ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIONGrupo LEAZ

Tarea activa 2.1.1.- integración del Business Case

UDLAPUniversidad de las Américas Puebla

PROFESOR Dr. Oscar Iván Lepe Aldama

ALUMNOS: Juan Leyva Egurrola – ID 208051

Ricardo Azcarate Arroyo – ID 207888

Índice del caso de estudio

• Situación Actual• Objetivos• Beneficios esperados• Importancia del proyecto• ¿Por qué es innovador?• Riesgos• Plan de trabajo• Recursos• Alternativas y su evaluación• Solución• Bibliografía.

Situación ActualActualmente el Nacional Monte de Piedad se ve en la necesidad de contar con una herramienta que le permita tener el registro y control de los activos y/o equipos que utiliza en su Casa Matriz ubicada en la Ciudad de México y en cada una de sus más de 280 sucursales distribuidas en toda la República Mexicana.

El Nacional Monte de Piedad es una institución de crédito por empeño de bienes fundada en 1776. En promedio anual, el NMP registra cerca de 9 millones de contratos, por lo que el número de operaciones informáticas que realiza es muy grande necesitando así que las redes, los servidores, las computadoras, los accesorios y todas las aplicaciones o programas que utiliza para registrar cada una de las operaciones estén siempre disponibles y cuenten con gran capacidad de almacenaje a una rápida velocidad.

La Misión del NMP es: Maximizar el beneficio para la sociedad mexicana generado a través de la operación prendaria, de otros servicios financieros y acciones asistenciales de alto impacto

La visión del NMP es: Ser la Institución privada y altruista líder de los sectores prendario y asistencial, con capacidad de transformar estos sectores y fomentar la viabilidad del sector asistencial, al ofrecer la mejor combinación de productos, calidad y servicio, con una gestión eficiente y rentable.

Objetivos

Se determinaron los siguientes objetivos:• Administración del registro de cada activo

informático.- Se refiere a llevar el control de cada activo en cuanto a los siguientes datos: Marca, Modelo, # de serie, Ubicación, Usuario asignado, Capacidad, Fecha de garantía, Fecha de mantenimiento preventivo, Costo unitario, Depreciación, entre otros más.

• Capacidad creciente.- Debido a la estrategia de expansión de sucursales se requiere que el sistema permita llevar el registro de un alto volumen de datos.

Beneficios esperados

Beneficios esperados.• Los beneficios esperados al implementar el sistema son:• Cantidad indefinida de registros permitidos• Cantidad indefinida de usuarios determinados• Adecuación de niveles de seguridad conforme las

necesidades del usuario• Permita un crecimiento indefinido de la base de datos.• Permita tener un registro histórico de todos los cambios

realizados.• Permita interactuar con el sistema de servicios para darle el

tratamiento de mantenimiento a aquellos equipos dañados.

Importancia del ProyectoEs importante considerar que la estrategia que NMP está implementando para lograr una mayor penetración en el mercado nacional es la apertura de un gran número de sucursales distribuidas en toda la República Mexicana, aproximadamente 4 o 5 por mes.

Ante este ritmo de crecimiento y con la base actual de sucursales el área de informática se ve en la necesidad de contar con un registro de los activos informáticos existentes, alrededor de 8,000 equipos, para lograr así tener el control de la información relacionada a cada uno como es: ubicación, usuario, periodo del ciclo de vida del equipo, periodo de garantía, depreciación, características técnicas, etc. Lo anterior debe considerar también todos los elementos necesarios para lograr que la transferencia y registro de datos tanto operativos como propios de la administración del negocio, se realicen de la manera más rápida y completa.

¿Por qué es innovador?

Este proyecto es innovador ya que tiene las siguientes características que lo diferencian:• Utiliza una plataforma Web-based• Permitirá el acceso en cualquier sucursal• Permitirá tener el registro histórico de cada

equipo agregado• Capacidad ilimitada de registros de datos

RiesgosLos riesgos que se han identificado son los siguientes:• Alta complejidad: Se considera un riesgo ya que será el primer proyecto a

desarrollar por el equipo de informática dentro de la organización y considerando que se busca que la solución sea hecha específicamente para la empresa.

• Levantamiento del Inventario: Es necesario que para realizar la carga de la información de los activos de cada localidad se realice un listado de los equipos existentes y hacer una verificación de que todos y cada uno de los equipos que se van a registrar efectivamente sigan activos.

Para mitigar los riesgos mencionados se tienen las siguientes acciones:• Conseguir la asesoría del proveedor del sistema para supervisar las acciones a

desarrollar y aprovechar sus conocimientos especializados.• Hacer una revisión física de cada uno de los activos con sus datos en cada una

de las localidades para que se tenga una base actualizada.

