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GESTIÓN FINANCIERA

MANUAL DE USUARIO DE SOFTWARE – F26 ADMINISTRACIÓN OTRAS CARTERAS

M1.P44.GF 01/11/2019

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 2

1. OBJETIVOS .............................................................................................................. 3

2. ALCANCE ................................................................................................................. 4

3. DEFINICIONES ......................................................................................................... 5

4. DESARROLLO .......................................................................................................... 6

4.1 DILIGENCIAMIENTO .......................................................................................... 6

4.1.1 Hoja: DATOS_BASICOS .................................................................................. 7

4.1.2 Hoja: PAGOS_ABONOS ................................................................................ 11

4.1.3 Hoja: INCONSISTENCIAS ............................................................................. 13

5. CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................... 14

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INTRODUCCIÓN Esta herramienta informática ha sido diseñada por el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, con base en los procedimientos definidos en la Resolución 384 del 11 de febrero de 2008, con la finalidad que en cada una de las Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, el Responsable de Recaudo y en quien se delegue la elaboración de este archivo, pueda plasmar la información respectiva para la administración y correcta liquidación de los intereses de mora de carteras como amonestaciones, costas, sanciones disciplinarias, sanciones por perjuicios, siniestros y otros deudores derivadas de sentencias judiciales. El “F26_ADMINISTRACION_OTRAS_CARTERAS”, es una aplicación de Excel tipo Plantilla de Excel habilitada para macros, que permite hallar el valor de los intereses de mora de las obligaciones que hacen parte de las carteras diferentes a parafiscal y ADN; cumpliendo con la normatividad existente al tiempo de su creación. NOTA IMPORTANTE:

Para diligenciar este archivo, es importante tener en cuenta lo siguiente: Si usted requiere copiar y pegar información en este archivo, hágalo utilizando siempre PEGADO ESPECIAL SOLO VALORES. Al guardar el archivo, SIEMPRE utilice el tipo de archivo: “LIBRO DE EXCEL HABILITADO PARA MACROS”.

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1. OBJETIVOS Suministrar una herramienta informática que permita el registro y control de los procesos que hacen parte de las carteras como amonestaciones, costas, sanciones disciplinarias, sanciones por perjuicios, siniestros y otros deudores derivadas de sentencias judiciales. Facilitar una herramienta informática que permita la oportuna y correcta liquidación de los intereses de mora de las obligaciones que hacen parte de estas carteras que administra el ICBF.

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2. ALCANCE En esta herramienta informática se podrá registrar los datos de las obligaciones como amonestaciones, costas, sanciones disciplinarias, sanciones por perjuicios, siniestros y otros deudores derivadas de sentencias judiciales. El marco legal que sustenta la liquidación de intereses y la actualización de la obligación principal se basa en las siguientes normas:

• Resolución 384 de 2008, artículos 2, 3, 52 y Título V.

• Ley 1066 de 2006. Esta herramienta informática aplica para las Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, en los casos en que se necesite registrar y administrar las obligaciones a favor del ICBF que corresponden a las carteras mencionadas; facilita la liquidación de intereses, permite registrar y aplicar los abonos determinando los nuevos saldos a capital e intereses, así como también calcula el valor de los intereses causados al finalizar el mes y que deben ser reportados para registro contable.

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3. DEFINICIONES Acción de Cobro Persuasivo: Actuación de la administración tendiente a la recuperación total e inmediata de las obligaciones a su favor, previa a la ejecución por cobro coactivo. Ejecutoria: Efecto de la sentencia que no admite apelación o pasa en autoridad de cosa juzgada. Es decir, las sentencias adquieren firmeza y no serán ya susceptibles de recurso alguno. Producirán todos sus efectos, entre ellos la ejecución en caso de que sean la condena y el deudor no acate el mandato. Fecha de Ejecutoria: Es la fecha en la que se predica la firmeza del acto administrativo. Los actos administrativos siempre han sido definidos por la doctrina como la manifestación de voluntad de la administración respecto situaciones de carácter general o particular cuando la decisión solo incumbe a una persona determinada. Interés Moratorio: Es el porcentaje o tasa que se aplica como sanción por el no pago oportuno de las obligaciones, de conformidad con la normativa vigente. Liquidación: Documento que contiene el valor desagregado de la deuda, con sus correspondientes intereses y capital adeudado. Tasa de Usura: La tasa de usura es ese interés bancario corriente multiplicado por 1,5; es decir, un 50% más de esa tasa base. TEA: Tasa Efectiva Anual. Es la tasa de interés establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia. Su actualización se establece mensualmente. Valor Inicial de la Obligación: se refiere al valor inicial con la cual nace la obligación o deuda.

