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ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

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ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA

Informe final de las Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESAP LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTINEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ D.C. 2007

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CONTENIDO

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INTRODUCCIÓN I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1 1. ESCRIPCIÓN DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON DONDE SE REALIZARA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 2 1.1 SECRETARIA DE GOBIERNO 3 1.1.1 ESTRUCTURA SECRETARIA DE GOBIERNO 4 DISTRITAL 1.2 ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON 6 1.2.1 ESTRUCTURA DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON 6 2. OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 8 2.1 OBJETIVO GENERAL 8 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 8 2.3 RESULTADOS ESPERADOS 8 3. MARCO DE REFERENCIA 9 3.1 MARCO TEORICO 9 3.1.2 ARCHIVOS DE GESTIÓN 10 3.2 MARCO CONCEPTUAL 11 3.3 MARCO JURIDICO 16 3.3.1 CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA 16 3.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CODIGOS COLOMBIANOS 16 3.3.3 LEYES 17 3.3.4 DECRETOS 18

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3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 20 3.3.5 COBERTURA DE LA NORMA 22 4. METODOLOGIA 25 4.1 PASOS METODOLOGICOS 26 II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 5. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 29 5.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON 29 5.1.1 ALCALDE LOCAL 29 5.1.2 DESPACHO DEL ALCALDE LOCAL 32 5.1.3 JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL 33 5.1.4 GRUPO DE GESTION JURIDICA 34 5.1.5 INSPECCION DE POLICIA 35 5.1.6 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 37 6. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 39 6.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 41 6.2 COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 40 6.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVO DE GESTION 43 6.3.1 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DE

DOCUMENTAL 43 7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 44 7.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 44

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RECOMENDACIONES 71 CONCLUSIONES 72 BIBLIOGRAFIA 73 ANEXOS 75

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LISTA DE CUADROS Cuadro 1. Ciclo vital del documento 15 Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldías locales por orden alfabetico 45

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital 4

Figura 2. Organograma Alcaldía Local de Fontibón 6

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LISTA DE ANEXOS

A. ACUERDO No. 9 (Octubre 18 de 1995) 1

B. ACUERDO Nº 006 (Febrero 7 de 1996) 3

C. ACUERDO Nº 038 (septiembre 20 de 2002) 5

D. ACUERDO Nº 046 (mayo 5 de 2000) 12

E. ACUERDO Nº 039 ( octubre 31 de 2002) 16

F. DECRETO Nº 1382 ( agosto 18 de 1995) 20

G. FORMATO DE ENCUESTA 22

H. INFORMACIÓN GENERAL 23

I. CAPACITACIÓN 25

J. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 26

K. TRANSFERENCIAS 27

L. DISPOSICIÓN FINAL 28

M. FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 29

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INTRODUCCION

Para la elaboración de este trabajo se involucran una serie de procesos y mecanismos de investigación tanto al interior como exterior de la Alcaldía Local de Fontibón, haciendo el análisis, la identificación, la valoración y clasificación de los documentos producidos por la entidad como los que recibe cotidianamente de otras entidades al igual de los que recibe de la ciudadanía en general. Es por esto que la aplicación de las Tablas de Retención Documental conlleva al buen manejo documental garantizando la moralidad, celeridad transparencia y eficacia en la Administración Pública. Dada su importancia, el presente trabajo se dedicará al rediseño y aplicación de las Tablas de Retención Documental para la Alcaldía local de Fontibón, básicamente referido a la Ley General de Archivos (594 de 2000) y al Acuerdo número 39 de 2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. 1 Por tal motivo, de una parte, los Archivos hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, y de otra, facilita a la comunidad el control de las decisiones que la afectan. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura porque resultan imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, y pasada su vigencia, dichos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. De conformidad con la Ley 594 de 2000, se entiende por ARCHIVO el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública en el transcurso de su gestión y conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce. Se entiende por función archivística la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación, la historia y la cultura en general. El Archivo General de la Nación, suprema autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación. La conceptualización que aquí se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, de las Tablas de retención Documental, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos. 1 Reglamento General de Archivos ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

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Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación, de las Tablas de Retención Documental de acuerdo con las particularidades del desarrollo de la gestión documental en la Alcaldía Local de Fontibón. Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley, es una orientación para la aplicación de las tablas de Retención Documental tomando como base el instructivo de aplicación que se encuentra. En el capítulo cinco del presente trabajo.

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I PARTE

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

La practica Administrativa resulta relevante dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos como la interlocución constante entre la sociedad civil y los gestores de lo público, donde se hace necesario la interpretación de la Alcaldía local de Fontibón frente a los nuevos retos de la Administración Pública que se tienen ante los ciclos documentales es decir: la creación, el procesamiento técnico, o almacenamiento y la difusión de la información. Por esto es necesario estandarizar la producción de documentos desde las Tablas de Retención Documental para regular el sistema interno del archivo de la Alcaldía Local de Fontibón en esperas de lograr un eficiente y efectivo manejo a toda la documentación producida como la que se recibe de manera regular, de forma tal que de cumplimiento a la política archivista del país, estipulada en la Ley 594 de 2000 (ley de archivos) y la normatividad que se encuentra en vigencia.

1. DESCRIPCIPON DE LA LOCALIDAD NOVENA DE FONTIBON DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA2

2 AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogotá en veinte fragmentos U.J.T.L

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Una localidad es una división política, administrativa y territorial municipal, con competencias claras y criterios de financiación y aplicación de recursos, creada por el Concejo Municipal a iniciativa del alcalde respectivo, con el fin atender de la manera más eficaz las necesidades de esa porción del territorio. Bogotá inició su camino a la definición de sus localidades cuando mediante Acuerdo 26 de 1972 se dividió de acuerdo con la población que tenía en el momento en 18 localidades; más adelante, en 1987 mediante Acuerdo 08 de ese año se dividió en 19 y por último mediante Acuerdo 02 de 1992 en 20 localidades así: 1. Usaquén, 2. Chapinero, 3. Santafé, 4. San Cristóbal, 5. Usme, 6. Tunjuelito, 7. Bosa, 8. Kennedy, 9. Fontibón, 10. Engativa, 11. Suba, 12. Barrios Unidos, 13. Teusaquillo, 14. Mártires, 15. Antonio Nariño, 16. Puente Aranda, 17. Candelaria, 18. Rafael Uribe, 19. Ciudad Bolívar y 20. Sumapaz.

Fontibón deriva su nombre del vocablo indígena Huntia que significa, “poderoso capitán”, luego se llamó Hontibón, Ontibón y Fontibón. El nombre original fue dado por el cacique Hyntiba quien estaba supeditado al zipa que tenía su residencia en Bacatá. La población que dirigía el cacique Hyntiba estaba en una de las áreas más importantes de la sabana debido a su número de miembros. Fontibón fue codiciado por Don Gonzalo Jiménez de Quesada quien lo solicitó para sí ante el Rey; también fue requerido de manera exhaustiva por don Pedro de Colmenares el primero que construyó casa de tapia y teja de barro, hacia 1560.

Hacia 1594 llegan a la zona los padres franciscanos. En 1599 el arzobispo Loboguerrero ordena desterrar a 80 sacerdotes chibchas; en 1606 se inicia una campaña de catequización a la población indígena y se prohibe bajo pena de excomunión a blancos, mestizos y mulatos, la consulta a chamanes.

En 1608 celebran por primera vez en la Nueva Granada la fiesta del “Corpus Cristi” que se continúa guardando hasta nuestros días. Fontibón fue epicentro del choque de dos culturas, la española, monoteísta y la chibcha, politeísta. De ese encuentro surgieron los valores religiosos que marcan la idiosincrasia mestiza de nuestra gente. El oidor don Francisco de Anuncibay construyó un puente para unir a Fontibón con Santa Fe. Según el decir de las gentes ese puente se construyó para facilitar el paso del oidor en sus visitas a su novia, doña Jerónima de Olaya.

Más tarde, durante la colonia y gran parte de la república, se construyó una vía de tierra con el fin de unir a Fontibón con la capital, conocida hoy como la calle 13, o “Avenida Jiménez” principal arteria entre el oriente y suroccidente de la capital.

La ubicación del poblamiento principal de Fontibón era la misma de la actual población en el contorno de la plaza y la iglesia y de sus capitanías hacia el norte (hoy barrios Azul y Capellanía) y sobre el camino a Engativá y otras hacia Puente Grande.

Fontibón se formó a nivel de 13 capitanías que posteriormente tomaron el nombre de parcialidades y luego veredas. Debido a esta distribución se dificultaba el proceso de adoctrinamiento por lo cual se agruparon en un solo poblamiento llamado nuevo pueblo de indios. Este poblamiento pasó a ser doctrina y curato, luego parroquia de blancos, Distrito Parroquial, Municipio y finalmente ciudadela anexa a Bogotá.

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El 17 de diciembre de 1954 con la creación del Distrito Especial de Bogotá, se anexaron a Bogotá seis municipios circunvecinos entre ellos Fontibón, quedando así el parroquial Fontibón de 1930 y 1945 incorporado a la ciudad.

El Acuerdo 26 de 1972 crea dieciséis Alcaldías Menores del Distrito Especial de Bogotá, pasando Fontibón a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcaldía Menor de Fontibón, administrada por el Alcalde Menor correspondiéndole como nomenclatura el número 9, con límites determinados, y siendo ratificada mediante el Acuerdo 8 de 1977.

En 1986 se legalizaron once barrios residenciales y desarrollos industriales localizados entre la Avenida del Centenario y el Río Bogotá. Posteriormente, la Constitución de 1991 le da a Bogotá el carácter de Distrito Capital; en 1992 la Ley 1a reglamenta las funciones de las Junta Administradora Local, de los Fondos de Desarrollo Local y de los Alcaldes Locales, y determino la asignación presupuestal. Mediante los acuerdos 2 y 6 de 1992, el Concejo Distrital, definió el número, la jurisdicción y las competencias de las JAL.

Bajo esta normativa, se constituyó la localidad de Fontibón, conservando sus límites y nomenclatura, administrada por el Alcalde Local y la Junta Administradora Local, con un total de nueve Ediles.

Finalmente, el Decreto - Ley 1421 determina el régimen político, administrativo y fiscal bajo el cual operan hasta hoy las localidades del distrito.

1.1 SECRETARIA DE GOBIERNO

La Secretaría General fue creada por el Decreto Ley 3133/68, “Por el cual se reforma la organización administrativa del distrito especial de Bogotá”, normativa que hizo parte de la conocida Reforma Administrativa del 68. Sin embargo, no le otorgó funciones específicas diferentes a la Secretaría de la Junta Asesora y de Contratos. Posteriormente, su estructura interna fue adoptada y modificada en múltiples ocasiones por decreto distrital.3 1.1.1 Estructura de la Secretaría de Gobierno Distrital De conformidad con el Estatuto Orgánico de Bogotá, Decreto Ley 1421/93, su estructura esa determinada por el Decreto 539 DE 2006 Por el cual se determina el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones. En su artículo tercero determina:

Artículo 3. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones y objetivo, la estructura organizacional de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital será la siguiente:

Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital

3. Alcaldía Mayor de Bogotá (Secretaría Distrital de Gobierno)

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Fuente. SECRETARÍA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co Decreto 539 de 2006

1.1. Alcaldías Locales

1.2. Oficina de Asuntos Disciplinarios

1.3. Oficina de Control Interno

1.4. Oficina Asesora de Jurídica

1.5. Dirección de Gestión Humana

1.6. Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico

1.7. Dirección de Prevención y Atención de Emergencias

1.8. Consejo de Justicia

2. Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano

2.1. Dirección de Apoyo a Localidades

2.2. Dirección Ejecutiva Local

3. Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana

3.1. Dirección de Seguridad

3.2. Dirección de Derechos Humanos y Apoyo a la Justicia

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3.3. Dirección de la Cárcel Distrital

4. Subsecretaría de Planeación y Gestión

4.1. Dirección de Planeación y Sistemas de Información

4.2. Dirección Administrativa

4.3. Dirección Financiera

1.2 ALCALDÍA LOCAL DE FONTIBÓN Fontibón toma el nombre de localidad bajo lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972 pasando este a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcaldía Menor de Fontibón siendo catalogada como la localidad novena (9ª) de dieciséis que ocupaban en ese momento el Distrito Capital, as í como la posterior creación e inclusión de las otras cuatro localidades completando así las actuales veinte localidades que conforman el Distrito Capital, siendo ratificada mediante el Acuerdo 8 de 1977. Es solo hasta la Ley 1ª de 19924 que se le da a Bogotá el carácter de Distrito Capital, se establecen las funciones de las Juntas Administradoras Locales, de los Fondos de Desarrollo Local, de los Alcaldes Locales y determina las asignaciones presupuestales necesarias mediante los Acuerdos 2 y 6 de 1992, el Concejo Distrital, definió el número, la jurisdicción y las competencias de las JAL. 1.2.1 Estructura de la Alcaldía Local de Fontibón Según lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972 y la ley 1ªde 1992, esta determinada de la siguiente manera: Figura 2. Organigrama Alcaldía Local de Fontibón.

