SUMINISTROS MANUAL DE USUARIO 2018... · MANUAL DE USUARIO 2018 . ... Suministros tiene...

SUMINISTROS

MANUAL DE USUARIO

2018

SISTEMAS CITISALUD SAS. ESTA PROTEGIDO POR LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR

Introducción

El módulo de Suministros es un programa Monousuario y/o Multiusuario se encuentra desarrollado en Visual Basic 6.0 para trabajar en ambientes Windows, este le permitirá como su nombre lo dice realizar todo el Proceso administrativo relacionado a la parte de suministros e inventarios en la solución Citisalud.

Generalidades Del Sistema

Para elegir las opciones que ofrecen los menús o botones de cada ventana o formulario, Suministros tiene estandarizado su manejo, y se puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos.

Ventana De Actualización De Registros

: Genera un registro a la Base de Datos. Cada vez que se haga clic en este botón desde cualquier pantalla, deja al usuario listo para incluir la información del nuevo registro.

: Permite eliminar la información en la Base de Datos del registro actual.

: Almacena la información en la Base de Datos del registro actual según el formulario.

: Ir al primer registro.

: Un registro hacia delante.

: Un registro hacia atrás.

: Ir al último registro.

Para moverse dentro de los campos de los formularios de SUMINISTROS basta con presionar la tecla TAB o haciendo clic sobre el campo deseado.

Consulta Y/O Actualización De Registros

Para hacer una consulta basta con desplazarse utilizando los botones de movimiento en el formulario hasta encontrar el registro requerido.

Para actualizar cualquier dato, una vez hallado el registro ubíquese con el Mouse en el campo que se va a modificar, realice el campo y guarde inmediatamente con ALT+G haga clic en la opción Guardar.


Procedimiento De Búsqueda

La búsqueda la realiza Suministros de forma automática una vez se seleccione el campo por el cual se desea efectuar la consulta y se digite en el cuadro de Texto “Condición “el criterio. Cada uno de los formularios de Consulta y/o Actualización cuenta con su propio método de Consulta.

Para ejecutar la búsqueda basta con hacer clic sobre el botón Buscar o simplemente presionando las teclas ALT+B.

Inicio Módulo

Para poder acceder al módulo debe buscar el siguiente icono en el escritorio de su equipo de trabajo:

Se da doble clic sobre el icono y este dará acceso al programa generando el siguiente pantallazo:

Si el mes es incorrecto aparecerá el mensaje “El usuario no tiene autorización para trabajar en el mes actual”. Entonces se debe digitar el mes actual.


Si el código o la clave no están correctos aparecerá el mensaje “Usuario o Clave Incorrecta”

Una vez digitados los datos correctamente del usuario, aparecerá una ventana como la siguiente que lo dejara listo para empezar a trabajar con el módulo Suministros.

Esta ventana le da la posibilidad de entrar a 8 menús y cada uno de ellos le ofrece las siguientes Opciones así:

Archivo

Haciendo clic sobre el menú Salir, salimos del módulo de Suministros.

Tablas

En este menú encontrara todas las opciones que permiten alimentar las tablas maestras en su parte administrativa para garantizar el correcto funcionamiento del módulo en lo sucesivo.


Terceros

En este formulario se configuran los proveedores a los que se compra y vende suministros y medicamentos.

Adicionar:

1. Seleccione el tipo de persona (Natural o Jurídica). 2. Digite el NIT del proveedor, si el proveedor no existe muestra el

siguiente mensaje, se sigue diligenciando el formulario.

3. El Digito de verificación del proveedor se calcula automáticamente. 4. Seleccione el tipo de tercero, importante ya que con él se hace toda la

distribución del tipo contable y tributaria.


5. Digite el nombre o la razón social del proveedor. 6. Seleccione el departamento. 7. Seleccione la ciudad. 8. Digite la dirección del proveedor. 9. Digite el teléfono 1 y teléfono 2.

10. Digite el número del fax. 11. Digite el nombre del contacto. 12. Defina la parte tributaria del tercero que esta adicionando, pues de esta

depende en gran parte que la contabilización e interface hacia tesorería se realice correctamente.

a. Defina si el proveedor es o no Gran Contribuyente b. Defina si el proveedor es o no Auto retenedor c. Digite el código de la Actividad económica del proveedor o

consulte presionando F1 sobre la Caja de texto denominada ‘Act Económica (ICA)’.

d. Defina si el proveedor es de régimen común o régimen

simplificado. e. Marque la(s) retención(es) que se le deben hacer al tercero.

13. Haga clic en el botón Guardar del formulario para actualizar el tercero o

bien para agregar uno nuevo.

14. Si desea modificar o consultar un tercero ya registrado, se debe ubicar

en la caja de texto denominada ‘Nit’ y presione F1 para obtener la ventana de laayuda como la siguiente:


15. Usted puede definir por descripción del tercero o por el NIT cuales

desea que el sistema le muestre, usando el símbolo % el sistema buscara todos los terceros o los coincidentes, ubique el tercero que desea consultar y haga clic sobre la fila en la que lo encontró, el sistema le mostrara toda la información del tercero en el formulario para que la actualice en caso de ser requeridos simplemente la consulte y verifique.

Empleados

En este formulario se configura los empleados que realizan requisiciones (Pedidos Internos) o bien aquellos que tienen bajo su responsabilidad uno o más Activos Fijos de la Institución.