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4. DESARROLLO 4.1 DILIGENCIAMIENTO

Antes de comenzar con el diligenciamiento de esta aplicación, por favor asegúrese de:

• Mantener los valores de la TEA actualizados. Esta aplicación está constituida por una plantilla de Excel habilitada para macros, la cual está compuesta por tres (3) hojas de cálculo y con una capacidad de alojar 1200 registros. Es muy importante tener presente la fecha en la cual se generan los intereses de las obligaciones, los cuales se aplican sobre el capital inicial. Los intereses se empiezan a generar desde el día siguiente al plazo otorgado en la sentencia o al día siguiente de la fecha establecida para pago en el primer cobro persuasivo. Ver la siguiente imagen:

Al abrir el archivo éste desplegará una ventana como síntoma de que se trata de una aplicación en Excel habilitada para macros y que corresponde a un archivo original. Esta ventana corresponde a la ventana de Bienvenida:

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4.1.1 Hoja: DATOS_BASICOS. En esta hoja se debe digitar la información relevante de cada proceso como los datos básicos del deudor, las fechas y los valores respectivos. En esta hoja se debe diligenciar todos los datos obligatorios, los cuales se distinguen por tener en su título los asteriscos en el nombre:

Para facilitar el diligenciamiento de esta hoja, se recomienda utilizar la tecla TABULADORA (TAB). CELDA: C1 CAMPO: PERÍODO DEL INFORME En esta celda se cuenta con una lista desplegable que permite seleccionar el mes al cual corresponde el informe. Este dato se debe actualizar mensualmente de acuerdo con la publicación que realice la Regional en el File Server de los informes de cartera. CELDA: E1 CAMPO: AÑO En esta celda se cuenta con una lista desplegable que permite seleccionar el año al cual corresponde el informe. Este dato se debe actualizar anualmente de acuerdo con la publicación que realice la Regional en el File Server de los informes de cartera. Se dispone de una capacidad para abordar tres años desde 2019 al 2021.

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COLUMNA: A CAMPO: CODIGO REGIONAL En las celdas de esta columna, se debe seleccionar el código de la Regional cada vez que se agregue una nueva obligación al archivo. COLUMNA: C CAMPO: CODIGO MUNICIPIO En las celdas de esta columna, se deberá digitar o seleccionar el código del municipio respectivo. COLUMNA: E CAMPO: TIPO DE IDENTIFICACIÓN Este campo cuenta con una lista desplegable que permite seleccionar el tipo de documento del deudor. Se debe seleccionar un ítem de esta lista.

COLUMNA: F CAMPO: No. IDENTIFICACIÓN DEL DEUDOR En esta celda se digita el número de identificación del deudor. Se debe digitar sólo números, sin signos, sin puntos y sin dígitos de verificación. COLUMNA: G CAMPO: NOMBRE DEL DEUDOR Campo en el cual se debe consignar el nombre del deudor. COLUMNA: H CAMPO: DIRECCIÓN DE UBICACIÓN En estas celdas se digitará la dirección de ubicación del deudor. Aunque no es un dato obligatorio, es muy importante contar con esta información.

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COLUMNA: I CAMPO: TIPO DE CARTERA En estas celdas se selecciona el tipo de cartera a la cual pertenece la obligación: Amonestaciones, Costas, Otros Deudores, Sanciones Disciplinarias, Sanciones por Perjuicios, Siniestros y Otras. COLUMNA: J CAMPO: No. SENTENCIA, RESOLUCIÓN O ACTA En este campo se debe consignar el número de la sentencia, resolución o acta que soporta el proceso de la respectiva obligación. Es un campo alfanumérico; por lo cual acepta números y letras. COLUMNA: K CAMPO: FECHA DE CONSTANCIA DE EJECUTORIA DEL TÍTULO Dato de diligenciamiento obligatorio. Digite la fecha en el formato DD-MM-AA. La fecha debe estar entre el 2-ene-2008 y el día del sistema. Si el número de sentencia no se ha digitado, y se digita una fecha de ejecutoria, aparecerá el mensaje de error notificando este hecho:

COLUMNA: L CAMPO: VALOR INICIAL DE LA OBLIGACIÓN Dato de diligenciamiento obligatorio. Digite el valor inicial de la obligación. Solo números, sin comas, sin puntos y sin signos. Para digitar un valor inicial debe existir previamente una fecha de constancia de ejecutoria.

