Sistema Inventarios INANNA Formato IEEE1362
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Requisitos del sistema
Proyecto: INANNA (Sistema de Inventarios)Revisión 1
Sistema de Inventarios INANNADescripción del sistema
Rev. 1Pág. 2
Marzo 2013
FT ING.DDR Descripción del sistema 01_00
Ficha del documento
Fecha Revisión Autor Verificado dep. Calidad.
21/03/2013 1Diego Fernando Ruiz SánchezDaniel Alberto Puccini
[Firma o sello]
Documento validado por las partes en fecha: [Fecha]
Por el cliente Por la empresa suministradora
Fdo. D./ Dña [Nombre] Fdo. D./Dña [Nombre]
Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema
Rev. 1Pág. 4
Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO 3
CONTENIDO 4
1 ALCANCE 6
1.1 Identificación [*] 6
1.2 Visión general del documento [*] 6
1.3 Visión general del sistema [*] 6
1.4 Personal involucrado [*] 6
2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS 6
3 SITUACIÓN ACTUAL 7
3.1 Antecedentes 7
3.2 Políticas y restricciones operacionales 7
3.3 Descripción del sistema o situación actual [*] 7
3.4 Tipos de usuarios 8
3.5 Mantenimiento / soporte 8
3.6 Necesidad y naturaleza de los cambios 8
3.7 Descripción de los cambios deseados 12
4 SISTEMA PROPUESTO 9
4.1 Antecedentes [*] 9
4.2 Políticas y restricciones operacionales [*] 9
4.3 Descripción del sistema propuesto [*] 9
4.4 Tipos de usuarios [*] 10
4.5 Mantenimiento / soporte [*] 10
4.6 Escenarios operacionales 10
4.8 Cambios considerados pero no incluidos 10
Requisitos del sistema
Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema
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5 Resumen de mejoras 11
Requisitos del sistema
Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema
Rev. 1Pág. 6
1 AlcanceEste documento se realiza con el fin de dar a conocer la situación actual de la empresa Distribuidora LEE, y del sistema propuesto para la misma, este a la vez va dirigido al señor Jhon Lee representante legal de su empresa y al instructor Henry Garzón de seguimiento de proyecto.
También se busca organizar y establecer los parámetros generales del proyecto y del sistema de inventarios, dando a conocer desde cómo surgió el proyecto hasta como culminará el mismo.
1.1 Identificación SI INANNA, es un sistema de inventarios que permite el control, la consulta y la organización de la empresa Distribuidora LEE. El nombre designado es SI INANNA.
1.2 Visión general del documento La visión general del documento es dar un relato detallado sobre el proceso del sistema de inventarios.
1.3 Visión general del sistema La visión de sistema es elevar las ventas de la empresa Distribuidora LEE. Así aumentando la productividad de la empresa; con esto llegar a ser una de las empresas más reconocidas y prestigiosas del sector.
1.4 Personal involucrado
Nombre Diego Fernando Ruiz SánchezRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Líder Proyecto, Analista, Diseñador y ProgramadorInformación de contacto 311 223 86 50Aprobación [Inserte aquí el texto]
Nombre Daniel Alberto PucciniRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Colabora Proyecto, Analista, Diseñador y ProgramadorInformación de contactoAprobación [Inserte aquí el texto]
Nombre Carlos Alberto Beltrán MeloRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Colabora Proyecto, Analista, Diseñador y Programador
Requisitos del sistema
Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema
Rev. 1Pág. 7
Información de contactoAprobación [Inserte aquí el texto]
Nombre William Javier Maldonado SánchezRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Analista, Diseñador y ProgramadorInformación de contactoAprobación [Inserte aquí el texto]
2 Documentos referenciadosNº Título Ruta Versión Fecha Autor
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Rev. 1Pág. 8
3 Situación actual
En la actualidad la empresa Distribuidora Lee, donde se va a implementar el Sistema de Inventario “INANNA” no cuenta con una base de datos para el almacenamiento de la información de las prendas con las que cuenta la empresa; todo este control se lleva a cabo en un archivo Excel, el cual hace la tarea más difícil y lenta.
3.1 Antecedentes
En la actualidad la empresa Distribuidora Lee, maneja un archivo Excel para saber el movimiento de la mercancía, ha sido difícil alimentarlo ya que no hay un control adecuado de este y hace este recurso no muy fiable. Hasta el momento no está en su totalidad actualizado y no hay una idea clara de cuanta mercancía hay existente en la empresa.
3.2 Políticas y restricciones operacionales
El sistema de inventario ¨INANNA¨ está diseñado únicamente para el uso del Administrador y la secretaria, a los cuales se les asignaran dos roles diferentes, uno es el Administrador ya que este es el encargado de alimentar la base de datos cuando llegue mercancía nueva y la existente en la empresa. Y un rol de Usuario que será la secretaria que únicamente estará actualizando la base de datos diariamente con la mercancía que se despacha a cada local y se vende.
