Sistema Integral de Contabilidad Armonizada Gubernamental ... · Clasificador por Objeto del Gasto...

Sistema Integral de Contabilidad Armonizada Gubernamental SADMUN v 2014 para CONALEP SINALOA

SADMUN® y todos sus Módulos son Marcas Registradas Propiedad de: SECOM

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Sistema Integral de Administración Municipal y Estatal

SADMUN v2014

Manual de usuario



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Índice

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 6

PRESUPUESTOS ............................................................................................................................................ 7

EL PRESUPUESTO DE INGRESOS ............................................................................................................................... 7

AUTORIZACIONES ........................................................................................................................................ 8

REGISTROS CONTABLES ............................................................................................................................... 8

LA LIQUIDACIÓN DEL GASTO ................................................................................................................................... 9

PANTALLA DE INICIO .................................................................................................................................. 11

MENÚ OPCIÓN DE LA PANTALLA DE INICIO ............................................................................................... 12

NUEVA EMPRESA ............................................................................................................................................... 12 ELIMINAR EMPRESA ........................................................................................................................................... 13 MODIFICAR EMPRESA ......................................................................................................................................... 14

ACCESO AL SISTEMA .................................................................................................................................. 15

INICIO DE SESIÓN ....................................................................................................................................... 16

PANTALLA DE BIENVENIDA ................................................................................................................................... 17

PANTALLA PRINCIPAL ................................................................................................................................ 18

BARRA DE MENÚ: ...................................................................................................................................... 19

MANTENIMIENTO ......................................................................................................................................... 19 CAMBIO DE EMPRESA ......................................................................................................................................... 19 CAMBIO DE USUARIO ......................................................................................................................................... 19 PREFERENCIAS .............................................................................................................................................. 21

Pestaña Datos Generales .......................................................................................................................... 22 Pestaña Firmas .......................................................................................................................................... 23 Pestaña Estado de Periodos ...................................................................................................................... 24 Pestaña Control IVA .................................................................................................................................. 25 Pestaña Folios ........................................................................................................................................... 26

MANEJO DE INFORMACIÓN .......................................................................................................................... 28 Respaldo de Información .......................................................................................................................... 29 Restauración de Información .................................................................................................................... 32

ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA ............................................................................................................................... 34 UTILERÍAS ......................................................................................................................................................... 37 REPROCESOS ..................................................................................................................................................... 37 REPROCESO DE PÓLIZAS ...................................................................................................................................... 37 REPROCESO DE AUTORIZACIONES ......................................................................................................................... 38 IMPORTAR PÓLIZAS DE ARCHIVO (CSV).................................................................................................................. 38

CREAR EL ARCHIVO DE EXCEL PARA LAS PÓLIZAS A IMPORTAR ................................................................. 39

MENÚ CATÁLOGOS .................................................................................................................................... 43

CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES ..................................................................................................................... 44 Captura de Cuentas ................................................................................................................................... 47



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CHEQUERAS .................................................................................................................................................. 49 Pestaña "Captura de Chequeras" .............................................................................................................. 49 Pestaña captura "Movimientos Pendientes" ............................................................................................ 51 Pestaña captura "Chequeras Existentes" .................................................................................................. 52

RUBROS ........................................................................................................................................................... 53 Captura de Rubros .................................................................................................................................... 54

RAMOS ............................................................................................................................................................ 55 DEPENDENCIAS .................................................................................................................................................. 57

Captura de Dependencias ......................................................................................................................... 58 USUARIOS ........................................................................................................................................................ 59

Registro de Usuarios ................................................................................................................................. 60 Registro De Usuarios pestaña "Pólizas" .................................................................................................... 62 Registro De Usuarios pestaña "Saldos"..................................................................................................... 63 Registro De Usuarios pestaña "Autorizaciones" ....................................................................................... 63 Registro De Usuarios pestaña "Presupuestos" .......................................................................................... 63 Registro De Usuarios pestaña "Proyectos" ............................................................................................... 64 Registro de Usuarios pestaña "Estados Financieros" ................................................................................ 64 Registro De Usuarios pestaña "Conciliaciones" ........................................................................................ 64 Registro de Usuarios pestaña "Proveedores" ........................................................................................... 65 Registro De Usuarios pestaña "Cierre Ejer." ............................................................................................. 65 Registro De Usuarios pestaña "Utilerías" ................................................................................................. 65

USUARIOS EN PROYECTOS ................................................................................................................................... 67 LISTADO DE CATÁLOGO DE CUENTAS...................................................................................................................... 68 LISTADO DE CATÁLOGO DE GRUPOS ....................................................................................................................... 69

MENÚ PROVEEDORES ................................................................................................................................ 70

RECEPCIÓN DE FACTURAS .................................................................................................................................... 71 Provisionar un Proveedor / Creación de Contra-Recibos .......................................................................... 71 Emisión de Contra-Recibos a Proveedores ................................................................................................ 72

PROGRAMACIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES .......................................................................................................... 74 Captura de Programación de Pagos ......................................................................................................... 75

CATÁLOGO DE CLIENTES/PROVEEDORES ................................................................................................................. 77 Captura de Contribuyentes ....................................................................................................................... 78

MODIFICACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES ...................................................................................................... 80 CHEQUES ENTREGADOS A PROVEEDORES ................................................................................................................ 81 CHEQUES ENTREGADOS A CONTABILIDAD ............................................................................................................... 82 CONSULTA DE SALDOS PROVEEDORES .................................................................................................................... 83 REPORTE DIARIO DE CHEQUES ENTREGADOS A CONTABILIDAD .................................................................................... 84 DETALLE/ RESUMEN DE FACTURAS ........................................................................................................................ 85

MENÚ CLASIFICADORES ............................................................................................................................. 87

CLASIFICADOR POR OBJETOS DE GASTOS ................................................................................................................ 88 Captura de Clasificadores por Objeto de Gasto (COG) .............................................................................. 89

CLASIFICADOR POR OBJETOS DE INGRESOS .............................................................................................................. 90 Captura de Clasificadores por Rubro de Ingresos ..................................................................................... 91

CLASIFICADOR ADMINISTRATIVO ........................................................................................................................... 92 CLASIFICADOR ECONÓMICO ................................................................................................................................. 93 CLASIFICADOR POR FUNCIONALIDAD ...................................................................................................................... 94 GÉNEROS ......................................................................................................................................................... 95 RUBROS DE CUENTAS.......................................................................................................................................... 96

MENÚ PRESUPUESTOS ............................................................................................................................... 97



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CONSULTA DE PROYECTOS DE PRESUPUESTOS.......................................................................................................... 97 Captura de Proyectos de Presupuestos Ejecutivos .................................................................................... 98

AGREGACIÓN DE COG A PROYECTOS DE PRESUPUESTOS ........................................................................................... 99 CONTRATOS .................................................................................................................................................... 100

Captura de Contratos/Obras ................................................................................................................... 101 OBRAS ........................................................................................................................................................... 102

Captura de Obras .................................................................................................................................... 103 TRANSFERENCIAS DE PRESUPUESTOS .................................................................................................................... 103

Captura de Transferencias y Ampliaciones Presupuestales .................................................................... 104 PROYECTOS MODIFICADOS POR COG .................................................................................................................. 106 PROGRAMAS, FUNCIONES, SUB... ....................................................................................................................... 107

Captura de Programas ............................................................................................................................ 108 PRESUPUESTO DE INGRESOS ............................................................................................................................... 109 CONSULTA DE PRESUPUESTO X PROYECTO ............................................................................................................ 110 CONSULTA DE PRESUPUESTO X COG ................................................................................................................... 111

CONSULTA DE PRESUPUESTO X CUENTA .................................................................................................. 112

AVANCE FINANCIERO (PRES. X PROG) .................................................................................................................. 113

MENÚ AUTORIZACIONES/ÓRDENES......................................................................................................... 116

AUTORIZACIONES/ÓRDENES .............................................................................................................................. 117 Captura de Autorizacioes/Órdenes ......................................................................................................... 118

MODIFICAR AUTORIZACIONES ............................................................................................................................. 120 IMPORTAR AUTORIZACIONES DESDE UN ARCHIVO DE EXCEL ...................................................................................... 121 CATÁLOGO DE PRODUCTOS ................................................................................................................................ 124 CATÁLOGO DE GRUPOS DE PRODUCTOS ............................................................................................................... 124 LISTADO DE AUTORIZACIONES ............................................................................................................................ 126 CONFIGURACIÓN DE FOLIOS ............................................................................................................................... 127

MENÚ CONTABILIDAD ............................................................................................................................. 128

PÓLIZAS REGISTRADAS (CHEQUES, DIARIO E INGRESOS) .......................................................................................... 129 Captura de Pólizas................................................................................................................................... 130

PÓLIZA DE EGRESOS/ CHEQUE: ................................................................................................................... 131 PÓLIZA DE DIARIO: .................................................................................................................................. 133

CONSULTA DE PÓLIZAS ...................................................................................................................................... 134

PÓLIZA ABIERTA POR EL USUARIO ........................................................................................................... 136

INGRESOS DIVERSOS ......................................................................................................................................... 137 CAPTURA DE INGRESOS DIVERSOS ....................................................................................................................... 138 AL REGISTRAR UN INGRESO EN ESTA VENTANA, AUTOMÁTICAMENTE SE CREARÁ LA PÓLIZA DE INGRESOS, QUE SE MOSTRARÁ EN EL MENÚ

CONTABILIDAD>CHEQUES, DIARIO E INGRESOS.VERIFICADOR DE PÓLIZAS .............................................................. 138 VERIFICADOR DE PÓLIZAS .................................................................................................................................. 139 IMPRESIÓN DE PÓLIZAS ..................................................................................................................................... 141 REPORTE DIARIO DE CHEQUES ............................................................................................................................ 143 CONSULTA AUXILIAR DE SALDOS ......................................................................................................................... 145 CONSULTA ANALÍTICA DE SALDOS ....................................................................................................................... 146 CONSULTA PAGOS A PROVEEDORES ..................................................................................................................... 147

MENÚ CONCILIACIONES BANCARIAS ....................................................................................................... 148

MOVIMIENTOS DEL BANCO ................................................................................................................................ 149 CONCILIACIÓN BANCARIA .................................................................................................................................. 152 LISTADO DE MOVIMIENTOS DE BANCO ................................................................................................................. 153



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LISTADO DE MOVIMIENTOS DE NOSOTROS ............................................................................................................ 154

MENÚ ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................................................. 155

BALANZA DE COMPROBACIÓN ............................................................................................................................. 156 ANALÍTICA DE SALDOS ....................................................................................................................................... 157 AUXILIARES Y MAYOR ....................................................................................................................................... 158 DIARIO GENERAL ............................................................................................................................................. 159 ESTADO DE CUENTA DEL CATÁLOGO .................................................................................................................... 160 INFORME DE INGRESOS/EGRESOS ........................................................................................................................ 161 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ..................................................................................................................... 162 ESTADO DE ACTIVIDADES (RESULTADO) ................................................................................................................ 163 FLUJO DE EFECTIVO .......................................................................................................................................... 164 ESTADO ANALÍTICO DEL ACTIVO .......................................................................................................................... 165 ESTADO ANALÍTICO DE INGRESOS PRESUPUESTALES ................................................................................................ 166 ESTADO ANALÍTICO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS ................................................................................................ 167

MENÚ CIERRES DE EJERCICIO ................................................................................................................... 168

APERTURA Y TRASPASO DE SALDOS ..................................................................................................................... 171



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Contabilidad Armonizada 2012

Sistema Integral de Administración Municipal

SAdMun

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Administración Municipal (SADMUN) es un conjunto de herramientas contables-administrativas que permiten el registro electrónico con base acumulativa y en tiempo real de las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial de los entes públicos y de las finanzas públicas, manteniendo un registro histórico detallado y en tiempo real de las operaciones realizadas como resultado de su gestión financiera. Así, SADMUN, está conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar las finanzas del ente público, bajo el régimen establecido por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, pero permitiendo modificaciones eventuales, de acuerdo a las disposiciones administrativas de carácter local o a la modificación de los propios lineamientos establecidos por el Consejo de Armonización Contable, entre los que se cuentan:

Marco Conceptual de Contabilidad Gubernamental.

Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental.

Norma y Metodología para la determinación de los Momentos Contables de los Egresos.

Norma y metodología para la determinación de los Momentos Contables de los Ingresos.

Plan de Cuentas.

Norma y Metodología para la Emisión de Información Financiera y Estructura de los Estados

Financieros Básicos y características de sus notas.

Clasificador por Rubro de Ingresos.

Clasificador por Objeto del Gasto.

Lineamientos sobre los Indicadores para Medir los Avances Físico y Financieros Relacionados con los

Recursos Federales.

Clasificador por Objeto del Gasto a nivel de partida genérica.

Clasificador por Tipo de Gasto.

Clasificador Funcional del Gasto a segundo nivel.

Manual de Contabilidad Gubernamental.

Por lo que el sistema SADMUN se actualiza constantemente conforme a las modificaciones o nuevos lineamientos emitidos por el CONAC y la propia Ley General de Contabilidad Gubernamental, permitiendo a los usuarios mantenerse siempre al día respecto a la armonización contable, además de recibir la capacitación y ayuda necesarias en todo momento, de manera personal, vía telefónica o en línea, gracias al equipo de colaboradores de SECOM, siempre dispuestos para ayudarles.



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Es muy importante que el usuario lea los manuales que ofrece el Consejo Nacional de Armonización Contable en su página de internet (http://www.conac.gob.mx/consejo.html), así como asistir a los cursos al respecto que cada unidad gubernamental promueve para que comprenda cabalmente los criterios que ese órgano coordinador ha emitido para que la contabilidad gubernamental y la información financiera de los entes públicos, contribuyan a medir la eficacia, economía y eficiencia del gasto e ingresos públicos.

PRESUPUESTOS Una vez que se han conformado los presupuestos de egresos e ingresos, el usuario deberá localizar cada uno de los rubros de los que se componen esos presupuestos, en los catálogos que para tal efecto proporciona el CONAC. De esta manera, el usuario seleccionará los códigos que el consejo proporciona para cada uno de los gastos o ingresos presupuestados, para posteriormente ingresarlos en el sistema, el que en base a eso simplificará su registro contable. Es aquí donde se inicia el recorrido de las cuentas presupuestarias, con el registro del presupuesto aprobado. Para facilitarle al ente público el registro de la contabilidad, es de suma importancia que el presupuesto que se registre sea lo más apegado posible a la realidad, pues de esa manera no habrá necesidad de hacer registros adicionales por transferencias entre presupuestos. La nueva contabilidad gubernamental ha incluido cuentas contables presupuestales, tanto para los egresos como para los ingresos, mismas que se han de reflejar en cada momento contable por el que atraviesan los gastos y los ingresos.

El presupuesto de ingresos

Las cuentas presupuestarias de ingresos son: 8110 – Ley de Ingresos Estimada. Es el momento contable que se origina al pronosticar el presupuesto de

ingresos. 8120 – Ley de Ingresos por Ejecutar. Es el momento contable contraparte de la cuenta anterior y representa

el monto del ingreso que el ente público recaudará durante el ciclo contable. 8130 – Modificaciones a la Ley de Ingresos Estimada. Es el momento contable que registra el aumento o la

disminución de los presupuestos de ingresos. 8140 – Ley de Ingresos Devengada. Es el momento contable que registra el momento en que existe el

derecho de cobro del motivo de ingresos del ente público. 8150 – Ley de Ingresos Recaudada. Registra el momento contable del momento del cobro del monto de

ingreso. El presupuesto de egresos Las cuentas presupuestarias de egresos son: 8210 – Presupuesto de Egresos Aprobado. Es el registro del momento contable del presupuesto de egresos y

es uno de los pilares de la nueva contabilidad gubernamental. 8220 – Presupuesto de Egresos por Ejercer. Es el momento contable contraparte de la cuenta anterior. 8230 – Modificaciones al Presupuesto de Egresos Aprobado. Representa el registro del momento contable de

cualquier ampliación o transferencia entre presupuestos de egresos. 8240 – Presupuesto de Egresos Comprometido. Es el momento contable que registra la aprobación de un

gasto, la adquisición de bienes, o bien cualquier compromiso de obra pública, que en nuestro programa se generará al elaborar una autorización presupuestal.

8250 – Presupuesto de Egresos Devengado. Es el momento contable que determina el reconocimiento de un adeudo, ya sea al realizar la provisión de un gasto o la recepción de facturas de proveedores.

http://www.conac.gob.mx/consejo.html



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8260 – Presupuesto de Egresos Ejercido. Es el momento contable que refleja el uso apropiado del gasto para los fines del ente público.

