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Empresa De Servicios De Desarrollo Integral TALLER MECANISMOS DE RECAUDACION DE FONDOS PARA LA SOSTENIBILIDAD INSTITUCIONAL
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Empresa De
Servicios De
Desarrollo Integral
TALLER MECANISMOS
DE
RECAUDACION
DE FONDOS
PARA LA
SOSTENIBILIDAD
INSTITUCIONAL
LOS CUATRO PILARES DE LA
SOSTENIBILIDAD FINANCIERA
¿Qué es la Estabilidad Financiera ?
Es la capacidad de una organización para
obtener ingresos (donaciones u otros), con el
objetivo de mantener los procesos productivos
(proyectos) a una tasa constante o creciente,
para generar resultados (cumplimiento de
misión, metas y objetivos)
Fin principal = Resultados
Medios= Habilidad para recaudar fondos
Proyectos y Actividades
Ejecución de
proyectos
Desde el punto de vista contable
DONACIONES . INGRESO BRUTO
INGRESO BRUTO - COSTOS DIRECTOS =
- MARGEN BRUTO
RESULTADOS DEL = Margen bruto –Costos Ind
EJERCICIO (ganancia o pérdida) de administración
Desde el punto de vista contable
Ingresos Totales – Costos Directos =
Margen Bruto
Margen Bruto – Costos Indirectos =
Ganancias / Pérdidas
IT: Donaciones, créditos. A nivel empresarial =
Capital de inversiones e incluye gastos periódicos
como compra de equipo o infraestructura. Donantes
permiten que la institución se vuelva dueña de estos
al final del proyecto
CD: Todos los costos directos de un proyecto. Hay
que incluir el costo de hacer los informes técnicos y
financieros y la contabilidad del proyecto
CI: Gastos o costos de administración. Se expresan
como un % relativo a todo el presupuestos global de
una ONG´s
Resultados del ejercicio: Resultado financiero de
un período determinado. Si es + = excedente y si
es - = deficit. A nivel empresarial = ganancia o
pérdida
Ejemplo: FONACON aprueba
$100,000 para amigos de la Tierra
Objetivo: reforestar 1000000 de árboles en el cerro el Baúl, con un costo indirecto 15%(un año)
Requerimientos:
Contratación de un ingeniero forestal
Coordinador de voluntario
Compra de árboles
Transporte (Plantas y voluntarios)
Nota. Compra de un vehículo para el transporte de voluntarios.
Continuación del ejemplo Ingreso Bruto = 100,000 $
Costos directos = salarios, compra de árboles
(semillas, pick up, combustible)
Costos indirectos = estructura mínima necesaria
para realizar el proyecto. Espacio de oficina,
computadora, el costo de recaudación de fondos del
proyecto, control de calidad, etc.
Si el 15% de los CI se incluyo de manera precisa,
hay un excedente, que se convierte en patrimonio
de la organización
Si no se calculó bien el 15% del CI, por ejemplo el
salario del contador que preparo los informes
financieros, se produce un deficit de efectivo
¡¡OJO!!
Muchas Ong´s se conforman
con un
resultado “0” ó a incrementar
su
patrimonio con adquisición de
bienes. No hay excedente
ni déficit
¡NO DEBEMOS
CONFORMARNOS
CON ESE RESULTADO
Perdemos flexibilidad..
Para adaptarnos al entorno
Las Ong´s que no cuentan con
recursos propios dependen de la
buena voluntad de los donantes,
cada vez que desean realizar
cualquier actividad fuera de los
proyectos aprobados .
Ejemplo: ¿ Que pasa si la comisión de comunidades
indígenas del congreso nos llama para que
ayudemos con el proyecto de ley de consulta de
pueblos indígenas? Problema: la asesoría debe
empezar la próxima semana y todo el personas de
la ONG esta comprometido con la ejecución de
proyectos.
¿Dónde conseguir $ para contratar a una persona
que asesore la comisión por una semana?
Las Ong´s no tenemos capacidad de respuesta por falta de
capacidad económica
Sin fines de lucro no significa con fines de
pérdida!!
Nuestra definición de estabilidad financiera debe incorporar la generación de excedente. En términos empresariales el = ¡ GANANCIAS!
Si podemos retener más dinero del que gastamos. Lo oque podemos hacer es gastar en fines ajenos a nuestra misión o lucramos personalmente.
Generar excedente no esta prohibido. Tampoco es un lujo. Es una necesidad y es nuestra obligación como ONG
– Previsionar para el futuro
– Hacer frente a los retos del presente
Nueva definición: La estabilidad financiera de una ONG, es su capacidad para obtener INGRESOS, en respuesta a una demanda, a fin de mantener los PROCESOS PRODUCTIVOS. A una tasa constante o creciente, para generar RESULTADOS y obtener EXCEDENTES
ESTABILIDAD FINANCIERA
DINERO
ingresos
oferta
Demanda
Resultados Excedente
Contar con estabilidad financiera significa asegurar la
supervivencia de una
ONG´S A LARGO PLAZO
IT – Egresos totales = excedente
LOS 4 PILARES
PLANIFICACION ESTRATEGICA Y
FINANCIERA
DIVERSIFICACION DE FUENTES DE
INGRESOS
BUEN SISTEMA DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
GENERACION DE INGRESOS PROPIOS
1. PLANIFICACION FINANCIERA
ESTRATEGICA Si bien todos deseamos generar muchos ingresos, es
importante que sepamos cuanto es el mínimo que debemos recaudar para alcanzar los objetivos propuestos, tanto para el cumplimiento de nuestra misión, como para sufragar los costos de administración.
La planificación estratégica es el mecanismo que ayuda a esclarecer la misión y objetivos de la Ong y a priorizar las acciones necesarias para su consecución
……….TRADUCCION DE LAS ACCIONES EN CIFRAS………..
Un plan financiero consiste básicamente en una proyección de los gastos y el potencial de obtener ingresos en una ONG,
1. PLANIFICACION FINANCIERA
ESTRATEGICA ¡No es lo mismo que un presupuesto!
El plan financiero es un documento dinámico (cambia frecuentemente) y su objetivo es determinar si en mediano plazo, la Ong dispondrá de fondos suficientes para cumplir con los objetivos planteados en el plan estratégico.
