Tarea uno introd gestion doc nancybeltrán
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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL NANCY BELTRÁN SUÁREZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ 2015
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Introducción a la Gestión Documental
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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
NANCY BELTRÁN SUÁREZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2015
TAREA UNO: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
NANCY BELTRÁN SUÁREZ
TRABAJO DE: GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
PROFESIONAL EN CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2015
TABLA DE CONTENIDO
1. Indague sobre el origen de la Gestión Documental; dónde y cuándo se estableció oficialmente.
2. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos
afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?
3. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia?
4. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué regula?
5. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?
6. Cuál es el concepto de Gestión Documental que emite la Ley General de Archivos. Textualmente.
7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras la Gestión Documental.
8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de carácter general relacionadas con la Gestión
Documental y explíquelas.
9. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que el AGN.
10. Explique mediante un mapa conceptual los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión
Documental.
11. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de
Gestión Documental para las empresas.
13. Revise el documento “Conceptualización de un programa de Gestión Documental”. Elabore una tabla con cinco
de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
14. Consulte el Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos y haga lo siguiente:
a) Elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos del Art.1 al 8.
b) Para el Art.9, elabore una tabla en la cual hable de cada uno de los procesos de la Gestión Documental, y
cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de los procesos.
15. Consulte el Decreto 2609 de 2012 en su capítulo II Programa de Gestión Documental, elabore un gráfico en el
cual explique cada uno de los artículos con sus parágrafos (Art. 10-15).
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo se da a conocer la importancia que tiene la gestión documental en cualquier entidad pública
o privada, ya que incrementa la productividad de la misma, reduce costos y tiempo. Porque a través de ésta se
organiza toda la documentación, se dan a conocer las normas que regulan la materia, como también los
aspectos que se deben tener en cuenta para elaborar un Programa de Gestión Documental.
Para la elaboración de la presenta tarea se ha investigado y consultado en varias bibliografías, se han
elaborado mapas conceptuales, tablas, gráficos lo que ha permitido mejor comprensión de los temas
desarrollados.
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1. ORIGEN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El origen de la gestión documental es tan antiguo como lo es la escritura.
Durante siglos la actividad de la gestión documental se hacía a través de archivos y bibliotecas en donde se
utilizaban mecanismos básicos como carpetas, archivadores, libros de registro, cajas y estanterías en donde
se guardaban los documentos de papel.
La primera base de datos operada desde un computador es la denominada MARC (Machine Readable
Cataloguing) o catalogación leíble por computador, ésta se implementa en los años 60 del siglo XX en grandes
bibliotecas como la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos y la British Library.
La gestión documental se constituyó como herramienta empresarial hasta finales de los años 80 del siglo XX.
Y a partir de allí las herramientas utilizadas se fueron sofisticando debido a la demanda de los grandes
volúmenes de documentos, surge entonces los medios audiovisuales y los soportes magnéticos u ópticos. Se
presentan los ficheros o kardex que proporciona la facilidad de hacer referencias cruzadas, y se presentan
varias técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Y en la
actualidad existen los sistemas computacionales constituyéndose en un gran apoyo en la actividad
administrativa.
2. ¿CUÁLES SON LAS DOS INSTITUCIONES DE CARÁCTER INTERNACIONAL HAN CONTRIBUIDO A QUE
PROFESIONALES Y ORGANISMOS AFRONTEN LOS PROBLEMAS DE CONLLEVA LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS?
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).
Consejo Internacional de Archivos (CIA).
3. ¿CUÁL ES EL ENTE RECTOR DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA?
El Archivo General de la Nación (AGN).
4. ¿CUÁL ES LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y QUÉ REGULA?
Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
5. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ART.21?
Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.
6. ¿CUÁL ES EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE EMITE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS?
Artículo 3: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
7. A PARTIR DEL CONCEPTO ANTERIOR, DEFINA CON SUS PROPIAS PALABRAS LA GESTIÓN
DOCUMENTAL.
Son todos aquellos procedimientos y tareas que se realizan para planear, usar y organizar los documentos
elaborados y recibidos por empresas u organismos públicos o privados, organizándolos o clasificándolos desde
su origen hasta su destino final, con el propósito de favorecer su utilización y conservación.
