UNIDAD IIIFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MAYERLY PULIDO DÍAZ VIVIANA MARTÍNEZ CERVERA

LADY CAROLINA SÁNCHEZ BERMÚDEZ

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA –CIDBA.

GESTIÓN DOCUMENTAL I G2 2013

CONTENIDO

CONTENIDO

OBJETIVOS ………………………………………………………………INTRODUCCION ……………………………………………………………… 1. Visita de un archivo en una Entidad Pública “Departamento para la Prosperidad Social”. Analizamos: 1.1 Organización de la Documentación………………………………1.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental………………….1.3 Identificación de las etapas o fases del ciclo Vital de los Documentos…………………………………………………… 1.4. Identificación y explicación (personal) los conceptos: Archivo Total……………………………………………………………..Ciclo Vital de los Documentos………………………………………..Principio de Procedencia………………………………………………Principio de Orden Original……………………………………………Folio………………………………………………………………………Legajo……………………………………………………………………Fondo……………………………………………………………………Subfondo……………………………………………………………….Serie……………………………………………………………………..

Subserie………………………………………………………………….Tipo Documental……………………………………………………….Tablas de Valoración…………………………………………………..Tablas de Retención Documental……………………………………Valor Primario……………………………………………………………..Valor Secundario………………………………………………………..

1.5. Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios…………………………. 1.6. Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental………………. 1.7. Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son archivados……………………………………………………………….. 1.8. Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos …………………….

1.9. Organización de los documentos dentro de las carpetas………

1.10. Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas……  

1.11. Explicación de: a) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo de Gestión de la entidad visitada:ProducciónRecepciónDistribuciónTrámiteOrganizaciónConsultaConservaciónDisposición final de documentos………………………….

b) Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central : Organización……………………………………………………Consulta…………………………………………………………Conservación………………………………………………….Disposición Final de los documentos…………………. c) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada, en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)………… 1.12. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se genera en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final de conservación o eliminación………

2. Visita de un archivo en una Entidad Privada “Equión Energía Limited”. Analizamos: 2.1 Organización de la Documentación………………………………2.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental………………….2.3 Identificación de las etapas o fases del ciclo Vital de los Documentos……………………………………………………2.4 Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios…………………………. 2.5 Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental………………. 2.6 Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son archivados……………………………………………………………….. 2.7 Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos…………….

2.8 Organización de los documentos dentro de las carpetas………

2.9 Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas……

2.10 Explicación de: a) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo de Gestión de la entidad visitada:ProducciónRecepciónDistribuciónTrámiteOrganizaciónConsultaConservaciónDisposición final de documentos………………………….b) Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central : Organización……………………………………………………Consulta…………………………………………………………Conservación………………………………………………….Disposición Final de los documentos…………………. c) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada, en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)………… 2.11 Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se genera en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final de conservación o eliminación………

3. Lectura del Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013, investigue en la entidad pública: a) ¿Qué importancia tiene esta norma para el país? b) Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?  4. Cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. 5. Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? 6. Resumen de los Acuerdos 003. 004 y 005 de marzo 15 de 2013.  CONCLUSIONES……………………………………………………………… BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………

OBJETIVOS

Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.

Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de formación.

Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos.

Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada etapa de la formación de los archivos

INTRODUCCIÓN 

La función Archivística ha ido desarrollando estrategias para el manejo, control y organización adecuados de la información que administra. De ahí que sea necesario para los estudiantes de Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística, tener claridad sobre el significado de cada uno de los conceptos que la componen y reconocer cada una de las etapas o fases de formación de los archivos.

El siguiente trabajo pretende de forma práctica hacer una descripción del ciclo vital de los documentos, identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan las entidades visitadas, conocer las series, subseries y tipos documentales que producen el ejercicio de sus funciones y establecer los valores primarios y secundarios de esta documentación.

De la misma forma trataremos el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de  marzo de 2013, como instrumento normativo moderno, que se ajusta a los requerimientos de la gestión documental.

