Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)

Desarrollada por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Estados Unidos, la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) fue aplicada formalmente por primera vez a la planeación y control del sistema de armamento Polaris, cuya exitosa ejecución contribuyó a acelerar. Las fuerzas armadas estadunidenses la recibieron con tal entusiasmo que durante muchos años fue un instrumento prácticamente obligatorio para los principales contratistas y subcontratistas de la industria armamentista y espacial. Aunque ya casi por completo desaparecida en los contratos de defensa y espaciales por razones que se detallarán más adelante, sus fundamentos siguen siendo instrumentos esenciales de planeación y control. Además, PERT o su técnica de red complementaria, el método de la ruta critica (crítical path method, CPM), pueden emplearse en numerosas aplicaciones no gubernamentales (como proyectos de construcción, ingeniería y montaje de maquinaria), e incluso en tareas tan sencillas como la programación de actividades para la emisión de informes financieros mensuales.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS PERT

Es un sistema de análisis de redes tiempo-eventos en el que se identifican los diversos eventos de un programa o proyecto, pata cada uno de los cuales se establece un periodo planeado. Estos eventos se organizan en una red que revela sus relaciones entre sí. En cierto sentido. PERT es una variante de la presupuestación con puntos de referencia.

En la figura 1 se presenta un flujo grama de PERT para el ensamble principal de un avión. Este ejemplo ilustra la naturaleza básica de PERT. Cada círculo representa un evento, un plan de apoyo cuya ejecución puede medirse en un momento determinado. Los círculos están numerados en el orden en que ocurren los eventos. Cada flecha representa una actividad, el elemento de consumo de tiempo de un programa, el esfuerzo que debe hacerse entre eventos. El tiempo de la actividad, representado por los números junto a las flechas, es el tiempo requerido para el cumplimiento de un evento.

Ensamblaje principal de un avión. Los eventos (principales de referencia de avance) son:

1) Puesta en marcha del programa de pedidos.2) Puesta en marcha de adquisición de motor3) Conclusión de planes y especificaciones4) Conclusión de planes de fuselaje5) Presentación de requerimientos de GFAE6) Adjudicación de subcontratación de ensamblaje de cola.7) Adjudicación de subcontratación de alas8) Conclusión de fabricación de fuselaje9) Conclusión de ensamble de motor en el fuselaje10) Recepción de alas de subcontratistas11) Recepción de ensamblaje de cola de subcontratistas12) Recepción de GFAE13) Conclusión del avión.

GFAE: Government-Furnished Airplane equipment (equipo de aviación proporcionado por el gobierno)

En este ejemplo sólo aparece un valor de duración para cada actividad, pero el programa PERT original contemplaba tres estimaciones de tiempo: el tiempo "optimista", estimación del tiempo requerido si todo marcha excepcionalmente bien; tiempo "más probable", estimación basada en el tiempo que el ingeniero a cargo del proyecto cree realmente necesario para la ejecución de la labor, y el tiempo "pesimista", estimación basada en el supuesto de que habrá que enfrentar una dosis lógicamente concebible de mala suerte, que no un desastre mayor. Estas estimaciones suelen incluirse en la PERT dada la enorme dificultad para calcular el tiempo con toda exactitud en muchos proyectos de

ingeniería y desarrollo. Cuando se realizan varias estimaciones por lo general se les promedia, con especial consideración a la estimación más probable, tras de lo cual en los cálculos únicamente se emplea una sola estimación.

El siguiente paso es calcular la ruta crítica, esto es, la secuencia de eventos de mayor duración aunque sin tiempo de inactividad (o el menor posible). En la figura 1 la ruta crítica comprende los eventos 1-3-4-8-9-13. El tiempo de actividad de la secuencia de esta ruta es de 131.6 semanas; si el tiempo de entrega prometido es de 135 semanas, incluso esta ruta critica terminara 3.4 semanas antes de esa fecha. Otras rutas son casi tan prolongadas como la ruta critica. Por ejemplo, la ruta 1-2-9-13 tiene una duración de 129.4 semanas. Esto no es infrecuente en las gráficas PERT, de manera que se acostumbra identificar varias rulas cruciales en orden de importancia. Aunque la ruta crítica puede cambiar como resultado de demoras en eventos clave de otras partes del programa, identificarla desde el principio permite la estrecha vigilancia de esta secuencia de eventos en particular para garantizar la marcha a tiempo del programa en su totalidad.

