Suarez Devil in Details FINAL

Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014

CONGRESO INTERNACIONAL

DE DIRECCION DE PROYECTOS

Virtual Teams 2:

E. Tito Surez


Agenda

1. Introduccin

2. Equipos virtuales

3. Estadsticas

4. Porqu existen los equipos virtuales?

5. Consideraciones claves

6. Cultura y tecnologa

Algunos ejemplos

7. El problema

8. Caso practico: Proyecto A

9. Conclusiones

10. Informacin de Contacto


Introduccin

Parece simple de hacer, pero una vez que

esta haciendo, uno se da cuenta que es un

problema muy dificil de manejar cuando se

empiezan a trabajar los detalles.

La clave est en los detalles

Lo importante esta en los detalles


Introduccin

Virtual teaming is a 21st-century survival skill. (Jamie Feild Baker, Executive Director,

Martin Institute http://www.martininstitute.org/)


Equipos virtuales

Un equipo virtual (equipo disperso geograficamente, equipo

remoto, equipo disperso) es un grupo de personas que trabaja

hacia un objectivo comun en varias zonas horarias, ubicaciones

geograficas y organizaciones con conexiones re-enforzadas

por redes de tecnologia.

Equipos ques estan separados fisicamente (alrededor del

mundo), temporalmente (varias zonas horarias), configurados

irregularmente (5 personas en una ubicacin, 2 en otra, etc) y

culturalmente diversos.

Hay otras definiciones. La definicion cambia constantemente.

Cual es la suya?

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Estadsticas (Julio 2013)

Mas de 1.3 billones de personas estaran trabajando virtualmente.

www.onpointconsultingllc.com/2013/06/best-practices-if-you-plan-to-go-virtual-or-if-

youalready-are/#sthash.7474wRvY.dpuf

25% del trabajo en el centro de trabajo es ahora virtual

66% de organizaciones multinacionales usan equipos virtuales

80% de compaas de 10,000+ empleados usan equipos virtuales

Cuatro generaciones trabajan juntas por primera vez

EEUU, pero es similar en otros pases

Per: Gen Y 18-34 aos; Gen X: 35-49 aos; Baby boomers: 50-65 aos

http://semanaeconomica.com/article/empresa/139163-generacion-y-en-el-peru-es-realmente-emprendedora/

Modelo emergente: Talent as a Service (TaaS)

Modelo emergente: Estilo de vida definido por equipos virtuales

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Porqu existen equipos virtuales?

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Reduccin de gastos generales Acceso a los mejores

empleados Acceso a una mejor

oferta de empleados

Trabajo 24x7 Mejora en comunicaciones

(en teora al menos) Control por indicadores (metrics)

Mayor capacidad

de trabajo

Mayor

diversidad ,

y efectividad


Los problemas-(Lo que no dicen)

Presentation Title

Comunicacin

sin contexto

Aumento de

costos generales

Seguimiento

sin contexto

Creacin de cultura

organizacional

Nuevas habilidades

(tcnicas, blandas)


Consideraciones claves

Cultura

Tecnologa

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Algunos ejemplos

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Madurez y efectividad de la tecnologia

http://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ

Traduccion automatica

Internet IM chat slang

Visas y restricciones de viaje

Etiqueta (comportamiento) de negocios


Automated

translation


IM-Instant messagging slang Algunas expresiones

Zero-dark; Zero-dark-1

Eight ball

Drop of a hat

Piece of cake

Walk in the park

On the fence

Hot potato

Take it offline

HR moment

Ping me

Low hanging fruit

Like chicken with heads cut off

Everyone and their mothers

SWAT team

Drink the cool-aid

Get your ducks in a row

Out of pocket ($ and not available)

Herding cats

OOO

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Chatspeak:Algunos IM/chats slang

Brasileos: rs rs

Americanos: imho, sol, wtf,

cu, fu, btw, cya, ttyl, asap

Franceses: 12C4, 2ri1, DSL,

mr6, p2k, mdr, nsp,tds, dak


Visas y restricciones de viaje

Visas

Quin o Cul nacionalidad necesita visas para cuales pases?

Per para Brasil

Per para EEUU

Per para pases en la UE (Es Polonia, UK parte de la UE?)

Per para Rusia

Qu pasa cuando alguien tiene 2 3 pasaportes?

Restricciones (algunos ejemplos)

Viajando a Israel y pases rabes

Pases rabes no permiten ingreso si su pasaporte tiene un visado de entrada a Israel

Aerolneas rabes no permiten abordar a una persona con pasaporte Israel, incluso si el destino no es Israel

Caso Air India y Kuwait Air

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http://en.wikipedia.org/wiki/Visa_requirements_for_Peruvian_citizens#


Business etiquette

Saludos

Hombres (EEUU/Canad, Europa, Latinoamrica, Medioeste)

Mujeres (EEUU/Canad, Europa, Latinoamrica, Medioeste)

Maneras/Comportamiento (depende en donde)

En visitas de negocios:

Quin/Cmo se elige el restaurant donde se almorzara y/o cenara?

Visitas a la familia/casa?

