Software SALUS

Dossier de Descripción

2010

INDICE

1 INTRODUCCIÓN _______________________________________________________________ 4

2 CONTROL DE ACCESO A LOS USUARIOS ______________________________________ 5

2.1 PERFILES DE USUARIO _________________________________________________________ 5

2.2 USUARIOS __________________________________________________________________ 5

2.3 REGISTRO DE ACCESO _________________________________________________________ 5

2.4 REGISTRO HISTÓRICO DE DATOS ALTERADOS _______________________________________ 5

2.5 SEGURIDAD _________________________________________________________________ 5

3 PLANIFICACIÓN/PROGRAMACIÓN DE CITAS __________________________________ 6

3.1 AGENDAS. CONCEPTO ________________________________________________________ 6

3.1.1 Funcionalidad ______________________________________________________ 6

3.1.2 Visualización _______________________________________________________ 7

3.1.3 Definición/Restricciones ____________________________________________ 7

3.1.4 Espacio/Tiempo/Persona ____________________________________________ 7

3.2 SALA DE ESPERA _____________________________________________________________ 8

3.3 TRAZABILIDAD _______________________________________________________________ 8

3.4 CENTRALIZACIÓN DE OPERACIONES HABITUALES ____________________________________ 8

4 HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA _____________________________________________ 9

4.1 CONCEPTO _________________________________________________________________ 9

4.2 POSIBILIDADES ILIMITADAS DE PERSONALIZACIÓN ___________________________________ 9

4.3 IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS __________________________________________ 9

4.4 FUNCIONALIDAD ASOCIADA ___________________________________________________ 10

4.4.1 Documentos _______________________________________________________ 10

4.4.2 Informes __________________________________________________________ 10

4.4.3 Petición de pruebas diagnosticas ___________________________________ 10

4.4.4 Resultados de Pruebas diagnosticas ________________________________ 10

4.4.5 Cuestionarios _____________________________________________________ 10

4.5 MEDICAMENTOS ____________________________________________________________ 10

4.6 PRESCRIPCIONES/RECETAS ____________________________________________________ 11

5 PROCESOS ADMINISTRATIVOS _______________________________________________ 11

5.1 PRODUCTOS/SERVICIOS ______________________________________________________ 11

5.1.1 Productos simples y productos compuestos _________________________ 11

5.1.2 Compras __________________________________________________________ 11

5.1.3 Inventarios ________________________________________________________ 11

5.1.4 Lotes/Caducidades ________________________________________________ 11

5.2 PROVEEDORES ______________________________________________________________ 11

5.2.1 Pedidos ___________________________________________________________ 12

5.2.2 Entregas de producto ______________________________________________ 12

5.2.3 Facturas y control de gastos _______________________________________ 12

5.2.4 Control de vencimientos de pago ___________________________________ 12

5.3 CLIENTES __________________________________________________________________ 12

5.3.1 Presupuestos ______________________________________________________ 12

3

5.3.2 Facturación a compañías aseguradoras o pacientes _________________ 12

5.3.3 Cobro de facturas _________________________________________________ 13

5.3.4 Entregas a cuenta _________________________________________________ 13

5.3.5 Generación de cuotas periódicas ___________________________________ 13

5.3.6 Vencimientos de cobro _____________________________________________ 13

5.4 MÉDICOS COLABORADORES ___________________________________________________ 13

5.4.1 Liquidación periódica ______________________________________________ 13

5.5 CONTROL DE CAJA __________________________________________________________ 14

5.6 INFORMES DE GESTIÓN PERSONALIZADOS _________________________________________ 14

5.7 ESTADÍSTICAS ______________________________________________________________ 14

5.8 ENLACE CONTABLE __________________________________________________________ 14

6 VARIOS_______________________________________________________________________ 14

6.1 MENSAJES/TAREAS __________________________________________________________ 14

6.2 MENSAJES CORTOS SMS ______________________________________________________ 14

6.3 SEGMENTACIÓN Y MAILING ____________________________________________________ 14

6.4 ETIQUETAS _________________________________________________________________ 15

6.5 MULTIEMPRESA _____________________________________________________________ 15

6.6 MULTICLÍNICA ______________________________________________________________ 15

6.7 ACCESO REMOTO ___________________________________________________________ 15

6.8 CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS ___________________________________________ 15

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1 Introducción

SALUS es el Software para la Gestión Integral de Clínicas, Centros Médicos y

Hospitales.

