Sistema de informacion utilizado en Inequip C.A
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ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL UTILIZADO EN EL AREA DE COMPRAS Y VENTAS DE
INEQUIP C.A.
Participantes:La Rosa, Mauro.Mijares, Jhon.Menéndez, Paula.Montilla, Cristian.Morón, Paola.
NUESTRA MISIÓN: Ejecutar, administrar e inspeccionar obras de ingeniería como movimiento de tierra, deforestación, topografía, vialidad, urbanismo, drenajes, cloacas, acueductos, obras civiles, eléctricas y sanitarias, gasoductos, obras interiores, edificaciones y construcción en general. Comprar y vender bienes muebles o inmuebles, así como participar en la promoción y venta de viviendas.
NUESTRA VISIÓN: ser la empresa líder del mercado de la ingeniería civil y construcción de inmuebles, utilizando las más altas e innovadoras tecnologías y bajo altos estándares de calidad y excelente servicio a clientes y proveedores.
CONSTRUCCIONES Y EQUIPOS INEQUIP, C.A.ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL
CARACAS – VENEZUELA
PRESIDENCIA
ANALISTA ADMINISTRATIVO
ANALISTA ADMINISTRATIVO
CONTABLE
ANALISTA DE RR HH
GERENCIAGENERAL
GERENCIA DEADMINISTRACIÓN
COORDINADOR DE COMPRAS
STAFF DE INGENIEROS
RECEPCIONISTA
GERENCIA DE OPERACIONES
(02) CHOFER OPERADORA DE LIMPIEZA
GERENCIA DE CONTABILIDAD
ANALISTA ADMINISTRATIVO
CONTABLE
Es un sistema de gestión empresarial desarrollado por un grupo de profesionales venezolanos, usando las herramientas más modernas de la plataforma Microsoft para el desarrollo de software. El objetivo del sistema es proveer a la gerencia de la pequeña y mediana empresa, una herramienta versátil y completa que le permita automatizar las operaciones en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos.
ADMINISTRATIVO
CONTABILIDAD
NÓMINA
AVISOS Y TAREAS
PRODUCCIÓN
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
PROFIT MÓVIL
E - PROFIT
CARACTERÍSTICAS GENERALES
MULTI-EMPRESA: Profit Plus Administrativo permite la creación y manejo de tantas empresas como desee. Cada empresa puede ser configurada en función de sus características y su creación puede ser efectuada partiendo desde cero o a partir de otra empresa que ya exista.
MULTI-SUCURSAL: Profit Plus Administrativo facilita el manejo de las diversas sucursales de su empresa.
MULTI-MONEDA: Profit Plus Administrativo permite el manejo de múltiples monedas.
SEGURO Y AUDITABLE: permite crear mapas de usuarios en los que se define en forma rápida y sencilla las opciones: tablas, procesos y reportes, que van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa.
CARACTERÍSTICAS GENERALES
FLEXIBLE Y ALTAMENTE PARAMETRIZABLE: se adapta perfectamente al funcionamiento de empresas de diversos tamaños y en sectores tan diferentes como comercio de mayoristas y detales; fábricas y empresas de servicios.
TOTALMENTE INTEGRADO: está compuesto por los siguientes módulos: Inventario, Compras y Cuentas por Pagar, Ventas y Cuentas por Cobrar, Caja y Bancos. Todos estos módulos están integrados, lo que permite disponer en forma ágil y precisa de la información.
GENERADOR DE FORMATOS Y REPORTES: Profit Plus Administrativo trae incorporados más de trescientos sesenta (360) formatos y reportes, los cuales pueden ser modificados haciendo uso del generador de reportes de Visual FoxPro. Además nuevos reportes y formatos pueden ser agregados al menú del sistema haciendo uso de dicho generador de reportes.
BPO: Versión: 0
Fecha: Página: 01 de 02
ProcesoSub-procesoÁrea
ComprasOrden de Compra y/o ServiciosGerencia Solicitante
DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador de Compras y Cuentas por Pagar
Recibe solicitud
Presenta a Administración
para autorización del gasto
Realiza búsqueda externa del proveedor
Contacta a proveedores potenciales
Fin
SÍ
NO
¿Existe proveedor en
maestro?¿Activo?