8270 – Presupuesto de Egresos Pagado. Es el momento contable que registra la liquidación del egreso que el ente público comprometió al expedir una autorización presupuestal.

Por tal motivo, al registrar un presupuesto obtendremos una Póliza de Diario serie A (Apertura) con los siguientes registros: CARGO a 8210-Presupuesto de Egresos Aprobado ABONO a 8220-Presupuesto de Egresos por Ejercer

AUTORIZACIONES Para ejercer el presupuesto de egresos que anteriormente hemos registrado, es necesaria la creación de una Autorización Presupuestal (AP), que es –digamos- un permiso para ejercer parcial o totalmente uno o varios rubros del presupuesto. En base a esa AP, es como se generarán automáticamente las pólizas con las cuentas contables presupuestarias y de gasto necesarias. Al emitir una Autorización Presupuestal en el programa SAdMun, se está emitiendo al mismo tiempo –si se necesita- una orden de compra debidamente foliada, que podrá expedirse para solicitar a un proveedor los materiales o bienes motivo del gasto. Ante esto, el sistema registra automáticamente una Póliza de Diario serie C (Comprometido), con los siguientes momentos contables: CARGO a 8220-Presupuesto de Egresos por Ejercer ABONO a 8240-Presupuesto de Egresos Comprometido

REGISTROS CONTABLES La provisión del gasto En el sistema SAdMun es posible registrar la provisión de la deuda de dos maneras: 1. Contra-recibos El contra-recibo es en nuestro sistema la provisión de un pago a proveedores. Al recibir una factura del proveedor, SAdMun crea el contra-recibo para entregar al proveedor, con lo que automáticamente se crea la Póliza de Diario serie D (Devengado) 2. Provisión directa en una póliza de diario En este caso la provisión de un pago, nómina por ejemplo, se lleva a cabo por el usuario directamente en una póliza de diario, a la que el usuario puede asignar la serie que desee. Aquí existe la facilidad de indicarle al sistema que se quiere provisionar un pasivo, para que SAdMun automáticamente registre todos los momentos contables necesarios. En ambos casos los momentos contables se registran automáticamente de la siguiente manera: CARGO a 5XXX-Gasto CARGO a 8240-Presupuesto de Egresos Comprometido CARGO al IVA Acreditable (Cuando es necesario para el ente público) ABONO a 8250-Presupuesto de Egresos Devengado ABONO a la cuenta del pasivo provisionado (2XXX)



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La liquidación del gasto

La liquidación del gasto, que generalmente sucede con un cheque, se registra también automáticamente en el sistema SAdMun. Para tal efecto, existen varias posibilidades para liquidar una AP.

Póliza de Egresos sin el gasto provisionado

Póliza de Egresos con el gasto provisionado

Póliza de Diario sin el gasto provisionado

Póliza de Diario con el gasto provisionado Cuando el gasto está provisionado, el programa SAdMun automáticamente reconoce los momentos contables que ya se han registrado con anterioridad y solo registra los momentos contables restantes. En este caso, se registran automáticamente los siguientes momentos CARGO a 2XXX-Pasivo provisionado CARGO a 8250-Presupuesto de Egresos Devengado CARGO a 8260-Presupuesto de Egresos Ejercido ABONO a 1112-Banco ABONO a 8260-Presupuesto de Egresos Ejercido ABONO a 8270-Presupuesto de Egresos Pagado NOTA: Cuando el gasto se liquida en una Póliza de Egresos, el sistema crea automáticamente este último registro del abono al Banco; pero cuando el gasto se liquida en una Póliza de Diario (por una transferencia bancaria o el pago de las comisiones bancarias, por ejemplo), el usuario deberá de registrar manualmente la cuenta bancaria (u otra) con la que se está liquidando el adeudo. Cuando el gasto no está provisionado, SAdMun automáticamente hará todos los cargos y los abonos de las cuentas presupuestarias pendientes desde la creación de la AP, por lo que los registros serían los siguientes: CARGO a 5XXX-Gasto CARGO a 2XXX Pasivo provisionado CARGO al IVA Acreditable (Cuando es necesario para el ente público) CARGO a 8250-Presupuesto de Egresos Devengado CARGO a 8260-Presupuesto de Egresos Ejercido CARGO a 8240-Presupuesto de Egresos Comprometido ABONO a 1112-Banco ABONO a 8250-Presupuesto de Egresos Devengado ABONO a 2XXX-Pasivo provisionado ABONO a 8260-Presupuesto de Egresos Ejercido ABONO a 8270-Presupuesto de Egresos Pagado CONCLUSIÓN: Este es a grandes rasgos, el proceso que se debe de seguir para el registro de los gastos del ente público, de acuerdo a los requerimientos del Consejo Nacional de Armonización Contable. Le invitamos a leer el siguiente manual que le explicará paso a paso la funcionalidad del programa SAdMun.



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Pantalla de inicio

Barra del menú. Solamente muestra Opción, donde se pueden encontrar las acciones: Agregar Empresa, Eliminar Empresa y Modificar Empresa. Se recomienda en un principio que además del personal de SECOM, sólo personal capacitado en el funcionamiento de redes y SQL modifiquen estos parámetros, pues su uso inadecuado puede dejar al usuario desconectado de la base de datos.

Empresas Instaladas Muestra las empresas instaladas en el sistema (En caso de que exista más de una empresa instalada).

Entrar Una vez seleccionada la empresa a la que se desea ingresar, se oprime este botón, con lo que se abre la ventana de acceso al sistema.

Cancelar Salir del Sistema SAdMun Contabilidad Armonizada.



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MENÚ OPCIÓN DE LA PANTALLA DE INICIO

Nueva Empresa

Al seleccionar la opción Nueva Empresa, se abre la ventana Datos de la Empresa, donde el usuario deberá asignar los datos de la nueva empresa a iniciar.

Es necesario que el usuario conozca correctamente todos los datos del servidor en donde se encuentra la base de datos del sistema SAdMun.

En el campo Nombre de la Empresa, deberá ingresarse el nombre completo del organismo público, tal como está registrado legalmente.

Para el campo Clave de Instalación, deberá solicitar a SECOM la clave necesaria para el ingreso de los usuarios del ente público. Una vez que SECOM ha proporcionado la clave de acceso, ingresarla en este campo.

En el campo Servidor, el usuario deberá ingresar la ruta en donde está instalado el archivo de la base de datos, ya sea en un servidor, en otro CPU o en el mismo CPU del usuario.

En los campos Usuario del Servidor y Contraseña del Servidor, se deberán de ingresar el nombre y la contraseña del usuario registrados para ingresar al servidor SQL donde está instalada la base de datos.

En el campo Nombre de la Base de Datos se escribe el nombre con el que se identifica a la base de datos del sistema de contabilidad armonizada dentro del servidor SQL.

Una vez especificados todos estos datos correctamente, el nombre de la Nueva Empresa aparecerá en la ventana de inicio del sistema, desde donde se podrá acceder para empezar a registrar la contabilidad del ente público.



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Eliminar Empresa

Al seleccionar esta opción nos aparece una ventana preventiva que nos indica que la empresa será eliminada.

Si se oprime el botón SÍ, solamente se eliminarán los datos que se muestran en la Pantalla de Inicio, pero la base de datos ya capturada seguirá en el servidor. Esta opción es empleada cuando un servidor utiliza varias terminales desde donde se registra la contabilidad en diversas áreas, y se desea eliminar la empresa en una de las terminales, por lo que las otras pueden seguir trabajando correctamente.



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Modificar Empresa

Esta opción es necesaria cuando cambia algún dato de los que se registran originalmente al dar de alta una Nueva Empresa, por lo que aparece una ventana similar en la que únicamente será necesario actualizar los datos, por ejemplo, cuando la base de datos se cambia de servidor.

Solamente el administrador del sistema debe de hacer este tipo de cambios.



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Acceso al sistema

Una vez presionado el botón ENTRAR de la pantalla de inicio, se abre la Ventana de Acceso al Sistema.

Nombre de la Empresa Aquí se muestra el nombre de la empresa o dependencia.

Campo de Contraseña Aquí se deberá introducir la clave específica para el ente público, otorgada por SECOM, para ingresar al sistema.

Aceptar Una vez ingresada la clave correcta, se accede a SAdMun. Si la clave es incorrecta, el campo Contraseña se despeja para que se anote de nuevo. No se podrá acceder al sistema hasta que se ingrese la clave correcta.

Cancelar Al oprimir este botón, el sistema se cierra.



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Inicio de Sesión

Una vez dentro del programa SAdMun, aparece la pantalla de Inicio de Sesión.

Campo de contraseña En este campo se introducirá la contraseña para poder ingresar. La contraseña predeterminada para el primer uso del sistema es 123, la cual se tendrá que modificar para mayor seguridad y protección de la información que se registra.

Campo de Usuario Aquí se introducirá el nombre de usuario. El sistema muestra de manera predeterminada el usuario ADMINISTRADOR GENERAL.

Aceptar Acceso al sistema (una vez llenados los campos de Usuario y Contraseña).

Cancelar Cancelar el Inicio de Sesión.



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Pantalla de bienvenida

Una vez validados los campos de Usuario y Contraseña se mostrará la pantalla de bienvenida, la que automáticamente cambiará a la pantalla principal del programa.



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Pantalla principal

Menú del Sistema Muestra cada uno de los módulos de operación de SAdMun.

Barra de Menú Muestra las opciones para cada uno de los módulos de operación del sistema.

Área Principal de Trabajo Dentro de esta pantalla se mostrarán las diferentes ventanas de captura, así como también los reportes de consulta para imprimir.

Accesos Directos Aquí se muestran accesos directos para los módulos de l sistema más usados.



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BARRA DE MENÚ:

En la barra de menú del sistema se encuentran las herramientas necesarias para la correcta operación de la base de datos de los registros contables.

MANTENIMIENTO

En la opción Mantenimiento, el usuario puede cambiar de empresa –cuando maneja 2 o más, cambiar de usuario, establecer la configuración del programa, e incluso hacer respaldos de la base de datos y restaurar a un estado anteriormente respaldado.

Cambio de Empresa

En esta opción, se abrirá una ventana desde donde el usuario podrá cambiar de empresa, siempre y cuando tenga agregada dos o más entes públicos en su sistema. Al seleccionar esta opción, se abre la Pantalla de Inicio, igual que cuando se abre el programa.

Cambio de Usuario

Al seleccionar esta opción, se abre la ventana de Cambio de Usuario, donde el usuario deberá ingresar sus datos para el cambio de usuario.



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PREFERENCIAS

En esta opción, los administradores del programa podrán configurar una gran variedad de datos acerca de la operación del programa y la configuración de los estados financieros.

Al seleccionar esta opción se abre la ventana de Configuración General, la cual contiene 5 pestañas para editar diferentes áreas o tipos de datos.

Pestañas Representan diversos tipos de registro de datos de la empresa o dependencia.



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Pestaña Datos Generales

En esta pestaña se registran los datos del ente público en los campos de Nombre de la empresa, Dirección, Colonia, Población y Estado, R.F.C., Código Postal y Teléfonos. En el campo Ejercicio Actual se selecciona el ejercicio que se va a registrar.

Casillas Activar Ramos y Dependencias Activar Ramos y Dependencias en Momentos Contables siempre debe estar activado para que el sistema registre los presupuestos por Ramo y Dependencia, lo que facilitará contabilizar los gastos más detalladamente por departamento. Activar Ramos en Autorizaciones y Activar Dependencias en Autorizaciones. Estas casillas se marcan cuando se desea que en las autorizaciones presupuestales aparezca un campo para especificar un ramo o una dependencia. Se usa cuando el presupuesto se ha calculado globalmente, pero se desea contabilizar el gasto generado por cada ramo o dependencia, o en ciertos departamentos específicos.

Botón Grabar/Salir

Una vez que se ha completado el registro de los datos, se oprime el botón Grabar/Salir, tras lo cual se abrirá una ventana de autorización donde el usuario deberá proporcionar su nombre y contraseña.



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Pestaña Firmas

En esta pestaña se registran los nombres de quienes firmarán los documentos informativos del ente público:

Pie de Página/Pólizas de Diario En esta área se ingresan los nombres de quienes firmarán todos los tipos de pólizas que se registran e imprimen. En el campo Forma de Póliza Diario/Ingreso, se registra la dirección donde se encuentra el formato de la póliza ya editado conveniente a las necesidades del ente público.

Pie de Página/Documentos Informativos En los campos Nombre y Puesto, se ingresarán los nombres y el puesto de quienes firmarán los estados financieros que se generen con los registros contables.



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Pestaña Estado de Periodos

Periodos Ene-Dic En la pestaña Estado de Periodos se establece en qué meses se pueden registrar movimientos contables, y cuáles están cerrados para que los usuarios no puedan agregar ni modificar movimientos de esos periodos, con el fin de evitar errores o malos manejos de los registros contables.



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Pestaña Control IVA

Cuando el ente público maneja actividades empresariales con recuperación de impuestos, es en esta pestaña donde el administrador del sistema debe agregar las cuentas contables en las que se registrarán los movimientos de IVA e ISR.

Para confirmar que esta dependencia está sujeta a las disposiciones fiscales del IVA, debe marcar una de las casillas de verificación que se encuentran en la parte inferior de la ventana:

Entidad Recupera IVA (Gastos Mas IVA) se refiere a aquellas entidades que recuperan el IVA, cuyo presupuesto de egresos está calculado sin el IVA.

Entidad Recupera IVA (Gastos IVA incluido) se refiere a aquellas entidades cuyo presupuesto esta calculado con el IVA incluido.

Para aquellos entes públicos que no recuperan IVA, es necesario que ninguna de las casillas estén marcadas. NOTA: Es muy importante que al registrar la cuenta del IVA en el catálogo de Cuentas Contables, en el campo Operación Adicional se elija la opción de IVA/Proveedores, pues de esta manera, el sistema SAdMun creará la base de datos necesaria para llevar el control de los importes de cada factura de cada proveedor y facilite la creación de los reportes fiscales correspondientes al IVA y al DIOT.



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Pestaña Folios

Configuración de Folios, Formatos y Ruta de Formas El administrador del sistema podrá configurar los números de folio que se registrarán al momento de crear una autorización presupuestal y su orden consecuente. En las rutas de formas, los formatos de impresión se pueden encontrar en la carpeta donde se instaló el programa SADEGRESOS. Generalmente es C:\Archivos de Programa\SECOM\SADEGRESOS\Formas, donde se elige el formato orden para los dos primeros campos, solamente se va modificando el folio de acuerdo a las órdenes de compra que se vayan imprimiendo.



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Pie de Página/Documentos Informativos Aquí el administrador del sistema configurará los nombres de las personas que deben aparecer en los pies de página de las Autorizaciones y Órdenes de Compra que se registren.



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MANEJO DE INFORMACIÓN

En la barra del menú del sistema SADMUN en la opción Mantenimiento, existe la opción Manejo de Información, donde el usuario puede hacer respaldos de la información o restaurarla posteriormente en caso de error.



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Respaldo de Información

Al elegir la opción Respaldo de Información, se abre la ventana Respaldo de Base de Datos, donde el usuario podrá crear un respaldo de los registros contables del ejercicio actual, siempre y cuando se encuentre en la computadora o servidor donde se ha creado la base de datos del sistema SAdMun.

En el campo Directorio de Respaldo, el usuario debe de elegir la carpeta donde se creará el respaldo de los

registros contables, seleccionando el botón Buscar Directorio , donde se abrirá la ventana de búsqueda del sistema operativo Guardar como, para que el usuario pueda buscar y elegir la carpeta donde se creará el respaldo.



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Una vez seleccionada la carpeta de destino, en esa misma ventana de búsqueda se selecciona el nombre que se le dará al respaldo. SECOM, por default guarda sus bases de datos con el nombre de SADEGRESOS_ seguido de las iniciales del ente público (Ejemplo SADEGRESOS_DEMOSTRACION). Una vez descrito el nombre, se selecciona el botón Guardar de la ventana del sistema operativo, con lo que se regresa a la ventana anterior, donde ahora se muestra el directorio donde se creará el respaldo.

A continuación se selecciona el botón Procesar y una vez realizado el respaldo, el sistema mostrará la ventana de confirmación. Dependiendo del tamaño de la base de datos y la velocidad del procesador de la computadora, podrá tardar algunos minutos en realizarse el respaldo, por lo que el sistema puede parecer quedarse congelado.