4 Ley 1ª de 1992 Por la cual se provee a la organización y funcionamiento de las JAL y demás disposiciones.

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Alcalde Local de Fontibón

Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera

Coordinación de Gestión Normativa y Jurídica

Consejo Local de Gobierno

Consejo Local de Planeación

Junta Administradora

Local

Asesoría de Obras

Secretaria General de Inspecciones

Divulgación y Prensa

Presupuesto

Fondo de Desarrollo Local

Planeación

Secretaria de Despacho

Asesoría Jurídica

Jurídica

Almacén

Contabilidad Centro de Atenciòn al Ciudadano

Archivo, Radicación y

Correspondencia

Gestion AmbientaL

Sistemas

Fuente: Secretaria de Despacho ALF

1. Despacho del Alcalde Local

1.1 Concejo Local de Gobierno

1.2 Concejo Local de planeación

1.3 Divulgación y prensa

1.4 Secretaria de Despacho

2. Junta Administradora Local

3. Coordinación Administrativa y Financiera

3.1 Oficina de Planeación Local

3.2 Gestión Ambiental

3.3 Centro de Atención al Ciudadano

3.4 Archivo, Radicación y Correspondencia

3.5 Fondo de Desarrollo Local

3.5.1 Presupuesto

3.5.2 Contabilidad

3.5.3 Almacén

3.5.4 Jurídica

3.5.5 Sistemas

4. Coordinación de Gestión Normativa y Jurídica

4.1 Asesoría de obras

4.2 Secretaría General de Inspecciones

4.3 Asesoría Jurídica

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La aplicación de las Tablas de Retención Documental es de vital importancia en cada una de las dependencias de la Alcaldía Local de Fontibón, puesto que deben cumplir de manera permanente con los procesos de identificación, valoración, selección y eliminación documental, entre otros. Así se logrará un mayor control sobre todos los documentos producidos como también el ahorro de tiempo en la búsqueda y ubicación de los documentos. Esta práctica pretende contribuir a que la gestión documental sea asimilada por cada uno de los funcionarios de la entidad de una manera sencilla y eficaz respondiendo así a los desafíos de la archivística moderna.

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1 General Elaborar el estudio técnico para actualizar y aplicar las Tablas de Retención Documental para la Alcaldía Local de Fontibón en concordancia con los procesos adelantados por el Archivo General de la Nación. 2.2. Específicos 2.2.1 Elaborar el diagnóstico documental de la Alcaldía Local de Fontibón. 2.2.2 Rediseñar y aplicar las tablas de Retención Documental en cada una de las

dependencias en que se divide la Alcaldía Local de Fontibón. 2.2.3 Elaborar el instructivo para la puesta en marcha de las Tablas de Retención

Documental. 2.2.4 Recopilar la normatividad relacionada con la producción documental para su

aplicación en el archivo de gestión de la Alcaldía Local de Fontibón. 2.3 Resultados Esperados Se aspira que la actualización de las Tablas de Retención Documental proporcione los mecanismos de integración, participación y mejoramiento del área de Archivo, este proceso será la herramienta base para establecer un plan de contingencia que tenga como meta la actualización del sistema de información de la Alcaldía Local de Fontibón. Arrojando como producto:

• La Promoción de la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

• Clasificación de la documentación producida por cada dependencia de la Alcaldía Local de Fontibón.

• Facilitar el control respecto a la producción y trámite documental. • Selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO TEÓRICO De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nación, indica que: "Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos." La elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental es una labor que como la norma lo indica, todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar también en cualquier otra organizac ión sin importar su naturaleza orgánica-funcional. La categorización de los Archivos, atendiendo a su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

• Archivo General de la Nación • Archivo General del Departamento • Archivo General del Municipio • Archivo General del Distrito

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de Entidades del Orden Nacional b) Archivos de Entidades del Orden Departamental c) Archivos de Entidades del Orden Distrital d) Archivos de Entidades del Orden Metropolitano e) Archivos de Entidades del Orden Municipal f) Archivos de Entidades de Orden Local g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los

desarrolle. Los Archivos según la organización del Estado. a) Archivos de la Rama Ejecutiva b) Archivos de la Rama Legislativa c) Archivos de la Rama Judicial d) Archivos de los Organismos de Control e) Archivos de los Organismos Autónomos. 3.1.2 Archivos de Gestión

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El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Funciones del Archivo de Gestión Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran: ♦ Organizar y conservar la documentación en trámite. ♦ Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales. ♦ Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Archivo Central y las

oficinas de Planeación de la entidad. ♦ Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión. ♦ Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas

expuestas. ♦ Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el

Comité de Archivos.

Importancia de los Archivos de Gestión ♦ Fuente de consulta para la toma de decisiones. ♦ Fuente para testimoniar acciones. ♦ Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total). ♦ Gestor de la modernización administrativa. Dada la importancia en la organización de los archivos de gestión dentro de un sistema institucional de archivos, se hace necesario, antes de abordar el proceso de aplicación de la tabla de retención documental en la Alcaldía Local de Fontibón, es necesario observar algunas consideraciones generales sobre este instrumento.

3.2 MARCO CONCEPTUAL5

5 Los términos precedidos por un asterisco (*) no están incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en él, se emplean con alcances diferentes

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Mediante la Ley 594 de 2000 se dictó el Estatuto General de Archivos con el objeto de establecer las reglas y principios que orientan la función archivística del Estado, cuyo ámbito de aplicación comprende la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos señalados en las misma Ley. Así, los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo Privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

*Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

*Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución. Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

*Asiento: Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

*Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.(ver figura 3)

*Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Comité Asesor: Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.

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Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos y con la evaluación de las TRD.

Comité Evaluador de Documentos del Departamento: Órgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retención Documental de los organismos del orden departamental.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

*Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.

*Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

*Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

*Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

*Documento Facilitativo: Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.

*Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

*Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

*Disposición final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística.

Eliminación de documentos: (Art. 25 del Reglamento General de Archivos) Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,

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legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

*Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

*Pieza Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

*Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Registro de Entrada: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.

*Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo.

*Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

*Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.

*Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Las Tablas de Retención, pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas

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hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.

Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.

*Tipo documental: Unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).

Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad Archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.

Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

*Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

Cuadro 1. Ciclo Vital del documento

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

üHistóricoüCultural

üInvestigaciónüCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

üAdministrativoüLegalüFiscalüContableüTécnico

Valores Primarios

Valores secundarios

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

Fuente: Archivo General de la Nación.

En el ciclo vital del documento, se aprecia las etapas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina -Archivo de Gestión-, y su conservación temporal - Archivo Central-, hasta su eliminación o integración a un Archivo Permanente -Archivo Histórico-.

3.3 MARCO JURÍDICO

“La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor.

La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter de bien cultural de los archivos históricos.

El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente ligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propios orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y más exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del concepto mismo del poder público”.6

Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el 6 Jorge Palacios Preciado Director Archivo General de la Nación de Colombia

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derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país.

La normatividad correspondiente a la Administración de Archivos, para su posterior desarrollo, esta determinada por las siguientes normas archivísticas especificas.

3.3.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA (Artículo 15) derecho a la intimidad, (Artículo 23) derecho a la información, (Artículo 72) El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado, (Artículo 74) acceso libre a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.

3.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CÓDIGOS COLOMBIANOS

Código de Procedimiento Civil: Artículos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268,269, 272, 273, 279, 281, 282.

Código Penal: Artículos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294, 309, 192, 194

Código Procedimiento Penal: Artículos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275

Código Contencioso Administrativo: Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110

Código de Comercio: Artículos 19,27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69,70, 619

Código Sustantivo del Trabajo: Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489

3.3.3 LEYES

LEY 4 DE 1993 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios. LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas. LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE 1959 Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos. LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clínicas.

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LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor. LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. LEY 31 de 1992 (Art.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República. LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa. LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios públicos. LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ). LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95). LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas T.R.D. LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21). LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22).

3.3.4 DECRETOS Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio.

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Decreto 3354 de 1954 Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115) Decreto 1260 de 1970 Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5) Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Art. 633) Decreto 1798 de 1990 Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33) Decreto 2126 de 1992 Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51) Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96) Decreto 2620 de 1993 Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 2649 de 1993 Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134) Decreto 855 de 1994 Contratación Pública (Artículo 3) Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11) Decreto 1584 de 1994 Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995 Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).

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Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62) Decreto 1094 de 1996 Facturas Electrónicas. Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1725 de 1997 División de documentos DIAN. (Artículo 54) Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 información laboral empleados). Decreto 254 de 2000 Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional (Artículo 39) Decreto 2170 de 2002 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Decreto 190 de 2003 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”. Decreto 1145 de 2004 Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12) Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa. Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 4124 de 2004 Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Decreto 1227 de 2005 Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios. Decreto 564 de 2006 Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (Art.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanística otorgada). 3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de junio de 1994.

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Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prórroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los organismos nacionales.

Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

Acuerdo 08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación.

Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación, ordenado por el Decreto 1382 de 1995

Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 12 de 1995 Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 “Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Integración Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 “Reglamento General de Archivos” Órganos de Dirección, Coordinación y Asesorías

Acuerdo 027-2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994

Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, Reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 41 de 2002 Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

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Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 47 de 2000 Desarrolla el artículo 43 del capítulo V Acceso a los Documentos del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos “Restricciones por razones de Conservación”.

Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de documentos...”del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”

Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artículo 49 del título VII “Conservación de documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo”

Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artículo 45 “Requisitos para la Consulta”, del capítulo 5 “Acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

Acuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de 2000

3.3.6 COBERTURA DE LA NORMA

Rama Ejecutiva

Del sector central Presidencia de la República Vicepresidencia de la República Ministerios Empresas Industriales y Comerciales del Estado Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica

Del sector descentralizado por servicios Empresas Sociales del Estado Empresas Oficiales de Servicios Públicos Domiciliarios Institutos Científicos y Tecnológicos Sociedades Publicas Sociedades de Economía Mixta Entidades Administrativas Nacionales con Personería Jurídica, Autonomía Administrativa y Patrimonio propio

Rama legislativa

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Congreso de la República Senado de la República Cámara de Representantes Asambleas Departamentales Consejos Municipales

Rama Judicial

Fiscalía General de la Nación Consejo Superior de la Judicatura Jurisdicción Ordinaria Corte Suprema de Justicia Tribunales Superiores de Distrito Judicial Juzgados

Jurisdicción Contencioso-Administrativa Consejo de Estado Tribunales Administrativos Juzgados Administrativos Jurisdicción Constitucional Corte Constitucional Jurisdicciones Especiales Jurisdicción Especial para los Pueblos Indígenas Jurisdicción de Paz

Ministerio Puúblico

Procuraduría General de la Nación Procuradurías Regionales Procuradurías Departamentales Procuradurías Distritales Defensoría del Pueblo Personerías Municipales

Órganos de Control Fiscal

Contraloría General de la República Contraloría Departamentales Contralorías Distritales y Municipales Contaduría General de la Nación Auditoria General de la República

Organización Electoral

Consejo Nacional Electoral Registraduría Nacional del Estado Civil Delegaciones Departamentales Registradurías Distritales y Municipales

Organización Territorial

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Departamentos Municipios Distritos Territorios Indígenas Entidades descentralizadas locales

4. METODOLOGÍA La metodologia a seguir se encuentra en concordancia con el manual de Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales del Archivo General de la Nación, con El decreto 1382 de 1995, que establece la obligatoriedad de las entidades del orden nacional, del nivel central, de presentar las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación entidad creada mediante la Ley 80/89, como ente rector de la política archivística a nivel nacional. La Ley 594 de 2000, que establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del estado, de “elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”. Desarrollado por el Acuerdo número 39 de 2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

La Circular 001 de 2001 del Archivo General de la Nación, donde establece como plazo máximo para la presentación de las Tablas de Retención Documental, al ente respectivo, noviembre de 2002. En concordancia con esta norma, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, expidió la circular 041 de 2001. Con base en lo anteriormente señalado se pretende; establecer parámetros para la producción de documentos y rediseñar un programa institucional de gestión documental, mediante el establecimiento de lineamientos internos para la generación, manejo y control de los documentos, que permitirá una mayor organización tanto del archivo de gestión como del archivo inactivo.

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La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la Alcaldía Local de Fontibón como entidad productora y receptora de documentos , con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.

4.1 Pasos metodológicos7

En la elaboración de las TRD se contemplan cinco etapas:

1. Investigación preliminar de la Alcaldía Local de Fontibón.

Haciendo énfasis en la relación que tiene cada dependencia con la producción y recepción documental. Destacándose la recolección como el análisis de la información.

2. Compilación de la información institucional

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la Alcaldía Local de Fontibón (decretos, acuerdos, resoluciones.) como entidad que se encuentra a cargo de la Secretaria Distrital de Gobierno.

Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.

3. Revisión de las oficinas productoras de la información

Identificación y definición de unidades documentales.

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

Identificación de valores primarios de la documentación.

Interpretación de la información recolectada

Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

7Acuerdo 39 de 2002 Archivo General de la Nación

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4. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

- Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD se presentaran acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración que aseguren su comprensión y aplicación.

Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Alcaldía Local de Fontibón.

Ya elaboradas las tablas de retención Documental se debe hacer su difusión indicando:

• Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

• Instructivo para su aplicación

• Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

5. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. La unidad de Archivo de la Alcaldía Local de Fontibón establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificac iones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Alcaldía y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

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II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

5. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

En concordancia con el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo General de la Nación y la metodología propuesta en este documento encaminado al objetivo primordial de

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esta practica administrativa como es; Elaborar el estudio técnico para actualizar y aplicar las Tablas de Retención Documental para la Alcaldía Local de Fontibón. Se identificaron las dependencias de la Alcaldía Local de Fontibón, así como cada uno de los grupos de trabajo insertados en la estructura administrativa basados en la Resolución 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretaría de Gobierno de Bogotá. Se logró recopilar toda la normatividad vigente en el tema de gestión documental como lo concerniente a las Tablas de Retención Documental. Seguidamente se procedió a realizar el instructivo con el cual será de mayor facilidad, el manejo de la información por cada uno de los funcionarios de la Alcaldía; Con esto se obtendrán óptimos resultados a la hora de involucrar a la Alcaldía Local de Fontibón en los procesos de gestión documental basados en las directrices impartidas por el Archivo General de la Nación como el de las normas Distritales estipuladas por el Archivo de Bogotá. Durante el proceso de esta práctica administrativa se detectaron dificultades relacionadas con la gestión documental, ya que la Alcaldía Local de Fontibón no cuenta hasta el momento con el comité de Archivo, encargado de formular las directrices a seguir por cada una de las dependencias de la entidad. Esta falencia no permite tener los lineamientos necesarios frente a la entrega de documentos que se realiza de manera periódica al Archivo Central como tampoco ha permitido la generalización de conceptos archivísticos ni la debida implementación de las Tablas e Retención Documental. Para la presentación de las Tablas de Retención documental en la Alcaldía Local de Fontibón es necesario conocer detalladamente el manual de funciones de cada una de sus dependencias, a continuación se presenta esta información para acercarse al esquema que maneja la Alcaldía como entidad directamente dependiente de la Secretaría de Gobierno Distrital. 5.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON

5.1.1 Acalde Local Corresponde al Alcalde Local el ejercicio de las atribuciones que le confiere el artículo 86 del Decreto Ley 1421 de 1993 y demás que le asignen la Constitución, la Ley 1 de 1992, la Resolución 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretaría de Gobierno de Bogotá; Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Secretaría de Gobierno de Bogotá, D.C. Son atribuciones del Alcalde Local:

• Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, las demás normas nacionales aplicables, los acuerdos Distritales y locales y las decisiones de las autoridades Distritales.

• Reglamentar los respectivos acuerdos locales.

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• Cumplir las funciones que les fijen y deleguen el Concejo, el Alcalde Mayor, las juntas administradoras locales y otras autoridades Distritales.

• Coordinar la acción administrativa del Distrito en la localidad. • Propender por la tranquilidad y seguridad ciudadanas conforme a las

disposiciones vigentes , contribuir a la conservación del orden público en su localidad y con la ayuda de las autoridades nacionales y Distritales, restablecerlo cuando fuere turbado.

• Vigilar el cumplimiento de las normas vigentes sobre el desarrollo urbano, uso del suelo y reforma urbana. De acuerdo con éstas mismas normas expedir o negar los permisos de funcionamiento que soliciten los particulares.

• Dictar los actos y ejecutar las operaciones necesarias para la protección, recuperación y conservación del espacio público, el patrimonio cultural arquitectónico e histórico, los monumentos de la localidad, los recursos naturales y el ambiente, con sujeción a la ley, a las normas nacionales aplicables y a los acuerdos Distritales y locales.

• Conceptuar ante el Secretario de Gobierno sobre la expedición de permisos para la realización de juegos, rifas y espectáculos públicos en la localidad.

• Conocer de los procesos relacionados con violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo e imponer las sanciones correspondientes.

• Expedir los permisos de demolición en los casos de inmuebles que amenazan ruina, previo concepto favorable de la entidad Distrital de planeación.

• Vigilar y controlar la prestación de servicios, la construcción de obras y el ejercicio de funciones públicas por parte de las autoridades Distritales o de personas particulares.

• Ejercer de acuerdo con la ley, el control de precios, pesas y medidas y emprender las acciones necesarias para evitar o sancionar el acaparamiento y la especulación.

• Expedir los actos, realizar las operaciones y suscribir los demás documentos que fueren necesarios para garantizar la ejecución de las apropiaciones de los presupuestos de los fondos locales y de los contratos que con base en los mismos se hubieren celebrado.

• Ordenar el pago de las obligaciones adquiridas por el fondo, encargándose de tramitar ante la Tesorería Distrital las cuentas de cobro a que hubiere lugar para la obtención de los desembolsos respectivos.

• Tramitar, celebrar y ejecutar de los convenios ínter-administrativos que requieran los Fondos de Desarrollo Local para la ejecución de su presupuesto, independientemente de su objeto o cuantía.

• Tramitar, adjudicar, firmar y ejecutar los contratos y convenios necesarios para la recepción, administración y entrega de las plazas de mercado e instalaciones deportivas.

• Tramitar, Expedir y firmar ordenes de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuantía prevista por el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993.

• Tramitar, seleccionar y celebrar contratos cuya cuantía, según lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, permita la contratación directa.

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• Tramitar de las licitaciones o concursos públicos, su adjudicación y celebración de los respectivos contratos cuando la cuantía no exceda los dos mil (2000) salarios mínimos legales mensuales.

• Informar mensualmente a la Secretaría de Gobierno los trámites que se adelanten y los contratos que se celebren.

• Dirigir, coordinar, controlar y asesorar las actividades que de acuerdo con los objetivos del Fondo de Desarrollo Local, deban cumplir los empleados adscritos a él.

• Coordinar, dirigir y controlar todo lo concerniente al proceso presupuestal y contable del Fondo de Desarrollo Local, presentando a la Junta Administradora Local los proyectos que ésta deba adoptar, conforme a las normas vigentes.

• Controlar la correcta ejecución del presupuesto asignado al Fondo de Desarrollo Local.

• Coordinar el buen funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local, velando por la seguridad y correcta destinación de los bienes adquiridos.

• Autorizar con su firma la correspondencia, informes, actas y demás documentos que se generen en el Fondo de Desarrollo Local, de acuerdo con la reglamentación interna y las disposiciones vigentes.

• Propender porque el personal adscrito al Fondo de Desarrollo Local, cumpla cabalmente con sus funciones, reglamentos y disposiciones vigentes .

• Propender por la implantación y aplicación del Manual de Control Interno que regule las actividades del Fondo de Desarrollo Local.

• Atender oportunamente los informes y requerimientos que respecto del Fondo de Desarrollo Local, solicite la Junta Administradora Local.

• Informar al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., sobre las irregularidades que se presenten en ejercicio de las actividades del Fondo de Desarrollo Local.

• Informar a la Dirección de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría de Gobierno sobre las posibles faltas disciplinarias en que incurran los empleados a su cargo.

• Expedir y autenticar las certificaciones y copias solicitadas por Fondo de Desarrollo Local.

• Dirigir, coordinar y supervisar los empleados ubicados en la localidad y el desempeño de estos y propender por el adecuado cumplimiento de las funciones asignados a estos.

• Participar en los procesos de selección, administración y desarrollo de personal a su cargo, conforme a las disposiciones que regulan la carrera administrativa y la administración de personal de la Secretaría.

• Responder por la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la entidad, en el área de su desempeño.

• Dirigir la atención oportuna de las acciones de tutela, cumplimiento, populares y derechos de petición que sean de su competencia.

• Propiciar la aplicación de indicadores de gestión, estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control de los procesos a cargo de la dependencia.

• Orientar la elaboración y actualización del manual de procedimientos de la dependencia en concordanc ia con las directrices que se establezcan para tal fin.

• Propiciar la cultura del autocontrol en la dependencia a su cargo.

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• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

5.1.2 Despacho del Alcalde Local

• Coordinar las audiencias, reuniones, eventos demás compromisos oficiales que el Alcalde Local deba atender, así como llevar la agenda correspondiente de conformidad con las instrucciones por él impartidas.

• Transcribir la correspondencia y documentación que se origine en el despacho de la Alcaldía Local.

• Comunicar telefónicamente al Alcalde Local con las personas que sean requeridas por éste y recibir, registrar y comunicar las llamadas y mensajes que se hagan a su despacho.

• Tomar los dictados que el Alcalde Local requiera y preparar la correspondencia de acuerdo con las instrucciones que reciba sobre el particular.

• Radicar y distribuir la correspondencia preparada y recibida en el despacho del Alcalde Local de conformidad con el sistema o procedimientos establecidos sobre el particular.

• Tramitar para la firma del Alcalde Local de la dependencia, la correspondencia y demás documentos recibidos en el despacho.

• Organizar y administrar el archivo oficial del despacho del Alcalde Local, de acuerdo con las normas, manuales, métodos y procedimientos establecidos sobre el particular.

• Atender e informar al público sobre los asuntos y trámites propios de despacho del Alcalde Local, de conformidad con las instrucciones y recomendaciones que reciba sobre el particular.

• Llevar el control periódico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar las necesidades reales de los mismos y preparar y solicitar oportunamente los requerimientos correspondientes.