Visualizar escenarios
– Mínimo realizable
– Ideal
Meta mínima financiera a recaudar
– Prioridades indispensables
– Costos fijos de operación
2. DIVERSIFIACION DE
FUENTES DE INGRESO
“Aunque una ONG tenga veinte donantes, si
un porcentaje alto del presupuesto depende
de uno solo de ellos, la ONG, seguirá
siendo muy vulnerable
Por lo menos el 60% del presupuesto total
de una ONG debe de originarse de 5
fuentes diferentes
3. UN BUEN SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS “ un buen SAF, se debe regir por un conjunto de políticas
institucionales que no ayude a maximizar el aprovechamiento de nuestros recursos y asegura una transparencia en el manejo de los fondos”
Nos debe permitir visualizar con anticipación la situación financiera de la ONG, para poder tomar las decisiones a apropiadas a tiempo
Un buen sistema contable: De una contabilidad por proyectos o donantes hacia una contabilidad por centro de costos que permita doble entrada de códigos para reportes de donantes
Visualizar el consolidado de la ONG, o el presupuestos loca y así conocer el estado financiero institucional de forma periódica y automática
4. GENERACION DE INGRESOS
PROPIOS
Generar recursos propios es una manera de
diversificar, fuentes de ingreso.
Todas las formas de ingreso que una ONG
puede generar son sin restricción de uso
La ONG puede decidir como gastar y no el
donante
GENERACION DE INGRESOS
PROPIOS
Aportes del público y sector privado,
membresía, alianzas con empresas, etc.
Venta de productos y/o servicios
Manejo financiero
Eventos especiales
Mercadeo relacionado con la causa
CONCLUSIONES
Alcanzar la sostenibilidad financiera es un reto de las organizaciones que requiere del esfuerzo conjunto de toda una institución. Si bien el acceso a donaciones o condiciones preferenciales es una ventaja competitiva de las ONG, no podemos depender en un 100% de estos privilegios par alcanzar nuestras metas.
Debemos comprender que la estabilidad financiera es un proceso constante, que de se incorporado como parte de los procesos gerenciales cotidianos de nuestras propias ONG´s: en la planificación estratégica, en el sistema de administración de fondos, y en la implementación de ideas y mecanismos innovadores que nos permitan generar nuestros propios recursos
CONCLUSIONES La creatividad por si misma no basta para
alcanzar la estabilidad financiera sino que es imprescindible utilizar las estrategias y metodologías más sofisticadas a nuestro alcance, para aumentar nuestras posibilidades de éxito.
Lograr la estabilidad financiera no debe ser un sueño inalcanzable. Es una necesidad y una obligación de las ONG´s lograr esta meta ya que asegura el cumplimiento de nuestras respectivas misiones
INTRODUCCION A LA
RECAUDACION DE FONDOS ¿ Porque dona la gente (instituciones)?
Descuentos en sus impuestos
Relaciones sociales o porque respetan al solicitante
Reconocimiento público
Porque creen en el institución
Interés en hacer bien o retribuir
Porque quieren sentirse menos culpables
Porque quieren dar en memoria de otros
Porque es parte de su programación o agenda
INTRODUCCION A LA
RECAUDACION DE FONDOS
¿ Porque dona la gente (instituciones)?
Porque le piden
Apego emocional
Aprobación de sus compañeros
Por capacidad: tiene ingreso disponible (no son necesariamente ricos)
Bajos costos indirectos: la casa esta pagada y los hijos son ya profesionales
¿ quien tiene el interés, la capacidad
y la motivación de dar?
Los actuales donantes principales
Los donantes de otras organizaciones
similares
Los voluntarios
USTED!!
¿ Quien dá?
7% 7%7%
79%
Legados
fundaciones
Corporaciones
Personas
particulares
LA RECAUDACION DE FONDOS
TIENE QUE VER CON
RELACIONES Culturales
De actitud
De valor
Externas e internas
Lo importante es la cantidad de formas en
que nos comunicamos
El ABC DE LA RECAUDACION DE
FONDOS
A = Educar e informar
B = Inspirar
C = Pedir la participación activa del
donante
Regla de oro: la gente da a la gente!!
8 PASOS PARA LA RECAUDACION DE
FONDOS 1. PLANIFICACION: Determine sus necesidades
financieras
2. IDENTIFICACION: Haga una lista de posibilidades
3. PROPUESTA: Escriba una propuesta básica
4. INVESTIGACION: Conozca a sus posibles donantes
5. VISITAS: Cultive relaciones con sus posibles donantes
6. Solicitud: Pida una donación
7. AGRADECIMIENTO: Siempre de las gracias
8. SEGUIMIENTO E INFORME: Mantenga a sus donantes comprometidos con su proyecto
8 PASOS PARA LA RECAUDACION DE
FONDOS Recuerde que cuando el donante esta satisfecho
con su inversión es su mejor prospecto para futuros proyectos. Este donante será también una excelente fuente de información para otros donantes potenciales. Use los ocho pasos antes mencionados para un programa de recaudación de fondos exitoso. No olvide ningún paso. Marque fechas para sus objetivos y plazos para progresar constantemente
Sobre todo sea claro al establecer necesidades, al identificar los objetivos básicos de su programa, en reconocer los intereses de su donante y tenga claro acerca de lo que puede hacer o no con su dinero.
PERSONAL PARA RECAUDAR
FONDOS
Muchas ONG´S estan comprendiendo que la gestión de fondos es un campo altamente especializado y que requiere de personal capacitado y con experiencia en varias áreas:
– Conocimiento de las fuentes
– Habilidad para comunicar: verbal y escrita
– Destrezas interpersonales
– Conocimiento de inglés (dominio)
– Personalidad agradable
– Organizado: Usa eficazmente su tiempo y recursos.
