Taller de desarrollo institucional y

procuración de fondos

Luis Arriaga

Ana Paula Hernández

Centro Prodh

29 de mayo de 2009

Contenido del TallerI. ¿Quiénes somos los participantes del Taller?II. ¿Cuáles son los Objetivos del Taller?III. ¿Cuáles son nuestras expectativas del Taller?IV. ¿Qué es una organización?V. ¿Qué es la Planificación Estratégica?VI. ¿Cómo definir la Visión y la Misión de la

organización?VII. ¿Cómo definir los Valores de la organización?VIII. ¿Cómo definir la Visión de Futuro?IX. ¿Cómo consolidar un equipo?X. ¿Cómo realizar un proyecto?

I. Presentación de los Participantes

o Nombre

o Edad

o ¿Cuánto tiempo llevó trabajando en la organización?

o ¿Qué es lo que más me gusta de trabajar en la organización?

II. Objetivos del TallerFortalecer el trabajo en equipo, potenciar el

sentido de pertenencia y de propósito compartido

Revisar la misión y nuestra motivaciones de la organización

Desarrollar una visión compartida del futuro

Realizar una evaluación de los resultados, definir las prioridadesde trabajo y los retos principales

Alinear la estrategia y los planes de acción con la visión de futuro

Conocer las etapas de realización de un proyecto

• Delinear elementos que ayuden a formular una estrategia de procuración de fondos para asegurar la viabilidad financiera de la organización.

• Perfilar los principales puntos de un proyecto

• Conocer a grandes rasgos el funcionamiento de las agencias de cooperación internacional así como otras posibles fuentes de financiamiento.

A fin de generar un entendimiento compartido, exploraremos las expectativas que tenemos con respecto al taller. Primero a nivel individual y luego en grupos

de 4 personas.

¿Qué expectativas tenemos del taller?

¿Qué expectativas tenemos del taller?

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¿Qué se debe lograr para calificarlo de exitoso?

¿Qué se debe lograr para calificarlo de exitoso?

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III. Expectativas del taller

Una organización es un grupo de personas que tiene un propósito compartido

Las personas y el equipo son la fuerza activa de la organización

IV. ¿Qué es una organización?

□Tiene capacidad de visualizar y apostar por un futuro, plantearse metas y

planificar las acciones requeridas para lograrlas

□Las organizaciones pueden equivocarse pero también aprenden de sus

errores y del entorno externo para enriquecerse y crecer. Es capaz de

internalizar esos aprendizajes y traducirlos en conductas y hábitos.

□Ésta es la base de una cultura de mejoramiento continuo que caracteriza a las

“organizaciones que aprenden”.

Premisas del Trabajo: Organización

□Una organización es una estructura orgánica,

viva e interdependiente.

□Todos sus elementos constituyentes tienen

que estar alineados y operar armónicamente

para funcionar como un todo y cumplir con su

misión o razón de ser.

¿Qué es una organización que aprende?

Preguntas para

reflexionar

1. ¿Somos una organización que

aprende?

2. Ejemplos de casos o situaciones en los que

hemos aprendido

3. Ejemplo en los que hemos repetido los

errores

La Planificación Estratégica es un proceso que permite

definir un conjunto de acciones complementarias y

coherentes intencionalmente dirigidas al logro de:

UNA VISION DE FUTURO

por el cual colectivamente estamos apostando, dándole

direccionalidad a la organización, alineación a los

esfuerzos y optimización en la asignación de los

recursos.

V. ¿Qué es la Planificación Estratégica?

• Es un proceso interactivo de tres fases que se van realizando en forma sucesiva y continua

• El presupuesto - es la traducción de los planes de acción en términos de los recursos humanos, físicos y financieros requeridos para su ejecución.

• El seguimiento.- implica el monitoreo continuo del curso del plan para lo cual hay que tener previamente definidas las metas -e indicadores de verificación en el caso de que éstas no sean cuantificables- así como los mecanismos y frecuencia de medición.