• Informar al Alcalde Local, oportunamente, sobre inconsistencias e irregularidades observadas en relación con los asuntos, elementos o documentación encomendada o que se tramite en la dependencia.

• Propender por la buena organización, orden y presentación del despacho de la Alcaldía Local y la atención oportuna de los servicios administrativos internos que éste requiera.

• Manejar los programas de informática instalados en la dependencia. • Llevar a cabo el control interno sobre las funciones propias del cargo. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la

naturaleza del cargo.

5.1.3 Junta Administradora local

La Constitución Nacional y El Decreto 1421 asignan funciones a los Ediles como representantes de los diferentes sectores de la Localidad ante las autoridades

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gubernamentales. El Artículo 69 del Estatuto del Distrito Capital establece las funciones de los miembros de las JAL:

“ARTICULO. 69.- Atribuciones de las juntas. De conformidad con la Constitución, la ley, los acuerdos del concejo y los decretos del alcalde mayor, corresponde a las juntas administradoras:

• Adoptar el plan de desarrollo local en concordancia con el plan general de desarrollo económico y social y de obras públicas y el plan general de ordenamiento físico del distrito, previa audiencia de las organizaciones sociales, cívicas y populares de la localidad.

• Vigilar y controlar, la prestación de los servicios distritales en su localidad y las inversiones que en ella se realicen con recursos públicos.

• Presentar proyectos de inversión ante las autoridades nacionales y distritales encargadas de la elaboración de los respectivos planes de inversión.

• Aprobar el presupuesto anual del respectivo fondo de desarrollo, previo concepto favorable del consejo distrital de política económica y fiscal, y de conformidad con los programas y proyectos del plan de desarrollo local. En ningún caso el valor de cada una de las apropiaciones podrá ser inferior al monto de cien (100) salarios mínimos mensuales legales. No podrán hacer apropiaciones para la iniciación de nuevas obras mientras no estén terminadas las que se hubieren iniciado en la respectiva localidad para el mismo servicio.

• Cumplir las funciones que en materia de servicios públicos, construcción de obras y ejercicio de atribuciones administrativas les asignen la ley y les deleguen las autoridades nacionales y distritales.

• Preservar y hacer respetar el espacio público. En virtud de esta atribución podrán reglamentar su uso para la realización de actos culturales, deportivos, recrea-cionales o de mercados temporales y ordenar el cobro de derechos por tal concepto, que el respectivo fondo de desarrollo destinará al mejoramiento del espacio público de la localidad, de acuerdo con los parámetros que fije el concejo distrital.

• Promover la participación y veeduría ciudadana y comunitaria en manejo y control de los asuntos públicos.

• Presentar al concejo distrital proyectos de acuerdo relacionados con la localidad que no sean de la iniciativa privativa del alcalde mayor.

• Vigilar la ejecución de los contratos en la localidad y formular ante las autoridades competentes las recomendaciones que estimen convenientes para el mejor desarrollo de esos contratos. En ejercicio de esta función los ediles podrán solicitar y obtener los informes y demás documentos que requieran.

• Promover las campañas necesarias para la protección y recuperación de los recursos naturales y del medio ambiente en la localidad.

• Solicitar informes a las autoridades distritales, quienes deben expedirlos dentro de los diez (10) días siguientes. Su omisión injustificada constituye causal de mala conducta.

• Participar en la elaboración del plan general de desarrollo económico, social y de obras públicas.

41

• Ejercer la veeduría que proceda sobre los elementos, maquinaria y demás bienes que la administración distrital destine a la localidad.

• Ejercer las demás funciones que les asignen la Constitución, la ley, los acuerdos distritales y los decretos del alcalde mayor.”

5.1.4 Grupo de Gestión Jurídica

• Estudiar, tramitar y sustanciar los procesos relacionados con violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo de competencia del Alcalde Local.

• Proyectar los actos administrativos relacionados con la violación de las normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana cuya competencia es del Alcalde Local para su aprobación y refrendación.

• Asesorar al Alcalde Local en los asuntos relacionados con la violación de las normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana, construcción de obras y urbanismo.

• Contestar y elaborar la correspondencia de acuerdo a lo señalado por el Alcalde Local.

• Realizar las visitas y/o diligencias que le sean encomendadas por el superior inmediato relacionadas con la violación de las normas relacionadas con el desarrollo urbano y reforma urbana.

• Atender al público personal y telefónicamente suministrando información y orientación requerida.

• Responder por los trabajos asignados y preparar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad que le sean requeridas.

• Desarrollar métodos y políticas sobre prevención al cumplimiento de las normas vigentes sobre desarrollo urbano, uso del suelo, reforma urbana y violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo.

• Responder por el trámite, manejo y seguridad de los asuntos y actuaciones administrativas que le sean asignadas y verificar que reúnan los requisitos y formalidades exigidos por la ley.

• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

5.1.5 Inspección de Policía

• Coordinar y responder la correspondencia recibida y enviada a la Secretaría General de Inspecciones de Policía y demás trámites que para tal fin establezca el Alcalde Local a través del grupo de eficiencia institucional.

• Brindar la información que requieran los particulares y orientarlos sobre los asuntos tramitados en la Secretaría General.

42

• Practicar el reparto de los asuntos propios de las Inspecciones con la periodicidad requerida, en la misma proporción para cada una de las inspecciones de la localidad salvo en aquellas en que se encuentre vacante el empleo de Inspector de Policía.

• Expedir y verificar las órdenes de policía tendientes a eliminar y prevenir la existencia de hechos perturbatorios de la salubridad, seguridad, tranquilidad y moralidad publicas, de conformidad con las normas que regulan la materia.

• Conocer de los asuntos que por ley sean de su competencia. • Actuar cono conciliador en la solución de conflictos relacionados con

querellas. • Dirigir, coordinar y participar en el trabajo del equipo interdisciplinario a su

cargo, así como con los Inspectores de Policía, conforme a las políticas que para tal fin establezca el Alcalde Local a través del Coordinador del grupo de Convivencia y Seguridad Ciudadana.

• Realizar reuniones periódicas con el personal a cargo para efectos de analizar las actividades desarrolladas por la Secretaría General y realizar la respectiva retroalimentación.

• Presidir audiencias de conciliación y no conciliación sobre los asuntos de su competencia, conforme a los mecanismos establecidos para tal fin.

• Elaborar los informes requeridos y referentes a las labores de la dependencia y cargo.

• Promover la realización de campañas cívicas al servicio de la comunidad. • Promover actividades orientadas al buen uso de la Secretaría General por

parte del ciudadano. • Coordinar con los Inspectores de Policía, las acciones de acercamiento a la

comunidad de acuerdo con sus competencias. • Dirigir, supervisar y evaluar el desempeño y cumplimiento de las funciones

asignadas al personal asignado a la Secretaría General. • Tramitar y proyectar la respuesta a los derechos de petición y demás

requerimientos sobre asuntos que deba conocer la Secretaría General. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la

naturaleza del cargo.

5.1.6 Grupo de Gestión Administrativa y Financiera

• Efectuar las tareas que conduzcan al apoyo del superior inmediato en el impulso y consolidación de mecanismos que aseguren el control social sobre la gestión local.

• Apoyar al superior inmediato en el impulso de las estrategias de participación, ejecución y seguimiento de las políticas, planes, programas y proyectos de la administración local.

43

• Organizar y actualizar el Banco de Programas y Proyectos Local. • Realizar las tareas conducentes a garantizar el desarrollo de los trámites

necesarios para la debida formulación, evaluación, aval técnico, registro y ejecución de los proyectos de inversión de cada localidad.

• Atender y orientar a los ciudadanos sobre los asuntos de planeación, participación y desarrollo local.

• Crear y actualizar permanentemente una base de datos que contenga información sobre las organizaciones sociales, políticas, económicas y culturales que trabajan en la localidad, así como de las instituciones y de los líderes locales.

• Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la

naturaleza del cargo. • Apoyar al Alcalde Local en la tramitación, expedición y firma de las órdenes

de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuantía prevista en la Ley 80 de 1993.

• Elaborar y suministrar los modelos de órdenes respectivos de trabajo, compra o suministros y servicio.

• Apoyar al Alcalde Local en la tramitación de las licitaciones o concursos públicos, su adjudicación y celebración de los respectivos contratos en las cuantías que, mediante delegación, fije el Alcalde Mayor.

• Elaborar los respectivos pliegos de condiciones para licitaciones y términos de referencia para concursos de méritos, de conformidad con las disposiciones que reglamenta la materia.

• Resolver consultan, prestar asistencia y emitir conceptos en los asuntos de su competencia.

• Elaborar o conceptuar sobre la juridicidad de los proyectos del acto administrativo sometidos a su consideración, que la Alcaldía Local y el Fondo de Desarrollo deban expedir.

• Revisar los documentos relacionados con trámites administrativos en lo referente a aspectos legales a fin de garantizar su validez jurídica.

• Revisar y conceptuar sobre el proceso de tramitación, adjudicación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos que le corresponda celebrar a la Alcaldía Local, conforme a las facultades conferidas por la Ley 80 de 1993 y demás normas legales sobre la materia.

• Atender e informar a los diferentes contratistas del Fondo e Desarrollo Local, para lograr un mayor perfeccionamiento en la ejecución de los contratos celebrados.

• Establecer y aprobar el monto y cubrimiento de riesgos de las pólizas únicas exigidas en la Ley 80 de 1993, para garantizar la celebración de los contratos y aquellas requeridas para asegurar el manejo de bienes y valores del Fondo de Desarrollo Local.

• Llevar un registro permanente y actualizado de los contratos suscritos por el Fondo de Desarrollo Local, detallando el nombre del contratista, objeto, valor, pólizas, fecha de iniciación y probable terminación del contrato, cantidad de pagos anticipos y montos de ajustes.

• Elaborar con base en la pre-acta técnica realizada por el interventor, la revisión jurídica de las actas.

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• Rendir los informes pertinentes de control de gestión que le soliciten las entidades de control.

• Atender las solicitudes del Fondo de Desarrollo Local en materia jurídica por parte de la Secretaría de Gobierno, la Secretaría de Hacienda y los demás organismos de vigilancia y de control.

• Llevar el control interno sobre las funciones propias de su cargo. • Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la

naturaleza del cargo.

6. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

6.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Definición e importancia

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Alcaldía Local de Fontibón se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención Documental, ya que estas:

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

• Permiten el manejo integral de los documentos.

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

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• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

• Identifican y reflejan las funciones institucionales.

• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

6.2 Componentes de la Tabla de Retención Documental • Oficina Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependencia

seguido de su correspondiente código. • Hoja ___ De ___: Hace referencia al número individual y total de hojas utilizadas

para la presentación de la Tabla de Retención Documental de cada dependencia de la Alcaldía Local de Fontibón.

Ej: Hoja 1 De 2

Hoja 2 De 2

• Código: Está conformado por el código de la dependencia identificado en la casilla que aparece con la letra D; a continuación el Código de la Serie identificada en la casilla que aperece con la letra S; y el código de la Subserie identificado en la casilla que aparece con las letras SB. Ej:

D GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

120920

Corresponde al Código asignado a una Dependencia de la Alcaldía Local de Fontibón.

S Contrato

019

Corresponde al Código asignado a una Serie documental.

SB Orden de prestacion de servicios

02

Corresponde al Código asignado a una SubSerie documental.

Cómo se debe leer en la Tabla de Retención Documental: 120920-019-02 Informe de Gestión, de la Contratación de una Orden de Prestación de Servicios que por función es responsabilidad del Grupo de Gestión Administrativa y Financiera.

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• Series Documentales: En esta columna aparece el nombre de las series documentales, escritas en mayúscula sostenida. Posteriormente, cuando se da el caso, aparecen los nombres de las Subseries documentales, identificadas en Mayúscula Inicial y negrilla. Cuando sea el caso aparecen los tipos documentales que integran la serie o subserie documental respectivamente, estos se hallan identificados con un (*) en escritura normal.

