GESTIÓN DOCUMENTAL I

TAREA EN ISSUU

PRESENTADO POR:

WILLIAN DAVID FUENTES SARMIENTO

PRESENTADO A:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICABOGOTA, ABRIL 15 DE 2013

INTRODUCCION

Cumplir con las disposiciones que existen para la planeación, para la organización

y para la disposición de la documentación que se produce en las instituciones es

fundamental para que la información que en ellos se dispone sirva para los

intereses primordiales de la empresa y de las tareas que requieren de su

contenido. La gestión documental es por ello una disciplina que merece todo el

interés de todos los que nos dedicamos a su estudio y práctica y es ahí donde

radica la importancia del presente trabajo que busca plasmar varios conceptos

tanto históricos como actuales relacionados con su desarrollo, Las preguntas se

han desarrollado de acuerdo con los conceptos aprendidos en la asignatura y

sirven como fundamento de nuevos conocimientos relacionados con la práctica de

la archivística.

1. Averigüe como se originó la gestión documental, puede tomar como base el siguiente documento “gestión documental” que puede encontrar http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

La gestión documental, y todo su entorno, está compuesta y conformada por la

escritura en distintos idiomas, en su técnica y en sus procesos aplicados. Éstos

se pueden realizar de manera empírica y sin ningún conocimiento acerca de la

materia, la lógica de quienes producen la información y la documentación facilita el

proceso de la misma.

En el documento llamado “GESTIÓN DOCUMENTAL” de Luis David Fernández

Valderrama se habla de un nacimiento afirmado por muchos autores, entre ellos,

Doyle Murielle y Myriam Mejía quienes, están de acuerdo en que la gestión

documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor

de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de

forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la

práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el

ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento,

demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se

aplican a los archivos personales o institucionales.

En el mismo documento se halla un dato importante y es el hecho de que al

finalizar la segunda guerra mundial, como todos saben, se produjo un explosión de

información, debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los

países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética. Esta eclosión

llegó a punto tal que surgieron problemas relacionados con la gran cantidad de

documentos, de papeles, que se estaban produciendo, y a raíz de ello la gestión

documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones

en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que

permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de

los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio

de procedencia.

En otro documento se puede encontrar un fragmento en el cual se habla, de que el

uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las

grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los

Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX

crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable

Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza

también a usar registros computarizados para inventariar documentación

administrativa en soporte papel, dándonos a conocer otro ciclo que está iniciando

en la gestión documental aplicada en las bibliotecas y centros de consulta.1

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Tomando como base la definición dada en la ley 594 del 20002 o ley general de

archivos, considero que la gestión documental es: el grupo de actividades tanto

administrativas como técnicas que permiten organizar la documentación producida

y recibida, ya sea a nivel institucional o personal. Dicha organización incluye todo

los procesos del ciclo documental, desde la creación hasta su destino final para

efectos de posibilitar el uso y conservación.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

1 http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-documental-de-la-wikipedia-45/2 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#

Documento: es todo aquel registro de información producido con el objetivo

de informar, comunicar y/o avisar sin que exista alguna función o norma

que reglamente u obligue a la producción de este.

Documento de archivo: a diferencia del documento original este se produce

enmarcado por una norma, ley o función; por ende este debe ser

custodiado y tratado de manera diferente al anterior.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

El Archivo General de la Nación (AGN) es el ente rector de políticas archivísticas a

nivel nacional para todas las entidades de orden estatal o que trabajen en función

de éstas. Adicionalmente a la realización de las normas y políticas que deben

seguir los archivistas y las instituciones en general para llevar a cabo la gestión

documental, está encargado de guiar la implementación de las normas a todas

aquellas entidades que así lo requieran.

EL AGN también cumple la función de custodiar y albergar la memoria histórica de

la nación, ya que allí se pueden encontrar documentos antiguos que pueden ser

consultados con el objetivo de revivir la historia o tal vez aclarar dudas que el

material bibliográfico no lo puede hacer. Desde el punto de vista técnico el archivo

general se define como:

“El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional

adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del

Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y

de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al

servicio de la comunidad.”3

El AGN creado en el año 1989 mediante la ley 80 de diciembre4.3 Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=10574 Consulte la ley completa en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4339#

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el

desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio

documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 De 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se

dictan otras disposiciones.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán

elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de

nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los

principios y procesos archivísticos.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Regular procesos como producción o recepción, la distribución, la consulta,

la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Evitar la duplicidad documental dentro de las entidades con el objetivo de

ayudar a al medio ambiente y a la facilidad de consulta de la

documentación; esto por medio de las TRD.

