Claves de éxito para la Claves de éxito para la implantación de un sistema de implantación de un sistema de

gestión.gestión.Javier San José.Javier San José.

Coordinador de Soprecs S.A.Coordinador de Soprecs S.A.

22

Nuestros RecursosNuestros Recursos

Oficinas en Bilbao, Donosti y Vitoria-Gasteiz.Oficinas en Bilbao, Donosti y Vitoria-Gasteiz.

Trece personas con formación multidisciplinar:Trece personas con formación multidisciplinar:

IngenieríaIngeniería

Ciencias EconómicasCiencias Económicas

Ciencias de la InformaciónCiencias de la Información

33

La experiencia de nuestras La experiencia de nuestras PersonasPersonas

4 Miembros del Club de Evaluadores de Euskalit4 Miembros del Club de Evaluadores de Euskalit

1 Evaluador Seniors1 Evaluador Seniors

1 evaluador Senior del Club de Excelencia1 evaluador Senior del Club de Excelencia

1 evaluador del Premio Iberoamericano de Excelencia1 evaluador del Premio Iberoamericano de Excelencia

3 Profesores de Euskalit3 Profesores de Euskalit

2 Auditores ISO2 Auditores ISO

3 consultores homologados en Innovación3 consultores homologados en Innovación

1 consultor homologado en Bilgune1 consultor homologado en Bilgune

2 evaluadores homologados en SPRI2 evaluadores homologados en SPRI

44

Nuestro ámbito de Nuestro ámbito de TrabajoTrabajo

55

SOPRECS en el MercadoSOPRECS en el MercadoNuestros Clientes:Nuestros Clientes:

Aytos. de Bilbao, Vitoria-Aytos. de Bilbao, Vitoria-Gasteiz, Getxo…Gasteiz, Getxo…

Lan EklintzaLan Eklintza

Metro Bilbao.Metro Bilbao.

Mutualia.Mutualia.

Alcoa.Alcoa.

D.F.B.D.F.B.

Seguros Lagun Aro.Seguros Lagun Aro.

Museo GuggenheimMuseo Guggenheim

Fundación MatíaFundación MatíaProyecto Hombre Donosti.Proyecto Hombre Donosti.Fundación Uliazpi.Fundación Uliazpi.Hospitales de Cruces, Hospitales de Cruces, Zamudio, Basurto, Zamudio, Basurto, Galdakao,…Galdakao,…Corporación MutuaCorporación MutuaMutua GallegaMutua GallegaASALMAASALMACentros Educativos de Centros Educativos de Euskadi.Euskadi.EuskalitEuskalit

¿Por qué implantar un nuevo ¿Por qué implantar un nuevo sistema de gestión?sistema de gestión?

Todas la organizaciones Todas la organizaciones disponen de un sistema disponen de un sistema de gestión.de gestión.

¿Qué deficiencias ¿Qué deficiencias presenta mi sistema de presenta mi sistema de gestión?gestión?

¿Qué ventajas me ¿Qué ventajas me aportaría cambiar de aportaría cambiar de sistema de gestión?sistema de gestión?

Bases sobre las que iniciar la Bases sobre las que iniciar la implantación del sistema de implantación del sistema de GestiónGestión

Todo sistema de gestión debe asentarse sobre:Todo sistema de gestión debe asentarse sobre:

LiderazgoLiderazgo

ParticipaciónParticipación

ComunicaciónComunicación

ReconocimientoReconocimiento

LiderazgoLiderazgoNingún sistema de gestión participativo puede Ningún sistema de gestión participativo puede desarrollarse en ausencia del Liderazgo de los máximos desarrollarse en ausencia del Liderazgo de los máximos responsables de la Organización.responsables de la Organización.

Antes de empezar cualquier implantación debemos Antes de empezar cualquier implantación debemos comprobar que las siguientes afirmaciones son ciertas. comprobar que las siguientes afirmaciones son ciertas. Si no, mejor dejarlo:Si no, mejor dejarlo:

Tenemos voluntad firme de cambiarTenemos voluntad firme de cambiar

Queremos facilitar a las Personas los recursos necesarios Queremos facilitar a las Personas los recursos necesarios para posibilitar el cambio.para posibilitar el cambio.

Estamos dispuestos Estamos dispuestos a crear escenarios y espacios que a crear escenarios y espacios que posibiliten a las Personas posibiliten a las Personas gestionar el cambio.gestionar el cambio.

LiderazgoLiderazgoLos máximos responsables de la Los máximos responsables de la organización deben estar implicados organización deben estar implicados de manera directa y personal en el de manera directa y personal en el desarrollo de la implantación del desarrollo de la implantación del sistema de gestión.sistema de gestión.