Los análisis PERT usuales implican cientos o miles de eventos. Aunque es posible realizar manualmente análisis PERT más reducidos, las estimaciones indican que cuando se hallan involucrados más de 200 a 300 eventos es prácticamente imposible efectuar los cálculos necesarios sin computadora.

FORTALEZAS Y DEBILIDADES

PERT ofrece cinco importantes ventajas:

1) Obliga a los administradores a planear, dada la imposibilidad de realizar análisis de tiempo-eventos sin planeación y comprobación del ajuste de las piezas entre sí.

2) Obliga a planear a lo largo de toda la línea, ya que cada administrador subordinado debe planear el evento del que es responsable.

3) Dirige la atención a elementos críticos que quizá necesiten corrección. 4) Hace posible un control de previsión; un retraso afectará a los eventos subsecuentes y tal vez al

proyecto en su totalidad a menos que el administrador pueda recuperar el tiempo perdido reduciendo el periodo asignado a alguna de las acciones futuras.

5) El sistema de red y sus subsistemas permiten a los administradores dirigir sus reportes y presiones en busca de acción al punto y nivel indicados de la estructura organizacional en el momento oportuno.

Sin embargo. PERT también padece ciertas limitaciones. Dada la importancia para su operación del tiempo de actividad, esta técnica no es útil cuando un programa es nebuloso y no pueden hacerse estimados de tiempo razonables, no obstante, aun en este caso puede obtenerse relativa certidumbre mediante prácticas como la de involucrar a dos o más grupos en las labores requeridas por un evento cuando así lo permitan los costos. Con todo, una de las mayores desventajas de la PERT es la exclusividad de su énfasis en el tiempo, no en los costos. Si bien este acento es conveniente para programas en los que el tiempo es esencial o en los que, como ocurre a menudo, entre e| tiempo y los costos se da una estrecha relación directa, este instrumento sería de mayor utilidad si en el análisis fuera posible introducir otras consideraciones aparte del tiempo. (No obstante, en el programa llamado PERT/COSTOS si se toman en cuenta los costos.)

Tecnología de la InformaciónEl modelo de sistemas de administración demuestra que la comunicación es necesaria para el desempeño de las funciones administrativas y para la vinculación de la organización con sus condiciones externas. El sistema de información gerencial (management information system, MIS) ofrece el vinculo de comunicación que hace posible la administración.

El término sistema de Información gerencial es empleado de diferente manera por diversos autores. Aquí lo definiremos como un sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión de información interna y tatema de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente.

El sistema de información gerencial tiene que ser adaptado a necesidades especificas y puede incluir información de rutina, como la representada por informes mensuales; información que señala excepciones, sobre todo en puntos críticos, e información necesaria para prever el futuro. Los lineamientos para el diseño de un sistema de información gerencial son similares a los requeridos para el diseño de sistemas y procedimientos y otros sistemas de control.

El equipo electrónico permite un rápido y económico procesamiento de grandes cantidades de datos. Si se le programa adecuadamente, una computadora es capaz de procesar datos en busca de conclusiones lógicas, clasificarlos y ponerlos a disposición de un administrador. De hecho, los datos no constituyen información hasta ser procesados en una modalidad útil que efectivamente informe.

