SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEE...

Manual para Institución Adscrita Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior

Presidencia de la República

Secretaría General de la Presidencia

SISTEMA

DE

VIAJES AL EXTERIOR

Y EN EL EXTERIOR

SVEE

MANUAL DE USUARIO

PARA INSTITUCIÓN ADSCRITA

Noviembre 2017




SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA

MANUAL DEL SISTEMA DE VIAJES AL

EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR

Código Versión 1.5 Número de Páginas: 26 Elaborado por: Johanna Pazmiño

Actualizado por: Francisca Coronel - DTICS

Revisado por: Natalia Castillo - SGP




Versión del documento Fecha de revisión (dd/mm/aa)

Cambio realizado

V1.5 24/11/2017

República del Ecuador Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia Dirección de Tecnologías de la Información Manual de Usuario para Máxima Autoridad de Institución Adscrita Este documento se encuentra sujeto a la licencia Creative Commons Atribución-No Comercial 3.0 Ecuador Usted es libre para:

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mailto:[email protected]




INDICE

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 5

2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................ 6

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................ 6

4. PROCESO VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA SERVIDORES PÚBLICOS DE INSTITUCIONES ADSCRITAS .................................................................... 7

5. SISTEMA VIAJES PARA MÁXIMAS AUTORIDADES Y SERVIDORES PÚBLICOS DE INSTITUCIONES ADSCRITAS .................................................................... 7

5.1 DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................ 7

5.2 Sistema Viajes ............................................................................................................................... 8 5.2.1 Estructura ................................................................................................................................... 8 5.2.2 Funcionalidad ............................................................................................................................. 9

5.2.2.1 Mis Solicitudes ............................................................................................................... 10 5.2.2.2 Nueva Solicitud .............................................................................................................. 11 5.2.2.3 Solicitudes por enviar .................................................................................................... 11

5.3 Proceso en el Sistema de Viajes para la máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita ................................................................................................................................................ 11

5.3.1 Creación de la solicitud ........................................................................................................... 12 5.3.1.1 Solicitudes por enviar .................................................................................................... 15

5.3.2 Avala Solicitud – Jefe Inmediato ............................................................................................. 16 5.3.3 Validación – Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH ............................................ 18 5.3.4 Autorización – Máxima Autoridad de Ministerio o Secretaría en Línea .................................. 20 5.3.5 Al regreso del viaje – Servidor Público de la Institución Adscrita ........................................... 21 5.3.6 Finalización – Jefe Inmediato del Servidor Público de la Institución Adscrita ......................... 24

5.4 REQUERIMIENTOS ...................................................................................................................... 26


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1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar la asignación y uso de recursos económicos y financieros para garantizar que se cumplan los objetivos y metas previstos, ante lo cual es necesario implementar procesos de veeduría y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios y entidades de Gobierno. La Presidencia de la República diseñó e implantó un módulo informático para analizar, controlar y dar seguimiento a los viajes al exterior que realizan los funcionarios y autoridades de las diferentes entidades del sector público. Mediante Articulo 1 del Decreto No.5 del 24 de mayo de 2017, la Presidencia de la República, decreta, “Suprímase la Secretaría Nacional de la Administración Pública” y en función de este articulo transfiriendo las atribuciones que correspondían a la SNAP previstas en los artículos 13 y 15 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la función ejecutiva a las siguientes entidades Secretaria General de la Presidencia de la República, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información y Ministerio de Trabajo. Adicionalmente, en el mismo Decreto se establece como atribuciones a la Secretaría General de la Presidencia de la República: “f) Expedir acuerdos de autorizaciones de vacaciones, licencias con y sin remuneración, permisos y demás autorizaciones para autoridades de la Función Ejecutiva comprendidas en el grado ocho de la escala del nivel jerárquico superior”.