Tienen que trabajar de manera Tienen que trabajar de manera activa para que las Personas se activa para que las Personas se identifiquen con la Misión y identifiquen con la Misión y compartan la Visión.compartan la Visión.

Los Valores no sólo se definen, Los Valores no sólo se definen, también se gestionan.también se gestionan.

LiderazgoLiderazgoCuenta una fábula que los cangrejos de mayor rango y edad celebraron una asamblea y acordaron cambiar la vieja costumbre de andar hacia atrás para mejorar la imagen que estaban dando al mundo. Debido a su edad encontraron difícil vencer su costumbre por lo que decidieron que las madres cangrejo enseñaran a sus hijos a andar hacia delante nada más nacer. Éstas se emplearon a fondo, pero los recién nacidos al ver a sus madres caminar al revés de como predicaban, imitaban los pasos de éstas.

LiderazgoLiderazgoLIDERAR LA GESTIÓN DE LA ILUSION:

Aprobación y Valoración

Transparencia

Equilibrio

Oportunidades y Retos

Grado de Libertad

Ambiente laboral motivador

Momentos de Celebración

Evaluación y Salario

LiderazgoLiderazgoLIDERAR LA GESTIÓN DE LA ILUSION:

Experiencia:• Inspiración• Comunicación • Acciones

Evaluación:• Feedback• Evaluación y Retribución• Nombramiento y Ascenso

Expresión:• Estructuras de Apoyo• Formación y Desarrollo• Predicar con el ejemplo

Estructuración:• Disciplina• Objetivos y• resultados• Medición

Esencia: • Valores• Misión• Objetivos• Conductas

ParticipaciónParticipación"Uno puede apoyarse sobre su puesto, pero no sentarse en él.“Kästner, Erich:

Para hacer reaccionar a los demás primero hay que reaccionar uno mismo.

No pases de pensar: te lleva a hacer de forma monótona lo que otros piensan.

“Para llegar donde no estamos tendremos que avanzar por donde no vamos.” San Juan de la Cruz

ParticipaciónParticipaciónFormar de manera adecuada para que las Personas puedan participar:

•Identificar las competencias requeridas.•Elaborar una dinámica de formación y gestión del conocimiento que favorezca la participación.•Habilitar espacios que favorezcan la Participación:

• Procesos• Equipos de Trabajo• Grupos de Mejora

LA PARTICIPACION NO SE IMPROVISA. REQUIERE DE UNA SISTEMATICA

� liderazgo de la alta dirección

� establecimiento de objetivos ambiciosos

� dotación de recursos

� capacidad de decisión de los equipos

� comunicación

ParticipaciónParticipación

MODIFICAR COMPORTAMIENTOS

ParticipaciónParticipaciónDos claves de éxito:

Conocer al Equipo

Motivar al Equipo

ParticipaciónParticipaciónConocer al Equipo

ESCUCHAR

necesidades Estar “cerca” de las personas

diferentes cosas motivan a diferentes personas en diferentes momentos por diferentes razones

refuerzo positivo

ParticipaciónParticipaciónMotivar al Equipo

MOTIVAR

crear las condiciones para

responder a necesidades

¿Se lo que motiva a las personas de mi equipo? ¿qué hago para motivarlas?

¿Una persona satisfecha es una persona motivada?

Las personas deben acudir motivadas a su trabajo.

El papel de la Empresa es no desmotivarlas

ComunicaciónComunicación

“Oigo y olvido. Veo y recuerdo. Hago y entiendo." (Proverbio chino)

Entre dos explicaciones, elige la más clara; entre dos formas, la más elemental; entre dos expresiones, la más breve.Eugeni d' Ors (1881-1954) Escritor español.

“Si no hay sentido de confianza en la organización, si las personas viven preocupadas por cubrirse las espaldas… la creatividad será una de las primeras víctimas”, Napoleón

ComunicaciónComunicación Una de las actividades más importantes de los líderes de la

organización es la de comunicación.

Requiere una sistemática definida

La mejor manera de enturbiar el clima social en una organización es fomentar el rumor frente a la comunicación estructurada.

ComunicaciónComunicación Cómo estructurar y sistematizar la Comunicación

Quién Comunica

Qué Comunica

A quién Comunica

Cuándo Comunica

Qué canal utiliza

Cómo evalúa la efectividad

ComunicaciónComunicación

Debemos controlar los “ruidos” y las distorsiones en la comunicación.