8. INVESTIGUE Y ELABORE UN CUADRO EN EL CUAL RESUMA LAS NORMAS DE CARÁCTER GENERAL
RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y EXPLÍQUELAS.
LEY GENERAL
DE ARCHIVOS
LEY 524 DE
2000
Por medio del cual se dicta la
Ley General de Archivos en
Colombia y se dictan otras
disposiciones.
Ley 527 de 1999 Art.7 Sobre mensaje de datos
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
Firmas digitales
Código Penal
Art. 218 a 228. Sobre las
disposiciones relacionadas
con falsificación de
documentos públicos.
Art. 231. Sobre reconocimiento
y copia de objetos y
documentos.
Código de
Procedimiento
Penal
Art. 261. Sobre el valor
probatorio de documento
público.
Art. 262 a 263. Sobre el valor
probatorio del documento
privado.
Acuerdo AGN 060
DE 2001.
Arts. 3,4,5,6,8,9,10,11,12 y 14.
Pautas para la administración
de comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y
privadas que cumplen
funciones públicas.
RECEPCIÓN
DOCUMENTAL
Constitución
Política
Art.15 pár.3 La correspondencia y
demás formas de comunicación
privada son inviolables.
Decreto 2150
De 1995
Arts.1 11 y 32. Supresión de
autenticación de documentos
originales y uso de sellos,
ventanilla única.
DISTRIBUCIÓN
Y
TRÁMITE
DE
DOCUMENTOS
Ley 58 de 1982 Reglamentación trámites
peticiones.
Decreto 01 de 1984
Código Contencioso
Administrativo. Derecho de
petición.
Decreto 2150 de
1995
Art.6. Débitos y traslados de
cuentas.
Art. 16. Solicitud oficiosa por parte
de las entidades públicas.
Art. 17. Antecedentes judiciales o
de policía, disciplinarios y
profesionales.
Art. 25. Utilización del correo para
el envío de información.
Decreto 1222 de
1999
Art.33. Derecho de turno.
Ley 1437 Código contencioso y de lo
administrativo. Ley anti trámites.
ORGANIZACIÓN
DE
DOCUMENTOS
Ley 4 de 1913 Arts. 289 y 337.Sobre régimen
político y municipal.
Ley 80 de 1993. Art.55. La acción civil prescribirá
en 20 años, contados a partir de la
ocurrencia de los hechos. La
acción disciplinaria prescribirá en
10 años. La acción penal
prescribirá en 20 años.
Decreto 1382 de
1995
Obligatoriedad de la presentación
de las T.R.D. (Tabla de retención
documental).
Decreto 254 de
2000
Por el cual se expide el régimen
para la liquidación de las
entidades públicas de orden
nacional.
Decreto 2578 de
2012
Se reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos, se
establece la red nacional de
archivos, se deroga el decreto
4124 de 2004 y otras
disposiciones referentes a la
administración de los archivos del
Estado.
Acuerdo AGN 007
de 1994
Art. 18 A. “Reglamento General
de Archivos”.
Acuerdo AGN 041
de 2002
Reglamenta la entrega de
archivos de las entidades que se
liquiden, fusiones, supriman o
privaticen.
Acuerdo AGN 042
de 2002
Se establecen los criterios para la
organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas
y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el
inventario único documental y se
desarrollan los arts.21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos,
Ley 524 de 2000.
Acuerdo AGN 015
de 2003
Adiciona parágrafo al Acuerdo
AGN 041 de 2002 en relación con
la integración del Comité de
Archivo de las entidades públicas
en proceso de liquidación.
Acuerdo AGN 02 de
2004
Establece los lineamientos para la
organización de fondos
acumulados.
Circular AGN 07 de
2002
Organización y Conservación de
los documentos de archivo de las
Entidades de la Rama Ejecutiva
del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de
2003
Organización y Conservación de
los documentos de archivo.
Circular AGN-
DAFP No. 004 de
2003
Organización de historias
laborales.