3.3 Descripción del sistema o situación actual
La situación actual que se puede ver en Distribuidora Lee sobre el almacenamiento de la mercancía que están en la empresa, son archivos Excel los cuales componen las siguientes celdas:
Referencia Tipo Prenda
Cantidad # Color Cantidad Color
Tallas Cantidad Tallas
A continuación se explicara los datos que maneja cada celda:
En esta columna podemos ver que describe la cada prenda por un número de referencia.
Requisitos del sistema
Referencia SDD818
HB116 80348
10810
Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema
Rev. 1Pág. 9
En esta columna se describe en qué sede de Bogotá se encuentra ubicado el equipo de Hardware.
Cantidad # Color Cantidad Color Tallas Cantidad Tallas1200 5 240 S y M 6001000 8 125 S,M,L,XL 250800 1 800 Unica 8001500 5 300 S,M,XL 5001250 10 125 Unica 1250
Podemos observar que en estas columnas, nos muestra las diferentes variedades y cantidad de las prendas que se encuentran en la empresa.
Por lo que se observo anteriormente, este archivo de Excel es una forma desorganizada y desactualizada de almacenamiento de los datos, nada eficiente para una empresa que maneja una gran cantidad de prendas. Y no se tiene reportes del movimiento de la empresa en cuanto a ventas diarias, prenda de mayor movimiento, etc.
Requisitos del sistema
Tipo PrendaBlusa en blondaPashmina sencillaBlusa arabescoPashmina pepaschaqueta cremallera
Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema
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3.4 Tipos de usuariosTipo de usuario Administrador Responsabilidad Revisar los reportes y Modificar la base de datos Formación Ing SistemasHabilidades Conocimiento sobre lenguajes de programación Actividades Revisar la mercancía que sale hacia los localesInteracción con el sistema Actualización de datos
Tipo de usuario Secretaria Responsabilidad Mantener la base de datos actualizada Formación Auxiliar de contabilidad Habilidades Conocimiento de ofimática Actividades Actualizar la base de datos con la mercancía que llega, sale
hacia los locales y se vende por locales Interacción con el sistema Actualización de datos
3.5 Mantenimiento / soporte
No hay una revisión constante del movimiento de la empresa ya que el archivo Excel no da reportes precisos del funcionamiento de la empresa.
3.6 Necesidad y naturaleza de los cambios
Como se venía mencionando, este archivo de Excel hace que el proceso de registro y control de la mercancía sea lento y nada eficiente, no hay una seguridad sobre los datos que se almacenan, ni respectivas copias de seguridad.
3.7 Descripción de los cambios deseados
Con el Sistema de Inventario “INANNA” se pretende añadir nuevas funcionalidades que el archivo de Excel no posee, como por ejemplo:
Roles: El sistema debe permitir el ingreso de dos roles con diferentes permisos; el administrador quien es el encargado de revisar y actualizar la base de datos. Y el usuario que solamente la podrá diligenciar cuando llegue mercancía nueva, la salida de mercancía que necesita cada local para mantener surtido y las ventas que se hacen diarias.
Referencia: Cada prenda posee una referencia única que lo diferencia de las demás, y con este es posible localizar la prenda con mayor facilidad.
Reportes: También se añadirá una función que son los reportes los cuales brindara una mayor comprensión de la movilidad de la empresa.
Locales: se podrá observar la cantidad de mercancía que hay en cada local, la frecuencia con que se vende y el abastecimiento del local de mercancía que se haya vendido.
Estas nuevas funciones mencionadas fueron requeridas por el cliente, para una mejor información, eficiencia y seguridad del Sistema.
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4 Sistema propuesto
El sistema de inventario que se va a desarrollar, ayuda a agilizar, organizar y administrar la mercancía de la bodega, con el fin de evitar perdida de la misma y tener un mayor control de la empresa.
4.1 Antecedentes Los objetivos y el alcance del Sistema de inventario propuesto se anexan del documento principal del proyecto.
4.2 Políticas y restricciones operacionales
Al Sistema de inventario solo podrán ingresar el administrador y la secretaria, este estará alojado en la oficina principal en un servidor local. A esta aplicación solo podrá ingresar aquellas personas que tengan usuario y contraseña, dependiendo el rol podrá visualizar y modificar la base de datos.
4.3 Descripción del sistema propuesto
4.3.1. Requerimientos:
Requerimientos funcionales
Requerimientos no funcionales R Interfaz
Agregar nuevo producto al inventario
Computador para acceder al sistema
Fácil manejo Fácil accesibilidad
Modificar productos en el inventario
Aplicativo Lista para actualización de datos
Borrar productos del inventarios
Fácil portabilidad Formulario con loscampos requeridos para elregistro de un componente
Dar reporte de pérdidas de productos
Generar copias de seguridad Descripción de prendas
Realizar seguimiento de ventas en los diferentes locales
Buen tiempo de respuesta para que permita un mejor rendimiento del trabajo.
