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GUATEMALA
Taller Evaluadores Externos Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración
Pública de Guatemala
Nota: a efectos de homologar la capacitación de evaluadores externos se ha tomado el mismo material utilizado por el MAP en la primera capacitación efectuado en el mes de junio 2011.
CAF
El Marco Común de Evaluación
Una Metodología de Evaluación de la Calidad en Organizaciones del Sector
Público
EL MODELO CAF
Common AssessmentFramework
Modelo de Excelencia
ES UN ESQUEMA/DISEÑO DE GESTIÓN QUE DESCRIBE EL
RENDIMIENTO ÓPTIMO DE UNA ORGANIZACIÓN DE ACUERDO CON
UNOS PARÁMETROS O DIMENSIONES CONSIDERADOS
RELEVANTES.
ORIGEN Y DESARROLLO
Es una herramienta inspirada en elModelo de Excelencia de la FundaciónEuropea de Gestión de la Calidad(EFQM) y en el Modelo de laUniversidad Alemana de CienciasAdministrativas de Speyer.
Es el resultado de la cooperaciónentre los Ministros de AdministraciónPública de la Unión Europea. Loadministra el Centro de Recursos delCAF (CR) del Instituto Europeo deAdministración Pública (EIPA) consede en Maastricht, Holanda.
ORIGEN Y DESARROLLO
Entre 2000 y 2005,aproximadamente 900organizaciones públicas europeasutilizaron el CAF para mejorar. Aoctubre de 2010 habían registrados2060 usuarios alrededor delmundo.
Fuera de Europa la estánutilizando: China, África, OrienteMedio, República Dominicana,Brasil y recientemente Guatemala.
En mayo de 2000 se presentó unaversión piloto del CAF, lanzándose laprimera versión el 2002 y la segundaen el 2006.
Adecuación a las características de las organizaciones de la
Administración Pública
Compatibilidad con los principalesmodelos organizacionales
PRINCIPIOS:
EL MODELO CAF
Introducir a la administración pública en los principios de la
Gestión de Calidad Total
EL MODELO CAFPROPÓSITOS:
Servir de “puente” entre los diferentes modelos y metodologías de Gestión de
Calidad
Facilitar el Benchlearning entre las organizaciones públicas
Facilitar la autoevaluación de las organizacionespúblicas con el fin de obtener un diagnóstico
y definir acciones de mejora
LOS 8 PRINCIPIOS DE EXCELENCIA
1. Orientación al cliente/ciudadano
2. Liderazgo y coherencia
3. Gestión por procesos y hechos
4. Involucramiento de las personas
5. Mejora continua e innovación
6. Alianzas mutuamente beneficiosas
7. Responsabilidad social corporativa
8. Orientación a resultados
3. Personas
2.Estrategia
Planificación
5. Procesos
8. Resultados
en la
Sociedad
4. Alianzas
Recursos
6. Resultados orientados a ciudadanos/
clientes1.
Liderazgo
INNOVACION Y APRENDIZAJE
7. Resultados
en las personas
9.
Resultados clave
del Rendimiento
RESULTADOSAGENTES FACILITADORES
CRITERIOS MODELO CAF VERSION 2006
CAFCommon AssessmentFramework
CRITERIOS YSUBCRITERIOSDEL MODELO
EL MODELO CAF
Criterio 1. Liderazgo
¿Cómo ustedes consideran quedeben actuar los líderes enrelación con la misión, visión y losvalores de la institución ?
¿Cómo pueden alcanzar el éxitoal implantar la misión y lavisión en la institución?
1.1Dirigir la organización
desarrollando suMisión, Visión y Valores
1.2
Desarrollar e implantar un sistema para gestionar
la organización, el desempeño y el cambio
1. LIDERAZGO RESULTADOS
6 – 7 – 8 - 9
1.4
Gestionar las relaciones con los
políticos y con otros grupos de interés
para garantizar que se comparte la responsabilidad
1.3
Motivar y apoyar a las personas de la organización
y actuar como modelo de referencia
Criterio 1. Liderazgo
¿ Quiénes conocen la misión y la
visión de su institución ?
¿Cómo la implantanconsiderando los grupos deinterés ?
Criterio2. Estrategia y Planificación
2.1 Recoger informaciónrelativa a las necesidades presentes y futuras de los grupos de interés
2.2 Desarrollar, revisar y actualizar la estrategia y la planificación teniendo en cuenta los grupos de interés
2.3 Implantar la estrategiay la planificación en toda la
organización.