Mediante Articulo 1 del Decreto No. 34 del 14 de junio de 2017, la Presidencia de la República, decreta “... Expedir las siguientes disposiciones para la organización y funcionamiento de los Consejos Sectoriales”. Mediante el Acuerdo No. 0124 del 07 de noviembre de 2017, en el que se reforma el acuerdo No. 0026 señala en el Articulo 1.- Reformar el artículo 6 del Reglamento de Viajes al Exterior y en el Exterior de los servidores públicos de las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva (APCID), por el siguiente:

Art. 6.- Responsables de la autorización de Viajes.- La solicitud de viaje

deberá ser comunicada previamente por el servidor público solicitante

siguiendo el orden jerárquico correspondiente.

La autorización de los viajes se realizará a través del Sistema de Viajes al

Exterior y en el Exterior, administrado por la Secretaría General de la

Presidencia de la República, de acuerdo al siguiente detalle:

VIAJES AL EXTERIOR

REQUIRENTE AUTORIZA

5 Máximas autoridades y servidores públicos

de otras instituciones que no pertenezcan al

Gabinete Ampliado y no encuentren

detalladas en el Decreto 34, de 14 de junio

Máxima autoridad del Ministerio o

Secretaría a la cual esté adscrita y/o dependa dicha institución.


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de 2017.

2. JUSTIFICACIÓN Una de las responsabilidades de la Presidencia de la República es realizar el control de la gestión cotidiana de los ministerios y entidades de Gobierno, así como de liderar el proceso de información oportuna y continua, desarrollando sistemas informáticos como mecanismo de rendición de cuentas y transparencia. Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gestión de la Presidencia de la República diseñó un sistema informático para almacenar la información de todos los viajes que las autoridades y funcionarios de las diferentes entidades del sector público realicen al exterior, desde la solicitud de aprobación hasta el registro del informe respectivo una vez concluido el viaje. Cabe resaltar que el diseño del Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior está sustentado en el Acuerdo Ministerial No. 0026 de 29 de agosto de 2017 y el Acuerdo No. 0124 del 07 de noviembre de 2017.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

SGP Secretaría General de la Presidencia SGE Subsecretaría de Gobierno Electrónico SGE-DSSGE Dirección de Soporte al Servicio de Gobierno

Electrónico. Institución Pública Entidad del Sector Público perteneciente a cualquier

función del estado. SVEE Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior, que

permite la creación, envío, autorización/rechazo, finalización e ingreso del detalle de gastos de un viaje realizado al exterior y en el exterior por parte de un servidor público y/o máxima autoridad de las entidades del Sector Público.

AIQ Administrador Institucional Quipux AGQ Administrador Gubernamental Quipux Servidor Público Persona perteneciente a cualquiera de las Instituciones

de la Administración Pública Central e Institucional de la Función Ejecutiva.

Usuario Servidor Público que utiliza el SVEE. Usuario Focal Usuario capacitado por la SGE, en los cursos de usuario

del SVEE, encargado de brindar soporte de primer nivel y capacitar a los servidores públicos de la Institución donde labora.


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4. PROCESO VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA SERVIDORES PÚBLICOS DE INSTITUCIONES ADSCRITAS

Se describe a continuación el proceso general para viajes al exterior y en el exterior para funcionarios públicos; se indica cada una de las etapas o actividades, con su respectiva secuencia, etapas anteriores y etapas siguientes, como muestra la figura 1.

Figura 1. Diagrama de procesos para una Institución Adscrita

5. SISTEMA VIAJES PARA MÁXIMAS AUTORIDADES Y SERVIDORES PÚBLICOS DE INSTITUCIONES ADSCRITAS

A continuación se presenta el instructivo que posibilita que las máximas autoridades y servidores públicos de instituciones adscritas, realicen las solicitudes y registro de información sobre los viajes al exterior y puedan realizar el seguimiento de las mismas hasta su finalización.

5.1 DESCRIPCIÓN El SVEE es un sistema informático que permite enviar solicitudes de viajes de un funcionario público, y en este caso específico de un servidor público de una institución adscrita. A continuación se describe el proceso en forma general:

Crea solicitud. Cada máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita realiza el ingreso de una nueva solicitud de viaje en el sistema, donde procede a registrar todo el detalle del viaje adjuntando los documentos habilitantes obligatorios, luego guarda la solicitud y la envía.

