tablas de retención documental

BIENVENIDOS

Seminario-Taller

Tablas de Retención Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Dir.: Carrera 6 No. 6-91 Bogotá

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Teléfono: 3373111

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Funciones.

Formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística en el país.

Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental

Elaboración de la TRD y organización de los archivos

ImportanciaImportancia

Para laAdministración:

Gestión y Control

Para los ciudadanos

Para la cienciala investigación

y la cultura.

República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


MARCO

JURÍDICO


CONSTITUCIÓN POLÍTICA

Pilares de la normatividad aplicada a los documentos y fundamento de la política archivística en el país.

Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.


NORMAS GENERALES

Ley 190 de 1995 – Estatuto Anticorrupción

Ley 734 de 2002– Código Disciplinario Unico


Ley 80 de 1989

Decreto 1382 de 1995

Ley 594 de 2000

Ley General de Archivos

Art: 24 Obligatoriedad de las

T. R.D.

Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital


CIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGNCIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGN

Calendario para la presentación

de las Tablas de Retención Documental


DECRETO 2441 DEL 10 – 12 - 2004Instancias del Sistema Nacional de Archivos

Consejo Directivo y Comités TécnicosArchivo General de la Nación

Consejo Departamental de ArchivosArchivo General del Departamento

Consejo Distrital de ArchivosArchivo General del distrito

Consejo Municipal de Archivos

Archivo General del Municipio


ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MUNICIPAL

SECTOR CENTRAL:

Concejo municipal

Alcaldía y Secretarías

Contraloría municipal

Personería municipal


ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MUNICIPAL

POR SERVICIOS

SECTOR DESCENTRALIZADO:

Establecimientos Públicos

Sociedades de econ. mixta

Empresas ind. y comerc.

Entidades descentralizadas indirectas

Unidades administrativas especiales

PERSONERIAMUNICIPAL

ORGANIGRAMA MODELO

DESPACHO ALCALDÍA

SECRETARÍAGENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARÍAHACIENDA

UMATA

INSPECCIÓNDE POLICÍA

COMISARÍADE FAMILÍA

UNIDADDE SALUD

CONCEJOMUNICIPAL

SECRETERIABIENESTAR

SOCIAL

TESORERÍAUNIDAD DEEDUCACIÓN

CASA DELA CULTURA

OFICINA DE PLANEACIÓN

Y OBRASPÚBLICAS


TABLAS DE

RETENCIÓN

DOCUMENTAL


¿Qué es una Tabla de Retención Documental?

Listado de con sus correspondientes

, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos.

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

Entidad Productora:...........Hoja.....de.....Oficina productora:.............................

CONVENCIONES:CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:............................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:...............................................

Formato de Tabla de Retención Documental

A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIÓN Disposición Final

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

Formato de Tabla de Retención


100.01 ACUERDOS 2 20 X

100.02 ACTAS100.02.01 ACTAS DE COMISIONES 2 20 X


IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administración:

Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz

y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través delos tiempos de retención en ella estipulados.


Garantizan la selección y conservación de los

documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las

diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos

administrativos.

Para la administración:


IMPORTANCIA DE LAS TRD

Importancia desde el punto de vista archivístico:

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del

concepto de archivo total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.


Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional

de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo

a la gestión administrativa y que por su carácter pueden

eliminarse en el archivo de gestión

Importancia desde el punto de vista archivístico:

PERSONERIAMUNICIPAL

ESTRUCTURA DE FONDOS

DESPACHO ALCALDÍA


DE GOBIERNO

SECRETARÍAHACIENDA

UMATA



UNIDAD DE SALUD

CONCEJOMUNICIPAL

SECRETARIABIENESTAR

SOCIAL

TESORERÍA

UNIDAD DEEDUCACIÓN

CASA DELA CULTURA


Y OBRASPÚBLICAS


ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TRD

PASOS METODÓLOGICOSPARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD

1o. Compilación de

información institucional

2o.Entrevista con los

productores de los documentos

3o.Análisis e

interpretación de la información

Normas sobre creación y cambios estructurales.Manuales de procedimientos.Funciones de las dependenciasOrganigrama actualizado

Aplicación de Encuesta Estudio Unidad Documental

Identificación y conformación de seriesValoración documental


1º compilación de información institucional

Normas relativas a la creación y cambios estructurales del municipio (Decretos, Acuerdos,..)

