Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios

La Ayuda HumanitariaLa Ayuda Humanitaria

• Los suministros de socorro no solicitados que Los suministros de socorro no solicitados que llegan despues de un desastre pueden abrumar llegan despues de un desastre pueden abrumar a las autoridades nacionales de socorro.a las autoridades nacionales de socorro.

• El espacio, los medios de transporte y el tiempo El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos.son escasos.

• Se carece de informacion técnica sobre los Se carece de informacion técnica sobre los suministros recibidossuministros recibidos

• Los donantes y los medios de comunicación Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresion negativa.reciben una impresion negativa.

Software Versión 5.2Software Versión 5.2

El Programa El Programa • Desarrollado por OPS/OMS Desarrollado por OPS/OMS inicialmenteinicialmente para para

las actividades de saludlas actividades de salud• En la actualidad incluye funciones para la En la actualidad incluye funciones para la

administración de suministros y manejo de administración de suministros y manejo de bodegas.bodegas.

• Constantemente actualizado para satisfacer los Constantemente actualizado para satisfacer los requerimientos de los países y agencias.requerimientos de los países y agencias.

• De fácil utilización por el usuario.De fácil utilización por el usuario.

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Evolucion del Sistema SUMA Evolucion del Sistema SUMA

• Central y Unidades de Campo inicialmente

• Se desarrollo el Modulo para Manejo de Bodegas posteriormente, en base a necesidades detectadas

Unidad Campo

Unidad Campo

Central

DonantesSuministros

Información

Información Información

Información

Items

Puntos Entrada

Suministros

Distribución

Modulo BodegaDistribución

Modulo Bodega

DistribuciónSISTEMA SUMA

Módulo Central:

Consolida información de Unidades de Campo o de Módulos de Bodega.

Análisis de información.

Cuenta con tres componentes:

El sistema actual

1

Cuenta con tres componentes:

El sistema actual

Unidad de Campo:

Preparada por Central. Para hacerla es necesario instalar una Central y configurarla. La Unidad de Campo es un elemento completamente operativo. Sus principales tareas son:

2

Registro de envíos que se tratan como una unidad .

Cuenta con tres componentes:

El sistema actual

Unidad de Campo:

Preparada por Central. Para hacerla es necesario instalar una Central y configurarla. La Unidad de Campo es un elemento completamente operativo. Sus principales tareas son:

2

Entrega de suministros: al destinatario sobre un envío específico.

Cuenta con tres componentes:

El sistema actual

Unidad de Campo:

Preparada por Central. Para hacerla es necesario instalar una Central y configurarla. La Unidad de Campo es un elemento completamente operativo. Sus principales tareas son:

2

Reporte de información: reporta la información de los envíos recibidos y entregas a la Central.

Cuenta con tres componentes:

El sistema actual

Es independiente, puede estar instalado antes de una emergencia en un almacén, o bien instalarse para la emergencia en proceso. Tiene la habilidad de reportar la información de los suministros almacenados, recibidos y distribuidos a una Central o a otra Bodega.

Módulo de Manejo de Bodega:

Para la administración básica de una bodega. Sus principales características son:

3

Cuenta con tres componentes:

El sistema actual

Módulo de Manejo de Bodega:

Para la administración básica de una bodega. Sus principales características son:

3

La Bodega registra Entradas. La entrada tiene un consignatario u origen, pero el destinatario es la bodega, por lo que los suministros que ingresan son parte del disponible general para entregas

Cuenta con tres componentes:

El sistema actual

Módulo de Manejo de Bodega:

Para la administración básica de una bodega. Sus principales características son:

3

Una Bodega puede consolidar la información de una o varias Bodegas, puede generar reportes únicamente sobre la información de una bodega específica, o hacer reportes que involucren la información de otras.

Componentes de la metodología SUMA:

•El sistema SUMA para manejo de suministros con software o el registro manual.

•Formación en manejo logístico, curso formativo en la metodología

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Que permite el Sistema SUMA Que permite el Sistema SUMA • Demostrar la eficiencia en el manejo de la Demostrar la eficiencia en el manejo de la

ayuda humanitaria por las instituciones ayuda humanitaria por las instituciones usuarias.usuarias.

• Los donantes pueden recibir reportes en Los donantes pueden recibir reportes en tiempo real de sus aportes.tiempo real de sus aportes.

• Permite el intercambio de información entre las Permite el intercambio de información entre las ONG’s y los Organismos Públicos.ONG’s y los Organismos Públicos.

SUMA actúa en los puntos de entrada de suministros.