Adicionar:

1. Digite el documento del empleado. 2. Digite los Nombres y Apellidos del Empleado. 3. Digite la fecha de nacimiento en el siguiente formato (dd/mm/aaaa). 4. Seleccione el departamento de residencia. 5. Seleccione la ciudad o municipio de residencia del empleado. 6. Digite la dirección del empleado. 7. Digite el número telefónico del empleado. 8. Seleccione el tipo de empleado.


9. Digite la fecha de ingreso a la Institución del empleado en el siguiente formato (dd/mm/aaaa).

10. Seleccione el lugar de la Institución en donde labora el empleado. 11. Seleccione la Unidad Funcional del empleado. 12. Seleccione el centro de Costos al que pertenece el empleado. 13. Seleccione el área de trabajo del empleado. 14. Por último si el empleado está autorizado para realizar Requisiciones

marque el Check ‘Pedidos Internos’. 15. Haga clic en el botón guardar para salvar los cambios.

Si se necesita buscar lo se puede hacer en la pestaña de búsqueda, se define las condiciones de la búsqueda y se da en el botón buscar.

Laboratorios Fabricantes

En este formulario se registra los laboratorios productores de medicamentos o determinados artículos que se deben identificar por el laboratorio que los produce. Siempre que se muestra la ventana se visualizan todos los laboratorios que se han registrado hasta el momento, solo es necesario definir un código y una descripción para los mismos.

Con Ctrl. + Insert -- Se inserta una fila, en al cual se puede registrar otro laboratorio

Con Ctrl. + ‘signo más’ -- Se agrega una fila al final, igualmente


para agregar otro laboratorio. Con Ctrl. + Delete -- Se Elimina la Fila en caso de querer eliminar un registro.

Puede cambiar la descripción del laboratorio que desee y guardar haciendo clic sobre el botón denominado ‘Salvar Cambios’.

Parámetros

1. Digite el valor tope para el caculo de la retención. 2. Seleccione Archivo, opción Guardar para guardar y/o

actualizar el registro, seleccione Archivo, opción salir para cerrar el formulario.

PAAG

En este formulario se configuran los porcentajes de Inflación mes a mes para el cálculo de los Ajustes por Inflación.

1. Seleccione el mes en el cual desea grabar el porcentaje de

inflación. 2. Digite el porcentaje de inflación. 3. Haga clic sobre el botón adicionar porcentaje. 4. Para grabar el porcentaje utilice la tecla F3.

Configuración

Cuentas de usuarios

En este formulario se configuran los perfiles de usuario que se desean utilizar para el módulo de suministros. Al desplegarse el formulario muestra todos los usuarios que pertenecen a un determinado grupo de usuarios.


Adjuntar Usuarios

Con los usuarios que aparecen en la lista inferior se puede haciendo clic derecho con el Mouse sobre un determinado registro adjuntar al perfil o separar del perfil para adicionarlo a otro o simplemente separarlo del mismo.

Configuración de Permisos

Para la configuración de los permisos de un grupo de usuarios determinado, seleccione Archivo opción ‘Configuración Permisos’ así el sistema le mostrará una estructura tipo árbol en la que aparecen cada una de las opciones dentro del módulo a las que un grupo de usuarios podría tener acceso en un momento determinado. Con clic derecho sobre cada una de estas opciones puede activar o Inactivar el permiso para su uso.

Por último debe guardar haciendo clic en el botón de la barra o bien seleccionado esta opción del menú Archivo.

Artículos

En este menú se configura la información referente a los Artículos, como son: Líneas, Grupos, Subgrupos, Presentación, Unidades de Consumo, Artículos como tal y la definición de stocks.


Líneas de Artículos

En este formulario se configura la mayor categorización de los Artículos que una institución maneja, entre las cuales se puede considerar (Medicamentos, Material Médico Quirúrgico, Imagenología, entre otros).

Para adicionar se siguen los siguientes pasos

1. Digite el código de la Línea. 2. Digite la descripción de la Línea. 3. Haga clic en el botón Guardar para registrar los cambios o agregar

nuevos registros.

En la pestaña Búsqueda validamos las líneas de artículo que estén creadas.

Grupos de Artículos

En este formulario se configura la siguiente categorización de los Artículos que una institución maneja para la clasificación de los artículos. Un grupo de artículos pertenecen a una línea de artículos se deben asociar.


Adicionar:

1. Seleccione la línea de artículos a la que desea agregar el nuevo grupo. 2. Digite el código del Grupo a incluir. 3. Digite la descripción del grupo a incluir.

En la pestaña Búsqueda validamos las líneas de artículo que estén creadas.

Subgrupos de Artículos

En este formulario, se registra la última subdivisión de los artículos y con ella gran parte de la configuración de las interfaces a Contabilidad y a Tesorería de los movimientos de artículos que se realizan a través del módulo.


El manejo del formulario se indica en la barra informativa que aparece en la parte inferior del mismo. Insertar un nuevo registro, se presionan la siguiente combinación de teclas: CTRL + INSERT.

Agregar la final de la lista un nuevo registró, se presionan la siguiente combinación de teclas: CTRL + ‘+’.

Eliminar un registro, se presionan la siguiente combinación de teclas: CTRL + DELETE.

Editar un registro, se presionan la siguiente combinación de teclas: CTRL + E.

Al momento que el usuario se ubica en cada columna en el cuadro superior del formulario se muestra la información sobre la línea, grupo y también de la columna que se está accediendo en el momento.

A continuación se explica el contenido de cada una de las columnas que hacen parte del formulario.