Ej:

PROGRAMAS = Serie Documental Programas de Bienestar Social = Subserie Documental

*Diagnóstico de Necesidades *Planillas de Inscripción =Tipos Documentales

*Informes de actividades

• Retención en Años: Es el tiempo que se debe mantener las series o subseries

documentales en el archivo de gestión, una vez cumplida su vigencia, luego hacer su respectiva entrega al archivo central, de acuerdo con la TRD.

Retención en Años A G

4 A C 15

Cómo se debe leer en la Tabla de Retención Documental esta información: Conserve en el archivo de gestión cuatro años después de cumplida su vigencia y transfierase al archivo central, donde se debe conservar por quince años más. • Tradición Documental: En esta casilla se consigna si las Series, Subseries y

Tipos Documentales que se conservan en la oficina productora, durante todo el proceso de la gestión documental, son originales o copias. Ej:

SERIES DOCUMENTALES

TRADICION DOCUMENTAL

O C Informes de gestión X

Para el ejemplo anterior las dependencias productoras de documentos conservarán copia de los informes de gestión. • Disposición Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a recibir la

serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión y/o Central.

47

Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la Disposición final:

CT: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie

Documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico. E: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie

Documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, según el caso.

S: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie

Documental debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método de muestreo contemplado para conservar parte de la información.

CT y M: Cuando se marcan estas dos opciones se debe interpretar que la Serie o

Subserie Documental se conserva totalmente por ser considerada de valor histórico y se sugiere efectuar Microfilmación, con el objeto de preservar el documento en soporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado.

S y M: Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse una

muestra de la Serie o Subserie Documental y la documentación resultante de este proceso se debe Microfilmar.

Ej:

DISPOSICIÓN FINAL CT E M S X X

El ejemplo ilustra el caso en que la serie documental debe ser conservada totalmente y se sugiere la microfilmación, para garantizar la preservación del documento en soporte papel.

• Procedimiento: En esta columna se establece el proceso que se debe aplicar

a aquellas Series o Subseries Documentales que según su disposición final deben ser seleccionadas o eliminadas.

Ej:

SERIES DOCUMENTALES DISPOSICION

FINAL PROCEDIMIENTO CT E M S

Contrato UEL Salud X Documentos indispensables de gestión

48

En el ejemplo anterior, la serie Contrato UEL Salud, debe ser Conservada Totalmente; su retención en los archivos de gestión y central, por tratarse de documentación necesaria para la gestión.

6.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

6.3.1Aplicación de la Tabla de Retención Documental La organización de los archivos de gestión debe partir de la Tabla de Retención de Documentos al interior de la Alcaldía Local de Fontibón, la cual debe estar aprobada por parte del Comité de Archivo y adoptada mediante acto administrativo. Igualmente cabe resaltar que la Tabla de Retención Documental debe ser sometida a evaluación y actualización como mínimo una vez al año, labor que estará bajo la responsabilidad del Grupo de Archivo de la Alcaldia Local de Fontibón, previendo la aplicación de los lineamientos que en tal sentido imparta el Archivo General de la Nación o el ente rector de la política Archivistíca a Nivel Distrital.

7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el jefe de Archivo y presentadas al Comité de Archivo de la Alcaldía para su estudio y aprobación. Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo

49

mínimo de dos años se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en la producción documental. 7.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores. A continuación se presenta el Listado de series y subseries de las alcaldías locales por dependencias, como parte de este instructivo el cual sirve como guía para estandarizar el proceso de incersión documental en las Tablas de Retención Documental. Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldías locales por orden alfabetico

CODIGOS

SGB PARA ALCALDIAS LOCALES

SERIE Y SUBSERIE

DENOMINACION SERIES Y SUBSERIES

DOCUMENTALES

1209 00100 ACCION DE CUMPLIMIENTO

1209 00200 ACCION DE TUTELA

1209 00300 ACCION POPULAR

1209 00400 Comité Local de Discapacitados

1209 00401

Comité de Inventarios

50

1209 00402 Comité Local de Emergencias

1209 00403 Comité Local de Participación Comunitaria

1209 00404 Comité Local de Política Social

1209 00405 Consejo Local de Gobierno

1209 00406 Consejo Local de Juventudes

1209 00407 Consejo Local de Seguridad

1209 00408 De Diligencia

1209 00409 De Reparto

1209 00410

ACTAS

1209 00500 CIRCULARES LOCALES

1209 00600 Por Ajustes y/o Reclasificaciones Contables

1209 00601 Por Amortizaciones

1209 00602 Por Cuentas Por Cobrar

1209 00603 Por Cuentas Por Pagar

1209 00604 Por Depreciaciones

1209 00605 Por Disponibilidades Expedidas

1209 00606 Por Egresos

1209 00607 Por Ingresos

1209 00608 Por Movimientos de Almacén

1209 00609

COMPROBANTES DE DIARIO

Por Registros Presupuestales Constituidos

51

1209 00610

1209 00700 CONCEPTOS DE VIABILIDAD

1209 00800 CONCILIACIONES CONTABLES

1209 00900 CONSEJOS LOCALES DE PLANEACION

1209 01000 Con Formalidades Plenas

1209 01001 Sin Formalidades Plenas (Ordenes de Servicio, Ordenes de Compra, Ordenes de Suministro)

1209 01002

CONTRATOS

1209 01100 Operativos

1209 01101 Mascotas de Raza Peligrosa

1209 01102 Perifoneo

1209 01103

CONTROL

1209 01200 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

1209 01300 DECRETOS LOCALES

1209 01400 DERECHOS DE PETICIÓN

1209 04500 Inspección de Policía

1209 01501 Secretaría General de Policía

1209 01502

DESPACHOS COMISORIOS

1209 01600 ELABORACION DE PRESUPUESTO

1209 01700 ENCUENTROS CIUDADANOS TEMÁTICOS

1209 01800 ENTRADAS DE ALMACEN

1209 01900

Planes de Mejoramiento

52

1209 01901 Rendición de Cuenta Anual a la Contraloría

1209 01902 Rendición de Cuenta Mensual a la Contraloría

1209 01903 Rendición de Cuenta Semestral a la Contraloría

1209 01904 Trimestral a Personería

1209 01905

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

1209 02000 Extraordinarios

1209 02001 Mensual a Contabilidad Distrital

1209 02002 Mensual de Ejecución Presupuestal

1209 02003 Programa Anual de Caja Mensualizado

1209 02004

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

1209 02100 Actividades Dependencias Alcaldía Local

1209 02101 Coordinación y Programación

1209 02102 Trimestral a Control Interno

1209 02103

INFORMES DE GESTION

1209 02200 Antitráfico de Influencias

1209 02201 Auxiliar

1209 02202 Control Constancia por Perdida de Documentos

1209 02203

LIBROS

Control de Atención Ciudadana en Secretaria General e Inspecciones de

53

Policía

1209 02204 Control de Peticiones

1209 02205 Control de Publicaciones y Avisos

1209 02206 Diario

1209 02207 Entrega Despachos Comisorios

1209 02208 Mayor y Balances

1209 02209 Presupuesto

1209 02210 Programación Fechas de Despachos Comisorios

1209 02211 Radicador de Correspondencia

1209 02212 Radicador de Resoluciones Coordinación Jurídica

1209 02213 Radicador Despachos Comisorios Inspección de Policía

1209 02214 Radicador Despachos Comisorios Secretaria General

1209 02215 Radicador Querellas Contravencionales

1209 02216 Radicador Querellas Convivencia y Vecindad

1209 02217 Radicador Querellas Policivas

1209 02218

LIBROS

Radicador Querellas por Amenaza de Ruina

54

1209 02219 Radicador Querellas por Establecimientos de Comercio

1209 02220 Radicador Querellas por Régimen Urbanístico

1209 02221 Radicador Querellas por Restitución de Espacio Público

1209 02222 Registro de Proyectos Locales

1209 02223 Registro Usuarios UMC

1209 02224

LIBROS

1209 02300 LISTADO MENSUAL DE ORDENES DE PAGO

1209 02400 MEDIACIONES Y CONCILIACIONES

1209 02500 ORDENES DE PAGO

1209 02600 ORDENES DE POLICIA

1209 02700 Honorarios Ediles

1209 02701 Servicios Públicos

1209 02702

PAGOS NO CONTRACTUALES

1209 02800 Asociaciones de Vecinos

1209 02801 Propiedad Horizontal

1209 02802

PERSONERIAS JURIDICAS

1209 02900 PLAN DE ACCION ANUAL UMC

1209 03000 PLAN DE DESARROLLO LOCAL

1209 03100 PROYECTOS LOCALES

1209 03200

Atención Inmediata

55

1209 03201 Trabajo Comunitario

1209

03202

QUEJAS

1209 03300 Amenaza de Ruina

1209 03301 Contravencionales

1209 03302 Convivencia y Vecindad

1209 03303 Establecimientos de Comercio

1209 03304 Policivas

1209 03305 Régimen Urbanístico

1209 03306 Restitución de Espacio Público

1209 03307

QUERELLAS

1209 03400 RESOLUCIONES ALCALDE LOCAL

1209 03500 SALIDAS DE ALMACEN

Fuente Luís Argemiro Malambo Martínez Asesor Académico ESAP Cada Sección Documental se estructura en Series y Subseries documentales, de acuerdo con el orden lógico como se producen y deben conservarse8

8El Reglamento General de Archivos define la Serie Documental así: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor.

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SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : DESPACHO ALCALDE CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos

Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

120910 001 ACCION DE CUMPLIMIENTO

4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Ley 393/1997

120910 002 ACCION DE TUTELA 4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Decreto Ley 2591/1991

120910 003 ACCION POPULAR 4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 472/98

120910 004 ACTAS 4A 15A X

120910 004 01 Comité Local de Discapacitados

4A 15A X X Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Acuerdo 22/1999 Art. 5. del Consejo Distrital

120910 004 03 Comité Local de Emergencias

4A 15A X X Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 Numeral 6 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120910 004 04 Comité Local de Participación Comunitaria

4A 15A X X Esta subserie documental se rigebajo el Decreto 1421/1993 Estatuto Orgánico de Bogotá.

120910 004 05 Comité Local de Política Social

4A 15A X X Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Decreto 679/2001

120910 004 06 Consejo Local de Gobierno

4A 15A X X Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Decreto 98/2002

120910 004 07 Consejo Local de Juventudes

4A 15A X X Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Decreto 858/2001

120910 004 08 Consejo Local de Seguridad

4A 15A X X Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y el Dfecreto Distrital 665/2000

120910 005 CIRCULARES LOCALES 4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

57

13 10

005 CONCEPTOS DE VIABILIDAD

4A 15A X X Estos documentos solo se conservan en Copia puesto que su respectivo Original es enviado a una Entidad Competente. La consulta se hará en los Archivos de la Alcaldía Local por un tiempo de 6 años, luego de los cuales se podrá consultar su destino y características generales a través de los libros radicadores de correspondencia respectivos.