1.Visita de un archivo en una Entidad Pública “Departamento para la Prosperidad Social”. Analizamos:

DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL El Archivo Central de la Entidad Pública se encuentra ubicado en la:   Calle: 17 A No. 69F-75 Zona Industrial de Montevideo. Teléfono: 292 78 21 Fax: 292 67 18 Email: gestiondocumental@dps.gov.co Líder de archivo: Mireya Roa Cantor

TALLER SOBRE FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

COMENTARIO

Área de Gestión y Administración Documental, organizada entre otras mediante Resolución 0787 del 30 de septiembre de 2005, época en que la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos en Colombia, hacía referencia para que en cada Institución Pública existiera un Área responsable de aplicar la política archivística de forma estructurada, y en cumplimiento de la mencionada resolución, se levanto el Instructivo Sistema de Gestión Documental, adoptado en ese entonces para la Agencia Presidencial Acción Social y la Cooperación Internacional, hoy “DPS” que se realizó para orientar y ser de estricto cumplimiento sobre las pautas para la producción, clasificación y organización de los documentos, así como el manejo de la correspondencia, dando acatamiento a la Ley General de Archivos 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2001 relacionado con la administración de comunicaciones oficiales en las entidades Públicas, y demás disposiciones emitidas en materia Archivística, Acuerdo 042 de 2002 así como la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas por el Archivo General de la Nación (AGN), para la organización de los archivos existentes en las Dependencias del Nivel Nacional y Territorial.

1.1 Organización de la Documentación 

 La labor de organización de los fondos acumulados se realizo por el establecimiento del nivel de organización de la documentación y por la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos. El establecimiento del nivel de organización se logró mediante la elaboración de un diagnóstico, para lo cual se dispuso de un formato que permitió la recolección progresiva de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación. El conocimiento previo de estos aspectos facilitó la labor de organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.

1.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental

Preguntas:  1. ¿Qué hacen en el Archivo Central?Es un lugar donde se resguardan, custodian, conservan y circulan los documentos que registran actividades realizadas por las unidades administrativas de la entidad.  2. ¿Qué es conservar?Es Mantener algo o cuidar de su permanencia. Nos ocupamos para conservar en óptimas condiciones los documentos de carácter administrativo que se transfieren. Se aplican procedimientos para controlar los factores que deterioran los documentos (humedad, luz, temperatura, contaminación, bacterias, hongos, etc.).

3. ¿Con que mobiliario cuenta el archivo Central?

24 computadores marca DELL y HP 8 Scanner marca Kodak. 5 impresoras marca HP 6 Teléfonos Estantería metálica 32 Escritorio y sillas 5 archivadores de los pequeños 12 mesas especiales para trabajar en archivo 5 impresoras Zebras  4. ¿Con qué Software y Hardware cuenta el archivo?

Cuenta con un sistema de Gestión Documental llamado Orfeo, sistema que le permite a la entidad acceder fácilmente mediante cualquier navegador atreves de internet o intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos. Y la mayoría de hardware son equipos HP, DELL y KODAK.

5. ¿Cuál es el perfil de quienes laboran en el archivo Central? ¿cuáles son sus funciones?

Profesional, tecnólogo, técnico y operativo. ANDREA BENAVIDES VEGA: Profesional en Administración de Empresas, Líder  MERY ALEXANDRA CACERES: Profesional en Ciencia de la Información y la documentación, Bibliotecología y Archivística, encargada de las tablas de retención documental TRD.

MAYRA ALEJANDRA LUNA: Auxiliar de archivo, clasificar, organiza y ordena la documentación.  FERNANDO ROA: Encargado de Digitar, radicar, y digitalizar.

YENNY CAROLINA MONDRAGON: Es la persona encargada de alimentar los expedientes de acurdo los documentos recibidos.  LUZ MARINA DIAZ: Estudiante de Ciencia de la información, encargada de la atención a las consultas.  MAICOL BOLIVAR: Encargado de organiza, depurar y encarpetar por series.  Y 22 personas aproximadamente encargadas de foliar, clasificar, inventariar y rotular las carpetas y cajas.

6. ¿A qué le llaman serie documental?

A las unidades documentales que bien pueden ser simples o complejas (diferentes). Documentación producida y recibida por las oficinas.

7. ¿Qué serie identifica?

Contratos, Convenios, Informes, Historias Laborales, Actas, Resoluciones, Expedientes, Acciones Constitucionales, Certificaciones, Derechos de Petición, Respuestas, Registros de comunicaciones, Constancias, etc.

8. ¿Que es resguardar información?

Es duplicar la información de nuestra computadora, a un medio electrónico.

9. ¿Qué funciones cumplen los archivos?

Dos son las funciones básicas que cumplen los archivos: el servicio a la investigación y el servicio a los administrados.

Partiendo de esa premisa podemos afirmar que los principios y su desarrollo normativo son: por un lado la conservación del patrimonio documental como testimonio y memoria de la Historia de una Nación y por otro, la transparencia y eficacia de la Administración Pública en el desarrollo de sus actuaciones y procedimientos administrativos.