SUMA también puede trabajar en centros de almacenamiento permanentes de cualquier tamaño

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Que permite el Sistema SUMA? Que permite el Sistema SUMA?

• SepararSeparar

• ClasificarClasificar• InventarioInventario

Se etiquetan los suministros que son de distribuciónurgente para el tipo de emergencia y las necesidadesdel lugar

Lo que no es urgente, lo que puede ser útil despuésde la emergencia

Lo que no es útil para la emergencia, material en mal estado o vencido, artículos desconocidos

Para el material querequiere de refrigeración

SEPARARSEPARAR • URGENTEURGENTE

• Util para la emergenciaUtil para la emergencia

• NO URGENTENO URGENTE• Util despues de la emergenciaUtil despues de la emergencia• InútilInútil

CLASIFICARCLASIFICAR

• Los suministros que pueden ser utilizados se Los suministros que pueden ser utilizados se clasificaran según categorias técnicas clasificaran según categorias técnicas

predefinidas:predefinidas:

CLASIFICARCLASIFICAR

• Cada Categoria se divide en Sub-CategoriasCada Categoria se divide en Sub-Categorias• Ejemplo - Ejemplo - Categoria MedicamentosCategoria Medicamentos::

CLASIFICARCLASIFICAR

• Cada Sub-Categoria posee items de referenciaCada Sub-Categoria posee items de referencia• Ejemplo - Ejemplo - Categoria MedicamentosCategoria Medicamentos

• Sub- Categoria AntibióticosSub- Categoria Antibióticos::• Item -AmpicilinaItem -Ampicilina

INVENTARIOINVENTARIO

• Todos los articulos son inventariados de Todos los articulos son inventariados de acuerdo a sus características y cantidades acuerdo a sus características y cantidades

permitiendo:permitiendo:

– Realizar reportes diarios a las autoridadesRealizar reportes diarios a las autoridades– Saber cantidades y ubicación de los insumosSaber cantidades y ubicación de los insumos– Tener control sobre las demandas y ofertas.Tener control sobre las demandas y ofertas.

¿Qué se necesita para que ¿Qué se necesita para que funcione ?funcione ?

Requerimientos mínimosRequerimientos mínimos

• Llegada de Suministros:Llegada de Suministros:

– de cualquier naturalezade cualquier naturaleza

– en gran cantidaden gran cantidad

– por varias semanaspor varias semanas

Requerimientos mínimosRequerimientos mínimos

• Voluntad política:Voluntad política:

– para cuantificarpara cuantificar

– para controlarpara controlar

– para ofrecer transparencia y para ofrecer transparencia y confianza a los donantesconfianza a los donantes

Requerimientos mínimosRequerimientos mínimos

• Para una organización de cobertura nacionalPara una organización de cobertura nacional

– Una computadora por punto de Una computadora por punto de ingreso y por depósito.ingreso y por depósito.

– Dos personas por computadoraDos personas por computadora

– Un programador en el nivel nacionalUn programador en el nivel nacional

– Un jefe de equipoUn jefe de equipo

Para un desastre y por un mesPara un desastre y por un mes

• 15 personas15 personas• 7 computadoras7 computadoras• Un programadorUn programador• un jefe de equipo experto en SUMAun jefe de equipo experto en SUMA• Un sistema de transmisión de datosUn sistema de transmisión de datos

¿Qué se puede obtener?¿Qué se puede obtener?

• En el punto de entrada:En el punto de entrada:

– Listado de donantesListado de donantes

– Informe de envíos recibidosInforme de envíos recibidos– Procedencia de los envíosProcedencia de los envíos

En las bodegasEn las bodegas

Categ. Existencia Entrada distribuido Neces.

Medic.

Agua

Constr.….

Ventajas de SUMAVentajas de SUMA

• Registra desde su arrivo, las donaciones que Registra desde su arrivo, las donaciones que ingresan ingresan

• Provee información actualizada sobre la Provee información actualizada sobre la disponibilidad de suministrosdisponibilidad de suministros

• Facilita la toma de decisiones para el uso de los Facilita la toma de decisiones para el uso de los suministros suministros

• Demuestra transparencia en el manejo de los Demuestra transparencia en el manejo de los suministros y genera confianza en los donantessuministros y genera confianza en los donantes

Limitaciones de SUMALimitaciones de SUMA

• Fue utilizado sólo por algunas agenciasFue utilizado sólo por algunas agencias

• Se aprovechó poco la información producidaSe aprovechó poco la información producida