Proceso de Planificación Estratégica

Misión

ValoresVisión de

FuturoEstrategia

Planes anuales

Análisis•Entorno•Interno

Presupuesto

Seguimiento(Monitoreo)

Evaluación

1.- Planificar Estratégicamente

2.- Formular, ejecutar y controlar el Presupuesto

3.- Hacer seguimiento y

evaluación de los planes

Proceso de Planificación Estratégica

La Visión ayuda a establecer los objetivos y permite alinear esfuerzos hacia el logro de ese futuro.

VI. Definición de la Visión

Imagen Objetivo

Visión de Futuro

Propósito o MisiónPropósito o Misión

Valores FundamentalesValores Fundamentales

Filosofía Orientadora

De la Misión a la Visión: lo que creemos y queremos

NASANASA MISIÓN“Aumentar nuestra capacidad de explorar el espacio exterior”

VISIÓN en 1960“Antes de que finalice la década de los 60’s tendremos el primer hombre en la Luna”

Ejemplo de Misión y Visión

Preguntas para

reflexionar

1. ¿Cuáles son nuestras metas?

2. ¿Tenemos una visión definida y

clara?

Nuestra Misión

VI. Definición de la MisiónExplica claramente para qué existe la organización sin

dejar dudas sobre cuál es su propósito o razón de ser fundamental

Provee el sentido de propósito que trasciende las tareas o actividades de la organización

Refleja la forma única en que la organización contribuye al mundo, a la sociedad y le añade una fuente única de valor

Transmite clara y rápidamente la manera como la organización responde o impacta a quienes la integran y rodean, a la comunidad, a la humanidad y al mundo

Debe ser capaz de atrapar el alma de cada miembro de la organización

VII. Definición de los Valores

• Los valores son: Los valores son:

inspiraciones éticas fundamentalesinspiraciones éticas fundamentales

la forma en que nos comportamos... la forma en que nos comportamos...

Los valores se expresan en nuestras Los valores se expresan en nuestras accionesacciones

• Los valores fundamentales son la respuesta a la pregunta:

¿Cómo debe ser nuestro actuar, que sea consistente con nuestra misión, a lo largo

del camino hacia el logro de nuestra visión?

• Los valores se expresan de mejor forma términos de conductas

• Un valor fundamental no debe quebrantarse jamás, bajo ninguna circunstancia o presiones del entorno

Valores

LA IMAGEN OBJETIVO es una fotografía de cómo seremos dentro de cinco años, y qué aspiramos lograr cuando lleguemos a ese futuro

Se describe en tiempo presente, como si estuviera ocurriendo ahora

Mientras más detallada y visual sea la imagen de ese futuro, más poderosa y motivadora será

No es una idea, es una fuerza inspiradora que da forma y dirección al futuro de la organización

VIII.Visión de Futuro Compartida

Soñar es una manera de evocar las capacidades creativas del ser humano

Visión de Futuro CompartidaVisión de Futuro Compartida

Emerge de las visiones individuales

Es una disciplina que toma tiempo y energía

Expresa lo que queremos (aspiración) y NO lo que

queremos evitar (miedos)

Las visiones negativas son limitantes, hacen que prevalezcan las energías preventivas y no las creativas, generan sensación de impotencia, son de corto plazo

Preguntas para

reflexionar

1. ¿Cuál es nuestra imagen objetivo?

2. ¿Qué queremos?

3. ¿Cuál es nuestra visión de futuro

compartida?

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Los equipos superan al desempeño individual, especialmente, cuando el desempeño requiere destrezas, juicios y experiencias múltiples.

Resultados Desempeño

Crecimiento PersonalProductos del

Trabajo Colectivo

DESTREZA

S

COMPROMISO

RESPONSABILIDAD

Metas EspecíficasEnfoque Común

Propósito Significativo

Soluc

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Individual y Mutua

Un grupo pequeño

IX. Cómo consolidar un equipo

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Un equipo es un grupo pequeño de personas con destrezas complementarias, comprometidas con un propósito, objetivos de desempeño y enfoque de trabajo común, por los cuales son

mutuamente responsables

Un equipo es un grupo pequeño de personas con destrezas complementarias, comprometidas con un propósito, objetivos de desempeño y enfoque de trabajo común, por los cuales son

mutuamente responsables

Definición

Los verdaderos equipos están profundamente comprometidos con su

propósito, metas y enfoque. Los participantes saben que tienen un

compromiso individual, entre sí y colectivo hacia fuera. Todos comprenden

que la sabiduría de los equipos viene con el foco en los productos del

trabajo colectivo, el crecimiento personal y resultados de desempeño.

