SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Hola, mi nombre es Andrés Morales, soy parte del grupo de ejecuti-

vos de Q´Paila y los voy a acompañar en este recorrido de aprendi-

zaje donde conoceremos qué es y cómo se organiza un sistema de

información en cualquier tipo de organización o empresa.

Amigo aprendiz, actualmente, en las organizaciones, en su ámbito

administrativo y, puntualmente, en el nivel gerencial, toman prota-

gonismo la calidad y confiabilidad de los datos e información que

recolectamos, clasificamos, organizamos, evaluamos y transmiti-

mos, puesto que de ahí, depende la efectividad del flujo de infor-

mación en los procesos y procedimientos llevados a cabo interna-

mente. Es importante tener presente que la información y los datos

son insumos fundamentales para el análisis e interpretación que les

permitirá a las diferentes áreas y, especialmente, a la gerencia tomar

las decisiones que les facilite llevar a cabo los ajustes necesarios y

dar solución a los problemas surgidos o mejorar el desempeño para

asegurar el éxito de la organización.

Presentación

Mapa de contenido

Punto de partida: la distinción entre información y datos

Para una mejor comprensión del flujo de información

en la organización, es importante tener claras las dife-

rencias que hay entre la información y los datos, como

componentes esenciales de los sistemas de informa-

ción.

Los datos se pueden definir como “símbolos que descri-

ben hechos, condiciones, valores o situaciones. Un dato

puede ser una letra, un número, un signo ortográfico,

o cualquier símbolo que representa una cantidad, una

medida, una palabra o una descripción.” (ALEGSA, s.f.)

Los datos aislados no representan ninguna informa-

ción. Entonces ¿qué características son necesarias

para que los datos se conviertan en información?

Haga clic sobre cada una de las señales para ver las

características de los datos.

Contenidos

Presentación

Texto de reflexión inicial

Definición

Elementos del proceso

Participantes del proceso

Mapaconceptual

Punto de partida:la distinción entre

información y datos

Entrando en materia:los sistemas de

información en la organización

Sistemas de información

en la organización

Componentes de un sistema de información

en la organización

Clasificación de los sistemas de

información en la organización

Clasificación en función del

servicio ofrecido

Definición del sistema de información gerencial (SIG)

Clasificación en función de los usuarios de

la organización

Sistemas de información en el

nivel gerencialFuentes

Objetivos del SIG

Funciones del SIG

Estructuras del SIG

Características del SIG

El SIG en la estructura organizacional

Créditos

Deben organizarse en un conjunto. Deben asociarse a un contexto específico.

Deben ofrecer un significado, conocimiento, idea o conclusión.

En síntesis, la información es un conjunto de datos organizados y asociados dentro de un contexto,

que poseen un significado y representan un conocimiento o idea útiles para llevar a cabo una acción.

La reunión de estas características integradas es la que permite el análisis e interpretación de la infor-

mación y, en consecuencia, produce el conocimiento que facilita la toma de decisiones para ejecutar las

acciones pertinentes.

Como recurso, la información es un insumo esencial y puede determinar el éxito o el fracaso de una orga-

nización. Resumiendo, la información es un conjunto de datos organizados y asociados dentro de un con-

texto, que poseen un significado y representan un conocimiento o idea útil para llevar a cabo una acción.

¡IMPORTANTE!

Entrando en materia: los sistemas de información en la organización

Definición

Siguiendo la definición más genérica del Diccionario de la Real Academia Española, un sistema se define como:

“sistema: m. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente

contribuyen a determinado objeto.”

Si la información es un conjunto de datos, ¿a qué hacemos referencia

cuando hablamos de un sistema de información? A continuación veamos

algunas propuestas para definir un sistema de información.

“(...) un sistema de información está formado por un conjunto de elementos inte-

grados e interrelacionados que persiguen el objetivo de capturar, depurar, alma-

cenar, recuperar, actualizar y tratar datos para proporcionar, distribuir y transmitir

información en el lugar y momento en el que sea requerido en la organización (...)”

(Arjonilla & Medina, 2009)”

“(...) conjunto formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de da-

tos de acuerdo a las necesidades que una organización, recopila, elabora y dis-

tribuye la información necesaria para la operación de dicha organización y para

las actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al menos en

parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos

de negocio de acuerdo con su estrategia (...)” (Andreu, Ricart & Valor, 2002)”

“(...) es un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologías de la información

que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información nece-

saria para el correcto funcionamiento de la organización (...)”