Desarrollado por QSOFT desde 1995, permite gestionar de forma global el

conjunto de áreas de Gestión de un Centro de Salud: Agendas, Historias

Clínicas, Facturación, Hospitalización, etc.

Más de 3000 Centros de Salud en España y otros 23 países se benefician de

las ventajas que aporta el Software de QSOFT, entre los cuales pueden

mencionarse, por ejemplo:

De entre las principales ventajas y beneficios que proporciona SALUS, pueden

destacarse las siguientes:

o Ha sido diseñado por médicos y directores de Centros de Salud.

o Es totalmente adaptable a las particularidades de cada centro.

o Aporta múltiples mejoras económicas, tales como la eliminación de

errores, el ahorro de tiempo, la toma de mejores decisiones por

disponer de mejor información o la eliminación de archivos en papel.

o Facilita el cumplimiento de la legislación de protección de datos.

o Es muy intuitivo y fácil de utilizar.

o Dispone de un servicio de mantenimiento que incluye, entre otros

elementos, soporte técnico continuado y actualizaciones del Software.

A continuación, se describen en detalle algunas de las principales

funcionalidades de SALUS.

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2 Control de acceso a los usuarios

Cualquier persona que desee utilizar el sistema tiene que estar autorizada

previamente. La autorización le permitirá obtener un nombre de usuario del

sistema y una contraseña. Sin éstos, no será posible utilizar el programa.

2.1 Perfiles de usuario

Cada usuario se asocia a un perfil

específico. El perfil de usuario especifica a

qué funciones del sistema tiene acceso el

usuario. Así, se podrán definir perfiles

comunes para todo el personal médico y/o

administrativo que, por motivos evidentes,

utilizarán áreas diferentes del sistema.

2.2 Usuarios

Son todas aquellas personas autorizadas a utilizar el sistema. El nombre de

usuario y contraseña es personal e intransferible. En beneficio de la

seguridad y de acuerdo a la legislación de protección de datos, no se

recomienda que diversas personas utilicen la misma identificación de

usuario.

2.3 Registro de acceso

Todas las operaciones que realizan los usuarios quedan registradas en el

sistema, identificando qué usuario ha realizado una operación, la hora en

que se ha realizado, la operación que se ha efectuado y el paciente u otra

entidad con quien se ha efectuado la operación.

2.4 Registro histórico de datos alterados

Para incrementar la seguridad. SALUS implementa un potente mecanismo

que permite que, si se borra o modifica un dato, se siga conservando, en

segundo plano, en la base de datos. De esta manera y de forma muy

sencilla, en caso de necesidad se puede consultar qué dato estaba escrito

en cierto campo tiempo atrás, antes de que se modificara o borrara. SALUS

indica qué dato existía antes, qué usuario lo modificó y cuándo.

2.5 Seguridad

De acuerdo a la Normativa de Seguridad de Datos especificada según

diferentes leyes en cada país, SALUS establece un mecanismo de caducidad

de las contraseñas, de modo que éstas deben cambiarse cada cierto

tiempo. De forma análoga, cuando SALUS detecta inactividad en un

terminal abierto, desactiva la sesión solicitando nuevamente la

identificación del usuario. Los parámetros de seguridad son configurados

por el propio cliente.

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3 Planificación/Programación de citas

SALUS incorpora una herramienta completa de planificación,

basada en múltiples agendas gráficas de muy fácil e intuitivo

uso.

3.1 Agendas. Concepto

Una agenda permite reservar tiempo para un paciente asociado a

un profesional sanitario o a un espacio físico. Cada agenda se

divide en diferentes intervalos de tiempo y permite establecer

restricciones que desactiven franjas horarias en función de la

disponibilidad del profesional o espacio.

