SISTEMA DE PROYECTOS PS SAP

Conceptos Básicos, Parámetros y Ajustes

Andrés Mauricio Marín M – Banco de Proyectos Municipio de Medellín

Conceptos Básicos (Formulación)

FLUJOGRAMA GENERAL DE UN PROYECTO

Inicio

Formular/ajustar BPIN, EBI y FF-01CJV2 - ZPSPROJ

Revisión Banco de Proyectos

CJV2 - ZPSPROJ

Radicación del Proyecto

CJV1 Viable? Si

No

Bloqueo/Desbloqueo cambios Solicitante

CJV2

Crear nueva versión solo si es necesario

CJV4

AsignaciónÁrea funcionalCJ02 ó CJ12

LiberaciónElemento PEPCJ02 ó CJ12

Dependencias Banco de Proyectos Analistas Logísticos

Formulación Plan de Acción

CJS2

Disponibilidad Presupuestal

FMX1

Solicitud de PedidoME51N

Elaboración Pedido ME21N

Ingreso deMercancía

MIGO

EvaluaciónPlan de Acción

KB31N

Fin

Desbloqueo ejecución

Elemento PEPCJ02

Transferencia de Proyectos

CJV4

Bloquear presupuestalmente versión observada

CJV6

Para iniciar SAP se hace doble click en el ícono.

Luego nos aparecerá esta pantalla, señalamos 01[prdc1] “Producción” y le damos Enter o click en el botón Acceder

PANTALLA DE INGRESO A SAP

PANTALLA DE INGRESO A SAP

Posteriormente se ingresa el Usuario asignado con su correspondiente Clave de acceso y se presiona Enter o

NOTA: Si se desea cambiar de Clave de acceso se selecciona la Opción

Y se digita la clave deseada en ambos campos.

PANTALLA PRINCIPAL DE SAP

Una vez en el menú principal de SAP se encuentran las transacciones que se utilizarán para los diferentes procesos que se vayan a realizar y que más adelante se ampliarán un poco como son la Revisión de Proyectos información general y ficha EBI por la ZPSPROJ o la revisión Metodológica y comentarios al respecto por la CJV2, entre otros .

Simulación – Formulación y/o ajuste de Proyectos

•Radicación proyectos (nuevos)– Dependencias responsables (CJV1)

•Formulación y/o ajuste del proyecto– BPIN y FF-01, formulación por fichas independientes,

procedimiento para PP (CJV2 – ZPSPROJ)

•Revisión y viabilización de proyectos•Transferencia y creación de versiones

– Para observaciones se genera nueva versión, viabilizados se hace transferencia (CJV4)

PANTALLA DE INGRESO PROYECTO NUEVO

Radicación del Proyecto – CJV1Responsabilidad de las dependencias

Equivalente a la anterior radicación en el Banco de Proyectos.

Se crea la primera versión del proyecto (V0001)

Se define metodología de formulación

Se asigna en el campo solicitante de proyecto el responsable de la

información.

Formulación BPIN – CJV2• Responsabilidad de las dependencias• Trabajar siempre la última versión activa del proyecto• Utilizar integración con office, permite copiar y pegar• Proteger el documento para la posterior revisión del Banco de

Proyectos.• Se pueden anexar documentos en word, excel y presentaciones

power point.

PANTALLA DE INGRESO A LA METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES

Desde esta pantalla podrá acceder a la metodología a partir de llenar un par de campos obligatorios...

En el campo clave de versión digite la versión en la cuál se encuentra el proyecto.

Si desconoce la versión en la cual está ubiquese en el campo Def.proyecto. Digite 4 o 5 dígitos del código del proyecto y luego digite asterisco “ “

Después presione F4 o y posteriormente presione Enter o .

METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES

A continuación te mostrará una lista con los proyectos que se encuentran en simulación con una versión asignada. Seleccionas el proyecto que buscas y presiona Enter o .

Te traerá automáticamente el proyecto con su respectiva versión lo unico que resta es dar Enter o hacer un click en..

METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES

Seleccionamos la casilla que está subrayada en rojo, y posteriormente nos vamos a la barra de menú y seleccionamos Detalle texto PS y hacemos un click en la opción

METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES

Una vez que veas este recuadro con los textos PS puedes seleccionar alguno ellos haciendo doble click sobre el área del nombre (la que está dentro del círculo rojo) y posteriormente el texto PS se abrirá.

Una vez abierto el texto puedes insertar los comentarios que se requieran frente a la Metodología, ya que es un documento de Word y lo puedes manipular como tal, bajo algunas restricciones de acuerdo al rol.

Formulación y/o ajuste EBI y FF-01 – ZPSPROJ

• Responsabilidad de las dependencias• Asociar a la estructura del Plan de Desarrollo vigente• Asignar el tipo de presupuesto del proyecto, institucional

o participativo.• Para presupuesto participativo utilizar el procedimiento

definido.• Para la FF-01 apoyarse en el procedimiento en excel que

facilita diligenciamiento.

PANTALLA DE INGRESO A REVISIÓN FICHA EBI

Para el ingreso a a la revisión de la ficha EBI seleccionamos la transacción ZPSPROJ “Crear Banco de datos para Proyectos” (El nombre adjunto a la transacción ZPSPROJ puede variar según el usuario).

Una vez seleccionado se presiona Enter o Doble Click. Y se procederá a la siguiente pantalla.

En esta pantalla deberás ingresar en el campo N° Proyecto el código del proyecto que deseas revisar y posterior a esto cuando estén los 6 dígitos en el campo presionas Enter o el botón para pasar a la pantalla siguiente.

Una vez que se ingresó el código del proyecto a revisar se mostrarán los datos generales del proyecto como se puede observar en la imagen.

REVISIÓN DATOS GENERALES DEL PROYECTO

PANTALLA DE REVISIÓN DE FICHA EBIRECORDAR

En este campo se debe ingresar el Año que se desea diligenciar. Una vez ingresado el año se presiona la tecla Enter.

Haciendo click sobre este botón te permitirá que ingreses otro año para diligenciarr nuevamente.

Y así sucesivamente para todos los numerales en los cuales se encuentren estos campos de texto. Si desea salir de la revisión haga click en el botón en cualquier momento.

Se selecciona la transacción ZPS_EBI y se da doble click

Se ingresa el código de proyecto respectivo y posteriormente se indica la ruta en la cuál se desea guardar la ficha EBI

IMPRESIÓN DE LA FICHA EBI POR LA ZPS_EBI

En este cuadro de diálogo se selecciona la ubicación

El archivo almacenado se crea en formato PDF, el cuál se puede manipular con las mismas características de Acrobat Reader

IMPRESIÓN DE LA FICHA EBI POR LA ZPS_EBI

Ejecución de Proyectos – Mensajes de error

•P.elemento de imputación Área funcional el valor BLANK/SPACE no es válido

–  No se ha asignado área funcional

•“Contab. Ctas. Mayor” no se admite (PEP XXXXXX)– El proyecto tiene status de abierto  

•Programa patrocinado XXXXXX no existe en entidad CP FMMM– No existe programa presupuestario

•“Doc.presupuestario” no se admite (PEP XXXXXX)– Status de proyecto LIB, pero con algún bloqueo

Los Funcionarios encargados de las dependencias en el Banco de Proyectos insertaran comentarios al proyecto en cuestión a medida que lo revisen, posteriormente los encargados del proyecto en las dependencias deberán proceder a realizar sus modificaciones según los comentarios y grabar dando clic en el icono .

COMENTARIOS A LA METODOLOGÍA

Los Funcionarios encargados de los proyectos deberán revisar en el texto de “Observaciones EBI Y FF-01” dichas observaciones que los Funcionarios del Banco de Proyectos ingresaran con respecto a la información consignada en la ficha EBI y la ficha FF-01 y deberán realizar las modificaciones correspondientes

REDACCIÓN DE OBSERVACIONES A LA EBI Y FF-01 DESDE PS

Los Funcionarios del Banco de Proyectos harán las observaciones a la EBI y la FF-01 directamente en PS de SAP a través del documento creado para ello en la transacción CJV2 como se ve en la figura con la elipse roja.