Manuales de procedimientos

Actos administrativos que fijan la estructura vigente y funciones de las dependencias.

Organigrama vigente

Todos los actos administrativos que hablen sobre la producción, utilización y conservación de los documentos que produce la entidad.

Acto Administrativo de creación del Comité de ArchivoReglamento de Archivo

PERSONERIAMUNICIPAL

ORGANIGRAMA MODELO

DESPACHO ALCALDÍA


DE GOBIERNO

SECRETARÍAHACIENDA

UMATA



UNIDAD DE SALUD

CONCEJOMUNICIPAL

SECRETARIABIENESTAR

SOCIAL

TESORERÍA

UNIDAD DEEDUCACIÓN

CASA DELA CULTURA


Y OBRASPÚBLICAS


2º entrevista con productores de los documentos

Análisis de la producción y trámite documental Identificación y definición de unidades documentales

Aplicación Encuesta Estudio Unidad Doc.

Oficina Unidad documental

Ubicación

Funciones

Trámite

Consulta

Volumen de Producción

Frecuencia de Producción

Transferencias


Encuesta Estudio Unidad Doctal. Oficina

•Ubicación en la estructura orgánica •Fecha de última asignación de funciones •Acto administrativo•Funciones•Unidades documentales que tramita

1. Nombre de la oficina


Oficina

• Realizan selección y descarte documental• Sistema de organización de los archivos de gestión• ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?


Unidad documentalEncuesta Estudio Unidad Doctal.

1. Oficina productora2. Nombre de la unidad documental3. Función de la oficina que la genera o tramita4. Caracteres externos4.1. Soporte4.2. Formato4.3. Ordenación4.4. Estado de conservación


Unidad documental

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación6. Trámite7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite.


Unidad documental

10. ¿Con qué periodicidad se produce?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de

gestión y quién lo establece?

12. ¿Quienes consultan en el archivo de gestión?

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de

transferencias del archivo de gestión a otros archivos?


14. En el archivo central ¿La oficina sigue consultando esta unidad documental?

15. Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?

16. Observaciones

Funcionarios entrevistados

Unidad documental


3º Análisis e interpretación de la información

1. Identificación de series documentales en relación con la dependencia y las funciones

2. Identificación de tipos documentales que conforman las series y subseries.

3. Elaboración del cuadro de clasificación4. Valoración documental


¿Qué es una serie documental?

Es el conjunto de de estructura y contenido homogéneos, producidos por una en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales


UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.


UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad técnico-operativa de una institución


TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple.

Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.


¿Qué nombre darle a las series documentales?

El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relación con un asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Técnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comité de Archivo, Etc.


Lo que no se debe hacer....

Por ningún motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernación, Presidencia, Contraloría, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos,

Solicitudes de la comunidad, Etc.


Identificación de Tipos documentales

Consiste en identificar y determinar los tipos documetales que conforman las respectivas series

h Oficina de PersonalHistoria Laboral

Formato único de hoja de vidaHoja de vida con anexosDecreto o Resolución de nombramientoActa de posesiónAntecedentes DisciplinariosFotocopia de pasado judicialCertificado de antecedentes fiscalesDeclaración de bienes y rentasActuaciones administrativas(vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluación)Acto administrativo de aceptación de renuncia

Cuadro de Clasificación

Fondo Alcaldía Municipal

SECCION SUB-SECCION SERIESDespacho del Alcalde Decretos

Ordenanzas

Resoluciones

Correspondencia

Actas Asociación de Alcaldes

Secretaría General y de Gobierno Actas de Consejo de Gobierno

Informes Defensoría del Pueblo

Inspecciones de Policia Demandas

Citaciones

Denuncia Perdida de Documentos

Comisaría de Familia

Secretaría de Hacienda

Tesoreria

UMATA

Secretaría de Bienestar Social

Unidad de Educación

Casa de la Cultura

Unidad de Salud

Secretaría de Planeación y Obras Públicas


Aspectos a tener en cuenta para la valoración documental

II. Unidad documental

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

6. Trámite

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra.