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GUIA Los equipos grandes tienden a separarse en subgruposEs más problemático para interactuar constructivamente como equipoComplicaciones para llegar a acuerdos en acciones específicasDificultades logísticas de tiempo y espacioSe pierde el sentido de propósito comúnLas reuniones se vuelven desgastantes, rutinarias y se perciben como

pérdida de tiempo

En consecuencia grupos grandes (más de 15 personas) tienen dificultad en convertirse en verdaderos equipos de alto desempeño.

Sin embargo, pueden conformarse puntualmente, equipos extendidos cuando se requiere de un

conocimiento experto, información o destreza complementaria a las que posee el equipo

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Los equipos deben desarrollar la combinación correcta de destrezas complementarias para lograr los objetivos del equipo. Estas destrezas

pueden ser de tres categorías:

Los equipos deben desarrollar la combinación correcta de destrezas complementarias para lograr los objetivos del equipo. Estas destrezas

pueden ser de tres categorías:

Experticia Técnica o Funcional Para que el equipo pueda lograr su objetivo de trabajo, los miembros participantes deben ser seleccionados de manera tal, que se cubran todos los niveles de conocimiento experto requerido.

Destrezas para Resolver Problemas y Desarrollar SolucionesLos equipos deben ser capaces de identificar las oportunidades y luego tomar las decisiones de como proceder. La mayoría de los equipos necesitan participantes con estas destrezas.

Habilidades InterpersonalesUn entendimiento y propósito común no puede surgir sin una comunicación efectiva y capacidad de resolver constructivamente los conflictos, los cuales a su vez dependen de habilidades interpersonales. Estas incluyen, asumir riesgos, crítica constructiva, objetividad, escuchar activamente, apoyo y reconocer los intereses y logros de los demás.

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Un propósito común, claro, significativo y compartido por todos determina la fuerza inspiradora hacia el logro de los resultados.

Provee dirección, momentum y compromiso

Ese propósito puede venir de una directriz externa o puede ser propio, lo importante es que tenga sentido para todos

Los equipos más efectivos dedican tiempo y esfuerzo para explorar, dar forma y llegar a un propósito que pertenezca a ellos tanto individual como colectivamente

Sin un compromiso con un propósito compartido, los equipos se ven forzados a actuar sin un sentido de dirección

El propósito debe ser traducido en objetivos y acciones específicas medibles.

...comprometidos con un propósito...

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Las metas de desempeño a corto plazo y el propósito del equipo deben estar siempre alineados

Las metas específicas de desempeño son parte integral del propósito:Definen el producto que debe ser generado por el equipo de

trabajoLa especificidad de los objetivos facilitan una comunicación

más clara y permite construir sobre las situaciones de conflicto

Ayudan a los equipos a mantener el foco en los resultados, dando un sentido de dirección compartido

Tiene un efecto nivelador en las conductas del equipo Permite al equipo ir logrando pequeños éxitos

en su propósito

...metas de desempeño...

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Los equipos necesitan saber cómo van a trabajar juntos para cumplir con su propósito, por lo que deben dedicar un tiempo a definir las reglas del juego, por ejemplo:

Quiénes deben estar en el equipo y determinar quién hace quéCómo garantizar una carga de trabajo real balanceada entre todos os

miembros participantes Cómo se establecerán las agendas y cronogramas de trabajo Qué destrezas requieren ser desarrolladas Cómo el grupo tomará o cambiará decisiones Cuándo y cómo se deben hacer modificaciones en el enfoque de

trabajo para lograr cumplir con las tareas propuestas Quiénes asumen los roles sociales y de liderazgo del equipo, tales

como, retar, interpretar, apoyar, integrar, recordar, sumarizar, etc.. necesarios para lograr un clima de confianza mutua y de conflicto constructivo.