3.1.1 Funcionalidad

Las agendas gráficas de SALUS

pueden visualizarse

independientemente o bien

combinadas entre ellas,

permitiendo ver una planificación

global del centro en una sola

pantalla. Las agendas de SALUS

permiten:

Crear citas puntuales de un cierto tipo. Cada tipo de cita se expresa

en un color distinto, definible por el usuario.

Crear citas periódicas, para definir tratamientos o terapias

prolongadas.

Imprimir las citas en una tarjeta como recordatorio para el paciente.

Imprimir etiquetas adhesivas para el paciente.

Reducir al mínimo el margen de error en la creación de citas, gracias

a su sistema de ayudas.

Visualizar o cargar la historia del paciente (si el perfil de usuario lo

permite).

Cargar la ficha de datos de filiación del paciente.

Modificar la duración de la reserva efectuada, cortarla y pegarla en

otro intervalo horario u otra agenda.

Conocer el estado del paciente (ha llegado, está en consulta, ha

pagado, etc.).

Registrar la asistencia o ausencia del paciente y vincular ésta a datos

de facturación, si es necesario.

Cargar la hoja de cargos para cobrar el servicio o servicios al

paciente.

Cobrar una deuda a un paciente o ver su estado de facturación.

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Inhabilitar tiempo de forma puntual.

Imprimir la agenda en papel.

Efectuar reservas personales (congresos, etc.).

Visualizar la agenda diaria, varios días o resumen mensual.

Buscar espacios vacíos.

Dar citas sin especificar hora (para extracción de fluidos, etc.).

Desplazamiento al pasado para consultar la agenda o al futuro para

ver estado de reservas y dar cita.

Toda la funcionalidad está vinculada a que el perfil del usuario permita

su ejecución sin restricciones.

3.1.2 Visualización

El sistema de planificación permite

visualizar las agendas

independientemente, mostrando uno o

varios días en pantalla. También permite

ver las agendas combinadas entre ellas

visualizando uno o varios días. El tamaño

en que se presenta cada agenda en

pantalla es inversamente proporcional al

número de agendas simultáneamente

abiertas y el número de días mostrados.

3.1.3 Definición/Restricciones

El sistema gráfico de planificación de SALUS permite definir

restricciones, de manera que en cada jornada solamente podrán darse

citas en las horas previamente establecidas. Estas horas pueden variar

en diferentes épocas del año de forma que, por ejemplo, el tiempo de

ocupación de un profesional se pueda especificar de distinta manera en

verano que en invierno.

3.1.4 Espacio/Tiempo/Persona

El sistema de planificación de SALUS

permite establecer agendas para personas

o espacios físicos. En todas ellas se

reserva el tiempo de ocupación de la

persona o espacio. En el caso de reserva

de espacio también se permite definir qué

persona ocupará la ubicación física. Con

este mecanismo siempre se puede saber

qué persona está ocupada y dónde se

ocupa.

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3.2 Sala de espera

SALUS integra el control del estado de la Sala de Espera dentro de la

agenda. Este control permite visualizar en pantalla los siguientes estados

del paciente:

Todavía no ha llegado al centro.

Ya está en la sala de espera y desde qué hora.

Está en consulta y cuál de ellas.

Ha salido de consulta y se dirige a recepción.

Si ha abandonado el centro abonando totalmente el importe del cargo

efectuado.

Si ha abandonado el centro sin abonar totalmente el importe del cargo.

3.3 Trazabilidad

Es el mecanismo de extensión de la gestión de sala de espera que permite

controlar todos los movimientos del paciente por el centro, registrando

todos sus tiempos de espera y atención de los diversos profesionales

sanitarios que interactúen con él. Este mecanismo de trazabilidad permite,

además, medir parámetros de calidad en la atención sanitaria.

3.4 Centralización de operaciones habituales

Muchas de las operaciones rutinarias del centro sanitario concurren

alrededor de la planificación de los pacientes. SALUS agrupa estas

operaciones permitiendo que sean ejecutadas desde el sistema grafico de

agendas, ahorrando tiempo y simplificando el manejo del sistema.

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4 Historia clínica electrónica

4.1 Concepto

SALUS implementa un sofisticado y completo

mecanismo de control de la historia clínica. Este

mecanismo permite que cada médico pueda utilizar

su propio formato de historia clínica, adaptado a

sus necesidades, simplificando la captura manual de

datos en papel y proporcionando una mayor

agilidad en la obtención de información.