PERSONAL PARA RECAUDAR
FONDOS
Transmite y crea
confianza Creativo Enérgico
Con destrezas Comprometido
con la institución
Con habilidad
para escuchar
Alta Autoestima
Es un trabajo de tiempo completo por lo cual se justifica la
contratación de un profesional en cada ONG
EL ARTE DE PREPARAR
PROPUESTAS
A. Recopilación de la información que se
necesita para comenzar. Determinar Metas
y Objetivos preliminares
– Borrador de presupuesto
– Reuniones con el donante
Recuerde la regla de ORO
La gente da a la gente
EL ARTE DE PREPARAR PROPUESTAS
B. Adaptación del formato o requisitos del donante
– Formato general de una propuesta:
– Resumen ejecutivo
– Necesidad del proyecto
– Metas y objetivos
– Idoneidad de la ONG para llevar a cabo el
proyecto (trayectoria o experiencia)
– Metodología para la ejecución (actividades
propuestas)
– Financiamiento de otras fuentes o
contrapartidas
– Presupuesto (pulirlo
EL ARTE DE PREPARAR PROPUESTAS C. Sugerencias de tipo general
– Envié la propuesta con una carta de presentación breve de una o dos páginas como máximo. En donde se reitera los puntos principales p se explican los motivos por los cuales el donante debe financiar el proyecto
– La propuesta debe tener entre 2 a 20 páginas (más de anexos). A veces el donante da una idea de lo que espera recibir
– Pida un editor o comunicador con experiencia que revise y corrija el texto
– Envié un original no una copia. Utilice fotografías, mapas y propuestas para realzar la propuesta
Utilice oraciones claras y directas. Evite
términos pasivos y las expresiones
impersonales como “sería aconsejable”
Sea concreto
Considere su propuesta como un contrato
de tipo jurídico. Si recibe los fondos que ha
solicitado tendrá la obligación de demostrar
que ha alcanzado cada uno de los objetivos
prometidos
HABILIDAD DE PROVOCAR QUE
LA GENTE TOME UNA DECISION
El inducir a la gente a decir “SI” implica
alga más que suerte, conjetura o capricho
Los expertos en relaciones humanas tienen
diversos métodos y técnicas que
incrementan las probabilidades de que la
gente les diga sí
SUGERENCIAS
El esperar respuestas afirmativas es tener
confianza. Sin embargo esto va más allá de
la confianza. Usted le hace saber a la
gente, le da la impresión inequívoca de que
espera de ella una respuesta afirmativa.
Casi todo el mundo comienza por ser
neutral y se le puede inducir. Muchas
personas nunca dudan en hacer lo que
usted desea, una vez que usted les ha
dicho lo que usted espera de ellas
Por otra parte todo se hace por un
motivo en este mundo. Por lo tanto
cuando quiera que alguien haga algo,
ofrézcale un motivo para hacerlo. Sin
embargo cerciórese de que los motivos
dados sena los de la otra persona o
sea razones que le interesan a ella.
Sería equivocado darle razones que le
convienen solo a usted.
Haga preguntas que requieran
respuestas afirmativas Cuándo este tratando de obtener respuestas
afirmativas, comience por colocar a la gente en un estado de ánimo propio para hacerlo. Esto se logra haciéndole dos o tres preguntas que requieran una respuesta afirmativa. Ejemplo:
¿ Usted desea que esta labor en beneficio de su gremio y de toda la sociedad continué verdad?
¿ Usted quiere los mayores beneficios por la contribución que va a ofrecer, cierto?
La pregunta de respuesta afirmativa es
aquella que sólo puede responderse con la
palabra sí
La razón para hacer preguntas de respuesta
afirmativa es que si usted lleva a la gente a
un estado de ánimo que la induzca a
asentir, es más probable que le diga “SI”
cuando usted le solicite una donación
No obstante no olvide hacer preguntas
afirmativas de forma correcta. O sea
asintiendo con la cabeza mientras hace la
pregunta. Además, inicie la pregunta con la
palabra “Usted” por ejemplo
¿ Usted comprende que para ejecutar este proyecto tendremos que invertir recursos en su buena administración Verdad ? (verdad)
¿ usted quiere que lo mantengamos informado no es cierto?.......
Esto no es otra cosa que hacer que la gente escoja entre asentir de una manera o asentir de otra. Sea cual fuere la forma que prefiera, le esta dando una respuesta afirmativa
Esta habilidad consiste en hacer que de una u otra forma, el prospecto prefiera hacer ha
lo que usted desea. Por ejemplo, si usted desea una cita con Juan Pérez:
¿ Don Juan, le parecería bien esta tarde o prefiere que nos veamos mañana por la mañana? (usted le esta dando al señor Pérez la opción de darle una cita, pudiendo escoger sólo entre dos opciones afirmativas)
Lo peor sería pedir una cita. Si lo hace así, le está dando al señor Pérez la opción de contestar “Sí” o no Por ejemplo:
Don Juan ¿desea hacernos la fonación en especie o en efectivo?
Señor Pérez quiere que lo metamos en el sistema de cargos automáticos o prefiere que le hagamos el cobro con mensajero
Este método no siempre servirá, pero
servirá muchas veces. Y servirá más
que el de da a la gente la alternativa de
responder si o no
¿ Que quiere usted saber de un donante
potencial antes de ir a pedirle apoyo
¿A que se dedica el donante y como le va en lo que hace
¿Cuál es su situación económica?
R. Hartsook recomienda que si ud. Va a explorar fondos entre las empresas. Lea primero sobre economía.
“La recaudación de fondos es financiera por naturaleza. Es importante mantenerse en contacto con el estado general de la economía, razonablemente familiarizado con los asuntos financieros y continuamente inquisitivo sobre las actividades que generan dinero
¿ A que se dedica la persona que lo va a atender?. En particular, ¿Cuál es su capacidad de decisión o función con respecto a la solicitud que ud. Va a presentar
¿ A que tipo de organización o causa le dan dado fondos previamente?
¿Cuál es su política con respecto a donaciones en especie?
Cuáles son sus montos típicos o normales de donación? ¿Cuál es la donación más grande que ha realizado
¿tienen algún tipo de requerimiento o condición para el otorgamiento de donaciones? Por Ej: que la donación sea declarable como gasto deducible de impuestos
Si la solicitud es para un proyecto ¿Requieren componentes de género, independencia política, condiciones ambientales. Procedimientos contables, etc?
¿Cuándo le va a pedir? (apunte siempre para arriba
Aparte de requisitos sobre el proyecto
propiamente, ¡espera el donante algún otro
beneficio como consecuencia de su apoyo?
Ej: asociación de imagen empresarial,
algún tipo de reconocimiento público ,
acceso a información, o poder de influencia
sobre lo que hace la organización.
Determinar previamente lo que puede
ofrecer.
¿Quién es la persona que normalmente
toma la decisión de apoyar?