Circular AGN 012
AGN-DAFP de
2004
Organización de historias
laborales.
Circular AGN 01 de
2004
Inventario de documentos a
eliminar.
Resolución AGN
147 de 1997
Se crea el comité de
transferencias de la
Documentación Histórica al
Archivo General de la Nación.
Constitución
Art. 20.Libertad de informar y
recibir información veraz e
imparcial. No habrá censura.
CONSULTA
DE
DOCUMENTOS
Política de
Colombia
Art. 27. El Estado garantiza las
libertades de enseñanza,
aprendizaje, investigación y
cátedra.
Art. 74. Todas las personas tienen
derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley. El
secreto profesional es inviolable.
Art. 112. Derecho a acceso a
información y a la documentación
oficial por parte de los partidos y
movimientos políticos con
personería jurídica que se
declaren en oposición al gobierno.
Ley 4 de 1913 Arts.315, 316 y 320. Sobre
régimen político municipal.
Ley 57 de 1985 Arts. 1, 12 al 27. Sobre publicidad
y acceso a documentos públicos.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso
Administrativo, sobre el derecho a
la petición de la información.
Decreto 2126 de
1992
Art.51. Reserva archivo de
Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de
2000
Acceso a documentos
Acuerdo AGN 56 de
2000
Requisitos de consulta.
9. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da
el AGN.
Documento: Es un escrito o anotación que contiene información, ya sea en papel o cualquier otro medio de
registro.
Documento de archivo: Es toda información que amerita conservarse por su valor administrativo, fiscal o legal,
o valor científico, económico, histórico o cultural. Dicha información es producto de las actividades o funciones
de una persona o entidad.
10. Explique mediante un mapa conceptual los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión
Documental.
OBJETIVOS DE UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Destacar la
importancia de
Los documentos
Y archivos
Permite el
Funcionamiento
de la Entidad
Sirve para
Controlar la
Gestión pública
y
Garantía de los
Derechos individuales
Y colectivos
Facilita
La racionalización y
Control en la producción
documental
De acuerdo a los
Procedimientos,
Trámites administrativos y
Flujos documentales
y
La normalización de modelos
Para la producción documental
Regula
La utilización de
materiales
de
Soportes y equipos
De calidad
Y que
Protegan el medio
Ambiente.
Crear
Normas para
procedimientos
Los cuales son
Recibo
Radicación y
Distribución
De la
Correspondencia
Por medio de
Sistemas eficientes
De correo y mensajería
11. ¿¿
OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Reglamenta
Manejo y
organización
Teniendo en
cuenta
Archivo total
Finalidad
Responsabilidad
Confidencialidad
Seguridad y
Accesibilidad
Implementar
Procesos de aplicación
De la
Tabla de Retención
Documental
Organización
Transferencias Primarias
Recuperación
Preservación
Conservación de la información
Y Disposición final de los
Documentos
Facilitar
La recuperación de
La información
En forma
Rápida y
oportuna
Guiar
Los archivos para que
Sean centros de
información
Útiles para la
administración
E importantes
Para
La cultura
11. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?
Los aspectos que se deben tener en cuenta para elaborar un Programa de Gestión Documental son los
siguientes:
11.1 Administrativos: Se refiere a todas aquellas situaciones administrativas de la gestión de documentos en
donde se tiene en cuenta aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia en
la administración.
11.2 Económicos: Hace referencia al análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos
derivados de la conservación de documentos innecesarios y la distribución de los recursos asignados para
la gestión documental.
11.3 Archivísticos: Este aspecto es el considerado la base del programa; y están estipulados en la Ley 594 de
2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital
del documento, principios de procedencia y de orden original.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un
Programa de Gestión Documental para las empresas.
La aplicación de un programa de gestión documental proporciona un aumento de la productividad empresarial,
ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran volumen, el exceso de
documentos que generalmente se perservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma.
Entre estas ventajas tenemos:
- Facilita la consulta y trámite de los documentos.
- Reduce el tiempo de búsqueda y consulta de documentos.
- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
- Reducción de los costos de archivado (papelera, carpetas, cajas, estantería, bodegaje).
