Sistema de registro para procesos de Derivación y Ambulancias

Objetivo del sistema informático: Registrar los datos generados en el proceso de derivación y

movilización de las ambulancias del Hospital Carlos Andrade Marín.

Proceso de derivación. Dentro del proceso de derivación existen dos roles importantes los cuales son:

Médico de derivaciones : Es el galeno responsable en sí mismo de la derivación, por

tanto es quien distribuye entre sus colaboradores operativos los pacientes que a los

cuales se los va a derivar para que realicen las gestiones respectivas con los

prestadores médicos y es quién finalmente aprueba la derivación a realizarse.

Operativos: Son las personas oficinistas que gestionan con los prestadores la

recepción de los pacientes previamente asignados por parte del médico de

derivaciones.

Caso práctico:

Desde consulta externa u hospitalización un médico decide derivar a un paciente a otra casa

de salud debido a que no existen camas disponibles para su hospitalización.

Re-asignación.

Se refiere al proceso por el cual el médico de derivaciones delega las funciones de la gestión

entre su equipo de operarios o en su defecto lo realiza el mismo.

1. El médico tratante del paciente deberá entrar al sistema MIS (As400) y realizar una

interconsulta ubicando al paciente dentro de la dependencia de derivaciones, para

esto deberá el médico detallar el motivo por el cual debe ser derivado dicho paciente.

2. El médico de derivaciones deberá ingresar al sistema de Derivación y decidir si dicho

paciente lo gestiona uno de sus operativos o Él mismo.

1. El médico debe ingresar al sistema de derivaciones.

2. Navegar en el menú DerivacionesDerivación

3. Seleccionar el paciente y en la parte inferior el nombre del operario asignado

para que realice la gestión y luego de eso presionar el botón “Re-asignar”. Este

proceso es el mismo en el caso de que el médico decide gestionar en persona

la derivación, en la lista de personas a asignar selecciona su propio nombre.

Sistema de registro para procesos de Derivación y Ambulancias

Cada vez que el médico de derivaciones asigna un paciente a un operario o su propia persona

para iniciar la gestión el sistema informático almacena la fecha y hora con la cual empieza el

proceso de gestión. De aquí en adelante existen dos tipos de gestión la médica y la operativa.

Gestión médica.

Es cuando el médico de derivaciones en persona decide gestionar con los prestadores la

recepción del paciente. En ese caso el usuario debe seleccionar en el menú las opciones:

DerivacionesGestión médica.

En esta pantalla el médico de derivaciones tendrá el listado de los pacientes asignados por sí

mismo para la gestión con los prestadores. Para realizar las gestiones se debe:

1. Seleccionar el paciente de la lista asignada

2. Registrar los datos del afiliado que otorga los derechos para la atención.

3. Al dar clic en el recuadro negro con el texto “Gestión de transferencia a prestadores”,

se expanden los campos requeridos para registrar cada gestión. En esta sección es

necesario:

Seleccionar el prestador con el cual se pretende realizar la derivación.

Digitar el nombre y el apellido del contacto con el cual se realizó la gestión

Seleccionar el estado de la gestión

i. ACEPTADO: El prestador acepta recibir al paciente

ii. RECHAZADO: El prestador rechaza la recepción del paciente

iii. INGRESADO: El paciente no se deriva y permanece en la propia casa de

salud.

Según las opciones de la gestión el sistema habilitará u ocultará los campos necesarios para

registrar.

Gestión operativa.

Es cuando el personal operativo gestiona con los prestadores la recepción del paciente. En ese

caso el usuario debe seleccionar en el menú las opciones:

Sistema de registro para procesos de Derivación y Ambulancias

DerivacionesDerivaciónClic en la franja negra con el texto “Gestión”

En esta pantalla el médico de derivaciones tendrá el listado de los pacientes asignados por sí

mismo para la gestión con los prestadores. Para realizar las gestiones se debe:

1. Seleccionar el paciente de la lista asignada

2. Registrar los datos del afiliado que otorga los derechos para la atención.

3. Al dar clic en el recuadro negro con el texto “Gestión de transferencia a prestadores”,

se expanden los campos requeridos para registrar cada gestión. En esta sección es

necesario:

Seleccionar el prestador con el cual se pretende realizar la derivación.

Digitar el nombre y el apellido del contacto con el cual se realizó la gestión

Digitar el código de la llamada realizada, en caso de no disponer el código se

debe colocar el signo “SN”

Seleccionar el estado de la gestión

i. ACEPTADO: El prestador acepta recibir al paciente

ii. RECHAZADO: El prestador rechaza la recepción del paciente

iii. INGRESADO: El paciente no se deriva y permanece en la propia casa de

salud.

