PROPUESTA DE UN MODELO DE SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL PARA MEJORAR EL PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL EN LA DIRECCIN DE RELACIONES DE TRABAJO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBOINTRODUCCIN

En la actualidad, nos hemos visto en la necesidad para poder estar en un mundo globalizado en la utilizacin de los sistemas, estos a su vez ayudan a dar respuestas ms efectivas a nuestros clientes.

Esta investigacin ayudar a generaciones futuras como base primordial para el entendimiento de los procesos integrados en la gestin de recursos humanos, especficamente en el proceso de seleccin de personal. Este estudio se realiz en la Direccin de Relaciones de Trabajo, especficamente en el proceso de Seleccin de personal.

ANLISIS DE LOS SISTEMAS

El anlisis de Sistemas es el proceso por el cual se subdivide en las partes que lo constituyen, a objeto de poder profundizar en la funcionalidad y caractersticas.

Lo importante de incorporar sistemas a la administracin deriva de la utilizacin de modelos; un modelo es la representacin de una realidad utilizando variables que se estiman pertinentes e ignorando otras que no sean relevantes, a fin de facilitar el manejo de un problema.

Al considerar a la organizacin como un sistema, se hace necesario tomar en cuenta el entorno que la rodea porque el provee los insumos o entradas de recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos que posibilitan los bienes o servicios que bsicamente de las interrelaciones con su medio ambiente, ya que de nada servir un magnifico proceso de elaboracin de sus productos finales o servicios si no son aceptados por l o si el medio no le brinda los insumos necesarios para el proceso; de all la importancia de prever a travs de modelos, el comportamiento del entorno inmediato y general que rodea a la organizacin.

Durante el desarrollo de un Sistema de Informacin se puede identificar dicho proceso o actividad en tres etapas:

1. Anlisis de Sistemas2. Diseo de Sistemas3. Implantacin de Sistemas

En el anlisis de Sistemas se abarca la definicin y descripcin de las metas, objetivos y requerimientos del Sistema.

La etapa de Diseo de Sistemas incluye actividades de: Desarrollo de diseo de alternativas, construccin de modelo que formalicen los diseos alternativos, determinacin del cociente costo / eficiencia de los diseos alternativos, presentacin de recomendaciones.

Estas etapas del Desarrollo de Sistemas se representan en la figura N 1, las cuales son constituyentes del Ciclo Vital de los Sistemas. En la misma tambin se aprecia las principales actividades de los analistas de sistemas relacionados con cada etapa.

Figura N 1Ilustracin del ciclo de vida de un sistema de informacin y las principales actividades asociadas con cada etapa del ciclo

Diseo de sistemas Formas/informes Banco de datosProcedimiento de oficinaProgramasControl de procesamientoSeleccin de equiposAnlisis de sistemaRecoleccin de datosAnlisis de datos

Implantacin de sistemasCapacitacin del personalRealizacin de pruebasConversin

Sistemas de Informacin Gerencial

Segn Senn (1990, p.12) Los Sistemas de Informacin Gerencial "se enfocan al apoyo para la toma de decisiones cuando los requerimientos de informacin pueden ser identificados de antemano".

As mismo Gordon y otros (1987) define Sistemas de Informacin Gerencial como:Un sistema integrado usuario-mquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software (se refiere a los sistemas y facilidades de programacin del computador), procedimientos manuales; modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos. El hecho de que sea un sistema integrado no significa que sea un sistema simple, con estructura monoltica; por el contrario significa que las partes encajan en el diseo completo.

El sistema de informacin gerencial se puede informacin como una estructura piramidal. (Ver figura 2)

Figura N 2

En la figura 2, la parte inferior est comprendida por la informacin relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc.; el siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la planeacin tctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo; el nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la planeacin estratgica y la definicin de polticas en los niveles ms altos de la administracin. Cada nivel del procesamiento de informacin puede utilizar los datos suministrados por los niveles ms bajos; sin embargo tambin pueden introducirse nuevos datos.

En un orden sistmico podemos sealar que la gestin de recursos humanos est compuesta por varios subsistemas, los cuales se ensearan en forma esquemtica a continuacin:

Normas y Procedimientos para el Proceso de Seleccin del Personal Administrativo y Obrero (Contratado).ELEMENTOS DE ENTRADA: Requerimientos del personal Perfiles de los candidatos

PROCESOMediante la observacin directa del Proceso de Seleccin de los Departamentos de Captacin de Recursos Humanos y Direccin Superior de la Direccin de Relaciones de Trabajo, se recopil informacin acerca de las normas y procedimientos existentes, que regulen y orienten el Proceso de Seleccin de Personal de la Institucin.

La informacin recopilada arroj como resultado que en la actualidad no existen o se desconoce la existencia de Normas y Procedimientos escritos para este proceso, y que en su defecto este se rige por las pautas que dictan los responsables de la gestin de Recursos Humanos para el momento.

No obstante, con respecto al procedimiento que se sigue para el Proceso de Seleccin se puede organizar la informacin recolectada en el procedimiento que se describe a continuacin:

1. Las dependencias y/o Facultades solicitan ante la Direccin de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) la contratacin, renovacin de contrato y pase a personal ordinario obrero y administrativo, para cubrir vacantes por: fallecimientos, jubilacin, incapacitacin, ascensos, creacin de cargos, etc., llenando anexo la requisicin de personal y verificacin presupuestaria.