Siempre es mejor que las personas conozcan los temas “desde dentro” que enterarse en la calle.

ComunicaciónComunicación Comunicar no sólo es

hablar. Es ser capaces de entendernos …..y de saber escuchar.

Aprendamos de americanos y gallegos

GALLEGOSGALLEGOS VERSUS VERSUS AMERICANOSAMERICANOS

Conversación real grabada de la frecuenciaConversación real grabada de la frecuencia

de emergencia marítima canal 106,de emergencia marítima canal 106,

en la costa de finisterra (Galicia),en la costa de finisterra (Galicia),

entre gallegos y norteamericanos, entre gallegos y norteamericanos,

el 16 de octubre de 1997 el 16 de octubre de 1997

(es verídico)(es verídico)

Gallegos:Gallegos:

(ruido de fondo)....(ruido de fondo)....Les habla el A-853, por favor, desvíen su Les habla el A-853, por favor, desvíen su rumbo quince grados sur para evitar rumbo quince grados sur para evitar colisionarnos...colisionarnos...Se aproximan directo hacia nosotros, Se aproximan directo hacia nosotros, distancia 25 millas náuticasdistancia 25 millas náuticas..

Americanos:Americanos:

((ruido de fondo)...ruido de fondo)...Recomendamos que desvíen su rumbo Recomendamos que desvíen su rumbo quince grados norte para evitar colisión.quince grados norte para evitar colisión.

Gallegos:Gallegos:

Negativo.Negativo.Repetimos: desvíen su rumbo quince Repetimos: desvíen su rumbo quince grados sur para evitar colisión.grados sur para evitar colisión.

Americanos:Americanos:

Al habla el Capitán de un navíoAl habla el Capitán de un navíode los Estados Unidos de América. de los Estados Unidos de América. Insistimos:Insistimos:Desvíen ustedes su rumbo quince grados Desvíen ustedes su rumbo quince grados norte para evitar colisión.norte para evitar colisión.

Gallegos:Gallegos:

No lo consideramos factibleNo lo consideramos factibleni conveniente.ni conveniente.Les sugerimos queLes sugerimos quedesvíen su rumbo quince grados sur para desvíen su rumbo quince grados sur para evitar colisionarnos.evitar colisionarnos.

Americanos:Americanos:

(muy caliente)… LES HABLA EL (muy caliente)… LES HABLA EL CAPITÁN RICHARD JAMES CAPITÁN RICHARD JAMES HOWARD, AL MANDO DELHOWARD, AL MANDO DELPORTAAVIONES USS LINCOLN,PORTAAVIONES USS LINCOLN,DE LA MARINA DE LOS E.E.U.U.,DE LA MARINA DE LOS E.E.U.U.,EL SEGUNDO NAVÍO DE GUERRA EL SEGUNDO NAVÍO DE GUERRA MÁS GRANDE DE LA FLOTA MÁS GRANDE DE LA FLOTA NORTEAMERICANA.NORTEAMERICANA.

NOS ESCOLTANNOS ESCOLTANDOS ACORAZADOS,DOS ACORAZADOS,SEIS DESTRUCTORES, CINCO SEIS DESTRUCTORES, CINCO CRUCEROS, CUATRO CRUCEROS, CUATRO SUBMARINOS Y NUMEROSAS SUBMARINOS Y NUMEROSAS EMBARCACIONES DE APOYO. NOS EMBARCACIONES DE APOYO. NOS DIRIGIMOS HACIA AGUAS DEL DIRIGIMOS HACIA AGUAS DEL GOLFO PÉRSICO PARAGOLFO PÉRSICO PARAPREPARAR MANIOBRAS PREPARAR MANIOBRAS MILITARES ANTE UNA EVENTUAL MILITARES ANTE UNA EVENTUAL OFENSIVA DE IRAQ.OFENSIVA DE IRAQ.

- NO LES SUGIERO... LES ORDENO - NO LES SUGIERO... LES ORDENO QUE DESVÍEN SU CURSO QUINCE QUE DESVÍEN SU CURSO QUINCE GRADOS NORTE!!!!!GRADOS NORTE!!!!!- EN CASO CONTRARIO NOS - EN CASO CONTRARIO NOS VEREMOS OBLIGADOS A TOMAR VEREMOS OBLIGADOS A TOMAR LAS MEDIDAS QUE SEAN LAS MEDIDAS QUE SEAN NECESARIAS PARA GARANTIZAR NECESARIAS PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD DE ESTE BUQUE Y LA SEGURIDAD DE ESTE BUQUE Y DE LA FUERZA DE ESTA DE LA FUERZA DE ESTA COALICIÓN.COALICIÓN.