Según las opciones de la gestión el sistema habilitará u ocultará los campos necesarios para

registrar.

Aprobación del prestador y fin de la derivación. El proceso de la gestión es iterativo hasta que el prestador acepte la derivación, en cuyo caso

el proceso queda a espera de que el médico de derivaciones apruebe el prestador que va a

recibir al paciente.

Aprobación médica de una gestión operativa.

Se realiza cuando uno o varios operativos han registrado un prestador que acepta recibir al

paciente en cuyo caso el médico de derivaciones debe aprobar o rechazar dicho prestador.

Para ello se debe:

1. Con las credenciales de médico de derivación se debe seleccionar en el menú la opción

DerivacionesAceptar derivación.

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2. Seleccionar el paciente cuya gestión ha tenido un prestador que ha aceptado recibir al

paciente.

3. Presionar el botón aceptar o rechazar gestión.

En el caso de que el médico rechace la gestión el operativo deberá volver a gestionar con los

prestadores hasta que un nuevo prestador acepte. Caso contrario si el médico acepta la

gestión el paciente termina el proceso de derivación y entra al proceso de Ambulancias.

Aprobación médica de una gestión médica.

Se realiza cuando el médico de derivaciones ha gestionado en persona el traslado del paciente:

1. Con las credenciales de médico de derivación se debe seleccionar en el menú la opción

DerivacionesGestión médica.

2. Seleccionar el paciente cuya gestión ha tenido un prestador que ha aceptado recibir al

paciente.

3. Seleccionar la gestión cuyo estado de gestión sea “Pendiente de aceptación”. En ese

momento se habilitarán los botones aceptar o rechazar

En el caso de que el médico rechace la gestión médico deberá volver a gestionar con los

prestadores hasta que un nuevo prestador acepte. Caso contrario si el médico acepta la

gestión el paciente termina el proceso de derivación y entra al proceso de Ambulancias.

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Re-asignación de pacientes no derivados: Esta pantalla es útil para los médicos de derivaciones que desean re-asignar los pacientes que

ya tienen un operativo o médico asignado para su gestión pero aún no han conseguido

prestador que acepte su recepción.

Ingresando al sistema de derivación y ambulancias con las credenciales de un médico de

derivaciones se debe acceder al menú: DerivacionesPacientes no derivados

Luego de esto se debe:

1. Seleccionar un paciente de la lista

2. Seleccionar la persona a la cual se va a asignar para realizar las gestiones y presionar el

botón “Re-asignar”.

Configuración de derivaciones Para poder registrar las gestiones para cada paciente es necesario definir al menos una regla

de gestión definiendo el número de gestiones mínima para prestadores de la red IESS, MSP,

Fundaciones y Privadas. Para esto se debe ingresar a DerivacionesDefine regla, en donde:

1. Se selecciona la red, se registra el número de intentos mínimo y su prioridad.

2. Presionar guardar.

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La prioridad indica el orden de la regla, es decir una vez que se cumple la regla de prioridad 1

continua con la regla de prioridad 2 y así sucesivamente.

Consideraciones:

Se recomienda que cada vez que llegue un nuevo turno de personal para derivación el

médico del área revise el listado de los pacientes no derivados para re-asignarlos al

personal a su cargo.

Al seleccionar un paciente y presionar el botón ver flujo se presenta el punto del flujo

donde se encuentra el paciente.

En caso de que el personal de derivaciones deba modificar datos de contacto de la

derivación puede hacerlo en la opción DerivacionesDerivaciónFranja negra

“Derivaciones realizadas”. Estos datos pueden ser modificados antes de que el

personal de ambulancias reciba al paciente. La búsqueda de las derivaciones a

modificar se los hace por medio de un código de derivación el cual es único.

Proceso de ambulancias

Registra los datos generados en todo el proceso de movilización de las ambulancias. En este

proceso existen 2 roles principales.

Radio operador. Es la persona que registra los datos de la ambulancia asignada,

chofer, prioridad de la ambulancia, asigna el personal médico y paramédico, registra la

hora a la que la ambulancia sale, la hora a la que se le notificó al conductor, las rutas

adicionales que realice la ambulancia y la hora a la que regresa la ambulancia.

Paramédico. Es la persona que registra los datos del tipo de atención, tipo de

paciente, víctima de accidente de tránsito, signos vitales, alergias, procedimientos,

insumos, fármacos utilizados, documentos de salida del paciente, entrega del

paciente.

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Detalle de la atención. Para registrar los datos se debe ingresar a la opción “Detalle de la atención”, y registrar los

datos indicados en cada sección.

