República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad Fermín Toro.

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Escuela de Relaciones Industriales.

SAIA E

Cátedra: Informática Aplicada

Tema: Software Administrativo: Descripción de Galac Software.

Alumna: Raiza Sansonetti

C.I. 24.984.069

Profesor SAIA: Mariloly Rodríguez

Puerto La Cruz, Estado Anzoátegui, 18 de julio de 2015.

Introducción

Anteriormente, debido a la insipiencia de la adquisición de

tecnologías y de formas de simplificación en las organizaciones, sus

tareas administrativas originaban montones y montones de papeles y por

ende, archivos donde se almacenaba toda la información. Calculadoras

estándar y libros de contabilidad se utilizaban para procesar esa

información, y aún hacia los años 90 o al comienzo de este milenio, el uso

de las computadores y los software especializados en administración eran

utilizados por muy pocas empresas, que casualmente eran las líderes de

su mercado o las más competitivas. Sin embargo, con la llegada de

computadores más pequeños, automatización de sus tareas, procesos

que requerían cada vez más vaciado de información y rapidez en su

procesamiento, además de recurrencia de errores manuales, fue mayor la

inversión para propiciar la creación y uso de software que permitieran a

las organizaciones manejar su contabilidad, su planificación, nóminas, etc.

de forma rápida y sobre todo, precisa. De allí entonces denominamos

como softwares administrativos a aquellos programas utilizados a nivel

empresarial que generan la acción de emprender el procesamiento de

información que permita administrar efectivamente una organización.

Para esta investigación será descrito un software administrativo

creado para funcionar en Venezuela como una herramienta integral de

administración efectiva como lo es Gálac Software, con lo cual, podremos

vislumbrar la aplicación sobre sí de los fundamentos teóricos para

sistemas administrativos de información.

Fundamentos Teóricos de los Software

Administrativos.

Software Administrativo

Son todos aquellos programas utilizados a nivel empresarial, que

por su definición genera acción de emprender algo y por su aplicación

persigue fines lucrativo y no lucrativo. También es un software que

permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en

forma integrada. Por lo general está compuesto por modulo cruzado de

los proceso del negocio. Es una parte muy importante de la vida

empresarial, sea una gran empresa o un proyecto que recién comienza.

Además son los pocos programas de gestión que se adaptan a todos los

usos posibles, y en general veremos algunas que sean más fuertes para

un tipo de empresa determinado.

Características generales de un Software administrativo

Se configura en función de las necesidades de la empresa.

Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones,

deducciones, entre otros.

Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal,

quincenal, mensual).

Comprende distintos elementos: fracturación, inventario, nómina,

otros.

Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.

Es seguro y auditable.

Se adapta al funcionamiento de la empresa.

Maneja grandes volúmenes de información referente a la

constitución de la empresa.

Sistemas de Información

1. Un sistema de información es un conjunto de elementos que

interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una

empresa o negocio.

2. Un sistema de información se puede definir como un conjunto de

funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es

decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para

apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas,

visualización de aspectos complejos entre otros.

Características de los Sistemas

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o

combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o

interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente

admiten cierta arbitrariedad.

Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades

recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos:

propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los

elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una

distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,

con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se

presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de

causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:

entropía y homeostasia.

Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a

desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de

la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si

aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es

la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o

sea, la información como medio o instrumento de ordenación del

sistema. 

Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema.

Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar

un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema

o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel

representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la

realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los

sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.

Tipos de Sistemas

Los Sistemas de Información que logran la automatización de

procesos operativos dentro de una organización, son llamados

frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial

consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,

entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que

apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a

la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo,

Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de

Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su

uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los

cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas

competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

1. Sistemas Transaccionales.

Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de

obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se

implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a

nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y

procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a

través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información

para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus

beneficios son visibles y palpables.

2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones.

Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas

Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos

últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos

intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de

decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas

de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación

financiera requiere poca información de entrada, genera poca

información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos

durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación

económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no

se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con

altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos

al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son

repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen

repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que

indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema

de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un

nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el

usuario final sin la participación operativa de los analistas y

programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción,

compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos

de simulación de negocios, modelos de inventarios, entre otros.

3. Sistemas Estratégicos.

Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos

operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de

decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por

lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el

mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a

través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un

proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando

nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales

como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y

proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son

creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de

cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que

brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco

nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio

para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la

empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y

una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

4. En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e

ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.

Es el software.

5. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio

ambiente que los rodea, son hermicos a cnualquier ifluencia

ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que

sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se

da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo

comportamiento es determinístico y programado y que opera con

muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.

Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados,

donde los elementos y relaciones se combinan de una manera

peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las

máquinas.

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través

de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el

ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima

cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,

aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un

continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas

cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice

que “una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en

dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan

el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado

de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas

abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia

organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos

niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y

de la sociedad.

Usos de los Sistemas de Información

Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro

de las organizaciones:

Automatización de procesos operativos.

Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma

de decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Elementos de un Sistema

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el

Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar

la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.

Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa

por el usuario, mientras que las automáticas son datos o

información que provienen o son tomados de otros sistemas o

módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las

unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las

terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, CD-

ROM, Pendriver, los códigos de barras, los escáners, la voz, los

monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de

las actividades o capacidades más importantes que tiene una

computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede

recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.

Esta información suele ser almacenada en estructuras de

información denominadas archivos. La unidad típica de

almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los

discos flexibles o diskettes, pendriver y los discos compactos (CD-

ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de

Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia

de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse

con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con

datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas

permite la transformación de datos fuente en información que

puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace

posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere

una proyección financiera a partir de los datos que contiene un

estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema

de Información para sacar la información procesada o bien datos

de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las

impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los

graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la

salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a

otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también

existe una interfase automática de salida.