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COLUMNA: M CAMPO: VALOR INICIAL DE LOS INTERESES Digite el valor inicial de los intereses en el caso de que existan intereses iniciales o cuando se trata de una migración de información de una vigencia a otra en donde exista este valor. Digite solo números, sin comas, sin puntos y sin signos. COLUMNA: N CAMPO: FECHA PRIMER COBRO PERSUASIVO Digite la fecha en el formato DD-MM-AA. Para digitar esta fecha debe existir previamente una fecha de constancia de ejecutoria. Si no se ha presentado el primer cobro persuasivo y han pasado dos o más meses después de la fecha de ejecutoria, esta celda se tornará de color rojo como alerta de esta situación. COLUMNA: O CAMPO: No. DE DIAS HÁBILES PARA EL PAGO OPORTUNO Si en la sentencia, resolución o acta se estipula un plazo para el pago oportuno, en esta celda se debe digitar el número de días que pactaron para que el deudor cancele sin incurrir en causación de intereses. Si no existe este plazo, la celda se debe dejar en blanco. Si existe un plazo, en esta celda se debe digitar el número de días hábiles que se estipuló en el documento soporte; de esta manera en la columna P (Fecha de Pago Oportuno) aparecerá la fecha máxima en la cual deberá pagar el deudor sin que incurra en la causación de intereses. COLUMNA: T CAMPO: CÓDIGO DE CARTERA Seleccione el código de cartera al cual pertenece la obligación. Al seleccionar un código, aparecerá de forma automática en las columnas: U, V, W: la etapa de la cartera, la cuenta contable del capital y la cuenta contable de los intereses respectivamente. Esta celda se tornará de color rojo en las siguientes situaciones:

• El saldo de la obligación es mayor a cero y no existe código de cartera.

• El saldo de la obligación es mayor a cero y el código de cartera es igual a 38.

• El saldo de la obligación es igual a cero y el código de cartera es diferente a 38. NOTA: Si el código de cartera pertenece a la etapa de COBRO COACTIVO y no se ha digitado la fecha de traslado a jurídica (columna X) y la fecha de avoque (columna AB), la celda de la etapa de la cartera se tornará de color rojo avisando esta situación.

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COLUMNAS: X, Y, Z, AA, AB. En estas columnas se digita la información respectiva cuando el proceso ha sido enviado a cobro jurídico. Una vez diligenciadas ésta celdas y se guarde el archivo, la información quedará protegida e inmodificable. COLUMNA: AC CAMPO: OBSERVACIONES En estas celdas se debe digitar todo aspecto que sea relevante en el proceso de gestión de la obligación para aclarar cualquier situación que se necesite dar a conocer. 4.1.2 Hoja: PAGOS_ABONOS. En esta hoja se debe digitar la información relacionada a los pagos o abonos que el deudor realice a su obligación. Es en esta hoja en donde el usuario deberá mantener actualizados los valores de la Tasa Efectiva Anual (TEA). En la fila 2 comenzando cada mes, se encuentran las celdas donde se debe registrar dichos valores. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El valor de la TEA se debe digitar hasta el mes del informe que se va a presentar a la Sede de la Dirección General. Es decir, si se va a presentar el informe del mes de agosto-2019, se debe tener digitado el valor de la TEA hasta el mes de agosto-2019. Si se digita una TEA de los siguientes meses, el valor de los intereses cambia.

• La TEA es estipulada mensualmente por la Superintendencia Financiera de Colombia.

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• Si el usuario necesita desplazarse rápidamente por los diferentes meses, se recomienda utilizar el cuadro de nombres, el cual posee el nombre de algunos meses para facilitar el desplazamiento.

Esta hoja cuenta con la capacidad de registrar dos abonos por mes hasta el año 2020, y como valor agregado en las columnas QT y QU aparece de forma automática, el número de pagos realizados y la fecha del último pago. Factores que pueden ayudar a la gestión de las facilidades de pago. Al registrar los abonos tenga en cuenta los siguientes aspectos:

• Digitar la fecha de forma correcta y que corresponda al mes que está diligenciando.

• El valor del abono no puede ser superior al saldo total de la obligación. Al registrar un valor mayor al saldo total de la obligación, se generarán cifras negativas que dañan la información y el archivo al tratar de consolidar sus datos.

• Después de registrados correctamente los datos de los abonos y guardar el archivo, la información quedará bloqueada.

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4.1.3 Hoja: INCONSISTENCIAS. Esta hoja se visualiza al momento de guardar y presentarse cualquier situación que se pueda considerar como inconsistencia: datos no digitados, fechas incorrectas, datos incongruentes, etc.

Si el archivo presenta inconsistencias, éstas deben ser depuradas y/o corregidas con el fin de publicar el informe en el File Server sin ningún problema. De lo contrario, el informe será devuelto a la Regional para su correspondiente depuración. La hoja de INCONSISTENCIAS se compone de dos campos que indican el número de la fila y el detalle de la inconsistencia detectada.

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Se debe subsanar cada una de las inconsistencias detectadas y guardar el archivo para que la hoja desaparezca.

5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio

N/A N/A Primera Versión

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