¿Sólo llevamos gestionando la Innovación los últimos 5 años?

Marta MURIAS ÁLVAREZ Responsable del área de Desarrollo Tecnológico e I+D+i

del Grupo Futuver. Experta en evaluación y optimización de procedimientos de gestión interna e implantación de

sistemas de gestión de proyectos e I+D+i a nivel nacional e internacional.

INNOVACIÓN, INNOVACIÓN y más INNOVACIÓN. Este término que hace 5 años solo mencionaban y conocían unos pocos está actualmente en boca de todos.

Actualmente, las empresas comentan que para sobrevivir hay que innovar y ser competitivos, los organismos invier-ten grandes sumas económicas en subvenciones y financia-ciones a proyectos de I+D+i, existen eventos, foros, talleres y cursos que nos explican cómo gestionar la Innovación,...

La pregunta es ... ¿sólo llevamos gestionando la Inno-vación los últimos 5 años?. La respuesta es NO. El ser humano ha Innovado desde sus orígenes y mediante su creatividad, conocimiento y constancia han permitido la mejora de nuestra sociedad. Quizás los métodos uti-lizados de gestión de estos proyectos de innovación se puedan considerar obsoletos hoy en día pero, la gestión de la actividad, como otros muchos aspectos, han ido evolucionando junto al ser humano y las nuevas posibi-lidades tecnológicas. ¿Qué se opinará de nuestras me-todologías dentro de 100 años?

FACTORES DE CAMBIO¿Por qué entonces es ahora cuando hablamos de gestión de proyectos de Innovación? Existen varios factores que han provocado este cambio.

El primero de ellos es que por fin se ha dado nombre y defi-nición a este conjunto de acciones. España ha sido el primer pais del mundo en publicar una normativa para la gestión de la Innovación, existiendo incluso una normativa especí-fica para la certificación de proyectos innovadores.

Competividad. En la sociedad cada vez más global, existe una alta competencia entre las organizaciones. El valor añadido o distinción de unas sobre otras es clave para el éxito. Una correcta gestión, no solo de proyectos, sino también de la actividad interna es crucial.

Las organizaciones han visto la necesidad de Gestionar sus proyectos de Innovación. La capacidad de inversión y los re-cursos son limitados por lo que han de emplearse de forma inteligente. Esto nos lleva a tener que ser cuidadosos en la

elección de las ideas innovadoras para la realización de nuevos proyectos, su gestión y difusión.

¿GESTIONAMOS LA INNOVACIÓN CORRECTAMENTE?A día de hoy, la mayor parte de las organizaciones son absolutamente conscientes de la necesidad de gestionar la innovación. Pero, ¿lo están haciendo correctamente? Nos hemos encontrado con un amplio abanico de situa-ciones que nos permiten dar respuesta a esta cuestión:

- Existen organizaciones donde no existen recursos ni in-versión concreta destinados a la gestión de proyectos de I+D+i. La planificación es difusa e inconstante. Bien es verdad que muchas de estas compañías han tenido éxito y han logrado posicionarse en el mercado a pesar de ello pero, aunque el resultado haya sido positivo ¿cuál es el beneficio que han dejado de obtener?

- Otras organizaciones, muchas más de lo deseado, han implantado un sistema de gestión interna de proyectos de Innovación pero no la han asimilado correctamente, bien porque la metodología no se alineaba con su fun-cionamiento o bien porque no se ha realizado una buena gestión del cambio interno. El resultado es que las per-sonas no se han sentido identificadas con el sistema y, en muchos casos, han decidido trabajar paralelamente al mismo y cumplir parcialmente y de forma “artificial” el sistema establecido. Esto provoca una peligrosa du-plicación del trabajo, pérdida de productividad y un alto grado de insatisfacción interna.