Línea: Línea de Artículos a la que pertenece el artículo. Grupo: Grupo de Artículos al que pertenece el artículo. Subgrupo: Subgrupo de Artículos al que pertenece el artículo Descripción: Descripción del subgrupo de artículos que se está

creando o actualizando. Cuenta: Cuenta contable para registrar el movimiento de los

inventarios. Concepto CxP: Concepto de cuentas por pagar para registrar el

movimiento de los inventarios. Concepto Dism: Concepto de cuentas por pagar para registrar las notas

a los proveedores a favor del proveedor. Concepto Aum: Concepto de cuentas por pagar para registrar las notas

a los proveedores a favor de la Institución. Cuenta Entradas: Cuenta contable para registrar el movimiento de los

inventarios de los documentos Notas de Entrada. Cuenta Salidas: Cuenta contable para registrar el movimiento de los

inventarios de los documentos Notas de Salida. Cuenta RespAct Fijos: Cuenta contable para registrar la asignación de

los Activos Fijos para este subgrupo de Artículos, siempre y cuando estos sean Activos Fijos; para los demás no se deben configurar.

Cuenta Depreciación: Cuenta contable para registrar la depreciación mes a mes de los Activos Fijos para este subgrupo de Artículos, siempre y cuando estos sean Activos Fijos; para los demás no se deben configurar.

Complemento cuenta depreciación para Centros de Costo Administrativos: Esto aplica para instituciones públicas para las cuales la cuenta donde se registra la depreciación de Activos Fijos que están asignados a personal que pertenecen a centros de costo administrativos se forma de la siguiente manera (Del centro de costo se toman los primeros 4 caracteres de la cuenta de la depreciación unida a este complemento)

Cuenta Baja Activos Fijos: Cuenta contable para registrar la baja de los Activos Fijos en cuanto al Responsable del Activo de este subgrupo de Artículos, siempre y cuando estos sean Activos Fijos; para los demás no se deben configurar.

Cuenta Devolución de la Depreciación: Cuenta contable para registrar la baja de Activos Fijos

Rubro presupuestal: Rubro presupuestal al que pertenece este Subgrupo. Aplica solo cuando la Institución tiene licencia para usar el módulo de Presupuesto.


Presentación

En este formulario se configuran las formas de presentación de los artículos, entre las más conocidas encontramos: Unidad, Ampolla, Tableta, bolsa, frasco, entre otras.

Adicionar:

1. Digite el código de la presentación del Artículo. 2. Digite la descripción. 3. Haga clic en el botón Guardar para registrar los cambios o agregar un

nuevo registro.

En la pestaña búsqueda se valida la presentación del medicamento se asigna el campo y la condición de búsqueda.

Unidad de Consumo

En este formulario se configuran las unidades de consumo por presentación de los artículos. Pues aunque puede ser la misma, en algunos casos puede variar por ejemplo: la presentación de un artículo es de un Frasco por 30 tabletas.


Adicionar:

1. Seleccione la presentación del Artículo. 2. Digite el código de la unidad. 3. Digite la descripción. 4. Haga clic en el botón Guardar para registrar los cambios o agregar un

nuevo registro. En la pestaña búsqueda se puede validar las unidades de consumo configuradas.

Artículos

En este formulario se crean o se actualizan los datos demográficos del artículo, la información completa, en el momento de ingresar el código si el artículo no existe mostrara en pantalla el mensaje si se desea crear.

Instrucciones:

Digite el código del artículo, si no lo conoce presione F1 para obtener ayuda de los artículos ya creados

Digite la referencia o si es un medicamento, digite el Código CUM (Código Único de Medicamento) del artículo.


Defina si el artículo es un Suministro, un Activo Fijo o un Medicamento. Si maneja un código interno digítelo. Defina si el artículo requiere refrigeración. En articulo digite la descripción del artículo Seleccione la línea del Artículo. Seleccione el Grupo Contable Seleccione el subgrupo Contable En caso de ser un medicamento, defina si es Genérico. Defina si el artículo maneja Fechas de Vencimiento. Si el artículo es un activo fijo, defina si el número de la placa se calcula

de forma automática o manual. Seleccione la presentación del artículo. Seleccione la unidad de consumo Digite la cantidad por Unidad de consumo que maneja el artículo. Selecciones si maneja IVA o no Digite el porcentaje de IVA si maneja Digite el porcentaje de utilidad del artículo, esto para el caso en el cual

el artículo se venda a un tercero. Si tiene un tipo de riesgo selecciónelo. Digite el Código INVIMA del artículo en caso de ser medicamento. Seleccione el laboratorio productor del medicamento. Si el tipo de

Artículo es un Medicamento Selecciones su Genérico (Según Resolución 1830 de Medicamentos del

Ministerio de Salud)

Este formulario cuenta con pestañas adicionales

Definición venta

Se utiliza para configurar con que procedimiento se va a facturar el artículo en el caso de que estos se vendan. (Esta configuración debe realizarse solo en el caso de que la institución haya adquirido el módulo de Facturación)


Instrucciones para asociar un procedimiento al artículo:

1. Ubicarse en el cuadro de Texto denominado Código, presionar F1 para

obtener la ayuda de los procedimientos. Ubicar el procedimiento y hacer doble clic sobre el registro o presionar Enter.

