Sistema de Organización

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1 La Organizaión La Organizaión Definiciones de organizaciones Definiciones de organizaciones La organización como sistema La organización como sistema Proceso de organización Proceso de organización Estructuras organizacionales Estructuras organizacionales Gestión por procesis Gestión por procesis Reingeniería de procesos Reingeniería de procesos Reestructiración o reorganización Reestructiración o reorganización Manuales Administrativos Manuales Administrativos SISTEMA DE SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN

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Función del proceso administrativo: Definición de organización, estructura organizacional

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La OrganizaiónLa OrganizaiónDefiniciones de organizacionesDefiniciones de organizacionesLa organización como sistemaLa organización como sistemaProceso de organizaciónProceso de organizaciónEstructuras organizacionalesEstructuras organizacionalesGestión por procesisGestión por procesisReingeniería de procesosReingeniería de procesosReestructiración o reorganizaciónReestructiración o reorganizaciónManuales AdministrativosManuales Administrativos

SISTEMA DE SISTEMA DE ORGANIZACIÓORGANIZACIÓ

NN

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OrganizaciónOrganización

Distribuye los Rs para las actividades de la Distribuye los Rs para las actividades de la empresa.empresa.Identifica todas las condiciones estratégicas y Identifica todas las condiciones estratégicas y del mediodel medioLa estructura organizacional se diseña La estructura organizacional se diseña tomando en cuenta todos los aspectos. tomando en cuenta todos los aspectos.

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Se dice: agrupación de tareasSe dice: agrupación de tareasasignación de recursosasignación de recursosAsignación de responsabilidadesAsignación de responsabilidadesOrdenar y relacionar tareasOrdenar y relacionar tareas

““Organización es ordenar y disponer Organización es ordenar y disponer adecuadamente los recursos planeados con la adecuadamente los recursos planeados con la finalidad de ejecutar actividades y cumplir los finalidad de ejecutar actividades y cumplir los objetivos”objetivos”

Definiciones de Definiciones de OrganizaciónOrganización

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LA ORGANIZACIÓN COMO LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMASISTEMA

La organización es un subsistemaLa organización es un subsistema del sistema adminitrativo, del sistema adminitrativo, la función de la organización es coordinar los esfuerzos de la función de la organización es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.con los objetivos.

Según Rodríguez J. “Según Rodríguez J. “La organización es una red de líneas La organización es una red de líneas de autoridad y responsabilidad, deberes funcionales y de autoridad y responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas asignados a cada uno comunicacionales entre personas asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su posición ellos los recursos e instrumentos para mantener su posición realizar su cometido.”realizar su cometido.”

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El sistema de la OrganizaciónEl sistema de la Organización

HUMANOSFIANCIEROSMATERIALES

TECNOLOGICOSINFORMACIÓN

PLANES:

ESTRATÉGICOSTÁCTICOS

OPERACIONALES

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

ENTRADASENTRADAS PROCESADORPROCESADORSALIDASSALIDAS

RETROALIMENTACIÓN

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PROCESO DE ORGANIZACIÓNPROCESO DE ORGANIZACIÓN

• Parte de los objetivos globalesParte de los objetivos globales• Descritos en la base filosófica y legal Descritos en la base filosófica y legal • Análisis de las características de los Rs. Para Análisis de las características de los Rs. Para

encontrar el punto con las operaciones, encontrar el punto con las operaciones, acciones, para ser asignados , ubicados y acciones, para ser asignados , ubicados y delegados.delegados.

• Se obtendrá estructura, manuales, Se obtendrá estructura, manuales, instrumentos para conseguir un desempeño instrumentos para conseguir un desempeño adecuado.adecuado.

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PROCESO DE ORGANIZACIÓNPROCESO DE ORGANIZACIÓN

CONSIDERACIONESDE BASES

LEGALFILOSÓFICA

ORGANIZACIONALDE LA EMPRESA

DISEÑO DE:

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

MANUALES ADMINISTRAT.