SÍ
NO
Incluye al proveedor inactivo, dándole preferencia al mismo. Se comunica con Administración para su incorporación o reincorporación
Se inicia proceso de Caja Chica
1. Cotización de Bs 6.081 a Bs. 20.0002. Cotizaciones de Bs. 20.001 a Bs. 40.000
3. Cotizaciones desde Bs. 40.001
¿Supera los 6.080 Bs?
NO
SÍSolicita cotización
Realiza Análisis de Cotizaciones
Elabora Docum.(s) de Compra(s) u Docum.(s) de
Servicio(s)
Envía al proveedor
Verifica el centro de costo, la
partida afectada, y la disponibilidad
Administrador
Solicitante
Si el monto es igual o superior a Bs 20.001
BPO: Versión: 0
Fecha: Página: 02 de 02
ProcesoSub-procesoÁrea
ComprasConsignación de Mercancía Gerencia Solicitante
DIAGRAMA DE FLUJO
Solicitante
Recibe bien y/o servicio, así como
la factura
Solicita ajustes a proveedor
Elabora Informe de Conformidad
Fin
¿OK?SÍ
NO
Adjunta documentación
soporte
Incluso si el bien y/o servicio no fue el acordado
Revisa mercancía o evalúa servicio
Concilia Documento de
Compra Vs. Factura
Se inicia proceso de Cuentas por
Pagar
Orden de Compra y/o Servicios, Factura y Nota de Entrega
BPO: Líder Sub-Proceso: Versión: 0
Fecha: Página: 01 de 01
ProcesoSub-procesoÁrea
Cuentas por PagarRegistro de Facturas Gerencia de Admón
DIAGRAMA DE FLUJO
Analista Administrativo
Prepara Relación Semanal de
Pagos (Original y copia)
Emite el Reporte Análisis de
Vencimiento
Fin ¿Ok?SÍ
NO
Coloca sello de “Contabilizado a la Factura”
Procesa en el sistema
automatizado
Emite reporte: Doc por Pagar y
Comprobantes de Retención
Identifica los pagos semanales
Entrega a la Gerente de Administración
Analiza
Solicita a la Analista de Administración la disponibilidad bancaria
Firma y sella Comprobantes
Firmado por el Ingeniero Residente
Adjunta documentación soporte
Saca copia fotostática de la documentación
soporte
Recibe documentación
Firma copia de la Relación Semanal
de Pagos
Revisa las facturas y firmas de autorización
Datos del beneficiario, formalidad y operación algebráica
Realiza revisión aleatoria de la documentación
soporte
Se inicia proceso de Emisión de
Pagos
Propone ajustes
Gerente de Administración
BPO: Líder Sub-Proceso: Versión: 0
Fecha: Página: 01 de 03
ProcesoSub-procesoÁrea
Emisión de PagosElaboración de PagosCuentas por Pagar
DIAGRAMA DE FLUJO
Recibe Relación de Pagos firmada
en señal de revisión
Elabora Comprobantes de
Egresos (Cheques)
Fin
SÍ
NO
¿Pago por Transferencia
Bancaria?
En caso de que la factura ya este cargada
Emite Reportes
Entrega a su supervisor inmediato
Se inicia proceso de Autorización de Pagos
Prepara documentación
soporte de pagos
CotizacionesAnálisis de CotizacionesOrden de ComprasInforme de ConformidadFacturaDocumento por PagarComprobantes de RetenciónOrdenes de PagosCarta de Transferencia BancariaComprobantes de EgresosReportes Listado de Ordenes de Pagos Relación de Pagos por Transferencia Listado de Cheques
Elabora las Ordenes de Pagos
Listado de Ordenes de Pagos, Relación de Pagos por Transferencia y Listado de Cheques
Estampa sellos
Caducidad y No Endosable
Elabora Carta de Transferencia
Bancaria1
¿Factura cargada?