Quién o quienes que usted conozca, tienen el poder de influencia sobre las personas que toman la decisión de apoyar, por ejemplo: miembros de la junta directiva, compañeros de trabajo, familiares, otros
¿Cuánto tiempo tardan normalmente para decidir sobre la solicitud?
¿Cómo quieren que se formalice la solicitud? Ej: con una carta es suficiente, tienen un formulario u ofrecen una guía para la elaboración de propuestas
¿CÓMO OBTENER ESTA INFORMACION
De sus propios registros. Si ud. No es una
organización nueva, ud. Ya ha tenido
colaboradores. Estudie sus registros con
cuidado. Determine quién le ha dado qué y por
cuál razón.
Es más fácil obtener una donación “Especial” de
alguien que ya le ha ayudado, que de alguien
nuevo
Informes anuales de las organizaciones
donantes. Sitios web.
Medios masivos de información
Otras organizaciones que ya han recibido
apoyo de la donante (ver informes anuales
de las ong´s que indiquen sus donantes,
patrocinadores, cualquier tipo de fuentes de
apoyo
Recaudación de fondos profesionales.
Empresas o individuos que se dediquen a
recaudar fondos de manera profesional en
el mismo mercado en el que usted se
mueva o quiere explorar
LOS PRINCIPIOS DE LA RECAUDACION
DE FONDOS DE HANK ROSSO
El dar es un asunto personal
La gente le da a la gente. No a las Buenas causas o a los buenos proyectos, sino a la gente con buenas causas y buenos proyectos
Recaudar fondos no es pedir dinero. Tiene que ver con algo que es urgente realizar. El dinero es el medio nada más.
LOS PRINCIPIOS DE LA RECAUDACION
DE FONDOS DE HANK ROSSO
El que recauda debe tener la capacidad de ver las cosas desde la perspectiva del donante.
Las cosas importantes en la vida se enseñan predicando con el ejemplo. El mejor recaudador fondos, antes de pedir, ya ha dado de su propio bolsillo y se ha identificado y comprometido con el proyecto
Conseguir fondos es conseguir amigos y …..no es lo mismo vender que hacer amigos
EN EL MUNDO DE UN LADO ESTA EL
DONANTE Y EL RECAUDADOR.
DEL OTRO, LAS NECESIDADES DEL
MUNDO
El oficio de recaudar fondos es 90%
planificación y prospección; 9% diseño de
solicitud y 1% pedir fondos
Por eso no se desepere y haga su tarea
85 – 90% de los fondos que recaude
provendrán el 10 – 15% de sus fuentes
Su oficio consiste en inspirar a la gente
para que contribuya. Según Hank Rosso:
“recaudar fondos es el delicado arte de
enseñar la dicha de reglar”
No convenza, inspire.
LOS PRINCIPIOS DE LA RECAUDACION
DE FONDOS DE HANK ROSSO
NOSOTROS CARACTERIZAMOS PROBLEMAS
Y PROPONEMOS SOLUCIONES
¿Cuál es un buen problema?
El que es concreto
El que es solucionable
El que es emocional
El que esta relacionado con gente
El que es relevante para el donante
El que es urgente
LOS PRINCIPIOS DE LA RECAUDACION DE
FONDOS DE HANK ROSSO
Aprenda a manejar el poder de la razón y el
poder de la emoci8ón. Pareciera que el
contribuir con una donación es una decisión
informada, sin embargo, el dar es una
decisión anímica. Toque el corazón,
después se abrirá el bolsillo.
Aprenda a pedir. Hay un momento, un lugar
y una persona ideal
LOS PRINCIPIOS DE LA RECAUDACION
DE FONDOS DE HANK ROSSO
La manera más efectiva de pedir es:
– Cara a cara
– De igual a igual
– En el sitio del proyecto
– Cuando la persona que hace la solicitud
ha contribuido con ideas y fondos para la
solución del problema
Las oportunidades no le van a llegar a tocar
la puerta hay que salir a buscarlas. Vaya a
donde están los donantes y aprenda a
relacionarse con ellos
LOS PRINCIPIOS DE LA RECAUDACION
DE FONDOS DE HANK ROSSO Recaudar fondos se trata de reclutar
voluntarios honorables. Ningunatécnica
puede sustituir la credibilidad del amigo de
un potencial donante
Si usted le pide a un prospecto menos de lo
que él esta dispuesto a donarle, se lo va a
dar. Apunte hacia arriba.
Contamos historias. Los mejores
recaudadores de fondos son magníficos
cuanta cuentos (pero ojo no cuenteros)
LOS PRINCIPIOS DE LA RECAUDACION
DE FONDOS DE HANK ROSSO
Nunca, nunca mienta. La sinceridad no se puede fingir
Nunca se puede agradecer demasiado. Sé las gracias como mínimo 7 veces antes de volver a solicitar el apoyo
Es más fácil obtener apoyo de alguien que ya nos ha ayudado. El que ayuda una ves ayuda dos. El que ayuda tres aumenta el monto de su donación
Es más fácil que alguien que ya colabora con otra causa nos apoye
DONACIONES INDIVIDUALES Históricamente, la cooperación internacional ha
apoyado a las ONG´s financiado y apoyando sus programas y proyectos. En muchos casos, los resultados alcanzados han generado confianza y respeto hacia la institución.
Sin embargo dichos financiamientos aplican para proyectos muy concretos y no cubren la totalidad de costos de operación de la institución. Por consiguiente se hace necesario recurrir a otras iniciativas que permitan generar recursos en cantidades y calidad para garantizar la continuidad y los fortalecimientos institucionales
Las donaciones individuales se constituyen
como una posibilidad de contar con
personas que apoyen financieramente a la
institución .
Estas donaciones se refieren a aportes
económicos, que no se encuentran
vinculados a compromisos institucionales de
ejecución de proyectos o alguna retribución
Tomando en cuenta que en Guatemala la cultura filantrópica es muy baja, además de las donaciones nacionales es importante la búsqueda de donaciones internacionales, por lo que es necesaria la búsqueda de una contraparte extranjera para facilitar la recepción de las donaciones y la emisión de la exenciones de impuestos que apliquen en el país
A QUIENES ACUDIR PARA
DONACIONES INDIVIDUALES:
Para iniciar, es importante el acercamiento a
contactos individuales de personas que han
estado vinculadas con la institución a través
de diferentes medios, para solicitar
donaciones específicas, tales como:
– Ex miembros de la junta directiva y asamblea
– Amigos de la junta directiva
– Ex empleados
– Amigos de la cooperación internacional
– Contactos con otras instituciones relacionadas
con el tema
CICLO DE DONACION DEL DONANTE
/ AMIGO
Identificación
Información
Conciencia
Compromiso
interés
Dedicación
Párticipación
PIRAMIDE DE DONANTES
Donación planeada
Capital y dotaciones
Grandes Donación
Donaciones anuales
renovadas
Nuevas Donaciones
anuales
Universo
Solicitud
personal
Solicitud
personal y tel.
