ÍNDICEINTRODUCCIÓN.................................................................................................................................... 3

CARPETAS.......................................................................................................................................... 4

SOBRES............................................................................................................................................... 8

FICHEROS........................................................................................................................................... 8

ALBUMES............................................................................................................................................ 8

FUNDAS.............................................................................................................................................. 9

ACCESORIOS DE ARCHIVO.............................................................................................................10

CLASIFICADORES Y ACORDEONES......................................................................................................11

DOSSIERS........................................................................................................................................... 12

PORTACARNETS..................................................................................................................................12

INDICES.............................................................................................................................................. 13

SEPARADORES.................................................................................................................................13

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COMUNICACIONES Y RELACIONES PROFESIONALESSistemas de archivo físico

INTRODUCCIÓN

Dentro de una oficina, vamos a encontrarnos con una multitud de papeles, documentos, cartas, notas, facturas, pedidos…que si no somos capaces de organizar debidamente, van hacer que nuestro trabajo diario sea un infierno.

Por todo ello vamos a presentaros una amplia variedad de elementos de oficina que nos vas a servir a para organizar toda esta documentación nos va a facilitar mucho nuestro trabajo; del buen orden y la organización de la oficina va a depender mucho la calidad de nuestro trabajo. A continuación vamos a presentaros una muestra de estos materiales.

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CARPETAS

Definición: Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización. Pueden ser de diferentes materiales y tamaños y por su forma las podemos clasificar en diversos tipos.Tipos de carpetas:

Carpetas colgantes

Las carpetas colgantes son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen unos pequeños caños que permiten agregarle ganchos que ayudan a que la carpeta cuelgue. Los armarios de carpetas colgantes tienen unas guías donde se colocan estos elementos, quedando así de los ganchos arriba mencionados.

Uno de los buenos elementos que se le ha agregado a las carpetas colgantes es un número o etiqueta de identificación, donde puede escribirse un resumen de la información contenida dentro de ella.

Tipos de carpetas colgantes: I

Internas: son aquellas que van dentro de los archivos con soportes colgantes, siendo las más tradicionales y las que mayor espacio ahorran.

Externas: dejan ver las carpetas colgantes, es decir que la estructura no está cerrada completamente.

Carpetas con fundas

Las carpetas con fundas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen fundas interiores para introducir los documentos.

Tipos de carpetas con fundas:

Según la tapa (flexible o dura) Con fundas removibles: permiten incrementar o sustituir fácilmente las fundas para una perfecta organización para cada momento. Con asas: facilitan el transporte. Con fundas personalizables: permiten poner en la tapa una hoja de presentación De presentación

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Carpetas con gomas

La carpeta con gomas en una de sus caras presenta cuatro orificios, dos reunidos en el centro en su parte superior, dos en los extremos en el centro del plano, por los cuales se introducen unas gomas elásticas. Las gomas se pasan por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta cerrada e impidiendo que caigan los documentos por sus laterales

Carpetas de anillas

Las carpetas con anillas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen cuatro anillas (o más) en su interior, con lo cual si hacemos agujeros en el margen izquierdo podemos introducir en ellas los documentos.

Carpetas de congreso

Son estructuras que contienen el material necesario para asistir a una reunión o conferencia. Consisten en dos piezas de cartón enfundadas o acolchadas que se abren como una carpeta. En su interior, constan de una funda para introducir un bloc de notas así como otros recipientes como portabolígrafos.

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Carpetas con clip

Son carpetas destinadas a tomar notas. En lado derecho se sujetan los documentos mediante un clip o mordaza. El mecanismo se sitúa en el extremo superior o lateral de la misma y sujeta las hojas por un sistema de presión. Cuando se quiere extraer una, se libera el mecanismo y se vuelve a cerrar mediante una palanca.

Carpetas con abrazadera

Son carpetas destinadas a guardar documentos con perforaciones laterales. Suelen ser de plástico y cuentan con fijadores de plástico o metal que se introducen por los orificios y por una abrazadera del mismo material. La abrazadera se presiona contra los documentos y los fijadores se doblan sobre ella para mantenerla en una posición fija.

Subcarpetas

Son aquellas que forman parte de una estructura mayor; es decir hay una carpeta raíz (la carpeta básica) de la cual forman parte el resto de las subcarpetas, que tratan temas relacionados.

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Tarjeteros

Son carpetas con la hojas de plástico, petraladadas y pautadas con bolsillo interior cuya función es la organización clasificación y archivos de las tarjetas de presentación o publicidad.

Listines telefónicos

Son carpetas formadas por hojas que llevan una pestaña en el extremo derecho que sobresale y forman las letras del alfabeto para facilitar el orden y el archivo y mejor gestión de las direcciones y teléfono que son de interés para nosotros.

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SOBRES

Definición: Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. Actualmente, también se utilizan en oficinas o como parte del material escolar para introducir, documentos o trabajos. Son de otro material y se le han introducido pequeños cambios como el tamaño o el cierre.Sobres con broche: este tipo de sobre presenta un broche en su parte superior delantera para abrirlo y cerrarlo.