Como podemos observar, a pesar de que cada una de

las definiciones tiene un enfoque distinto, llama la aten-

ción el hecho de que se considere el sistema como un

proceso concatenado en una línea de operación que,

debe asumirse como un ciclo en espiral, pues la finaliza-

ción de un conjunto de información, a su vez, debe dar

incio a un nuevo ciclo del sistema. El funcionamiento

de este sistema debe someterse a una mejora constan-

te. Además de esto, se destaca en la tercera acepción,

que los autores introduzcan a las personas como parte

del sistema, resaltando que, no solo son las tecnologías

las que están encargadas del proceso, sino la interac-

ción que existe con ellas, la que orienta su utilidad y de-

termina su funcionalidad y uso acertado.

Componentes del sistema de información en la organización

Luego de definir el sistema de información en la orga-

nización, a continuación, veamos dos propuestas am-

plias de los posibles componentes que hacen parte del

sistema.

Para explorarlos, presentamos dos esquemas para que

tenga una mirada global de ellos.

Figura 1: Elementos del proceso. Adaptado de Ponjuan (2004)

Ficheros: es un conjunto de registros, casi siem-

pre con características similares.

Equipos: son los elementos tecnológicos que se

utilizan para procesar la información y los datos.

El equipamiento es muy variado y depende de la

línea tecnológica que emplea el sistema.

Documentos: fuente testimonial, carta, diploma o

escrito, en forma material, de un hecho, situación

o circunstancia, empleada como evidencia, refe-

rencia o estudio.

Figura 2. Participantes del proceso Adaptado de Whitten, Bentley y Dittman (2004)

Registros: es un conjunto de elementos que en

forma colectiva aportan información acerca del

asunto que registran.

Procesos: conjunto de tareas que se relacionan

de forma lógica, para obtener un resultado con-

creto. Dentro de los sistemas de información (SI)

se desarrollan múltiples procesos, con sus proce-

dimientos, actividades y tareas.

Individuos: Son todas las personas que reciben y

envían información del sistema, y que asumen su tra-

tamiento desde la perspectiva que tengan dentro y

fuera de la organización.

Propietarios: son las personas que patrocinan y pro-

mueven el sistema.

Usuarios: son las personas de la organización que

utilizan el sistema para capturar, introducir, validar,

transformar y almacenar datos e información. Es

el grupo de individuos más importante en el desa-

rrollo de un sistema de información.

Datos e información: el procesamiento de los datos

permite transformarlos en información.

Diseñadores: son los expertos en tecnologías que

resuelven las necesidades y las restricciones ma-

nifestadas por los usuarios.

Constructores: son los especialistas en tecnologías.

Analistas: son los encargados de estudiar los pro-

blemas y necesidades de la organización, para

obtener mejoras.

Tecnologías de la información y la comunicación: soporte físico sobre el cual se desarrolla el SI.

Teniendo en cuenta la visión de estos dos enfoques, pode-

mos plantear que un sistema de información en una organi-

zación siempre se va a componer de los siguientes elementos

fundamentales:

• Laspersonas,teniendoencuentaquecumplen

diversos roles

• Losdatos

• Lainformación

• Losprocesos

• Lastecnologías

Clasificación de los sistemas de información en la organización

Los sistemas de información no son esquemas cerrados, ya que no se pueden aplicar a cualquier contexto

esperando que funcionen de la misma manera. Por el contrario, estos sistemas surgen de las necesidades pro-

pias de cada sector que los adecua según las características y necesidades particulares de cada organización.

McLeod (2000), citado por Fernández (2006), propone una clasificación de los sistemas de información en sub-

sistemas funcionales, los cuales, como su nombre lo dice, se clasifican según las funciones de las actividades

llevadas a cabo en las distintas áreas. Veamos a continuación un breve bosquejo de esta clasificación:

Figura 3: Tipos de sistemas de información: Clasificación en función de

los usuarios de la organizaciónAdaptado de Macleod (2000)

Sistema de información de marketing (SIM)

Es el conjunto estructurado de datos, personas, proce-

dimientos, métodos y herramientas de tecnología de

la información proyectado para generar un flujo orde-

nado de información relativa a los negocios y al medio

ambiente organizacional,. Este conjunto de datos tiene

como objetivo proveer información a los procesos de

toma de decisiones en las áreas de marketing.

Este sistema procesa la información teniendo en

cuenta tres derivaciones:

• Lainteligenciademarketing,queseencarga

de buscar toda la información sobre el entorno.