Descripción de Software Administrativo:

Gálac Software

Galac software es un software creado por y para Venezolanos

desde 1991. Definido por Vicente Tinoco, Director Gerente de Gálac

Software, "Esta es una poderosa herramienta que ha sido creada y

pensada para que nuestros clientes puedan elaborar de forma rápida, fácil

y segura las relaciones de pago al personal, y así mismo administrar

todas las obligaciones contractuales o de ley".

El paquete contentivo del software administrativo Galac tiene

muchas funciones o software independientes, como lo son: Retenciones

sobre el Impuesto Sobre La Renta (ISLR), manejar el Impuesto al Valor

Agregado (IVA) y Renta, generando automáticamente declaraciones

electrónicas de Renta, un paquete para realizar ajustes a estructuras de

costos por inflación. Su paquete incluye también un software específico

para el procesamiento de nóminas de personal, y su software para

administración, procesa cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos,

cobranzas, pagos, movimientos bancarios, facturas, cotizaciones, órdenes

de compra, comisiones por ventas, etc. Su paquete de contabilidad

posibilita con solo vaciar la información de su plan de cuentas y de los

comprobantes contables del periodo, obtener todos los informes

asociados de manera automática: balances generales, mayores

analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas, manejar centros

de costos, activos fijos y trabaje simultáneamente en varios periodos

contables si así lo requiere. Permite también llevar el análisis de

estructura de costos  (Ley Orgánica de Precios Justos – LOPJ) según la

normativa vigente de una manera rápida, fácil y efectiva.

Características:

- Administra efectivamente diversas tareas como: retenciones y

declaraciones tributarias, nóminas, estructuras y centros de

costos, información administrativa, etc. con la fluidez que

permite su paquete al ser liviano y al ser independiente cada

interfaz, una de otra.

- Se encuentra en actualización continua conforme a la Ley

Venezolana, y ofrece las mejores herramientas de trabajo

según la Ley de Precios Justos, Ley del Trabajo, Trabajadoras y

Trabajadores, las disposiciones más recientes en materia

tributaria y administrativa, etc.

- Se sincroniza con plataformas como el SENIAT, SUMAT, IVSS

e INPSASEL, generando sus formatos, respuestas, planillas de

forma automática, permitiendo incluso incluir información

adicional para imprimir.

- Genera informes estadísticos, libros electrónicos contables,

declaraciones de impuestos electrónicas automatizadas,

informes de cálculo de nómina, etc. con sólo vaciar los datos

independientemente de cuán numerosos sean estos, generando

archivos Excel, Word, PDF, etc.

- Para nómina, administra vacaciones, reposos,  préstamos

personales, caja de ahorros, contratos colectivos y la liquidación

del I.V.S.S. por el Sistema TIUNA, manejando hasta 5 niveles

jeráquicos de personal. También maneja el cambio de unidad

tributaria para el pago de los tickets de alimentación.

- Trabaja bajo ambiente Windows, el más utilizado en empresas

por su solidez y fácil operatividad.

Ventajas:

- Ofrece integración con plataformas y sistemas adecuados a las

políticas y normas administrativas vigentes en Venezuela

actualizándolas continuamente.

- Tiene un acceso personalizado a través de un usuario y

contraseña.

- Permite integrar sus paquetes independientes, como Nómina,

administrativo, contable, tributario, etc.

- Tiene una sencilla estructura de software, lo que la hace de fácil

instalación y uso.

- Genera respaldo de la información vaciada al generar archivos

(Informes, tablas, etc.) en formatos editables (.xls, .doc, etc.) y

no editables (PDF) automáticamente.

Desventajas:

- Aún con sus beneficios, es poco conocido y utilizado ante Saint,

por ejemplo.

- Es un software relativamente nuevo, por lo cual a veces puede

presentar inconvenientes técnicos debido a actualizaciones.

- Su integración con sistemas y leyes venezolanas lo hace

limitado en cuanto a uso para otros países, como otros software

administrativos como SAP o Saint.

Entrada a la interfaz de Gálac Tributario:

Entrada a la interfaz de Gálac Contable:

Interfaz de Gálac nómina

Interfaz Gálac Administrativo y Contable – Ajuste por Inflación.

Instalación Gálac Software

Conclusiones

- Los software administrativos basan su operatividad en sistemas

de información que integran recursos, actividades, procesos y

políticas específicas de forma que se adapten a cada

organización con un entorno común, proporcionando

efectividad, rapidez y sobretodo precisión al procesar datos

determinantes para la operatividad de las empresas.

- Los softwares administrativos ofrecen una gran ventaja

competitiva ya que aprovechan los recursos tecnológicos a

disposición para controlar su información conforme a su

planificación y a los basamentos de su organización.

- Gálac software es una herramienta con altas potencialidades de

procesamiento de información, ofreciendo ventajas sobretodo

con su integración y actualización constante en función de la

legislación y sistemas dispuestos en Venezuela.

Recomendaciones

- Promover en Venezuela la creación de nuevos programas de

administración de empresas, ya sea como aplicaciones

auxiliares o independientes que permitan mejorar el

funcionamiento de las aplicaciones traídas desde el exterior, de

modo de personalizar el entorno tecnológico de trabajo.

- Basar la operatividad de la empresa en mayoría sobre su

tecnología y herramientas de trabajo para así no sólo agilizar

procesos, sino también garantizar un resguardo de la

información al conseguir un respaldo electrónico de la

información procesada. Esta es una ventaja del software

descrito, ya que genera automáticamente archivos que

resguardan los datos introducidos.