Avala Jefe Inmediato. La solicitud es enviada al jefe inmediato para el aval del mismo donde se revisa que la información concuerde con las actividades del puesto del funcionario que viaja.


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Valida UATH. La solicitud enviada por la máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita llega hasta la Unidad de Talento Humano de su institución donde se revisa que la información esté correcta, completa y concuerde las actividades del evento con las funciones del puesto del funcionario que viaja; y se procede a validar la solicitud.

Autoriza Máxima Autoridad de Ministerio en Línea. De la UATH institucional, la solicitud validada pasa a la Máxima Autoridad del Ministerio o Secretaría a la cual esté adscrita y/o dependa dicha institución, quien procede a autorizar o rechazar la misma.

Al regreso del viaje. La máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita debe ingresar los resultados y el detalle de la liquidación de gastos, de igual manera deberá subir los documentos respectivos.

Cierre del proceso. El viaje lo finaliza el Jefe Inmediato que avalo la solicitud, con cumplimiento u observación de incumplimiento si fuere el caso. En el caso que el jefe inmediato que avaló la solicitud no se encuentra en funciones lo podrá finalizar el jefe que cuente con los permisos de la misma área que pertenecía el anterior.

5.2 Sistema Viajes 5.2.1 Estructura El sistema de Viajes maneja una estructura sencilla y funcional, como indica la figura 2.

Información del usuario y ayuda (1)

Opciones del

Menú

(2)

Página Principal

Contenido

(3)


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Figura 2. Descripción de los menús

5.2.2 Funcionalidad

Para ingresar al SVEE debe conectarse a la dirección electrónica http://viajes.presidencia.gob.ec, posteriormente aparecerá la pantalla de acceso que se muestra en la figura 3:

Figura 3. Pantalla inicial del sistema

Una vez que haya ingresado, el sistema solicitará el nombre de usuario y clave de acceso, los cuales serán asignados previamente por el administrador y que serán los mismos con el que un servidor público ingresa al Sistema de Gestión Documental Quipux1, y haga un clic en el botón “Ingresar”, como lo muestra la figura 4.

1 El usuario debe estar creado en el Sistema de Gestión Documental Quipux. El personal técnico de la institución

debe estar capacitado en esta funcionalidad. Cualquier inquietud enviar un correo a: [email protected]

http://viajes.administracionpublica.gob.ec/

mailto:[email protected]


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Figura 4. Pantalla de validación del sistema

Nota.- En caso de no tener asignado un usuario o no recordar la clave comuníquese con el AIQ de la Institución a la que pertenece. Una vez ingresado al sistema, aparece la pantalla inicial en la que se muestran todos los campos que forman parte del sistema y que visualiza una máxima autoridad de una institución adscrita, los cuales se describen a continuación, como se observa en la figura 5.

Figura 5. Pantalla inicial para una institución adscrita

5.2.2.1 Mis Solicitudes

A esta opción tiene acceso todo usuario del sistema. Esta opción agrupa todas las solicitudes que tiene una máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita que ha ingresado al sistema, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “Ver”). Además, en la casilla “No.” se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes. Una vez que se haya digitado el No. de solicitud hacer un clic en el botón “Buscar”, tal como se muestra en la figura 6:


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Figura 6. Pantalla Mis Solicitudes

5.2.2.2 Nueva Solicitud

A esta opción tiene acceso todo usuario del sistema y puede crear dos tipos de solicitudes de viaje:

- Solicitud Normal.- Esta solicitud es creada por una máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita que haya planificado su viaje con anticipación y esté dentro de los límites de tiempo que establece el Acuerdo N° 0026.

- Solicitud Extemporánea.- Esta solicitud es creada por una máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita que ya realizó el viaje y que no lo registró previamente en el sistema de viajes como una solicitud normal. Al momento de crear la solicitud, la máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita deberá seleccionar la opción “INGRESO EXTEMPORÁNEO” y continuará con el mismo proceso que se lleva con una solicitud normal.