PROCESOS

NORMATIVIDAD

ANALIZARCARACTERISTICAS

RECURSOSPROCESOS

ACTIVIDADESFUNCIONES

ASIGNAR – DELEGAR

RETROALIMENTACIÓN

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ESTRUCTURAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES

•Marco de actuaciónMarco de actuación

•Se combina funciones, niveles de autoridad Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación.comunicación y coordinación.

•División ordenada de las unidades de División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.trabajo de la empresa.

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•Se ajusta a los cambios externosSe ajusta a los cambios externos

EJES ORGANIZACIONALES:EJES ORGANIZACIONALES:

Vertical: Vertical: Relación con poder de decisión, Relación con poder de decisión, se definen niveles jerárquicos, se desarrolla se definen niveles jerárquicos, se desarrolla en todos los niveles alto, medio, operativo.en todos los niveles alto, medio, operativo.

Horizontal: Composición departamentalHorizontal: Composición departamental

DISEÑO DE LA DISEÑO DE LA ESTRUCTURAESTRUCTURA

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Directrices para el diseño Directrices para el diseño de la estructura organizacionalde la estructura organizacional

DEPARTAMENTALIZACIÓNDEPARTAMENTALIZACIÓNJER

AR

QU

ÍAJE

RA

RQ

UÍA

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• JerarquíaJerarquía• ControlControl• Centralización o descentralizaciónCentralización o descentralización

• Jerarquía:Jerarquía: No. niveles y de esto depende el No. niveles y de esto depende el grado de responsabilidad y autoridad de grado de responsabilidad y autoridad de cada nivel jerárquico.cada nivel jerárquico.

DISEÑO VERTICALDISEÑO VERTICAL

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Estructura organizacional y jerarquía

JER

AR

QU

ÍAJE

RA

RQ

UÍA

Org. Alargada-VerticalOrg. Alargada-Vertical Org. Aplanada-HorizontalOrg. Aplanada-Horizontal

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Autoridad y responsabilidad son Autoridad y responsabilidad son correspondientes. Depende el grado de correspondientes. Depende el grado de autoridad el el responsabilidad y autoridad el el responsabilidad y viceversa.viceversa.

Si autoridad está por encima de la Si autoridad está por encima de la responsabilidad se caería en tiranía, responsabilidad se caería en tiranía, autocraciaautocracia

Si responsabilidad está por encima de Si responsabilidad está por encima de autoridad los resultados serán fruto de autoridad los resultados serán fruto de muchos cados de persuasión y suerte.muchos cados de persuasión y suerte.

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Tramo de controlTramo de control

• No. de subordinados que el gerente puede No. de subordinados que el gerente puede supervisar eficientemente.supervisar eficientemente.

Amplitud mayor, muchos subordinados Amplitud mayor, muchos subordinados dependen del jefedependen del jefe

Amplitud menor pocos subordinados.Amplitud menor pocos subordinados.

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Tramo de controlTramo de control

Amplitud menorAmplitud menor Amplitud mayorAmplitud mayor

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Tramo de controlTramo de control

• A mayor cantidad de subordinados A mayor cantidad de subordinados menor control, mayor libertad para toma menor control, mayor libertad para toma de decisiones.de decisiones.

• A menor cantidad de subordinados A menor cantidad de subordinados mayor control, limitación para iniciativa mayor control, limitación para iniciativa propia.propia.

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Centralización o Centralización o DescentralizaciónDescentralización

• Relación con el grado de dispersión de Relación con el grado de dispersión de la autoridad, hasta donde los la autoridad, hasta donde los subordinados ostentan autoridad para subordinados ostentan autoridad para tomar decisionestomar decisiones..

• Concentrar: Aspectos como control y Concentrar: Aspectos como control y costoscostos

• Desconcentrar: Independencia, agilidad Desconcentrar: Independencia, agilidad

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La DelegaciónLa Delegación

Responsabilidad: Responsabilidad: Valor q apoya el Valor q apoya el cumplimiento de una cumplimiento de una acción/trabajo.acción/trabajo.

• Autoridad: Está implícita Autoridad: Está implícita en sus posición dentro en sus posición dentro del nivel jerárquico.del nivel jerárquico.