UDS. PERTENECEN A UN PAÍS UDS. PERTENECEN A UN PAÍS ALIADO, MIEMBRO DE LA OTAN Y ALIADO, MIEMBRO DE LA OTAN Y DE ESTA COALICIÓN...DE ESTA COALICIÓN...

POR FAVOR, OBEDEZCAN POR FAVOR, OBEDEZCAN INMEDIATAMENTE Y QUITENSE INMEDIATAMENTE Y QUITENSE DE NUESTRO CAMINO!!!!!DE NUESTRO CAMINO!!!!!

Gallegos:Gallegos:

Les habla Juan Manuel Salas Alcántara. Les habla Juan Manuel Salas Alcántara. Somos dos personas.Somos dos personas.Nos escoltan nuestro perro, nuestra Nos escoltan nuestro perro, nuestra comida, dos cervezas y un canario que comida, dos cervezas y un canario que ahora esta durmiendo.ahora esta durmiendo.

Tenemos el apoyo de Cadena Dial de La Tenemos el apoyo de Cadena Dial de La Coruña y el canal 106 de emergencia Coruña y el canal 106 de emergencia marítimas.marítimas.No nos dirigimos a ningún lado ya que No nos dirigimos a ningún lado ya que les hablamos desde tierra firme, estamos les hablamos desde tierra firme, estamos en el faro A-853 Finnisterra, de la costa en el faro A-853 Finnisterra, de la costa de Galicia.de Galicia.No tenemos la más puta idea en que No tenemos la más puta idea en que puesto estamos en el ranking de faros puesto estamos en el ranking de faros españoles.españoles.

Pueden tomar las medidas que Pueden tomar las medidas que consideren oportunas y les dé la puta consideren oportunas y les dé la puta gana para garantizar la seguridad de su gana para garantizar la seguridad de su buque de mierda, que se va a hacer hostia buque de mierda, que se va a hacer hostia contra las rocas, por lo que volvemos a contra las rocas, por lo que volvemos a insistir y le sugerimos que lo mejor, mas insistir y le sugerimos que lo mejor, mas sano y más recomendable es que desvíen sano y más recomendable es que desvíen su rumbo quince grados sur para evitar su rumbo quince grados sur para evitar colisiónarnos.....!!!!colisiónarnos.....!!!!

ReconocimientoReconocimiento La causa de la

mayoría de los problemas de relaciones humanas está en la falta de reconocimiento mutuo.

A veces sucede así en la vida: cuando son los caballos los que han trabajado, es el cochero el que recibe la propina.

Comienzo con la premisa de que la función del líder es producir más líderes, no más seguidores.

ReconocimientoReconocimiento Posiblemente, el

reconocimiento es uno de los aspectos más difíciles de gestionar en relación con las Personas, pero, a la vez, uno de los más necesarios.

Ninguna Persona de la organización debe ser excluida de la posibilidad de ser reconocida.

Sabin Zarraga (Soprecs). Mejor

profesor del año 2011. Euskalit

ReconocimientoReconocimiento Algunas claves en la gestión del

reconocimiento: Tener definidos unos criterios

en base a los cuales se otorga, o no, reconocimiento.

Estar programado y darse en el momento oportuno.

Utilizar siempre lenguaje positivo

Sistematizar su aplicación

ReconocimientoReconocimientoQUÉ (tarea/función/actividad):

PARA QUÉ voy a reconocer:

A QUIÉN se va a reconocer:

CÓMO voy a dar reconocimiento:

CUÁNDO voy a darlo:

QUIÉN va a dar reconocimiento:

Una aproximación a la sistematización

ReconocimientoReconocimiento Como el resto de las actividades de gestión, el reconocimiento debe

ser objeto de evaluación, revisión y mejora.

Debemos utilizar dos mecanismos: Percepción directa: encuestas, entrevistas personales, grupos

focales, etc. Indirectos: Definición de indicadores.

Algunas ConclusionesAlgunas Conclusiones No intentemos cambiar sistemas y modos de hacer las cosas si

realmente no estamos comprometidos personalmente.

Las Personas están dispuestas a participar. Debemos propiciar dicha disposición con:

Comunicación Apertura de Espacios Delegación real en la toma de decisiones. Delegar no es

pasar “marrones”.

Todo cambio conlleva miedos. Minimicemos éstos para tener éxito con aquél.

Dicen que soy héroe, yo débil, tímido, casi insignificante, si siendo como soy hice lo que hice, imagínense lo que pueden hacer todos ustedes juntos.

Mahatma Gandhi