5.2.2.3 Solicitudes por enviar

En esta pantalla aparecen las solicitudes que la máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita creó, pero que aún no han sido enviadas a la Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH) de su Institución, para la validación respectiva.

5.3 Proceso en el Sistema de Viajes para la máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita

Es responsabilidad de cada funcionario que va a viajar, realizar tanto el ingreso como el seguimiento desde que ingresa la solicitud hasta que se realice el cierre de la misma.


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5.3.1 Creación de la solicitud

En el caso de la máxima autoridad o servidor público de una institución adscrita, una vez que ha ingresado al sistema, deberá crear la solicitud de viaje, ingresando a la opción “Nueva Solicitud”, como muestra la figura 7.

Figura 7. Ingreso de nueva solicitud de viaje de una institución adscrita

Esta opción se encuentra conformada por dos fichas de datos en las cuales se registra información necesaria para que solicite la autorización para un viaje al exterior. Ficha 1: Información General En el apartado Información del Funcionario que Viaja se registra automáticamente toda la información personal del funcionario: nombre, cargo, teléfono, email; estos datos son tomados de Quipux. En la sección “Tipo de Cargo” se deberá escoger la opción “INST. ADSCRITAS”, al momento de seleccionarlo automáticamente el sistema mostrará el campo Avalado por: (Jefe Inmediato), con los nombres de los funcionarios que cuenten con el permiso correspondiente de avalar y “Min. Rector”, con el nombre del Ministerio en Línea al cual pertenece y debe pedir la respectiva autorización2, tal como muestra la figura 8.

2 Configuración realizada en el Sistema Quipux por el Administrador Gubernamental.


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Figura 8. Ingreso de nueva solicitud de viaje de una institución adscrita Nota. De no mostrarse el combo del Ministerio en Línea se debe enviar un correo electrónico a AGQ (Administrador Gubernamental de Quipux) para la debida configuración del mismo, siempre y cuando la Institución esté adscrita y/o dependa de un Ministerio o Secretaría. Nota. Para las Máximas autoridades de instituciones adscritas deben hacer check en el ítem Máxima Autoridad?, tal como muestra la figura 9 y automáticamente desaparecerá el combo de jefe inmediato. El proceso continua enviando la solicitud a la UATH.

Figura 9. Ingreso de una solicitud de una Máxima Autoridad Adscrita.

En el apartado Información del Viaje se deberá llenar la información que se enlista y que puede verse como se muestra en la figura 10.

País de origen

Ciudad de origen

País de destino

Ciudad de destino


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Fecha Salida

Fecha de retorno

Motivo

Tipo Financiamiento

Objetivos del viaje

Resultado esperado del viaje

Ruta aérea

Financiamiento

Figura 10. Información del viaje de una institución adscrita

Una vez ingresada toda la información, se debe dar clic en el botón “Guardar”. Es necesario aclarar que para mitigar inconvenientes durante el proceso de Autorización de solicitudes de viaje se recomienda realizar la creación/envío con más de tres días de antelación. Ficha 2: Anexos En esta ficha, la máxima autoridad de una institución adscrita, debe anexar de forma obligatoria los archivos habilitantes, como se muestra en la figura 11.

- Invitación o Requerimiento - Itinerario o Reserva - Informe de Justificación - Agenda - Certificación presupuestaria


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Figura 11. Pantalla para ingresar documentos habilitantes

El sistema permite también adjuntar otros archivos si así fueran requeridos. El tipo de archivos que se deben anexar son (.pdf) con un tamaño máximo de 3MB. Para grabar los anexos adjuntados se da clic en el botón “Grabar Anexos”. Luego se procede a enviar la solicitud a la UATH, para esto, se debe dar clic en el botón “Enviar”.

En caso de no anexar los documentos obligatorios y querer enviar la solicitud, el sistema dará una alerta a la institución adscrita, por cada anexo faltante, tal como muestra en la figura 12.

Figura 12. Pantalla de aviso que ingrese los anexos faltantes

Nota. La solicitud no se podrá enviar en caso de que tenga una solicitud anterior en estado “En trámite” o “Autorizada” que se encuentre en el mismo rango de fechas. Existe también la posibilidad de mantener grabada la nueva solicitud, con o sin anexos; en este caso permanece en estado “Por enviar”.