Si se dirige a ese directorio encontrará el archivo de respaldo .Bak



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NOTA: Es muy importante que el administrador del sistema, o cualquier usuario asignado para ello, haga un respaldo por lo menos semanal del sistema y a su vez lo guarde en un dispositivo diferente a la computadora donde se generó el archivo .BAK (como por ejemplo una memoria USB), pues así los registros contables estarán siempre disponibles para restaurarse en caso de cualquier contingencia con las computadoras o los servidores del ente público, con poca pérdida de tiempo y esfuerzo para volver a registrar todo el ejercicio.



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Restauración de Información

Al elegir esta opción, se abre la ventana Restauración de la Base de Datos, donde solamente el administrador del sistema de egresos podrá restaurar los registros contables a un punto respaldado anteriormente, además de que deberá hacerse en la computadora o servidor en donde se encuentre la base de datos de los registros contables. Es sumamente delicado hacer uso de este recurso, pues todos los registros capturados después de haber hecho el respaldo se perderán sin posibilidad de recuperarlos, por lo que solamente el personal autorizado deberá de realizar este procedimiento.

Al igual que en el Respaldo de la Base de Datos, el usuario deberá de buscar con el botón el directorio donde se guarda la base de datos a restaurar.



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Una vez seleccionado el respaldo a restaurar, se vuelve a la ventana de Restauración de la Base de Datos, donde al oprimir el botón Restaurar se abre la ventana de autorización que pide el nombre del usuario y la contraseña de quien está autorizado a realizar este recurso del sistema.

Una vez validado al usuario, el sistema restaurará la base de datos. Dependiendo del tamaño de la base de datos y la velocidad del procesador de la computadora, podrá tardar algunos minutos en realizarse la restauración, por lo que el sistema puede parecer quedarse congelado, hasta que aparezca la ventana de confirmación.



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Actualización del sistema

En la barra del menú del sistema SADMUN, en la opción Ayuda, se debe verificar constantemente si existe alguna actualización del sistema, con el fin de obtener la versión más avanzada del programa. Cuando no hay actualizaciones y el sistema está al día, le aparecerá el siguiente mensaje:

Cuando sí existen actualizaciones, aparecerá una ventana informando de una nueva actualización y la pregunta de si quiere actualizarla.

Se presiona el botón SI y aparece otra ventana que le pregunta si desea cerrar la aplicación; también le oprime el botón SÍ para que se cierre el programa y pueda empezar la actualización.



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A continuación se abre la ventana de actualización del programa, preguntando de nuevo si desea que se cierre el programa. Al oprimir SÍ, empieza la actualización.

Una vez actualizada la versión, el programa se reinicia solo. Avisos de error de actualización

Cuando sale este aviso, es necesario solicitar al técnico de SECOM que revise la configuración del sistema, para asegurarse de que se cuenta con el archivo adecuado para la actualización automática.



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Cuando sale este aviso, es necesario revisar el Firewall del sistema operativo Windows, pues muy probablemente está bloqueando la comunicación del archivo de actualización con el servidor de SECOM.



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Utilerías En la barra del menú del sistema SAdMun, también se encuentra la opción Utilerías con una variedad de herramientas para manejar y actualizar los registros del sistema.

Reprocesos

Como parte del proceso de mantenimiento de la base de datos, el usuario debe reprocesar pólizas y autorizaciones mensualmente, con lo que el sistema hará las correcciones necesarias para generar los reportes de estados financieros más acertadamente.

La función de reproceso (o re-indexado) es una herramienta diseñada para que el software de SADMUN vuelva a procesar las modificaciones que el usuario, o incluso el sistema automático ha hecho en su base de datos. Es útil para casos en los que los parámetros de los registros han sufrido cambios, es decir, el re-indexado corrige los registros que salieron incorrectos debido a cambios en las cuentas contables, pólizas o autorizaciones.

Reproceso de Pólizas

En esta ventana se elegirá el periodo en el que se desea reprocesar los datos. Un reproceso normal hace un reacomodo rápido de los datos sin detallarle los errores al usuario, mientras que un detallado se detiene para avisarle con ventanas informativas de los errores que encuentra durante el reproceso. Para iniciar el reproceso se oprime el botón de Reprocesar. Cuando hay alguna póliza incorrecta, al llegar a esa parte del reproceso se abrirá una ventana informativa indicando que una cuenta registrada no existe o que hay una diferencia en los importes de la póliza, por lo



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que el usuario deberá tomar nota del número de cada póliza o de cada cuenta contable errónea para corregirla.

Reproceso de Autorizaciones

Al igual que las pólizas, la base de datos de las autorizaciones también puede contener movimientos que no se modifican completamente, por lo que hay que reprocesarlas mensualmente.

Una vez terminado el proceso, aparece la ventana que nos indica que el proceso se ha completado.

Importar Pólizas de Archivo (CSV)

En la barra de menú del sistema, en la opción Utilerías, los usuarios pueden importar pólizas desde un archivo de Excel, al elegir Importar Pólizas, desde donde se abre la ventana siguiente:



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Ruta de la Póliza

En este campo se introduce la localización del archivo a imprimir. Mediante el botón es posible la búsqueda del archivo en el disco duro o la red.

CREAR EL ARCHIVO DE EXCEL PARA LAS PÓLIZAS A IMPORTAR

El primer renglón se usa para el encabezado de la póliza, por lo que se inicia con la letra E. A partir de la segunda columna los renglones son usados para el detalle de la póliza, por lo que deben empezar con la letra D. CUANDO EL RENGLÓN ES TIPO E: Columna A. Tipo de registro del archivo (E encabezado de póliza) Columna B. Tipo de póliza (D, I, E, O - Únicamente (O=Otras)) Columna C. Serie de la póliza (Máximo 2 caracteres) Columna D. Numero de póliza (Numérico del 1 al 999999999) Columna E. Fecha de la póliza (DD/MM/AAAA) Columna F. Concepto general de la póliza (Hasta 500 caracteres. No incluir “ ' ” ni “,” = apóstrofes ni comas). Columna G. 0 (debe llevar 0 (cero) para lectura del sistema) Columna H. 0 (debe llevar 0 (cero) para lectura del sistema) CUANDO EL RENGLÓN ES DE TIPO D Columna A. Tipo de registro del archivo (D detalle de póliza).



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Columna B. Tipo de póliza (D, I, E, O - Únicamente (O=Otras)). Columna C. Serie de la póliza (Máximo 2 caracteres). Columna D. Número de póliza (Numérico del 1 al 999999999). Columna E. Concepto del registro de la póliza (Hasta 150 caracteres. No incluir “ ' “ ni “,” = apóstrofes ni comas). Columna F. Número de cuenta del catálogo contable (19 caracteres. Ej.: 1112000010000100001). Generalmente cuando son números tan grandes, Excel los convierte a un formato tipo 1.112E+18, el cual no será reconocido por el sistema, por lo que se debe de convertir esta columna a formato número (sin decimales) y verificar que las cuentas sean correctas. Columna G. Tipo de movimiento (C=Cargo, A=Abono). Columna H. Importe del movimiento (Sin signo de pesos, sin separador de miles, con punto para separar decimales. Ej.: 12550.65). Después de terminado el detalle de la póliza se pueden agregar tantas pólizas como sean necesarias, siempre utilizando la letra E en la columna A para empezar otro registro. Al terminar, se deberá de guardar el archivo en formato CSV (MS-DOS). Al importar las pólizas, cuando existe alguna situación que no permite el registro, aparecerá una ventana informativa, indicando el error, así como el renglón en el que se encuentra el registro en la hoja de cálculo.

Por lo que la importación de pólizas no se registrará en el sistema.

Una vez que se haya corregido la hoja de cálculo o creado las cuentas inexistentes en el programa, si la importación se realiza correctamente aparece la ventana siguiente:



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Las pólizas podrán verificarse e imprimirse en el menú Contabilidad>Cheques, diario e Ingresos.

Generar Archivos DBF



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MENÚ CATÁLOGOS



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Catálogo de Cuentas Contables

Para crear o editar cuentas contables, ir a Menú del sistema > Catálogos > Registro > Cuentas Contables, donde se abrirá una ventana de Catálogo de Cuentas

Menú El botón Nuevo permite dar de alta nuevos registros. El botón Editar permite modificar los registros

seleccionados en sombra azul. El botón Eliminar elimina el registro seleccionado. El botón Listado muestra un listado para imprimir los registros que aparecen en la ventana. El botón Regresar cierra la ventana actual.

Casilla Incluir Cuentas Presupuestales Cuando está seleccionada permite que se muestren las Cuentas Presupuestales.

Listado de Cuentas Muestra las Cuentas Contables y sus características correspondientes.

Filtros de Búsqueda

Mediante los filtros de búsqueda, el usuario puede buscar cómodamente los números de cuenta o nombres de las cuentas, seleccionando el campo de búsqueda que se encuentra sobre las cuentas. Al ingresar cada número o cada letra, el sistema irá filtrando las cuentas específicas que empiecen con esos caracteres.

Búsqueda por número de Cuenta



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Búsqueda por Nombre

Búsqueda por Cuenta y Nombre



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Captura de Cuentas

Cuenta contable Cuando se presiona el botón Nuevo de la ventana Catálogo de Cuentas, o se da doble click en una cuenta contable, se abre la ventana de captura de cuentas, desde donde se puede crear una nueva cuenta o modificar una ya existente. En el campo Número de Cuenta se deberá introducir el número de cuenta a crear cuando se quiere registrar una nueva cuenta contable. Si lo que se desea es solamente modificar la cuenta, se deja como está. Este campo usa 4 niveles, donde el primer nivel es por definición Nota: si la cuenta usa más de 2 niveles, se deben de crear todos los niveles por separado; En el campo Nombre se detalla el nombre de la cuenta. Los campos Naturaleza, Con Centro de Costos, Género, Grupo y Rubro los muestra el sistema en base a la cuenta mayor, por lo que no es posible modificarlos.

Movimientos y Operaciones Adicionales Cuando la cuenta tendrá subcuentas, se debe establecer que no permitirá movimientos, pero si esa cuenta no tendrá subcuentas, se debe seleccionar que si permite, pues sería el último nivel. En el campo Operación Adicional se pondrá No.

Nombre Proveedor Este campo se utiliza cuando se da de alta una Cuenta Contable de proveedores. Aquí se enlazará la Cuenta Contable con el nombre de Contribuyente correspondiente, dando click en el campo Nombre de Proveedor y seleccionando el nombre de Contribuyente.

Menú Para grabar el registro se oprime el botón Grabar.



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El botón Ignorar regresa al usuario sin tomar en cuenta los cambios efectuados al registro. El botón Eliminar borra completamente la cuenta contable del sistema. El botón Buscar abre una pequeña ventana de consulta de cuentas contables que es útil para buscar los números de cuenta mayores. El botón Regresar cierra la ventana de captura. Si el usuario no ha grabado los cambios, éstos se perderán.



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CHEQUERAS

Pestaña "Captura de Chequeras"

Para facilitar el registro de cheques y sus pólizas de egresos, así como para los diferentes reportes relacionados a los cheques, es necesario registrar las chequeras que el ente público maneja en Menú del Sistema > Catálogos > Registro > Chequeras, donde se abrirá una ventana de Catálogo de Chequeras. En la primera pestaña de Datos Generales se registran los datos de cada chequera.

Id de Chequera En el campo No. de Chequera el número que sigue por registrar se muestra automáticamente, a menos que el usuario quiera elegir un número diferente que no esté en uso.

Datos Generales de chequera En el campo No de Cuenta Contable, el usuario debe ingresar la cuenta contable a la que afectarán los movimientos que se generen en esta cuenta bancaria. Esta cuenta contable deberá registrarse anteriormente en el catálogo de cuentas contables. En el campo Nombre, el usuario puede registrar un nombre específico para esta chequera de acuerdo al número de ellas que se manejen. Por ejemplo chequera de nómina, de obras, de



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adquisiciones, etc. Cuando el ente público sólo maneje una chequera o dos, fácilmente identificables, las puede nombrar con el nombre de la institución bancaria que manejan. Cualquier nombre que se maneje es de acuerdo al criterio y la necesidad del usuario. En los campos No. de Cuenta del Banco, Nombre del Banco y Sucursal, se registran los datos de la cuenta bancaria.

No. de Póliza, Cheque, Serie y Saldo Inicial En el campo Sigue el No. De Cheque se debe registrar el número del primer cheque que se utilizará en el ejercicio contable que inicia con el año. La casilla tomar No. Cheque de No. Póliza, se puede marcar cuando se desea que los registros de cheques y de pólizas de egresos lleven la misma numeración. En el campo Sigue el No. De Póliza se debe registrar el número de póliza de egresos con el que se iniciará el ejercicio contable. En Serie de Chequera se elegirá una letra que identifique las pólizas de egresos de cada chequera. Por ejemplo Póliza de Egresos A para la chequera de un banco y Póliza de Egresos B para la chequera número 2. También es de acuerdo al criterio del usuario. En el campo Num Registros Cheque por default se registran 20, que son el máximo de renglones que se pueden apreciar en los registros contables del cheque-póliza. En el campo Saldo Inicial, el usuario debe registrar el saldo bancario con el que se inicia el ejercicio contable, generalmente el del último estado de cuenta bancario del año anterior

Formato de cheque En el campo Forma de Impresión, se tiene que configurar el formato en el que se imprimirá el cheque-póliza, de acuerdo al tipo de cheques que maneje el ente público. Cuando el ente público maneja cheques-pólizas de tira continua, esto es muy útil para que los cheques ya salgan impresos al registrarlos con este programa contable.

Firmas En el campo Revisó se registra el nombre de la persona que genera los cheques. En el campo Autorizó se registra el nombre de la persona que autoriza los cheques.

Tipo de Impresión En las casillas de Impresión del lado derecho de la ventana, se puede elegir si se desea imprimir el cheque-póliza en formato de hoja tamaño carta o media carta, seleccionando la casilla respectiva.



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Pestaña captura "Movimientos Pendientes"

Cuando al iniciar el nuevo ejercicio, existen movimientos de meses anteriores que el banco apenas está cobrando en el estado de cuenta de Enero, éstos se pueden registrar manualmente para facilitar la conciliación bancaria.

Captura de Movimientos Pendientes Campo T-Movto. Tipo de movimiento, C para cargo y A para abono. Campo Pen. De cual parte se registrará el movimiento, E para el ente público y B para el banco. Referencia. El número de referencia especificado en el estado de cuenta. Fecha. Para la fecha en que el banco hace el cargo. Importe. El importe que del movimiento. A favor de. Cuando es un cheque, quien fue el beneficiario.

Aquí mismo se pueden modificar movimientos que se hagan en las conciliaciones del ejercicio actual y que sea necesario cambiarlos manualmente. Para hacerlo, se modifican aquí y se vuelve al módulo de conciliaciones, donde se dará la opción de solo imprimir, sin volver a generar la conciliación para no volver a afectar los movimientos que se modifiquen en esta área.



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Pestaña Chequeras Existentes

Lista de Chequeras En esta pestaña, el sistema mostrará al usuario las chequeras registradas con sus respectivos datos. Con un doble click se abren los datos de la chequera elegida.



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Rubros

Los Rubros son las diferentes áreas que maneja el ente público

Menú El botón Nuevo permite dar de alta nuevos registros. El botón Editar permite modificar los registros seleccionados en sombra azul. El botón Eliminar elimina el registro seleccionado. El botón Listado muestra un listado para imprimir los registros que aparecen en la ventana. El botón Regresar cierra la ventana actual.

Listado de Rubros Aquí se presentan todos los Rubros registrados en el sistema.



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Captura de Rubros

LOS RUBROS son para la configuración del documento de estados financieros Estados del Flujo de Efectivo, donde se define el tipo de rubro y de operación en que está conformado cada uno, así como qué cuentas y rubros del plan de cuentas y sus operaciones formarán el documento. Los grupos de rubro son: Gestión, inversión y financiamiento Los tipos de Rubro son: De Origen o Aplicación El tipo de operación se refiere a Cargos, Abonos, Saldo Inicial, Saldo Final o su variación. El sistema SAdMun ya incluye en su instalación inicial todos los rubros basados en la norma contable definida por el CONAC, pero viene configurado de tal manera que los entes públicos puedan modificarlos o hacer nuevos registros en caso de que el CONAC emita cualquier cambio.



