Sistema de Gestión Documental Andres Felipe Giraldo Gabriel Eduardo Salamanca Fernandez.

Sistema de Gestión Documental

Andres Felipe Giraldo

Gabriel Eduardo Salamanca Fernandez

bambú SGD

Contenido

Inicio

• Presentación• Titulo Proyecto• Introducción

Caracterización Problemática

• El problema• Causas• Diagnostico• Formulación del Problema• Sistematización

Justificación

• Importancia• Justificación Teórica.• Justificación Metodología• Alcances

• Económico• Administrativo• Tecnológico

Objetivos

• General• Específicos

Contenido

Marco Teórico

• ISO 9001:2008• Implementación• Sistemas de Gestión Documental

Marco Conceptual

• Gestión Documental• Tecnología Empleada

• Framework Symfony• Interoperabilidad con otros…

Ingeniería del Software

• Fases de Desarrollo• Retos del Desarrollo

Resultados

• Tecnologías (Demo)• Detalles Técnicos

• Creación Plantillas.• Creación Documentos ( Envió de Notificaciones)• Ciclo Documental• Gestión Documental• Distribución Documental• Traza

Inicio – Titulo del Proyecto

SOLUCION INTEGRAL PARA EL MANEJO DE LOS

SISTEMAS DE GESTION Y EL CONTROL INTERNO DE

LA DOCUMENTACION PARA EL MEJORAMIENTO

CONTINUO DE LAS ORGANIZACIONES SEGÚN NORMA

ISO9001:2008

Inicio - Introducción

bambú SGD es una solución de software que permite la administración eficiente de la Gestión documental, proporcionando herramientas de control, seguimiento, medición y análisis, de tal manera que los procesos sean más fluidos, relacionales, seguros y efectivos haciendo que esto garantice su mejoramiento continuo, retroalimentación y coherencia con la estrategia de la organización; consiguiendo de esta manera la mayor productividad posible.

Caracterización Problemática – El Problema

Sistemas de Información– Desconocimiento del uso de software para el mejoramiento

– Temor del Costo de Tecnología

– No uso de indicadores para controlar y sustentar.

– Desconocimiento sobre el como la tecnología ahorra tiempo en los procesos

Falta de Organización– Enfoque por procesos

– ISO 9001

– Documentación de Procesos

Arquitecturas de Software Robustas y Simples– Inclusión en tecnologías y estándares mundiales.

– Software como Servicios

Caracterización Problemática – Causas Principales

La falta de recursos tecnológicos y el

desconocimiento sobre el uso de tecnologías de la

información que controlen, midan y apoyen al

mejoramiento continuo y crecimiento de pymes que no

cuenten con soluciones informáticas para aumentar su capacidad de adsorber un mercado que se renueva a

diario .

Desconocen la efectividad del uso de

software para su mejoramiento.

C5

El no uso de equipos de computo.

C2

Temor de asumir costos en tecnología

para su negocio.

C3

El no uso de herramientas que

definan estados de los indicadores de gestión

de la organización.

C4

El uso de la internet para estar al día con

los datos de su negocio

C1

El desconocimiento sobre el como puede ayudarle a ahorrar

tiempo en Procesos.

C6

Caracterización Problemática –Diagrama de Afinidad

El desconocimiento sobre el uso de sistemas de software que controlen, midan y apoyen al mejoramiento continuo y crecimiento de pymes que no cuenten con soluciones informáticas.

Desconocen la efectividad del uso de software para su mejoramiento.C5

El uso de la internet para estar al día con los datos de su negocioC1

El desconocimiento sobre el como puede ayudarle a ahorrar tiempo en Procesos.C6

Temor de asumir costos en tecnología para su negocio.C3

El no uso de equipos de computo.C2

El no uso de herramientas que definan estados de los indicadores de gestión de la organización.C4

Por que no conocen los valores finales sobre el uso de una aplicación.

Por el estigma de los costos de equipos de computo

Por que llevan un control manual de sus recursos, sin saber realmente con que cuentan y con que no.

Por que no conocen los beneficios de la internet para hacer crecer su negocio.

Por que no conocen el como controlar lo que tienen y poderlo utilizar como aliado estratégico para la toma de decisiones.

Caracterización Problemática – Cuantificación Causas

Caracterización Problemática – Causa Principal

La correlación positiva entre el uso de la computadora y el manejo de la tecnología constituye el aspecto con mayor valor a ser tenido en cuenta a la hora de pensar alternativas de disminución de la brecha en tecnologías de la información para el mejoramiento continuo de las organizaciones

Caracterización Problemática – Diagnostico

La falta de organización dentro de las empresas con sus procesos, documentos y políticas de calidad proporcionan una problemática de incertidumbre hacia la satisfacción al cliente, la cual requiere la implementación de un sistema de gestión de calidad que normalice dentro de su administración las NTC-ISO 9001 :2008

Caracterización Problemática – Formulación del Problema

¿Cómo desarrollar, implementar y mantener componentes tecnológicos de software dentro de las empresas que permitan llevar un mejoramiento continuo, control interno y sistemas de gestión de calidad?

Caracterización Problemática – Sistematización del Problema

¿Cómo organizar el flujo de los documentos dentro de la empresa para que se diligencien de forma adecuada?

¿Cómo integrar por medio de una herramienta tecnológica el control de los

diferentes procesos de gestión de calidad a través del control de la documentación sin que esto cause reproceso?

¿Cómo garantizar la normalización de los procesos de gestión documental que se

llevan a cabo en las empresas sin que sus políticas se vean afectadas?