Coordinador de Compras
SÍ
NO
BPO: Líder Sub-Proceso: Versión: 0
Fecha: Página: 02 de 03
ProcesoSub-procesoÁrea
Cuentas por PagarAutorización de Pagos Cuentas por Pagar
DIAGRAMA DE FLUJO
Gerente de Administración
Propone ajustes
Entrega docum. a la Coord. de
Compras y Ctas x Pagar
Fin
¿Ok?
SÍ
NO
Firma Carta de Transferencia
Bancaria1Revisa
D
La revisión se realiza de manera aleatoria para constatar el cumplimiento de control interno
¿Pagos por Transferencia
Bancaria?
Firma cheques Firma reportesD
Entrega al Autorizador Nº 2
¿Pagos por Transferencia
Bancaria?
Autoriza en el sistema
automatizado y firma carta de
autorización1
Firma cheques
Firma reportesDRecibe
documentaciónSÍ
NO
Gerente General o integrante de la directiva
Se inicia proceso de Envío y Entrega de Pagos
SÍ
NO
Autoriza en el sistema
automatizado1
SÍ
NO
¿Pago por Transferencia
Bancaria?
Importa el archivo txt (Relación de
Pagos)
Coloca sello de “pagado” a las
facturas de compras
Ingresa al Aplicativo
Generación de Archivo de Pagos
Profit Plus
BPO: Líder Sub-Proceso: Versión: 0
Fecha: Página: 03 de 03
ProcesoSub-procesoÁrea
Cuentas por PagarEnvío y Entrega de Pagos Cuentas por Pagar
DIAGRAMA DE FLUJO
Recibe documentación
Analista Administrativo
D
D
Separa los comprobantes de
retención (si aplica) y los comprobantes de
egreso
Entrega a la Recepcionista
Envía correo electrónico a los
involucrados
Informa si el pago es por transferencia bancaria o cheque y la disponibilidad
para su retiro, así como para el de los comprobantes
Archiva la documentación
soporte en la carpeta de egresos
Adjunta las copias del Comprobante de
Egresos y de los comprobantes y
archiva
Para que sean retirados por el beneficiario
Firmados por el beneficiario
Fin
Ingresa al sistema y exporta archivo1
Software de la Entidad Bancaria
PROCESO DE ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA
PROCESOENTRADA SALIDA
FECHA
RIF DEL PROVEEDOR
CONDICIONES DE PAGO
DESCRIPCION DE LA COMPRA
RENGLON DEL PRODUCTO
CANTIDAD
COSTO
VALIDACION DE LOS DATOS DEL PROVEEDOR
AGENDA LA COMPRA DEPENDIENDO DEL PLAZO
CLASIFICA EL TIPO DE COMPRA
DESCARGA EL PRODUCTO DE ACUERDO A SU
RENGLON
CALCULA EL MONTO TOTAL A PAGAR
FORMATO DE ORDEN DE COMPRA IMPRIMIBLE
PROCESO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
PROCESOENTRADA SALIDA
NUMERO DE ORDEN DE COMPRA.
METODO DE PAGO QUE SE UTILIZARA.
FECHA DE VENCIMIENTO.
DESCARGA TODOS LOS DATOS DE LA ORDEN DE
COMPRA.
AGENDA EL PAGO.
PROGRAMA LA NOTIFICACION DE PAGO.
REGISTRA EL MOVIMIENTO CONTABLE EN LA SECCION
CUENTAS POR PAGAR
FORMATO IMPRIMIBLE DE CUENTAS POR PAGAR.
PROCESO DE ELABORACION DE ORDEN DE PAGO A PROVEEDORES
PROCESOENTRADA SALIDA
FECHA DEL DIA
NUMERO DE LA ORDEN DE COMPRA
FACTURA QUE SE VA A CANCELAR.
METODO DE PAGO.
DATOS DEL METODO DE PAGO.
DESCARGA TODOS LOS DATOS DE LA ORDEN DE
COMPRA.
ELIMINA LA ORDEN DE COMPRA DE LAS CUENTAS
POR PAGAR.
REGISTRA EL MOVIMIENTO CONTABLE EN LA SECCION
BANCARIA.
RECIBO DE PAGO A PROVEEDORES.
IMPRIMIBLE.