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Ramos

En esta ventana se presentan los diversos Ramos en que se divide el ente público


Listado de Ramos Muestra todos los ramos registrados



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Captura de Ramos

Al oprimir el botón NUEVO de la ventana Consulta de Ramos, se abre la ventana de Catálogo de Ramos, donde se pueden registrar nuevos ramos o modificar los ya existentes.

Captura Muestra el número de identificación del Ramo a registrar

Menú de la ventana El botón Grabar permite dar de alta los datos registrados. El botón Ignorar permite regresar a la ventana anterior sin modificar los datos. El botón Eliminar elimina el registro seleccionado. El botón Buscar muestra las chequeras registradas, enviando al usuario a la pestaña Chequeras Existentes. El botón Regresar cierra la ventana actual sin realizar cambios.



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Dependencias

Las dependencias son los diferentes departamentos que maneja el ente público. Usualmente se maneja un presupuesto de egresos por cada dependencia, y se registra un proyecto ejecutivo para cada una de ellas.


Listado de Dependencias Muestra todas las dependencias registradas



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Captura de Dependencias

Al oprimir el botón NUEVO de la ventana Consulta de Dependencias, se abre la ventana de Catálogo de Dependencias, donde se pueden registrar nuevos ramos o modificar los ya existentes.

Datos Generales En el campo Ramo se elige la dependencia de la cual depende esa Dependencia. En el campo ID se registra automáticamente el siguiente número de Dependencia.

Menú de la ventana El botón Grabar permite dar de alta los datos registrados. El botón Ignorar permite regresar a la ventana anterior sin modificar los datos. El botón Eliminar elimina el registro seleccionado. El botón Buscar muestra las chequeras registradas, enviando al usuario a la pestaña Chequeras Existentes. El botón Regresar cierra la ventana actual sin realizar cambios.



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Usuarios

Por default el sistema incluye a 4 usuarios conformados por Administrador, Administrador General, Auditor y Corrector, todos con contraseña “123”. Pero éstos se pueden modificar y crear tantos usuarios como sean necesarios para el manejo del sistema. Para tal efecto es necesario ir al Menú del sistema > Catálogos > Registro > Usuarios, en donde se abrirá una ventana de Usuarios Registrados. Aquí se pueden modificar los usuarios ya registrados con un doble click sobre el nombre del usuario, o agregar uno nuevo presionando el botón Nuevo en la parte superior izquierda de esa ventana. En ambos casos se abre la ventana Registro de Usuarios.

Usuarios Muestra los usuarios ya registrados en el sistema



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Registro de Usuarios

La ventana Registro de Usuario permite dar de alta nuevos usuarios o modificar los ya existentes. Es muy importante que el administrador del programa proporcione a cada usuario su propio registro y contraseña para que se pueda detectar cuando algún usuario hace su trabajo incorrectamente.

Datos Generales de Usuario El campo Cuenta de Usuarios, se refiere al nombre con el que se identifica a la cuenta, generalmente es el nombre de pila del usuario o sus iniciales. El campo Resp. de la Cuenta se llena con el nombre completo de quien usará esa cuenta. En el campo Clave debe registrarse la contraseña con la que el usuario ingresará al sistema. En el campo Confirmar Clave se debe ingresarse de nueva cuenta la misma contraseña para verificar que no exista error en el campo anterior. Si lo ingresado en ambos campos no coincide, el sistema indicará que la segunda clave no coincide con la primera.

Nivel de Usuario En el campo Nivel de Usuario, se puede elegir darle permisos al usuario como Administrador o como Usuario. El nivel Administrador faculta al usuario para modificar todos los permisos. En el nivel Usuario sólo se podrán realizar las funciones que se le limiten al usuario y éste no podrá modificarlas ni ingresar en los módulos en los que no tiene permiso.

Opciones de Usuario



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El campo Bloquear Usuario, cuando está marcado indica que el usuario no podrá ingresar al programa de contabilidad. Podrá ingresar una vez que se desmarque esta casilla. En el campo Activar Todas las Funciones, el usuario podrá automáticamente activar los permisos para las principales funciones que se pueden manejar, a excepción de los permisos para ejercer los gastos en las autorizaciones, los que tendrán que activarse por el administrador del programa, incluso para que este mismo los use.

Pestañas A continuación se tiene la barra de pestañas de permisos, donde se pueden visualizar cada uno de los módulos y sus preferencias. Al marcar cada casilla se le está permitiendo al usuario utilizar y modificar los registros marcados. Al final de la barra, se aprecian dos flechas opuestas, donde al oprimirlas se van mostrando más pestañas de módulos.

Configuración de Pestañas En el campo Configuración de Pestañas se marcarán todas aquellas casillas necesarias para que trabaje el usuario que se está registrando o modificando; es decir, al marcar cada casilla, el usuario podrá usar o no las especificaciones de cada una de ellas.

Menú El botón Grabar permite dar de alta los datos registrados. El botón Ignorar permite regresar a la ventana anterior sin modificar los datos. El botón Eliminar elimina el registro seleccionado. El botón Buscar muestra los usuarios registrados. El botón Regresar cierra la ventana actual sin realizar cambios.



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Registro De Usuarios pestaña "Catálogos" Con la selección de las casillas, el administrador proporciona los permisos para que el usuario tenga acceso a cada módulo del sistema.

Registro De Usuarios pestaña "Pólizas"



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Registro De Usuarios pestaña "Saldos"

Registro De Usuarios pestaña "Autorizaciones"

Registro De Usuarios pestaña "Presupuestos"



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Registro De Usuarios pestaña "Proyectos"

Registro de Usuarios pestaña "Estados Financieros"

Registro De Usuarios pestaña "Conciliaciones"



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Registro de Usuarios pestaña "Proveedores"

Registro De Usuarios pestaña "Cierre Ejer."

Registro De Usuarios pestaña "Utilerías"



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Usuarios en Proyectos

En este módulo, el administrador del programa puede proporcionar los permisos necesarios para que los usuarios tengan acceso a los presupuestos para elaborar Autorizaciones Presupuestales. Esto es con el fin de prevenir errores o el mal manejo del presupuesto. Para permitir las autorizaciones, en el campo Usuario se tiene que elegir al usuario al que se darán los permisos. En el campo Proyecto Ejecutivo se tiene que escoger un presupuesto a la vez para visualizar sus respectivos COGs y otorgar los permisos necesarios. Las casillas que no están marcadas representan los presupuestos de gasto que el usuario no podrá ejercer. Si se desea otorgarle al usuario permisos para ejercer todos los presupuestos, en el margen derecho de la ventana del Proyecto Ejecutivo, se tiene la casilla Todos, la que al activarla, marca todas las casillas permitiendo su uso.



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Listado de Catálogo de Cuentas

El Listado de Catálogo de Cuentas permite al usuario imprimir su catálogo de cuentas contables. Éste se encuentra en Menú del sistema > Catálogos > Listado E Impresión > Catálogo de Cuentas.

Opciones del Reporte Los campos Cuentas Del y Al se refieren al rango de cuentas a imprimir. Con el botón Lupa se pueden buscar en la ventana Consulta de Cuentas Contables. Al marcar la casilla Todas se desactivan los campos anteriores y se imprimirán todas las cuentas del catálogo.

Título del Reporte Aquí el usuario podrá elegir el título del reporte a imprimir. Por default se muestra el título Catálogo de Cuentas Contables, pero el usuario lo puede modificar de acuerdo a sus necesidades.

Menú El botón Imprimir permite ver el listado de las cuentas antes de su impresión. El botón Ignorar permite regresar a la ventana anterior sin imprimir los datos. El botón Regresar cierra la ventana actual.



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Listado de Catálogo de Grupos

La ventana Catálogo de Grupos de Balance permite imprimir un listado de los grupos de las cuentas de balance, de acuerdo a la clasificación requerida por el Conac.



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MENÚ PROVEEDORES



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Recepción de Facturas

Provisionar un Proveedor / Creación de Contra-Recibos

Después de que se ha creado una Autorización Presupuestal / Orden De Compra, es posible hacer una provisión de la factura del proveedor utilizando únicamente el número de Autorización. En este caso el sistema crea el registro contable de la cuenta por pagar, así como del presupuesto devengado, en una póliza Diario D (Devengado), al mismo tiempo que se crea un contra-recibo para entregar al proveedor y su posterior pago.

Búsqueda de Registros por fecha Para mostrar en el campo Listado los contra-recibos ya registrados, es posible hacerlo dentro de un rango específico de fechas, donde en el primer campo, Fecha Ini es la fecha en que el sistema empezará a buscar los contra-recibos y el campo Fecha es la fecha final. Se oprime el botón buscar para iniciar el listado de contra-recibos.

Listado En esta ventana se muestran los contra-recibos emitidos en una fecha determinada.



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Emisión de Contra-Recibos a Proveedores

Este módulo registra las facturas recibidas del proveedor para su pago posterior.

Datos Generales En el campo Número se genera automáticamente el número del Contra-recibo. En el campo Fecha se registra de manera automática la fecha actual (pues la toma del sistema Windows). En caso de que se quiera registrar con una fecha diferente a la del sistema, se registra manualmente con el teclado numérico o se puede buscar una fecha específica haciendo click con el cursor en el pequeño calendario que se integra a la derecha del campo. En el campo Proveedor con un click se abre una ventana temporal que despliega en forma alfabética a todos los proveedores que se han registrado previamente en el menú de Contribuyentes. Cuando son demasiados los nombres que aparecen en este campo, al teclear cada una de las primeras letras del nombre que se busca, el programa filtrará de manera sistemática los nombres para ayudar a usuario a encontrar más rápido el proveedor que se necesita. Una vez detectado el nombre que se ha de registrar, se le da un click para pasar al siguiente campo, o se selecciona con el puntero del mouse.

Botón Desagrupar COG Si se desea que en la póliza de diario de la provisión se desagrupen los COG’s, deberá marcarse esta casilla.

Captura de Facturas En el campo Autorización se teclea el número de la autorización que se generó anteriormente para este gasto. Automáticamente se muestran los campos Orden, que es el número de la orden de compra –si acaso se imprimió una-, el campo Importe Fac. y el campo Iva, por lo que sólo deberán registrarse los campos Factura No., que es el número de la factura expedida por el proveedor y su respectiva fecha en el campo Fecha Fac.



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El campo T.C. se refiere al tipo de cambio cuando se ha facturado en una divisa diferente. En caso contrario deberá registrarse siempre como 1.0 Con un Enter se pasa al siguiente renglón para, si es necesario, registrar otra factura. En caso contrario o al terminar de capturar las facturas sólo resta oprimir el botón Grabar en el menú de la ventana, con lo que se abre una ventana informativa que pregunta si se desea imprimir el contra-recibo. Si se oprime el botón Si, se abre la forma en que se imprimirá el contra-recibo. Si se oprime el botón No, la ventana emergente se cerrará y los campos se borran creando la posibilidad de registrar otro contra-recibo.

Con esto se provisiona la factura del proveedor, la que se contabiliza ahora como cuentas por pagar, por lo que el presupuesto pasa de comprometido a devengado. Al hacer el CONTRA-RECIBO, el sistema genera automáticamente una póliza Diario D, que significa que el presupuesto ya está devengado. Los registros son:

Cargo al gasto Cargo al IVA por acreditar (si hay) Cargo al presupuesto devengado

Abono al proveedor (provisión de la cuenta por pagar) Abono al presupuesto comprometido



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Programación de Pagos a Proveedores

La función Programación de Pagos a Proveedores permite a los usuarios que un departamento programe pagos totales o parciales a los proveedores, generando un listado que puede ser entregado al departamento respectivo. De esta manera, los pagos se programan de acuerdo a las necesidades de cada departamento o requerimiento de cada proveedor.

Menú El botón Nuevo permite programar pagos. El botón Editar permite modificar la programación seleccionada en sombra azul. El botón Eliminar elimina la programación seleccionada. El botón Listado muestra un listado para imprimir los registros de la ventana. El botón Regresar cierra la ventana actual.

Listado Aquí se muestra un listado de los pagos programados



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Captura de Programación de Pagos

Al seleccionar el botón NUEVO de la ventana Programación de Pagos a Proveedores se abrirá la ventana Programación de Pagos.

Datos Generales Id Programación. Este campo se genera automáticamente por el sistema y no es posible modificarlo. Fecha. Se muestra automáticamente la fecha del sistema (Windows). Observaciones. Para detallar el concepto o cualquier aclaración sobre el pago al proveedor. Por Proveedor. En este campo se puede buscar un proveedor en específico para programar el pago de una o varias de sus facturas.

Listado de Pagos a Realizar Al abrir la ventana se muestra un listado de todos los proveedores y sus facturas provisionadas (o con contra-recibo). En caso de seleccionar un proveedor en el campo Por Proveedor, solo se mostrará ese proveedor y sus respectivas facturas. En No Factura se enlistan las facturas del proveedor que han sido provisionadas. En Fecha se muestra la fecha de las facturas del proveedor. En Póliza se muestran las pólizas en que están provisionadas esas facturas. En Importe se muestra el importa total de la factura a pagar. En Saldo se muestra el adeudo pendiente de pago de esa factura. Es necesario mostrarlo porque el programa permite hacer pagos parciales a las facturas. En Cheque M.N. y Tranf M.N. se marcará la o las casillas de los cheques que se han de liquidar, ya sea con cheque o mediante transferencia bancaria. En Imp. a Abonar se marcará automáticamente el total de la factura a pagar. Cuando solo se va a



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abonar a esa factura, deberá cambiarse este importe manualmente.

Total de Pagos En este campo se mostrará automáticamente la suma de todos los pagos programados.



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Catálogo de Clientes/Proveedores

En este módulo se pueden registrar los clientes y proveedores del ente público.

Listado Muestra los contribuyentes ya registrados



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Captura de Contribuyentes

Al oprimir el botón Nuevo del Menú de la ventana Catálogo de Clientes/Proveedores se abre la ventana de Catálogo de Contribuyentes, donde se podrán registrar los datos fiscales y de otro tipo de los clientes y proveedores del ente público.

Datos Generales del Cliente/Proveedor ID Contribuyente. En este campo se registra la identidad del contribuyente. Puede ser numérico, alfabético o mixto, de acuerdo al criterio del usuario. RFC Completo. En este campo se registra el RFC. Cuando es persona física, cuyo RFC empieza con cuatro letras, se utilizan los cuatro espacios del inicio, pero cuando es persona moral, cuyo RFC empieza con tres letras, se debe dejar el primer espacio en blanco para que el sistema lo registre satisfactoriamente. CURP. Este campo se registra sólo cuando el contribuyente es persona física. En caso contrario se deja en blanco. Nombre, domicilio, colonia, Código Postal y Teléfonos. En estos campos se registran los datos fiscales que el contribuyente muestra en su factura. Localidad-Edo. En este campo se registra solamente la localidad, y en su caso el municipio o delegación. Entidad Fed. Se busca y se elige la entidad federativa a la que pertenece el contribuyente que se está registrando.

Tipo de Contribuyente En este campo se elige el tipo de contribuyente que es, eligiendo entre Cliente, Proveedor, Honorarios, Arrendador, Importador o Proveedor de Combustibles.



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Opciones Adicionales Días de crédito. En este campo se registran las facilidades de pago que proporciona o se le proporcionan al contribuyente. Retención IVA. Para especificar el porcentaje del IVA que se le retiene al contribuyente cuando aplica; en caso contrario se señala Ninguno.

Observaciones Campo para anotar cualquier observación

Otros datos del Contribuyente

En esta pestaña se pueden agregar todos los datos de contacto del contribuyente, tales como el nombre y datos del contacto de los representantes del contribuyente, página web, cuentas bancarias para transferencias electrónicas, etcétera.



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Modificación de Facturas de Proveedores

Cuando se inicia una contabilidad con nuestro sistema, para darle mantenimiento a las cuentas por pagar, se pueden hacer ciertas modificaciones a las facturas de ejercicios anteriores con el fin de que se actualicen los saldos de las cuentas.

Datos Generales de la factura Proveedor. En este campo se elige el nombre del proveedor cuya factura se va a revisar o modificar. No. Factura. Para indicar el número de factura a revisar. Al teclear el número de factura a revisar, automáticamente se muestra la fecha, el monto del IVA, el importe de la factura y la cuenta contable del proveedor, así como los abonos y el saldo a pagar de esa factura en específico.

Botón Grabar Abono Si se desea registrar algún abono que no aparezca, en el campo Importe Abono se indica la cantidad abonada, y en el campo Con Fecha del se introduce la fecha de ese abono, lo que se cargará al presionar el botón Grabar Abono.