2. ESTRATEGIA
Y
PLANIFICACION
9. RESULTADOSCLAVE DEL
RENDIMIENTO
2.4 Planificar, implantar yrevisar la modernización y la innovación
Criterio2. Estrategia y Planificación
¿En su institución se gestiona,desarrolla y aprovecha elconocimiento y potencial de laspersonas?
Criterio 3. Personas
¿Cómo lo realizan?
Criterio 3. Personas
3.1 Planificar, gestionar y mejorar con transparencia los Recursos Humanos de
acuerdo con la estrategia y la planificación
3.3 Involucrar a los empleados por medio del dialogo y la
responsabilidad (empowerment)
3. PERSONAS
7. RESULTADOS EN LAS
PERSONAS
3.2 Identificar, desarrollar y aprovechar las capacidades de los empleados en consonancia con los objetivos individuales
y de la organización
Criterio 4. Alianzas y Recursos
¿Cómo planifica y gestiona la
organización sus alianzas y sus
recursos internos en apoyo de
su política y estrategia?
4.2 Desarrollar y establecer alianzas con los ciudadanos/clientes
4.1 Desarrollar e Implantar relaciones con asociados clave
4.3 Gestionar las finanzas
4.4 Gestionar la innovación y el conocimiento
4.5 Gestionar la tecnología
4.6 Gestionar las instalaciones
4. ALIANZAS Y
RECURSOS
6. RESULTADOS EN LOS CIUDADANOS/CLIENTES
9. RESULTADOS
CLAVE DEL RENDIMIENTO
Criterio 4. Alianzas y Recursos
Criterio 5. Procesos
¿Cómo la organización gestiona,
mejora y desarrolla sus procesos
para innovar, apoyar su política
y estrategia y satisfacer
plenamente a sus clientes?
5.1 Identificar, diseñar, gestionar y mejorar los
procesos de forma continua
5.2 Desarrollar y prestar servicios y
productos orientados a los
ciudadanos/clientes
5. PROCESOS
5.3 Innovar los procesos con la
participación de los ciudadanos/clientes
9. RESULTADOS CLAVE DEL
RENDIMIENTO
Criterio 5. Procesos
¿ Saben ustedes quiénes son sus clientes?
¿Cuáles son las evidencias deque su institución conoce elnivel de satisfacción de susciudadanos/clientes?
Y esos resultados estáncuantificados?
Criterio 6. Resultados en los Ciudadanos/Clientes
6. RESULTADOS ORIENTADOS A LOS CIUDADANOS/CLIENTES
6.1. Resultados de las mediciones de la satisfacción de los
ciudadanos/clientes
6.2. Indicadores utilizados para medir los resultados en losciudadanos/clientes
Criterio 6
¿Que resultados está alcanzandola organización en relación con lasatisfacción de las personas que lacomponen?
¿Cómo se mide esa satisfacción?
¿Qué instrumentos utilizan?
Criterio 7. Resultados en las Personas
7.1 Resultados de las
mediciones de la
satisfacción y motivación
de las personas
7.2 Indicadores de los resultados en laspersonas
7. RESULTADOS EN LAS PERSONAS
Criterio 7
Criterio 8. Resultados en la Sociedad
¿De qué forma la institución satisface las necesidades y
expectativas de la comunidad ?
¿Cómo miden esos resultados?
8.1 Resultados de lasmediciones depercepción de losgrupos de interés sobreel rendimiento social dela organización
8.2 Indicadores delrendimiento socialestablecidos por laorganización
8. RESULTADOS EN LASOCIEDAD
Criterio 8
¿Cómo mide la institución quéresultados está obteniendo enrelación con sus fines yobjetivos específicos y con lasatisfacción de las necesidadesy expectativas de todosaquellos que tengan un interésfinanciero o de otro tipo en laorganización?
Criterio 9. Resultados Clave del Rendimiento
Criterio 9.
