Sistemas de información en la cadena de suministro y sus procesos con proveedores - Rafael Trucíos...
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Sistemas de Información en la Cadena de suministro y sus procesos con proveedores - SCM
A d m i n i s t ra c i ó n d e
S i s t e m a s d e
I n f o r m a c i ó n
*
q La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente.
http://top10bpm.blogspot.com - Estratégias y herramientas para la gestión de negocios
* q Continuidad del abastecimiento
q Negociar precios convenientes
q Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
q Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y mermas
q Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos
q Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación
*
§ Desarrollar la estrategia de compras § Implementar la estrategia de compras
§ Seguimiento de actividades § Medición de objetivos
*
q Tiempo – Plazo de entrega
q Planificación - Optimizar el flujo de materiales
q Stock - Disminuir el nivel de inventarios
q Calidad – En el servicio
q Costos – Obtener mejores precios en nuestras adquisiciones (sin sacrificar calidad y garantía)
¿Quién es responsable?
¿A quien necesito?
¿Dónde están mis proveedores?
Socio Estratégico de Negocios
*
• Redefinir especificaciones con clientes internos
Ámbito Interno
Ámbito Externo
• Introducir cambios en el proceso de compras (ej. TI, e-‐procurement)
• Ampliar la base de proveedores
-‐ can<dad -‐ geogra>a
• Negociar mejores términos de compras
• Realizar cambios en la relación con los proveedores
>>> Acción: Calificar SEN
*
Lista amplia de proveedores
Proveedores potenciales
Proveedores precalificados
• Iden<ficación de criterios básicos para iden<ficación de proveedores
• Generar lista de proveedores -‐ actuales -‐ alterna<vos -‐ no tradicionales
• Iden<ficación de criterios de aceptabilidad
• Análisis de información pública
• Envío de RFI
• Iden<ficación de criterios para precalificación
• Pedidos de información específicos
• Visitas y reuniones con los clientes
¿Qué estamos comprando? - ¿A quien?
*
Visión interna - ¿ Qué compramos ?
Volúmenes por área – principales impulsores del consumo / uso Especificaciones funcionales y técnicas Necesidades logísticas Requisitos de calidad y estándares Precios actuales e históricos Restricciones internas (normas internas, políticas de negociación, etc)
Visión externa - ¿ A quién compramos ?
Dinámica de la industria • poder relativo de los
proveedores • cantidad y calidad de
participantes • barreras de entrada • substitutos
Dinámica de negocio de los proveedores Evaluaciones de los proveedores
• desempeño en organización • normas de calidad (ISO 9000)
Restricciones gubernamentales / Tarifas
Desarrollo de Proveedores
Los proveedores mejoran más cuando los clientes son exigentes y sistemáticos.
* Dimensió
n
Precio Oferta Productos / Servicios / Especifica-ciones
Objetivos
Reducción del precio Cumplir con entregas programadas Mantener bajos inventarios Cumplir con los requerimientos de calidad
Métrica
% reducción en costo total de abastecimiento % entregas a tiempo Rotación de mercadería Productividad
Áreas potenciales de negociación
Descuento por volumen Descuentos por ítems / Promociones Soluciones integrales (producto y servicio) Compra de materia prima por organización Costos de transporte Términos de pago Tiempo de entrega Frecuencia de entrega Mínimo volumen por entrega Tipo de equipo de transporte Inventarios en consignación Mantenimiento del proveedor del inventario Especificaciones de desempeño Rediseño del producto / servicio Modularidad de componentes Envases Soporte técnico
*
Desarrollar Plan de
Negociación
Generar y distribuir
RFQ Negociación
Analizar respuestas
¿ Aceptable ?
Feedback a proveedores
Obtener información adicional
Acuerdo contractual
Eliminar proveedores no competitivos
Acabas de homologar a tus proveedores con sólo seguir las pautas del abastecimiento estratégico
*
Bajo Bajo
Alto
Alto
IMPA
CTO
DE
LA
CO
MP
RA
EN
RE
SU
LTA
DO
S
RIESGO / COMPLEJIDAD DEL SUMINISTRO
Especialista en el Abastecimiento - Facilitar y armar grupos de trabajo - Desarrollo de estrategia de abastecimiento - Management del proceso de evaluación de proveedores - Negociación y contratación - Análisis de casos de negocios
Con Experiencia en Management y Desarrollo de Negocios - Conocimiento técnico sofisticado
- Perspectivas amplias del negocio
- Administración de proyectos
Con Conocimientos de Marketing - Construcción de relaciones - Vínculos estrechos con las funciones de comercialización y ventas - Capacidad de responder con rapidez
Con Capacidades Técnicas - Conocimiento técnico del producto o servicio - Análisis de costos y resolución de problemas - Management integrado del supply chain
Productos Apalancados
Ofertas Competitivas
Productos Rutinarios
Sistema de Contratación
Productos Estratégicos
Alianzas con Proveedores
Productos Cuello de Botella
Asegurar el Suministro
RIESGO DE SUMINISTRO
IMPA
CTO
DE
LA
CO
MP
RA
EN
RE
SU
LTA
DO
S
Dimensión externa
Dimensión interna Matriz de Kraljic
*
*
Alineación de objetivos de empresa y función
de compras
Realización de estudios de mercado de
proveedores/productos
Segmentación de productos y proveedores
DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS
Hacer vs Comprar Cambios en la base de proveedores
Definición de necesidades de sistemas de información Relación de la función de compras con otros departamentos
Programas de estandarización
¿Porqué se usa la palabra transformación? ¿Qué importancia tiene
e-business?
