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Procedimientos y flujo de la informacin.Sistemas de informacin.Administracin de compras.Sistemas de informacinLos procedimientos de compras se establecen bsicamente para procesar la entrada de informacin del exterior de la funcin de compras, y generar la salida de informacin necesaria para otras funciones e instituciones fuera de la funcin de compras.Sistemas de informacinRecopilar.ProcesarAlmacenar datos primarios.Distribucin de la informacin.Apoyar la toma de decisiones, el control y la coordinacin organizacional.PapelPero siempre existe algn equipo o software auxiliar.

Sistemas de informacinLa tecnologa de los sistemas de informacin permite a las organizaciones:

Comunicacin consocios importantesInformacin rpidaY confiable.Mejorar desempeoDe la cadena.Nacional.Internacional.Sistemas de informacinPara determinar qu sistemas de informacin tienen procesos eficientes y efectivos, es importante entender:

Los beneficios de la tecnologa.Las opciones tecnolgicas que proporcionan estos beneficios.Las concesiones que se deben efectuar entre los costos y los beneficios cuando se escoge una tecnologa.Beneficios de la tecnologaProporciona siete beneficios importantes:

Reducciones de costos e incremento en eficiencia.Accesibilidad de los datos. Comunicacin rpida.Dedicacin de recursos a aspectos estratgicos.Exactitud de los datos.Integracin de sistemas.Control monetario.Tipos de sistemas de informacin

El nivel estratgico incluye los sistemas de apoyo ejecutivo (executive support systems, ESS); los sistemas a nivel administrativo, que consisten en sistemas de informacin administrativa (management information systems, MIS) y de apoyo a las decisiones (decision support systems, DSS); los sistemas a nivel de conocimientos hacen hincapi en los sistemas de conocimientos del trabajo (knowledge work systems, KWS) y en los sistemas de automatizacin de oficinas (office automation systems, OAS).Sistemas de apoyo ejecutivoSistemas de inf. administrativaSistemas de apoyo a las decisionesSist. De conocimiento de trabajoSist. De automizacin de oficinasIntranetUna intranet es una red nica y ampliamente accesible, slo para usuarios autorizados (es una web interna, a la vez privada y segura). Las intranets comunican informacin y facilitan la colaboracin entre los empleados de la compaa.

Se pueden usar para mostrar catlogos del proveedor, listas de proveedores aprobados y publicar las polticas de suministro.

IntranetLos procesos de abastecimiento se pueden mejorar si se permite que los empleados coloquen rdenes, aprueben y confirmen las compras de manera electrnica y generar rdenes de compra. Las principales ventajas de las intranets basadas en el suministro son bajos costos de transacciones y reduccin de los tiempos de entrega.

ExtranetUna extranet es una intranet privada que se ha ampliado para que puedan utilizarla usuarios autorizados fuera de la compaa, como los proveedores.

Esta herramienta mejora la coordinacin de la cadena de suministro y el uso compartido de la informacin con los socios clave del negocio.

A travs de una interfaz basada en la web, los proveedores se pueden entrelazar con los sistemas de un cliente y viceversa para llevar a cabo diversas actividades, como verificar los niveles de inventarios, dar seguimiento al estatus de las facturas o presentar cotizaciones. ExtranetDebido a que el intercambio de informacin es electrnico, los profesionales del suministro quedan liberados para utilizar su tiempo en actividades que aadan valor en lugar de ingresar datos o de verificar el estatus de los embarques o de los pagos.

Eficiencia y efectividadLos sistemas de informacin incrementan por dos vas la efectividad del proceso:

Otorgan transparencia, exactitud y accesibilidad a los datos en provecho de quienes toman decisiones.

Liberan a los ejecutivos de suministro de tareas que aaden poco valor.