Hay diferentes tipos de estado en los que un proyecto se puede encontrar, en la siguiente tabla se pueden observar dichos estados:

ABIE : Este estado no permite la ejecución de los proyectos, pero si permite que pasen por presupuesto si no está bloqueado y generar imputaciones hasta llegar a contabilidad donde se frena el

proyecto.

ABIE : Este estado no permite la ejecución de los proyectos, pero si permite que pasen por presupuesto si no está bloqueado y generar imputaciones hasta llegar a contabilidad donde se frena el

proyecto.

LIB: Permite cualquier operación con el PEP una vez liberado el proyecto este estado se puede combinar con los siguientes

LIB: Permite cualquier operación con el PEP una vez liberado el proyecto este estado se puede combinar con los siguientes

ESTADOS QUE PUEDE PRESENTAR UN ELEMENTO PEP

IMBL: Estado que impide la generación de documentos para un PEP, por ejemplo los CDPs, entre otros.

IMBL: Estado que impide la generación de documentos para un PEP, por ejemplo los CDPs, entre otros.

TIPO DE BLOQUEO DESCRIPCIÓN IMPLICACIÓN

DATOS MAESTROS (DMBL)

Datos maestros bloqueados Los datos maestros de tablas y demás no se pueden modificar

FECHAS (FEBL) Fechas bloqueadas No se pueden cambiar fechas

PLANIFICACIÓN (PLBL)

Planificación bloqueada No se puede realizar ninguna acción de planificación, incluido el plan de acción.

PRESUPUESTO (PRBL)

Presupuesto bloqueado No permite modificaciones al presupuesto de los proyectos.

IMPUTACIÓN (IMBL)

Imputaciones bloqueadasAsí se haya generado documentos previos al proyecto este estado no permite generar nuevos, ni continuar el proceso con los existentes.

TODO (BLOQ) Todo Bloqueado El proyecto queda totalmente bloqueado para todo los estados arriba descritos

Existen varios tipos de bloqueo en PS pero hay que tener en cuenta cuando realizarlos pues éstos bloqueos también perjudican otros procesos directos de otras transacciones en diferentes módulos y pueden ocasionar problemas en el desarrollo de la ejecución o bien en la planificación de los procesos de la dependencia.

BLOQUEOS E IMPLICACIONES

PARA RECORDAR – HOMOLOGACIÓN DE CRITERIOS PP

Desagregación Ficha Físico Financiera en proyectos PP

La programación Físico Financiera para los proyectos PP debe de ser desagregada en fichas por comuna, esto con el fin de facilitar la revisión en cuanto a los movimientos que se realizan con los traslados, además de la descripción detallada de las actividades por cada una de ellas.

PARA RECORDAR – FORMATO SOLICITANTE

Para Diligenciar el formato se debe hacer en tres partes:

1.Datos del Solicitante, fecha y Número de Radicado de la solicitud

2. Información del proyecto: Código y nombre del proyecto, Valor a acreditar o a contracreditar y la respectiva justificación de la realización de los cambios lo más detallada posible.

3. Por último la Identificación de cambios en el cuál se indica que se va a modificar en la formulación del proyecto tanto en la Ficha EBI y Programación Físico Financiera como en Formulación General BPIN o Metodología.

Para ver un ejemplo completo de un formato de Solicitante correctamente diligenciado haga clic en el icono de abajo…

VERSIONADO DE LA EBI

En un futuro próximo se pretende que las fichas EBI y FF-01 tengan versiones, esto para conservar un registro histórico del proceso del proyecto a lo largo de los años de su vigencia.

GENERACIÓN DE REPORTES

Se pretende manejar una serie de reportes desde PS de SAP para una mejor gestión de informes, aquí se observa un ejemplo de la tabla desde un portafolio de opciones para la generación de reportes:

GRACIAS !!!