¿Qué tipo de procesos empresariales?
e-business es la transformación de los procesos en una o varias empresas mediante las tecnologías de Internet
Aumentar las posibilidades de negocio
Identifico mi posible cliente Carta de presentación en Recepción Pedir cita Enviar información por mail Pedir cita Convencer a la secretaria Volver a llamar Enviar nuevamente la información Llamar Volver a llamar CITA Enviar información en formato (Se almacena con otras cartas)
Servicio de Registro de Proveedores
E-sourcing
e-Sourcing
Es el proceso por el cual las compañías localizan al mejor proveedor que provee el mejor producto y/o servicio al mejor precio.
?
*
" Incrementar la oferta de proveedores.
" Herramienta que apoya al proceso de homologación de proveedores.
" I n f o r m a c i ó n a c t u a l i z a d a d e l o s proveedores.
" Ahorro de tiempo para la búsqueda de nuevos proveedores.
" Base de datos (Brochures, Catálogos) integrada al ERP del cliente.
" Clasificación de proveedores de acuerdo al Grupo de materiales del cliente.
" Permite asegurar el abastecimiento.
" Se generan nuevas oportunidades de negocios.
" Tener su información disponible en todo momento para la comunidad (compradora) de e-business.
" Mantener actualizada su oferta en relación a la demanda, al ingresar al sistema y actualizar sus ofrecimientos en base al grupo de compras del cliente.
" Herramienta de reducción de costos para procesos de marketing directo: impresión, papel ,etc. en cartas de presentación, brochures, etc.
Clientes Distribuidor
Fabricante Fabricante
Materia prima
Transporte Bancos Información
* Un ineficiente proceso de relacion impacta negativamente en la eficacia de la Cadena de
Abastecimiento
Proveedores
Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima
Operador Logístico
Bancos Información
* Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos de la Cadena de Abastecimiento
Plataforma de e-business
Proveedores
Pedido
Pedido Pedido
Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima
Operador Logístico
Bancos Información
* Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos de la Cadena de Abastecimiento
Plataforma de e-business
Proveedores
*
Q
Volumen de Compras
$
Nro. Proveedores Número de Ítems y carga administra<va
Tratamiento Diferenciado
Tipo de Negociación
Productos Crí<cos
Productos Estratégicos
Productos Varios
Servicio
Servicio + Precio
Precio
Contratos Fijación de Precios Frecuencia de Consumo Plazo Determinado
Basado en: Concurso de Precios Compras históricas
5%
5%
15%
80%
80%
15%
*
Q
Volumen de Compras
$
Nro. Proveedores Número de Ítems y carga administra<va
Tipo de Negociación
Contratos Fijación de Precios Frecuencia de Consumo Plazo Determinado
Basado en: Concurso de Precios Compras históricas
15%
5%
5%
15%
80%
80%
e-‐business
Reaprov. Electrónico Integrando Información electrónica Envío/Aceptación OC -‐ CAP
Subasta Electrónica
Concursos de Precios Tradicional
Usuario Generar Requerimiento
Crea Petición de Oferta
Imprimir Petición de
Oferta
Fax de Petición de Oferta
CLIENTE Actividades
Manuales
Recepción de documento
Tipeo de Ofertas
Evaluación de Ofertas
Colocación de O/C
Responden Ofertas
Opciones actuales
1.-Fax
2.-Mail
3.-Courier
4.-Blackberry messenger
PROVEDOR
Scaneo de Petición de
Confirmación telefónica
Mail Petición de Oferta
Proveedor Envio de mail o fax
Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrónicos
Usuario Compras
ERP
Compras
ERP
ERP
Responde Ofertas
Integración con Sistema Comercial.