8. Qué documentos conforman esta unidad documental?

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite


II. Unidad documental

10. ¿Con qué periodicidad se produce?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?

12. ¿La consultan en el archivo de gestión?

13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?

14. En el archivo central ¿La oficina sigue consultando esta unidad documental?

PERSONERIAMUNICIPAL

EJEMPLO IDENTIFICACIÓN DE SERIES

DESPACHO ALCALDÍA


DE GOBIERNO

SECRETARÍAHACIENDA

UMATA



UNIDAD DE SALUD

CONCEJOMUNICIPAL

SECRETARIABIENESTAR

SOCIAL

TESORERÍA

UNIDAD DEEDUCACIÓN

CASA DELA CULTURA


Y OBRASPÚBLICAS

PERSONERIAMUNICIPAL

EJEMPLO IDENTIFICACIÓN DE SERIES

DESPACHO ALCALDÍA


DE GOBIERNO

SECRETARÍAHACIENDA

UMATA



UNIDAD DE SALUD

CONCEJOMUNICIPAL

SECRETARIABIENESTAR

SOCIAL

TESORERÍA

UNIDAD DEEDUCACIÓN

CASA DELA CULTURA

OFICINA DE PLANEACIÓNY OBRAS PÚBLICAS


Normas nacionales, departamentales y municipales sobre ordenamiento territorial y del medio ambiente.

Expedir las licencias de construción, de uso del espacio público y certificaciones de demarcación, nomenclatura y alinderamiento de predios de su jurisdicción.

NORMAS

FUNCIÓN

Secretaría de Planeación y OPOFICINA PRODUCTORA


4. Elaboración de la TRD

1. Diligenciamiento del formato TRD2. Presentación TRD a Comité de Archivo3. Aprobación de TRD por instancia SNA


Presentación de solicitudRecibos de pagoFotocopia de Escritura del PredioCopia del ProyectoPlanos de demarcación y obraPermisos, Constancias, Certificaciones, Conceptos, Quejas.Licencia (Resolución)

UNIDAD DOCUMENTAL

TRÁMITE


El preticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisión de concepto técnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecución de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicie el tramite nuevamente.


CRITERIOS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL

NORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES Y

MUNICIPALES SOBRE PLAN DE ORDENAMIENTO

TERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES YNORMAS DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

PUBLICO

CulturalHistóricoCientífico

ARCHIVO DEGESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

ADMINISTRATIVOLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primarios Valores secundarios

