Sistema Gestión Gubernativa

¿ Qué es SGG ? El software S.G.G. (Sistema de Gestión Gubernativa)

es la solución integral para la gestión documental de un organismo judicial.

Ofrece módulos que permiten la captura, indización, búsqueda y visualización de documentos, que se completa con la capacidad del sistema para la realización de las funciones de gestión y trazabilidad documental.

El sistema ofrece un entorno colaborativo, permitiendo al conjunto de usuarios compartir información estructurada y centralizada, según una política de permisos y roles establecida. Automatizando los procesos en los flujos trabajo.

El sistema esta divido en seis partes que corresponden a las diversas funciones que realiza la aplicación:

Registro de Entrada/Salida. Incorporar documentos. Búsqueda y consulta de documentos. Estadísticas. Agenda. Navegador web. Administración. Gestión y estadísticas (En desarrollo).

¿ Qué es SGG ?

Registro de entrada/salida Se automatiza el proceso de asientos de los registros de

entrada y salida de documentos :

• Anotación Libro Diario de Registro de Entrada/Salida.

• Clasificar y distribuir entre los responsables.

• Resolución responsables y comunicación al administrativo.

• Abrir expediente, incorporar documento…

Registro de entrada/salida Todos los documentos quedan identificados

inequívocamente desde su registro. Para lo cual se generan códigos de barras con los que quedan sellados.

• Los asientos , mantienen relaciones con sus correspondientes expedientes y/o documentos, de forma que no se duplica la información recogida en la entrada y que forma parte de la “indización”.

• El contenido informativo inicial de estos datos se preserva en el Libro Diario de Registro de Entrada/Salida, aunque se permite en posteriores fases del proceso documental su ampliación o modificación, facilitando así al usuario incorporar términos que facilitan la recuperación y búsqueda de los documentos

Registro de entrada/salida El sistema permite la administración y gestión de interesados:

En el caso del registro de entrada los datos de la persona, física o jurídica, autora del escrito que estamos registrando, así como, en su caso, del representante.

En el caso del registro de salida, los datos de la persona o entidad a la que se dirija el escrito.

Incorporar documentos El sistema permite incorporar e indizar (asignar

atributos), para su posterior búsqueda, documentos electrónicos generados desde:

Un bloc de notas interno del aplicativo Microsoft Office Word Microsoft Office Outlook Microsoft Office Excel

Ofrece la posibilidad de incorporar documentos en diversos formatos :

PDF documentos papel (adquiriéndolos previamente para el aplicativo

a través de un escáner) Imágenes, en formato: BMP, JPEG, GIF...

El sistema permite incorporar e indizar (asignar atributos), para su posterior búsqueda, documentos electrónicos generados desde:

Un bloc de notas interno del aplicativo Microsoft Office Word Microsoft Office Outlook Microsoft Office Excel

Ofrece la posibilidad de incorporar documentos en diversos formatos :

PDF documentos papel (adquiriéndolos previamente para el aplicativo

a través de un escáner) Imágenes, en formato: BMP, JPEG, GIF...

Incorporar documentos Al incorporar el documento en el sistema, el usuario

dispone de la posibilidad de establecer que usuarios del sistema podrán leer, modificar o imprimir el documento.

Incorporar documentos Los documentos incorporados se asocian siempre a un expediente ya

existente o nuevo. Los expedientes se generan automáticamente, con sus respectivos datos (fecha creación, usuario genera, tipo expediente, código expediente), por el sistema en un orden secuencial.

Incorporar documentos El aplicativo dispone de plantillas en formato Word

para facilitar y agilizar la creación de nuevos documentos y procesos administrativos.

Búsqueda y consulta de documentos El sistema permite realizar búsquedas, rápida y eficazmente, de

documentos que han sido generados e incorporados al sistema de gestión Gubernativa.

Las búsquedas se pueden realizar por diversos campos: 

Tipo y número de expediente. Materia. SubMateria Asunto. Tipo documento. Fecha de creación. Fecha de incorporación. Origen del documento. Destino del documento. Nombre, Apellidos …

Búsqueda y consulta de documentosDentro de esta opción, al visualizar un documento es

posible ver la trazabilidad (ciclo de vida) de dicho documento desde su incorporación.

Búsqueda y consulta de documentos El aplicativo establece una política de permisos en

función de la cual los usuarios pueden leer, modificar ,exportar, imprimir los documentos.

Los documentos podrán ser firmados electrónicamente garantizando su validez

Estadísticas El sistema posibilita el calculo de datos estadísticos

relacionados con la producción documental, permitiendo extraer diversas vistas de estos.

Agenda Esta opción permite a los usuarios disfrutar de las

prestaciones de una agenda electrónica compartida, pero a su vez adaptada personalmente para la organización laboral y documental particular.

Las tareas y eventos, establecidos en el calendario, pueden ser compartidos para todos los usuarios o parte de ellos.

Dentro de esta función existen las siguientes prestaciones:

Administrador Tareas Contactos Avisos Mis documentos (borrador) Calendario

Agenda - Tareas Planifique su jornada en la agenda y haga públicas aquellas citas

que pueden afectar a otros miembros de la organización. Consulte fácilmente la disponibilidad de otros usuarios

Agenda - ContactosPermite almacenar contactos con todos sus datos (nombre,

apellidos, cargo, tfno., e-mail, fax, etc.).Podrá consultar en todo momento los datos personales o de

los organismos incluidos en la lista de contactos.

Agenda - CalendarioUna agenda le permitirá tener organizado su calendario así

como disponer de una lista de contactos, eventos, ausencias/viajes, guardias….

Navegador WEBLa inclusión de un navegador web permite gestionar y

compartir una colección de enlaces que puedan resultar de interés para los usuarios.

• El programa permitirá, si así se desea, limitar las páginas que se visitan.

Administración El programa permite a aquellos usuarios con privilegios

gestionar diversas opciones que permiten adaptar la base de datos según vaya siendo necesario.

Desde el menú de administración podrá:

Gestionar usuarios del aplicativo: altas, bajas, modificación datos, asignación de permisos..

Crear nuevos tipos de documentos, plantillas

Gestión de los documentos

Realizar copias de seguridad de todos los documentos y datos contenidos en el aplicativo

Gestión y estadísticas El SGG permite almacenar, gestionar,

controlar y realizar estadísticas de una gran cantidad de información, como puede ser:

Organización territorial de la Administración de Justicia(Partidos judiciales ).

Número y clase de órganos por órdenes jurisdiccionales.Medios personales. Titulares y sustitutos. Datos funcionarios del Cuerpo de Gestión Procesal y

AdministrativaEtc.…