Seguimiento a los Conceptos de Proyectos (Pre-PIF) en el Sistema de Manejo de Información de Proyectos

(PMIS)

Taller de Circunscripción Ampliado del FMAM

27 al 29 de abril de 2011

Cartagena, Colombia

Antecedentes• Esta herramienta de seguimiento “pre-PIF” fue creada en respuesta a las

observaciones del Consejo y a las preocupaciones expresadas por varios países sobre la falta de información relacionada con el estado de algunos conceptos de proyectos que habían desarrollado y discutido con las Agencias

• Para facilitar el seguimiento de progreso de esos conceptos, la Secretaría ha diseñado una página web para permitir a los PFOs registrar conceptos de proyectos, de manera que su estatus pueda ser monitoreado en el PMIS del FMAM

Agencies’Project

Closing &Evaluation

Agencies’ProjectConcept

DevelopmentAgencies’

ProjectPreparation

Agencies’Project

Appraisal

Agencies’Project

Approval,Implementation,

Supervision

STEP 1Secretariat Reviewfor PIF Clearancefor WPI

Secretariat ReviewFor PPG approval, if requested

STEP 2Council reviewAnd Approvalfor Work Program

STEP 3SecretariatReview forCEO Endorsement

Full-sized Projects

STEP 4GEF EO reviewand Evaluation ofCompleted projects

Secretariat Reviewfor projects underimplementation

STAP Advisoryfor Cleared PIF

Council reviewAnd Comments*

CICLO DE PROYECTOS

*Only if requested by Council at Work Plan Approval

OPTIONAL STEP OFPs submit project concept to Agencies through PMIS

PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS

PFO

Agencias

FMAM

Registrar el concepto

PMIS Interfaces

PMIS - PANTALLA de la LISTA DE CONCEPTOS DE PROJECTOS para un PFOLa primera pantalla para un PFO después de la entrada es Concepts - CONCEPTOS. Aquí, PFOs puede entrar, modificar o imprimir los conceptos de proyectos y monitorear aquellos que han enviado a las Agencias.

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PMIS – LA PANTALLA PARA REGISTRAR LOS CONCEPTOS DE PROYECTOSLa seccion Project Concepts – CONCEPTOS DE PROYECTOS contiene la informacion principal tal como queda registrada por los PFOs.

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PFOs tienen la opción de añadir personas adicionales de contacto - administrador o miembro del equipo técnico - a quienes se copian en los correos electrónicos generados a través de PMIS

PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS

PFO

Agencias

FMAM

Registrar el concepto

Guardar/ Editar el Concepto

.Después de guardar el concepto inicial, el sistema crea un

Concept ID. Una vez que se ha creado el Concept ID se puede adjuntar documentos.

PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS

Enters Concept

Save/Edit Concept

Submit Concept to Agency

PFO

Agencias

FMAM

Registrar el concepto

Guardar/ Editar el Concepto

Enviar los Conceptos a la Agencia

PMIS – PANTALLA PARA REGISTRAR CONCEPTOS DE PROYECTOS

Una vez que se ha creado el concepto de proyecto, habrán campos adicionales disponibles para editar y los PFOs pueden enviar el concepto de proyecto a las agencias o dejar el concepto

Una vez que la Agencia ha aceptado el Concepto de Proyecto el PFO ya no puede retirar el concepto!

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

La sección “Action Dates“ muestra la secuencia de los cambios en el estado del Concepto de Proyecto, según las acciones ejecutadas por parte del PFO o de la Agencia.

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PMIS – PANTALLA PARA REGISTRAR CONCEPTOS DE PROYECTOS

PMIS – COPIA IMPRESA DE LOS CONCEPTOS DE PROJECTOSAmbos --los PFOs y las Agencias-- pueden imprimir un concepto de proyecto, directamente en su Pantalla de lista de Conceptos de Proyectos con un clic en el icono correspondiente:

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

RESUMEN DEL CONCEPTO DE PROYECTO PARA EL PFOEste resumen puede ser filtrado por Agencia o por Estatus del concepto de proyecto:

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PFO

Agencias

GEFSEC

Registrar el concepto

Guardar/ Editar el Concepto

Enviar los Conceptos a la Agencia

Notificacion por email

Concepto aparece en PMIS en el listado de cosas por hacer de la Agencia

Copiado/Notificado

PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS

RESUMEN DEL CONCEPTO DE PROYECTO PARA LA AGENCIALa primera pantalla para el usuario de la Agencia despues de entrar al PMIS es la de „Conceptos“. Aqui se puede imprimir, aceptar, o rechazar los conceptosrecibidos.

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PMIS – PANTALLA DE ENTRADA DE CONCEPTO DE PROYECTOSLa seccion Conceptos de Proyectos contiene la informacion clave que inserto elPFO.

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PFO

Agencias

GEFSEC

Registrar el concepto

Salvar/Editar el Concepto

Enviar los Conceptos a la Agencia

Notificacion por email

Concepto aparece en PMIS en el listado de cosas por hacer de la Agencia

Copiado/Notificado

PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS

Acepta el Concepto a ser desarrollado con PFO

Rechaza el Concepto (PFO)

Email automatico a la Agencia (20 dias / 30 dias)

PMIS – PANTALLA DE ENTRADA DE CONCEPTO DE PROYECTOSAgencias tienen 30 dias para aceptar o rechazar el concepto de Proyecto.

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PMIS – PANTALLA DE ENTRADA DE CONCEPTO DE PROYECTOSAgencias pueden rechazar el Concepto despues de haberlo aceptado

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

RESUMEN DEL CONCEPTO DE PROYECTO PARA EL PFOEl reporte resumen para la Agency se puede filtrar por pais o por estatus del concepto:

Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos

PFO

Agencias

GEFSEC

Registrar el concepto

Salvar/Editar el Concepto

Enviar los Conceptos a la Agencia

Notificacion por email

Concepto aparece en PMIS en el listado de cosas por hacer de la Agencia

Copiado/Notificado

PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS

Acepta el Concepto a ser desarrollado con PFO

Rechaza el Concepto (PFO)

Email automatico a la Agencia (20 dias / 30 dias)

Desarrolla Concepto con la Agencia

Envia el PIF al GEF

Recibe el PIF

Preguntas?