Sistema de Gestión Documental: De la era del papel a la era digital
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Título de la Presentación
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
«De la era del papel
a la era digital»
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Título de la Presentación
DISEÑO DEL SERVICIO
La visión de mejora continua de nuestra institución nostraza un desafío en desarrollar un nuevo sistemadenominado “SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALONPE”
• Utilizando Nuevas tecnologías.
• Sin Limites (utilizar desde internet).
• Utilizar Software Libre.(para servidor de aplicaciones y basede datos, Libre Office)
• Permitir la interoperabilidad con otros servicios.
• Implementar con los requerimientos de los usuarios.
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DISEÑO DEL SERVICIO
• Desarrollo Multicapas, programado en Java.
• Sistema Operativo: Linux (libre) o Windows.
• Servidor de Aplicaciones: Glassfish(Libre) o otra consoporte Java libre o con licencia.
• Base de Datos: Oracle o con posibilidad de adaptar a Basede Datos Libre.
• Funciona con cualquier navegador: IE, Chrome, Firefox,Opera.
• Office: Libre Office (Libre) o Microsoft Office 2007 osuperior.
• Acrobar Reader.
• Software de Firma ReFirma (Reniec), CertificadoDigital(Reniec) .
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ESQUEMA DEL SERVICIO
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IMPLEMENTACION
• Proceso de instalación muy fácil, solo requiere unnavegador y JRE (Java).
• Ya contaban con Office y Acrobat Reader.
• Capacitación mínima, los usuarios ya estaban familiarizadoscon el uso de sistema similar.
• Rápida adaptación de usuarios, pantallas mas amigables,opciones mas agiles e intuitivas para usos comunes.
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Características
• Facilita el registro y recepción de los documentos.
• Permite que quienes emitan los documentos y quienes losreciban realicen, fácilmente, el seguimiento y consulta asus documentos.
• Búsquedas fonéticas en el asunto del documento y Filtrosdetallados.
• Documentos estandarizados mediante plantillas para losdiferentes tipos de documentos.
• Utilización de Libre Office o Office 2007 superior
• Administración del documento en formatos livianos (PDF).
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Características
• Brinda seguridad y confidencialidad porque se firmadigitalmente.
• Utilización de Certificados Digitales emitidos porRENIEC.
• Documentos Firmados con Software de FirmaDigital Acreditado (ReFirma Reniec).
• Utilización desde Internet.
• Conexión segura SSL.
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Beneficios
• Elimina el uso del papel y reduce significativamente el gastoen insumos para la impresión de documentos.
• Agiliza y mejora notablemente el flujo de las comunicacionesinternas, reduciendo el tiempo del trámite documentario.
• Permite la disponibilidad de la documentación administrativaen línea.
• Garantiza seguridad y confidencialidad de la documentación.
• Crea conciencia de la participación en el cuidado del medioambiente.
• Conexión de todas las oficinas ORC y ODPE.
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MEJORA CONTINUA
Mejoras a ser implementadas.
• Adaptación del SGD para ser utilizado en Tablet.
• Plantillas personalizadas por Unidad Orgánica.
• Implementar formatos mas utilizados por las diferentesUnidades Orgánicas.
• Alta Disponibilidad en Servidor de Aplicaciones
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RECURSOS DEL SISTEMA
• Servidor de Base de Datos: Compartido por varios sistemasde ONPE
Sistema Operativo: RedHat Enterprise Linux 6
Oracle 11g, con posibilidad de migrar a una BD libre(PostgreSQL),
Memoria: 10Gb
Espacio en disco : Estimado 200Gb por año (300Kb pordocumento, emisión diaria de 2,000 documentos )
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RECURSOS DEL SISTEMA
• Servidor de Aplicaciones:
Sistema Operativo: RedHat Enterprise Linux 6
Puede ser otra distribución de Linux Libre como Oracle Linux,CentOS Linux, etc.
Glassfish 4.0
Puede ser otro contenedor de aplicaciones Java, puede serJboss o con licencias como WebLogic Etc.
Memoria: 8Gb
Espacio en disco : Mínimo para el SO y 100GB libre paraarchivos temporales.
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Módulos Principales del
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Título de la Presentación
Acceso al Sistema
Conexión Segura
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Pantalla de Inicio
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Recepción de documentos
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Emisión de documentos
Expediente
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Referencia y Anexos
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Seguimiento