9.1 Resultados externos:
Consecución de objetivos en términos de
productos y efectos
9.2 Resultados internos
9. RESULTADOS CLAVEDEL RENDIMIENTO
IMPLANTACION DE UN MODELO DE AUTOEVALUACION EN UNA ORGANIZACIÓN
Etapa inicial
Compromiso de la Dirección
Selección EquipoAutoevaluación
Selección CoordinadorEquipo Autoevaluación
Información/Formación
Divulgación al resto de la organización
Proceso Auto evaluación
Realizaciónindividual
Alcanzar el consensoen el Equipo deAuto evaluación
Determinar AREAS de MEJORA y PUNTOS FUERTES
Realizar síntesis de los hallazgos y establecer PUNTUACIONES
Priorizar Áreas de Mejora
Desarrollar Plande Mejora
Controlar el Progreso
Repetir Auto evaluación
Plan deMejora
FASES DE DESARROLLO DEL CAF
PUNTOS FUERTES
MEJORES PRACTICAS
CONOCIMIENTO
AREAS DE MEJORA
PRIORIZACION
PLAN DE ACCION
REVISION
RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACION
El Premio es un estímulopara que las InstitucionesPúblicas apliquen el Modelode Excelencia: MarcoComún de Evaluación, seautoevalúen e inicien elcamino de la MejoraContinua.
El reconocimiento a las mejoresprácticas es la parte de la premiaciónque busca destacar iniciativasconsistentes en experiencias oproyectos consolidados e implantados;procesos, procedimientos, productos oservicios, que han tenido lugar en unámbito o sector determinado de laorganización y que se manifiesta en unincremento de la calidad del servicioofrecido al ciudadano/cliente.
Premio Nacional 601 o +
Medalla de Oro de 501 a 600
Medalla de Plata de 401 a 500
Medalla de Bronce de 350 a 400
Reconocimiento a las Mejores Practicas
Categorías
FASES PROCESO PREMIO
1) LA AUTOEVALUACIÓN
Entrenamiento a las instituciones en el llenado del
formulario CAF
Elaboración memoria de postulación
Máxima autoridad firma formulario de aceptación para
participar en premio
Remisión de formulario al Comité Organizador
FASES PROCESO PREMIO
2) EVALUACION EXTERNA
Entrenamiento a los evaluadores externos
Remisión de las memorias de postulación
Visitas a las Instituciones postulantes
Elaboración de los informes de retorno
Calificación de las memorias
FASES PROCESO PREMIO
3) DELIBERACION DEL JURADO
Entrenamiento al Jurado
Firma del compromiso ético por parte del jurado
Entrega de los informes de retorno
Elección de las Instituciones Ganadoras
Deliberación del Jurado
Elaboración de la
Memoria de Postulación
Sus partes:
• Página de presentación
Índice
I. Resumen de la organización
II. Análisis de los 9 criterios y los 28 subcriterios
III. Glosario de términos y abreviaturas
IV. Anexos
• Página de presentación:
Nombre de la institución, logo, indicarque postula al ReconocimientoNacional a la Calidad y a las MejoresPrácticas en la Administración Públicade Guatemala 2012 y la fecha deentrega.
I. Resumen General de la Organización
• Información general de la organización: Nombre, dirección, número de teléfono, número de fax, dirección electrónica, página Web, RNC, y base legal; naturaleza de la organización, visión, misión, valores, estrategias y objetivos generales.Incluye, también, número de empleados, especificando la cantidad por cada grupo ocupacional y los nombres y cargosrespectivos de los principales directivos.
I. Resumen General de la Organización (continuación)
• Perfil de la organización: Señalar los aspectos más importantes, así como los factores claves relacionados con las actividades que realiza y hacia donde está orientado el organismo (tipo de organización según operaciones que realiza y población objetivo). En este punto, es imprescindible especificar quiénes son los clientes de la organización, es decir, a quiénes van dirigidos sus servicios.
I. Resumen General de la Organización
Estructura organizativa: Presentar elorganigrama de tal manera que losEvaluadores Externos y el JuradoEvaluador identifiquen con claridadla relación entre las diferentesáreas administrativas de laorganización.
Catálogo de servicios: Presentar una relación de los servicios ofrecidos por la organización a los ciudadanos, clasificados por categorías.
II.Análisis de los 9 criterios y los 28 subcriterios
El contenido de esta parte de lamemoria tiene como fuente deinformación el autodiagnósticorealizado por la institución postulante.Es necesario desarrollar todas las áreasde análisis de tal manera que permitaobtener una visión global de laorganización y su sistema de gestión.
III. Glosario de términos y abreviaturas
Elaborar un breve diccionario de lostérminos y abreviaturas particulareso que son propios de laorganización postulante y que hansido utilizados en los documentosde postulación, a fin de facilitar sucomprensión por parte de losevaluadores externos.
IV. Anexos