2. En caso de que no exista un procedimiento definido se hace clic sobre el botón de la derecha para dar paso a la creación del procedimiento. (Remítase al manual del administrador menú procedimientos, opción Creación/Actualización de procedimientos)

3. En este botón despliega el formulario para crear y configurar los procedimientos, para adicionar se da en el botón adicionar.


Este formulario tiene más pestañas para la correcta configuración del procedimiento el cual se pueden explicar en el manual del administrador menú procedimientos, opción Creación/Actualización de procedimientos.

Proveedores

En esta carpeta se define la información de los proveedores que venden el artículo ala Ips.

Adicionar:

1. Digite el nit del Proveedor si lo conoce, de lo contrario presione F1 para obtener la ayuda.

2. Digite el tiempo de entrega en días 3. Digite el costo del artículo 4. Presione Actualizar para cargar la información En la malla.


Costos

Esta pestaña se muestra la información referente a las existencias del artículo en cada una de los almacenes, indicando su costo promedio, así como también los manuales tarifarios con su respectivo valor de venta tanto actual como anterior.

Si se quiere ver la información de una bodega en especial digite el código de la bodega y presione Enter, el registro se resaltará de un color rojo.

Si el usuario tiene permiso para actualizar las tarifas, puede cambiar el valor del artículo para el o los manuales que sea necesario.

Vencimientos

Esta pestaña se muestra la información referente a las fechas de vencimiento del artículo en cada una de los almacenes.

Stock

En este formulario se visualiza así:


1. Se selecciona el almacén al que se le realizara el stock, al relacionarse el almacén este traerá automáticamente el lugar, la unidad funcional y el centro de costos con sus respectivos códigos cada uno.

2. Es la ventana informativa que genera cuando no hay artículos relacionados al almacén.

3. En el campo de articulo si se desconoce el código de este, con la tecla F1 muestra la ventana de ayuda para la búsqueda del articulo esta búsqueda se puede realizar por la descripción del articulo o el código o un relacionado a cualquiera de estas dos opciones, o si se quiere hacer una búsqueda total el comodín % trae todos los artículos relacionados.

Ya en esta ventana se selecciona el artículo deseado y con doble clic sobre el artículo se lleva el registro a la tabla de stock.

4. En el campo de mínimo se digita la cantidad mínima que debe haber del artículo del almacén

5. En el campo de máximo se digita la cantidad máxima que debe haber del artículo del almacén Damos en el menú ArchivoGrabar para guardar los cambios.

Movimientos

En este formulario despliega las siguientes opciones.

Plan Anual de Compras (PAC)

En este formulario se registra el plan anual de Compras a realizar con base en un presupuesto que se hace al iniciar el año y unas estadísticas de consumo de artículos.


Instrucciones para registrar el plan anual de Compras

1. Seleccione el campo de bodega, carga la información adicional. 2. Digite el código del Artículo, en caso de que el usuario no pueda realizar

algún movimiento con el artículo mostrara ese mensaje.

3. Registre mes a mes la cantidad a comprar. 4. Para guardar los cambios presione F3.

Saldos Iníciales

En este formulario se registran los saldos Iníciales a una fecha de corte determinada. Para lo cual se debe realizar un conteo físico de las existencias de todos los artículos en cada una de los almacenes de la institución. Si la institución desea controlar sus existencias por lotes de fabricación y fecha de vencimiento, además de la cantidad debe identificar por laboratorio, lote y fecha de vencimiento la cantidad.


Instrucciones para registrar los Saldos Iníciales

1. Seleccione el Almacén 2. Digite el código del Artículo o presione F1 para obtener ayuda 3. Registre la Cantidad existente 4. Digite el valor del artículo 5. Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal aplica,

el sistema despliega una ventana emergente en la que se solicita al usuario digitar la fecha de vencimiento y el número del lote.

6. Una vez se diligencie esta información, haga clic en el botón aceptar y continúe incluyendo uno a uno las existencias de los artículos.

7. Al terminar, para guardar el documento presione la combinación de teclas Ctrl + G o presione F3 para Guardar e Imprimir.

Movimientos Artículos

Al seleccionar la opción de movimientos Artículos o el acceso directo o CTRL + M, se despliega una ventana con todos los documentos que se han configurado para el registro de cada uno de los movimientos de artículos que se originan al interior de la institución.

Ajuste entrada inventario físico

Este formulario permite registrar los ajustes del inventario físicos de entrada.


1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Almacén 3. Seleccione el Motivo que originó el ajuste. 4. Digite el código del Artículo al que se le generara la entrada o presione

F1 para generar la siguiente ventana de ayuda. 5. Registre la Cantidad a ajustar. 6. En este campo se digita el costo que tiene el artículo que se está

entrando. 7. Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal aplica,



9. Al terminar, para guardar el documento presione la combinación de

teclas Ctrl + G o presione F3 para Guardar e Imprimir, o la opción archivo guardar o guardar imprimir.

Ajuste salida inventario físico

Este formulario permite registrar los ajustes del inventario físicos de salida.


1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Almacén 3. Seleccione el Motivo que originó el ajuste. 4. Digite el código del Artículo al que se le generara la entrada o

presione F1 para generar la siguiente ventana de ayuda. 5. Registre la Cantidad a ajustar. 6. En este campo se digita el costo que tiene el artículo que se está

entrando. 7. Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal

aplica, el sistema despliega una ventana emergente en la que se solicita al usuario digitar la fecha de vencimiento y el número del lote.


9. Al terminar, para guardar el documento presione la combinación

de teclas Ctrl + G o presione F3 para Guardar e Imprimir, o la opción archivo guardar o guardar imprimir.