120910 013 DECRETOS LOCALES 4A Permanente X X Los decretos locales son considerados documentos históricos desde su creación, razón por la cual su conservación es permanente. Esta serie documental se rige bajo la siguiente norma: Decreto 1421/1993

120910 020 INFORMES A OTRAS ENTIDADES

4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resoluciónes 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120910 020 01 Extraordinarios 4A 15A X X Estos Informes hacen referencia a aquellos requerimientos explícitos que solicitan Otras Entidades Competentes, diferentes de aquellos informes que se llevan a cabo de forma regular y están tipificados en las TRD de la Entidad como informes a organismos de control o informes de gestión

120910 022 LIBROS Estos Libros son el resultado y reflejo de los tràmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolución 402/2001

120910 022 01 Antitráfico de Influencias 4A 15A X X Este libro fue adoptado por la Secretaría de Gobierno como un complemento de prevención a la luz del Estatuto Anticorrupción

120910 034 RESOLUCIONES ALCALDE LOCAL

4A Permanente X X Las resoluciones locales son considerados documentos históricos desde su creación, razón por la cual su conservación es permanente. Esta serie documental se rige bajo la siguiente norma:

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

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SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : ALMACEN CÓDIGOS SERIES,

Subseries y Tipos Documentales

RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

120921 004 ACTAS 4A 15 A

120921 004 02 Comité de Inventarios

4A 15A Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Ley 603

120921 018 ENTRADAS DE ALMACEN

4A 15 A Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 001/2002 de la Secretaría de Hacienda Distrital y la resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120921 035 SALIDAS DE ALMACEN

4A 15A Esta serie documental se rige por las siguientes normas:Resolución 001/2002 de la Secretaría de Hacienda Distrital y la resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

59

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : CONTABILIDAD CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos

Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120923 006 COMPROBANTES DE DIARIO

4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital, Resoluciónes 1354/1998, 989 y 290/1995 de la Secretaría de Hacienda Distrital, y la Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120923 006 01 Por Ajustes y/o Reclasificaciones Contables

4A 15A X X

120923 006 02 Por Amortizaciones 4A 15A X X

120923 006 03 Por Cuentas Por Cobrar 4A 15A X X

120923 006 04 Por Cuentas Por Pagar 4A 15A X X

120923 006 05 Por Depreciaciones 4A 15A X X

120923 006 06 Por Disponibilidades Expedidas

4A 15A X X

120923 006 07 Por Egresos 4A 15A X X

120923 006 08 Por Ingresos 4A 15A X X

120923 006 09 Por Movimientos de Almacen

4A 15A X X

120923 006 10 Por Registros Presupuestales Constituidos

4A 15A X X

60

120923 008 CONCILIACIONES CONTABLES

4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital, Resoluciónes 1354/1998, 989 y 290/1995 de la Secretaría de Hacienda Distrital, y la Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120923 020 INFORMES A OTRAS ENTIDADES

4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y la Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120923 020 02 Mensual a Contabilidad Distrital

4A 15A X X

120923 022 LIBROS

120923 022 02 Auxiliar 4A 15A X X Esta subserie documental se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital, Resolución 1354/1998, 989/1995 y 290/1995 de la Secretaría de Hacienda Distrital y la Resolución 1024/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120923 022 07 Diario 4A 15A X X

120923 022 09 Mayor y Balances 4A 15A X X

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

61

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos

Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120924 009 CONSEJOS LOCALES DE PLANEACION

4A 15A X X Esta serie se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y el Acuerdo 13/2000

120924 017 ENCUENTROS CIUDADANOS TEMÁTICOS

4A 15A X X Esta serie se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y el Acuerdo 13/2000

120924 022 LIBROS

120924 022 23 Registro de Proyectos Locales

4A 15A X X

120924 029 PLAN DE DESARROLLO LOCAL

4A 15A X X Esta serie se rige bajo las sigientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y la Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, los Decreto Distritales 425 y 739/1998y los Acuerdos Distritales 185/2001, 13/2000 y 06/1992

120924 031 PROYECTOS LOCALES 4A 15A X X

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

62

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : ASESORÍA JURIDICA - GGAF CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos

Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120922 010 CONTRATOS 4A 15A X X Esta serie documental se rige bajo las siguientes normas: Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Ley 80/1993 y Decretos reglamentarios, Decreto Distrital 854/1993 y Resolución 402/2001 de la secretaría de Gobierno Distrital.

120922 010 01 Con Formalidades Plenas

4A 15A X X Una vez hecha el Acta de Liquidación la Asesoría Jurídica del FDL tiene un mes en Archivo de Gestión para disponerlos en Archivo Intermedio por una duración máxima de 4 años para transferencia, luego la envía al Archivo central en donde deberá conservarlos 15 años.

120922 010 02 SinFormalidades Plenas (Ordenes de Servicio, Ordenes de Compra, Ordenes de Suministro)

4A 15A X X Una vez hecha el Acta de Recibo la Asesoría Jurídica del FDL tiene un mes en Archivo de Gestión para disponerlos en Archivo Intermedio por una duración máxima de 4 años para transferencia, luego la envía al Archivo central en donde deberá conservarlos 15 años.

120922 012 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

4A 15A X X

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

63

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : Presupuesto CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos

Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120925 016 ELABORACION DE PRESUPUESTO

4A 15A X X Esta serie documental se rige bajo las sigientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y la Resolución 1024/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Decretos Distritales 1139/2000, 620/1998 y 714/196, Decretos 1228/1997, 1179/19

120925 020 INFORMES A OTRAS ENTIDADES

4A 15A X X Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y la Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120925 020 03 Mensual de Ejecución Presupuestal

4A 15A X X En el archivo central se guardarànn todos los tipos documentales aquí descritos y a las entidades competentes se les enviaran copias o facsimiles de los mismos con excepciòn de las solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal a menos que es

120925 020 04 Programa Anual de Caja Mensualizado

4A 15A X X Esta Serie Documental se rige por las siguientes normas: Decretos 1228/1997 y 1179/1997, Decretos Distritales 1139/2000, 620/1998 y 714/1996 y Decreto Nacional 1421/1993, Acuerdos 20/1996 y 24/1995 y la Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120925 022 LIBROS

120925 022 10 Presupuesto 4A 15A X X

120925 023 LISTADO MENSUAL DE ORDENES DE PAGO

4A 15A X X

120925 025 ORDENES DE PAGO 4A 15A X X Esta serie documental se rige bajo las sigientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y la Resolución 1024/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Decretos Distritales 1139/2000, 620/1998 y 714/196, Decretos 1228/1997, 1179/19

120925 027 PAGOS NO CONTRACTUALES

4A 15A X X

64

120925 027 01 Honorarios Ediles 4A 15A X X Esta subseries documental se rige por las siguientes normas: Ley 617/2000 Art. 59 y Decreto 1421/1993 Art. 72 Estatuto Orgánico de Bogotá.

120925 027 02 Servicios Públicos 4A 15A X X Se enviaran al archivo central anualmente discriminando por cada servicio pùblico, ejm., todo lo de acueducto compilado mes a mes en una sola unidad documental, todo lo de energìa elèctrica de igual manera, etc,.

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : Oficina de Atención e Información Ciudadana

CÓDIGOS

SERIES, Subseries y Tipos Documentales

RETENCIÓN

O C DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120926 011 CONTROL

65

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Gestión Administrativa y Financiero

CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos Documentales

RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

120926 011 02 Mascotas de Raza Peligrosa

4A 15A X X Esta subserie documental se rige bajo las sguientes normas: Resolución 1644/2000 de la Secretaría de Gobierno Distrital, 1020/1994 de la Alcadía Mayor de Bogotá, Acuerdo Distrital 36/1999 y la Ley 746/2002 Art. 108 - I

120926 014 DERECHOS DE PETICIÓN

4A 15A X X Las Peticiones pueden ser en Original o Copia por cuanto pueden llegar por Fax o de Otras Entidades en alguna de estas dos condiciones. En caso que la Petición tenga relación directa con alguna Unidad Documental de cualquier Serie Documental, se enviarán

120926 022 LIBROS Estos Libros son el resultado y reflejo de los tràmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolución 402/2001

120926 022 05 Control de Peticiones 4A 15A X X Estos Libros son el resultado y reflejo de los tràmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolución 402/2001

120926 022 06 Control de Publicaciones y Avisos

4A 15A X El tiempo de retenciòn en Archivo de Gestiòn se considera que debe ser igual al periodo de gobierno del Alcalde Local

120926 022 12 Radicador de Correspondencia

4A 15A X X Estos Libros son el resultado y reflejo de los tràmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolución 402/2001

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

66

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120920 019 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

4A 15A X X Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital y Resolución 1020/1994 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

120920 019 01 Planes de Mejoramiento

4A 15A X X Esta subserie es complementario de los informes a la Contraloría cuando este encuentra observaciones y requiere hacer seguimiento a dichas observaciones

120920 019 02 Rendicion de Cuenta Anual a la Contraloria

4A 15A X X Se conserva en Archivo de Gestión a partir del último documento archivado y se entregará el 15 de febrero del año siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este último que tambien tiene carácter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920 019 03 Rendicion de Cuenta Mensual a la Contraloria

4A 15A X X Se conserva en Archivo de Gestión a partir del último documento archivado y se entregará el 15 de febrero del año siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este último que tambien tiene carácter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920 019 04 Rendicion de Cuenta Semestral a la Contraloria

4A 15A X X Se conserva en Archivo de Gestión a partir del último documento archivado y se entregará el 15 de febrero del año siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este último que tambien tiene carácter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920 019 05 Trimestral a Personería 4A 15A X X Se conserva en Archivo de Gestión a partir del último documento archivado y se entregará el 15 de febrero del año siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este último que tambien tiene carácter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920 021 INFORMES DE GESTION

4A 15A X X

120920 021 01 Actividades Dependencias Alcaldìa Local

4A 15A X X Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

67

120920 021 03 Trimestral a Control Interno

4A 15A X X Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Gestión Jurídico CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos

Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120930 021 INFORMES DE GESTION

4A 15A X X

68

120930 021 02 Coordinación y Programación

4A 15A X X Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120930 002 LIBROS

120930 022 13 Radicador de Resoluciones Coordinación Jurídica

4A 15A X X

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación D = Digitalización Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Selección O = Original Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : Área de Obras CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

69

120931 022 LIBROS Estos Libros son el resultado y reflejo de los tràmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolución 402/2001

120931 022 19 Radicador Querellas por Amenaza de Ruina

4A 15A X X Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120931 022 21 Radicador Querellas por Règimen Urbanìstico

4A 15A X X Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120931 033 QUERELLAS Se adelantan tràmites por amenaza de ruina en inmuebles catalogados de interès cultural de conformidad con el Decreto 1052 de 1998. Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las siguientes normas: Ley 388/97, Art 105-106 y Acuerdo 18/03 (Codigo de Polic

120931 033 01 Amenaza de Ruina

4A 15A X X

120931 033 06 Règimen Urbanìstico

4A 15A X X Este tipo de Querella se rige por la Ley 810/03 que modificò la ley 388/97 art 103 a 108. Se asumen los "Documentos del Proceso" como un solo Tipo Documental, en razòn de que cada uno de los documentos que allì aparecen son eventuales, es decir que pu

CONVENCIONES Firma Responsable:________________________________________________________

__

CT = Conservación Total M = Microfilmación Fecha:____________________________________________________________________

E = Eliminación D = Digitalización S = Selección O = Original C = Copia

70

71

72

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOTÁ D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Local de Fontibón

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL DE POLICIA CÓDIGOS SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIÓN O C DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA Serie Subserie ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL CT E S M D

120941 015 DESPACHOS COMISORIOS

120941 015 02 Secretarìa General de Policia 4A 15A

120941 022 LIBROS Estos Libros son el resultado y reflejo de los tràmites de correspondencia de conform idad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolución 402/2001

120941 022 03 Control Constancia por Perdida de Documentos

4A 15A X X Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120941 022 04 Control de Atenciòn Ciudadana en Secretaria General e Inspecciones de Policia

4A 15A X X Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120941 022 16 Radicador Despachos Comisorios Secretaria General

4A 15A X X Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120941 022 16 Radicador Querellas Contravencionales

4A 15A X X Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

120941 022 16 Radicador Querellas Convivencia y Vecindad

4A 15A X X Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolución 402/2001 de la Secretaría de Gobierno Distrital

73

120941 026 ORDENES DE POLICIA

4A 15A

120941 033 QUERELLAS Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las siguientes normas: Art. 85 y 126 del Còdigo Nacional de Policìa, Acuerdo 79/03 Còdigo de Policìa de Bogotà. Se asumen los "Documentos por No Conciliaciòn y Solicitud de Recurso" como un solo Tipo Documental,

120941 033 02 Contravencionales

4A 15A X X

120941 033 03 Convivencia y Vecindad

4A 15A X X Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las siguientes normas: Art. 85 y 126 del Còdigo Nacional de Policìa, Acuerdo 79/03 Còdigo de Policìa de Bogotà. Se asumen los "Documentos por No Conciliaciòn y Solicitud de Recurso" como un solo Tipo Documental,

CONVENCIONES Firma Responsable:_______________________________________________________

___

CT = Conservación Total M = Microfilmación Fecha:____________________________________________________________________

E = Eliminación D = Digitalización

S = Selección O = Original

C = Copia

74

RECOMENDACIONES: Con base a la práctica administrativa se recomienda:

• Inducción para los funcionarios de la Alcaldía, El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. Contando con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además recibir capacitación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos documentales.