Campo donde se puede cambiar el precio del producto
Registro de usuarios Mantenimiento Campo para cambio de local
Reporte de disponibilidad de prendas o productos
Será un sistema de fácil usabilidad para todas las personas que ingresen al sistema
Listado de reporte de ventas
Reporte de ventas semanal, mensual y anual
Los colores predominantes van a ser el blanco negro y gris
Campo para listar compras
Reporte de cambio de precio de producto
El inventario contara con roles que tendrán sus respectivos permisos para el sistema de información
Campo para listar elementos faltantes del inventario general
Reporte de prendas por local
El sistema de información debe ser seguro para que no haya ninguna
Listado de Reporte prendas por local
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Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema
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infiltración de información o pérdida de esta misma
Registro de localesEl sistema debe generar informes.
Campo para escribir registro
Reporte prendas existentes
Listado de Reportes de prendas
Reporte seguimiento de producto
Listado de seguimiento de producto
4.3.2. Diagrama de flujo:
Llegada de la mercancía
Requisitos del sistema
InicioInicio
Operarios llevan la mercancía hacia la
bodega
Operarios llevan la mercancía hacia la
bodega
Revisión de la
mercancía
Revisión de la
mercancía
Organizar la mercancía en los
estantes disponibles
Organizar la mercancía en los
estantes disponibles
No llegada del pedido completoNo llegada del
pedido completo
Generar precios al por mayor y detal.
Generar precios al por mayor y detal.
Se genera una constancia de la
mercancía faltante.
Se genera una constancia de la
mercancía faltante.
Dar a conocer los precios de la nueva
mercancía
Dar a conocer los precios de la nueva
mercancía
FinFin
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Distribuir la mercancia nueva
Requisitos del sistema
InicioInicio
FinFin
Administrador Administrador
Bajar toda la
mercancía nueva
Bajar toda la
mercancía nueva
Ir bajando poco a poco la mercancía
Ir bajando poco a poco la mercancía
Dar nuevas referencia y
precios
Dar nuevas referencia y
precios
Revisar si llego
completa la mercancía
Revisar si llego
completa la mercancía
Se registra la salida de las prendas nuevas
Se registra la salida de las prendas nuevas
Generar reporte al bodeguero
Generar reporte al bodeguero
Llamar a clientes que
hay mercancía
nueva
Llamar a clientes que
hay mercancía
nueva
Organizar y exhibir las
prendas nuevas
Organizar y exhibir las
prendas nuevas
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4.4 Tipos de usuarios
Tipo de usuario Administrador (Encargado de la mercancía)Responsabilidad Recibir, revisar y documentar la mercancía que ingresa y
sale de la bodega. Asignar al bodeguero conteo y distribución de la mercancía a los diferentes locales.
Formación Ing Sistemas Habilidades Conocimiento en lenguajes de programación Actividades Revisar la mercancía que sale hacia los localesInteracción con el sistema Actualización de datos
Tipo de usuario Secretaria (Encargada de actualizar el inventario)Responsabilidad Mantener la base de datos actualizada Formación Auxiliar de contabilidad Habilidades Conocimiento de ofimática Actividades Actualizar la base de datos con la mercancía que llega, sale
hacia los locales y se vende por locales Interacción con el sistema Actualización de datos
4.5 Mantenimiento / soporte El servidor donde se encuentra alojada la información del sistema propuesto, periódicamente realiza una copia de seguridad para que no haya pérdida alguna de sus datos.
4.6 Escenarios operacionalesLa aplicación proporciona la información necesaria y permite añadir observaciones o modificaciones a la base de datos de las prendas que se encuentran en la empresa. Se pueden destacar los roles que se manejan, que simplemente son el usuario que en este caso será el encargado de estar actualizando la base de datos diariamente. Otro rol que se maneja es el administrador que normalmente va hacer el encargado de bodega el cual tendrá la tarea de actualizar la base de datos con la información de las prendas que entran y salen de esta.
4.7 Futuras evolucionesLa empresa maneja distintos procesos, en los cuales también hay manejo de facturación; en los requerimientos que se realizaron con el cliente no se tuvo en cuenta de incluir esto, pero se espera que más adelante el sistema de inventario contenga también la facturación de la empresa.
4.8 Cambios considerados pero no incluidosEn este momento no se conocen los cambios no incluidos.
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5 Resumen de mejoras
Todos los beneficios que trae SI INANNA son bastante agradables para la empresa Distribuidora LEE entre ellos mejorar y facilitar el control de la información de sus inventarios con esto evitar pérdidas de mercancías.
Se hace con el fin de implementar un sistema de inventarios que permita y garantice la seguridad de sus datos, para así obtener el máximo beneficio de sus ventas y llevar el porcentaje de perdida casi que a un 0%.
El sistema de inventarios INANNA tendrá nuevas características tales como descripción de cada prenda de ropa, esto quiere decir que cada prenda tendrá su código referencia, color, cantidad en stop, cantidad pedida entre otros, que a lo largo del desarrollo del SI se obtendrán.
Se asumirán dos roles, el “Administrador” y la “Secretaria”; el administrador se encargara de mantener el sistema de información actualizado con todas las novedades de se le apliquen respecto a información y poseerá el control total de este. La secretaria se encargara de ingresar información única y exclusivamente.
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