- Acceso simultáneo a un documento por múltiples usuarios.
- Mejora la atención y servicio a los clientes.
- Reducción de costos legales.
- Reducción de costos de acceso a la documentación.
- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.
- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
- Definición de perfiles, seguridad y restricciones en la Producción y Consulta de documentos según la
estructura orgánica de la empresa.
- Conservación y custodia de la información.
- Avance tecnológico.
- Reducción de espacio físico.
- Sirve de apoyo a los sistemas de calidad ISO (Procesos y Procedimientos).
- Contribuye con la conservación del medio ambiente.
- Mejora la imagen empresarial.
- Economía y optimización a mediano y largo plazo.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental”. Elabore una tabla
con cinco de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
NORMA ENUNCIADO EXPLICACIÓN
Constitución Política de Colombia Art. 20.
Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
La Libertad de expresión: es el derecho de todo individuo a expresar ideas libremente, y por tanto sin censura. Como también la de fundar medios de comunicación.
Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Se crea el Archivo General de la Nación y se dictan las funciones de este organismo, conformación de los miembros que serán responsables de la dirección y administración, como también de la Junta Directiva.
Ley 190 de 1995 art. 27 (art.148ª del Código Penal)
Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea éste persona natural o jurídica, incurrirá en prisión de dos a seis años e interdicción de funciones para el mismo término de la pena principal.
Si un funcionario público utiliza de forma indebida la información que tenga conocimiento con ocasión de sus funciones, para sacar beneficio ya sea para sí mismo o para un tercero, tendrá una prisión entre dos a seis años y estará sancionado para volver a ocupar cargos públicos.
Ley 190 de 1995 art. 79 Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en
Cuando hay una solicitud legal para consultar documentos y el funcionario público no lo permita o entorpezca dicho acceso, este hecho es considerado causal de mala conducta.
14. Consulte el Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos y haga lo
siguiente:
particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.
Decreto 624 de 1989 – art.633 Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos. La Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.
La DIAN es quien determina las especificaciones técnicas para el envío de la información tributaria en medios magnéticos.
14.1 Elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos del Art.1 al Art.8.
ART.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
El presente decreto abarca a:
- La Administración Pública (niveles: nacional, departamental, distrital, municipal.
- Entidades territoriales indígenas y las que se creen por ley.
- Divisiones administrativas.
- Las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
- Entidades del Estado en las distintas ramas del poder y
- Demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
ART. 2 TIPOS DE INFORMACIÓN
Toda información independiente del soporte y medio de registro (análogo o digital) que se
elabore, en la entidades públicas se le aplicará las normas contenidas en este decreto.
Los medios de preservación de dicha información son:
- Documentos de Archivo (físico y electrónico).
- Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
- Sistemas de información Corporativos.
- Sistemas de Trabajo Colaborativo.
- Sistemas de Administración de Documentos.
- Sistemas de Mensajería Electrónica.
- Portales, Intranet y Extranet.
- Sistemas de Bases de Datos.
- Discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio
(análogo o digital).
- Cintas y medios de soporte (back up o contingencia)
- Uso de tecnologías en la nube.
ART. 3. RESPONSABILIDAD DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
Los funcionarios públicos y los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, deben
aplicar las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO.
El Ministerio del Tecnologías de la Información y las Comunicaciones es el encargado de establecer
la política, planes y programas del este sector.
ART. 4. COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, son los responsables de realizar este
proceso, a través de las oficinas de Archivo de la respectiva entidad.
ART.5. PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
a. Planeación
b. Eficiencia
c. Economía
d. Control y seguimiento
e. Oportunidad
f. Transparencia
g. Disponibilidad
h. Agrupación
i. Vínculo archivístico
j. Protección del medio ambiente
k. Autoevaluación
l. Coordinación y acceso
m. Cultura archivística
n. Modernización
o. Interoperabilidad
p. Orientación al ciudadano
q. Neutralidad tecnológica
r. Protección de la información y los datos.