5.3.1.1 Solicitudes por enviar


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En esta pantalla aparecen las solicitudes que la institución adscrita creó, pero que aún no han sido enviadas a la Unidad de Talento Humano de su Institución (UATH), para la validación respectiva, como se muestra en la figura 13.

Figura 13. Solicitudes por enviar

En este campo, si un funcionario de una institución adscrita tiene una solicitud guardada y decide enviarla, el sistema de viajes validará que, entre la fecha de envío de la solicitud y la fecha de creación de la solicitud, no haya una diferencia mayor a 9 días (10 días desde la fecha de creación). Si el funcionario envía su solicitud de viaje luego de 10 días (contados a partir de la fecha de creación), el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 14.

Figura 14. Pantalla de alerta cuando excede la fecha de envío de la solicitud

5.3.2 Avala Solicitud – Jefe Inmediato Para avalar la solicitud de viajes enviada por el funcionario, el jefe inmediato debe ingresar al sistema con su perfil y proceder a la revisión de la misma. Las opciones específicas que se presentan con perfil de Jefe Inmediato en el sistema de viajes son:

- Solicitudes por Avalar.- Presenta la lista de las solicitudes pendientes por avalar.

- Solicitudes por Finalizar.- Presenta la lista de solicitudes pendientes por finalizar el proceso.


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- Solicitudes Avaladas / Rechazadas.- Presenta la lista de solicitudes que fueron avaladas y rechazadas por el jefe inmediato.

Para continuar con el proceso el jefe inmediato debe seleccionar la opción “Solicitudes por Avalar”, como se muestra en la figura 15.

Figura 15. Pantalla inicio Jefe Inmediato.

Esta opción presenta la lista de solicitudes pendientes por avalar, se debe seleccionar la solicitud correspondiente, dando clic en el icono del campo “Ver” y se desplegará el formulario con todos los datos del viaje para que el jefe inmediato proceda a revisar. Una vez que se ha revisado y si todo esta correcto se debe proceder a avalar la solicitud dando clic en el botón “Avalar”, como se muestra en la figura 16. Se presenta también el botón “Rechazar” en caso de que el jefe inmediato proceda a rechazar la solicitud. Tenemos adicional el botón “Devolver” en caso de que el jefe inmediato proceda a devolver al funcionario la solicitud por algún motivo que se describirá en la observación. Nota. Al funcionario le llegará una notificación vía mail a su dirección de correo registrada, informando que tiene solicitudes pendientes por Avalar.


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Figura 16. Pantalla de Solicitud por Avalar.

Cuando el jefe inmediato, procede a avalar una solicitud, el sistema enviará la solicitud a la UATH (Unidad Administrativa de Talento Humano) para la validación.

5.3.3 Validación – Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH

La Unidad Administrativa de Talento Humano es la encargada de validar la solicitud de viaje generada, el usuario con este perfil revisa que la información esté correcta y completa. Las opciones específicas que se presentan con perfil de UATH en el sistema de viajes son:

- Solicitudes por Validar.- Presenta la lista de solicitudes que están pendientes por validar.

- Solicitudes Incumplidas.- Presenta la lista de solicitudes que están incumplidas - Estado de Solicitudes.- Presenta la lista de las solicitudes con sus respectivos

estados Para continuar con el proceso la UATH debe seleccionar la opción “Solicitudes por Validar”, como muestra la figura 17.


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Figura 17. Pantalla inicio UATH.

Esta opción presenta la lista de solicitudes pendientes por validar, se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo “Ver” y se desplegará el formulario con todos los datos del viaje para que la UATH proceda a revisar como se muestra en la figura 18. Una vez que se ha revisado y si todo esta correcto se debe proceder a validar la solicitud dando clic en el botón “Validar”. Se presenta también el botón “Devolver” en caso de que la UATH proceda a devolver la solicitud. Con la acción de éste botón se le presentara una ventana emergente donde el usuario digite la observación correspondiente para que la Máxima Autoridad o servidor público de la Institución Adscrita rectifique la solicitud del Viaje. Para el caso de que se suspenda los viajes por cualquier motivo la UATH de cada institución será responsable de “Cancelar” las solicitudes de viajes de los(as) servidores(as) públicos, previo memorando que contenga la debida justificación de la cancelación de la comisión de servicios al exterior.

