Lourdes Paredes

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Lourdes Paredes

TEMA 1: Sistemas de Información

1.1.-INTRODUCCIÓN

En el mercado actual, la competitividad y la rapidez de maniobra de una empresa es

imprescindible para el éxito de la misma, y para conseguir estos fines, es necesario que

cuenten con la información que necesitan para proceder correctamente en cada situación.

Es por esto, que las organizaciones crean Sistemas de Información que les permitan lograr

los objetivos que pretenden alcanzar.

En este tema veremos el concepto de sistema y de información para acercarnos al concepto

de Sistema de Información, conoceremos sus elementos, estructura y objetivos, así como su

clasificación de acuerdo a sus propósitos.

Se tratará la aplicación de las “Tecnologías de la Información” a los “Sistemas de

Información” y como consecuencia el surgimiento de diferentes modelos de desarrollo de

ingeniería del software. Por último veremos una introducción en la metodología métrica.

1.2.-SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Antes de dar una definición del concepto de sistema de información, comenzaremos por

tratar por separado los términos que lo constituyen: Sistema e Información.

1.2.1CONCEPTO DE SISTEMA

Definición:

Sistema es definido por el diccionario de la Real Academia Española de la siguiente forma:

“Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado

objetivo”. Es decir, distintos elementos que interrelación para obtener un objetivo común.

Elementos:

Podríamos decir, por tanto, que los elementos fundamentales presentes en cualquier sistema

son:

• Los componentes del sistema. (“Conjunto de cosas...”)

• Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema.

(“...ordenadamente relacionadas entre sí...”),

• El objetivo del Sistema (“...contribuyen a un determinado objetivo”).

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También es posible identificar en todo sistema:

• El entorno que rodea al sistema y dentro del cual se encuentra ubicado.

• Los límites o frontera existentes entre el sistema en sí y su entorno.

Las relaciones también son posibles entre el sistema y el entorno. Dichas relaciones se

conocen como entradas y salidas del sistema, y a los sistemas que se relacionan con el

exterior se les denomina Sistemas Abiertos y a los que no Sistemas Cerrados...

Ejemplo de sistema:

El sistema Circulatorio del ser humano:

Componentes: corazón, arterias, venas, etc.;

Relaciones: el corazón bombea a la sangre hacia las arterias y luego la recibe a

través de las venas...;

Objetivo: el suministro de sangre a todo el cuerpo;

Entorno: el cuerpo del individuo;

Límites: cada uno de los órganos del cuerpo que no pertenecen al sistema.

Abierto: Se relaciona con otros sistemas del cuerpo humano.

En análisis y diseño de aplicaciones, aplicaremos un enfoque sistemático o teoría general

de sistemas, entendiéndose como tal a la manera de estudiar o analizar sistemas adoptando

una visión global de los mismos, que se va refinando progresivamente mediante la

descomposición de arriba abajo.

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1.2.2.-CONCEPTO DE INFORMACIÓN

Cuanto mayor sea el tamaño de un sistema, mayor es la cantidad de información que se

transmite entre sus componentes. El conocimiento de dicha información, conlleva la toma

adecuada de decisiones respecto al sistema. Resulta, por tanto, fundamental el

conocimiento adecuado de la noción de información que ha sido tradicionalmente

confundida con la de dato. Así pues, mientras que los datos están constituidos por los

registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc., la información implica que

los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor

de los mismos, por lo que, en cierto modo, los datos se pueden considerar la materia prima

para obtener información.

CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Llamamos calidad de la información al conjunto de cualidades, que además de contar con

la capacidad de disminuir la incertidumbre, ayudan al receptor a tomar la decisión más

ventajosa.

Estas propiedades referidas a la información son:

• Es relevante para el problema en cuestión sobre el que se desea decidir.

• Es precisa como para ser reflejo fiel de la realidad.

• Es completa para el propósito de la decisión.

• Se comunica a la persona adecuada para que tome la decisión.

• Se comunica en el tiempo oportuno para que resulte de utilidad.

• Llega al nivel de detalle que se necesita.

• Es comprensible por el receptor.

Es más importante la calidad de la información que la cantidad.

Una vez tratados individualmente los vocablos “sistema” e “información”, pasemos

a estudiar su significado de forma conjunta.

1.2.3.-SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En este tema, abordamos el concepto de “Sistema de Información” referido a la Empresa

como tal. En este sentido una de las definiciones más completas es la ofrecida por R.

Andreu et al., veámosla:

“Un sistema de información es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una

colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran

y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha

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empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para

desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.”

A grandes rasgos, los elementos o componentes que forman un sistema de información son:

• Recursos físicos: Documentos y archivadores, equipos de telecomunicaciones y de

informática.

• Recursos humanos o personal.

• Procedimientos y prácticas de trabajo.

• La información: Es el elemento fundamental del sistema y su razón de ser.

Podemos representar los elementos de un Sistema de Información mediante un esquema

donde se reflejen las relaciones que se establecen entre ellos:

Cuando parte o toda la gestión de un sistema de información está realizada por

ordenadores, se llamará Sistema informático o Sistema de información basado en

ordenadores, y se suele representar abreviadamente por las siglas SI. Así pues, un Sistema

informático es un conjunto de elementos que permite procesar información por medio de

ordenadores, cuya finalidad es obtener nueva información a partir de la ya existente.

Los SI están formados por documentos en forma de Bases de Datos (BD) y

archivadores que almacenan información en distintos formatos; los recursos físicos los

constituyen los hardware empleados en el sistema, los recursos humanos son el personal

de informática y los usuarios que utilizan el SI; y las normas, y procedimientos, están

determinados por el Sistema Operativo y demás Software que se hayan instalado en el SI.

