INFORME DE

AUDITORÍA INTERNAAU-O6

Fecha de auditoría:

Del 1 al 5 de septiembre 2008

Tipo de auditoría:

Interna / Anual

Criterios aplicados:

Documentación vigente del SIGC.Norma ISO 9001:2000

Cliente de la Auditoría :

Alta Dirección de la Universidad de Quintana Roo, quien definió los objetivos y el alcance de la misma.

Objetivo de auditoria:

Verificar la eficiencia del SIGC y localizar las oportunidades de mejora tanto para los productos, procesos o para el propio SIGC.

Alcance de la auditoria:

Todos los procesos del SIGC en ambas Unidades.

NO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CRITERIO UTILIZADO

1 No Conformidad Mayor:

No hay o no se conocen los criterios

para análisis medición y

seguimiento de los resultados/operación

de Procesos.

No en todos los casos se encuentra evidencia documental de que se realice la evaluación del desempeño de los procesos y/o productos. Ejemplo: Formación Profesional P-1, Gestión Subproceso Secretaria General SEG-001, Generación y Aplicación Innovadora de Conocimiento P-2, Centro Emprendedor de Negocios CEN-001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-0001, Centro de Información Geográfica CIG-001,

8.2.3 y 8.2.4

2 No Conformidad Mayor:

No se utiliza el SIGC como una herramienta

para medir la satisfacción del

Cliente, y aplicar las acciones necesarias

para hacerlo de forma coherente y en lo

posible aumentarla.

No en todos los casos se analizan los resultados de la medición de la satisfacción del Usuario y no se toman las acciones necesarias para minimizar el impacto de la insatisfacción del mismo. Ejemplo: Formación Profesional P-1, Gestión Subproceso Secretaria General SEG-001, Generación y Aplicación Innovadora de Conocimiento P-2, Director de Administración y Finanzas, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001, Centro de Información Geográfica CIG-001.Existen instrumentos de evaluación de la satisfacción del usuario que no están siendo aplicados correctamente: caso Servicios Generales Procesos de Soporte S-3Existen procesos que han realizado la evaluación de la satisfacción de sus usuarios pero no se han registrado en SIGC. Ejemplo: Servicios Jurídicos E-3, Vinculación y Extensión DVE-001, Procesos de Soporte S-2, formación profesional, Programa de Innovación Educativa PIE-001, Centro Emprendedor de Negocios CEN-001.

8.2.1

3 No conformidad Mayor:

No se lleva un adecuado control de la

documentación del SIGC.

Se encontró evidencia documental del uso de formatos no declarados en el SIGC, Ejemplos: Para proyectos internos; Convocatoria, Formato de Programa de Trabajo del Cuerpo Académico, formato para evaluación de propuestas, dictaminación de proyectos de investigación. Formación profesional: formato de inscripción a examen especial, Minuta para reuniones del Consejo Divisional de la DCPH, Reunión del Departamento de Estudios Políticos e Internacionales (28/04/08), Formato de eventos académicos Procesos de Apoyo P-1A-6 (SAC), formato de sugerencias para las sesiones de círculos de conversación, La Dirección de Administración y Finanzas: tarjetas para servicios de Hotel, restaurantes y avión, entre otros.Se encontró evidencia documental del uso de formatos declarados en la página web del SIGC y que no están accesibles en la ficha del proceso ejemplos: Anexo 1.2 del Procedimiento Evaluaciones Especiales, Se encontró evidencia de que no en todos los casos, las fichas de proceso están concluidas en el SIGC: G-1 / Secretaría General, Formación Profesional P.-1/vinculación y Extensión, DVE-001 Gestión G-3, Centro de Información Geográfica CIG-001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001.Los formatos declarados para oficios del Dr. Raúl Arístides aún aparece el nombre del Dr. Alfredo Marín Marín, en el área jurídica aparece aún el nombre de la abogada Denisse Alcasena.