Corresp, tel,
sol, personal
Correo masivo, tel
Mayor nivel de
participación
CRITERIOS PARA LA
RECAUDACION EXITOSA DE
FONDOS
Argumentos
para
dar apoyo
Potencial
para dar apoyo
Liderazgo
voluntario
Preparación
interna
¿Cómo SE HACEN LAS
DONANCIONES?
En forma directa
– Efectivo
– Tarjetas de crédito
– Título de valores (especie)
Ingreso vitalicio
– fideicomiso
¿Qué APOYAN LAS
DONACIONES?
Las operaciones actuales
– Gastos administrativos
– Programas especiales
Proyectos de capital
– Construcción / Renovación de edificios
– Equipo
Personal
PROGRAMA DE MEMBRESIAS
DESARROLLO DE UNA BASE DE MIEMBROS
Membresía: La relación entre una institución
(ONG) y un miembro (donante)
• Entrega de beneficiarios y privilegios
• Relación duradera y de intercambio
La gente se hace miembro de una organización
porque quiere algo a cambio.
DESARROLLO DE UNA BASE DE
MIEMBROS Diversas motivaciones para personas y empresas
Cuando se quiere obtener algo (premio u obsequio, exención fiscal, etc.)
Cuando se quiere ser parte de un grupo o movimiento (clubes, grupo de donantes “platino”, etc.)
Cuando se quiere ahorrar (incentivos)
Cuando se quiere sentirse menos culpables
Cuando creen en una organización
Porque respetan al solicitante
DESARROLLO DE UNA BASE DE
MIEMBROS
El gran reto de las ONG’s con
programas de membresía es el
ofrecer beneficios y privilegios
atractivos a sus miembros pero
a un costo aceptable y que no
afecte significativamente la
carga operativa
DESARROLLO DE UNA BASE DE
MIEMBROS
Beneficios populares
básicos pueden incluir:
• Entradas gratis a museos o parques
• Descuentos en almacenes, tiendas, etc.
• Invitaciones a conferencias especiales
• Publicaciones
• Camisetas, artículos promocionales, etc.
DESARROLLO DE UNA BASE DE
MIEMBROS
La LEALTAD de una base de miembros
dentro de una ONG es de suma importancia
y una forma de lograrla es por medio de
Incentivos o premios específicos.
En muchas ocasiones, estos premios pueden
potenciar y consolidar el sentido de
pertenencia en la membresía
DESARROLLO DE UNA BASE DE
MIEMBROS
Ventajas para las ONG’s: Nuevos miembros = buena inversión (construir
una relación de largo plazo)
Ingresos estables y predecibles
Miembros embajadores-venden la causa de la ONG
Mejor comunicación de doble vía
Potencial de solicitar apoyo adicional
Potencial de servicio voluntario
Reconocimiento y prestigio
DESARROLLO DE UNA BASE DE
MIEMBROS Historia y evolución de la membresía en Salva
NATURA
Experimentando con envíos masivos o correo directo
Campaña “Miembro consigue a otro miembro”
La campaña navideña
Otras iniciativas para potenciar la membresía: aeromillas, muebles clásicos, campañas por e-mail y telemercadeo
Campañas con asociados corporativos (adopta un guarda parque)
ALIANZAS CON EMPRESAS
La filantropía en una empresa tiene que ver
con su misión – razón de ser, con su visión,
el futuro y con sus valores – principios.
INCAE: Siglo 21 es el siglo de las alianzas:
Grandes corporaciones con las ONG’s
(TNC y Georgia-Pacific, NGS y MCI
Worldcom, CARE y Starbucks)
ALIANZAS CON EMPRESAS
Donaciones del sector empresarial no son nada sencillas de obtener
Sector se considera como el más dificultoso y complicado
Se requiere de grandes inversiones de tiempo, preparación de presentaciones audaces y periodos de acercamiento continuos
Se requiere cultivar la relación con la empresa casi de manera permanente
ALIANZAS CON EMPRESAS
Proceso de toma de decisiones dentro de una corporación o empresa puede ser engorroso y complicado
Salva NATURA ha trabajado con diversas empresas, que van más allá de otorgar una simple donación para que se integre al grupo de asociados corporativos
Se convierten en socios estratégicos de Salva NATURA
ALIANZAS CON EMPRESAS
Apoyan iniciativas y proyectos específicos de mediano y largo plazo, lo cual contribuye a la sostenibilidad financiera de la ONG, no digamos a la sostenibilidad de los proyectos mismos.
Opción para que impulse en mercadeo (marketing) y la publicidad de uno o varios de sus productos, atado a la causa de Salva NATURA.
ALIANZAS CON EMPRESAS
Es más fácil solicitar y negociar una donación en
donde la imagen corporativa de ambas partes se
ve beneficiada en el tiempo, a solicitar una
donación específicamente anual a una empresa.
Empresas no quieren ser una más dentro del
grupo de donantes de una ONG, más bien quieren
destacarse.
Es allí precisamente donde se debe ser hábil y
presentar alternativas atractivas de mercadeo a
las empresas.
ALIANZAS CON EMPRESAS El marketing debe ser una actividad bien
planificada, busca presionar la imagen de una marca (producto), además de la satisfacción del consumidor.
Se debe tener claro que desde la perspectiva de las empresas, se trata de promover valores o causas para lograr lealtad de los clientes, así como un compromiso de los consumidores para con el trabajo de una ONG.