4.2 Posibilidades ilimitadas de personalización

SALUS se ha diseñado entendiendo que

cada organización sanitaria debe poder

capturar datos clínicos de acuerdo a su

experiencia y conocimientos. Por ello,

permite personalizar de forma muy sencilla

y rápida el formato de la historia clínica

para cada especialidad, compartiendo, si se

desea, información entre especialidades

(p.ej. antecedentes clínicos del paciente).

Aunque ya dispone de un formato de

Historia Clínica predefinido, incluyendo múltiples especialidades médicas,

las posibilidades de personalización de SALUS son ilimitadas y se ajustan

con precisión a las demandas de los usuarios del sistema.

SALUS registra fechas, textos, imágenes, valores numéricos y cualquier otra

información de acuerdo al formato requerido. El formato se entrega

personalizado, aunque una parte de él puede seguir siendo adaptado, con

mucha sencillez, por el departamento de Informática del centro de salud.

Las posibilidades de personalización son tan amplias que puede gestionar

desde un centro de Medicina Estética a un centro médico multiespecialidad

o un centro hospitalario, entre otros.

4.3 Importación/Exportación de datos

SALUS permite la importación, como archivo, de cualquier documento

electrónico como por ejemplo imágenes, vídeos, archivos de Microsoft

Word, Excel, etc. con el fin de adjuntar estos documentos a la historia

clínica y poderlos mostrar posteriormente. SALUS también permite la

exportación a Excel u otros formatos la información sanitaria contenida en

su base de datos, para ser tratada con herramientas estadísticas o

remitidas a otro sistema.

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4.4 Funcionalidad asociada

La historia clínica de SALUS no solamente actúa como registro de datos,

sino que permite realizar ciertas operaciones con comodidad.

4.4.1 Documentos

Permite la emisión, alteración, registro e impresión de documentos

preconfigurados, como pueden ser dietas, recomendaciones o

consentimientos informados entre otros. SALUS registra cada

documento y lo almacena en la base de datos adjuntándolo a la historia

clínica del paciente.

4.4.2 Informes

Emitir un informe para dar de alta a un paciente es simple y rápido con

SALUS, gracias a su sistema de emisión de informes de acuerdo a las

necesidades de cada centro de salud.

4.4.3 Petición de pruebas diagnosticas

Solicitar una prueba diagnóstica es muy simple y rápido. SALUS registra

la solicitud, la tramita si es necesario y permite la emisión de un

documento para entregar o enviar al profesional o centro que realizará

dicha prueba.

4.4.4 Resultados de Pruebas diagnosticas

SALUS permite el registro de los resultados de cada prueba

adjuntándolos a la historia clínica del paciente. La información puede

adjuntarse como un documento independiente (doc, pdf, jpg, etc.) o

integrando la información en la base de datos mediante un enlace

directo o indirecto con los equipos de laboratorio.

4.4.5 Cuestionarios

Constituyen un elemento más de

personalización de la historia clínica

de SALUS. Los cuestionarios

permiten establecer listas de

preguntas a efectuar a un paciente

registrando sus respuestas y

evaluándolas si el cuestionario se

orienta a este fin.

4.5 Medicamentos

SALUS implementa un vademécum de medicamentos, que el centro puede

personalizar a su medida.

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4.6 Prescripciones/Recetas

Desde la historia clínica de SALUS pueden emitirse

recetas que utilizan la base de datos de medicamentos

previamente descrita. Estas recetas pueden derivarse a

la propia farmacia del centro para que los dispense,

facture y organice su propio control de stock, o

pueden imprimirse para entregarlas al paciente.

5 Procesos administrativos

SALUS integra todos los procesos administrativos para la gestión del centro

sanitario.

5.1 Productos/Servicios

Como elemento básico de facturación de compra o venta, se establecen los

productos o servicios.