• La información interna de mercadotecnia, re-

colectada dentro de la organización.

• Las comunicaciones de mercadotecnia, que se

encargan del flujo de información que va desde

la organización hacia el entorno.

La información de este sistema pertenece al área

estratégica de la organización.

Sistema de información para directivos (SID)

Proporciona información a los directivos sobre el dese-

mepeño global de la organización. Este sistema utili-

za fuentes de información interna, proveniente de las

áreas funcionales, y de información externa de gran uti-

lidad para las jerarquías más elevadas.

Sistema de información de producción (SIP)

Proporciona información relacionada con las operacio-

nes de producción, con el objetivo de apoyar el sistema

de producción físico. Esta información responde especí-

ficamente al área productiva de la organización.

Sistema de información de recursos humanos (SIRH)

Este sistema permite recopilar y almacenar informa-

ción relacionada con los recursos humanos, para

transformarla y luego distribuirla a las diferentes

personas que la requieran.

Sistema de información financiera (SIF)

Brindan la información relacionada con los estados y

asuntos financieros para quien la requiera, tanto den-

tro como fuera de la organización.

Como habiamos mencionado con aterioridad, las necesidades de las organizaciones son variadas debido a dife-

rentes razones. Una de ellas son los diferentes niveles jerárquicos que existen en su interior, que, por lo general, no

guardan correspondecia entre sí en lo que respecta a sus necesidades e intereses. Por está razón, a continuación,

proponemos la clasificación que menciona Fernandez (2006), llevada a cabo por Laudon y Laudon (2004), la cual

establece cuatro niveles jerárquicos principales en una organización, segun las funciones que estos desempeñan.

Estos son:

• Elnivelestratégico

• Elniveladministrativo

• Elniveldeconocimiento

• Elniveloperativo

Para las necesidades de cada uno de estos niveles de organización, existen distintos tipos de sistemas de infor-

mación. A continuación, los describimos, puesto que nos brindan distintas posibilidades para el flujo de datos.

Estas posibilidades nos permiten tener una comunicación asertiva y funcional, beneficiando a las personas

encargadas de la toma de desiciones, a la gerencia y a toda la organización.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

Las transacciones son hechos o actividades que

arrojan información. El objetivo de este sistema

es capturar y procesar datos de las transacciones

de negocios que se realizan diariamente en la or-

ganización. Las áreas donde más se encuentran

sistemas de procesamiento de transacciones son

las de producción y contabilidad, siguiendo proce-

dimientos definidos.

TPS: del inglés Transactional Processing Systems

Sistema de información gerencial o de gestión (MIS o SIG)

Es un sistema de información encargado de reco-

lectar y procesar información para la realización de

informes orientados a la gestión, basándose en el

procesamiento de transacciones y operaciones de la

organización. Estos sistemas brindan el servicio para

el nivel administrativo.

MIS: del inglés Management Information Systems

SIM: en español Sistema de información gerencial

Sistema de trabajo del conocimiento (WKS)

Estos sistemas promueven la creación de nuevos conoci-

mientos que están más relacionados con la creación de

nuevos productos y servicios que con la gestión de la or-

ganización. Ejemplo de este sistema sería la información

que procesan el área de diseño o el área de marketing.

WKS: del inglés Knowledge Working Systems

Sistema de oficina

Son las aplicaciones informáticas que les permiten

mantenerse comunicados a las personas que trabajan

con la información, la crean, la almacenan, la proce-

san y la distribuyen.

Según Laudon y Laudon (2004), los sistemas de oficina

típicos manejan y administran documentos a traves de

procesamiento de texto, digitalización de documentos,

programación mediante medios electrónicos, y comuni-

cación através de correo electrónico, correo o videoonfe-

rencia.

Son “…elementos del sistema que permiten incre-

mentar la productividad (…) apoyando las actividades

de coordinación y comunicación…”

Aprendices, hasta este momento hemos hecho un

recorrido de los sistemas de información en la orga-

nización; los hemos definido, hemos explorado sus

componentes y, ahora, nos acercamos a su clasifica-

ción. Como punto de llegada, nos gustaría ampliar los

sistemas de información gerencial, al considerar este

sistema como uno de los ejes centrales de la recolec-

ción análisis y emisión de información.