Ajuste de inventario vigencia anterior

Este formulario permite registrar los ajustes del inventario vigencia anterior

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Almacén. 3. Seleccione el Motivo que originó el ajuste.


4. Digite el código del Artículo al que se le generara la entrada o presione F1 para generar la siguiente ventana de ayuda.

5. Registre la Cantidad a ajustar. 6. En este campo se digita el costo que tiene el artículo que se está

entrando. 7. Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal




de teclas Ctrl + G o presione F3 para Guardar e Imprimir, o la opción archivo guardar o guardar imprimir.

Ajuste salida inventario

Este formulario permite registrar los ajustes de salida que se le hacen a algún artículo en particular y en un almacén determinado.

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Almacén 3. Seleccione el Motivo que originó el ajuste. 4. Digite el código del Artículo al que se le generara la salida, o

presione F1 para generar la siguiente ventana de ayuda.


5. Registre la Cantidad a ajustar. 6. El sistema le trae el costo promedio actual del artículo para

registrar el valor del movimiento. 7. Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal




de teclas Control + G o presione F3 para Guardar e Imprimir, o la opción archivo guardar o guardar imprimir.

Donaciones

Este formulario permite registrar las donaciones que hacen al almacén principal.

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Almacén. 3. Seleccione el Motivo que originó el ajuste. 4. Digite el código del Artículo al que se le generara la salida, o


presione F1 para generar la siguiente ventana de ayuda. 5. Registre la Cantidad a ajustar. 6. El sistema le trae el costo promedio actual del artículo para

registrar el valor del movimiento. 7. digite el código del tercero que realizo la donación.

Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal aplica, el sistema despliega una ventana emergente en la que se solicita al usuario digitar la fecha de vencimiento y el número del lote.

8. Una vez se diligencie esta información, haga clic en el botón

aceptar y continúe incluyendo uno a uno las existencias de los artículos.

9. Al terminar, para guardar el documento presione la combinación de teclas Control + G o presione F3 para Guardar e Imprimir, o la opción archivo guardar o guardar imprimir

Fact. Compra Almacén.

Con este documento registramos la Factura de Compra que envía el proveedor y se genera una cuenta por pagar a proveedor si se tiene activo el módulo de tesorería así como alimenta las existencias del almacén seleccionado en los artículos que se van a registrar en el documento. Este documento cruza bien sea con Órdenes de Compra o con Remisiones.


Instrucciones para registrar Facturas de Compra

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Lugar del movimiento de entrada 3. Seleccione el almacén, si el usuario no tiene un almacén asignado. 4. Digite el prefijo de la Factura que envía el proveedor. 5. Digite el Número de la Factura que envía el proveedor. 6. Digite la fecha de la Factura. 7. Digite la fecha de vencimiento de la Factura. 8. Digite el Nit del Proveedor y presione Enter o use F1 para obtener

ayuda de los proveedores.

9. Seleccione el tipo de tercero del proveedor con el cual se va a registrar la Factura.

10. Si hay lugar a una Observación escríbala en el cuadro de texto correspondiente.

11. Si hay licencia del módulo de presupuesto, si el proveedor tiene registros presupuestales registrados pendientes de cruzar aparecen en el siguiente cuadro, indicando número del registro, detalle y saldo para que de acuerdo a la factura que se vaya a registrar cruce con el registro correspondiente.

12. Si hay alguna Orden de Compra o Remisión del proveedor pendiente por cruzar aparecerán en la lista destinada para este fin, basta con seleccionar la Orden de Compra o Remisión y hacer clic en el botón ubicado en la parte inferior derecha de la lista según corresponda, así traerá uno a uno los artículos que se registrados en el documento a cruzar.

Si está de acuerdo con cada registro, guarde el documento de lo contrario ubíquese en la columna respectiva y realice el cambio que estime conveniente de acuerdo con los artículos, cantidad y valor para cada uno de ellos. Si se selecciona la opción de remisión y se da en la flecha carga los artículos en la malla.


Si se selecciona la orden de compra muestra una ventana para seleccionar el artículo que desean hacer la entrada.

Se da en el botón del que tiene el dibujo de un chulo y carga la información en la malla.

Si no hay un documento previo para cruzar siga los siguientes pasos:

13. Digite el código del Artículo o presione F1 para obtener ayuda 14. Digite la Cantidad. 15. Digite el valor de compra unitario del artículo. 16. Registre cada uno de los artículos que llegaron. 17. Para guardar el documento presione la combinación de teclas

Control + G o presione F3 para Guardar e Imprimir. 18. Al Guardar el sistema, registra un número de documento y

aumenta el consecutivo para registrar un nuevo documento de este tipo cuando sea requerido


Orden De Compra

Con este documento registramos la intención de compra de uno o más artículos a un proveedor y es el paso previo a la Factura o registro de Compra. Este documento cruza con el registro de Compra y con las remisiones.

Instrucciones para registrar Órdenes de Compra

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el almacén 3. Digite el Nit del Proveedor y presione Enter o use F1 para obtener

ayuda de los proveedores. 4. Digite la Observación si hay lugar a ella. 5. Digite el código del Artículo o presione F1 para obtener ayuda 6. Digite la Cantidad. 7. Digite el valor de compra unitario del artículo. 8. Registre cada uno de los artículos a comprar. 9. Para guardar el documento presione la combinación de teclas Control +

G o presione F3 para Guardar e Imprimir. Indicara si la orden de compra es definitiva se indica si y no se podrá ingresar más información, si se indica no dejara modificarla después.