En la figura que aparece a continuación se reflejan los elementos de un sistema informático:

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2.-OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El objetivo de los SI tiene una triple dimensión:

1.- Deben facilitar, simplificar o realizar automáticamente procesos que tradicionalmente

se realizaban de forma manual. Ej. Procesos contables, cómputo de piezas en una cadena de

producción, etc.

2.- Deben proporcionar informaciones y datos, que faciliten la toma de decisiones dejando

libertad plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la función

directiva al apoyar cada decisión en una base sólida de información debidamente

presentada y procesada.

3.-Deben interaccionar con el usuario en un plano más profundo que el mero apoyo al

proceso de la toma de decisiones. Uso de sistemas expertos, inteligencia artificial, etc.

Para alcanzar sus objetivos, el sistema de información debe ser capaz de:

1.- Recibir datos con el menor coste posible y sin errores. (Lector de código de barras por

ejemplo)

2.-Evaluar la calidad e importancia relativa de los datos de entrada. La disposición de

filtros hace que no se pueda pedir operaciones imposibles al ordenador. El establecimiento

de jerarquías posibilita la racionalización de los recursos y el consiguiente beneficio

operativo.

3.-Procesar la información sin corromperla y transformarla para que sea útil al usuario.

Existen casos en que los errores de redondeo inapreciables conducen muchas veces a

resultados absurdos e inútiles.

4.-Almacenar los datos de forma que estén accesibles cuando se requiera.

5.-Ofrecer la información de acuerdo con las necesidades del usuario, distribuyéndola de

la .forma más convincente

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Para cumplir con todos estos requisitos, los si deben presentar una serie de características:

Precisión. Aunque existen casos en los que por buscar precisión se puede llevar a la

pérdida de operatividad. En un mercado no es posible controlar la rotura de envases o

robos para un control de inventario. Por ello hay que aprender a trabajar con “márgenes de

error”.

Oportunidad, para que la información se obtenga en el momento en que se necesita.

Capacidad de proceso, a fin de dar todos los datos que se demandan de una sola vez y

evitar retrasos. El directivo o gerente, dispone así de la información completa para la toma

de decisiones sin grandes esperas.

Concisión, que posibilita la presentación de resúmenes para que la información de salida

sea legible y fácil de manejar. La concisión requiere un enorme esfuerzo de síntesis y

mentalización para emitir informes que faciliten la toma de decisiones en lugar de

perjudicar, haciendo ruido y gasto de papel y tiempo innecesario.

Relevancia, que permita establecer niveles y prioridades en la toma de datos, su proceso y

salidas del sistema. No todos los datos son iguales ni deben ser procesados por orden de

llegada. Hay procesos que pueden programarse con tiempo y pueden durar días, sin

embargo la respuesta en un cajero, por ejemplo, siempre deberá ser inmediata.

Disponibilidad, que exige la posibilidad de acceso a la información, siempre que sea

necesario. Esta posibilidad debe ser considerada cuando se realizan cambios de versiones

o actualizaciones por las cuales se pierde información implicando graves pérdidas

económicas.

Seguridad, llegando a establecer niveles de acceso a los sistemas en función del puesto

del usuario en la organización de la empresa. Debe considerarse siempre la seguridad

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física de la información, (pérdida por desastres naturales, sabotajes, etc), uso fraudulento

de la misma o confidencialidad y protección de la intimidad de clientes y empleados.

1.3.-CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ACUERDO A

SU PROPÓSITO Los Sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos y según estos pueden

ser:

1. Sistemas de procesamiento electrónico de datos (EDP) Son aquellos que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información.

Ejecutan las actividades de carácter rutinario de la empresa; sin embargo, el elemento

humano sigue participando en la captura de la información requerida.

2. Sistemas informáticos para la Administración (MIS) Se refieren al grupo de sistemas de actividades requeridas para administrar, procesar y

utilizar información como recurso de la organización

3. Sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS) Son sistemas computacionales que ayudan a los tomadores de decisiones a ser capaces

de afrontar situaciones anormales a través de la interacción directa con datos y

modelos de análisis. Pero la decisión final deberá ser tomada por el usuario.

4. Sistemas expertos e inteligencia artificial (IA) Un sistema experto (o sistema basado en el conocimiento) captura y utiliza el

conocimiento de un experto para la solución de un problema particular. Si bien en los

DSS la decisión dependía de la persona responsable, el sistema experto selecciona la

mejor solución al problema o al tipo específico de problemas.

Los Sistemas inteligentes son una combinación entre los DSS y los sistemas expertos

que poseen una cierta capacidad que les permite mejorar en la toma de decisiones.

1.4.- APLICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (TI) A LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN (SI) Un sistema de información requiere un soporte que puede ser un ordenador, pero necesita

más cosas: precisa programas, datos, comunicaciones y los elementos necesarios para

interaccionar con el usuario, integrando a éste en el concepto amplio de sistema. Es decir

precisa de Tecnología de la información: TI.

La empresa del siglo XXI tiene ante sí dos grandes desafíos: por una parte, requiere mayor

cantidad y calidad de tecnologías de información, por otra, existe cada vez mayor oferta de

estas tecnologías. La necesidad de incrementar la cantidad de tecnologías de información

viene impuesta, entre otras causas, por la incesante búsqueda de mayor competitividad,

productividad y calidad, la continua renovación, la explosión de los mercados globales y

personalizados, etc.

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Ahora bien, en general la solución óptima consiste en un SI que cuenta con una mezcla de

actividades, con algunas partes o subsistemas automatizados y otras funciones que se

siguen realizando manualmente. Por lo tanto, podemos distinguir entre lo que es el SI total

y lo que es el SIA o Sistema de Información Automatizado.