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Cheques Entregados a Proveedores

Para llevar un control sobre los cheques emitidos en el departamento de pagos, se pueden registrar en esta ventana para conocer en un momento determinado la ubicación o la última transferencia que se hizo con cada cheque elaborado.

Datos de Póliza MES. Se indica el mes de elaboración del cheque TIPO DE PÓLIZA. Indicar que la póliza es de egresos SERIE. La serie (letra) con la que se identifica a la chequera con la que ser expidió el cheque a transferir. PÓLIZA. Se indica el número de póliza del cheque.

Información del Cheque Al introducir los valores anteriores, automáticamente se muestran los datos del cheque registrado en el sistema.

Entregado a Proveedor Si el cheque se ha entregado directamente al proveedor, se elige la fecha de entrega y se marca la casilla Entregado. Si el departamento o encargado de pagos todavía lo tiene en su poder, se marca la casilla Resguardado.

Entregado a Contabilidad Si el cheque se ha entregado al departamento de contabilidad para su entrega al proveedor, se marca en este campo la fecha de entrega y la casilla Sí.



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Cheques Entregados a Contabilidad

Para registrar la entrega de un cheque a contabilidad, se abre la ventana Cheques entregados a Beneficiario/Contabilidad del menú de Proveedores, donde al ingresar los datos del cheque podemos registrar su entrega. Cuando ese cheque ya ha sido entregado, se abrirá una ventana informando la fecha de entrega del cheque a Contabilidad.

Póliza Primero se elige el mes en que se expidió el cheque. En el campo PÓLIZA se introduce el número de póliza empezando por el tipo E de egresos, seguido de la serie (La letra con la que se identifica a la chequera) y el número de póliza. Ejemplo EA123 ó EA0123.

Información de Cheque Al presionar la tecla Enter, automáticamente se muestran los datos del cheque.

Entregado a Contabilidad Si el cheque se va a entregar o ya se ha entregado a contabilidad, se marca la casilla Sí y se introduce la fecha de entrega.

Menú Para finalizar el registro de la entrega se oprime el botón Actualizar. Si se desea salir sin afectar cambios, se oprime el botón Regresar.



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Consulta de Saldos Proveedores

Aquí se puede consultar los saldos de los proveedores, el total del adeudo o detallado por facturas.

Menú El botón Saldos Resumen muestra una lista imprimible de los saldos de cada proveedor. El botón Detalle Saldos muestra un resumen imprimible de cada proveedor y cada una de sus facturas pendientes de pago, así como los abonos, cuando lo hay, de alguna o varias facturas. El botón Saldos/Iva muestra también el detalle de las facturas de cada proveedor con el IVA desglosado por factura.

Búsqueda Se pueden mostrar las facturas por mes, eligiendo en este campo un mes anterior. Cuando la fecha está en el día actual (del sistema) se mostrarán todas las facturas pendientes de pago del proveedor.

Listado En este campo se muestran en pantalla todos los proveedores con los saldos pendientes de pago.



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Reporte Diario de Cheques Entregados a Contabilidad

En esta ventana podemos conocer e imprimir la relación de cheques que se han entregado a contabilidad, de acuerdo a lo registrado en Entrega de cheques a contabilidad.

Opciones del Reporte Se elige el periodo de tiempo que se quiere listar, así como las chequeras de las que se solicita el reporte. Si se desea el reporte de una solo chequera, se marca el número con el que registramos la chequera en el campo Chequeras. Si se desea la relación de todas las chequeras, se marca la casilla Todas.

Título del Reporte Por default se muestra RELACION DE CHEQUES ENTREGADOS A CONTABILIDAD DEL, pero el usuario lo puede cambiar de acuerdo a sus necesidades y criterio.

Menú Al presionar el botón Imprimir se mostrará en pantalla la lista que una vez revisada puede imprimirse. Si se presiona el botón Ignorar se cierra la ventana.



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Detalle/ Resumen de Facturas

En este módulo, los entes sujetos a IVA pueden generar los reportes de Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, así como las declaraciones de recuperación de IVA.

Opciones del Reporte En el campo Periodo Mensual se elige el periodo del que se desea el reporte. En el campo Cuentas del Catálogo se ingresa la cuenta contable donde se han cargados los datos de facturas, generalmente la cuenta que controla el IVA pagado. En RFC del Contribuyente se puede elegir el nombre de un contribuyente específico del que se desee el reporte. Si se desea el reporte de todos los contribuyentes, se marca la casilla Todos. En el campo Tipo de Reporte se especifica si se desea el reporte con detalle y resumen, que es el detalle de cada factura del contribuyente; o solo el resumen, suma de los importes, del contribuyente en cada renglón. En el campo Tipos de Contribuyentes se elige si el reporte se desea para todos los tipos de contribuyentes o para un tipo de contribuyentes en específico. En el campo Cifras del Reporte se elige si el reporte se desea con centavos o con las cifras redondeadas a pesos. En el campo Incluir Facturas se elige si se desea mostrar todas las facturas pagadas o solamente las conciliadas. En el campo Orden de Impresión se puede elegir si el reporte se desea ordenado por el importe de las facturas o por el nombre del contribuyente, así como en orden ascendente o descendiente.



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En el campo Proceso del Reporte se elige si se desea un reporte de Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, o como declaración de recuperación de IVA.

Título del Reporte En este campo se muestra por default el título FACTURAS DE LA CTA como encabezado del reporte ya impreso, pero el usuario lo puede modificar según su criterio.



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MENÚ CLASIFICADORES

Esta sección es la encargada del registro de los catálogos tanto del Clasificador Objeto de Gasto como del Clasificador por Rubro de Ingresos



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Clasificador por Objetos de Gastos

En esta ventana se muestran todos los clasificadores por objeto de gasto y sus respectivas subcuentas registrados en el sistema SADMUN. Al oprimir el botón NUEVO del menú de la ventana de Clasificadores, se abre la ventana de Captura de Clasificador por Objeto de Gasto.



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Captura de Clasificadores por Objeto de Gasto (COG)

Para registrar los distintos tipos de gasto en los presupuestos de egresos, de acuerdo al catálogo Clasificador de Objeto de Gasto del CONAC, se deben registrar las subcuentas de cada clasificador.

COG

En el campo COG se debe de elegir la cuenta del gasto a presupuestar (COG). Al seleccionarlo, oprimiendo Enter se despliega automáticamente el Capítulo, el Concepto y la cuenta Genérica proporcionados por el CONAC.

En el campo Id Específica se muestra automáticamente el siguiente COG a registrar. Esto sucede porque en una misma cuenta genérica se pueden detallar dos o más gastos específicos.

En el campo Descripción se detallará el nombre del gasto presupuestado.

Para finalizar el registro, oprimir el botón GRABAR del menú.



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Clasificador por Objetos de Ingresos

En esta ventana se muestran todos los clasificadores por rubro de ingresos especificados por el CONAC, así como sus respectivas subcuentas ya creadas. Al oprimir el botón NUEVO del menú de la ventana se abre la ventana de Captura de Clasificador por Rubro de Ingresos.



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Captura de Clasificadores por Rubro de Ingresos

CRI

En el campo CRI se debe de elegir la cuenta del ingreso a presupuestar (CRI). Al seleccionarlo, oprimiendo Enter se despliega automáticamente el Rubro y el Tipo proporcionados por el CONAC.

En el campo Clase se muestra automáticamente el siguiente CRI a registrar. Esto sucede porque en una misma cuenta genérica se pueden detallar dos o más rubros específicos.

En el campo Concepto se detallará el nombre del ingreso a presupuestar.

En el campo Descripción se registrará el nombre específico del ingreso.

Para finalizar el registro, oprimir el botón GRABAR del menú.



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Clasificador Administrativo

Al momento de registrar los diferentes proyectos en los presupuestos del ente público, el sistema, de acuerdo a los requerimientos del CONAC, solicita que se especifique el clasificador administrativo de la dependencia que se está registrando. Para mayor información consulte los manuales del CONAC para localizar su grupo. Ya se encuentran registrados en el sistema todos los tipos de clasificadores administrativos especificados por el CONAC, por lo que no es necesario registrar más.



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Clasificador Económico

Al igual que en los clasificadores administrativos, al momento de registrar los diferentes proyectos en los presupuestos del ente público, el sistema, de acuerdo a los requerimientos del CONAC, solicita que se especifique el clasificador económico de la dependencia que se está registrando. Para mayor información consulte los manuales del CONAC para localizar su grupo. Ya se encuentran registrados en el sistema todos los tipos de clasificadores económicos especificados por el CONAC, por lo que no es necesario registrar más.

Listado Este es el listado de todos los registros de clasificadores económicos en el sistema.



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Clasificador por Funcionalidad

Al momento de registrar los diferentes proyectos en los presupuestos del ente público, el sistema, de acuerdo a los requerimientos del CONAC, solicita que se especifique el clasificador por funcionalidad de la dependencia que se está registrando. Para mayor información consulte los manuales del CONAC para localizar su grupo. Ya se encuentran registrados en el sistema todos los tipos de clasificadores por fuincionalidad especificados por el CONAC, por lo que no es necesario registrar más.

Listado Aquí se enlistan todos los clasificadores por funcionalidad registrados en el sistema.



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Géneros

En esta ventana se muestran los géneros establecidos por el CONAC



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Rubros de Cuentas

En esta ventana se muestran los rubros establecidos por el CONAC



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MENÚ PRESUPUESTOS

Es en este menú donde se registra y se consulta todo lo referente a los presupuestos

Consulta de Proyectos de Presupuestos

En esta ventana se muestran los diferentes proyectos de presupuesto de egresos registrados en el sistema.



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Captura de Proyectos de Presupuestos Ejecutivos

Para registrar un nuevo proyecto

Datos Generales del Proyecto

En el Número del Proyecto se muestra automáticamente el número siguiente de acuerdo a los presupuestos que se han registrado.

En el campo Descripción se ingresa el nombre con el que se identificará el proyecto de presupuesto de egresos.

Los campos Programa, Función, Subfunción y Eje Estratégico se seleccionarán de acuerdo a los campos registrados anteriormente, al igual que los clasificadores de Funcionalidad, Tipo de Gasto, Económico y Administrativo, los que se muestran de manera automática pues fueron proporcionados por el CONAC en su catálogo de funcionalidad. El usuario deberá seleccionar los que clasifiquen para su ente público, previa lectura de ese catálogo de funcionalidad.

El Tipo de Programa, Ramo y Dependencia son los que el usuario ha registrado durante los pasos descritos anteriormente.

Se podrán registrar tantos Proyectos como sean necesarios para el funcionamiento del ente público.

COG´s del Proyecto Muestra un listado de los COG´s registrados en cada Proyecto de Egresos. En esta ventana no se agregan todavía los COG’s, sino que hay que hacerlo en el siguiente módulo.



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Agregación de COG a Proyectos de Presupuestos

Selección de Proyecto y COG

En el campo Proyecto Ejecutivo, se elegirá el proyecto (creado anteriormente) al cual se agregará el gasto a presupuestar.

En el campo ID Cog se agregará el número de COG previamente registrado por el usuario, según las instrucciones descritas anteriormente. Si no se tiene a la mano el número del COG, el botón Consulta de COG que se encuentra junto a este campo, permite al usuario buscar en el catálogo de COGs, desde donde con un doble click o con un Enter en el COG en sombrilla, se selecciona el COG que se agregará al proyecto.

Se selecciona el botón GUARDAR y se abre una ventana que informa que el COG se ha agregado al proyecto. Se oprime el botón ACEPTAR de la ventana informativa y listo, se puede registrar el siguiente COG.

Cuenta Específica

La Cuenta Específica -que es la cuenta contable del gasto- se creará automáticamente al registrar el COG al proyecto.

Presupuesto Anual

En el campo Presupuesto$ el usuario debe registrar el importe anual del presupuesto a ejercer.

Menú

No olvidar presionar el botón AGREGAR para registrar el COG satisfactoriamente.



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Contratos

Así como los proyectos de presupuesto, se pueden registrar los contratos que el ente público establezca con un proveedor específico.



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Captura de Contratos/Obras

Para registrar un nuevo contrato

Datos Generales ID Contrato. En este campo se muestra automáticamente el número siguiente. Fecha del Contrato. Se registra la fecha en que se suscribe el contrato. No. De Contrato. Se registra el número oficial del contrato con el ente público. Proveedor. Se elige el nombre del proveedor registrado con anterioridad en el capítulo de Contribuyentes. Descripción del Contrato. En este campo se describe el concepto del contrato.

Fecha, Tipo de Contrato y Valor Fecha Inicial y Fecha Final. Se registran los periodos de tiempo que durará el contrato. Tipo de Contrato. En este campo se puede elegir entre los tipos ya registrados en el sistema: Obras, Servicios, Arrendamiento y Otros. Valor. Se registra el valor total del contrato.

Obra Asignada Cuando es una obra, se elige la obra registrada con anterioridad en el submenú Obras.

Proyecto a Asignar En este campo, al igual que se ingresa COG’s se registra el proyecto en el que se presupuesta el contrato, así como el número de COG asignado, con lo que se creará automáticamente la cuenta



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específica (contable) del gasto. Asimismo deberá crearse la cuenta contable de la infraestructura y anotarse en el campo específico.

Menú No olvidar pulsar el botón GRABAR para registrar el contrato correctamente.

Obras

La obra pública también se puede registrar específicamente en este módulo del sistema.



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Captura de Obras

Fecha y Valor de Obra Id. Obra. En este campo el número de obra en el sistema se registra automáticamente. Fecha Registro. En este campo se registra la fecha en que se suscribe la obra

Descripción En este campo se describe la obra proyectada.

Encargado Se registra el nombre de la persona encargada de la obra.

Objetivo e Impacto En estos campos describe el alcance e impacto de la obra en la población.

Menú No olvidar pulsar el botón GRABAR para que la obra quede registrada en el sistema.

Transferencias de Presupuestos

Cuando se agrega un nuevo COG al proyecto ejecutivo o se termina el presupuesto de un gasto, es posible hacerles una transferencia desde otro COG, o una ampliación del presupuesto.



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El presupuesto de egresos puede modificarse de acuerdo a las necesidades del ente público, ya sea con una transferencia entre los COGs o mediante una ampliación del presupuesto. NOTA: PARA UN REGISTRO CORRECTO NO DEBERÁN HACERSE TRANSFERENCIAS Y AMPLIACIONES EN UN SOLO MOVIMIENTO. DEBEN HACERSE EN MOVIMIENTOS SEPARADOS.

Menú Para hacer la transferencia o la ampliación, se selecciona el botón NUEVO en la esquina superior izquierda de esa ventana.

Listado Aquí se muestra el listado de las modificaciones registradas al presupuesto de egresos.

Captura de Transferencias y Ampliaciones Presupuestales



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Datos Generales de Transferencia

Si el gasto se ha presupuestado mensualmente se elegirán los Periodos de Origen y Destino de acuerdo a los presupuestos disponibles. Es posible hacer transferencias de un mes posterior a uno anterior.

En el campo Fecha se registra la fecha en que se quiere registrar la transferencia. Por default se muestra la fecha del sistema operativo (Windows).

En el campo Descripción se detallará la explicación o motivo de la transferencia.

Proyecto Ejecutivo

Aquí se elige cuando las transferencias se harán dentro de un mismo proyecto, o si se desea hacer de un proyecto a otro.

Botón X Proyecto

Si se desea realizar la transferencia desde un solo proyecto sin afectar a los demás, se marca la casilla X Proyecto, que se encuentra a la derecha del campo Proyecto Ejecutivo y se elige el proyecto al que se le afectará su presupuesto. Si se desea hacer la transferencia entre diferentes proyectos, desmarcar esta casilla.

Botón Iniciar

Para iniciar la transferencia se selecciona el botón Iniciar y se empezarán a desplegar los COGs presupuestados. Se debe esperar unos instantes hasta que se abra un pequeño cuadro informativo que indica que los registros se han cargados, donde se oprimirá el botón Aceptar.

COG´s de proyectos PARA LA TRANSFERENCIA ENTRE PRESUPUESTOS:

Una vez desplegados los COGs, se buscará la o las cuentas a las que se transferirá presupuesto y el importe a transferir se registrará en la columna de Cargos, mientras que en el o los COG’s a reducir, el importe se registrará en la columna de Abonos.

Una vez registrados los cargos y los abonos y verificado que las cantidades coincidan, se selecciona el botón GRABAR.

PARA LA AMPLIACIÓN DE PRESUPUESTOS:

Una vez desplegados los presupuestos, se buscará el o los presupuestos a ampliar y la ampliación se registrará en la columna de Ampliación.