...y enfoque de trabajo común...

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Ningún grupo se convierte en equipo hasta tanto no sea mutuamente responsable como un equipo.

No puede ser obligada

Se trata de una promesa a uno mismo y a los demás.

Implica compromiso y confianza

Se va desarrollando y fortaleciendo con el trabajo real hacia el logro del propósito compartido

...por los cuales son mutuamente responsables

Etapas de crecimiento de un Equipo

GRUPOS DE TRABAJO

PSEUDO EQUIPO

FORMACION - CONMOCIÓN - REGULACION - ACTUACION

DE

SE

MP

EÑ

O

EQUIPOPOTENCIAL

EQUIPOREAL

EQUIPODE ALTO

DESEMPEÑO

Etapas de crecimiento de un Equipo

Etapa 1: Formación

Etapa 2: Conmoción

Etapa 3: Regulación

Etapa 4: Actuación

Características

• Se exploran cautelosamente los comportamientos• Es una etapa de transición de un estado individual a un estado de ser

miembro de un equipo• Se prueba, tanto formal como informalmente, la dirección provista por

el líder

Crea sentimientos en los miembros, tales como:

• Optimismo, excitación, anticipación• Orgullo por ser escogido• Apego inicial y tentativo al equipo• Sospecha, miedo y ansiedad con respecto a la tarea venidera

Etapa 1: Formación de un equipo

Comportamientos

Intentos para definir la tarea y decidir como se lograráIntentos para determinar el comportamiento aceptable del grupo y

como tratar los problemas del grupoDecisiones sobre la información que debe ser recopiladaDiscusiones abstractas y elaboradas de conceptos y asuntos, o para

algunos miembros, impaciencia con estas discusionesDiscusión de los síntomas o problemas que no son relevantes a la

tarea, dificultad en identificar los problemas relevantesQuejas sobre la organización y las barreras que presenta la tarea

Debido a que al principio están pasando muchas cosas que distraen la atención de los miembros, el equipo logra poco relacionado con las metas

de su proyecto. Esto es muy normal

Debido a que al principio están pasando muchas cosas que distraen la atención de los miembros, el equipo logra poco relacionado con las metas

de su proyecto. Esto es muy normal

Etapa 1: Formación de un equipo

Preguntas para

reflexionar

1. ¿Para qué estoy aquí?

2. ¿Qué rol voy a jugar?

3. ¿Qué estoy dispuesto a hacer por la organización y mi equipo?

X. Pasos para realizar un proyecto

Desarrollo del proyecto

Interacción con los actores a los que se dirige el

proyecto

Comunicación de resultados

1. Identificación del problema

2. Definición del servicio

5. Identificación de actores relevantes

3. Establecimiento de objetivos

4. Delimitación del alcance de la iniciativa

6. Identificación de necesidades de información

7. Identificación de recursos disponibles

8. Elaboración del plan de trabajo

11. Selección de estrategias

10. Sistematización

9. Implementación del plan de trabajo

12. Socialización y seguimiento

1. Identificación del problema

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• ¿Cuál es el principal problema que se quiere solucionar?• ¿Cuáles son las principales manifestaciones del

problema?• ¿Por qué existe el problema?

(Causas probables / factores asociados)• ¿Cuáles son las hipótesis sobre la solución del problema?

•¿Cómo se relaciona el problema con la labor de la organización?

•¿Cómo pueden ayudar los actores sociales en la solución del problema?

Actor social Actor público

2. Definición del servicio

• ¿Cuáles son las áreas en las que busca incidir el proyecto?

• ¿Por qué?

• ¿Cuáles son las áreas o actores gubernamentales involucrados?

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Objetivo general• Contribución del programa a la satisfacción de

una necesidad y/o solución de un problema. • ¿Qué es lo que se pretende lograr con la

implementación del proyecto?

Objetivos específicos

• ¿Qué se busca a corto, mediano y largo plazo?

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3. Establecimiento de Objetivos

¿Qué es lo que se busca cambiar al realizar la iniciativa, el servicio o el proyecto?

¿Cuáles son los aspectos específicos en los que se va a centrar el proyecto?