Plan de trabajo

Una vez establecido el sistema a implementar se deberán desarrollar las siguientes acciones:

ID Task Name Start Finish Durationoct 2012

30/9 7/10 14/10

1 3d03/10/201201/10/2012Definir equipo de trabajo

2 33d16/11/201203/10/2012Levantamiento del inventario

3 6d10/10/201203/10/2012Definición de perfiles de usuarios

4 6d17/10/201210/10/2012Definición de usuarios

6 10d30/11/201219/11/2012Carga inicial de inventario

8 6d17/10/201210/10/2012Definir controles de evaluación de la información

7 6d17/10/201210/10/2012Establecimiento de procesos de actualización

5 6d24/10/201217/10/2012Capacitación de usuarios

nov 2012

21/10 28/10 4/11 11/11 18/11 25/11 2/12

Recursos

Para la ejecución del proyecto será necesario que el proveedor del sistema proporcione un equipo de asesoría y trabajo que permita la transferencia del conocimiento al equipo de informática que Nacional Monte de Piedad defina como el encargado.

Es necesario que el equipo que se establezca tenga los elementos que cubran las siguientes áreas:• Network (Comunicaciones). • Storage (Almacenamiento).• End User (Usuario final)• Project Management (Líder del proyecto)• Finanzas

Alternativas y su evaluación• Utilizando una tabla de “Moderado, Modesto y Elaborado” se

plantean las características de cada alternativa:Variable Categoría Medición Moderada Modesta Elaborada

Programa de bases de datos Excel Access OPAS

Costo Menor En pesos $200 por usuario

$200 por usuario

Dependiendo de la complejidad deseada por la empresa

Plataforma Office Office Web based

Registros Mayor # de registros posibles 1,048,576 n-# n-#

Velocidad Mayor (Alta, Media, Baja) Baja Media Alta

Acceso a usuarios Mayor# de usuarios que pueden acceder a la plataforma

n-# n-# n-#

Seguridad de la información Mayor

Capacidad de establecer niveles de seguridad de la información en la base de datos

Baja Baja Alta

Capacidad de campos de registro MayorNúmero de campos de información para registro de datos

16,384 n-# n-#

Alternativas y su evaluación (cont)

Adicionalmente es necesario evaluar los riesgos que cada una de las alternativas posee. A continuación se lista lo referente a cada una de ellas:

• 1.- Excel.- Ofrece un Nivel de seguridad bajo, es mayormente susceptible al error en la información y se ve severamente afectado por la pérdida de tiempo por velocidad del sistema.

• 2.- Access.- También ofrece un Nivel de seguridad bajo aunque ligeramente mayor que el del Excel, también se ve afectado por la pérdida de tiempo por velocidad en sistema.

• 3.- OPAS.- Tiempo de implementación mayor al ser un programa hecho a la medida del cliente y el costo es mayor dependiendo de la complejidad que el cliente determine.

SoluciónDada la información anterior, nuestra recomendación hacia el cliente sería: Utilizar el OPAS. Esta decisión se toma considerando que representa una solución más duradera ya que es un sistema que le permitirá tener una cantidad mayor de registros, de usuarios con perfiles de acceso y que le brindará la capacidad de manejar toda la información requerida sin generar una pérdida de tiempo por afectaciones en la velocidad.La siguiente imagen muestra el flujo de información que brinda la herramienta y que permite el control adecuado de la información de los equipos, su interrelación con los usuarios y la ventaja de proveer de datos requeridos por el Service Desk para eficientar los tiempos de respuesta ante una falla.

Usuario A Usuario B Usuario n..

Activo 1 Activo 2 … Activo n..

Nombre Nombre Nombre

Serie Serie Serie

Usuario Usuario Usuario

Ubicación Ubicación Ubicación

Garantia Garantia Garantia

Status Status Status

OPASControles Service Desk

Proceso Reparación de equipos

Velocidad del sistema: Constante

Bibliografía• www.angelfire.com/.../msexcel/caracteristicas.htm - (Características de Excel) • http://office.microsoft.com/es-es/excel/caracteristicas-y-ventajas-de-excel-2010-HA101806958.aspx -

(Características de Microsoft Excel• http://estudiandotufuturo.blogspot.es/1251222395/ - (Características de Access)• https://www.perotsystems.com/Services/Infrastructure/CrossFunctionalServices/ServiceManagementServices/

default - (Características de OPAS)

• http://inteligenciadenegocio.mx/blog/la-diferencia-entre-transaccional-y-analitico• • http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol11_4_03/aci06403.htm - (Información de alta calidad / Autora: María Julia

Solanelles Rojas)• • MARTÍNEZ ALDANONDO, Javier (2010) "Lo siento, el conocimiento no se puede transferir". En Catenaria <

http.//www.catenaria.cl/news.php> • • Este es el Capítulo 3; Información y comportamiento de Comportamiento de la Información

Autor:Luc Claeyshttp://peremarques.pangea.org/infocon.htm (Dr. Pere Marqués Graells, 2002 (última revisión: 8/08/11))

• • http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol11_4_03/aci06403.htm - (Información de alta calidad / Autora: María Julia

Solanelles Rojas)