Mencionar algunas empresas que se podría hacer alianzas: Ejemplo compañías de telefonía, bancos (tarjetas de crédito)
EVENTOS ESPECIALES
Actividades que permitan consolidar la imagen de una ONG
Permite reclutar nuevos miembros y amigos en general
Permiten levantar fondos no restringidos
Se requiere de mucho apoyo de voluntarios desde los miembros
de la junta directiva, hasta la formación de comités de apoyo para
cada evento
EVENTOS ESPECIALES
Los eventos especiales ofrecen la ventaja a las ONG’s de poder
expandir la red de apoyo a la misma y mercadear a la
Organización de manera directa y personalizada
Permite explicar el trabajo de una ONG de manera creativa en
un ambiente informal y relajado, y muchas veces divertido a la
vez que se recaudan fondos
EVENTOS ESPECIALES
Algunos ejemplos realizados: rifas de vehículos,
bingos, lanzamientos de libros, estrenos exclusivos
de películas, exposiciones fotográficas, conciertos
y cenas
EVENTOS ESPECIALES
EVENTOS IMPORTANTES
Proyectar, cómo y cuanto dinero se recaudará y
formará conciencia en los participantes acerca de
la misión y el trabajo de la ONG.
El quién hablará y que dirá es vital en cada
evento. En ese sentido, el buscar a una figura que
avale o endose el trabajo de la ONG durante el
evento, puede contribuir un golpe publicitario
sumamente positivo.
Las ONG’s deben tener claro que lo
crucial en los eventos de recaudación
es potenciar la rentabilidad.
Es decir, se debe tratar de minimizar los
gastos y garantizar una ganancia que
verdaderamente compense todo
el esfuerzo alrededor de un evento.
COOPERACION INTERNACIONL
La Cooperación Internacional se
ha constituido en la principal
fuente de recursos para el
desarrollo de proyectos de las
ONG’s.
CATEGORIAS DE DONANTES
Agencias de ayuda oficial para el
desarrollo: UE, JICA, USAID, etc.
Agencias de las Naciones Unidas:
PNUD, UNICEF, UNESCO, etc.
Bancos Multilaterales de Desarrollo:
BID, Banco Mundial, etc.
Fundaciones internacionales: Kellogg
Foundation.
CATEGORIAS DE DONANTES
Corporaciones globales: Empresas que muestran responsabilidad social apoyando proyectos en comunidades en las que operan (Coca Cola, Sony)
Organizaciones no gubernamentales internacionales: CARE, Helvetas, Oxfan, Fundación Soros.
Organizaciones internacionales religiosas: Caritas, Visión Mundial.
ALGUNAS LIMITANTES DE LA
COOPERACION INTARNACIONAL
Genera una alta dependencia de programas y
proyectos, que a pesar de cumplir con objetivos
puntuales y apoyar áreas estratégicas no
contribuye a la institucionalidad.
La formulación y gestión de proyectos para
cumplir con los programas y gastos
institucionales, requiere la inversión de mucho
tiempo y energía, lo cual, en alguna medida afecta
el desarrollo de las funciones sustantivas y
funcionales de la institución.
ALGUNAS LIMITANTES DE LA
COOPERACION INTARNACIONAL
Centroamérica no es una prioridad respecto a la orientación de la cooperación internacional; Guatemala, en particular que lo fue en el periodo de post-conflicto, recibe un flujo bastante menor actualmente.
La cooperación internacional no financia funciones operativas, las cuales en la mayoría de ONG’s son las instancias que brindan soporte a todas las dependencias institucionales.
NUEVAS TENDENCIAS DE LA
COOPERACION INTERNACIONAL
La regionalización de proyectos: Trascender
las fronteras y buscar fortalecer alianzas
regionales, sin perder de perspectiva las
diversas problemáticas sociales,
económicas, políticas y culturales entre
países.
“ La regionalización puede ser tanto un factor de
éxito o de riesgo en los proyectos”
NUEVAS TENDENCIAS DE LA
COOPERACION INTERNACIONAL
La conformación de “coaliciones”,
“consorcios” entre otros para gestionar
proyectos”: Articulación entre diversos
sectores y previene la duplicación de
esfuerzos.
Un consorcio mal coordinado puede poner en
Riesgo el proyecto y crear divisiones
FUENTES DE INFORMACION
IMPORTANTE Y SU UTILIZACION
Uno de los retos importantes a los que se enfrenta
cualquier organización es cómo crecer y mantenerse
por si misma. Las organizaciones gubernamentales
y comunitarias constantemente necesitan saber cómo
ponerse en contacto con los donantes que les podrían
proporcionar servicios y financiamiento.
¿Cómo obtener la información?
Un plan sistemático para identificar a los
donantes con más posibilidades de financiar
proyectos.
Una lista de directorios y sitios Web que
proporcionan ideas e información sobre las
prioridades geográficas y programáticas de
los donantes internacionales.
ASISTENCIA TECNICA PARA
MOVILIZAR RECURSOS
About Nonprofit Charitable Organizations (http://nonprofit.about.com) : Información sobre cómo recaudar fondos, capacitación, información sobre donantes, etc.
The Chronicle of Philanthropy (http://philanthropy.com): Periódico quincenal con amplia cobertura de la recaudación de fondos y asistencia técnica a ONG’s.
ASISTENCIA TECNICA PARA
MOVILIZAR RECURSOS
Civicus (http://civicus.org): Realiza distintos programas sobre la movilización de recursos y bases de datos para acceso a donaciones.
The Foundation Center (www.fdncenter.org): Amplia información sobre la recaudación de fondos, directorios de donantes, guías para escribir propuestas, directorios de capacitación.
ASISTENCIA TECNICA PARA
MOVILIZAR RECURSOS
The Resource Foundation (http://www.resourcefnd.org) : Ofrece un apoyo valioso a organizaciones privadas de desarrollo en Latinoamérica y donantes alrededor del mundo. La fundación provee capacitación, información y asistencia técnica, representación, servicios de recaudación y apoyo a las redes de las organizaciones de desarrollo.
DIRECTORIO PARA
FINANCIAMIENTOS
The Foundation Directory (The Foundation Center) (www.fdncenter.org) : Publicación anual y herramientas en la Web que provee información de alrededor de 10,000 fundaciones.
Directorio de fundaciones Canadienses (Canadian Centre for Philanthropy)
Danish Foundations
Directorio de Fundaciones Japonesas
DIRECTORIO PARA
FINANCIAMIENTOS
Además de los directorios mencionados,
considere el buscar en Internet. La principal
ventaja de obtener información en la red es
la oportunidad; es probable que encuentre
la información más actual sobre un donante
determinado.