- Finalmente, existen organizaciones que han implanta-do un sistema de gestión de proyectos alineado con la estrategia y características de la organización. Las perso-nas se sienten identificadas con su sistema, trabajan de forma práctica e integrada con el mismo y son conscien-tes del valor añadido que supone la gestión estructurada

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de la Innovación. Esto permite la definición de objetivos y procedimientos internos claros, la correcta definición de las actividades y responsabilidades, la gestión del conoci-miento, la explotación de resultados, la toma de decisio-nes estratégicas en base a datos fiables, etc. Estos con-ceptos son fundamentales para una correcta gestión de proyectos de Innovación y de la organización en general.

Existen organizaciones que han implantado un Sistema de Ges-tión de Proyectos alineado con su Estrategia y características.

LOS PILARES DE LA GESTIÓN DE PROYEC-TOS DE INNOVACIÓNPero, ¿cuáles son las claves de la gestión de proyectos de Innovación? desde mi experiencia, resumo los pilares fundamentales de la gestión de proyectos de I+D+i en tres: PERSONAS, PROCESOS y TECNOLOGÍA.

PERSONAS. La creatividad y el conocimiento son la base para un correcto proceso de gestión de proyectos de Innovación. Es por tanto fundamental una buena es-tructuración y explotación del conocimiento en la orga-nización. Las personas son la clave fundamental para la gestión de proyectos desde sus etapas más tempranas. Es indispensable que cada uno de los miembros de la organización sea consciente de la importancia de su pa-pel en el proceso y que hagan suya la responsabilidad de actuar y promover la actividad ya sea para la propia mejora interna o aplicación externa.

Adicionalmente, es crucial no perder de vista la gran im-portancia que supone la implicación de los directores o gerentes de la organización para una correcta implanta-ción y gestión de proyectos. Estos roles deben suponer una guía y respaldo al resto de personas para lograr una correcta gestión. Para ello, es fundamental la definición de unos objetivos y unas directrices claras y la realiza-ción de un tratamiento planificada del cambio.

PROCESOS. Es importante procedimentar y homogenei-zar los pasos a seguir ante cualquier necesidad de la or-ganización de forma que se ajuste a sus características. De esta forma, se homogeniza la respuesta ante cada una de las tareas o responsabilidades.

Es necesario definir, entre otros, un proceso de captación de ideas, de gestión y planificación de proyectos, de com-pras, de análisis de indicadores, de mejora continua,...

¿Qué se persigue con este concepto? Ayudar a la organiza-ción a establecer unos patrones de conducta, disponer de la trazabilidad y registro de las acciones realizadas para su consulta, valoración y explotación y con todo ello, mejorar la gestión interna y la calidad externa del servicio prestado.

TECNOLOGÍA. El apoyo de la tecnología aporta un alto va-lor añadido a la gestión de proyectos. La tecnología debe estar al servicio de la metodología de la organización y no a la inversa. Esta debe ayudar a sistematizar y optimizar los procesos definidos y facilitar el trabajo a las personas de una forma lo más transparente posible.

Los instrumentos o sistemas de gestión de proyectos son muy variados, desde herramientas ofimáticas apoyadas prácticamente en su totalidad en una estructurada y ma-nual gestión documental hasta sistemas comerciales o de-sarrollados a medida que disponen de una mayor automa-tización en el seguimiento y explotación de la información.El apoyo de la tecnología aporta un alto valor añadido a la gestión de proyectos.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DELSOPORTE TECNOLÓGICO¿Cuáles son por tanto los criterios para seleccionar nues-tro soporte tecnológico para la gestión de proyectos?

- Ante todo, es importante seleccionar un sistema que se ajuste al tamaño y complejidad de nuestra organización. La selección de una herramienta que no cubra unos mínimos o de una que disponga de un catálogo de funcionalidades demasiado amplio que dificulten el uso del sistema, pue-de provocar que las personas no se sientan identificadas y cómodas con su manejo y provoque reacciones negativas.