Ambulancia

Registra los datos de la ambulancia seleccionada para el traslado, el chofer elegido y la

prioridad que tiene la ambulancia

Personal calificado

En esta sección se debe elegir el personal paramédico y médico que acompañara al paciente

Salida de ambulancia

Para poder dar clic en el botón “Clic al notificar al conductor” el paciente debe estar listo por

parte de los paramédicos.

Para dar clic en el botón “Clic para registrar la salida de la ambulancia”, se debe primero

notificar al conductor.

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Rutas adicionales

Las rutas adicionales deben ser registradas en caso de que la ambulancia realice movilizaciones

extras al traslado oficial

Llegada de la ambulancia

Para dar clic en el botón “clic al llegar la ambulancia”, se debe primero registrar la salida de la

ambulancia. Cabe indicar que no es posible registrar la llegada de la ambulancia sin que antes

se haya registrado la recepción o rechazo del paciente en la opción Entrega del paciente.

Atención médica

En la sección de atención médica el personal paramédico o médico deben ingresar los datos

de:

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Tipo de atención médica y otras escalas

Signos vitales:

Existen tres tipos de atención clasificadas como:

Primera: Se refiere a la primera atención que le realizan al paciente

Traslado: Son todas las tomas de signos vitales registrados durante el transcurso del

traslado del paciente en la ambulancia.

Final: Es la última toma de signos vitales tomados al paciente antes de ser entregado

en la casa de salud respectiva.

Alergias.

En esta sección debe registrarse si el paciente tiene alergias o en su defecto se elige la opción

no para indicar que no tiene alergias.

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Procedimientos, insumos y fármacos.

En esta sección el personal médico debe ingresar los procedimientos realizados al paciente,

por cada procedimiento debe registrarse la persona que autoriza la ejecución y el equipo

utilizado en dicho procedimiento.

Una vez que se dispone del procedimiento registrado, se debe seleccionar el registro y en la

parte derecha se habilitan los campos para registrar insumos y fármacos utilizados por cada

procedimiento.

Esta información debe ser ingresada con mucho cuidado ya que estos son insumos requeridos

para la facturación.

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Salida del paciente.

En esta sección debe registrarse todos los documentos requeridos para la salida del paciente.

Entrega del paciente.

Se registra la recepción o rechazo del paciente. En esta sección se muestra el listado de los

pacientes que ya hayan tenido registrado los datos de la salida de la ambulancia.

Recepción: Es cuando el prestador recibe al paciente, en cuyo caso debe ingresar el

tipo de persona, nombre, servicio y descripción del servicio que recibe al paciente.

Rechazo: Es cuando el prestador rechaza al paciente en cuyo caso debe ingresar el tipo

de persona, nombre de la persona que rechaza la recepción, además del motivo.

Luego de ingresar todos estos datos se presiona el botón Finalizar proceso, para indicar que el

paciente ya ha cumplido su ciclo.

Herramientas de control.

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Dentro del sistema existen ciertas herramientas de control para el manejo de la correcta

información.

Ver Flujo. Permite ver en tiempo real la ubicación del paciente dentro de todo el proceso de derivaciones

y ambulancias.

Ver datos. Permite ver los datos ingresados por la derivación.

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Observaciones. Permite registrar un sin número de observaciones realizadas en cualquier punto del proceso

de traslado del paciente, almacenando automáticamente la fecha y hora a la que se ingresó la

observación y el responsable de dicho registro. Existen registro ingresados automáticamente

que permiten al usuario tener una especie de bitácora en la evolución del proceso.

Procedimientos En la opción del menú CatálogosProcedimientos, el administrador del sistema podrá

seleccionar los procedimientos que pertenecen al área de ambulancias, este listado será

desplegado al momento que el personal paramédico registre los procedimientos realizados al

paciente.

La forma de selección consiste en:

1. Seleccionar el procedimiento del listado general (izquierda)

2. Presionar el botón > para agregarlo como procedimiento de ambulancias

3. Presionar el botón guardar

De manera similar se opera en caso de que se desee quitar procedimientos del servicio de

ambulancias. Cabe indicar que si existen registros de un procedimiento retirado del proceso,

estos datos no se borran de la base de datos.

Ítems que requieren minutos. Permite al administrador del sistema disponer del listado general de los insumos y fármacos

que se dispone en el Kardex de Ambulancias. De todo este listado (izquierda) se debe

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seleccionar los ítems que obligatoriamente deben registrar el datos de minutos en la sección

del registro de procedimientos, insumos y fármacos utilizados sobre un paciente.

La forma de realizar este registro es:

1. Seleccionar el listado de Insumos o fármacos utilizando el Selector superior

2. Seleccionar el ítem que requiere el dato de minutos

3. Agregarlo al listado con el botón >

4. Presionar Guardar.