10. ¿Qué vía debemos considerar para la protección de los documentos públicos durante todo su ciclo vital, a fin de que cuando sean requeridos cumplan con su función de información?

 Una de las vías más eficaces para lograr la protección de los documentos públicos, es la legislación archivística por lo que debería de ser una tarea impostergable de todos los gobiernos contar con normas eficaces dirigidas a los diversos aspectos de la archivística y los documentos. Por lo tanto, será necesario tratar de mantener una legislación coherente y actualizada acorde con los cambios tecnológicos de los últimos tiempos; el interés de los gobiernos de todo el mundo que guardan estrecha vinculación con los archivos, como: la transparencia de la función pública y el acceso a la información, la rendición de cuentas documentada, el gobierno electrónico, la ética pública, etc. En conclusión, los profesionales de la archivística, deben tener claro que lo aprendido en clase es sólo la base teórico metodológica, pero que la realidad es más que eso, que deben actualizarse según las exigencias del entorno.

Identificación de las etapas o fases del ciclo Vital de los Documentos

 Primera Fase: Archivo de Gestión Conformados por los documentos producidos por una oficina durante su gestión; son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la misma oficina productora,  Segunda Fase: Archivo Central Se reúnen y se protegen por un tiempo prudencial, los documentos que han cumplido el trámite que los originó y que son transferidos por las oficinas desde sus archivos de gestión para ser consultados de forma semi-permanente. Transferidos y determinados por las TRD de cada oficina.  Tercera Fase: Archivo Histórico Pasado su tiempo de retención en la fase de archivo central, pasa luego a su selección y valoración, para resguardar de forma permanente por el valor histórico que representan para la investigación, la extensión y la formación. Para conservar su integridad, su orden de producción natural y su procedencia.

2. Identificación y explicación (personal) los conceptos:

Archivo TotalConcepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Ciclo Vital de los DocumentosDescribe en que etapa del ciclo se encuentra la unidad documental identificada: Archivo Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

 Principio de ProcedenciaConsiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole recibidos o generados por una unidad responsable, área, oficina o por una persona moral y física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la recuperación de información contenida en los archivos.

Principio de Orden OriginalLos documentos “deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo”.

 

Folio Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o expediente.

LegajoEs el conjunto de documentos que forman una unidad documental.Fondo El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora (Institución o Persona). 

SubfondoSubdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.

SerieConjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SubserieDivisión o divisiones de una serie documental con el propósito de delimitar de una forma más clara el conjunto de unidades documentales que hacen parte de la misma.  Tipo DocumentalUnidad Mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Tablas de Valoración Se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final.

Tablas de Retención DocumentalListado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.  Valor Primario Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor SecundarioEs el que interesa a los investigadores de información retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediatamente anterior o primario. Los documentos que tienen este tipo de valor se conservan permanentemente.

Explicación personal de cada concepto: 

Archivo TotalEs el que hace referencia a todos los soportes documentales y al proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. 

Ciclo Vital de los DocumentosSon la etapas sucesivas de la vida de los documentos, desde su producción o recepción en las dependencias y oficinas, conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico.  

Principio de ProcedenciaEstablece que los documentos producidos por una institución u organismo que no deben mezclarse con los de otros. Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza, recibidos o generados por un organismo público o privado determinado, sin mezclarlos con otros.

Principio de Orden Original Por ejemplo:

FolioEs el documento que forma parte de un expediente.   LegajoDocumentos atados o empastados para facilitar su manipulación.  FondoPor ejemplo:

DOCUMENTO ORDEN

-Orden de pago-Autorización de pago-Contrato-Póliza

8 de enero 200215 de febrero 200220 de febrero 200210 de marzo 2002

TIPO DE FONDO DENOMINACION

Fondo generado por Institución

- Departamento para la Prosperidad Social - DPS

Fondo generado por personas

- Inmobiliaria Pedro Gómez y Cía

SubfondoSubfondo o Sección es una de las dependencias que corresponden a un fondo. Ejemplo:   Fondo: Departamento para la Prosperidad Social

Subfondo: La dependencia, Secretaria General.   SerieSe refieren a documentos administrativos que son comunes en todas las dependencias, también conocidos como documentos Facilitativos, ya sea por información, consulta o trámite.

SubserieSon subdivisiones que se general a partir de la serie documental.

Tipo DocumentalUnidad Documental Simple, con características internas y externas que lo definen y distinguen como tal. 

Tablas de ValoraciónSon el producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. 

