La cuenta Caja general tiene una subcuen-

ta denominada Cajas menores también lla-

mada en algunos textos como fondo fijo

de caja menor, el que se constituye para

realizar todos los gastos menores que se

requieran para el desarrollo de la activi-

dad, y evitar el trámite de pagos por la

cuenta bancos.

Son los libros de contabilidad donde se regis-

tran en forma analítica y detallada los valores

e información registrada en los libros princi-

pales. Cada empresa determina el numero de

auxiliares que necesita de acuerdo con su ta-

maño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sus-

tenta los libros mayores y sus aspectos más

importantes son:

* Registro de las operaciones cronológicamen-

te.

* Detalle de las actividad realizada.

* Registro del valor del movimiento de cada

subcuenta

Este es un comprobante que elaboran

los bancos y suministran a sus clientes

para que lo diligencien al consignar. El

original queda en el banco y una copia

con el sello del cajero o el timbre de

la máquina registradora, sirve para la

contabilidad de la empresa que con-

signa.

Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasi-

vos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad

en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que

moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Pa-

ra que los registros sean válidos deben asentarse en el libro

debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las

transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito

de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

Es un documento numerado, que le permite registrar en

forma cronológica todas las transacciones realizadas por la

empresa. El libro diario es el registro contable principal en

cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las

operaciones. El primer registro de una operación se hace

en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y

egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se

vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos,

cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la

del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos

deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

Las corporaciones de ahorro y crédito

han diseñado unos formatos que suminis-

tran a sus clientes, en libretas, para que

sean diligenciados al depositar, o retirar

dinero de su cuenta de ahorros. Este so-

porte tiene dos opciones para elegir solo

una; depósitos en efectivo o cheques de

bancos locales y retiro en efectivo o en

cheque, de acuerdo con la cuantía y exi-

gencia del cliente.

La factura comercial es un soporte conta-

ble que contiene además de los datos ge-

nerales de los soportes de contabilidad,

la descripción de los artículos comprados

o vendidos, los fletes e impuestos que se

causen y las condiciones de pago.

Según el artículo 25 del Código de Comercio,

los empresarios deben llevar una Contabilidad

que permita un seguimiento cronológico de

sus actividades y la formación de Inventarios

y Balances.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se

abrirá con el balance inicial detallado de la

empresa. Al menos trimestralmente se trans-

cribirán con sumas y saldos los balances de

comprobación. Se transcribirán también el

inventario de cierre de ejercicio y las cuen-

tas anuales.

Es un titulo valor por medio del cual una

persona llamada "girador", ordena a un

banco llamado "girado" que pague una de-

terminada suma de dinero a la orden de

un tercero llamado "beneficiario".

Llamado también orden de pago o com-

probante de egreso, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una

determinada cantidad de dinero por me-

dio de un cheque. Generalmente, en la

empresa se elabora por duplicado, el ori-

ginal para anexar al comprobante diario

de contabilidad y la copia para el archivo

consecutivo.

Es un documento que debe elaborarse pre-

viamente al registro de cualquier opera-

ción y en el cual se indica el número, fe-

cha, origen, descripción y cuantía de la

operación, así como las cuentas afectadas

con el asiento. A cada comprobante se le

anexan los documentos y soportes que lo

justifiquen.

Es el documento que se prepara con el

fin de registrar las operaciones que no

tienen un soporte contable como es el

caso de los asientos de corrección,

ajustes y cierre.

Este documento negociable o título valor

es una orden incondicional de pago que da

una persona llamada "girador" a otra lla-

mada "girado", para que pague a la orden

o al portador, cierta suma de dinero, a la

vista o en una fecha determinada.

Es un título valor mediante el cual

una persona se obliga a pagar cierta

cantidad de dinero en una fecha de-

terminada. Este documento se utiliza

para respaldar los créditos banca-

rios.

Cuando la empresa concede descuentos y

rebajas que no estén liquidados en la factu-

ra o cuando los clientes hacen devoluciones

totales o parciales de las mercancías, para

su contabilización se utiliza un comprobante

llamado nota crédito. Este comprobante se

prepara en original y dos copias; el original

para el cliente, una copia para el archivo

consecutivo y otra para anexar al compro-

bante diario de contabilidad.

El recibo de caja menor es un soporte de

los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro

de un cheque, para ello se establece un

fondo denominado caja menor.

Es un comprobante que utiliza la empresa

para cargar en la cuenta de sus clientes,

un mayor valor por concepto de omisión o

error en la liquidación de facturas y los

intereses causados por financiación o por

mora en el pago de sus obligaciones.