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DILIGENCIAMIENTO DEL

FORMATO

TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL


CODIFICACION


PERSONERIA MUNICIPAL

ORGANIGRAMA MODELO

DESPACHO ALCALDÍA


DE GOBIERNO

SECRETARÍAHACIENDA

UMATA



UNIDAD DE SALUD

CONCEJO MUNICIPAL

SECRETARIA BIENESTAR

SOCIAL

TESORERÍAUNIDAD DEEDUCACIÓN

CASA DELA CULTURA


Y OBRASPÚBLICAS

PERSONERIAMUNICIPAL

3

CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHOALCALDIA

2

CONCEJO MUNICIPAL

1


PERSONERIAMUNICIPAL

3


DESPACHO ALCALDÍA

2


DE GOBIERNO21

SECRETARÍAHACIENDA

22

UMATA23


211

COMISARÍADE FAMILIA

212UNIDAD

DE SALUD243

CONCEJO MUNICIPAL

1

SECRETARIADE BIENESTAR

SOCIAL24

TESORERÍA221

UNIDAD DEEDUCACIÓN

241CASA DE

LA CULTURA242


Y OBRASPÚBLICAS

25

CODIFICACION

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

2 - 25-

AlcaldíaMunicipal

SecretaríaDe Obras Públicas

República de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

CODIFICACIÓN DOCUMENTAL


CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

25-1 LICENCIAS 25-11 Licencias de Construcción

25-12 Licencias Uso Espacio Publico

25-13 Licencias funcionamiento locales


Oficina productora: Secretaría de Planeación y Obras Públicas



25-1 LICENCIAS

25-11 Licencias de Construcción•Solicitud•Proyecto y Planos•Escritura•Constancia y certificaciones•Conceptos técnicos•Recibos de Pago•Licencia (resolución)

2 25 X

25-12 Licencia Uso Espacio Público•Solicitud•Proyecto y Planos

1 X

DIRECCION GENERAL

SECRETARÍAGENERAL

SUBDIRECCIÓNREGISTROSSANITARIOS

SUB. MEDICAMENTOSY PRODUCTOSBIOLÓGICOS

Oficina AsesoraJurídica

Oficina de ControlInterno

Sub. ALIMENTOS YBEBIDAS

ALCOHOLICAS

Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

Comisión de Personal

Comité Coordinador delSistema de Control

Interno

Oficina de ControlInterno Disciplinario

DIRECCION GENERAL

SECRETARÍAGENERAL

SUBDIRECCIÓNREGISTROSSANITARIOS

SUB. MEDICAMENTOSY PRODUCTOSBIOLÓGICOS

Oficina AsesoraJurídica

Oficina de ControlInterno

Sub. ALIMENTOS YBEBIDAS

ALCOHOLICAS

Instituto Nacional de Vigilanciade Medicamentos y Alimentos

Comisión de Personal

Comité Coordinador delSistema de Control

Interno

100

103

110 120130 140


102

101

Ley 734 de 2002

Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002.

NORMAS

FUNCIÓN

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA PRODUCTORA

Identificación, conformacióny denominación de series

PROCESO DISCIPLINARIO

Denuncia Citación Versión libre Testimonios Pruebas documentales Auto de apertura o preclusión Testimonios y pruebas documentale Fallo

UNIDAD DOCUMENTAL

Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia

Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versión libre

Funcionario rinde versión libre sobre los hechos que se le imputan

Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o físicas

Si hay mérito, se expide auto de aperturaSe reaudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio

TRÁMITE


Identificación, conformacióny denominación de series

PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE:

Nepomuceno Reyes carrero

2004-04-28 - _______________

folios_____________

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE:

Eustacio Rodrígues

2004-04-28 - _______________

CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL

CODIFICACION DE SERIES

FONDO SECCIÓN Serie

100 - 101 - 01101


PROCESOS

DISCIPLINARIOS


CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:..........................................................


Entidad Productora: INVIMAOficina productora: Oficina de Control Interno Disciplinario

101.01 PROCESOS DISCIPLINARIOS-Denuncia-Citación-Declaración libre-Pruebas documentales-Auto de apertura-Pruebas documentales y testimonios-Fallo

IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD

Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CONCEJOMUNICIPAL

100



FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL

Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas.

Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos.

Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del Patrimonio ecológico y cultural del municipio. C.P. 313


FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL

De las sesiones de los Concejos y sus comisiones

permanentes, se levantarán actas que contendrán

una relación sucinta de los temas debatidos, de las personas

que hayan intervenido, de los mensajes leídos, las

proposiciones presentadas, las comisiones designadas y

las decisiones adoptadas. Decreto 2626 de 1994 - Art. 51






100.02 ACTAS100.02.01 ACTAS DE COMISIONES 2 20 X


ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR

EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD

Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD

- Disposiciones creación, cambios estructurales de la entidad

-Legislación y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creación y conservación de los documentos