5.1.1 Productos simples y productos compuestos

SALUS trata la composición de productos con el fin de simplificar los

procesos de facturación y ejercer así un sistema óptimo de control de

costes. Un producto compuesto es un multi-producto compuesto por un

conjunto de productos simples donde cada uno tiene su coste

independiente. El producto compuesto puede cargar un coste al cliente

por la suma de todos los productos de la composición o especifico del

multi-producto.

5.1.2 Compras

SALUS implementa un completo mecanismo de generación de pedidos y

compras a proveedores. Compras periódicas y repetitivas, por

reaprovisionamiento (stock bajo) o puntuales. SALUS registra los precios

de compra de cada producto para cada proveedor y lo muestra para

ayudar a la decisión de compra en cada ocasión.

5.1.3 Inventarios

SALUS controla el stock de cada producto en todo momento y permite

realizar un inventario para regularización de stock.

5.1.4 Lotes/Caducidades

El control de stock se realiza por lotes de productos, para poder

gestionar las caducidades de elementos perecederos.

5.2 Proveedores

Dentro de su concepción integral, SALUS permite una completa gestión de

proveedores.

12

5.2.1 Pedidos

Emite el pedido al proveedor de forma manual o automática mediante

un mecanismo de reaprovisionamiento.

5.2.2 Entregas de producto

Registra la recepción de las mercancías, tomando nota de dicha

recepción e incrementando el stock de los productos recibidos en cada

uno de los almacenes donde se depositen.

5.2.3 Facturas y control de gastos

Registra la factura del proveedor, controlando el gasto y efectuando un

registro histórico de las condiciones de compra y precio medio

ponderado del producto para cada proveedor.

5.2.4 Control de vencimientos de pago

Toma nota de las condiciones de pago establecidas con cada proveedor

para efectuar una previsión de pagos.

5.3 Clientes

SALUS permite predefinir cómo se van a efectuar los procesos

administrativos con los clientes, como modelo de trabajo del Centro

Sanitario.

5.3.1 Presupuestos

Permite registrar y calcular presupuestos, así como

entregarlos al paciente para su aprobación. A partir

del presupuesto, se puede generar una factura

total al inicio o final del tratamiento o diversas

facturas parciales durante el periodo en que éste

dure.

5.3.2 Facturación a compañías aseguradoras o

pacientes

SALUS controla la facturación entendiendo que no

siempre el paciente es el cliente. Cuando un paciente

se ha registrado previamente como afiliado a una

compañía aseguradora, SALUS permitirá la

facturación a ésta, siempre y cuando los servicios

prestados al paciente se ajusten con los

proporcionados por la Compañía Aseguradora. El

importe que se factura corresponderá al pactado

previamente con la compañía para ese servicio. Toda

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la casuística que se genera a partir de tarifas, pacientes de empresa

afiliada a compañía aseguradora, tipos de factura, etc. es contemplada

por SALUS.

5.3.3 Cobro de facturas

Las facturas pueden cobrarse en efectivo, tarjeta de crédito u otros

modos de pago definibles en la aplicación así como mediante

domiciliación bancaria, cargando el importe de la factura en la cuenta

que el cliente disponga en una entidad financiera.

5.3.4 Entregas a cuenta

Dentro del proceso administrativo se contempla el proceso de entrega a

cuenta de efectivo. Este proceso registra la recepción de dinero de un

paciente que se utilizará para abonar el futuro pago de una factura.

5.3.5 Generación de cuotas periódicas

En entornos donde periódicamente se emite un cargo al paciente es muy

útil disponer de una herramienta que se encargue de efectuar esta tarea

de forma automática. El cargo generado podrá ser abonado

directamente por el paciente o cargado en la cuenta de su entidad

financiera mediante domiciliación bancaria.

5.3.6 Vencimientos de cobro

SALUS permite fraccionar el pago de una factura en varios vencimientos.

5.4 Médicos colaboradores

SALUS registra la actividad generada por los

colaboradores del centro con el objetivo de

obtener datos económicos y poder generar las

correspondientes liquidaciones o comisiones

periódicas.