10. Al Guardar el sistema, registra un número de documento y aumenta el

consecutivo para registrar un nuevo documento de este tipo cuando sea requerido.


Remisiones

Este documento permite alimentar las existencias cuando los artículos llegan a la institución soportados con una remisión y no con una Factura de Compra; cruza con Órdenes de Compra.

Instrucciones para registrar Remisiones

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el almacén, si el usuario no tiene un almacén asignado. 3. Digite el Nit del Proveedor y presione Enter o use F1 para obtener

ayuda de los proveedores. 4. Si hay lugar a fletes y seguros especifique los valores en cada uno de los

cuadros de texto correspondientes. 5. Digite el número de la remisión, 6. Digite la fecha de la remisión. 7. Si hay alguna Orden de Compra del proveedor pendiente por cruzar

aparecerán en la lista destinada para esta información, basta con seleccionar la Orden de Compra y hacer clic en el botón Cargar, así traerá uno a uno los artículos que se registraron en la Orden. Si está de acuerdo con cada registro, guarde el documento de lo contrario ubíquese en la columna respectiva y realice el cambio que estime conveniente de acuerdo con los artículos, cantidad y valor para cada uno de ellos.

8. Digite el código del Artículo o presione F1 para obtener ayuda 9. Digite la Cantidad.

10. Digite el valor de compra unitario del artículo. 11 Registre cada uno de los artículos que llegaron.

11. Para guardar el documento presione la combinación de teclas Control + G o presione F3 para Guardar e Imprimir.

12. Al Guardar el sistema, registra un número de documento y aumenta el consecutivo para registrar un nuevo documento de este tipo cuando sea requerido.


Salidas Almacén

Con este documento se registra la salida de artículos de un almacén para el consumo de un centro de costo determinado; este documento cruza con Pedidos Internos (Requisiciones).

Instrucciones para registrar Salidas de Consumo

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Almacén origen, si el usuario como tal tiene asignado un

almacén en particular éste aparece ya seleccionado. 3. Seleccione el Centro de Costo destino. 4. Digite el código del Artículo o presione F1 para obtener ayuda 5.- Digite

la Cantidad a trasladar y presione Enter o muévase a la derecha con la flecha ->. El sistema controla que la cantidad a trasladar no exceda la cantidad existente en el almacén origen y muestra el siguiente mensaje:

5. Y lo deja nuevamente en la celda para digitar una cantidad válida para

el descargue de inventarios. 6. El sistema le trae el costo promedio actual del artículo para registrar el

valor del movimiento. 7. Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal aplica,



8. Una vez se diligencie esta información, haga clic en el botón aceptar y continúe incluyendo uno a uno las existencias de los artículos. 9.- Al terminar, para guardar el documento presione la combinación de teclas Control + G o presione F3 para Guardar e Imprimir.

Cuando hay uno o más pedidos pendientes por despachar, aparecen en la lista denominada ‘Ordenes de Pedido Interno’ un listado de los pedidos internos pendientes por despachar, para traerlos al formulario, basta con seleccionarlo haciendo clic sobre el elemento de la lista y seguido de esto hacer clic en el botón inferior del cuadro como lo muestra la figura. Igual que al realizar un traslado normal, el sistema lleva un control sobre las existencias de modo que no se permita dar salida si no concuerda con los saldos de los artículos en el almacén seleccionado.

Si el o los artículos del pedido tienen fecha de vencimiento también le estará informando sobre los lotes y fechas de vencimiento próximas a vencer.

Esta es la ventana informativa que el sistema despliega cuando hay un movimiento de expiración en la cual informa al usuario de que lote y fecha de vencimiento debe hacer el descargue de inventario, con el fin de dar salida a lo más próximo a vencer.

Traslado Entre Almacenes

Con este documento se registra el traslado de artículos de un almacén a otro.


Instrucciones para registrar Traslados entre Almacenes

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Seleccione el Almacén origen, si el usuario como tal tiene asignado un

almacén en particular éste aparece ya seleccionado. 3. Seleccione el Almacén destino. 4. Digite el código del Artículo o presione F1 para obtener ayuda 5. Digite la Cantidad a trasladar y presione Enter o muévase a la derecha

con la flecha ->. El sistema controla que la cantidad a trasladar no exceda la cantidad existente en el almacén origen y muestra el siguiente mensaje:

Y lo deja nuevamente en la celda para digitar una cantidad válida para el descargue de inventarios.

6. El sistema le trae el costo promedio actual del artículo para registrar el valor del movimiento.

7. Si se manejan fechas de vencimiento y para el artículo como tal aplica, el sistema despliega una ventana emergente en la que se solicita al usuario digitar la fecha de vencimiento y el número del lote.


9. Al terminar, para guardar el documento presione la combinación de teclas Control + G o presione F3 para Guardar e Imprimir.

Cuando hay uno o más pedidos pendientes por despachar, aparecen en la lista denominada ‘Ordenes de Pedido Interno’ un listado de los pedidos internos pendientes por despachar, para traerlos al formulario, basta con seleccionarlo haciendo clic sobre el elemento de la lista y seguido de esto hacer clic en el botón inferior del cuadro como lo muestra la figura. Igual que al realizar un traslado


normal, el sistema lleva un control sobre las existencias de modo que no se permita dar salida si no concuerda con los saldos de los artículos en el almacén seleccionado.