4.2.1 inciso c y d, 4.2.3, 4.2.4 y

6.1a

4 No Conformidad Mayor:No se revisa, verifica o valida la conformidad del producto con los requisitos del Cliente

No en todos los casos se efectúan acciones de revisión verificación y validación, concernientes a la realización de los productos de los procesos. No están definidos, o los entrevistados no los conocen o no los aplican, Ejemplos: Formación Profesional P-1, Gestión Subproceso Secretaria General SEG-001, Generación y Aplicación Innovadora de Conocimiento P-2, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001.

7.1

5 No conformidad Mayor:

No se lleva un adecuado control en la inducción, contratación y

formación de las competencias del

personal.

No existe un programa de inducción, capacitación, seguimiento y evaluación de la eficacia de la formación de los recursos humanos.El personal en muchas de las ocasiones no recibe capacitación de acuerdo a las actividades que desempeña.

6.2

6 No Conformidad Menor

No se realiza el seguimiento a las observaciones de

las auditorías anteriores.

No en todos los casos se encuentra evidencia documental que sustente el cumplimiento del plan de acciones correctivas de las auditorías anteriores. Ejemplo: Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales S-4, Centro Emprendedor de Negocios CEN-001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001, Programa de Innovación Educativa PIE-001.

ISO 9001:2000.8.5.1; 8.5.2 y 5.1d

7 No Conformidad Menor:

No se utiliza el SIGC como herramienta para

la operación de la institución y la gestión de los requisitos de los

usuarios.

Existen actividades, funciones, áreas y departamentos no declarados en la documentación del SIGC. Ejemplos: Participación Social, Imagen Institucional, Programa de Internacionalización, Secretaría Técnica, Dirección de Investigación y Posgrado (PROMEP), Centro de Información Geográfica CIG-001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001.

5.4.2 y 5.5.2

8 No conformidad Menor:

No se conoce o no se identifica a los clientes de los procesos, los productos que esperan ni la

interrelación entre procesos.

Existen formatos declarados como registros de procesos antecesores que no están documentados en tales procesos y sus dueños no los reconocen, ejemplos Recursos Financieros Procesos de Soporte S-2, Servicios Jurídicos Gestion-3, Formación Profesional P-1, Vinculación y Extensión DVE-001.

1.y 7.1

• Se detectan reincidencias respecto a Observaciones y No Conformidades señaladas en auditorías anteriores.

Ejemplos: La falta de conclusión de fichas de proceso.La carencia de Evaluación del proceso, principalmente

en los aspectos de Satisfacción de Usuarios y Proveedores.

• Se detecta la existencia de mayor compromiso y disposición

del personal administrativo que del académico para el conocimiento, desarrollo y sostenimiento del SIGC.

Conclusiones:

Recomendaciones:

La Alta Dirección debe:

1. Reasumir el compromiso con el SIGC e involucrar en cascada a todos los niveles adscritos a sus áreas de responsabilidad y autoridad.

2. Generar a todos los niveles que sea necesario, la costumbre de sesionar a través de círculos de calidad o grupos de trabajo.

3. Supervisar que se efectúen las adecuaciones o actualizaciones que correspondan al SIGC.

4. Motivar al personal tanto administrativo como académico a trabajar con el SIGC y no de manera paralela al mismo. Mientras más lo utilicen, mayor será su efectividad. Durante su uso se irá adecuando a las necesidades reales de cadaactividad y nivel operativo.

Equipo Auditor:

Cristina Caamal Pérez / Auditor LíderLila García Álvarez / Auditor LíderAlberto Del Moral Cimá/ Auditor LíderMa. Guadalupe Cuéllar Espadas / Auditor Líder

Adela Joven Sánchez / AuditorFrancisco Sánchez-Hidalgo Morales / AuditorRosario Lima Pita / AuditorMa. de Los Ángeles Rodríguez Aragón/Auditor

Miguel Marcial Canul Dzul / Auditor en formaciónTessie Minerva Priego Concha / Auditor en formaciónLuz Gabriela Gpe. Rodríguez Ojeda / Auditor en formación Ana Beatriz García Chan / Auditor en formaciónLhol-Há Mena Rivas/ Auditor en formaciónMa. de Lourdes Moo Canul / Auditor en formaciónAna Laura Ucán Yeladaqui/Auditor en formaciónCarlos Antonio Carballo Alba / Auditor en formación