-Manuales de Funciones por Dependencia-Organigrama Vigente-Acta de Comité de Archivo, avalando las TRD

-Manuales de Procesos y Procedimientos

ANEXOS

- Presentación de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia

TABLAS DERETENCIÓN

-Reseña Histórica Institucional-Metolología elaboración- Explicación formato tabla- Revisión y actualización TRD

INTRODUCCIÓN


APLICACIÓN DE LAS TRD


MODELOS DE TABLAS

DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL


DESPACHO ALCALDÍA

200


DE GOBIERNO210

SECRETARÍAHACIENDA

220

UMATA230


211


212UNIDAD

DE SALUD243

SECRETARIABIENESTAR

SOCIAL240

TESORERÍA221

UNIDAD DEEDUCACIÓN

241

CASA DELA CULTURA

242


Y OBRASPÚBLICAS

250


Funciones Despacho Alcaldía

Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, los

Decretos del gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del

Concejo

Conservar el orden público en el municipio, de

conformidad con la Ley y las instrucciones y órdenes

que reciba del Presidente de la República y del respectivo

Gobernador.


Dirigir la acción administrativa del municipio; representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.


Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones, presentarle informes generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que solo se ocupará de los temas y materias para los cuales fue citado.

Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y de presupuesto.

Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurídico.



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Despacho Alcaldía


200.01 DECRETOS 3 20 X

200.02 RESOLUCIONES 3 20 X

200.03 CIRCULARES200.03.01 Circulares Externas 1 5200.03.02 Circulares Internas 1



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Despacho Alcaldía


200.04 INFORMES200.03.01 Informes al Concejo 3 20 X

* Oficio remisorio

* Informe

* Anexos


DESPACHO ALCALDÍA

200


DE GOBIERNO210

SECRETARÍAHACIENDA

220

UMATA230


211


212UNIDAD

DE SALUD243

SECRETARÍA

BIENESTAR

SOCIAL

240

TESORERÍA221

UNIDAD DEEDUCACIÓN

241

CASA DELA CULTURA

242


Y OBRASPÚBLICAS

250


Funciones de la Secretaría General

y de Gobierno

Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno.

Asesorar jurídicamente al Alcalde y demás dependencias

en el trámite y procedimientos de asuntos jurídicos

relacionados con la administración.

Mantener el orden público interno, con el apoyo de las

autoridades de policía y los demás estamentos con

competencia y facultades.


Dirigir, controlar y apoyar la gestión que

desarrollan las Inspecciones de Policía

Reglamentar el funcionamiento de

establecimientos públicos en el municipio.

Adelantar el proceso de contratación

administrativa en coordinación con el Despacho

del Alcalde y las diversas dependencias de la

administración central.


Dirigir, coordinar y asesorar el manejo de la

información y archivo general de la

administración.

Diseñar los procedimientos para recibir,

organizar y distribuir la correspondencia

Fijar las políticas y mecanismos para el

aseguramiento de los bienes muebles e

inmuebles del municipio.



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría General y de Gobierno


210.01 ACTAS

2 20 X210.01.01 Actas de CONCEJO de Gobierno

210.02 PROGRAMAS

210.02.01 Programas para el mantenimiento delorden publico

2 10 X


Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales a que se refiere el D.L. 522 de 1971 y las contravenciones especiales definidas en el art. 1º de la L.23 de 1991.

Conocer en única instancia de las contravenciones comunes ordinarias de que trata el D.L. 1355 de 1970, a excepción de las que compete a la Policía Nacional.

FUNCIONES DE LA INSPECCIÓN DE POLICIA


Efectuar visitas e investigaciones en lo relacionado con fraude en pesas, medidas y procedencia de artículos de primera necesidad y casos de especulación y acaparamiento.

Conocer de las contravenciones contempladas en el D. 1136 de 1970 sobre protección social relacionada con la mendicidad, la vagancia, los enfermos mentales, y personas toxicómanas y alcoholizadas.

