1. Tareas con Microsoft Office ProjectJohn Jairo Caicedo Bolaosjohn.caicedo@osc.com.co24 de Noviembre de 2012Corporacin Universitaria del Meta - UNIMETA

2. Contenido1.Ingresar tareas2.Duracin estimada y duracinreal.3.Duracin transcurrida4.Hitos 12. Tiempo de posposicin y tiempo de5.Tareas repetitivas adelanto.6.Modificar datos de tareas7.Eliminar una tarea.13. Dividir tareas8.Insertar una nueva tarea entre 14. Tareas crticaslas ya insertadas. 15. Ruta crtica9.Tareas de resumen y subtareas. 16. Tipos de tareas10. Tarea de resumen del proyecto17. Cambiar el tipo de tarea.11. Vincular tareas18. Delimitaciones de tarea. 19. Prioridad. 3. 1. Ingresar tareas En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, slo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duracin. La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 das. 4. 2. Duracin estimada y duracin real Cuando creamos una tarea, Project asigna a sta una duracinestimada de 1 da, se identifica con un signo de interrogacincerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogacin desaparece,con ello estamos diciendo que esa duracin es de tiempo real, a noser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a ser laduracin de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duracinsacamos el signo y listo. 5. 3. Duracin transcurrida Si necesitamos que una tarea dure un tiempodeterminado sin importar la cantidad de recursos queinfluyan en ella, debemos definir su duracin comotranscurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2das de secado. Si asfaltamos una carretera ynecesitamos 1 da de secado. Tan slo debemos agregar la t al final de la duracin.Quedar de esta manera: 2dt 6. 4. Hitos Cuando necesitamos marcar un punto de referencia enalgn lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duracincero, esto har que la tarea se muestre automticamentecomo hito. 7. 5. Tareas repetitivasA lo largo del proyecto hay tareasque se repiten, como por ejemploreuniones. Project nos permiteingresar tareas repetitivas, hay quetener en cuenta que si estas no serepiten a intervalos regulares nos vaa convenir ingresar tareas regularesen el momento adecuado.Ingresar una tarea repetitiva:1.Ir al men Insertar / Tarearepetitiva.2.Se abrir el siguiente cuadro dedilogodonde especificaremosnombre e intervalos de repeticin. 8. 5. Tareas repetitivasEn la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs., la misma serepite cada dos das laborales.Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cul quieredecir que si se despliega muestra cada una de las tareas: 9. 6. Modificar datos de tareasPara modificar el nombre de una tarea podemos: Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogoSituarnos sobre ella y escribir. Informacin de la tarea.En la barra de funcin modificar lo que deseemos. Podemos acceder a el desde:Para modificar la duracin podemos: Situndonos sobre la tarea y yendo al men Proyecto /Situarnos sobre ella y escribir. Informacin de la tarea.Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentranen la celda. Haciendo doble clic sobre la tarea. clic derecho sobre la tarea y eligiendo del men la opcin Informacin de la tarea. 10. 7. Eliminar una tarea Para ellodebemosseleccionar la tarea desdeel indicador de fila(columna numerada),cliquearcon elbotnderecho y elegir la opcinEliminar tarea. El resto se reacomoda. 11. 8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas Nos debemos situar en la tarea que quedara debajode la nueva Clic con el botn derecho y luego Nueva tarea ir almen Insertar / Nueva tarea. Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datosde la misma. Tambin se puede pulsar la tecla INSERT. 12. 9. Tareas de resumen y subtareas Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas que compartan lasmismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por las subtareas. La informacin de una tarea de resumen: duracin, fecha de inicio y fin, etc se obtendr de sussubtareas. En el listado de tareas anterior las subtareas aparecen con sangra, pudindose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. 13. 9. Tareas de resumen y subtareasAplicar sangras. Para ello debemos:1.Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.2.En la barra de herramientas hacer clic en AplicarSangra. Automticamente se le aplica unasangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.Sacar sangras. Para ello debemos:1.Seleccionar las subtareas.2.En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra. 14. 10. Tarea de resumen del proyectoLa tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.Para mostrarla debemos ir al men Herramientas / Opciones en la pestaa Vista tildarla opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto.Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el nmero 0 y labarra en el diagrama de Gantt es de color gris.Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los datosgenerales de todo el proyecto. 15. 11. Vincular tareas 1. Fin Comienzo: Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora. Cuando pensamos un proyecto lastareas no comienzan todas juntassino que por ejemplo, hay tareas2. Comienzo Fin: El comienzo de laque no pueden comenzar hasta tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.que otras finalicen. Para ello Project nos permite3. Comienzo Comienzo: Ambas tareasvincular las tareas. Es muydeben comienzar juntas.importante en este paso marcarcul es la tarea antecesora y culla predecesora. 4. Fin Fin: Ambas tareas finalizan juntas. Project nos permite vincular lastareas de cuatro formas diferentessegn lo necesitemos: 16. 12. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto Cuandonecesitemosteneruntiempo entre dos tareas vinculadas. Esto har que la tarea sucesorademore o adelante el tiempo quehayamos establecido. Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto. Por ejemplo: Si tenemos una tarea1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clicpintar pared y le sigue la tarea sobre la lnea que une las tareas.colgar cuadro, no podremos hacer la 1.En el cuadro de dilogo que aparecesegunda inmediatamente porqueestablecer el tiempo, si es de posposicinnuestro cuadro se manchara con la el valor del mismo debe ser positivo y sipintura fresca, necesitaramos unes de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar lostiempo antes de colgar el cuadro.botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin. 17. 13. Dividir tareasHay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puededividirse, la tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse en diferentes etapas.Como dividir una tarea:1.En la barra de Herramientas activar el botn Dividir tarea.2.Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre latarea en la fecha que se quiere dividir.3.Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. 18. 14. Tareas crticas Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que elproyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se vancompletando dejan de ser crticas. 19. 15. Ruta crtica La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran lafinalizacin del proyecto. Podramos decir que la ruta crtica est formada por las tareas msimportantes o a las que deberamos prestarle ms atencin. Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la vista Gantt deseguimiento, desde la barra de vistas o desde el men Ver. 20. 16. Tipos de tareasProject nos permite definir tres tipos de tareas:1.Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea comode unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duracin o en el trabajo de latarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.2.Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la duracin de la tarea es un valorfijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a laduracin de la misma.3.Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horasque consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en laduracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma.El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula:TRABAJO = DURACIN * UNIDADES 21. 17. Cambiar el tipo de tarea1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado.3. En Tipo de tarea desplegar el men y seleccionar el tipo que queramos. 22. 18. Delimitaciones de tarea Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en lafecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice despus de unafecha determinada. Las delimitaciones pueden ser: Flexibles: no ligadas a una fecha determinada. Inflexibles: ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, osea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin. Si nos pasamos de la fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nosavisar. 23. 19. Prioridad Podemos establecer mediante unnmero la prioridad de una tareaante las dems tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000,siendo una tarea con prioridad 0 lamenos importante y 1000 la msimportante. Por defecto todas las tareas tienenuna prioridad de 500, o sea que sontodas iguales, no es recomendableComo cambiar la prioridad a una tarea.cambiar esta prioridad si no es1.Doble clic en la tarea, se abre el cuadroestrictamente necesario.Informacin de la tarea. Esta funcin es muy til para 2.En la pestaa General, en el recuadroPrioridad: ingresar el nuevo valor.resolver las sobreasignaciones queveremos ms adelante. 24. Gracias !John Jairo Caicedo Bolaosjohn.caicedo@osc.com.co@johncaicedoosc