Una vez registrada la ampliación y verificado que las cantidades sea la correcta, se selecciona el botón GRABAR.

APLICAR LA TRANSFERENCIA O MODIFICACIÓN

Una vez grabada la transferencia o ampliación, la ventana volverá a los espacios en blanco y se seleccionará el botón REGRESAR, con lo que se volverá a la ventana anterior donde están registradas todas las transferencias y ampliaciones que se han registrado.

Una vez ahí se debe localizar la transacción que se acaba de realizar, la que en el campo Status deberá estar registrada como S/Aplicar, lo que significa que todavía no se ha completado la



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transferencia o ampliación, por lo que se le debe seleccionar con un doble click, mediante el cual se abrirá de nuevo la ventana de transferencias, pero esta vez sólo con los registros que se afectarán. Se oprime Aceptar en la ventana informativa de Registros Cargados y se asegura que la transferencia es correcta antes de oprimir el botón APLICAR Y CERRAR, donde se solicitará el nombre y contraseña del usuario que autoriza esta transacción. De esta manera se completa la transferencia o ampliación del presupuesto de egresos.

Al terminar el último paso, el sistema creará automáticamente una póliza Diario P (presupuestal), que podrá imprimirse desde el menú CONTABILIDAD>Cheques, Diario e Ingresos. Los registros de esta póliza serán:

Cargo a presupuesto modificado

Abono a presupuesto por ejercer

Proyectos Modificados por COG

En este modulo se puede conocer las modificaciones (transferencias o ampliaciones) que se le hayan realizado a los diferentes COG’s presupuestados.

Proyecto En el campo Proyecto Ejecutivo se escoge el proyecto del que se presupuesto el COG. En el campo ID Cog se introduce el número de COG. En Valor Modificado se muestra el importe de las modificaciones que se le han realizado al COG seleccionado.

Presupuesto Muestra el valor registrado de los presupuestos originales.



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Programas, Funciones, Sub...

En esta ventana es posible visualizar los programas socioeconómicos que realizan los diferentes entes públicos, que se dividen en Programas, Funciones, Sub-funciones y Ejes Estratégicos, todos ellos solicitados por el CONAC para la posterior evaluación de las metas del gobierno.

Menú Con el botón NUEVO se abre la ventana Captura de Programas, con lo que se podrá registrar nuevos Programas, Funciones, Sub-funciones y Ejes Estratégicos.

Tabla Es este campo se puede elegir la tabla a visualizar.

Listado Aquí se muestran todos los registros.



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Captura de Programas

Datos Generales Para un nuevo registro, se elige primero el tipo de registro en el listado de la derecha. En el campo ID el sistema muestra automáticamente el siguiente folio a registrar del tipo de función a registrar. En el campo Nombre se introduce el nombre a registrar

Listado Se muestra un listado para seleccionar el tipo de programa que se desea registrar.

Menú No olvide oprimir el botón GRABAR para que el nuevo programa quede registrado satisfactoriamente.



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Presupuesto de Ingresos

Para registrar los ingresos, se tiene que consultar el manual Clasificador por Rubro de Ingresos del CONAC, con el cual se pueden desagregar los diferentes conceptos de ingresos que tiene el ente público. En este mismo módulo se pueden agregar uno a uno los diferentes rubros de ingresos desagregados anteriormente en el MENÚ CLASIFICADORES>Clasificador por Rubro de Ingresos.

Ejercicio Actual Muestra el ejercicio actual.

CRI´s del Proyecto Al ingresar el CRI se muestra automáticamente la Descripción y la Cuenta Contable, pero en Nombre/Cta aparecerá Cuenta inexistente, por lo que hay que crear la cuenta en el MENÚ CATÁLOGOS>Cuentas contables. Una vez ingresado el CRI, se registra el importe del presupuesto del ingreso.



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Consulta de Presupuesto x Proyecto

En este módulo se puede verificar el total presupuestado por cada proyecto ejecutivo, así como imprimir un listado.



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Consulta de Presupuesto x COG

En este módulo se puede verificar el total presupuestado por cada COG, así como imprimir un listado.



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Consulta de Presupuesto x Cuenta

En este módulo se puede verificar el total presupuestado por cada cuenta contable mayor del gasto, así como imprimir un listado.



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Avance Financiero (Pres. X Prog)

En este módulo se puede verificar el avance presupuestario de cada proyecto ejecutivo, mensual o trimestralmente.

Opciones del Reporte Se elige la casilla Mensual o Trimestral. En el campo Del Mes se elige el mes al que se quiere el avance si es mensual. En las casillas Periodo se elige el avance del trimestre marcado si es trimestral.

Resúmenes En este campo se eligen los diferentes aspectos registrados con los proyectos ejecutivos, mediante los cuales se puede desagregar el avance presupuestario. Cada una de estos aspectos se imprime en una hoja diferente.

Título del Reporte Por default el sistema muestra ESTADÍSTICAS DE AUTORIZACIONES DEL (mes o periodo), pero el usuario puede modificarlo de acuerdo a sus necesidades.

Menú Al oprimir el botón IMPRIMIR, se muestra en la pantalla el reporte seleccionado para darle la opción de imprimir.

Presupuesto por Proy/COG



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En este módulo se puede verificar el total presupuestado desagregado por los COG’s de cada proyecto ejecutivo, así como imprimir un listado.

Opciones del Reporte En la opción Resumen x COG se genera un reporte de cada proyecto desagregado por cada clasificador objeto de gasto registrado. En la opción Detallado x variables se pueden elegir el listado de acuerdo a las variables registradas con cada proyecto, como Programa, Función, Sub-función, Eje Estratégico y Tipo de Gasto. En la casilla Todos se refiere a el listado de todos los proyectos ejecutivos registrados. La casilla Por Proyecto, permite elegir un proyecto en específico del cual se desea el listado del presupuesto. Cuando se elige así, es posible elegir el proyecto específico en el campo Proyecto Ejecutivo.

Resúmenes En estas casillas se pueden elegir los tipos de informes que se requiere enlistar, de acuerdo a las casillas marcadas de cada variable.

Título del Reporte Por default el sistema muestra PROYECTOS DE PRESUPUESTO DE EGRESOS PARA EL EJERCICIO DE 2012, pero el usuario puede modificarlo de acuerdo a sus necesidades.

Menú



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Al oprimir el botón IMPRIMIR, se muestra en la pantalla el reporte seleccionado listo para imprimir.



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MENÚ AUTORIZACIONES/ÓRDENES



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Autorizaciones/Órdenes

Para poder utilizar los presupuestos aprobados al ente público, es necesaria una autorización para cada egreso que se haga, pues de esta manera se lleva el control del mismo presupuesto, que en este punto queda contablemente comprometido de acuerdo a los lineamientos del CONAC.

Barra de Menú Ventana Autorizaciones/Ordenes El botón NUEVO nos permite crear, editar e imprimir Autorizaciones/Órdenes.

Rango de fecha Permite establecer un periodo específico en una consulta de Autorizaciones/Órdenes emitidas.

Autorizaciones/Órdenes Emitidas Muestra un listado de las Autorizaciones/Órdenes emitidas.



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Captura de Autorizacioes/Órdenes

Datos Generales

En el No. Autorización presionar la tecla Enter y se generará automáticamente el siguiente folio.

En Requisición, si la hay, se registra el número de requisición del departamento que lo solicita, si no, se deja el espacio en blanco con otro Enter.

Igual se registra la Fecha Req., o en su defecto será la fecha en que se genere la autorización.

El campo Orden también se generará automáticamente, por lo que también se debe pulsar un Enter.

Ingresar a continuación en el campo Fecha, la fecha en la que se debe de registrar la autorización. Por default se muestra la fecha actual (La del sistema operativo Windows).

Cuenta Colectiva En el campo Cuenta Colectiva se introduce una cuenta contable de la cuenta por ejercer. Cuando se quiera provisionar una cuenta, por ejemplo proveedores u otro pasivo, esa cuenta deberá indicarse en este campo para que el programa SAdMun la registre automáticamente en las pólizas. Por ejemplo, en el caso de una compra, se debe registrar ahí la cuenta contable del proveedor, pues de esa manera se podrá provisionar de manera sencilla la cuenta por pagar en la opción Recepción de Facturas del menú Proveedores, además de que el programa generará el cargo y el abono necesarios para registrar a ese proveedor en el proceso contable. Igual se debe de hacer para el caso de deudores, caja chica y otras cuentas donde sea necesario se vean reflejadas contablemente en las pólizas y los estados financieros. Para el caso de la nómina y otros gastos en que sólo es necesario el reflejo contable del egreso, se registrará en este campo la cuenta contable del banco. NOTA: Nunca deben ingresarse aquí las cuentas de gasto.

Buscar Cuenta Nos permite buscar la cuenta contable cuando no la tenemos a la mano o no la recordamos.



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Concepto El siguiente campo es el Concepto General, donde se describirá el concepto del egreso, tal y como se haría en una póliza de cheques. Una vez descrito el concepto, se debe ubicar el cursor del mouse con un click en el campo Código para empezar a describir los artículos y servicios a adquirir o contratar con cargo a los presupuestos, o en su caso a liquidar, como la nómina.

Captura de Artículos, Servicios o Gastos.

En el campo Código, se introduce el número de producto, cuando se ha registrado anteriormente en el Catálogo de Productos, y de esta manera se mostrarán automáticamente los campos Unidad, Descripción y Precio U. Si no se tiene catálogo de productos registrados, el campo Código se puede dejar en blanco y será necesario introducir los datos manualmente en los campos Unidad y Descripción.

En el campo Cantidad se introducirá la cantidad de unidades a adquirir. En el caso de servicios o nómina, un 1 es suficiente. No se debe dejar este campo en blanco porque en el campo Precio U el sistema calcula el Importe entre la Cantidad y marcaría error al dividir entre 0.

En el campo Proy Ejec, presionando la tecla F1 se abrirá una ventana donde se seleccionará el proyecto para el que se solicita la Autorización, y con un Enter o haciendo click en el botón con 3 puntos que se encuentra a la derecha del nombre del proyecto, se desplegarán los COGs a los que se cargarán los importes que se solicitan en esta autorización. Se elige el COG con un doble click o seleccionándolo con el cursor del mouse y presionando en el botón seleccionar de la parte inferior de esa ventana.

Una vez seleccionado el proyecto y el COG, el cursor envía automáticamente al campo Importe, donde si se cumplió con la condición del Catálogo de Productos, el importe se mostrará automáticamente. Aun así se puede modificar. Si no se tiene el catálogo de cuentas, el importe se debe registrar manualmente.

Al registrar este último campo, el usuario se debe de asegurar que quede perfectamente registrado presionando Enter cada vez que introduce un importe.

Nota: si no se encuentra el COG en el proyecto, es que no está presupuestado, o el usuario no tiene los permisos para visualizarlo y necesita que el administrador del sistema le otorgue los permisos para ejercer los presupuestos de esos COGs.

Después de esto, el sistema envía al siguiente renglón donde, si es necesario, se podrá registrar otro gasto o adquisición que deba contabilizarse en la misma póliza de egresos. Para este se siguen los mismos pasos que en el renglón anterior. Aquí es muy importante que al estar en el campo Proy Ejec se presione F1 para elegir otro proyecto u otro COG, pues el programa por default mostrará los mismos del renglón anterior.

Al finalizar el registro de COGs, se deben de verificar los campos Iva, Ret ISR y Ret IVA, donde se pueden modificar los porcentajes e incluso los importes de esos impuestos según las necesidades de la dependencia.

Para finalizar, una vez verificado que los registros sean correctos, se oprimirá el botón GRABAR de la parte inferior izquierda. Ante esto se abrirá una ventana desde donde se podrá -o no- imprimir la Autorización y/o la Orden de Compra.

Cuenta Indica el nombre de la cuenta contable especificada.



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IVA y Totales Muestra los subtotales y totales de la Autorización/Órden así como también da la opción de modificar el porcentaje y el importe del IVA.

Menú Permite grabar, imprimir, cancelar, buscar o capturar una nueva Autorización u Orden.

Modificar autorizaciones

Es posible modificar o cancelar una Autorización en base a los siguientes parámetros.

Cuando el usuario abre la Autorización para modificarla y no se abre ninguna ventana informativa indicando que la Autorización está devengada, significa que la Autorización está liberada y pueden hacerse las modificaciones deseadas.

Cuando el usuario abre la Autorización para modificarla y se abre una ventana informativa que indica que la Autorización ya está devengada en una póliza del tipo DD (Póliza de Diario Devengada), significa que esa Autorización se registró en un Contra-recibo. Para liberar esa autorización hay que verificar que no se haya registrado el pago de ese Contra-recibo en un Cheque-Póliza de Egresos, pues en ese caso debe de cancelarse primero esa Póliza de Egresos para posteriormente cancelar el Contra-recibo, antes de poder modificar o cancelar la Autorización. Si no se ha efectuado el pago, se puede cancelar directamente el Contra-recibo para liberar la Autorización.

Cuando la ventana informativa indica que la Autorización se encuentras devengada en una póliza de tipo E? (Póliza de Egresos, seguida de la serie de los cheques-?-), indica que la Autorización está devengada directamente en un cheque(sin Contra-recibo), por lo que hay que cancelar la Póliza de Egresos para liberarla.

Una vez modificada la Autorización, se puede volver a registrar el Contra- recibo y/o la Póliza de Egresos en sus respectivos folios, que en el sistema aparecerán como Cancelados.



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Importar Autorizaciones desde un archivo de Excel

El programa SADEGRESOS habilita a los usuarios importar Autorizaciones Presupuestales desde una hoja de cálculo, con el fin de permitir un registro rápido y masivo de APs. Esto es útil, sobre todo, para registrar nóminas donde se paga con cheques a los empleados, o para pagar los recibos de la CFE, que en algunas dependencias son numerosos. Para esto, el usuario deberá llenar una hoja de Excel, donde en 12 columnas podrá registrará autorizaciones de una sola fecha, con los encabezados de esta manera: num_AP, donde registrará el número de Autorización Presupuestal; num_requisi, donde se registra el número de requisición, si la hay. Si no, debe registrarla con un 0 (cero); num_orden, donde se registra el número de orden de compra, si la hay. Si no, debe registrarla con un 0 (cero); cta_colectiva. Aquí se registra el número de la cuenta colectiva a la que se aplicará la autorización; concepto, donde se detalla el concepto de la autorización; cantidad. Aquí se registra el número de artículos o servicios a adquirir o pagar. Generalmente cuando es un servicio se registra un 1 (uno); unidad, donde se detalla la unidad de medida del artículo objeto del gasto: kgs, litros, mts, pzas; concepto2. Aquí se detalla la descripción del artículo o servicio que se adquiere o se paga; proyecto. Se refiere al número de proyecto del que se está afectando el presupuesto con este gasto; COG, donde se registra el número de COG a afectar dentro del presupuesto; importe. Aquí se registra el importe en pesos que se va a ejercer del COG; y id_dependencia, donde se registra el número de dependencia a afectar con este gasto. Si se desea que estos gastos queden devengados, se deberán de agregar 4 columnas más: chequera, donde se registrará el número de la chequera que se está utilizando para pagar el egreso: referencia. Aquí se registra el número de cheque que se utilizó para el pago; beneficiario, para registrar el nombre del beneficiario del cheque; y importe_cheque, donde se registrará el importe en pesos del cheque que se utiliza.

Una vez registrados todos los datos bajo estas columnas, se guarda la hoja de cálculo en formato CSV. Ejemplo: pagocfe-Enero.csv. En el programa de SadMun Egresos, en el Menú del sistema ir a Autorizaciones/Órdenes > submenú Utilerías > Importar Archivo Autorizaciones, donde se abrirá una ventana de Importación de Autorizaciones.



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Ruta del Archivo En este campo se seleccionará el archivo de Excel que hemos creado, oprimiendo el botón de búsqueda localizado a la derecha del campo, que abre una ventana del explorador de Windows donde el usuario deberá indicar el archivo a importar. En el campo Fecha, se debe registrar la fecha de las autorizaciones para que las pólizas de diario y de egresos se registren con esa fecha y en ese periodo.

Botón Validar Para realizar la importación se oprime el botón de Validar, con lo que el programa empezará a importar los datos de la hoja de cálculo. Al finalizar se abrirá una ventana informativa con la leyenda Validación Finalizada.

Botón Grabar Una vez validada la información, se oprime el botón Grabar del menú de la página de Importación de Autorizaciones.