• Depende de la Depende de la capacidad moral como capacidad moral como derecho para hacerse derecho para hacerse obedecerobedecer

Se toma decisiones a través de Se toma decisiones a través de manados medios y subalternos.manados medios y subalternos.

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DISEÑO HORIZONTALDISEÑO HORIZONTAL

• Agrupa actividades en unidades, secciones, Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos..equipos, departamentos..

• Enfoque funcionalEnfoque funcional

• DivisionalDivisional

• MatricialMatricial

• De equiposDe equipos

• De redesDe redes

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Enfoque FuncionalEnfoque FuncionalPRESIDENTE

GERENTE GENERAL

AUDITORINTERNO

ASESORJ URÍDICO

GERENTEADMINISTRATIVO

FINANCIERO

GERENTE DEPRODUCCIÓN

GERENTECOMERCIAL

FUENTE: ILEFUENTE: ILE

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CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

PRESIDENCIAASESORÍA JURÍDICA

SECRETARÍAGENERAL

OFICIALAMAYOR

ACTASJUDICIALES

DIRECCIÓN DERELACIONES

PÚBLICAS

Primera SalaPenal

Segunda SalaPenal

Primera SalaCivil y

Mercantil

Segunda SalaCivil yMercantil

Tercera SalaCivil y

Mercantil

Primera SalaLaboral y

Social

Sala de loAdministrativo

Sala delo Fiscal

SegundaSala Laboral

y Social

Tercera SalaLaboral y

Social

TRIBUNAL DISTRITALFISCAL

TRIBUNAL DISTRITALCONTENSIOSO

ADMINISTRATIVO

CORTES SUPERIORES DEJUSTICIA

FUENTE: CORTE SUPREMA DE JUSTICIAFUENTE: CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

Enfoque divisionalEnfoque divisional

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22Fuente: FUNDATIERRAFuente: FUNDATIERRA

Enfoque matricialEnfoque matricial

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Enfoque de equiposEnfoque de equipos

AgilidadAgilidad

Mayor cantidad de Mayor cantidad de informacióninformación

Focalización externaFocalización externa

AutosuficienciaAutosuficiencia

Equipos MultifuncionalesEquipos Multifuncionales

Equipos permanentesEquipos permanentes

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Enfoque de redesEnfoque de redes

CaracterísticasCaracterísticas

Actuar con la nuevas Actuar con la nuevas tendenciastendencias

Flexibilidad Flexibilidad

Utiliza servicios y Utiliza servicios y ersonal de otras ersonal de otras empresas.empresas.

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25FUENTE: UTPLFUENTE: UTPL

Enfoque de redesEnfoque de redes

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ClasificaciónClasificación

Por su naturaleza:Por su naturaleza:Microadministrativos: Microadministrativos:

Una sola organización Una sola organización o una parteo una parte

Macroadministrativos: Macroadministrativos: Más de una Más de una organizaciónorganización

Mesoadministrativos: Mesoadministrativos: Todo un serctorTodo un serctor

Por su ámbito:Por su ámbito:

Generales: Generales: Representa la Representa la organización.organización.

Específicos: Una Específicos: Una unidadunidad

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• Por su contenido:Por su contenido:• Integrales: Todas las Integrales: Todas las

unidades admins.unidades admins.• Funcionales;Funcionales;• Señala la estructura y Señala la estructura y

funciones de la unidadfunciones de la unidad• De puestos, plazas, De puestos, plazas,

unidades: Indican No. unidades: Indican No. de vacantes y plazasde vacantes y plazas

• Por su presentaciónPor su presentación

Verticales: Ordenado de Verticales: Ordenado de arriba hacia abajoarriba hacia abajo

Horizontales: Izquierda a Horizontales: Izquierda a derecha.derecha.

MixtosMixtos

De bloque: Desagregación de De bloque: Desagregación de las unidades las unidades pertenecientes a niveles pertenecientes a niveles inferiores.inferiores.

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ORGANIGRAMASORGANIGRAMAS

• Descripción esquemática de las unidades de Descripción esquemática de las unidades de la empresa, identifica nexos de autoridad, la empresa, identifica nexos de autoridad, coordinación y comunicación.coordinación y comunicación.