5.4.1 Liquidación periódica

El proceso de liquidaciones periódicas permite calcular automáticamente

el monto económico que debe percibir cada colaborador en función de

la actividad que realice y el pacto previo de percepción, que puede ser

independiente para cada servicio prestado. Este proceso permite

calcular un importe final en base a porcentajes o valores absolutos para

cada servicio realizado por el colaborador. También tiene en cuenta el

momento de pago de cada servicio por parte del paciente o la compañía

que paga sus servicios. Todas las liquidaciones son almacenadas por el

sistema para un análisis histórico dando opción, además, a que SALUS

genere la factura que el colaborador debería emitir al centro y que en

ocasiones no emite.

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5.5 Control de caja

SALUS efectúa un control del dinero que debe existir en cada caja, en sus

diversas formas de cobro. A final de jornada o cambio de turno, permite

emitir un informe de caja para efectuar el correspondiente arqueo.

5.6 Informes de gestión personalizados

SALUS contiene un completo conjunto de informes de gestión.

Adicionalmente, permite la inclusión de nuevos informes complejos en el

conjunto y permite que el propio usuario, mediante una sencilla

herramienta, pueda generar sus propios informes que recopilen

información procedente de la base de datos. Todos los resultados son

exportables a una hoja de cálculo.

5.7 Estadísticas

SALUS permite extraer información de gestión de la base de datos para

enviarla a una hoja de cálculo o software de control estadístico con el fin de

realizar estudios complejos.

5.8 Enlace contable

SALUS puede enlazarse con cualquier aplicación de gestión contable.

6 Varios

6.1 Mensajes/Tareas

Para facilitar la organización y comunicación entre profesionales del mismo

centro, SALUS implementa un sistema de mensajería entre usuarios del

sistema. Cada mensaje puede tratarse como una tarea a realizar de forma

que quien la envía siempre tiene confirmación de cuando ha sido vista por

el receptor y cuándo éste marca la tarea como realizada.

6.2 Mensajes cortos SMS

Permite comunicar datos de manera automática a

los pacientes como, por ejemplo, el recordatorio de

una cita próxima o el resultado de una prueba

diagnóstica. El mensaje se envía directamente a su

teléfono móvil (celular).

6.3 Segmentación y Mailing

Mediante este mecanismo se pueden implementar fácilmente técnicas de

marketing y fidelización de clientes, mediante el envío de información de

tratamientos, servicios u ofertas especiales a cierto segmento de pacientes

a quienes pueda interesar. El mecanismo de mailing, por ejemplo, identifica

primero al público objetivo, para generar la impresión de una carta

personalizada a cada paciente resultante.

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6.4 Etiquetas

Proceso similar al anterior, que imprime una etiqueta personalizada para

cada paciente resultante. Útil para enviar comunicados preimpresos

etiquetados, con los datos del paciente, etiquetaje de radiografías, tubos de

ensayo, etc.

6.5 Multiempresa

El sistema de facturación de SALUS permite generar ingresos en diversas

sociedades, de acuerdo al modelo de gestión del cliente.

6.6 Multiclínica

SALUS está diseñado para efectuar la gestión de

diversos centros sanitarios de manera

consolidada en una única base de datos. Cada

centro y usuario tiene acceso a la información

que le autoriza su perfil de usuario. Así, por

ejemplo, desde un centro pueden utilizarse las

agendas de los demás o acceder a las historias

clínicas de pacientes que habitualmente son asistidos en otro centro del

grupo, o ver de forma independiente o consolidada la facturación de cada

sede del grupo.

6.7 Acceso remoto

En entornos multiclínica, SALUS permite el acceso de

las clínicas a la base de datos a través de Internet.

También permite el acceso a la información desde una

oficina situada fuera de los centros o desde un hotel o

un domicilio, previa identificación en el sistema de

seguridad.

6.8 Control de llamadas telefónicas

Con el objetivo de mejorar el control del centro, aumentar la velocidad de

los departamentos de recepción e información al usuario y dar una imagen

más cercana al paciente, SALUS puede implementar un sistema de

identificación telefónica de pacientes mediante su número de teléfono. Con

este mecanismo, antes de responder al teléfono, el operador ya puede

tener todos los datos del paciente en pantalla para darle la información que

éste necesite. Para que el sistema pueda funcionar, se necesita una

centralita telefónica (conmutador) digital habilitada para tal efecto.