Botón Regresar Una vez grabados los registros, al oprimir el botón Regresar se puede volver a Autorizaciones/Órdenes para imprimir las autorizaciones.

Generación de Pólizas de Devengado y Pagado La casilla de verificación de Generación de Pólizas de Devengado y Pagado debe marcarse cuando en la hoja de cálculo se registraron las columnas referentes a los cheques (las últimas cuatro). De esta manera se generarán las pólizas de Egresos, con los presupuestos de egresos Devengado y Pagado.



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Lista Si los datos tienen algún error, éstos se mostrarán en el campo Lista, indicando al usuario el tipo de error que presenta, por lo que el usuario deberá volver a la hoja de cálculo para corregirla y volverla a importar al programa SadEgresos.



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Catálogo de Productos

Este módulo nos permite crear un catálogo de artículos y/o servicios, que le facilitará al usuario el llenado de las Autorizaciones/Órdenes de compra. En esta ventana se pueden registrar de manera numérica, los grupos de productos de conformidad con su género o tipo de producto y servicios.

Datos Generales

El campo Código, se refiere al número que identificará al producto o servicio a registrar y se muestra automáticamente el siguiente número a dar de alta en el catálogo.

El campo Nombre es para la descripción y características del producto o servicio a registrar.

El campo Unidad es la presentación en que se adquieren los artículos a registrar, como lo son: piezas, kgs, litros, cubetas, etc.

El campo Precio Uni es el precio unitario del producto.

Y el campo Grupo es para definir que este producto pertenece a un grupo de productos que se han dado de alta anteriormente.

Botón Sin Retenciones Permite establecer si el producto tiene Retenciones.

Catálogo de Grupos de Productos



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En este modulo se registran los diferentes grupos de productos para facilitar la captura de las Autorizaciones Presupuestarias.

Datos generales

El campo Código, se refiere al número que identificará al grupo de productos a registrar y se muestra automáticamente el siguiente número en el catálogo.

El campo Nombre es para la descripción y características del grupo de producto a registrar.



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Listado de Autorizaciones

Esta ventana permite al usuario imprimir un listado de autorizaciones registradas a una cuenta colectiva específica en un lapso de tiempo especificable.

Opciones del Reporte En el campo Fecha de Pólizas se especifica el rango de fechas a considerar para el reporte. En el campo Cuenta Proveedor se especifica la cuenta contable del proveedor del que se desea el listado de autorizaciones emitidas. Si se desea el listado de todos los proveedores, se marca la casilla Todos.

Detalles Las casillas Detalles, Resumen por Proveedores y Resumen por Presupuesto son opciones que se pueden imprimir en el reporte. Detalles se refiere a un listado detallado por cada autorización, fecha, número de orden, COG, cuenta contable, proveedor e importe. Resumen por Proveedores se refiere a un importe total de autorizaciones para cada proveedor. Resumen por Presupuesto se refiere a un resumen por cada tipo de gasto (COG) y su cuenta contable.

Botón Sólo con Órdenes de compra Al marcar esta casilla, el listado se generará solo para las autorizaciones a las que se creo orden de compra.

Título del Reporte Por default el sistema muestra LISTADO DE AUTORIZACIONES DEL (periodo de tiempo), pero el usuario puede modificarlo de acuerdo a sus necesidades.



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Configuración de Folios

En esta ventana se pueden configurar los folios de las autorizaciones emitidas, así como seleccionar el tipo de formato que se utiliza al imprimirlas.

Folios Y Rutas de Impresión Folio Orden Normal. En este campo se registra el siguiente número de folio de una autorización normal, a crear. Folio Orden Federal. En este campo se registra el siguiente número de folio de una autorización federal, a crear – cuando las hay-. Forma de Impresión. Se elige en el sistema la plantilla de Autorización a imprimir

Grabar y Salir Al oprimir este botón, el sistema solicita la autentificación del usuario que realiza estas modificaciones.



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MENÚ CONTABILIDAD



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Pólizas Registradas (Cheques, Diario e Ingresos)

Para una mejor organización contable, las pólizas relacionadas a los presupuestos se registran automáticamente de la siguiente manera: Diario A. Pólizas de Apertura. Se crean al registrar los presupuestos de cada proyecto. El presupuesto

aprobado pasa a por ejercer. Diario C. Pólizas de Presupuesto Comprometido. Se crean cuando se registra una autorización. El

presupuesto por ejercer o modificado pasa a comprometido. Diario D. Pólizas de Presupuesto Devengado. Se crean al registrar las facturas –cuentas por pagar- de los

proveedores (provisionar o crear contra-recibos). El presupuesto comprometido pasa a devengado. Diario P. Pólizas Presupuestarias. Se crean al modificar el presupuesto, ya sea mediante una transferencia o

una ampliación. El presupuesto por ejercer pasa a modificado. Egresos. Son todas las pólizas de cheques con la respectiva serie de cada chequera. Al ejercer una

autorización o una cuenta por pagar (CxP) el presupuesto pasa de comprometido o devengado a Pagado y Ejercido.

Búsqueda Se pueden buscar las pólizas de una fecha o periodo específico eligiendo las fechas en este campo.

Mes En este campo se elige el periodo de las pólizas que se desea que se muestren.



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Captura de Pólizas

En esta ventana se pueden crear pólizas de todo tipo, así como modificar, cancelar e incluso eliminar las pólizas ya registradas en el sistema, aunque no es recomendable eliminar pólizas si no se está seguro de lo que se está haciendo, ya que el folio de la póliza que se elimina del sistema es difícilmente recuperable. Como se describe en la introducción de este manual, SADEGRESOS utiliza un sistema automático para el registro contable de los gastos, por lo que para liquidar cualquier tipo de gasto, deberá elaborarse primero una Autorización Presupuestal. Se pueden usar las teclas de ayuda: F1 para buscar las cuentas contables que se tienen que registrar manualmente, asegurándose de que ya han sido registradas en el catálogo de cuentas contables anteriormente (CATALOGOS>Cuentas Contables), pues mediante la consulta desde la póliza no se pueden crear ni modificar cuentas contables. F5, que es exclusivamente para generar provisión de pasivos, ingresando en las pólizas las Autorizaciones Presupuestarias -generalmente en pólizas de diario-, con lo que el sistema crea el momento contable del devengado y genera la contabilidad patrimonial del gasto y el pasivo. F6 para pagar un gasto inmediato; es decir, cuando es un gasto del que el ente público no tiene crédito y no se provisiona el proveedor, como por ejemplo la nómina, la caja chica, etc. F7 para pagar un gasto provisionado, como por ejemplo una factura a crédito, los recibos de energía eléctrica, agua y teléfono que se pueden provisionar. Una vez que el sistema registra automáticamente las cuentas en la póliza, el usuario debe de revisar que la cuenta de pasivo sea la correcta. Las cuentas presupuestarias y las cuentas de gasto son automáticas, basados en el documento matriz de conversión de devengados, por lo cual no se recomienda cambiar las cuentas que el sistema registra automáticamente, con excepción de la cuentas de pasivos y de activos fijos.



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Con ese sistema del registro de los gastos, las cuentas de activo como 1244, 1245, se registran automáticamente hasta el segundo nivel, por lo que el usuario deberá desagregar manualmente en las pólizas hasta el 3ro o 4to nivel, según el criterio con que ha administrado sus cuentas contables o ha registrado en ellas los activos adquiridos con el gasto a registrar.

Tipo de Póliza e Información de Chequera

En el campo Periodo se registra automáticamente el periodo actual de acuerdo a la fecha del sistema. Cada mes es un periodo, del 1 al 12 respectivamente. Si el usuario quiere registrar la póliza de un mes diferente del actual debe modificar manualmente este campo. Con un Enter del teclado se pasa al siguiente campo.

En el campo Tipo Pol. se debe escoger el tipo de póliza que se quiere registrar. PÓLIZA DE EGRESOS/ CHEQUE:

En el campo No. Chequera se introduce el número de la chequera registrado anteriormente en el MENÚ CATÁLOGOS>Chequeras, con la que se hará el pago. Automáticamente se mostrarán los campos CTA., BANCO, SERIE y PÓLIZA, pues los primeros tres ya se han registrado al dar de alta la chequera, mientras que el número de póliza es el subsecuente. Con un Enter del teclado se pasa al siguiente campo.

En el campo Fecha se registra automáticamente la fecha del sistema Windows. Si el usuario quiere registrar la póliza con una fecha diferente, debe cambiarla manualmente. Con un Enter del teclado, automáticamente se abre la ventana Encabezado del Cheque, con lo que se podrán registrar los datos con los que se llenan los cheques-pólizas.

En el campo Beneficiario se registra el nombre de la persona o empresa a la que se gira el cheque. Con un Enter del teclado se pasa al siguiente campo.

En el campo Importe se registra la cantidad por la que se gira el cheque. Con un Enter del teclado se pasa al siguiente campo.

En el campo Concepto se registra el concepto del pago.

La casilla P/Abono En Cuenta debe marcarse cuando se desea que el cheque marque esa leyenda al imprimirse, de lo contrario debe marcarse la casilla de Normal.

Una vez llenado los datos del cheque, se presiona el botón ACEPTAR para volver a la Póliza de Egresos. En el registro de las cuentas contables aparece de manera automática el abono al banco.

En este punto: 1. Si el gasto se tiene provisionado (contra-recibo, cuentas por pagar):

Se utiliza la tecla F7, con lo que se abrirá la ventana Pago de Facturas CxP, donde al seleccionar al proveedor o cuenta por pagar, con un click en el botón Buscar Facturas se despliega una lista de todos los documentos que se han provisionado de ese proveedor o cuenta por pagar.

En el campo Pagar se selecciona la cantidad a pagar o abonar de cada factura. Se pueden realizar abonos o parcialidades en cada factura.

Si se desea pagar todo el adeudo provisionado para el proveedor, se puede oprimir el botón Liquidar Todas que se encuentra en la parte inferior de la ventana, con lo que automáticamente se llenarán todos los renglones del campo Pagar de cada factura provisionada.

Se presiona el botón Seleccionar de la parte inferior de la ventana Pago de Facturas CxP, y el sistema regresa a la ventana de captura de Pólizas del Ejercicio, donde ya se han registrado automáticamente las cuentas contables a afectar por el pago de esa provisión, así como las cuentas presupuestarias del gasto.



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En este paso el presupuesto devengado pasa a pagado y ejercido. Aquí los registros automáticos son: Cargo al proveedor (cuenta por pagar) Cargo al presupuesto pagado Cargo a presupuesto ejercido

Abono al banco Abono al presupuesto devengado Abono al presupuesto pagado.

2. Si es un pago inmediato:

En este caso el número de AUTORIZACIÓN se ingresa directamente en el campo cuentas contables con la tecla F6 (Pagar). Con F6 el sistema SADMUN va a liquidar el resto de los momentos contables de la Autorización Presupuestaria (AP) de una sola vez. Esto es, como está comprometida la va a devengar, ejercer y pagar

Además, cuando hay un proveedor, aquí mismo se provisiona y se cancela.

Aquí los registros automáticos son: Cargo al gasto Cargo al IVA por acreditar (si lo hay) Cargo al proveedor (si se puso como cuenta colectiva en la autorización) Cargo al presupuesto devengado Cargo al presupuesto pagado Cargo a presupuesto ejercido (Aquí termina la AP)

Abono al banco Abono al proveedor (si se puso como cuenta colectiva en la

autorización) Abono al presupuesto comprometido Abono al presupuesto devengado Abono al presupuesto pagado

Cuando hay un proveedor en un pago inmediato, el sistema solicitará los datos de las facturas del proveedor, ya que no se ha provisionado, por lo que hay que volver a la cuenta contable del proveedor donde se abrirá una ventana azul solicitando el llenado de los siguientes campos:

CVE_REG, que es el número o clave con que se registró el proveedor en el catálogo de

contribuyentes. No. FACTURA. Donde se debe de registrar el número de factura del proveedor. FECHA. La fecha de la factura del proveedor. MONTO IVA. Ingrese el monto del IVA de la factura. T.C. que es el tipo de cambio cuando la factura es de una divisa diferente. Si la factura es en pesos

mexicanos se deja en 1.00. ID AUTORIZ. El número de autorización presupuestal de ese gasto. Y un campo en blanco donde se puede registrar el concepto del gasto.



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3. Si NO se tiene una autorización presupuestal para este egreso:

Además del abono al banco, que es automático, las demás cuentas contables se tienen que registrar en la póliza manualmente y oprimir la tecla Enter cada vez que se ingrese una cantidad en el cargo o en el abono.

4. Si se tienen que agregar más cuentas contables que no forman parte del gasto:

Cuando en el mismo egreso se tienen que registrar otras cuentas que no forman parte del gasto, como por ejemplo las retenciones de nómina, se deben agregar manualmente y oprimir el botón Aceptar para que los registros del gasto y las cuentas presupuestarias se muestren automáticamente.

5. Si se está registrando la adquisición de un activo fijo:

En este caso, al momento de liquidar la adquisición del activo, el sistema automáticamente registrará la cuenta del gasto (5XXX), por lo que el usuario deberá de cambiar manualmente esa cuenta y remplazarla por la cuenta del activo, la que deberá registrar en el catálogo de cuentas con anterioridad.

Para finalizar el registro de la póliza, una vez revisado que los totales del cargo y el abono sean iguales, se oprime el botón GRABAR del menú de la ventana, con lo que se abre una ventana informativa que pregunta si se desea imprimir la póliza.

Si se oprime el botón Si, se abre otra ventana desde donde se puede imprimir el registro en formato Póliza-Cheque y/o Póliza de Egresos. Al terminar de imprimir el formato deseado, se oprime el botón de Cerrar Impresión, con lo que la ventana de Pólizas del Ejercicio queda de nuevo en blanco y lista para otro registro.

Si se oprime el botón No, la ventana queda de nuevo en blanco, lista para el siguiente registro. Al hacer el cheque se crea la póliza de Egresos con la correspondiente serie del cheque, que puede ser encontrada en el menú CONTABILIDAD>Cheques, Diario e Ingresos

PÓLIZA DE DIARIO:

Al elegir póliza de diario, automáticamente se sombrean los campos de los datos de la chequera, por lo que el siguiente campo es el de la Serie, donde se puede dejar en blanco o elegir una letra específica. Es muy importante que el usuario tenga en cuenta que no se deben de usar las series A, C, D, ni P, pues esas series están reservadas para las pólizas de Apertura, presupuesto Comprometido, presupuesto Devengado y modificación al Presupuesto. Si el usuario quiere utilizar otras series para las pólizas de diario, deberá utilizar un criterio adecuado para organizar sus pólizas. En el campo Póliza el sistema mostrará automáticamente el siguiente folio de la serie elegida por el usuario. Si no hay serie, el sistema igual mostrará el siguiente folio de las pólizas de diario sin serie. Se selecciona la fecha de la póliza y el concepto.

En los campos contables de una póliza de diario también se pueden ingresar autorizaciones, por ejemplo cuando salen materiales del almacén y se envían al gasto; o cuando se registran transferencias bancarias para liquidar un gasto, por lo que al igual que en las pólizas de egresos, también se pueden utilizar los comandos F5 para registrar un pasivo, F6 para ejercer un gasto



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inmediato y F7 para liquidar una cuenta por pagar. En este caso se registrarán automáticamente las cuentas presupuestarias y las del gato, pero el usuario deberá registrar manualmente las cuentas faltantes como el abono al banco o la salida del almacén.

Para los demás casos, generalmente el usuario debe registrar manualmente todas las cuentas contables a afectar.

Una vez checado que los totales del cargo y el abono sean iguales, se oprime el botón GRABAR del menú de la ventana, con lo que se abre una ventana informativa que pregunta si se desea imprimir la póliza.

Si se oprime el botón Si, se abre el reporte listo para imprimir. Al terminar de imprimir, se oprime el botón de Cerrar Impresión, con lo que la ventana de Pólizas del Ejercicio queda de nuevo en blanco y lista para otro registro.

Si se oprime el botón No, la ventana queda de nuevo en blanco, lista para el siguiente registro.

Consulta de Pólizas

En esta ventana se pueden consultar los datos específicos de una póliza

Datos Generales de póliza Se selecciona el mes en que se expidió, el tipo de póliza, la serie de la póliza si la tiene y el número de la póliza. Automáticamente el sistema mostrará el nombre del usuario que la elaboró, la fecha de registro y el número de cheque



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Listado En este campo se muestran las cuentas contables afectadas, así como lo nombres de las cuentas, los cargos y los abonos registrados en la póliza.