FUNCIONES DE LA INSPECCIÓN DE POLICIA

Formato Tabla de Retención DocumentalEntidad productora: MunicipioOficina productora: Inspección de Policía


211.02 CONTRAVENCIONES

211.02.01 Contravenciones Ordinarias

* Denuncia

* Citación

* Declaraciones* Resoluciones* Traslados

2 20


Funciones de Secretaría de Hacienda

Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas, ingresos y gastos del municipio.

Llevar y controlar la ejecución presupuestal y presentar los informes correspondientes.

Formular y proponer programas de recuperación de cartera, incentivos y beneficios impositivos.



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría de Hacienda


220.01 BALANCES 1 20220.01.01 Balance Anual

220.02 INFORMES220.02.01 Informes de

Ejecución Presupuestal

4 20



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría de Hacienda


220.02PROYECTO ANUALDE PRESUPUESTO


Administrar y controlar los recaudos a favor del tesoro municipal y salvaguardar su contabilización.

Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y ordenes de pago presentadas a cobro al municipio.

Presentar los informes sobre disponibilidad de fondos y exigibilidades a cargo de la tesorería.

Funciones de la Tesorería Municipal



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Tesorería Municipal


220.01 INFORMES220.01.01 Informes a orga_

nismos de control2 20

220.02 LIBROS DE TESORERIA

2 20 X



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Tesorería Municipal


221.03 ORDENES DE PAGO

* Solicitud del bien

* Cotización

* CDP

* comprobante deegreso

2 20


Coordinar y ejecutar programas de capacitación

de desarrollo agropecuario.

Realizar campañas de prevención, control y

tratamiento de enfermedades del sector pecuario

y agrícola

Funciones de la UMATA

Tabla de Retención Documental

Entidad productora: MunicipioOficina productora: UMATA


230.01 PROGRAMAS230.01.01 PAM

230.01.02 Programas de capacita_ción agrícola

* Programa* Memorias del curso

* Inscritos

* Certificados


Diseñar, coordinar y ejecutar planes, programas y proyectos tendientes a mejorar las condiciones y calidad de vida de la población en las áreas de educación, salud, vivienda, recreación y cultura.

Diseñar, promover y coordinar planes, proyectos y programas de capacitación y asesoría a la comunidad

Funciones de Secretaría de Bienestar Social

•.



Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretaría de Bienestar Social


240.01 PROGRAMAS240.01.01 Programas de

bienestar social


Llevar y mantener actualizado el registro de los

planteles educativos del municipio

Elaborar y presentar informes de resultados de

gestión y los programas desarrollados

Funciones de la Unidad de Educación




Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Unidad de Educación

241.01 REGISTRO PLAN_TELES EDUCATIVOS

2 10

241.02 INFORMES

241.02.01 Informes de Gestión

241.02.02 Informes Estadísticos


Desarrollar programas y actividades que permitan fomentar la práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física de la población del municipio...

( Estatutos del Instituto)

FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE

Formato Tabla de Retención DocumentalEntidad Municipio:Oficina productora: Instituto para la Recreación y el Deporte


100.01 PROGRAMAS100.01.01 Programación de

Recreación y Deporte

* Programación

* Invitaciones

* Lista de Inscritos

* Informe

Formato Tabla de Retención DocumentalEntidad Municipio: Universidad de.............Oficina productora: Programa de Ciencias de Información


100.01 PROGRAMAS100.01.01 Programación de

Recreación y Deporte

* Programación

* Invitaciones

* Lista de Inscritos

* Informe

Evaluación de TRD

Verificación de anexosConfrontación de cantidad de TRD presentadas con Oficinas reflejadas en el Organigrama y actos de creación enviadosRevisión de concordancia entre las funciones de la dependencia con las series identificadasVerificación de la correcta denominación de seriesVerificación de la conformación de series Revisión de tiempos de retención asigandos para Archivo de Gestión y Archivo Central Revisión de la disposicion final y lo consignado en el procedimiento

GRACIAS

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