• Difusión del instructivo, el cual se encuentra consignado en el capitulo

numero cinco de este documento el cual permitirá, la asimilación y aplicación de las Tablas de Retención Documental por cada uno de los funcionarios de la Alcaldía Local de Fontibón logrando de esta manera imprimir el carácter de cultura de archivo.

• Normalización de nombres de las series en toda la Alcaldía Local de

Fontibón, aclarando los conceptos o términos, con esto se podrá generalizar la cultura de Archivo en toda la institución.

• Aplicar las T.R.D. con aprobación del Comité de Archivo, suprimiendo series

y agregando las nuevas.

• Formular y formalizar el plan de seguimiento de las T.R.D. Se recomienda hacer análisis periódicos identificando de esta manera los aciertos de la aplicación de las T.R.D, como sus posibles debilidades para formular correctivos permanentes. Revisando y actualizando los procedimientos.

• La aplicación de las Tablas de retención Documental debe inscribirse como

un programa estratégico de la Alcaldía Local de Fontibón, por parte del área de Archivo con el apoyo de la estructura directiva formulando la política asociada a las directrices del Archivo General de la Nación como también lo estipulado por el Archivo Distrital.

CONCLUSIONES Es necesario realizar la creación del comité de Correspondencia y Archivo de la Alcaldía Local de Fontibón mediante Decreto Local. Basado en el Acuerdo número 46 de 2000 del Archivo General de la Nación.

75

La administración Local ha realizado esfuerzos frente al tema documental, simplemente es necesario que se dupliquen los esfuerzos para conseguir como resultado el proceso de implementación de las Tablas de Retención Documental, mediante la socialización a los funcionarios de esta entidad local basado en las recomendaciones que se hacen en este documento de consulta. Es importante que la Alcaldía local de Fontibón continúe con la depuración documental que ha venido adelantando, con el fin de actualizar su Archivo de Gestión, y así optimizar el proceso de implementación de las Tablas de retención Documental propuestas por esta práctica Administrativa de la Escuela Superior de Administración Pública Es primordial realizar las gestiones necesarias para que los funcionarios de cada dependencia tengan una reacción positiva a las políticas de archivo, buscando de esta manera la implementación de una cultura archivística en la Alcaldía Local de Fontibón, evitando de esta manera que se pierdan los esfuerzos realizados en el constante traslado que se hace de funcionarios por parte de la Secretaría Distrital de Gobierno. En cumplimiento a las normas archivísticas es necesario que la Alcaldía Local de Fontibón asuma los retos que tiene la Administración Pública frente a las necesidades de implementar las tablas de Retención Documental para así tener un mecanismo eficaz y eficiente que dará como mayor resultado, un adecuado proceso de Gestión documental. Para garantizar el mejoramiento continuo, es indispensable poner en conocimiento de los funcionarios involucrados en el proceso de archivo el presente informe y elaborar conjuntamente los lineamientos a seguir por parte de la Alcaldía local de Fontibón. BIBLIOGRAFIA AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogotá en veinte fragmentos Universidad Jorge Tadeo Lozano. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA www.alcaldiabogota.gov.co

76

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No.9 DE 1995 Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 6 DE 1996 Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 038 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 042 de 2000 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas . ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 46 DE 2000 Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Reglamento general de archivos. 3ª ed. Bogotá, 2003. DECRETO 1382 DE 1995 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 de 200. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. MINI-MANUAL Tablas de retención Documental y Transferencias Documentales. SECRETARÍA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Conceptos Básicos y Legislación sobre Archivística (Grupo de Archivo y Correspondencia) Bogotá D.C. TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: versión actualizada. Bogotá D.C.

77

ANEXO A.

ACUERDO 9 DE 1995

Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y

CONSIDERANDO

78

Que el Artículo 1º. Del Decreto 1382 de 1995, ordenó a los organismos del orden nacional, presentar al Archivo General de la Nación, sus Tablas de Retención Documental.

Que se hace necesario precisar el alcance y la operatividad para la presentación de las Tablas de Retención.

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y en el Decreto 1382 de 1995,

ACUERDA

ARTICULO PRIMERO. La presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, por los organismos del orden nacional, tiene un ámbito de aplicación en las tres (3) Ramas del Poder Público. Ver art. 1 Decreto Nacional 1382 de 1995

ARTICULO SEGUNDO. Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a ninguna de las Ramas del Poder Público, también deberán presentar sus Tablas de Retención Documental.

ARTICULO TERCERO. Los organismos del orden nacional de la Rama Ejecutiva, adscritos o vinculados, a los Ministerios y Departamentos Administrativos, deberán presentar sus Tablas de Retención, una vez analizada por su respectivo Comité de Archivo, al Jefe de Archivo del correspondiente Ministerio o Departamento Administrativo, quien deberá remitirlas al Archivo General de la Nación para su aprobación o improbación.

ARTICULO CUARTO. Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas, deberá presentar sus Tablas de Retención, una vez analizada por su respectivo Comité de Archivos, directamente al Archivo General de la Nación para su aprobación o improbación.

ARTICULO QUINTO. Las Tablas de Retención deberán presentarse para su estudio al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, sustentando por escrito los criterios empleados en su elaboración.

ARTICULO SEXTO. Los Jefes de Archivo de los Ministerios y Departamentos Administrativos, deberán liderar el proceso de elaboración de las Tablas de Retención de los organismos del orden nacional, adscritos o vinculados a su Ministerio o Departamento Administrativo.

ARTICULO SEPTIMO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C. a los dieciocho (18) días del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995)

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El Presidente El Secretario DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ ANEXO B.

ACUERDO 6 DE 1996

Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo 07 de 1994 y

CONSIDERANDO

Que el Artículo 1º. Del Decreto 1382 de 1995 ordenó a los Organismos del Orden Nacional, presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención documental.

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Que para ello deben adoptarse criterios y técnicas de selección muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservación documental, a efectos de mejorar la calidad y servicio de los archivos en las entidades públicas.

Que se hace necesario precisar la operatividad para la elaboración presentación y evaluación de las Tablas de Retención y los procesos de transferencia documental,

ACUERDA

ARTICULO 1º. CREACION. Crear el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

ARTICULO 2º. INTEGRACION. El comité evaluador de documentos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, estará conformado por:

El Director del Archivo General de la Nación, o su delegado.

El Jefe de Clasificación y Descripción del Archivo General de la Nación.

Un funcionario de la División de Clasificación y Descripción del Archivo General de la Nación, quien será designado por el Director del A.G.N.

Un historiador designado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

El Jefe de Archivo de la Entidad productora de la documentación a evaluar.

PARAGRAFO: Cuando la naturaleza de asunto lo requiera, el comité podrá invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso.

ARTICULO 3º. FUNCIONES. Serán funciones del comité evaluador de documentos:

a) Servir de órgano asesor del Archivo General de la Nación en los términos previsto en el Art. 18 del acuerdo 07 de 1994.

b) Estudiar los valores testimoniales, informativos e históricos de los documentos de las entidades públicas.

c) Verificar el cumplimiento de los lineamientos previstos en el Decreto 1382 de 1995 y en los Acuerdo No. 8 y 9 de 1995 expedidos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

d) Asesorar a la Junta Directiva del Archivo General de la Nación para la aprobación o improbación de las tablas de retención documental que le presente las entidades públicas a su consideración y estudio.

e) Hacer estudios previos de las solicitudes de eliminación documental, presentadas por los archivos de los organismos nacionales.

f) Presentar a la Junta Directiva informes periódicos de sus actividades.

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g) Las demás que le sean asignadas por la Junta Directiva.

h) Sugerir el Régimen de Acceso y el de Transferencias, con base en las tablas de retención documental presentadas por cada organismo.

ARTICULO 4º. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C. a los siete (7) días del mes de febrero de mil novecientos noventa y seis (1996)

El presidente El Secretario

DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ

ANEXO C.

ACUERDO No. 038

(Septiembre 20 de 2002)

Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y, CONSIDERANDO Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

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Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión pública. Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”. Que el numeral 13 del art ículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”. Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, “el Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención”; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. Que el Código Penal dentro del Título IX de “Delitos contra la Fe Pública”, artículo 292 establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. ACUERDA ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el articulo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptua lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación.

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INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los as ientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

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Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,

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perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

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FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE HOJA No. DE ENTIDAD PRODUCTORA

UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE ENTRADA OFICINA PRODUCTORA AÑO MES DIA N.T. OBJETO N.T. = Número de Transferencia

NÚMERO DE

CÓDIGO

Nombre de las Series, subseries o Asuntos

FECHAS EXTREMAS

Unidad de Conservación

Número de

Soporte

Frecuencia de

Notas

ORDEN Inicial Final Caja carpeta Tomo Otro Folios consulta

Elaborado por__________ ____________________ Entregado por__________________________ Recibido por_____________________________ Cargo____________________________________ Cargo________________________________ Cargo__________________________________ Firma____________________________________

Firma________________________________

Firma___________________________________

Lugar_________________ Fecha ______________ Lugar_________________ Fecha__________ Lugar_____________ Fecha_________________

ARTICULO CUARTO. Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO. 1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro

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temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan. 2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo. 3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000. 4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo. 5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad. 6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente. ARTICULO QUINTO. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión. PARÁGRAFO: Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley. ARTICULO SEXTO: El Archivo General de la Nación podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este Acuerdo. ARTICULO SÉPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga los acuerdos que le sean contrarios. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá D. C. a los veinte (20) días del mes de septiembre de dos mil dos (2002).

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ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZ ELSA MORENO SANDOVAL Presidente SecretarioTécnico

ANEXO D.

ACUERDO 46 DE 2000

(Mayo 5)

"Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental".

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, el Acuerdo 07 de 1994, el Decreto 1382 de 1995, el Acuerdo 8 de 1995 y el Acuerdo 6 de 1996,

CONSIDERANDO

Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva";

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Que el artículo 8º del Decreto 1777, establece las funciones de la junta directiva del Archivo General de la Nación, ahora... consejo directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional";

Que el comité de archivo de cada entidad, como grupo asesor de la alta dirección, es el responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, por lo tanto será el jefe de archivo, el responsable de ejecutar las decisiones de dicho comité;

Que el comité de archivo de cada entidad, previa la eliminación documental, levantará un "acta de eliminación"de las series documentales atendiendo, lo estipulado en la tabla de retención documental aprobada por el Archivo General de la Nación;

Que mediante el Acuerdo 06 de 1996 se creó el comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación y se le asignó entre otras funciones la de hacer estudios previos de las solicitudes de eliminación documental, presentadas por los archivos de los organismos nacionales;

Que el artículo 26 del Acuerdo 07 de 1994 preceptúa que: "El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Junta Directa del Archivo General de la Nación, hoy Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999, previo pronunciamiento del comité evaluador de documentos";

Que el Acuerdo 12 de 1995 "por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 reglamento general de archivos: Órganos de dirección, coordinación y asesoría, mediante el artículo 3º adicionó el referido Reglamento con el artículo 18A "Creación del comité evaluador de documentos" en los departamentos", el cual tiene entre otras funciones la de resolver las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas del orden departamental y municipal";

Que el Acuerdo 22 de 2000 "por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento general de archivos": Órganos de dirección, coordinación y asesoría", mediante los artículos 1º y 2º : Adicionó el Reglamento general de archivos con el artículo 13B y 18B que a la letra dice: "Artículo 13B: Órgano de dirección y coordinación a nivel distrital y/o municipal. El órgano encargado de dirigir y coordinar la función archivística a nivel distrital municipal es el respectivo Consejo Distrital y/o Concejo Municipal, el cual será el encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación.