Tambin, el desarrollo de sistemas para facilitar las decisiones y administrar el conocimiento permite elaborar modelos ms complejos y facilita ciertas decisiones arduas que incluyen variables mltiples.Eficiencia y efectividadEl beneficio principal de la tecnologa son las mejoras de la eficiencia del proceso de suministro. Las herramientas que existen son:

Sistema de adquisiciones electrnicas. Catlogos en lnea.Esquemas de codificacin de mercancas.Intercambio electrnico de datos. mbitos de mercado electrnicos.Tecnologas de identificacin de frecuencias de radio (RFID). Subastas inversas en lnea.Subastas inversas en lneaUna subasta inversa es una subasta en lnea, en tiempo real, dinmica y de precio declinante de un conjunto de bienes o servicios entre una organizacin compradora y un grupo de proveedores previamente calificados.

Por lo general, se elige al proveedor que presente la oferta ms baja o con el menor costo total.Intercambio electrnico de datos (EDI)El intercambio electrnico de datos posibilita un intercambio informtico de documentos de negocios entre dos organizaciones que utilizan estndares comunes para estructurar los datos de los mensajes. Los documentos que se intercambian a travs del EDI incluyen rdenes de compra, programas y notificaciones de embarques y facturas.

Intercambio electrnico de datos (EDI)Esta herramienta permite: Transmisin segura.En corto tiempo de entrega de grandes cantidades de datos.Mayor exactitud a nivel interno y con los socios comerciales. Suministra diarios electrnicos o seguimientos de auditora y reduce los costos administrativos.

Un sistema de adquisiciones electrnicas es un paquete de software que permite presentar una requisicin, su autorizacin, ordenamiento, recepcin, facturacin y el pago de bienes y servicios a travs de internet. Algunas organizaciones se automatizan desde la requisicin hasta la orden y otras hasta el pago.

En 2007 (Aberdeen Group) reporto que despus de implementar este sistema, los costos de las transacciones mejoraron 48%, el tiempo de las transacciones se redujo 60% y los gastos independientes disminuyeron 41%.Sistemas de adquisiciones electrnicas

Identificacin de radiofrecuencia (RFID)Las tarjetas RFID contienen un chip y una antena que emiten una seal, usando energa proveniente de un lector de frecuencias de radio, el cual contiene informacin acerca del contenedor o de cada artculo en su interior. Las tarjetas RFID varan ampliamente en cuanto a memoria, frecuencia, fuente de poder y costo. Las ms comunes son las tarjetas pasivas que son slo de lectura.

Los beneficios esperados incluyen:Eliminacin de los conteos manuales.Seguimiento automtico de los niveles de inventarios. Recoleccin e identificacin ms rpidas, sencillas y exactas.Reduccin de los desperdicios a travs de la mejora de la rotacin de los inventarios.

Identificacin de radiofrecuencia (RFID)

Los mbitos de mercado electrnicos son centros de compras virtuales. Los B2B son servicios en red a travs de los cuales las compaas afiliadas compran y venden sus bienes e intercambian informacin. Adems, proporcionan una amplia variedad de soluciones informticas y de servicios de consultora.

Beneficios: La capacidad para agregar los gastos a efecto de beneficiarse de las economas de escala.Obtener visibilidad hacia arriba y hacia abajo de la cadena de valor/suministro, Automatizar y facilitar las transacciones y eliminar los factores que encarecen la cadena de valor actual excluyendo intermediaciones

Mercados electrnicosB2B es la abreviacin paraBusiness tu Business, empresas que bsicamente se dedican a vender servicios a otras empresas y no precisamente a particulares. El trmino, aunque tambin se refiere a la sencilla compra-venta de producto, se usa para diferenciarlo del B2C.

La accesibilidad puede ser un factor importante al seleccionar un proveedor porque es fundamental para el xito de una aplicacin relacionada con una compra electrnica.

El proveedor es responsable de actualizar y mantener los catlogos.

Catlogos electrnicos o en lneaUn catlogo electrnico o en lnea es una versin digitalizada del catlogo de un proveedor que permite a los compradores usar un explorador web para conocer informacin detallada de compras y de diversas especificaciones acerca de los productos y/o servicios de un proveedor. Los catlogos de productos incluyen :datos de especificacin de los productos datos de las transacciones.