Crecimiento de los datos básicos

Junto con su cada vez mejor procesamiento, la gran atención concedida a la información administrativa ha dado lugar a la desaparición de muchas de sus más conocidas limitaciones. Los administradores han reconocido desde hace anos que la información contable tradicional, destinada al cálculo de utilidades, tiene un valor limitado para efectos de control. No obstante, en muchas compañías éste ha sido prácticamente el único tipo de datos regularmente recolectado y analizado, cuando los administradores necesitan toda clase de información no contable sobre las condiciones externas, tales como circunstancias sociales, económicas y políticas y avances técnicos. Adicionalmente, también precisan de información no contable sobre las operaciones internas. La información debe ser cualitativa además de cuantitativa.

Aunque hasta ahora no se han alcanzado progresos suficientes para el cumplimiento de estos requisitos, las computadoras, así como la investigación de las operaciones, han generado un enorme crecimiento de la información administrativa disponible. Esto puede constatarse especialmente en relación con datos sobre comercialización, competencia, producción y distribución, costos de producción, cambios y desarrollos tecnológicos, productividad de la fuerza de trabajo y cumplimiento de metas.

La revolución de las telecomunicaciones

Frente a la aparición de tecnología de cómputo con voz e imagen integradas, las posibilidades de combinación son prácticamente ilimitadas. Videoconferencias, videoteléfonos y faxes son solo unas cuantas de las aplicaciones potenciales.

Cualquiera de los Estados miembros de la UE representa apenas una pequeña porción del mercado europeo total. En consecuencia, el mercado estandarizado del futuro abre grandes oportunidades a las

empresas estadunidenses y japonesas. Es de suponer que redes como las redes digitales de servicios integrados (Integrated services digital networks, ISDN), PABX y redes de área local (Local área nerworks. LAN) crecerán considerablemente tras la adopción de normas comunes.

Otro sector de grandes oportunidades es el de equipo de termínales. Terminales de datos y video así como teléfonos para automóviles se volverán sumamente comunes durante la década de los noventa. Lo mismo ocurrirá con las aplicaciones de télex y los servicios telefónicos de transmisión de voz. Las nuevas tecnologías de la información son ideales para satisfacer necesidades especificas de los clientes, tanto comerciales como privados El videotexto en Francia es un ejemplo de aplicación de las nuevas tecnologías. Otro es el acceso de los clientes a bases de datos para la realización de, por ejemplo, reservaciones en líneas aéreas y hoteles. El correo electrónico y servicios financieros como la banca electrónica son otras aplicaciones más de las tecnologías de la información.

Uso de computadoras en el manejo de la Información

Las computadoras pueden almacenar, recuperar y procesar información. A menudo se distingue entre tipos de computadoras. La macro computadora es una computadora a gran escala, cuyo costo suele ser de millones de dólares, capaz de manejar grandes cantidades de datos. Algunas de estas "supercomputadoras" se usan en ingeniería, simulación y manipulación de grandes bases de datos. La minicomputadora tiene menos memoria y es más pequeña que la microcomputadora. Este tipo de computadora suele estar relacionada con equipo periférico- La microcomputadora es aún más pequeña y puede ser un computadora de escritorio, casera, personal, portátil o integrable al sistema de una empresa. Cada vez se les usa más en grandes organizaciones ya sea como computadoras independientes o como parte de una red.

Pero la distinción entre diversas clases de computadoras está desapareciendo. El uso del microprocesador 80386 en nuevas microcornputadoras aumentó enormemente su potencia. Sin embargo, la plena utilización del hardware (las computadoras) depende en grado considerable del desarrollo de programas de software, acordes con él.

Entre las muchas aplicaciones empresariales de las computadoras está la planeación de requerimientos de materiales, la planeación de recursos de manufactura, el control de maquinaria industrial asistido por computadora, el costeo de proyectos, el control de inventarios y las compras. Las computadoras también son útiles en diseño e ingeniería, aplicación que hizo posible el programa espacial estadunidense. Adicionalmente existen muchos usos en el procesamiento de información financiera como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, nómina, presupuestación de capital y planeación financiera. La comunicación asistida por computadora tiene impacto no sólo en la toma de decisiones, sino también en el diseño organizacional.