Tablas de Retención DocumentalEs una guía o instructivo archivístico creado para el manejo de la documentación en una empresa o entidad. 

Valor PrimarioEs el que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable. 

Valor SecundarioEl que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social.

Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios

Valor primario. Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable.

Ejemplos:Programas o proyectos de trabajoDocumentos técnicos, como guíasInstructivosManuales

 Valor secundario. Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social.

Ejemplos: Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes.

4. Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental

5. Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son archivados. Los documentos de poyo informativo, así como aquellas carpetas integradas por documentos sueltos de control interno temporal como:   - Los controles de correspondencia de entrada y salida, con excepción de los

minutarios que integran los documentos, correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario.

  - Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.

CONCEPTO EJEMPLOS

SERIE ACTAS CONTRATOS INFORMES

SUBSERIE Acta de Reuniones

Contrato de Prestación de Servicios

Informe a organismos de control

TIPO DOCUMENTAL

Listado y anexos Hoja de vida Plan de mejoramiento

- Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, tales como los que reúnen copias de talonarios de faxes, de fotocopias, para registrar entrada y salida del personal entre otras.

  - Las carpetas con copias y fotocopias de diversos temas. - Las carpetas que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio o

dependencia pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí.  

- Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.

- Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que no forme parte del documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de documentos que no reflejan una acción o tramite.

En cuanto a disposición final de los documentos de apoyo informativo y de control interno temporal, al igual que de otros no considerados como documentos de archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos en lo que corresponde a levantamiento de inventario, transferencia al archivo de concentración y autorizaciones de baja por parte del grupo del Archivo Central, Oficina de Tecnología o de las Instituciones normativas.

6. Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos. En esta visita observamos que para foliar la documentación debe estar depurada, se deben retirar duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo. Se deben ordenar en orden cronológico, correspondiendo al primer folio del documento que dio inicio al trámite, iniciando con el numero 1 y con la fecha más antigua. En el caso de series documentales simples la foliación, se ejecutada de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. Pero cuando son series documentales complejas (Contratos, historias laborales etc), cada una de estas carpetas tendrá una sola felicitación de manera continua, y si se encuentra repartida en más de 2, 3 expedientes la foliación se ejecutara de forma tal que la segunda y/o tercera será la continuación de la primera.

7. Organización de los documentos dentro de las carpetas Se almacena en carpetas de conservación; es decir al abril la carpeta debe encontrarse el primer documento que género el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencia el desarrollo de los trámites. Documentación que deberá estar libre de material metálico, como ganchos de cosedora, clic, entre otros. Y guardadas en cajas de conservación de izquierda a derecha.

Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas

Datos que deben tener la etiquetas de las cajas

9. Explicación de:

a). Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo de Gestión de la entidad visitada:  Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

  Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

  Organización: Conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

  Conservación: Conjunto

de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

  Disposición final de

documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

b. Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central:

Organización  Consulta

Conservación

Disposición Final de los documentos

Organización: El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y realiza el cotejo. Luego ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD. Adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar: secciones, subsecciones series y subseries para velar por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento. A partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que facilitan la localización de los mismos y de ser necesario elabora los instrumentos de consulta requeridos.  Aplicando el procedimiento establecido en la TRD; en primera instancia archivará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida.

Consulta:  Cuando el Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento, se le orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad. Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los documentos. Sobre la condición de prudencia y se le facilita el acceso a otra fuente o soporte. Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información, de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo.  El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilización y reproducción de los documentos. Y La Dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo, o en la base de datos, dejando constancias (testigos) en los espacios de los documentos prestados. Además se hace el control de la devolución.

Conservación: En este proceso el Archivo Central debe garantizar las condiciones mínimas orientadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.  El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.  En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:  Diagnóstico integral. Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Inspección y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas.

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Apoyo a la reproducción. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.  Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

Disposición final de documentos: Para este proceso cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determinan la disposición final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración documental. El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización, en los términos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos.  Aplica metodología y criterios básicos para la microfilmación y/o digitalización. Verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries; como también aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos.  El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries. Realiza la valoración correspondiente, en los términos establecidos en la TRD o TVD de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad, aplicando metodología y criterios básicos para la selección documental.

c): Los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada, en el Archivo Histórico (Archivo General de la Nación – AGN) son:

 Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos  El Archivo Central transfiere los documentos de archivo de conservación permanente al Archivo Histórico, previamente revisadas y cotejadas, con su respectivo inventario en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas. El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organización. Como también mantendrá disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados con su ejecución de servicios de archivo.

10. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se genera en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final de conservación o eliminación  HISTORIA LABORAL:

Se entiende por Historia Laboral el expediente documental, que tiene que ver con la vinculación, permanencia y retiro de los funcionarios del ministerio; en ella se incluyen todas las novedades que sirven de referente para la calificación de su servicio, para el otorgamiento de estímulos e incentivos y/o para el desarrollo de investigaciones disciplinarias.Las historias laborales de los funcionarios inactivos, deben permanecer en el archivo del Grupo de Talento Humano por el período establecido en la Tabla de Retención Documental TRD, que es de 10 años, tiempo después del cual debe ser transferido al archivo central manejado por el Grupo Centro de Gestión Documental y Correspondencia de la entidad. En el archivo central permanecerán por el período de 90 años de acuerdo con la Tabla de Retención documental, tiempo después del cual se debe seleccionar muestra representativa de los casos más especiales, microfilmar y/o digitalizar y transferir al Archivo General de la Nación.

2.Visita de un archivo en una Entidad Privada “Equión Energía Limited”. Analizamos:

Equión Energía Limited

Se encuentra ubicado en la:

Calle: 100 Cra 9A – 45 Edificio Equidad Torre 2 Teléfono: 6284517 Nombre del Funcionario: Mayra Alejandra Gil Buitrago

COMENTARIO

La documentación se encuentra organizada de acuerdo a la tabla de retención documental, y cada expediente se encuentra organizado cronológicamente respetando el principio de orden original

2.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental

Preguntas:

1. ¿Qué importancia tiene para la entidad la gestión documental?

La gestión documental es el reflejo de las decisiones y acciones que toma cada uno de los miembros de la compañía, en pro de sus funciones. Los documentos son la razón y la memoria de la compañía.

2. Conoce usted los procesos archivísticos

• Identificación documental• Valoración documental• Disposición final• Descripción documental

3. Conoce la metodología para la elaboración de tablas de retención documental.

• Compilación de información institucional• Entrevista con productores de documentos • Análisis e interpretación de la información

4. ¿Cuáles son los beneficios de las tablas de retención documental

• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos • Determinan responsabilidades• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de

los documentos • Facilitan el control y acceso de los documentos a través de los

tiempos de retención

5. Cuando se aplica la tabla de valoración documental.

Se aplica para los fondos documentales acumulados

6. ¿Cuál es La metodología para realizar las transferencias documentales?

• Elaboración del cronograma (jefe o responsable de archivo)

• Elaboración de inventario, (responsable cada oficina)

• Recepción de transferencia (jefe o responsable de archivo)

• Revisión o cotejo • Verificación de foliación• Verificación retiro de copias y material

metálico• Ubicación

7. ¿Que entiende por expediente?

Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto, producidos a medida que se desarrollan los tramites.

8. Cuales son los valores de los documentos

• Valores primarios (administrativos, legales, fiscales, contables y técnicos)

• Valores secundarios (históricos, científicos y culturales)

9. ¿ Que es ordenación y cuales son los tipos de ordenación?

Es el proceso de organizar y administrar la documentación. Consiste en unir todos los elementos o unidades de un conjunto.

Tipos de ordenación • Cronológico• Alfabético• Alfabético-Onomástico• Alfabético-Geográfico

10. ¿Cuáles son los sistemas de clasificación?

• Orgánico• Funcional• Orgánico-Funcional

2.3 Identificación de las etapas o fases del ciclo Vital de los Documentos

Primera Fase: Archivo de Gestión

Archivo de gestión (oficina), donde se producen y/o reciben los documentos.

Segunda Fase: Archivo Central

Archivo central (intermedio)-histórico, este archivo es custodiado por un tercero y ellos se encargan del proceso de organización y custodia de los documentos

2.4 Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios

Actas del comité de Junta Directiva

Historias Laborales Historias Clínicas Procesos Legales Acuerdos Comerciales Estudios Técnicos –

Documentación referente a pozos petroleros

2.5 Ejemplos de serie, subserie y tipo documental.

CONCEPTO EJEMPLOS

SERIE ACTAS CONCEPTOS AUDITORIAS

SUBSERIE Actas de Comité de Auditoría

Conceptos Técnicos Auditorias Internas

TIPO DOCUMENTAL

Citación ActaAnexos

Solicitud Concepto Comunicaciones

ProgramaComunicación oficial Acta Informe Anexos

2.6 Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son archivados.