Si el o los artículos del pedido tienen fecha de vencimiento también le estará informando sobre los lotes y fechas de vencimiento próximas a vencer.

Cambio De Mercancía

A través de este documento se registra la devolución de artículos al Proveedor registrados en una Remisión o Factura de Compra. Este documento, solo afecta las existencias en el almacén que originó el movimiento.

Instrucciones para registrar Cambio de Mercancía (Devoluciones a Proveedor)

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Digite el NIT del Proveedor y presione Enter o use F1 para obtener


3. Digite el concepto por el cual se va a realizar el cambio o devolución. 4. Seleccione el documento origen (Remisión o Factura).


5. Digite el Código del artículo o presione F1 para obtener ayuda sobre los artículos registrados en el documento origen para ese proveedor; al Presionar Enter, el sistema le muestra al usuario un listado con las facturas o remisiones con las que se le dio entrada al artículo en cuestión así:

El listado contiene el código del documento, el número, la fecha, el número de la factura o remisión del proveedor, el código del artículo, la cantidad que entró y el ítem o secuencia que le correspondió dentro del documento (Tal como se ilustra en la figura de abajo).

6. De esta lista seleccione el registro del cual desea hacer la devolución

haciendo doble clic sobre el registro.

7. Verifique la información, ubíquese en la columna de la cantidad y

registre la cantidad a devolver. 8. Para guardar el documento presione la combinación de teclas Control +

G o presione F3 para Guardar e Imprimir. 9. Al Guardar el sistema, registra un número de documento y aumenta el


Notas Crédito Prov X Devolución

Con este documento registramos notas crédito a proveedores que surgen de las Facturas de Compra. Su funcionamiento es similar al de la devolución solo que acá además de afectar las cantidades en el almacén origen, se registran cambios en las interfaces hacia los módulos de tesorería y contabilidad en el caso de tener licencia para el uso de ellos.


Instrucciones para registrar Notas Crédito a Proveedores 1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Digite el NIT del Proveedor y presione Enter o use F1 para obtener


3. Digite el concepto por el cual se va a realizar la nota. 4. Digite el Código del artículo o presione F1 para obtener ayuda sobre los

artículos registrados en el documento origen para ese proveedor; al presionar Enter, el sistema le muestra al usuario un listado con las facturas con las que se le dio entrada al artículo en cuestión así:


5. El listado contiene el código del documento, el número, la fecha, el

número de la factura del proveedor, el código del artículo, la cantidad que entró y el ítem o secuencia que le correspondió dentro del documento.

6. De esta lista seleccione el registro del cual desea hacer la nota haciendo doble clic sobre el registro.

7. Verifique la información, ubíquese en la columna de la cantidad a devolver y registre la cantidad por la cual desea hacer la nota.



Cargos A Pacientes

A través de este documento, se registran todos los medicamentos e insumos que se le suministran a los pacientes admitidos en la institución, bien sea en el servicio de Urgencias o de Hospitalización. Si son pacientes de consulta externa y el usuario que factura no tiene permiso para realizar el descargue y la entrega de artículos, desde este formulario se cruzan las facturas de venta para dar entrega de los medicamentos a los pacientes.


Instrucciones para registrar un Cargo a Pacientes 1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Digite el número de documento de identidad del paciente o presione F1

para obtener ayuda de los pacientes. 3. Seleccione el Centro de Costo que solicita. 4. Digite el código del profesional que solicita o bien presione F1 para

obtener ayuda sobre los profesionales activos en la institución. 5. Si el paciente tiene registrado órdenes de servicio o facturas desde el

módulo de facturación y aún no han sido despachadas, aparecerán en la lista de la derecha para ser entregadas; solo basta con seleccionarla haciendo clic sobre el registro de la Orden o Factura (Pacientes de Consulta Externa) y hacer clic en el botón cargar. De lo contrario, se debe seguir el siguiente procedimiento:

6. Digite el código del Artículo o presione F1 para obtener ayuda Digite la Cantidad.

7. Registre cada uno de los artículos que llegaron. 8. Para guardar el documento presione la combinación de teclas Control +

G o presione F3 para Guardar e Imprimir. 9. Al Guardar el sistema, registra un número de documento y aumenta el


Devolución De Medicamentos

A través de este documento se registran las devoluciones efectuadas, cuando no todo lo que solicita el profesional se le aplica a los pacientes, así estos artículos ingresan nuevamente al almacén de donde salieron.


Instrucciones para registrar un Devolución de pacientes

1. Verifique la Fecha del movimiento. 2. Digite el número de documento de identidad del paciente o presione F1

para obtener ayuda de los pacientes. 3. Ubíquese en la columna denominada Orden y presione F1, el sistema le

mostrará un listado con la información de los artículos por orden que se han registrado al paciente así:

4. De esta lista seleccione con doble clic el o los registros sobre los que

desea hacer la devolución haciendo doble clic sobre ellos. 5. Ubíquese en la columna ‘C Devol’ (Cantidad a Devolver) en la grilla del

formulario y escriba la cantidad que va a devolver al almacén del artículo.




Inventario Físico

Con este documento, se registra el conteo físico para un almacén determinado en un mes determinado, con lo cual el sistema realiza los ajustes a que haya lugar bien sea de entrada o de salida según la comparación que resulta del saldo actual del almacén contra el valor del conteo físico.