Figura 18. Pantalla ficha Información General.


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5.3.4 Autorización – Máxima Autoridad de Ministerio o Secretaría en Línea

La Máxima Autoridad del Ministerio o Secretaría en Línea (verificar en el Organigrama de la Función Ejecutiva), es la encargada de autorizar o rechazar la solicitud de viaje generada, el usuario con este perfil revisa, analiza y autoriza finalmente la solicitud. Las opciones específicas que se presentan con perfil de Máxima Autoridad del Ministerio en Línea, en el sistema de viajes son:

- Solicitudes por Autorizar. Presenta la lista de solicitudes pendientes de autorización.

- Solicitudes Autorizadas / Rechazadas. Presenta la lista de solicitudes autorizadas o rechazadas.

Para continuar con el proceso la Máxima Autoridad del Ministerio en Línea debe seleccionar la opción “Solicitudes por Autorizar”, como se muestra en la figura 19.

Figura 19. Pantalla inicio para Máxima Autoridad del Ministerio en Línea. Esta opción presenta la lista de solicitudes pendientes por autorizar, se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo “Ver” y se desplegará el formulario con todos los datos del viaje para que la Máxima Autoridad del Ministerio en Línea proceda a revisar, como se muestra en las figuras 20. Una vez que se ha revisado y si todo esta correcto se debe proceder a autorizar la solicitud dando clic en el botón “Autorizar”. Se presenta también el botón “Rechazar” en caso de que la Máxima Autoridad del Ministerio en Línea proceda a rechazar la solicitud. En el caso que la Máxima Autoridad considere que la solicitud o sus archivos deben ser modificados tiene la opción de “Devolver UATH” para que la UATH pueda devolver, a su vez, al servidor para corregir cualquier dato.


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Figura 20. Pantalla ficha Información General.

Al dar clic en el botón “Autorizar” se desplegará una ventana para que la Máxima Autoridad del Ministerio en Línea proceda a firmar electrónicamente y quede autorizada la solicitud de viaje, como se muestra en la figura 21.

Figura 21. Pantalla Firma Electrónica

Nota. Para autorizar una solicitud de viajes la Máxima autoridad del Ministerio en Línea debe tener firma electrónica.

5.3.5 Al regreso del viaje – Servidor Público de la Institución Adscrita

Una vez que la máxima autoridad o servidor público de la institución adscrita regrese de su viaje, ingresará al sistema y, en la bandeja “Mis Solicitudes” visualizará el listado de todas las solicitudes realizadas por él, en las cuales se mostrará también el estado en el que se encuentran.


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Se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo “Ver” y se desplegará el formulario con la ficha adicional habilitada “Resultado del Viaje”. Ficha: Resultado del Viaje En esta ficha se debe ingresar la información de la gestión y resultados del viaje realizado por el funcionario. Los campos son obligatorios y corresponden a:

- Logros Obtenidos - Compromisos Adquiridos - Beneficios de la Comisión de Servicios al Exterior - Observaciones y Recomendaciones - Informe de Resultados

En el campo “Informe de Resultados” se debe anexar el archivo del informe de resultados del viaje realizado por el funcionario, formato que se puede obtener desde el icono de descarga, como se muestra en las figuras 22 y 23.

Figura 22. Pantalla Ficha de Resultado del Viaje

Figura 23. Pantalla Ficha de Resultado del Viaje


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Una vez llenos todos los campos se debe guardar la información dando clic en el botón “Guardar” y se desplegará un mensaje de alerta que indica que se debe llenar el detalle de gastos, para esto se desplegarán los siguientes campos:

- Detalle de Gastos. Se debe ingresar la información de Tipo de Financiamiento, Tipo de Gasto y valor; si requiere ingresar otro Tipo de Gasto y Valor debe dar clic en el botón “Añadir”

- Liquidación Presupuestaria. Se debe ingresar el Número de Liquidación Presupuestaria y el archivo anexo correspondiente.

