.

• Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la

entidad que impactan en los resultados.

• Hallazgos repetidos durante la recolección de la información.

• El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad.

• La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad.

• El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones

documentadas aplicables.

• Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías,

etc..



28

PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORÍA

CONTENIDO

• Objetivos, alcance y criterios.

• Auditor líder, equipo auditor.

• Descripción de las actividades realizadas en la auditoría.

• Procesos auditados.

• Responsables de los procesos y personal entrevistado.

• Aspectos favorables.

• Aspectos débiles.

• Solicitud de acciones correctivas.

• Conclusiones de la auditoría.



29

PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORÍA

EL INFORME DE AUDITORÍA NO DEBE INCLUIR

• Opiniones subjetivas.

• Información confidencial.

• Críticas a las personas.

• Declaraciones ambiguas.

• Detalles triviales.

• Observaciones, hallazgos que no fueron presentados o

discutidos en la reunión de cierre.



30

REALIZACIÒN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

DE UNA AUDITORÍA

Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado.

• Verificar las respuestas a las

solicitudes de acciones correctivas.

• Verificar la eficacia de las acciones

implementadas.

• En caso de no tener acciones

pendientes, reprogramar un nuevo

seguimiento.

• Elaborar el programa de la auditoría

de seguimiento de ser necesario.



31

SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE AUDITORÍA

• Cumplimiento de objetivos.

• Identificar oportunidades de mejora.

• Indicadores de desempeño:

• Aptitud de auditores.

• Conformidad de programa y calendario

• Retroalimentación de cliente, auditado y auditor.

V



32

REVISIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA

• Resultados y tendencias.

• Conformidad con procedimientos.

• Necesidades y expectativas de interesados.

• Registros.

• Prácticas de los auditores.

• Coherencia de auditores.

V



33

MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORÍA

• Acciones correctivas.

• Acciones preventivas.

RESPONSABLE DEL PROCESO DE AUDITORÍA

A



34

COMPETENCIA DE AUDITORES

AMBIENTAL

CONOCIMIENTOS

ESPECÍFICOS DE

AMBIENTAL Y REGLAS

CALIDAD

CONOCIMIENTOS

ESPECÍFICOS DE

CALIDAD Y REGLAS

CONOCIMIENTOS

GENÉRICOS Y REGLAS

EDUCACIÓNEXPERIENCIA DE

TRABAJO

ENTRENAMIENTO EN

AUDITORÍAS

EXPERIENCIA EN

AUDITORÍAS

HABILIDADES

ATRIBUTOS PERSONALES



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