Capaz de comunicar objetiva y claramente la Capaz de comunicar objetiva y claramente la composición de la empresa.composición de la empresa.

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GESTIÓN POR PROCESOSGESTIÓN POR PROCESOS

Nueva forma de administrarNueva forma de administrar

Prevalecen los procesos, se eliminan Prevalecen los procesos, se eliminan funciones y el eje principal es el proceso.funciones y el eje principal es el proceso.

La agregación de valor se dará durante todo el La agregación de valor se dará durante todo el proceso,proceso, CADENA DE CADENA DE VALORVALOR

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Definición de procesoDefinición de proceso

Un proceso es: Un proceso es:

Cadena de Cadena de operaciones o operaciones o actividades actividades intervienen clientes intervienen clientes internos y externos, internos y externos, proveedores para proveedores para convertir entradas en convertir entradas en salidas. salidas.

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Características de los procesosCaracterísticas de los procesos

Agregar valor en cada actividad y Agregar valor en cada actividad y subactividad.subactividad.

Facilitando la obtención del producto o Facilitando la obtención del producto o Servicio de calidad.Servicio de calidad.

El valor agregado es un atractivo para el El valor agregado es un atractivo para el cliente.cliente.

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Clasificación de los procesosClasificación de los procesos

Gerenciales: Cumplir con la visión empresarial, Gerenciales: Cumplir con la visión empresarial, proceso estratégicosproceso estratégicos

Operativos: Cumplimiento de la misión , Operativos: Cumplimiento de la misión , proceso que se desarrollan y guarda proceso que se desarrollan y guarda relación con la existencia de la empresa.relación con la existencia de la empresa.

De soporte o apoyo: Procesos administrativos y De soporte o apoyo: Procesos administrativos y financieros para cumplimientofinancieros para cumplimiento de de operaciones operaciones y procesos anteriores.y procesos anteriores.

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Diagrama o mapa de procesoDiagrama o mapa de proceso

Diagramación representación de actividades Diagramación representación de actividades secuenciales, desarrollada para procesar secuenciales, desarrollada para procesar suministros, información, RS. En productos suministros, información, RS. En productos o SR con calidad.o SR con calidad.

Documento múltipleDocumento múltiple

Almacenamiento de Almacenamiento de datosdatos

Proceso / actividadProceso / actividad

DocumentoDocumento

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Inicio o términoInicio o término

DecisiónDecisión

Proceso definidoProceso definido

Disco magnéticoDisco magnético

Salida o pantallaSalida o pantalla

DemoraDemora

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REINGENIERÍA DE REINGENIERÍA DE PROCESOSPROCESOS

La reingeniería constituye una recreación y La reingeniería constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y procesos reconfiguración de las actividades y procesos de la empresa, lo cual de la empresa, lo cual implica volver a crear implica volver a crear y configurar de manera radical él o los y configurar de manera radical él o los sistemas de la compañía a los efectos de sistemas de la compañía a los efectos de lograr incrementos significativos, y en un lograr incrementos significativos, y en un corto período de tiempo, en materia de corto período de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad, tiemporentabilidad, productividad, tiempo de de respuesta, y calidad, lo cual implica la respuesta, y calidad, lo cual implica la obtención de ventajas competitivas. obtención de ventajas competitivas.

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REINGENIERÍA DE REINGENIERÍA DE PROCESOSPROCESOS

La reingeniería es la revisión fundamental y el La reingeniería es la revisión fundamental y el cambio radical del diseño de procesos, para cambio radical del diseño de procesos, para mejorar drásticamente el rendimiento en mejorar drásticamente el rendimiento en términos de costo, calidad, servicio y términos de costo, calidad, servicio y rapidez.rapidez. La reingeniería de procesos es una La reingeniería de procesos es una especie de reinvención, más que un especie de reinvención, más que un mejoramiento gradual. Se trata de una mejoramiento gradual. Se trata de una medicina fuerte que no siempre resulta medicina fuerte que no siempre resulta necesaria o exitosa. necesaria o exitosa.

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OObjetivos bjetivos GGenerales enerales dede una reingenieríauna reingeniería

Mayores beneficios económicosMayores beneficios económicos debido tanto debido tanto a la reducción de costes asociados al a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.de los procesos.