El sistema de información gerencial, es de gran im-

portancia para la organización porque reune y recibe

la colaboración de todas las áreas, compila la infor-

mación, y su calidad y confiabilidad, le permite a la

gerencia ampliar su panorama cuando se enfrenta a

dificultades o necesita implementar un plan de mejo-

ra, para lo cual siempre deberá tomar la decisión más

acertada. Miremos con un poco más de detalle los as-

pectos relacionados con este sistema.

Sistemas de información en el nivel gerencial

Definición de SIG

Son la interacción de los diferentes sistemas de una

organización para recolectar información estratégica,

incluyendo aquellos métodos de gestión para la toma

de decisiones, con el objetivo de mejorar el desarrollo

productivo de la organización.

Para la recolección y procesamiento de la información,

se utilizan las diferentes herramientas tecnológicas y

de comunicación que permitan la transformación de

datos en información, la cual se encuentra vinculada

a la toma de decisiones. En consecuencia, estos siste-

mas proporcionan los resúmenes para la preparación

de informes acerca de las operaciones básicas de las

organizaciones.

Objetivos del SIG

Proporcionar a la gerencia informes sobre

el desempeño de la organización. Esta

información se utiliza para supervisar, y

controlar la empresa y pronosticar su des-

empeño futuro.

Los SIG resumen e informan sobre las

operaciones básicas de la empresa utili-

zando los datos aportados por los TPS que

se comprimen y se presentan e informes.

Figura 6: Objetivo de información gerencial

Funciones del SIG

La función fundamental del SIG consiste en dar respuesta a las necesidades de la organización plan-

teando estrategias empresariales u organizacionales con ayuda de las nuevas tecnologías de la in-

formación y la comunicación, brindando a la gerencia resultados semanales, mensuales, anuales, e

incluso, la posibilidad ver datos por día o por hora.

Las funciones básicas para que el engranaje del sistema funcione son:

Entregar la información correspondien-

te de manera oportuna a los gerentes.

Entregar y mantener a disposición los

informes, los resúmenes y toda la infor-

mación necesaria de todos los que re-

suelven los problemas de la compañía.

Proporcionar la información impres-

cindible para la toma de decisiones.

Cumplir con las exigencias de ca-

lidad, oportunidad, cantidad y rele-

vancia de toda la información proce-

sada y entregada.

Estructura del SIG

El flujo de información del SIG se puede representar

por medio de una estructura vertical en forma de pi-

rámide. Esto se hace con el propósito de ver cómo va

escalando el flujo de información en las diferentes ins-

tancias jerárquicas dentro de la organización.

Veamos la pirámide gráficamente para compren-

der como se comporta el flujo de información en

las diferentes instancias.

Figura 8: Estructura del Sistema de información gerencial

El SIG en la estructura organizacional

Como lo hemos detallado en el trayecto de este material, dentro de la organización, los distintos niveles no ne-

cesitan el mismo tipo de información. El SIG se ubica en un nivel admnistrativo en donde cumple con labores

de seguimiento, control, toma de decisiones y la administración de recursos, y en consecuencia, la información

de dicho nivel es una herramienta de planificación que mejora la productividad, teniendo efectividad cuando

se realizan labores de control a diario. Por está razón, el objetivo fundamental del nivel administrativo se cum-

ple cuando con la ayuda de la elaboración de informes relacionados con las operaciones y los procediemintos

llevados a cabo en el funcionamiento regular de la organización.

Por este motivo, y para mayor comprensión, a continuación le presentamos un esquema en piramide donde se

bosquejan los tipos de información utilizados en los diferentes niveles de la organización teniendo en cuenta

las diferentes áreas funcionales de la misma.

Características del SIG

Por último, analicemos las características de los siste-

mas de información gerencial para ver sus alcances y

limitaciones.

- Los sistemas de información gerencial se caracteri-

zan por generar informes que facilitan la toma de de-

cisiones. Para llevar esto a cabo, se basa en el ingreso

de datos que luego se analizan para cubrir las necesi-

dades de la organización.

•LosSIG,actualmente,hacenpartedelainteligencia

de negocios (Business Intelligent), puesto que, este

sistema influye en la toma de decisiones y facilita las

estrategias para aumentar la productividad de la or-

ganización.

•LosSIGhacenpartede lagerenciaestratégicacor-

porativa en la medida que dependen de un uso ade-

cuado de la información, que, difundida bajo una

comunicación asertiva, garantiza, en el interior de la

organización, la sana convivencia que se ve reflejada

en una mayor productividad.

•LosSIGproporcionandatosprecisosalosadministra-

dores que les permite analizar la situación actual de la

organización, identificar los problemas y determinar

las acciones que se deben tomar para solucionarlos.