PARAGRAFO. Las funciones del Consejo Distrital y/o Municipal de Archivos serán similares a las dispuestas en el artículo 17A del reglamento general de archivos "Funciones del Consejo Departamental de Archivos", para el ámbito de su competencia. Artículo 18B: Creación del comité evaluador de documentos en los distritos y/o municipios. El Consejo Distrital y/o Municipal de Archivos creará el comité evaluador de documentos del distrito y/o municipio, como un comité asesor del consejo distrital y/o municipal de archivos. El comité evaluador de documentos

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del distrito y/o municipio tendrá las mismas funciones y estará integrado de forma similar al comité evaluador de documentos del departamento";

Que las entidades que vayan a realizar la eliminación documental deberán atender previo a dicho proceso la identificación y organización del fondo o fondos documentales con sus respectivas secciones y/o subsecciones y series documentales de acuerdo al principio de procedencia. Una vez identificados los fondos documentales se deben clasificar los documentos teniendo en cuenta el productor y las funciones de cada una de las dependencias. Abordada esta etapa se continúa con el proceso de valoración y selección documental atendiendo el ciclo vital de los documentos;

Que el comité evaluador de documentos en sus diferentes órdenes o niveles de la administración pública, deberá ceñirse al procedimiento que se señala en la parte resolutiva de este Acuerdo, el cual antecede al proceso de eliminación, definiéndose este como la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología;

Que el artículo 67 del Reglamento general de archivos establece el glosario de términos archivísticos que permite dar claridad a una norma determinada, así: Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportar el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley,

ACUERDA

ARTICULO 1º-Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminación de documentos:

1. La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. Esta última se entiende como la recopilación de la historia institucional (disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creación o cambios estructurales, manuales de funciones y procedimientos).

La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma.

3. Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente.

4. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han

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sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.

5. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informará por conducto del jefe del archivo central al comité de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas.

6. Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad del jefe de archivo central quien deberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo. en todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectiva relación.

7. La documentación transferida al Archivo General de la Nación que no haya sido sometida a los procesos de valoración y selección en el organismo productor o transferente, será objeto de dichos procesos en las instalaciones del Archivo General de la Nación, para luego ser incorporada a su acervo documental. Antes de proceder a la eliminación, el AGN informará a la entidad transferente o interesada.

Ver art. 2 Ley 80 de 1989

ARTICULO 2º- El "acta de eliminación" contendrá:

- Entidad

- Dependencia

- Código de la dependencia y de la serie documental

- Series

- Fechas

- Volumen

- Unidades de conservación

- Nombres completos y firmas del presidente, secretario, y otros miembros del comité de archivo.

ARTICULO 3º-El presente acuerdo rige a partir de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D. C., a los cinco (5) días del mes de mayo de dos mil (2000).

La Presidenta, Beatriz Elena Osorio Laverde.

El Secretario Técnico, Alfonso Cuevas Zambrano. (C.F.)

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ANEXO E.

ACUERDO 39 DE 2002

(Octubre 31)

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000,

CONSIDERANDO

Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula "fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999;

Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo;

Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades

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administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;

Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,

Ver art. 24 Ley 594 de 2000 , Ver el art. 3, Decreto Dis trital 173 de 2004

ACUERDA

Artículo 1º. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapas relacionadas a continuación.

Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada.

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,

Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio do cumental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

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El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta Etapa. Aplicación.

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos , reformas organizacionales y funcion es.

Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

Parágrafo. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.

Artículo 2º. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente.

Artículo 3º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los demás que le sean contrarios.

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Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos (2002).

La Presidenta,

Adriana Mejía Hernández.

La Secretaria Técnica,

Elsa Moreno Sandoval.

ANEXO F.

DECRETO 1382 DE 1995 (Agosto 18)

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo

General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y CONSIDERANDO: Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones", señala las funciones del Archivo General de la Nación, y en su literal b) establece: "Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva".

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Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo número 012 del 16 de octubre de 1991, fijó un plazo para la presentación de las tablas de retención documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación. Que con base en la Ley 80 de 1989, es función del Archivo General de la Nación promover de la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Que para ello deben adoptarse criterios y técnicas de selección muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservación documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestión institucional. Que el artículo 74 de la Constitución Política y la Ley 57 de 1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos públicos, lo cual exige la adopción de sistemas adecuados que garanticen su conservación. DECRETA Artículo 1º. Para los fines de este Decreto, dentro de los sesenta (60) días siguientes, contados a partir de la fecha de su publicación, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, deberán presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nación 09 de 1995 Artículo 2º. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentación histórica de los archivos, de conformidad con los plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nación en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El incumplimiento de estas obligaciones dará lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley. Artículo 3º. El Archivo General de la Nación practicará las inspecciones necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los pondrán a disposición, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su organización y estado de conservación, con el objeto de determinar los procedimientos de selección y envío. Ver art. 2, literal b), Ley 80 de 1989 Artículo 4º. El Archivo General de la Nación, podrá una vez efectuada la inspección, poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuraduría General de la Nación, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas. Artículo 5º. Los organismos nacionales que por cualquier razón se supriman deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas. Artículo 6º. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese, comuníquese y cúmplase. Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 18 de agosto de 1995. ERNESTO SAMPER PIZANO El Ministro del Interior, Horacio Serpa Uribe.

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ANEXO G.

FORMATO DE ENCUESTA.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ENCUESTA PARA LA VERIFICACIÓN DE APLICACIÓN DE

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD:-______________________________________________________________ DEPENDENCIA: ________________________________________________________ CÓDIGO: ______________________________________________________________ DIRECCIÓN: ___________________________________________________________ LOCALIDAD: ___________________________________________________________

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TELÉFONO: __________________CORREO ELECTRÓNICO: ___________________ FECHA DE VISITA (dd/mm/aa): _________________ No. VISITA: _________________ MOTIVO DE VISITA______________________________________________________ ___ VERIFICACIÓN___ SEGUIMIENTO ___OTRO,¿cuál?_______________________ ANEXO H.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

INFORMACIÓN GENERAL Acto de aprobación de las Tablas de Retención Documental No.___________________ defecha(dd/mm/aa)______________________________________________________ Acto administrativo por el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental: ___ Decreto___ Resolución ___ Acuerdo___ Acta ___ Circular ___ Ninguno___

Otro: ¿cuál? _____________________________ Número_________fecha de expedición (dd/mm/aa)-

_________________________

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¿Conoce el acto administrativo mencionado? SI ___ NO ___ ¿La entidad ha sido reestructurada después de la aprobación de las T.R.D.? ___SI_____NO ¿cuántasveces?_________________________________________________________ Mencione los números de decreto y fechas de cada reestructuración: Decreto No._______________fecha (dd/mm/aa) _______________________________ Decreto No._______________fecha (dd/mm/aa) _______________________________ AcuerdoNo._______________fecha (dd/mm/aa) _______________________________ ¿La reestructuración afectó las funciones de la dependencia? Sí ___ No ___ ¿Hubo actualización de las T.R.D.? Sí ___ No ___ Si la respuesta es positiva, marque la opción que corresponda: ___ Reestructuración ___ Modificación de procedimientos ___ Concepto Técnico del C.D.A ___ Modificación de funciones ___ Otro ¿cuál? ¿La actualización fue aprobada por el Comité de archivo? ___ Sí ___ No Acta Comité de Archivo No. _________ fecha (dd/mm/aa): _______________________ ¿Cuenta la entidad con reglamento de archivo? ___ Sí ___ No

100

ANEXO I.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

CAPACITACIÓN La capacitación para organizar los archivos de gestión de acuerdo con las T.R.D. fue dirigida a: ___ Jefes de dependencia ___ Profesionales ___ Técnicos ___ Secretarias ___ Auxiliares ___ Todos los

funcionarios ___ Ninguno ___Otros:¿quiénes?

___________________________ ¿Conoce el instructivo para la aplicación de las T.R.D. para la Alcaldía Local

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De Fontibón? ___ Si ___ No ___ No existe

ANEXO J.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

¿El archivo de gestión se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o

subseries documentales registradas en la T.R.D.? ___ Sí

___ No Si la respuesta es negativa, marque la opción que corresponda: ___ No han aplicado las T.R.D. ___ No tienen espacios físicos adecuados ___ No tienen muebles adecuados ___ Capacitación insuficiente Otro: __________________________________________________________________

102

¿Las series y/o subseries documentales están conformadas de acuerdo con lo registrado en las T.R.D.? ___ Sí ___ No Si la respuesta es negativa, marque la opción que corresponda: ___ Porque han modificado procedimientos ___ Las T.R.D. no registran todos los tipos documentales ___Otro:_______________________________________________________________ ¿Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos Documentales que conforman las series? ___ Sí ___

No ¿Corresponde la ordenación de la documentación en los expedientes de las series

y/o subseries al orden secuencial de los trámites? ___ Sí

___No Si la respuesta es negativa, marque la opción que corresponda: ___ Porque hacen agrupaciones de tipos documentales ___ Porque los trámites se comparten con otras oficinas ___Otro __________________________________________________________ ANEXO K.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

TRANSFERENCIAS

¿La oficina ha realizado transferencias al Archivo Central? ___ Sí ___ No ¿Se capacitó al personal para realizar las transferencias? ___ Sí ___ No ¿Existe un instructivo para realizar las transferencias? ___ Sí ___ No ¿Se han establecido las transferencias de acuerdo con lo estipulado en las T.R.D. (series / tiempos de retención)? ___ Sí ___ No Si la respuesta es negativa, marque la opción que corresponda:

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___ Falta de espacio ___ No existe el archivo central ___ No han aplicado las T.R.D. ___Otros: ______________________________ ¿Han realizado eliminación y depuración natural, previo a la transferencia? ___ Sí ___ No ¿Cuentan con cronograma de transferencias? ___ Sí ___ No Si la respuesta es negativa, ¿cuándo realizan las transferencias? ___ Semestral ___ Anual ___Otro:_______________________________________________ ¿Elaboran inventarios para las transferencias? ___ Sí ___ No ¿El volumen de la documentación transferida al archivo central ha disminuido a partir de la implementación de las T.R.D.? ___ Sí ___ No ¿Cuántos metros lineales se transfieren al archivo central (aprox.)? Señale el promedio y escriba dato aproximado?__ De 0.00 a 0.50 ___De0.50a 1.00 ___ De 1.01 a 2.00 ___ 2.01 a 3.00 ___ Mayor a 3.00 ¿Cuánto? ________________________________ ___ Otro: ____________________ ANEXO L.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

DISPOSICIÓN FINAL

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¿Han eliminado documentación de acuerdo con lo señalado en la TRD?___Sí ___ No ¿Cuál fue el procedimiento seguido para adelantar la eliminación? _____Administrativo: _____Acta de eliminación _____Inventario___ Otro:

_________________________________________________ Forma de eliminación: ___Reciclaje ___ Incineración

___Otro Cual?______________________________________________________________

___ ¿Llevan a cabo los procesos de selección de acuerdo con lo estipulado en las TRD ___ Sí ___ No ¿En que otros soportes contempla la conservación de información, teniendo en

cuenta las TRD? ___ Disquete ___ CD – ROM D.V.D. ___ Cintas magnéticas ___ Microfilmación ___ Multimedios ___ Diapositivas ___ Cassettes ___ Ninguno ___Otro:

___________________ Anexo M.

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