Mayor satisfacción del clienteMayor satisfacción del cliente debido a la debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio.calidad del producto/servicio.

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OObjetivos bjetivos GGenerales enerales dede una reingenieríauna reingeniería

Mayor satisfacción del personalMayor satisfacción del personal debido a una debido a una mejor definición de procesos y tareasmejor definición de procesos y tareas

MMayor ayor conocimiento y control de los conocimiento y control de los procesosprocesos

Conseguir un Conseguir un mejor flujo de información y mejor flujo de información y materialesmateriales

DDisminución de los tiempos de procesoisminución de los tiempos de proceso del del producto o servicio.producto o servicio.

Mayor Mayor flexibilidad flexibilidad frente a las necesidades de frente a las necesidades de los clienteslos clientes

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MetodologíaMetodología

Estructuración de equipos Estructuración de equipos multifuncionales.multifuncionales.

Metodología sólida y contrastada para el Metodología sólida y contrastada para el desarrollo e implantación de la desarrollo e implantación de la reingenieríareingeniería

- El conocimiento de los procesos de los - El conocimiento de los procesos de los integrantes de la organizaciónintegrantes de la organización

- Las mejores prácticas (best practices) - Las mejores prácticas (best practices) habitualmente aportadas por habitualmente aportadas por consultores externos a la organización.consultores externos a la organización.

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MetodologíaMetodología

Los sistemas de información que Los sistemas de información que soporten los nuevos procesos.soporten los nuevos procesos.

- Una visión global de los procesos - Una visión global de los procesos que consigue no sólo optimizar los que consigue no sólo optimizar los procesos de una manera local sino procesos de una manera local sino de manera global.de manera global.

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LO QUE NO ES LO QUE NO ES REINGENIERÍAREINGENIERÍA

La Reingeniería no es igual que la La Reingeniería no es igual que la a automatización, utomatización, ya que esta última, “no es más que ofrecer maneras ya que esta última, “no es más que ofrecer maneras más eficientes de hacer lo que nomás eficientes de hacer lo que no•se debe hacer”. se debe hacer”. •El concepto radical de transformación de procesos El concepto radical de transformación de procesos nno se trata de mejorar lo deficiente se trata deo se trata de mejorar lo deficiente se trata de•reinventarlo de forma que comience a ser eficiente reinventarlo de forma que comience a ser eficiente desde su concepción.desde su concepción.

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LO QUE NO ES LO QUE NO ES REINGENIERÍAREINGENIERÍA

• La La Reingeniería Reingeniería no es no es reorganización. reorganización. La reorganización deLa reorganización de una empresa una empresa suele desembocar en el aplanamiento suele desembocar en el aplanamiento de sus estructuras jerárquicas, algode sus estructuras jerárquicas, algo que que sí se puede producir sí se puede producir en la reingeniería en la reingeniería Sin embargo, recordemos que la BPR Sin embargo, recordemos que la BPR no seno se centra en la estructura centra en la estructura organizacional sino que lo hace en la organizacional sino que lo hace en la estructura de sus procesos.estructura de sus procesos.

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PROCESO DE PROCESO DE REINGENIERÍAREINGENIERÍA

1.1. Identificación de procesos: Definir procesos Identificación de procesos: Definir procesos de la organización y clasificarlos.de la organización y clasificarlos.

2.2. Mapeo de procesos: O diagramación de Mapeo de procesos: O diagramación de procesos a nivel de actividades – procesos a nivel de actividades – FlojogramasFlojogramas

3.3. Levantamiento de información: Determinar Levantamiento de información: Determinar características de cada actividad: costos, características de cada actividad: costos, tiempos, clientes, proveedores, entradas.tiempos, clientes, proveedores, entradas.

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PROCESO DE PROCESO DE REINGENIERÍAREINGENIERÍA

4.4. Análisis de la información: Determinar Análisis de la información: Determinar cualidades de costos, tiempos, e identificar cualidades de costos, tiempos, e identificar las necesidades expectativas y el valor las necesidades expectativas y el valor agregado de la actividad del proceso.agregado de la actividad del proceso.