FICHEROS

Definición: Sistema de archivos físicos contenidos en cajas u otros elementos de almacenamiento que forman parte de un conjunto mayor como una biblioteca o archivo público o privado. A menudo, el fichero utiliza una taxonomía o sistema de clasificación común para todos sus contenidos que permiten la búsqueda de datos específicos de forma rápida y sencilla. El más común es el orden alfabético por concepto o autor, pero también puede clasificarse la información según áreas temáticas, por orden cronológico u otros criterios dependiendo de la información contenida en el fichero.

ALBUMES

Definición: Libro o cuaderno en cuyas hojas se colocan fotografías, cromos, sellos, monedas y cosas semejantes que se guardan o coleccionan. También puede darse el formato de un estuche con varias fundas colocadas a modo de libro para guardar discos de música.

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FUNDAS

Definición: Cubierta con que se envuelve o cubre algo:Tipos de fundas:

Fundas polipropileno: Fundas que permiten almacenar prácticamente cualquier tipo de documento aislándolo de forma eficaz de posibles daños como agua manchas etc…su gran ventaja es la flexibilidad y durabilidad.

Fundas PVC: Al igual que en el apartado principal su función además de almacenar el documento es la de aislarlo y protegerlo; se presenta en dos variables la de cristal (transparente) y la opaca

Bolsas zipp : Suman a las ventajas de aislar y proteger el documento un mayor grosor y densidad en su composición lo que facilita el que los documentos no se doblen o rasguen.

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ACCESORIOS DE ARCHIVO

Definición: Los accesorios de archivo pueden ser pestañas, etiquetas, identificadores o clasificadores tienen la función de facilitarnos la búsqueda de un documento dentro de una carpeta u otro tipo de archivador.

A la hora de poder encontrar un documento o carpeta en un lugar donde haya un gran número de ellas, es de gran utilidad que tengamos accesorios de archivo para que nos resulte menos

complicado encontrar lo que

Tipos de accesorios de archivo:

Archivadores de palanca

Tipos de archivadores de palanca: Archivador doble: Archivador con doble mecanismo para guardar sus recibos u otro tipo de documentos igual de importantes. Archivador de cartón: Archivadores de cartón forrados en papel,  dentro de esta categoría encontramos los archivadores jaspeados o “A-Z” más utilizados en la oficina. Archivadores de colores: Aparte de estos dos tipos de archivos, también hay de colores que aunque realizan la misma función son estéticamente más vistosos. Módulos archivadores: Son cajas de cartón en las que se pueden introducir 2 o más archivadores o carpetas de anillas para facilitar su orden y estética

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Archivo definitivo .

Archivo definitivo: Un archivo definitivo guarda los documentos antiguos o de poca consulta teniéndolos siempre ordenados y bien etiquetados. Cajas de transferencia: Las cajas de transferencias son una manera más de clasificar los archivos de forma definitiva, esta categoría es una forma antigua de archivar los documentos en las oficinas, existen en formato natural o apaisado. Contenedores: Son cajas de cartón donde se pueden introducir varias carpetas de archivos definitivos o cajas de transferencia.

CLASIFICADORES Y ACORDEONESAunque todos tienen y desarrollan la misma función, que es la de clasificar los documentos bien sea por días, meses o actividades se distinguen unos de otros por la capacidad de almacenaje.

Clasificadores y portafirmas. Clasificadores acordeón fuelle Clasificadores con lomo de fuelle Clasificadores de pared (tienen un enganche metálico con el cual se puede colgar en la

pared. Clasificadores de sobremesa (para colocar en un soporte)

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DOSSIERS

Definición: Un Dossier es un conjunto de documentos o informes acerca de un determinado asunto o persona contenidos en una carpeta o caja de cartón.

Tipos de dossiers:

Dossiers con clip: Es un dossier con un clip o mordaza a mano izquierda, que permite una mejor sujeción de las hojas. Dossiers uñeros: Es un dossier que tiene un semicírculo en la parte derecha para facilitar su apertura

PORTACARNETS

Definición: Los portacarnets son soportes de diferentes materiales fabricados para proteger los carnets o cualquier tipo de documento identificativo.

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INDICES

Definición: Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. En el índice se recogen los títulos de los distintos apartados y subapartados que conforman el trabajo y se consigna la página en que comienza cada uno de ellos. Pueden ser Índices numéricos o abecedarios.

Tipos de índices:

Índices numéricos Índices abecedarios

SEPARADORES

Definición: La funcionalidad del sistema de separadores para carpeta permite que los archivos de documentos sean fáciles de utilizar y administrar. Es un instrumento que sirve para ordenar o clasificar algo.

Tipos de separadores:

Separadores normales Separadores reutilizables: tienen la ventaja de poder ser reutilizados. Separadores imprimibles: tienen la ventaja de poder ser impresos. Pestañas reposicionales: son pestañas adhesivas a una hoja, y son imprimibles.