La pantalla que aparece se muestra en la figura 24.

Figura 24. Pantalla Detalle de Gastos

Nota. Si el tipo de financiamiento de la solicitud fuere “Organización Anfitriona” o “Personal” no está obligado a ingresar el Detalle de Gastos ni la Liquidación Presupuestaria y podrá Enviar para Finalización. Nota. El funcionario tiene 30 días a partir del retorno del viaje para finalizar el proceso. De no hacerlo en el plazo señalado, el sistema tiene un proceso que verifica las fechas y si se ha vencido la fecha límite, el viaje se cierra automáticamente con incumplimiento, y a la vez se queda bloqueada la opción de generar nuevas solicitudes. Para poder generar una nueva solicitud, debe solicitar a la Secretaría General de la Presidencia la habilitación de la solicitud que fue cerrada con incumplimiento para que pueda finalizar correctamente; a partir de la habilitación tiene 5 días para que se proceda a completar el proceso. Art. 13.- Emergencia o fuerza mayor.- Si por casos de emergencia o fuerza mayor el ingreso de la solicitud no es posible con la anticipación requerida en el presente Reglamento (tres días de antelación al viaje), la entidad deberá generar una solicitud a través del Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior hasta cinco (8) días después del retorno del viaje, solicitando el ingreso extemporáneo del mismo, con la debida justificación de la emergencia o fuerza mayor, previo el análisis de los justificativos presentados a la máxima autoridad institucional, o su delegado.


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Nota. En base al Artículo 13, mencionado anteriormente, de NO cumplir con la finalización de la solicitud en los 5 días habilitados el sistema automáticamente Finalizara con Incumplimiento la misma.

5.3.6 Finalización – Jefe Inmediato del Servidor Público de la Institución Adscrita

Esta opción es de uso exclusivo del Jefe Inmediato del servidor público de la institución adscrita, este es el último paso para finalizar el proceso con o sin cumplimiento del objeto del viaje que la máxima autoridad de la institución adscrita haya realizado. El Jefe Inmediato de la institución adscrita debe seleccionar la opción “Solicitudes por Finalizar” donde se presentará la lista de solicitudes que tiene por finalizar, se debe seleccionar la solicitud correspondiente, dando clic en el icono del campo “Ver” y, se desplegará el formulario, como se muestra en la Figura 25.

Figura 25. Pantalla inicio Máxima Autoridad de Ministerio en Línea

El Jefe Inmediato de la institución adscrita revisará la información que ingresó el servidor público de la institución adscrita en la ficha de “Resultado del Viaje” y, si todo esta correcto procederá a dar finalizado el proceso; caso contrario, si tiene alguna novedad, finalizará el proceso con incumplimiento y deberá ingresar la observación respectiva, como se muestra en la figura 26.


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Figura 26. Pantalla para finalizar – Jefe Inmediato de institución adscrita

Para dar por finalizado el proceso debe dar clic en el botón “Finalizar”, luego de esto la solicitud cambia a estado Finalizado. Nota. La solicitudes de la Máxima Autoridad de una institución Adscrita son finalizadas por la máxima autoridad del ministerio o secretaría en línea.


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5.4 REQUERIMIENTOS

Para que cada ministerio o entidad de Gobierno pueda acceder y utilizar el SVEE, debe cumplir con los siguientes requisitos:

Tener un navegador o browser instalado en su máquina local Tener usuario en el sistema Quipux.3

En caso de no cumplir con los requerimientos descritos, éstos deben ser solicitados al Administrador Quipux Institucional de cada institución.

- FIN DEL DOCUMENTO -

3 Sistema Quipux: es un Sistema de Gestión Documental disponible en la dirección:

http://www.gestiondocumental.gob.ec

http://www.gestiondocumental.gob.ec/

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