En la oficina, videoconferencias

Cmo se viste? Aun cuando es business casual?

Conversaciones

En qu idioma si hay varias nacionalidades y/o idiomas?

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El problema de las mejores practicas

Se van ha encontrar mucha literatura en mejores practicas que en

realidad ya no funcionan bien actualmente.

La velocidad de cambio es tan alta que para cuando las nuevas

mejores practicas son publicadas, ya no son tan efectivas

Muchas de estas practicas estn basadas en recursos de bajo costo

que no son los mas apropiados para un proyecto importante

Las mas comunes son

Usar IM, Skype, telfonos virtuales, conferencias web de bajo costo como Join.Me, FreeConfence.com, reunirse personalmente de cuando en cuando.

Existen muy pocas mejores practicas que estn basadas en

experiencia personal y/o directa.

Es muy raro encontrar practicas que aborden problemas culturales

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Caso practico: Proyecto A

Proyecto A is an integral part of a broader

business transformation to develop

common business processes throughout

the Americas Zone on a single Oracle

ERP platform (14 ERPs today) to achieve

significant recurring benefits

Across WBL:

Electronics

Healthcare

Industrial Merchants

Large Industries

Corporate Functions

Americas Zone: 12 paises en Norte,

Centro y Sur Amrica


Virtual team locations The project is carried

by a large international

team, virtual and

situated in various time

zones. Some saw this

as an advantage,

working 24x7 around

the world, which is true,

but remember that

there is only a few

hours overlap across

contiguous time zones

and if issues/items are

not communicated

properly, it means a

several hour delays,

that could be almost 1

day.


Caso practico: Proyecto A

El idioma oficial del proyecto es ingles.

Los miembros del equipo usan 4 idiomas primarios: ingles, francs, espaol y

portugues;

5 si contamos frances canadiense. Ademas hay varios otros idiomas secundarios: italiano, tamil, telugu, hindi, tagalog,

Ademas: variaciones regionales de espaol, ingles y frances,

Y mezclas: Francognol, Franglish, Portuol, Spanglish.

Miembros del equipo vienen de 6-7 culturas: US, Europa occidental, Europa

central, India, Canada, LatinoAmerica (Mexico y Sur America) y Filipinas.

Notar que EEUU o Canada no son una sola cultura, ni tampoco India por ejemplo.

Ademas se debe tener en cuenta persona originarias de un pais/cultura que viven en otra.

Dias laborables varian; generalmente lunes-viernes (pero notar las zonas

horarias).

Feriados en cada ubicacin son generalmente reconocidos.


Caso practico: Proyecto A Diez organizaciones en el proyecto :

A (US): the client organization

Grupo A: Main office of A in Europe; provide direction in Security, Global Arch, aBT, global contract and procurement.

Accenture: several on site 4 days a week, most technical support in India at night, technical and functional leads on site. Some of the networking teams in Central Europe

TCS: onshore IT Ops + India team for Conversions and data cleansing

Xerox: Infrastructure, networks: some onshore, others in Guatemala, Argentina, Mexico, Phillippines: legacy mostly, but network to the new platform and data center

Oracle: Oracle on Demand, mostly India support during India day time (night in US and Americas), some are localized in US West Coast, some on site. This organization handles the new R12 infrastructure on a host managed model, also network in their datacenter.

Deloitte: on site mostly for design of solution, technical support remote (India) for tax functionality

Navillus: on site every other week for solution, technical support in India, for GRC related

iBizSoft: solution design and implementation for e-commerce. Core team in US but remote; development support in India

Dexa: Security review and analysis


Nuestras practicas-

Caractersticas de un lder de equipo virtual 1. Adepto a balancear habilidades interpersonales y habilidades orientadas a la ejecucin (key success factor)

2. Entiende como comunicar a un nivel personal con otras personas (key success factor)

3. Crea confianza y establece relaciones (key success factor)

4. Toma la iniciativa

5. Es Motivado

6. Es Flexible

7. Es Disciplinado

8. Trabaja de forma independiente

9. Orientado al equipo

10. Fomenta colaboracin

11. Gestiona/maneja conflictos

12. Ejerce influencia

13. Aconseja a otros de manera indirecta

14. Gestiona/maneja responsabilidades (accountability) Accountability y responsibility

15. Se asegura que la informacin sea diseminada y que se siga el proceso de toma de decisiones

16. Maximiza el use adecuado de tecnologa para reducir diferencias virtuales

17. Crea un sentido de propsito

18. Gestiona /maneja equidad en las diferencias de zona horaria

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Lo que practicamos Buscar gerentes de proyecto con experiencia extensa y actual en manejo de equipos virtuales y que por lo

menos hablen dos de los idiomas (los mas frecuentes usados) en el proyecto

Asegurarse que la calidad de la tecnologa a utilizar sea adecuada y desarrollar un plan alternativo para cuando

algo falla o no est cumpliendo con la calidad requerida

Presupuestar en el proyecto la actualizacin y configuracin de la mejor tecnologa que mejor se presta al

proyecto. No es cuestin de disponer de un montn de tecnologa pero mas bien de seleccionar cual funciona

mejor para el equipo y proyecto basado en los rasgos/perfiles culturales de los recursos humanos

Definir el nivel de uso y modalidad de la integracin de los mltiples mensajes de correo electrnico, mensaje

instantneo, teleconferencia, conferencia web, etc. que sern utilizados en el proyecto

Una vez que los estndares han sido definidos , asegurarse que realmente funcionan y una vez que se ha

verificado que funcionan, preparar planes alternos de recuperacin y asegurarse que funcionan.