Además, permite establecer objetivos adecuados

para el futuro y, en consecuencia, tomar decisiones

inteligentes, teniendo en cuenta los recursos finan-

cieros, humanos y materiales disponibles.

• En losSIG la informacióndebe ser accesible, com-

prensible, precisa, clara y verificable, para que genere

resultados positivos.

•LosSIGgenerandecisionesestructuradasenlosniveles

de control operativo y administrativo. Además, son indis-

pensables para las actividades de planificación de los ad-

ministradores del nivel estratégico.

•LosSIG,generalmente,estáncreadosparaorientar

la construcción de informes y el control de procesos;

están diseñados para informar acerca de las operacio-

nes existentes y, por tanto, para cooperar con el con-

trol cotidiano de las mismas.

•LosSIGseapoyanenflujosdedatosqueyaexisten

en la organización.

• Los SIG suelen tener una orientación interna,

más que externa.

Reflexión final

Estimado aprendiz, como cierre lo invitamos a reflexionar

sobre el valor e importancia del adecuado tratamiento

de datos e información en un sistema, ya que estas labo-

res están unidas a tareas cotidianas que tienen repercu-

sión directa, así no lo notemos, en la toma de decisiones,

las cuales, no podemos pensar que se llevan a cabo por

la gerencia sin su colaboración. Si lo vemos desde esta

perspectiva, el tratamiento de información y la toma de

decisiones es una labor compartida por todos en la or-

ganización, y de esta manera, todos somos agentes de

cambio para el éxito de nuestra organización.

Esperamos que este material haya sido de su utilidad y le

haya aportado a su proceso de aprendizaje.

¡Hasta pronto!

Glosario

• Información: se refiere al conjunto de datos pro-

cesados que posibilita el conocimiento de algún

hecho o fenómeno.

• Sistema: conjunto de elementos dinámicamente

relacionados entre sí, en el que se ejecuta una ac-

tividad para alcanzar un objetivo. Opera sobre en-

tradas (información, energía o materia) y proveen

salidas (información, energía o materia) procesa-

das en el contexto en el que está inserto.

• Sistema de información: es un tipo especializa-

do de sistema, cuyos elementos o componentes se

interrelacionan para recolectar, procesar y difundir

datos e información en pro del cumplimiento de un

objetivo establecido dentro del sistema mismo.

• Entrada: en lo relacionado con los sistemas de

información, las entradas corresponden a aquellos

elementos que ingresan al sistema, provenientes

del entorno, con el objetivo de ser procesados al

interior del mismo.

• Procesamiento: este término hace referencia al

mecanismo utilizado para convertir los elementos de

entrada en elementos de salida produciendo cam-

bios y agregando un valor y utilidad a los mismos.

• Salida: se refiere a aquellos elementos resultan-

tes o beneficios que se obtienen de la transforma-

ción ocurrida durante el procesamiento.

• Retroalimentación: es una función inherente

al sistema de información que permite comparar

los elementos de salida con estándares o criterios

previamente establecidos, cuyo objetivo es ejer-

cer control sobre el sistema.

• SIG: hace referencia a los sistemas de informa-

ción gerencial, también conocidos como Business

Intelligence. Estos sistemas son los encargados de

asistir la toma de decisiones y facilitar estrategias

para aumentar la productividad de la organización.

• ALEGSA, s.f. Diferencia entre datos e información. consultado el 24 de febrero de 201, en http://www.alegsa.

com.ar/Diccionario/C/1188.php

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• Arjonilla D., Sixto J., Medina G. & José A. (2002). La Gestión de los sistemas de información en la

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• Fernández, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información: una metodología basada en el modela-

do. Catalunya. Universitat Politécnica de Catalunya.

• Laudon J. & Laudon K. (2004). Sistemas de información gerencial. (Octava edición) México: Pearson

Educación.

• Ponjuan, G. (2004). Sistemas de información: principios y aplicaciones. La Habana 2004. 138p

• Whitten, J., Bentley, L.D & Dittman, K. (2004). System analysis & design methods. International edition.

Fuentes

Créditos

Lider línea de producción

Alba Lucía Ramírez

Asesoría pedagógica

Ingrid Flórez

Ada Sánchez

Guionización

Carlos Andrés Huertas

Programación

Julián Poveda

Miguel Guevara

Gabriel León

Andrés Salcedo Osorio

Diseño Gráfico

Edmundo Watts

Carolina Gómez Mariño