ASPECTOS A CONSIDERAR
DURANTE LA BUSQUEDA EN LA
RED En el índice del directorio, identificar a los
donantes que estén financiando proyectos similares en su área geográfica.
Donantes que muestren una relación directa entre sus prioridades, misión y fines de su proyecto.
Correspondencia entre los requisitos del donante y los características de su proyecto.
ASPECTOS A CONSIDERAR
DURANTE LA BUSQUEDA EN LA
RED Determinar las restricciones de los
financiamientos del donante, y si son
suficientes para ayudar al proyecto a
alcanzar sus objetivos.
Las fechas límite del donante y ver si se
ajustan al calendario de su proyecto.
CUIDADO!!!!
Tenga cuidado con los directorios o sitios Web
que tengan más de uno o dos años.
No asuma que están actualizados y aplicables
hoy día. Aunque la mayoría de los donantes
no cambian sus áreas de interés de un año a
otro, pueden existir cambios sutiles pero
significativos.
SUGERENCIAS PARA ENTRAR EN
CONTACTO CON UN DONATE
No dé la impresión de ir en una “CACERIA”.
Sobre todo, bajo ningún concepto intente
realizar una solicitud de ayuda por teléfono.
Este es el camino más rápido para un “NO”
Convencer al donante que usted conoce
sus prioridades programáticas y geográficas
y cómo empatan con su proyecto.
SUGERENCIAS PARA ENTRAR EN
CONTACTO CON UN DONATE
Proporcionar al donante algún material informativo
sobre su organización, que incluya un documento
general sobre el proyecto propuesto.
Siga todas las sugerencias, formatos e
indicaciones para realizar la presentación formal
del proyecto.
Solicite siempre al donante sugerencias de otras
agencias que podrían estar interesadas en su
proyecto.
UNA VEZ FINALIZADO EL
PROYECTO...
Integridad: Todas las acciones y los fondos
deben estar justificados. Esto significa
informes narrativos y financieros completos,
comprensibles y honestos, disponibles en
todo momento.
Transparencia: Los registros de las cuentas
tienen que ser abiertos y estar disponibles
para inspección en cualquier momento.
UNA VEZ FINALIZADO EL
PROYECTO...
No puede comprometerse la
honestidad. Los buenos fines de la
Organización no pueden ponerse
en peligro o causa de los medios
dudosos que se hayan empleado
para conseguirlo.
CAPACIDADES INTERNAS PARA
FORTALECER LA GESTION Innovación y creatividad para generar recursos
propios.
Equilibrar la inversión de tiempo y recursos en la gestión de proyectos respecto al éxito de la gestión.
Evitar lanzar proyectos donde hay poca posibilidad.
Evitar responder a convocatorias son donantes que no se ha tenido acercamiento previo.
Mejorar las capacidades internas para la redacción de proyectos.
CAPACIDADES INTERNAS PARA
FORTALECER LA GESTION
Contar con sistemas de monitoreo y evaluación
interna para medir resultados e impactos.
Inventario de recursos para visibilizar nuestro
trabajo.
Publicaciones
Páginas Web
Programas radiales
Espacios internacionales, etc.
Tiempo y recursos
Tener información financiera oportuna y útil para tomar
decisiones estratégicas y a tiempo
La rotación de liderazgo o bien la presencia de varias personas de la
organización en diversos espacios, facilita la sostenibilidad de la
Misma. Aprender a democratizar espacios y compartir liderazgo
Es un reto pero necesario para la sostenibilidad a largo plazo.
Es valioso abrir espacios informales para compartir y
realizar crítica constructiva con respecto a los
procesos internos de una organización
FUNDAMENTOS PARA LA
CONSTRUCCION DE UN FONDO
PATRIMONIAL O FIDUCIARIO Condiciones favorables para el éxito
Donantes interesados en apoyar a un fondo fiduciario (vrs donando para la implementación de proyectos específicos)
Política interna de la ONG de designar un porcentaje del presupuesto para el fondo fiduciario.
La ONG está generando excedente de fondos sobre sus necesidades financieras.
TECNICAS
Un buen sistema presupuestario y de
contabilidad
Administración de recursos transparente
Un banco u otra institución financiera para
manejar el fondo.
Establecimiento de reglamentos para el uso
de los fondos (intereses vrs capital)
RIESGOS
Si los fondos no
están invertidos
correctamente,
el valor del fondo
puede bajarse
en lugar de
incrementarse
Si los fondos
están
mantenidos en
la moneda
local,
devaluación e
inflación
puede bajar el
valor del fondo
Se utiliza el capital
y no solamente el
interés, el valor
del fondo puede
bajar
FACTORES CLAVES DE ÉXITO Y
RECOMENDACIONES Factores para el éxito
1. Personal asignado a la recaudación de fondos
2. Rendición de cuentas
3. Un buen departamento de comunicaciones
4. Alta presencia en los medios de comunicación
5. Continuidad del personal dentro de la ONG
6. Solicitud Cara a Cara
7. Una junta directiva con personalidades de diversos sectores
8. Alianzas con organizaciones internacionales.
RECOMENDACIONES PARA
RECAUDACION DE FONDOS
La ley No. 1 de la Recaudación de fondos
Para la obtención de donaciones
significativas, un gestor de fondos
debe solicitar personalmente una
cantidad específica
10 REGLAS BASICAS PARA LA
RECAUDACION DE FONDOS
1. La mejor forma de cultivar la relación con un
donante es comenzando por solicitar una
donación cara a cara.
2. Se debe estar preparado para cualquier
pregunta que pueda surgir durante la entrevista.
3. Un gestor de fondos debe pelear contra el miedo
o la inseguridad.
4. También debe saber vender la causar.
5. La perseverancia y la permanencia en el puesto
de trabajo genera confianza.
10 REGLAS BASICAS PARA LA
RECAUDACION DE FONDOS 6. Se debe estar preparado para presentar
opciones cuando sea necesario.