5.5. Identificar posibilidades de mejoramiento: Identificar posibilidades de mejoramiento: Analizada la información, se tiene bases Analizada la información, se tiene bases para definir cambios o mejoraspara definir cambios o mejoras

6.6. Diagramación de los procesos rediseñados: Diagramación de los procesos rediseñados: Paso final del rediseño.Paso final del rediseño.

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ANTES DE LA ANTES DE LA REINGENIERÍAREINGENIERÍA

Planificar previamente el trabajoPlanificar previamente el trabajo

Sociabilizar las actividades con el Sociabilizar las actividades con el personal de la empresapersonal de la empresa

Aplicación de talleres, socialización de Aplicación de talleres, socialización de misión, visión, objetivos misión, visión, objetivos organizacionales.organizacionales.

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DESPUÉS DE LA DESPUÉS DE LA REINGENIERÍAREINGENIERÍA

• Aplicación de los procesos mejoradosAplicación de los procesos mejorados• EvaluaciónEvaluación• Retroalimentación o mejoramiento continuoRetroalimentación o mejoramiento continuo

Para aplicar nuevos proceso o rediseñados se Para aplicar nuevos proceso o rediseñados se debe revisar la estructura organizacional es debe revisar la estructura organizacional es recomendable una estructura de tipo recomendable una estructura de tipo aplanada.aplanada.

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REESTRUCTURACIÓNREESTRUCTURACIÓN

• Consiste en identificar los aspectos que se Consiste en identificar los aspectos que se van constituyendo en un obstáculo y que no van constituyendo en un obstáculo y que no permiten desenvolverse acorde a las permiten desenvolverse acorde a las exigencias de la época actual y luego exigencias de la época actual y luego determinar las alternativas de solución, determinar las alternativas de solución, (redefinición de la estructura organizacional y (redefinición de la estructura organizacional y los respectivos instrumentos que le los respectivos instrumentos que le posibiliten desarrollar actividades en función posibiliten desarrollar actividades en función de la estructura definida.de la estructura definida.

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MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.información de una organización.

Es un registro escrito de información e Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar los pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". esfuerzos de un empleado en una empresa".

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Objetivos de los manuales:Objetivos de los manuales: a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como:

objetivos, funciones, relaciones, políticas, objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc. procedimientos , normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. duplicidad y detectar omisiones.

c)c) Servir como medio de integración y orientación al Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. incorporación a las distintas funciones operacionales.

dd) Proporcionar información básica para la planeación e ) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. implementación de reformas administrativas.

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ee) ) Permite conocer el funcionamiento interno por Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.  responsables de su ejecución. 

ff) Interviene en la consulta de todo el personal.  ) Interviene en la consulta de todo el personal. 

gg) Para establecer un sistema de información o ) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.  bien modificar el ya existente. 

hh) Para uniformar y controlar el cumplimiento de ) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.  arbitraria. 

ii) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar ) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.  duplicidades. 

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VENTAJASVENTAJAS• Logra y mantiene un sólido plan de Logra y mantiene un sólido plan de

organización. organización. • Asegura que todos los interesados tengan una Asegura que todos los interesados tengan una

adecuada comprensión del plan adecuada comprensión del plan • general y de sus propios papeles y relaciones general y de sus propios papeles y relaciones

pertinentes. pertinentes. • Facilita el estudio de los problemas de Facilita el estudio de los problemas de

organización. organización. • Sirve como una guía eficaz para la preparación, Sirve como una guía eficaz para la preparación,

clasificación y compensación del personal clave. clasificación y compensación del personal clave.

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• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos autoridad de los diversos

• niveles. niveles. • La información sobre funciones y puestos suele servir como La información sobre funciones y puestos suele servir como

base para la evaluación base para la evaluación • de puestos y como medio de comprobación del progreso de de puestos y como medio de comprobación del progreso de

cada quien.    cada quien.    • Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. • Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a

ejecutar. ejecutar. • Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las

políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

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• Evitan discusiones y mal entendidos, de las Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. operaciones.