Para registrar el Inventario Físico, siga las siguientes instrucciones:

1. Seleccione la fecha en que se registra el documento. 2. Seleccione el almacén. 3. Seleccione o digite la fecha en la que se realiza el conteo físico. 4. Con esto, el sistema le despliega todos los artículos que tiene el almacén

con el saldo actual, para que en la columna denominada ‘C Física’ se digite la cantidad física del artículo.

5. Si hay que realizar algún ajuste sobre el costo promedio siempre y cuando, este en cero el sistema le permite registrar en la columna denominada ‘Valor’ el valor del costo promedio del artículo.



Mantenimiento Órdenes De Compra

Con esta opción, lo que se hace es hacer un mantenimiento a las Órdenes de Compra pues en algunos casos no se cruzan en su totalidad por cambios en los artículos que llegan o por otras razones; la finalidad de esto es que a la hora de realizar una Remisión o registrar una Factura de un proveedor el listado de las Ordenes pendientes de cruzar sean las reales.


Cómo hacer el mantenimiento:

1. Digite el NIT del Proveedor o presione F1 para obtener ayuda de los proveedores.

2. Si conoce l número de la orden de compra a la cual va a hacer mantenimiento, escriba la Orden en el cuadro de texto correspondiente y haga clic en el botón Buscar, si no lo conoce el sistema cargará todas las órdenes de compra registrada del proveedor y pendiente de cruzar.

3. Con clic derecho se le debe hacer mantenimiento a la orden completa o ver el detalle de la misma para hacer el ajuste sobre el ítem o ítems a que haya lugar, si se da en ver detalle despliega la siguiente ventana, haga clic sobre la celda Ítem de los artículos a los que le va a hacer mantenimiento, estos registros se colocan de color verde y luego haga clic en aceptar.

Luego haga clic en aceptar . La aplicación confirma la realización del mantenimiento con el siguiente mensaje.

Si se da en orden completa muestra la siguiente pantalla


Cierres Mensuales

Despliega un submenú:

.

Generar cierre

Los cierres mensuales preparan la información mes a mes de las existencias de los diferentes almacenes, éste se puede hacer General, por Lugar y por Almacén.

Si se escoge general, se genera un cierre de todos los lugares y

almacenes. Si se escoge Por lugar, se genera un cierre de un lugar específico

que deberá ser seleccionado en el combo que se encuentra al lado derecho o si se sabe el código digitarlo en la casilla.

Si se escoge Por Almacén, se genera un cierre de un Almacén especifico que deberá ser seleccionado en el combo que se encuentra al lado derecho o si se sabe el código digitarlo en la casilla. Luego de todo de un clic sobre el botón Generar cierre. Al darle en el botón generar cierre muestra el siguiente mensaje de confirmación.


Devolver Cierre

Para devolver un cierre selecciónelo y con doble clic lo podrá devolver filtrando por cualquiera de los siguientes campos: Lugar, U. Funcional, C. Costo y Almacén.

Consulta

En este menú se encuentra la parte de consultar y anular documentos esto lo lleva al siguiente formulario.

Ver/Anular Documentos

En este formulario se puede consultar y anular todos los documentos creados en el módulo de suministros.

Se escoge el mes, el documento que desea buscar, el número del

documento y luego de clic en buscar.


Para anular de clic derecho sobre el registro que contiene y allí

confirme que desea anular el documento.

El documento anulado se visualiza de un color diferente

Para ver de clic derecho y escoja la opción ver documento.

Reportes

En esta opción despliega otras sub-opciones:

Kardex

En esta opción tendrá la posibilidad de generar el Kardex por Artículo para un almacén y dentro de un periodo de tiempo determinado.


Se debe seleccionar el almacén y se puede sacar el reporte de Kardex por todos los artículos o por alguno en especial, tan solo se selecciona o deselecciona el ítem que dice todos, y se puede sacar también en forma de discriminado o resumido y cuando ya tengamos estos parámetros definidos damos vista previa puedes ver por pantalla el reporte. Se va a ver en el documento siguiente.

Para imprimirlo haciendo clic sobre el botón Imprimir.

Sismed

En esta opción tendrá la posibilidad de generar el informe de sismed se puede sacar por compras o ventas, mostrara la siguiente ventana para definir los parámetros de búsqueda

Se valida el año, se selecciona un trimestre de búsqueda, si se activa la opción compras o ventas, se puede darle vista previa y generar el archivo plano.

Cuando se da vista previa muestre el siguiente pantallazo.


Muestra este mensaje informativo.

Generador de Reportes

Aquí se presenta un listado de reportes para seleccionar el que desee, luego de esto digite los parámetros exigidos por el reporte y obtendrá la información deseada, puede ingresar por el acceso rápido Ctrl + R.


Ayuda

En este menú se encuentran las opciones de herramientas y acerca de, este último es informativo acerca del módulo.

Herramientas

1. Año para el cual se desea hacer la regeneración de saldos. 2. Mes en el cual se desea hacer la regeneración de saldos. 3. Seleccionar la ventana del tipo de consulta que se desea hacer si

regeneración existencias a partir del movimiento o regeneración de costo promedio a partir de movimiento.

4. Si se selecciona la ventana regeneración existencias a partir del movimiento, se habilita la el botón de buscar la consulta.

5. Si se selecciona la ventana regeneración de costo promedio a partir de movimiento se habilita el botón de acción que genera la consulta.

Si no presenta cierres para la fecha seleccionada se genera la siguiente ventana de informativa.


Acerca de

Al hacer clic en la opción acerca de genera esta ventana informativa con información del módulo de Suministros.

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