Garantizar la durabilidad y facilidad de consulta a futuro de los diferentes

archivos de las entidades.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los

siguientes aspectos:5

ASPECTOS BÁSICOS

Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones

administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la

transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la

administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo

económico de la gestión de documentos, como la reducción de

costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y

la racionalización de los recursos destinados para la gestión

documental.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los

consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de

documentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del

documento, el principio de procedencia y el principio de orden

original.

ASPECTOS DE PLANEACIÓN

Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,

obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su

implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas,

oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de

información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes

5 Acorde con lo dispuesto en la guía ofrecida por el AGN, disponible en http://201.244.5.242/GUIAIMPLEMENTACIONDEUNPGD.pdf

de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan

discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano

coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado

desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión

documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de

1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la

documentación.

Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos

previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con

compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de

retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas

técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes

fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia.

Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el

programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones

administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con

los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la

entidad

10.¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?

1. Producción: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de

sus funciones,

2. Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por

una persona natural o jurídica

3. Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a

su destinatario

4. Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa

5. Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los

procesos archivísticos

6. Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer

la información que contienen.

7. Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para

garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar

su contenido.

8. Disposición final de documentos: Selección de los documentos en cualquier

etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su

eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o

Tablas de Valoración Documental

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documentales (TRD) y cuáles etapas comprenden.

Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que

permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la

producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en

los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental para su aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de las Tablas de retención

Documental.

12.Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

El programa de Gestión Documental permite que la producción documental de

una entidad esté debidamente organizada y pueda ser manejada acorde con

unas normas específicas. Entre las ventajas están

a. Eliminación de la congestión documental.

b. Conservación y organización adecuada de lo realmente importante.

c. Detección de las diferentes falencias que existen en el manejo

documental en la entidad.

d. Mejor control en la accesibilidad a los documentos confidenciales y

no confidenciales.

e. Evitar la pérdida de documentos relevantes y o con valores

extraordinarios.

f. Por las razones anteriores y otras más la importancia de la

implementación del PGD más que el cumplimiento de una norma es

la conservación de la memoria histórica documental de los

documentos importantes para el desarrollo de nuestras actividades

diarios.

13.Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto

realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

ARTICULO CONCEPTUALIZACION EXPLICACION

20.

Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,  la de informar y recibir información  veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. 

Tenemos derecho a expresarnos libre mente sin represión alguna, y a vivir de una manera bien informada sin engaños ni sensuras

23.

Toda  persona  tiene  derecho  a presentar  peticionesrespetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular  y a  obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar  su  ejercicio  anteorganizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. 

Cada persona tiene derecho a solicitar los documentos requeridos de una forma respetuosa, pero si se demora la entrega este articulo le permite exigirlo y no tener contra tiempos.

27.El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Todos tenemos derecho a la educación y la investigación para hacer grandes personas

74.Todas las personas tienen derecho  a  acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. 

Este articulo nos dice que podemos obtener los documentos publicos siempre y cuando no afecten a la ley

8o.Es obligación  del Estado  y de  las personas proteger  las riquezas culturales y naturales de la Nación.

la obligacion del estado es salvaguardar la información obtenida por parte de nuestros cientificos, historiadores etc.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

El alcance del derecho a la información y del derecho a su acceso, obedece a al incremento a nivel global por comprender el contenido, es por ello que se vienen realizando importantes esfuerzos por implementar mecanismos que ofrezcan alguna garantía a los derechos imprescindibles. En nuestro país el derecho a la información aún no se encuentra regulado en una pieza normativa sin embargo, que el derecho a la información y a su acceso, incluyendo el derecho al acceso a documentos públicos, aún no se encuentra como un pilar fundamental.

Con el ánimo de entender el contenido y alcance de este derecho y de hacer una evaluación posterior del nivel de garantía de su ejercicio, así como de la necesidad o no de impulsar una Ley integral de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública, entorno a los estudios realizados sobre los siguientes temas:

El derecho a la información.

El derecho al acceso a la información.

Los limites al acceso a la información.

El organismo de protección del derecho.

BIBLIOGRAFIA

Colombia Presidencia de la Republica, [http://web.presidencia.gov.co/constitucion/index.pdf]. .

[Consulta: 15-4-2013]

Transparencia por Colombia, http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_col_sc_anexo6.pdf]. .

[Consulta: 15-4-2013]