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Póliza Abierta por el Usuario

Cuando el sistema indica este mensaje, es necesario DESBLOQUEAR LA PÓLIZA Cuando existe una póliza sin terminar, y que al volver a ella para completar su registro, muestra una ventana que dice “Póliza abierta por el usuario (nombre del usuario). Verificar”, significa que esa póliza quedó abierta mientras se verificaban o registraban otras pólizas, o fue abierta dos usuarios al mismo tiempo. Para desbloquearla, se presiona el botón Aceptar de la ventana informativa, y se abre esta ventana de Consulta de pólizas, donde se solicita el mes, el tipo de póliza, la serie –si existe-, y el número de póliza. Una vez ingresados los datos solicitados, en la parte inferior se muestra un botón que indica DESBLOQUEAR. Se oprime y se abre una ventana que indica Póliza desbloqueada. Cerramos las ventanas y al regresar al listado de pólizas, ya se puede completar el registro de esa póliza.



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Ingresos Diversos

Este módulo muestra los ingresos del ente público, de acuerdo al Catálogo por Rubro de Ingresos (CRI) registrado en el presupuesto de ingresos.

Menú Con el botón NUEVO se registra un nuevo ingreso y su respectiva póliza.

Búsqueda Se seleccionan el rango de fechas en que se desea ubicar un ingreso ya registrado en el sistema.

Listado En este campo se muestran los ingresos registrados en el rango de fechas seleccionado o en el mes elegido al pie de la ventana



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Captura de Ingresos Diversos

Para capturar los ingresos, es necesario tener registradas las cuentas contables de ingresos, de acuerdo a las cuentas los Rubros de Ingreso que se han registrado anteriormente en el módulo de Presupuesto de Ingresos.

Datos Generales Folio. Este campo se muestra automáticamente. Fecha. Se introduce la fecha en que se registra el ingreso. No. Chequera. Se elige la cuenta bancaria en la cual se registró el ingreso. Concepto. Se especifica el motivo del ingreso.

Captura de Cuentas Al igual que en una póliza normal, en este campo se registran las cuentas de ingreso con sus cuatro niveles, con lo que se mostrará automáticamente el nombre de la cuenta para verificar su correcto registro.

Menú Una vez registradas todas las cuentas de ingresos con sus respectivos importes, se oprime el botón GRABAR del menús de la ventana para imprimir la póliza de ingreso respectiva.

Al registrar un ingreso en esta ventana, automáticamente se creará la póliza de Ingresos, que se mostrará en el menú CONTABILIDAD>Cheques, Diario e Ingresos.



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Verificador de Pólizas

En esta ventana el usuario puede generar un reporte de las pólizas registradas en un periodo de tiempo, de folios, por tipo de póliza, serie o las que afecten a una cuenta contable específica.

Selector de fecha En este campo se elige la fecha o el periodo de tiempo en el que se desea el listado de pólizas.

Cuentas En estos campos se pueden elegir las cuentas o el rango de cuentas específicas de los que se desea el listado de las pólizas en que están afectadas esas cuentas. Si se desea un listado de pólizas que afecten cualquier cuenta se elige marcar la casilla Todas

Pólizas En estos campos se puede elegir el rango de pólizas desde el tipo de póliza, la serie y un rango específico de folios. Si se desea un listado de todas las pólizas del periodo o de las cuentas específicas marcadas arriba, se debe elegir la casilla Todas.

Ordenar En estos campos se elige el orden en que se requiere el listado de pólizas. Puede ser por tipo y número de póliza o por fecha, así como en orden ascendente o descendiente. La casilla Pólizas C/Diferencias se marca cuando el usuario desee sólo el listado de las pólizas que tienen diferencias entre los cargos y abonos registrados.



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Título del Reporte Por default se muestra el título VERIFICADOR DE PÓLIZAS DEL (periodo de tiempo), pero el usuario lo puede modificar de acuerdo a su criterio.

Menú Al oprimir el botón IMPRIMIR, se mostrará en la pantalla el reporte listo para imprimir.



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Impresión de Pólizas

Es posible imprimir un grupo de pólizas en forma continua sin necesidad de elegir póliza por póliza. Para esto en el Menú del sistema ir a Contabilidad > submenú Listado e Impresión> Impresión de Pólizas, donde se abrirá una ventana de Impresión de Pólizas.

Pólizas En los campos De la Póliza y A la Póliza se elige el tipo de póliza que se desea imprimir. En los campos Serie la serie de las pólizas a imprimir; si no tiene serie se debe de dejar en blanco. En los campos No. Póliza se eligen los números de póliza inicial y final para imprimir

Selector de Fecha En estos campos se selecciona el periodo de las fechas que se desea imprimir.

Firmas En este campo se pueden modificar las firmas de quienes elaboran, revisan y autorizan las pólizas.



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Impresión de Cheques

Es posible imprimir también un grupo de pólizas-cheques en forma continua sin necesidad de elegir cheque por cheque. Para esto en el Menú del sistema ir a Contabilidad > submenú Listado e Impresión> Impresión de Cheques, donde se abrirá una ventana de Impresión de Cheques.

Pólizas En los campos De la Póliza y A la Póliza se muestra automáticamente Egresos, ya que son cheques los que se van a imprimir. En los campos Serie la serie de las chequeras de los cheques a imprimir. En los campos No. Póliza se eligen los números de pólizas inicial y final de lops cheques a imprimir.

Periodos En estos campos se selecciona los periodos de los cheques que se desea imprimir.



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Reporte Diario de Cheques

En esta ventana se puede imprimir un reporte diario -o de un periodo en específico- de los cheques registrados en el sistema.

Selector de Fecha En este campo se selecciona la fecha o el periodo del que se quiere imprimir el reporte.

Chequeras Se selecciona el número de chequera. Si se quiere imprimir un reporte de todos los cheques de todas las chequeras utilizadas, se marca la casilla Todas.

Concepto Seleccionar la casilla Normal cuando se desea Seleccionar la casilla Extendido cuando se desea

Cuales Seleccionar la casilla Todos cuando se desea la lista de todos los cheques registrados. Seleccionar la casilla Entregados cuando se desea la lista de los cheques que han sido entregados ya sea a contabilidad o al beneficiario. Seleccionar la casilla Pendientes cuando se desea imprimir la lista de los cheques que no han sido entregados ni a contabilidad ni al beneficiario.

Beneficiario Cuando se desea imprimir la lista de cheques girado a un beneficiario específico, se debe de introducir en este campo el nombre del proveedor. El programa seleccionará a todos los



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beneficiarios cuyo nombre contenga las palabras aquí descritas.

Título del Reporte Por default aquí se muestra RELACIÓN DE CHEQUES DEL, y automáticamente se mostrará en el reporte esta frase seguida del periodo de las fechas de los cheques listados. Se puede modificar como el usuario lo desee para que aparezca en el encabezado del listado de cheques.



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Consulta Auxiliar de Saldos

En esta ventana se puede imprimir una relación de pólizas donde se ha registrado una cuenta contable en específico.

Selector de fecha y hora En este campo se elige el periodo de fechas del que se quiere imprimir la consulta de la cuenta contable.

Periodos En estos campos se eligen los periodos de los cuales se desea el listado

Cuenta Aquí se introduce o se busca el número de cuenta contable que se desea consultar.

Saldos Se muestran automáticamente las sumas de los movimientos que ha tenido esa cuenta en el periodo o fecha especificada.

Listado En este campo se muestra el listado de las pólizas en que esa cuenta ha tenido registros.



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Consulta Analítica de Saldos

En esta ventana se puede imprimir un listado de saldos de una cuenta específica o las subcuentas registradas de una cuenta mayor, como el caso de proveedores.

Periodos En este campo se escoge el periodo del que se desean los saldos de las cuentas. Puede ser un solo periodo o el intervalo entre dos o más meses.

Cuenta En este campo se introduce o se busca el número de cuenta contable del que se desea la relación de saldos. Cuando se requiere la relación de las subcuentas, se introduce la cuenta mayor. Por ejemplo, si se agrega la cuenta 2112-00000-00000-00000, el programa mostrará todas las subcuentas de proveedores que tengan saldo en el periodo de tiempo elegido.

Saldos En estos campos se muestran los saldos acumulados de las cuentas elegidas.

Listado En este campo se muestran los saldos detallados por cuenta. Si se ha elegido una cuenta específica se mostrará esa cuenta con su saldo anterior y el actual. Si se ha elegido una cuenta mayor, se mostrarán aquí las subcuentas de esa cuenta con sus respectivos saldos iniciales del periodo elegido y sus saldos actuales.

Menú de periodos Al elegir cada uno de estos meses, el sistema mostrará los saldos de cada una de las cuentas elegidas.



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Consulta Pagos a Proveedores

En esta ventana el usuario podrá consultar las facturas de los proveedores registradas en el sistema

Proveedor En este campo se elige al proveedor de la lista registrada en contribuyentes.

Botón Modo La casilla Modo contable proporciona una lista de todas las pólizas en que estén registradas las facturas del proveedor, ya sea provisionadas o liquidadas. La casilla Solo C/Saldo prepara una lista de las facturas registradas en el sistema que no han sido pagadas o que tienen abonos. La casilla Modo Facturas permite enlistar todas las facturas del proveedor, aún las que ya están saldadas.

Listado En este campo se muestran los datos de las facturas del proveedor elegido. No. Factura es el número de factura del proveedor. Fecha. Es la fecha de la factura. Póliza. El número de póliza en que se registró la provisión o el pago de la factura. Fecha. La fecha de la póliza. Importe. La cantidad por la que fue expedida la factura. Abono. El importe de los pagos que se le han hecho a la factura Saldo. El saldo pendiente de pago de cada factura después de los abonos.



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MENÚ CONCILIACIONES BANCARIAS



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Movimientos del Banco

En esta ventana se capturan los movimientos que el banco carga en los estados de cuenta para realizar las conciliaciones mensuales.

Chequera y Periodo Se elige una chequera y el mes que se quiere conciliar.

Datos de Chequera Aquí se muestran automáticamente los saldos en el sistema al elegir una chequera.

Botón Anexar Registros Cuando el banco envía un archivo de los movimientos del cliente, es posible importarlos al sistema, evitándole al usuario el registro manual de cada movimiento. Para esto, se marca esta casilla y se busca el menú Archivo en la barra de menús del sistema, se elige Importar Movimientos y se elige el banco.

Una vez elegido el banco y el tipo de archivo, automáticamente se abre una ventana desde donde se podrá importar el archivo:



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Una vez encontrada la ubicación del archivo, con el botón aceptar se muestran los movimientos automáticamente en el sistema.

Captura de Movimientos Si no se tiene el acceso al archivo enviado por el banco, deberán registrarse todos los movimientos de manera manual, tomándolos directamente del estado de cuenta bancario. En este campo, los cargos del banco se tomarán como abonos para el usuario, así como los abonos marcados en el estado de cuenta se tomarán como cargos en el sistema SADEGRESOS. El campo C-A (Cargos o Abonos). Se ingresa aquí la letra C o A según sea el caso. Referencia. Se registra la referencia bancaria marcada en el estado de cuenta. Fecha (Día). Se registra la fecha en que el banco cargó o abonó el movimiento. Cargos. Si en el estado de cuenta es un abono, el importe se registra aquí. Abonos. Si en el estado de cuenta es un cargo, el importe se registra aquí. Concepto. El concepto que detalla el banco en su estado de cuenta.

Menú Se verifican los datos y se oprime el botón GUARDAR.



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Movimientos de Nosotros

Una vez que el usuario ha registrado los movimientos del estado de cuenta del banco, se abre la ventana Movimientos de Nosotros, para cargar y verificar los egresos del ente público.

Chequera y Periodo Al igual que en la ventana anterior, se elige la chequera y el mes a conciliar.

Botón Anexar Registros Se marca esta casilla para importar los datos desde las pólizas del sistema que contengan registros

de la cuenta bancaria. Se oprime el botón Importar Pol. del menú de la ventana para que el sistema registre los movimientos automáticamente.

Captura de Movimientos En este campo se registran los movimientos bancarios registrados en el sistema.

Menú Se verifican los movimientos registrados y se oprime el botón GUARDAR.



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Conciliación Bancaria

Al tener cargados los dos estados de cuenta, el del banco y el del ente público, se selecciona la chequera en esta ventana para conciliar con el banco.

Chequera Se selecciona la chequera y el mes a conciliar.

Saldos En esta ventana se muestran automáticamente los saldos según libros y según bancos.

Menú Al oprimir el botón CONCILIAR E IMPRIMIR, se genera un reporte imprimible con los movimientos conciliados. El reporte indicará los movimientos del sistema no registrados en el estado de cuenta bancario y los movimientos bancarios no registrados en el sistema, para que el usuario confirme los datos y los concilie correctamente.



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Listado de Movimientos de Banco

Esta ventana permite listar los movimientos que se han registrado del estado de cuenta bancario en la ventana Movimientos del Banco.

Opciones del Reporte Se selecciona la chequera de la que se quieren verificar los movimientos y el mes a verificar.



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Listado de Movimientos de Nosotros

Al igual que en la ventana anterior, esta permite listar los movimientos bancarios del ente público registrados en el sistema.

Opciones del Reporte Se selecciona la chequera de la que se quieren verificar los movimientos y el mes a verificar.



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MENÚ ESTADOS FINANCIEROS



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Balanza de comprobación

Opciones del Reporte Se debe seleccionar el Periodo, si se requiere que el reporte sea dentro de un rango de cuentas se desactivara la casilla de verificación “Todas” y seleccionar el rango de cuentas específicas para el reporte. Se indicará si se quiere que se muestren sólo las cuentas de mayor o todas las subcuentas.



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Analítica de Saldos

Opciones del Reporte Se debe seleccionar el Periodo, si se requiere que el reporte sea dentro de un rango de cuentas se desactivara la casilla de verificación “Todas” y seleccionar el rango de cuentas específicas para el reporte.



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Auxiliares y Mayor

Opciones del Reporte Se seleccionará el rango de periodos en base al cual se hará el reporte, se puede imprimir el reporte de un rango de cuentas específico o también por todas las cuentas. Si se quiere que se muestren los totales por Mes se dará clic en la casilla de verificación “SI”, también se podrá indicar si se quiere que se separen las hojas tomando en cuenta las cuentas de mayor, así como también el orden en que se mostraran las cuentas.



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Diario General

Opciones del Reporte Se deberá establecer la fecha en la que se crearon las pólizas, después se indicará el folio desde donde empezara la impresión y el orden en que se desee.



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Estado de Cuenta del Catálogo

Opciones del Reporte Se seleccionará el rango de periodos para el Reporte. Si se desea se puede hacer la impresión del reporte, de un Rango específico de cuentas o bien, por todas las cuentas contables del sistema.



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Informe de Ingresos/Egresos

Opciones del Reporte Se selecciona el Periodo, el rango de cuentas para el Reporte y el Formato. Formato Origen y Distribución: formato que está basado en todos los ingresos y una distribución por porcentaje configurable por el usuario.



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Estado de Situación Financiera

Opciones del Reporte Se selecciona el Periodo y el formato de Balance.



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Estado de Actividades (Resultado)

Opciones del Reporte Se selecciona el rango de periodos en base al cual se imprimirá el reporte, así como también se indicará si el reporte será Mensual o Acumulado e incluso Ambos.



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Flujo de Efectivo

Opciones del Reporte Se selecciona el rango de periodos en base al cual se imprimirá el reporte.



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Estado Analítico del Activo

Opciones del Reporte Seleccionar el Rango de Periodos en base al cual se imprimirá el Reporte, así como también se indicará si el reporte se hará por cuenta o bien por todas las cuentas del ejercicio actual.



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Estado Analítico de Ingresos Presupuestales

Opciones del Reporte Se selecciona el rango de Periodos en base al cual se emitirá el reporte.



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Estado Analítico del Presupuesto de Egresos

Opciones del Reporte Aquí se debe seleccionar el periodo, y se indica si se desea el reporte acumulado o mensual, así como también si se desea que lleve un pie de página o si se quiere el reporte de manera general o por proyecto. En caso de que se seleccione por Proyecto, se mostrara una lista de los proyectos para seleccionar solo uno.



Página: 168

MENÚ CIERRES DE EJERCICIO



Página: 169

Cierre del Ejercicio (Generación de resultados entre Ingresos/Egresos)



Página: 170

Cierre del Ejercicio (Generación de Póliza de Deuda Publica)



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Apertura y Traspaso de Saldos

Sistema Integral de Contabilidad Armonizada Gubernamental ... · Clasificador por Objeto del Gasto...

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