Documentos de apoyo: Aquellos documentos que no se consideran como material de archivo, no son producidos o tramitados por la Unidad y son de consulta personal, como: libros, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, plegables, circulares informativas, documentos personales, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, etc.

2.7 Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos.

La documentación se: • Clasifica• Ordena• Depura

Se debe foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie, utilizando lápiz de mina negra y blando, en la parte superior derecha de la cara del folio consecutivamente.

7)     Organización de los documentos dentro de las carpetas

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

8)      Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas

Identificación Carpeta

• ENTIDAD PRODUCTORA: Equión Energía Limited• UNIDAD ADMINISTRATIVA: Vicepresidencia Comercial y Financiera • UNIDAD PRODUCTORA: Contraloría – Contabilidad General • CÓDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA: 110• CÓDIGO SERIE: 30 • CÓDIGO SUBSERIE: 03 • FECHA INICIAL: 10/02/2008 • FECHA FINAL: 21/12/2009 • FOLIOS: 150• CAJA: 3 • CARPETA: 4

Identificación caja

• ENTIDAD PRODUCTORA: Equión Energía Limited• UNIDAD ADMINISTRATIVA: Vicepresidencia Comercial y Financiera • UNIDAD PRODUCTORA: Contraloría – Contabilidad General • CÓDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA: 110• FECHA INICIAL: • FECHA FINAL: • CAJA: • CARPETA:

9)   Explicación de:

a). Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo de Gestión de la entidad visitada:

La entidad no cuenta con el programa de gestión documental debido a que es una empresa con trayectoria de dos años, igualmente el archivo físico como tal lo administra un tercero y el archivo electrónico esta a cargo de un grupo de gestores documentales. No ha sido posible unificar el trabajo e implementar el PGD.

b. Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central:

Organización  Consulta

Conservación

Disposición Final de los documentos

c. Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada, en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)

10. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se genera en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final de conservación o eliminación.

Documento orden de servicio

Dependencia: Contraloría-cuantas por pagar. • Orden de servicio (cualquier área de la entidad)• Se radica factura en la ventanilla• Recibe y liquida descuentos por retención • Elabora el cheque y el comprobante de pago• Registra el cheque girado en el libro de bancos • Anexa la factura al comprobante • Entrega para firma del responsable• Revisa, firma y devuelve a cuentas por pagar • Entrega el cheque al beneficiario y solicita su firma en el comprobante

de pago• Archiva el comprobante de pago y los soportes en la carpeta

correspondiente (la información es custodiada por terceros)

Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se genera en la dependencia de Secretaría General de la entidad Universidad del Tolima, hasta su etapa final de conservación o eliminación.

Documento: acuerdo de consejo académico

El Comité de Desarrollo de la Docencia genera una solicitud que se lleva a la dependencia de Secretaria General para que sea estudiado por el Consejo Académico una vez aprobado allí se envía a la Vicerrectoría Académica donde se elabora el acuerdo luego pasa a firmas y posteriormente se devuelve a Secretaria General una vez se notifique el acuerdo este tendrá un periodo de retención en el archivo de gestión de diez años luego se transferirá al archivo central donde durara cinco años y finalmente su exposición final será la microfilmación

11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de  marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

El AGN establece su importancia para el país de la siguiente manera:«Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión documental, y permitirá a las entidades públicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado.El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la función archivística».

¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental  a la luz de ese nuevo Decreto?

«la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado». AGN

Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto.

Indague, profundice y explique - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en

cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Decreto 2609 de diciembre de 2012

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

Acuerdo 003 (15 marzo 2013)Trata del comité evaluador de los documentos de archivo del AGN, que es un a instancia responsable de decidir sobra la valoración y disposición final de los documentos con miras a proteger el patrimonio cultural del país, de igual manera evidencia la integración del comité, las funciones que debe cumplir y cada cuanto se reúne.

Acuerdo 004 (15 marzo 2013)

Trata sobre el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”

Acuerdo 005 (15 marzo 2013)

Las entidades del estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción, cada uno de estos procesos se detalla claramente en el acuerdo, de igual manera trata sobre sistemas automatizados de descripción documental.

CONCLUSIONES

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente.

La Transferencia de Documentos, es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los períodos de retención, establecidos en el Programa de Control de Documentos.

El Decreto 2609 de 2012, establece la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

WEBGRAFIA

• Acuerdo 003 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259 [Consultado: 01 de noviembre de 2013]

• Acuerdo 004 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8260# [Consultado: 01 de noviembre de 2013]

• Acuerdo 005 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261 [Consultado: 01 de noviembre de 2013]