Lo ms crtico es el soporte de la tecnologa fundacional y asegurar las planes de recuperacin de esta tecnologa

estn listos

Presupuestar reuniones en persona dependiendo de los requerimientos del proyecto, de una manera realista ; pero

notar requerimientos de visas y viajes, presupuesto, etc.

Definir un plan de comunicacin adecuado para los miembros de las varias culturas especificas de los miembros

del equipo virtual (culturas nacionales, organizacionales, profesionales) Esto incluye el lenguaje oficial para

comunicaciones.

Establecer polticas/reglas bsicas para registrar problemas mayores y decisiones, por escrito, y hacer que los

que toman las decisiones revisen el texto antes de ser aprobado.

En lo posible ( y el autor lo recomienda enfticamente): seminarios pre-proyecto acerca de asuntos

multiculturales que se anticipa ocurrirn, y entrenamiento en los aspectos mas importantes alrededor de pautas y

comportamientos anticipados.

Tener en cuenta que todo entrenamiento y discusiones alrededor de cultura , conocimiento, etc. solo define rasgos y

tendencias generales. No todos los miembros de una cultura especifica se comportaran y /o actuaran de la misma

manera.

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Lo que practicamos Considerar que aun dentro de una cultura, nacionalidad, organizacin o profesin; siempre hay fuerzas de cambio

todo el tiempo. Por ejemplo, no se puede aplicar a ciegas las caractersticas y/o hbitos generales a un miembro

del equipo basado solamente en su nacionalidad, si es que esa persona ha estado viviendo en otro pas u

organizacin por un periodo largo. Se imaginan un peruano que haya vivido en EEUU por los ltimos 10-15 aos?

No es bueno o malo, simplemente diferente

Aun cuando se tengan planes para manejar variedad cultural, asumir que habrn errores de comunicacin y se

deben tener planes adecuados. En vez de esperar que un problema suceda, es mejor estar siempre a la

expectativa. Esto no es muy fcil, especialmente para un gerente de proyecto sin entrenamiento o sin experiencia.

No es posible lograr la mxima eficiencia todo el tiempo, una practica comn entre empresa de consultora es la

formacin de equipos con integrantes experimentados y novatos: lo mismo se puede hacer en equipos virtuales.

Los mas experimentados serian los mas adaptados culturalmente en las culturas especificas en el proyecto. Esto no

siempre es posible por supuesto.

Se debe ser sensible a hbitos culturales que se manifiestan comnmente de maneras no convencionales, por

ejemplo, en algunos grupos es mas fcil y mejor discutir aspectos funcinales y tcnicos al mismos tiempo

(teleconferencias, email ,etc.) mientras que en otros casos es mejor manejarlos separadamente. Obviamente,

siempre habr mezclas de ambos tipos de personas.

Concesiones sern necesarias de todos, y todos tendrn que salir de su zona de confort. Los diferentes estilos de

trabajo y gerencia tendrn que adaptarse a los cambios constantes en el ritmo del proyecto, con las concesiones

para problemas culturales que se presenten

Mantener la calma cuando la situacin sea difcil o calamitosa. Mantener el control de una situacin difcil

trasciende cultura y es reconocido por todos locales y remotos. Con tanta diversidad, grado separacin y

cronograma agresivos es asumido que algunas veces las cosas estarn fuera de control, el objetivo principal del

gerente del proyecto es mantener el grupo enfocado a en el proyecto. Lo que hacemos cuando alguien o el grupo

llega a un punto de ruptura es sealar que nadie esta volando aviones, nadie va a morir si algunas cosas se

demoran o algo esta mal hecho. Adicionalmente tenemos programas especficos de manejo de estrs, manejo de

tiempo, disponibles sin costo a todos los miembros del equipo

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Conclusiones y Recomendaciones

Manejar/administrar equipos virtuales es bien difcil,

Mientras mas extendido este el equipo ( geogrficamente, culturalmente, etc.) ser un desafo mas grande

Si se pone mucho peso en la tecnologa como la solucin al

manejo de la diversidad, el proyecto fracasara.

Tecnologa es solo una herramienta que da soporte al manejo del equipo no es la solucin

Se deben tomar medidas especificas para el manejo eficiente de

un equipo virtual y no hay soluciones universales; cada

proyecto/caso es diferente y requiere su propio enfoque

Adaptabilidad es fundamental, si alguna/s de las acciones iniciales

no funcionan, cambios y flexibilidad en el manejo del equipo son

necesarios

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Contacto

[email protected]

+1.713.499.6141

+1.713.309.0379


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