WEB del cliente
Emarket place
Proveedor
PROV X
PROV Y
PROV Z
b2b
Proveedor
Cliente Proveedor
*
CLIENTES PROVEEDORES
Registro online de proveedores Envío de Cotizaciones – RFQ´s
Recepción de Ordenes de Compra Envío de Guías y Facturas
Visualización de Estado de Facturas Impresión de Comp. de Retención
Integración a la Cadena de Valor
Opción de Financiamiento (e-factoring)
Realizar integración opera<va
Llevar a cabo proceso
de selección
Definir plan de acción
Crear portafolio
de proveedores
Refinar estrategia de abastecimiento
*
Refinar perfil del rubro
• Desarrollar en detalle las caracterís<cas del rubro
• Confirmar los requerimientos de los clientes – ¿qué se compra?
• Entender las caracterís<cas del mercado proveedor – ¿de quién se compra?
1
2
3
4 5 6
• Refinar la aplicabilidad de las palancas de abastecimiento estratégico (ges<ón de requerimientos, proceso de compras, mejorar poder de compra y ges<ón de la cadena de abastecimiento)
• Refinar los obje<vos de ahorro a ser logrados
• Determinar las capacidades de los proveedores
• Iden<ficar proveedores precalificados
• Verificar y realizar ajustes a la aplicabilidad de la estrategia de abastecimiento al portafolio seleccionado de proveedores
• Desarrollar el plan de acción
-‐ selección compe<<va de proveedores
-‐ desarrollo de proveedores
• Definir claramente los obje<vos, métricas y áreas potenciales de negociación
• Encarar el proceso de negociación en forma estructurada e itera<va
• Comunicar resultados del proceso
• Tratar temas opera<vos con los clientes finales y con los proveedores
Monitoreo Estado de Avance
CONTROL DE ABASTECIMIENTOS DE PEDIDOS
SOLUCION B2B ü Información compartida de inventarios de los proveedores ü Seguimiento de los pedidos
Control de Abastecimiento
De Pedidos
Entregas
Visualiza Stocks
reservados en
proveedor
Entregas
Controla stocks
materiales reservados
Entregas Efectúa pedidos
Entregas
Informa de stocks
reservados al cliente
Entregas Hace
seguimiento de
despachos
Control de Abastecimiento de Pedidos Funcionalidad
Compradores Proveedores
* Comparte información del Plan de Producción y Requerimientos de insumos (confirma o modifica plan) * Corto Plazo (entregas interdiarias – 2 semanas) * Mediano Plazo (proyección 3ra y 4ta semana) * Largo Plazo (tendencias Mes 2 al Mes 5)
* Comparte información de inventarios Proveedores y Alicorp
* Visualiza proceso de producción del proveedor y fecha disponible
Control de Abastecimientos de Pedidos
CAP ALICORP PROVEEDOR
SISTEMA Proveedor
SAP R/3 Alicorp
* Modelo de negocio
Ejecutar MRP
Generar Plan de Entregas
Confirma / Modifica Plan de Entregas
Confirma/ Modifica Plan de Entregas (avisos de Envío)
Usuario
Visualiza stocks reservados en proveedor
Despacho de Pedido
Reserva de stocks en inventario proveedor
Usuario
Usuario proveedor
1
Recibe Plan de Entregas
2
Recibe Confirmación/ Modificación de Plan de Entregas (avisos de Envío)
3
Visualización de Despachos
4
n Interfaz
Planificador Proveedor
1 Reserva Stocks en el sistema para el cliente
2 Consulta Stocks reservados en proveedor
Internet
Control de Inventarios reservados
B2B
Control de Abastecimiento de Pedidos Información compartida
Planificador Proveedor
Control de Inventarios reservados
3
Descargastock y despacha
2 Notifica a compras
Control de Abastecimiento de Pedidos Pedidos y seguimiento
1
Hace pedido sobre materiales reservados
Guía de Traslado (a almacén de comprador)
4
B2B
Internet
*
q Es una convocatoria a empresas, para la compra o venta de bienes o servicios de mediante una negociación online.
q La obje<vo final de una subasta electrónica es la generación de ahorros
o ganancias importantes mediante procesos totalmente transparentes y auditables.
* Subasta Inglesa Inversa
Esta Subasta es u<lizada para la adquisición de un bien o servicio. Par<endo de un precio base, el postor ganador es aquel que realiza la puja más baja. La subasta permanece abierta durante un <empo determinado, una vez finalizado el <empo de la subasta, esta se cierra y se da a conocer el ganador de la misma.
Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al
10% es sugerido usar esta modalidad de subasta
* Subasta Holandesa Inversa
Esta Subasta es u<lizada para la adquisición de un bien o servicio. Se inicia con un precio determinado, inferior a todas las ofertas, y el subastador va subiendo por etapas.
Gana el postor que primero acepta un precio.
Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al 12% es sugerido usar esta modalidad de subasta
* Subasta Holandesa Inversa - Ejemplos
Producto o Servicio Precio Base Precio Tope Precio Final Ahorro Ahorro %
Ups Transformadores Estabilizadores y Baterías para Ups S/. 101,965.07 S/. 160,100.00 S/. 101,965.07 S/. 58,134.93 36.31%
Mantenimiento Preventivo de Aire Acondicionado S/. 316,082.77 S/. 402,798.57 S/. 316,082.77 S/. 86,715.80 21.53%
Servicio de Recarga de Extintores S/. 65,291.31 S/. 82,000.00 S/. 65,291.31 S/. 16,708.69 20.38%
Obra Agencia Huaraz II S/. 944,376.15 S/. 1,180,000.00 S/. 944,376.15 S/. 235,623.85 19.97%
Obra Agencia Cajamarca S/. 1,250,621.64 S/. 1,500,000.00 S/. 1,302,188.30 S/. 197,811.70 13.19%
Útiles de Oficina S/. 280,404.99 S/. 320,000.00 S/. 280,404.99 S/. 39,595.01 12.37%
Servicio de Agentes de Vigilancia Red de Agencias S/. 4,355,366.63 S/. 5,223,842.06 S/. 4,627,500.69 S/. 596,341.37 11.42%
Obra CC. Piura S/. 500,434.12 S/. 599,000.00 S/. 530,619.59 S/. 68,380.41 11.42%
* Subasta Inglesa Directa
Esta Subasta se emplea para la venta de algún producto o servicio. Consiste en par<r de un precio base y los postores deben ingresar sus ofertas de forma ascendente, ganando quien ofrezca el precio mayor.
* Subasta Holandesa Directa
Esta Subasta es u<lizada para la venta de un bien o servicio. Se inicia con un precio determinado, superior a todas las ofertas, y el subastador va bajando por etapas. Gana el postor que primero acepta un precio.
* Subasta Sobre Cerrado
Esta Subasta es aquella en la que los postores presentan su oferta en una sola ocasión.
El ganador es quien presente la mejor oferta para el Cliente.
Esta modalidad permite no mostrar la cantidad de postores que compiten, así como mantener oculto quien ha sido el postor ganador. Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se
puede usar este modalidad de adquisición
*
* AHORRO DE COSTES * Básicamente asociado a subastas,
mayor transparencia * Ya de salida (fase RFQ) se mejoran
precios respecto a negociación tradicional
* PROCESO OPTIMIZADO * Basado en best practices * Ahorro de tiempo y esfuerzo * Independiente del tiempo y lugar
(Internet) * Eliminación tareas que no aportan
valor
* AUTODOCUMENTACION * Unificación de respuestas proveedores * Registro de todo lo que pasa
alrededor de la negociación * Acceso al histórico
*
1. Iden<ficación del Producto y/o Servicio a Subastar. 2. Selección de postores a par<cipar. 3. Envío de Carta de Invitación:
-‐ Bases detallando las especificaciones técnicas y reglas. -‐ Cronograma de la Subasta.
4. Consultas y absolución a las interrogantes de los postores 5. Recepción de las propuestas técnicas y económicas. 6. Evaluación de las propuestas técnicas por parte del Cliente. 7. Envío de cuadro compara<vo con las propuestas económicas. 8. Definición de Modalidad de subasta a emplear 9. Capacitación a los postores. 10. Ejecución de la Subasta Electrónica. 11. Envío de Informe Final
*
*
* “VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO”
* Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ
* Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numéricos como no numéricos
* “EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES”
* Uso de la Subasta Holandesa
* “LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDAN CUMPLIR”
* Buenas especificaciones, cualificación de proveedores, formación
* “CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS”
* Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer poco competentes
Trafico
Retenciones y Detracciones
Facturas y Cuentas por Pagar
Tráfico
Abastecimiento
Tracking del Proceso y Estado de cada transacción Cliente/Proveedor
CICLO DEL NEGOCIO INTEGRADO CLIENTE – PROVEEDOR
ERP en Proveedor
ERP en Cliente
Generación de Requerimiento
1
Impresión de Retenciones
16
Envía solicitud de cotización 2
Recibe solicitud y envía cotización
3
Publicación de Retenciones 15
Visualiza E/fact. y pagos realizados
14
Informa y muestra pago realizado
13
Muestra estado de la factura
12 Recibe fact. elect. y Contabiliza fact. física
11
Envía info de factura electrónica
10
Prepara y envía orden
5
Recibe orden y confirma condiciones
6
Seguimiento para entrega de Mercadería
7
Envía info de guía de despacho electrónica
8
Recibe guía elect. y mercadería física
9
Recibe cotización cuadro comparat.
4
Confirmación
Preguntas
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