2. A travs de la Direccin de Relaciones de Trabajo (DR.T.) Departamentos de Captacin de Recursos Humanos y Direccin Superior, se ubican los candidatos en el archivo de elegibles con su respectiva oferta de servicio.

3. La Facultad o Dependencia recibe las credenciales de los candidatos, procede a citarlos para realizar la entrevista y selecciona a la persona apta para ocupar el cargo.

4. La Dependencia informa a la Direccin de Relaciones de Trabajo (D.R.T), resultados de la entrevista y el candidato seleccionado.

5. La Direccin de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) solicita al Centro de Atencin Mdica de la Universidad de Carabobo (C.A.M.U.C.), la evaluacin mdica al candidato seleccionado.

6. Enva al candidato oficio para la aplicacin de la prueba.

7. Enva oficio al psiclogo para administrar la prueba. Prueba Psicotcnica, aplicaci6n cada 15 das, dependiendo de los grupos contratados. Dos (2) personas aplican las pruebas (Psiclogo y la Asistente de R.R.H.H).8. La Direccin de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) espera los resultados de la evaluaci6n mdica y prueba psicotcnica, con base a dichos resultados se toma la decisin de contratar o no.9. En caso de proceder, se solicita al Despacho del Rector la autorizacin de la contratacin; la Direccin de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) realiza los cuadros de autorizacin con sus respectivos soportes (Anlisis de Personal, Requisicin, Evaluaci6n Medica, Psicotcnicas, Aprobacin presupuestaria, etc.)Observacin: "El cuadro de autorizacin debe ir firmado por la Directora de Presupuesto y Directora de Relaciones de Trabajo.

10. Se enva al Despacho del Rector los cuadros del personal contratado para su autorizacin.

11. La Direccin de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) recibe la autorizacin del Despacho del Rector y procede a realizar los trmites correspondientes.* Si es contratacin se procede a cancelar (Orden de pago o extra nmina).* Si es renovacin de contrato (Orden de pago y/o Movimiento de Nmina)* Si es pase a personal ordinario (Nombramiento y Movimiento de Nmina).DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL PROCESO DE SELECCIN DEL PERSONAL DE LOS DEPARTAMENTOS DE CAPTACIN DE RECURSOS HUMANOS Y DIRECCIN SUPERIOR DE LA DIRECCIN DE RELACIONES DE TRABAJO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE SELECCIN DE PERSONAL (Actual)

A continuacin se presenta el diagrama de flujo de procedimientos administrativos, para el proceso de seleccin que actualmente se realiza en los Departamentos de Captacin de Recursos Humanos y Direccin Superior de la Direccin de Relaciones de Trabajo de la Universidad de Carabobo.

Smbolos utilizados para disear los diagramas de flujo de procedimientos administrativos. Diagrama de flujo de procedimientos administrativos

LEYENDA

Documento

Proceso

Decisin

Multiformes

Conector dentro de pgina

Conector de pgina aparte

Flujos de informacin

Diagrama de flujo de procedimientos administrativos Departamento de Captacin de Recursos Humanos y Direccin Superior

ELEMENTOS DE SALIDA Personal con excelente perfil para ocupar puestos de trabajo ContratoCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Dado el actual crecimiento de informacin manejada en la Direccin de Relaciones de Trabajo surge la necesidad de que dicha direccin tenga un Sistema de Informacin Gerencial, que facilite a la direccin automatizar los procesos para lograr manejar de manera eficiente dicha informacin y la oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para lograr prever y resolver problemas.

Dicho sistema estara estructurado para almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados constituyndose en herramientas slidas y consistentes de decisin.

De acuerdo con la informacin recolectada, la Direccin de Relaciones de Trabajo cuenta con un personal convencido de las ventajas que ofrece la automatizacin de las tareas y la necesidad de manejar informacin precisa y veraz, de manera que la idea de una propuesta de un Sistema de Informacin Gerencial tiene una alta posibilidad de xito en la consecucin de los objetivos.

RECOMENDACIONES

Eliminar algunas fases del Proceso de Seleccin del Personal contratado, e introducir nuevos procesos para simplificar el trabajo.

Reemplazar algunos formatos por otros que contengan informacin exacta, clara, precisa y completa de manera que facilite el registro y tabulacin de la informacin de manera exacta y que adems, proporcione instrucciones para su respectivo llenado.

Se debe elaborar un Manual de Procedimientos de Seleccin acorde con las necesidades, tomando en consideracin la base del Diagrama de Flujo de Procedimientos Administrativos Propuesto en sta investigacin.

Realizar un programa de capacitacin o informacin sobre la naturaleza del sistema a implementarse. Ya que el Sistema de Informacin Gerencial trabaja mejor si todos los miembros del personal estn comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los procesos y comprender con facilidad la informacin que se utiliza. Y cuando los miembros del personal estn interesados en la informacin y yen su utilidad recolectan los datos con mayor cuidado, atencin y de una manera ms exactos.

BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO, Adalberto. Administracin de Recursos Humanos. Editorial Mc Graw-Hill, Quinta Edicin.

OBRIEN, James. Sistema de Informacin Gerencial. Editorial Mc Graw-Hill, Cuarta Edicin.

McLEOD, Raymond, Jr. Sistema de Informacin Gerencial. Editorial Pearson Educacin, Sptima Edicin.