Esquema de codificacin de mercancasLos administradores de mercancas necesitan cdigos de los artculos para abastecer, rastrear y administrar con efectividad cada categora de gastos. Los usuarios, que desean adquirir el producto de manera rpida y sencilla, necesitan descripciones slidas de los artculos para que se puedan encontrar con facilidad. El equipo de adquisiciones debe responder a las necesidades de ambas partes interesadas.

Esquema de codificacin de mercancasPara usar con efectividad este cdigo, todas las bases de datos de una organizacin y su cadena de suministro necesitan utilizar la misma versin, apoyar la compatibilidad con versiones anteriores y mantenerla actualizada. Los costos pueden ser muy altos.

Kit punto de venta$15,000.00

$75,000.00

X 10 =$750,000.00Solo computadora, falta mueble, luz y proteccin al equipoFlujo de Informacin Interna Hacia ComprasToda actividad funcional dentro de la empresa genera informacin y requiere de informacin del sistema de compras, esta se agrupa en dos categoras principales.

Establecimiento de las necesidades de materiales y servicios que se obtienen internamente de la empresa.Las necesidades de informacin disponible dentro de compras o la que se puede obtener del exterior de la empresa.Flujo de informacin interna a comprasFlujos de Informacin Externa Hacia ComprasEl departamento de compras funcionando eficientemente es uno de los puntos de contacto principales de la empresa con el mundo exterior, y como tal es un punto de recepcin de un flujo de informacin de fuentes externas a la empresa. Flujo de informacin externa a comprasFlujos Internos de Informacin de Compras Hacia la OrganizacinExisten muy pocas funciones de un negocio que no tengan inters en algn grado en la informacin que fluye o que puede ser generada en el departamento de compras. Flujo de informacin interna de comprasOrdenesasignadasContratosDisponibilidad, tiempo y calidadDel productoFuente de productos, preciosCondiciones econmicasInf. Productos y preciosCondiciones competitivasCompromisos presupuestalesCostos, precios, ajustesImplicaciones para el suministroA pesar de que se aplique la tecnologa al proceso de adquisicin, los profesionales en suministros todava desempean un papel fundamental en la toma de decisiones. Aportan:

Sus capacidades investigativas y analticas para proporcionar, evaluar y seleccionar proveedores.Las habilidades de influencia y de persuasin para negociar el mejor arreglo para la organizacin. Un enfoque de planeacin estratgica y a largo plazo para anticipar y prevenir problemas. El aspecto referente a las transacciones se agiliza y la responsabilidad por la colocacin real de las rdenes se delega en el usuario siempre que ello sea posible.ConclusinEl proceso de administracin del suministro se ha sujetado a un escrutinio creciente debido a 1) el enfoque minucioso sobre la administracin de los costos y 2) la comprensin de que los procesos estandarizados y la integracin interna y externa pueden conducir a una ventaja competitiva. Los procesos slidos son el fundamento de una organizacin de suministro exitosa.

A medida que los administradores del rea continen la transicin hacia un papel ms estratgico en muchas organizaciones, tambin continuarn probando y aplicando nuevas tecnologas para facilitar el proceso del suministro.

Los sistemas de informacin y la tecnologa de la informacin capacitan al rea de suministros para que contribuya de una manera eficiente y efectiva a las metas y estrategias organizacionales. Bibliografa.P. Fraser Johnson, Michiel R. Leenders, Anna E. Flynn, 2012, Administracin de compras y abastecimientos, Decimocuarta edicin, Mxico, Mc Graw Hill Educacin, ISBN: 978-607-15-0758-7.Michiel R. Leenders, Harold E. Fearon, Wilbur B. England, 2000, Administracin de compras y materiales, Segunda edicin, Mxico, CECSA, ISBN: 968-26-1168-7http://www.companiamedica.com/variado/rfid_identificacion_por_radio_frecuencia.htmlhttp://www.evaluandoerp.com/nota-295-El-ABC-de-RFID-las-etiquetas-del-futuro.htmlhttp://es.slideshare.net/RFIDPOINT/la-tecnologa-rfid-usos-y-oportunidades-2704611?related=2