¿Cual es el acercamiento que se va a tener para llevarlo a cabo?

¿Dónde, cuando y por cuanto tiempo se realizará el proyecto?

¿Cuáles son los posibles riesgos y su solución?

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4. Alcance de la Iniciativa

• ¿Qué actores institucionales están relacionados con la existencia del problema? (internos)

• ¿Qué otros actores relevantes están involucrados? (externos)

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• Invitar a organizaciones de la sociedad civil interesadas en el tema.

• Organizar una primera reunión informativa.

• Seleccionar organizaciones para llevar a cabo el ejercicio de acuerdo a criterios previamente acordados.

Actor social Actor público

5. Identificador de Actores

¿Qué tipo de evidencia se necesita?

¿Cuáles son las posibles fuentes de

información?

¿Qué tipo de indicadores se utilizarán

para analizar la información obtenida?

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6. Necesidades de Información

¿Qué tipo de recursos se necesitan para llevar a cabo el proyecto? (financieros, materiales y humanos).

¿Con cuáles de estos recursos cuenta la organización? ¿Cuáles es necesario obtener?

¿Cuál es el presupuesto con el que se cuenta?

¿Cuál es el personal asignado al proyecto?

¿Cuáles es su experiencia?

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7. Recursos Disponibles

• Componentes (etapas)

• Tareas y responsables

• Cronograma

• MetodologíaSeleccionar las herramientas y/o los instrumentos

para recopilar la información en función

de las necesidades de información identificadas.

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8. Plan de Trabajo

9. Implementación

¿Cuáles son las estrategias a utilizar?

¿Cuáles son los aspectos positivos y negativos de cada estrategia?

¿Está preparada la organización para asumir las consecuencias de la estrategia seleccionada y

llevar adelante el proyecto?

¿Cuál o cuáles pueden ser los costos para la organización?

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Depuración, sistematización y análisis de información

Documentación de la experiencia (reporte final)

Memoria

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10. Sistematización

11. Socialización y seguimiento

Presentación de recomendaciones con base a resultados obtenidos.

Informar a la ciudadanía acerca de los resultados del proyecto.

Establecer un plan de seguimiento al cumplimiento de compromisos básicos, en colaboración con los actores relevantes.

Buscar la participación en redes.

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11. Socialización y seguimiento Ejemplo de sistema de monitoreo:

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Nombre del Programa Nombre del Proyecto Persona que responde

Justicia Democrática

Seguridad ciudadana

Miguel Gómez

Foco de evaluación que se responde Mes Semana Fecha de respuesta

General

Julio

31 de julio de 2008

Líneas de indagación 1. ¿Qué actividades, planeadas y no planeadas, realizaste conforme a las líneas de acción propuestas en el Plan Operativo Anual 2. ¿De acuerdo a tus indicadores como evalúas el avance del objetivo propuesto? 3. ¿Qué problemas tuviste para avanzar en el proyecto?

Dicen que quien tiene un mapa no se Dicen que quien tiene un mapa no se pierde….pierde….

Pero la historia nos permite ser más Pero la historia nos permite ser más creativos que la geografcreativos que la geografía. ía.

La vida nos permite crear nuestras metas e La vida nos permite crear nuestras metas e inventar las rutas para llegar a ellas.inventar las rutas para llegar a ellas.

Quien es capaz de soñar sin Quien es capaz de soñar sin despegar los pies de la tierra, de despegar los pies de la tierra, de

reconocer su contexto sin dejarse reconocer su contexto sin dejarse abrumar por él,… abrumar por él,… abre nuevos abre nuevos

caminoscaminos..

Jorge Cela, s.jJorge Cela, s.j..

EL SER HUMANO ES UN SER UTÓPICO QUE SE DESENVUELVE EN LA HISTORIA CONCRETA

La imaginación ve la realidad preñada de posibilidades, que proporcionan nuevas imágenes de ella. Por eso

también la superanEl ser humano es por excelencia un productor de

imágenes y utopías. Por medio de ellas crea visiones que le proporcionan un horizonte más abierto de la vida

y del futuro.

Leonardo Boff

GRACIAS