- Un error frecuente en el momento de la implantación de un soporte informático para nuestra organización es intentar cubrir el 100% de nuestras necesidades en una única etapa. Esto es especialmente crítico cuando la com-pañía no se encuentra lo suficientemente madura en la gestión de proyectos ya que se dedica un alto esfuerzo en el análisis y definición de conceptos no prioritarios que restan importancia a los pilares fundamentales. Defina-mos entonces la implantación de nuestros sistemas en etapas que pueda minimizar la resistencia interna al cam-bio y permita la asimilación natural de los novedades que se introducirán para la mejora de la gestión.

Los pilares básicos de la Gestión de Proyectos: personas, procesos y tecnología

Ya que la mayor parte de las organizaciones han interiorizado la necesidad de incorporar la innovación en su estrategia, ¿porqué no la gestionamos eficazmente?

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I CONGRESO IBEROAMERICANO

DE BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Y SERVICIOS

“Recursos para la competitividad”

Edición Número 2Septiembre 2011

Revista Bimensual AEPDP

Asociación Española de Profesionales en

Dirección de Proyectos

ÍNDICE01.- Editorial: Una oportunidad ÚNICA02.- Tema de portada: I Congreso Iberoamericano de Buenas Prácticas en Gestión de Proyectos y Servicios

03.- Artículos de los Asociados1.- Alejandro E. Debenedet - Certificación profesional en el campo de Gestión de Servicios de TI: Mitos, realidades y retorno de inversión. Un caso de estudio.

2.- Antonio Pablo García Martín - Potenciando tu rendimiento a través del Project Coaching.

3.- Begoña Sánchez Rogel - La fina Línea entre la Inversión y el Gasto.

4.- Carlos Peris Ortiz - La particularidad de la Gestión de Proyectos en las Administraciones Públicas. ¿Qué estándar es le más adecuado?

5.- Conrado Morlan - El camino Hacia mi Siguiente Proyecto.

6.- Francisco Pardo Pardo & Francisco Castillo - Gestión de Proyectos de implantación de Sistemas ERP en la PYME.

7.- Gustavo Pastrana - Innovación y Liderazgo. La Dirección de Proyectos en el desarrollo y Lanzamiento de nuevos productos.

8.- J. Javier Romero - Multiculturalidad en entornos de proyecto ¿Qué entendemos por cultura y multiculturalidad?

9.- Jeff Ball - “Managing Successful Programmes with MSP en 1.000 palabras“.

10.- Jesús Candón - “Innosis Framework: una aplicación práctica de Scrum para transformar ideas en modelos de nogocio innovadores“.

11.- José Luis Lustau Álvarez-Cienfuegos - Explicación de la fórmula de programación, tipos de tareas y recursos en MS Project, aplicación a distintos proyectos.

12.- José Moro Melón - El puzle de Proyectos Tecnológicos.

13.- Juan Arenas Márquez - Be Agile my Friend. Un acercamiento al mundo Agile.

14.- Lorena Perdomo Rascón - Cómo intentar un equipo de trabajo de proyectos a través del Coaching.

15.- Luis Ignacio Martín de Lope - Adoptar las buenas prácticas de ITIL en la Gestión de servicios TI siguiendo una metodología de proyectos.

16.- Luis Miguel Manene Cerragería - La Organización del proceso de cambio empresarial.

17.- Manuel del Río Díaz - La Oficina de Proyectos como un Proyecto.

18.- Mª del Mar Zofío Jiménez - Alineando con Diapasón.

19.- Marta Murias Álvarez - ¿Sólo llevamos gestionando la Innovación los últimos 5 años?

20.- Maru González - ¿Saber qué o saber cómo?

21.- Nacho Albiol - Obstáculos para la Efectividad del Director de Proyectos.

22.- Omar Fernández - PMIS vs La isla de los Excels y otros.

23.- Sabina Rodríguez - SCRUM: Metodologías ágiles para la Gestión de Proyectos de software.

24.- Vicente Devesa Poveda - Pareja de Ases: Project Management + Innovación.

25.- Walter Macuada - Vocación de servicio: La palabra clave.

04.- Noticias de la AEPDP

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Coordinación y Diseño:

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