Software Contable Gbs 15 Ficha Tecnica Pedidos y Cotizaciones

8/12/2019 Software Contable Gbs 15 Ficha Tecnica Pedidos y Cotizaciones

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PEDIDOS Y COTIZACIONES: EL PASO A PASO

SISTEMA DE COTIZACIONES Y PEDIDOSINTEGRADO CON EL MODULO DE FACTURACIONDE VENTAS DE GBS

El presente documento tiene como propsito responder a la pregunta:

Cmo puedo yo COTIZAR A MIS CLIENTES, ORECIBIR PEDIDOS DE VENTAS que se IntegrenTotalmente con Facturacin?

Es decir,

1. Cmo puedo yoDigitarun Pedido de Ventas, o una Cotizacin?2. Cmo puedo yo Imprimirmis Pedidos de Ventas o Cotizaciones

?

3. Cmo puedo yoEnviar por Emailmis Pedidos de Ventas oCotizaciones ?NOTA:ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESSCOMO CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO

4. Cmo puedo yoExportar a Excel, Word, PDF, HTML, BMPmis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ?

5. Cmo puedo yoCONVERTIR EN FACTURAmis Pedidos deVentas o Cotizaciones ?


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1. DIGITANDO Mis Pedidos

En Gestin Comercial, vamos a crear un Tipo de Documento Fuente,para llevar el Consecutivo de Mis Pedidos de Ventas

Men TablasOpcin E. Tabla de Tipos

Creamos un Tipo PDC, con Prefijo PDC, Nombre Pedidos a Crdito,Consecutivo PDC00000 y habilitamos la casilla PEDIDOS de Ventas.


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En Gestin Comercial, vamos a Digitar Nuestro Primer Pedido de Ventas

Men Mis DocumentosOpcin 1. Grabar Actualizar

Subopcin 8. Mis Pedidos de Ventas


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El Formulario para Digitar Pedidos de Ventas, es exactamente igual al deFacturacin de Ventas. En la siguiente grfica, se muestra el Formulariode Pedidos de Ventas, SIN PEDIDOS.

En la siguiente grfica, se muestra el Formulario de Pedidos de VentasCON EL PRIMER PEDIDO DIGITADO.


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2. IMPRIMIENDO Mis Pedidos

Mi Primer Pedido, el nmero PDE00001, puede imprimirse en Formatode Cotizacin, o en Formato de Pedido de Ventas, para que lo Acepte yFirme el Cliente.En la parte inferior del formulario aparece la casilla:

Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION)Si usted chequea positivamente esta casilla, se imprime en formato dePedido.

Para imprimir en formato de Cotizacin:1. Pulse el botn Modificar del formulario2.Chequee negativamente la casilla


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Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION)3. Pulse el botn Guardar del formulario

Una vez usted decida en qu formato Imprimir, Pulse el botn Imprimirdel formulario Y LISTO!.

La siguiente grfica muestra la pantalla despus de Pulsar el botnImprimir del formulario:NOTA:Se obtiene un formato de COTIZACION, por que esa es la opcinde Impresin que se seleccion en la grfica anterior.


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3. ENVIANDO Por E-mail Mis Pedidos

Mi Primer Pedido, el nmero PDE00001, puede ser enviado por Email ami Cliente, para que l lo acepte y lo devuelva firmado, previo a lafacturacin y el despacho.El Pedido se enva como un archivo adjunto en formato de Word, Excel,PDF, HTML al correo electrnico de mi Cliente.

NOTA:ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESS COMOCLIENTE DE CORREO ELECTRONICO.

Primero, Pulse el botn Imprimir.


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Para enviar el Pedido Email como adjunto, en formato EXCEL, para quese pueda revisar por parte de Mi Cliente, pulse clic en el botn X,de labarra de Herramientas.NOTA: El botn Xest en la barra de Herramientas, junto al logotipo

de Internet Explorer: e


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Veremos la siguiente Pantalla, para exportar a EXCEL:

Pulse clic en E-Mail y diligencie as:Send To: (Escriba el email de su cliente)Subject: (Escriba el asunto para el email a enviar)Pulse clic en OKEl Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formato EXCEL.Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje 100%Converted.


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Luego, aparece el Outlook Express, listo para enviar el mensaje, dirigidoa su cliente, con el Pedido grapado o adjunto, en un archivo de Excelcon el nombre GBSExpressMiPedido.XLS

Usted puede completar el email y enviarlo desde su Software de CorreoElectrnico, normalmente como enva sus correos.


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4. EXPORTANDO a Excel, Word, PDF, HTML,BMP mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones

Mi Primer Pedido, el nmero PDE00001, puede ser exportado adiferentes formatos y aplicaciones. Por ejemplo: lo puedo exportar aWord, cambiar las fuentes, agregar un logotipo e imprimir o mandarlopor FAX a Mi Cliente, directamente desde Word.

Esta es la mejor forma de Personalizar Mis Pedidos o Cotizaciones!.Veamos:

Primero, Pulse el botn Imprimir.

pulse clic en el botn W,de la barra de Herramientas.NOTA:


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El botn West en la barra de Herramientas, junto al botnImpresoraEl Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formatoWORD


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Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje 100%Converted.

LISTO!

As luce Mi Primer Pedido en Word:


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Cambiemos la fuente y enviemos por fax a Mi Cliente desde Word.

NOTA:Usted puede conservar sus Pedidos en formato de Word o PDF en unacarpeta en Mis Documentos, como una imagen digital de todos losdocumentos de la empresa. Esto es parte de los Sistemas de Gestin dela Calidad: Mantener los Soportes de todas las operaciones del negocio.

Ahora, Enviemos por fax a Mi Cliente:


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5. CONVIRTIENDO EN FACTURA misPedidos de Ventas o Cotizaciones

Excelente!

Todo lo que hemos podido hacer desde DIGITAR, IMPRIMIR, ENVIARPOR EMAIL, EXPORTAR A OTRAS APLICACIONES, ENVIAR POR FAX y

dems, son poderosas herramientas que aumentan la productividad delequipo de ventas de mi empresa.

Pero realmente, lo ms importante es CERRAR LA VENTA, es decir, queMis Pedidos y Cotizaciones sean aceptadas por Mis Clientes y por lotanto, CONVERTIRLOS EN FACTURA DE VENTAS.

El proceso de CONVERTIR EN FACTURAS MIS PEDIDOS, se hace desdeel Formulario de Ventas:

En Gestin Comercial, vamos a CONVERTIR Nuestro Primer Pedido en

FACTURA de Ventas

Men Mis DocumentosOpcin 1. Grabar ActualizarSubopcin 1. Facturar Ventas


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Y aparece el Formulario de Ventas


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NOTESE: En la parte Inferior derecha del formulario, aparece el botnNueva FC de Pedido

Pulse clic en el botn Nueva FC de Pedido.En la Ventana Agregar, escoja el tipo de factura y pulse el botnAgregar (de la misma manera que usted agrega una nueva factura deventa)


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