7. Un buen gestor debe concentrarse en las prioridades y delegar otras.
8. Si no se está conversando con los donantes potenciales, no se está haciendo el trabajo de recaudar fondos.
9. Es importante hacer ejercicio para prevenir problemas de estrés.
10. Debe aprovecharse, en la medida de lo posible la hora de almuerzo para intercambiar ideas con el personal.
5 ELEMENTOS PARA LA SOLICITUD
DE DONATIVOS GRANDES
1. Debe hacerse todo lo posible para conseguir una entrevista con el donante potencial.
2. Se debe llevar a la entrevista una buena propuesta y material promocional que venda.
3. Es recomendable contar una anécdota con puntos fuertes que fortalezcan los puntos de venta.
4. Es vital solicitar una donación grande cara a cara.
5. Debe comunicarse claramente cuales serán los beneficios y ventajas de la donación.
4 REQUISITOS PAR UN BUEN
GESTOR DE FONDOS
1. Identificación plena con la misión de la
organización.
2. Poseer coraje para solicitar cara a cara
grandes donativos.
3. Contar con habilidades en comunicaciones
y ventas.
4. Creatividad para buscar alianzas de
acuerdo al tipo de donante.
SUGERENCIAS PARA AHORRAR
1. Poner la lista de navidad o la lista no
deseable (wish list) en espera.
2. Posponer aumentos salariales y reducir o
postergar beneficios a los empleados.
3. Cortar o despedir personal.
4. Eliminar una actividad de un programa o
de un proyecto.
GRANDES OPORTUNIDDES PARA
AHORRAR 1. Obtener siempre 3 ofertas y cotizaciones
2. Calcular el costo total de un servicio o producto antes de comprarlo.
3. Solicitar un descuento siempre! Hablar con el que tiene el poder de decisión y no con un simple vendedor.
4. Comprar en lotes (en grande)
5. Establecer un presupuesto realista
6. Mantener records de todos los gastos.
7. Permitir que las gerencias manejen sus propios presupuestos.
GRANDES OPORTUNIDDES PARA
AHORRAR 8. Proyectar gastos presupuestados cada mes.
9. Solicitar descuento por pronto pago
10. Negociar un paquete de compras anual. Estimar necesidades de compras en el año y buscar ofertas para el paquete entero.
11. Revistar siempre las facturas y órdenes de compra
12. Solicitar una donación antes de comprar! Pedirla a un mínimo de 3 proveedores antes de comprar con dinero propio.
13. Motivar y retar al personal a proponer ideas que representen ahorros.
GRANDES OPORTUNIDDES PARA
AHORRAR
14. Utilizar voluntarios! Prestar ejecutivos de
empresas, inclusive …
15. Participar en compras de equipo, útiles,
servicios, etc., de manera conjunta cn otras
organizaciones.
16. Evaluar el costo-beneficio de cualquier proyecto
de recaudación de fondos, antes de lanzarse.
17. Probar el equipo antes de comprarlo.
18. Trabajar siempre con una mentalidad de
reducción de costos.
UN POCO DE MEDICINA
PREVENTIVA
Trabajar con presupuestos mensuales
Escribir todas las políticas de personal y socializarlas
Planificar a largo plazo
Trabajar siempre de acuerdo a los requisitos legales
MAXIMIZANDO LOS ACTIVOS
Manejar los activos líquidos para que obtengan
los mayores rendimientos
Trabajar y proyectar flujos de caja
Mantener una reservar de dinero para emergencias
Establecer un sistema para monitorear todo el
equipo, incluyendo los donativos en especie
AHORROS CON EL PERSONAL
1. Evaluar todas las posiciones actuales
¿Son consistentes con las metas y
programas de la organización?
2. Considerar la posibilidad de que el
personal obtenga apoyo para su propio
salario. Donaciones o proyectos
adicionales para sus propios puestos.
ESPACIO DE OFICINA Y OTRAS
RECOMENDACIONES
Negociar descuento o donación en el alquiler de la oficina.
Pedirle al arrendante una devolución o solicitar como donación el posible aumento anual en el arrendamiento.
Evaluar la estructura de la deuda con los bancos para obtener refinamientos a una mejor tasa y/o plazo.
Realizar campañas o eventos de recaudación para pagar la deuda.
ESPACIO DE OFICINA Y OTRAS
RECOMENDACIONES
Abonar en la medida de los posible a las
deudas, más aportes a capital cada mes y
pagar menos intereses.
Sub arrendar espacio de oficina ocioso!!!
Solicitar donación para el desarrollo de
eventos.
Ahorrar energía!!!
Reducir costos de los servicios generales.
ESPACIO DE OFICINA Y OTRAS
RECOMENDACIONES
Reciclar y vender todos los insumos reciclables que se pueda.
Proveer lineamientos para el uso de la energía y otros equipos.
Evaluar mes a mes la cuenta de la luz y el agua.
Corregir toda fuga de energía y agua.
Cobrar estos arreglos, cuando aplique al arrendante.
AHORRO CON EL EQUIPO
Probar el equipo a comprar antes de pagar.
Evaluar la necesidad o no de suscribir contratos de mantenimiento. Pedir descuento o donación.
Vender todo el equipo que no se utiliza.
Reponer equipo viejo por nuevo o venderlo, donarlo, sacarlo de los libros contables.
Establecer mecanismos de seguimiento y monitoreo para el inventario y equipo.
AHORRO CON EL EQUIPO
Solicitar a tres proveedores o personas la donación del equipo que se necesita.
Buscar equipo y mobiliario gratis o en su defecto usado.
No a los vehículos usados!!!
Únicamente comprar equipo de calidad, cuando este presupuestado en proyecto o cuando se pueda adquirir con fondos propios. No a las computadoras clonadas!!!
AHORRO CON CONSULTORES Y
SERVICIOS PROFESIONALES
No olvidar de obtener apoyo en especie.
Considerar contratar consultores para
trabajos cortos o asignaciones de corto
tiempo (dependerá del tipo de consultoría)
Entrevista a los consultores antes de
contratarlos.
Siempre hacer contratos por escrito.
AHORRO EN LAS
COMUNICACIONES
Utilizar un mensajero de salida internacional
mas barato.
Establecer las políticas claras en cuanto a
uso de teléfono internacional.
Enviar faxes locales e internacionales
después de horas de oficina.
Revisar minuciosamente los recibos de
teléfono.
AHORRO EN LAS
COMUNICACIONES
Comunicarse por correo electrónico.
Enviar las cartas informativas por correo
electrónico.
Depurar los listados de membresía y los
que reciben la carta informativa y la
memoria de labores.
Contratar servicios de red para accesar
correos electrónicos e Internet.