• Aseguran continuidad y coherencia en los Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del procedimientos y normas a través del

• tiempo. tiempo. • Son instrumentos útiles en la capacitación del Son instrumentos útiles en la capacitación del

personal. personal. • Incrementan la coordinación en la realización del Incrementan la coordinación en la realización del

trabajo. trabajo. •     Determina la responsabilidad de cada puesto y su Determina la responsabilidad de cada puesto y su

relación con los demás de la organización.relación con los demás de la organización.

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DESVENTAJASDESVENTAJAS

•Muchas compañías consideran que son Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. todos sus integrantes. •Algunas consideran que es demasiado caro, Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual limitativo y laborioso preparar un manual •y conservarlo al día. y conservarlo al día. •Existe el temor de que pueda conducir a una Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. estricta reglamentación y rigidez.

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Su deficiente elaboración provoca serios Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.  operaciones.  El costo de producción y actualización puede ser alto. El costo de producción y actualización puede ser alto. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. Incluye solo aspectos formales de la organización, Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓNMANUAL DE ORGANIZACIÓN

Su propósito es exponer en forma Su propósito es exponer en forma detallada la estructura detallada la estructura organizacional organizacional formal a través de la descripción de los formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos responsabilidad de los distintos puestos, y las relacionespuestos, y las relaciones. .

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Contiene:Contiene:

• Portada - CarátulaPortada - Carátula• ÍndiceÍndice• Introducción (presentación del manual hace referencia Introducción (presentación del manual hace referencia

a objetivo del mismo, alcance e instructivo de uso,.a objetivo del mismo, alcance e instructivo de uso,.• Directorio (Directivos con departamentos)Directorio (Directivos con departamentos)• AntecedentesAntecedentes• Base LegalBase Legal• OrganigramaOrganigrama• Estructura funcional, descripción de funciones .Estructura funcional, descripción de funciones .

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Manual de políticas:Manual de políticas: DDdescripción de lineamientos a sedescripción de lineamientos a seguir guir en la toma de en la toma de

decisiones para el logro de los objetivos. decisiones para el logro de los objetivos. PPermite: ermite: a)Agilizar el proceso de toma de decisiones a)Agilizar el proceso de toma de decisiones b)Facilitar la descentralización, al suministrar b)Facilitar la descentralización, al suministrar

lineamientos a niveles intermedios. lineamientos a niveles intermedios. c)Servir de base para una constante y efectiva c)Servir de base para una constante y efectiva

revisión. revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para Puede elaborarse manuales de políticas para

funciones operacionales tales como: funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

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Contiene:Contiene:• Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que

se pretende lograr con la ejecución del procedimiento. se pretende lograr con la ejecución del procedimiento. • Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o

normas jurídico –administrativas que rigen la operación de normas jurídico –administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento. fundamentan el procedimiento.

• Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. procedimiento de que se trate.

• Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten lanormas que orienten la realización de las actividades sin realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiorestener que consultar los niveles jerárquicos superiores

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Manual de procedimientosManual de procedimientos::

EExpresión analítica de los procedimientos xpresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza administrativos a través de los cuales se canaliza

la actividad operativa del organismo. la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) Este manual es una guía (como hacer las cosas)

de trabajo al personal y es muy de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo valiosa para orientar al personal de nuevo

ingreso. La implementación de este manual ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal sirve para aumentar la certeza de que el personal

utiliza los sistemas y procedimientos utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. administrativos prescritos al realizar su trabajo.

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Contiene:Contiene:

Carátula. Carátula. ((cubierta exteriorcubierta exterior, se , se identifica el identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsabley la organización responsable)). .

Portada. Portada. (D(Después de la carátula, lleva el espués de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización nombre del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición. fecha de edición.

Índice general. Es la presentación resumida y Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos ordenada de los elementos constitutivos

del documento. del documento.

Page 62: Sistema de Organización

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Presentación. Es la explicación clara y concisa Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular. mensaje y la autorización del titular.

Organigrama, presentación e interpretaciónOrganigrama, presentación e interpretación

Descripción de los procedimientosDescripción de los procedimientos

Flujogramas, diagramas del procedimientoFlujogramas, diagramas del procedimiento

Formas, diseños de documentos, anexosFormas, diseños de documentos, anexos