ART.6. COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Las entidades deben tener los siguientes componentes en la política:
a. Marco conceptual para la gestión de la información física y electrónica de las entidades
públicas.
b. Modelo para la gestión de la información en cualquier soporte.
c. Metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de
la información.
d. Programa de gestión de información y documentos aplicables en cada entidad.
e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la
oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
ART. 7. ETAPAS DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Las entidades del Estado deben tener en cuenta las siguientes etapas:
a. Creación: Por medio de procedimientos planificados.
b. Mantenimiento: Requisitos para mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los
documentos.
c. Difusión: Se establecen los requisitos para su difusión.
d. Administración: Procedimientos para administrar las operaciones de los documentos.
ART. 8. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
a. El cuadro de Clasificación Documental – CCD
b. La Tabla de Retención Documental – TRD
c. El Programa de Gestión Documental – PGD
d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
e. El Inventario Documental
f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las
unidades administrativas de la entidad.
i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos
y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
14.2 Para el artículo 9, elabore una tabla en la cual hable de cada uno de los procesos de la Gestión
Documental, y cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de los procesos.
PROCESOS DEFINICIÓN ACTIVIDADES
a. Planeación Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
b. Producción Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura.
Sirve para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
c. Gestión y trámite Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones, metadatos, la disponibilidad, recuperación y acceso.
Para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
d. Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental.
Clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e. Transferencia Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
Verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración,
transferir los documentos durante las fases de archivo.
refreshing, conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
f. Disposición de documentos.
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo.
Con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
g. Preservación a largo plazo.
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión.
Para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios.
Con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
15. Elabore un gráfico en cual explique cada uno de los artículos del Decreto 2609 de 2012 Capitulo II.
Programa de gestión documental
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
Articulo 11
Aprobación del programa de
gestión de documentales
Articulo 12
Publicación del programa de
gestión documental
Entidades del estado
Deben realizar un
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
Programa de gestión documental
(PGD)
Debe ser
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
A corto, mediano y largo plazo
El comité de desarrollo
administrativo
Oficina de control interno Área de archivo de la
entidad
por
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
responsabilidad
cióna
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
Realizan
La página web de la entidad
en
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
dentro
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
De los siguientes 30 días
basándose
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
Incluido su
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
Plan estratégico institucional
y
ción
y
y
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental Plan de acción anual
Observaciones y solicitud de
ajustes al PGD
cuando
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
No se cumple con las normas
del Archivo General de la
Nación
En el manual de Gobierno en
línea
Parágrafo Parágrafo
El Archivo General de la
Nación
El Ministerio de los TICs
Superintendencia de Industria
y Comercio
Las directrices y las políticas
Proteger la información y los
datos personales
darán
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
y
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
y
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
para
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
La protección de información
Los datos personales
La ley 1273 de 2009
La ley 1581 de 2012
y
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
y
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
De acuerdo con
ción
Artículo 10
Obligatoriedad del programa de
gestión documental
Decreto 2609 de 2012 Cap. II-programa de gestión
documental
Artículo 13
Elementos del programa de gestión
documental
Artículo 14
Plan de capacitación
Artículo 15
Armonización con otros sistemas
administrativos y de gestión
Una estructura normalizada
Anexos
Parágrafo
El Archivo General de la
Nación
Debe tener
y
y
Las entidades públicas
y
Las privadas que cumplan
funciones públicas
Deben
Capacitar a todos los
funcionarios
El PGD debe enlazarse
Con los otros
Sistemas administrativos y
de gestión
Establecidos
por
El gobierno nacional o los
establecidos en el futuro
Cada entidad
Los elementos que
considere pertinentes
Facilitar el PGD
para
Podrá incluir
BIBLIOGRAFÍA
(1994). “Reglamento General de Archivos. Acuerdo 07 de 1994”. [Internet]. Disponible en:
https://www.usco.edu.co/archivosusuario/12/archivo-
central/NORMATIVIDAD/12%20Acuerdo%20AGN%2007%20DE%201994.PDF
“Programa de Gestión Documental”. [Internet]. Pág.9 Disponible en: mintic.gov.co/portal/604/articles-
7077_Programa-Gestión-Documental.pdf
(Diciembre 05 de 1995). “Decreto 2150 de 1995”. [Internet].
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