¿Cómo interrelacionar la administración de la calidad en los diferentes departamentos que tiene la empresa?

Justificación – Importancia

La implementación de estándares mundiales a las organizaciones.

Enfoque ProcesosLa Gestión de la Documentación como orden a

los procesos. Aplicación de Tecnologías de la Información

para el control de la función archivística empresarial.

Justificación – Teórica

TPM ( Mantenimiento Productivo Total)ISO 9001:2008 Capitulo IV Normativa

DocumentalMejoramiento Continuo (Orientación a la

Calidad)

Justificación – Metodológica

Observación (Implementaciones en Organizaciones Empresariales, Pymes e instituciones políticas de calidad encaminadas a la creación de Sistemas de Gestión de Calidad)

La gestión documental como un proceso esencial para la organización y control de recursos.

Metodología RUP (Proceso Unificado de Desarrollo de Software).

Alcances - Económico

Total Costo de Venta (CV): $2´828.000

Precio de Venta (PV): $5´147.000

Alcances – Económico

• Estado Resultados• Balance General• Indicadores

Alcances – Administrativo

Se busca lograr en un nivel avanzado en la normalización de procesos de calidad que las empresas llevan a cabo, basándonos en las NTC-ISO 9001:2008 existentes.

Alcances – Tecnológico

• Herramientas de Colaboración• Traza Documental• Organización de la Documentación Interna

Objetivos - General

Desarrollar una solución informática para el controlar el manejo de los sistemas de gestión de calidad implementados en las organizaciones que le permita estandarizar, manejar y organizar la información de documentos y procesos basados en la filosofía TPM. Haciendo de esta manera que la empresa mejore continuamente cuando revise detalladamente sus procesos con respecto a los arrojados por el sistema de información.

Objetivos - Específicos

1. Contener dentro de un escritorio principal los módulos de la solución, el cual permita la inserción de nuevas características sin afectar motor principal del software.

2. Crear un modulo que facilite y optimice el proceso de comunicación y administración electrónica de los documentos mediante un proceso fluido, seguro, personalizado y controlado.

3. Definir una estructura segura para el control de documentos y los permisos con los cuales se definirá relación lógica de cada uno; esto con el objetivo de interrelacionar la administración del documento por cada uno de los procesos que se seguirán en u diligenciamiento.

4. Brindar un control seguro sobre los documentos digitales, lo cual permita tener un repositorio de datos de los mismos sin perdidas de información por parte humana.

5. Implementar sistemas de notificación por correos a las actividades relacionadas de los usuarios, lo cual permite una mayor eficiencia sobre el flujo de trabajo.

Marco Teórico – ISO 9001:2008

• La familia de normas ISO 9000 son normas de calidad y gestión continua de calidad, establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO)

• Aplicables a cualquier organización o actividad

• VentajasMejorar la Satisfacción al ClienteMejorar continuamente los procesos relacionados con la organización.Reducción de Devoluciones e Incidencias en la producción.Aumento de la Productividad

Marco Teórico – Implementación

• Enfoque por Procesos (Eliminación de Independencias de los departamentos)

• Caracterización de Procesos.

• Cambios en la forma de trabajo y la comunicación interna.

• Políticas Claras de mejoramiento continuo hacia la búsqueda de la satisfacción al cliente y la distinción internacional como empresa que entrega productos de calidad.

Marco Teórico – Sistema de Gestión Documental

• La organización depende en gran medida el buen funcionamiento de la información.

• La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable.

• El conocimiento se relaciona con la tecnología documental desde que ese conocimiento se encuentra plasmado en documentos.

Captura

Organización

y Clasificación

Almacenamiento

Distribución

Modelo de Gestión Documental

Marco Conceptual – Gestión Documental

El conjunto de:• Normas• Técnicas• Prácticas

Usado para :• Administrar el flujo de documentos

de todo tipo en una organización.

• Permitir la recuperación de información.

• Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y eliminarse.

• Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

Ingeniería del Software – Fases del Desarrollo

EtapaLevantamiento de Información (Documentación, Información)

Desarrollo en Paralelo

Análisis

Escenarios

Normalización Base de datos

Definición Funcional

Identificación y desarrollo de casos de usos

Diagrama de Casos de Usos

Diagrama de Secuencia

Diagrama de Estado

Diseño Contratos Definición Esquema Base de Datos

ImplementaciónMapeo

Servicios de Conexión

Programación

Ingeniería del Software – Retos del Desarrollo

Aprender y aplicar RUP.

Aprender e Implementar Software desarrollado con estándares de proyectos Web (Framework Symfony).

Integrar dos lenguajes de Programación por medio de una misma herramienta.

Integrar el Sistema de Gestión Documental con servicios (Correo, Twitter)

Tecnología Empleada - SymfonyTecnologia - Implementacion

Marco Conceptual - Symfony

• Escalable• Soporte• Seguro (XSS, CSFR)• Calidad (9000 Pruebas Unitarias)• Probado(Yahoo!, DailyMotion)• Licencia(MIT)• Documentado• Internacionalización

Tecnología Empleada - Symfony

DEMO…

bambú SGD

Tecnología - interoperabilidad

bambú SGD

Tecnología Empleada - Symfony

bambú SGD

Plantillas

Creación Documentos

Ciclo

Documental

Distribució

n Document

os

Traza

Conclusiones

Los Sistemas de Gestión de Calidad permiten a través del enfoque por procesos un mejoramiento continuo hacia la satisfacción del cliente y de la organización permitiéndole alcanzar estándares mundiales para adquirir mayor competitividad y divergencia de mercados.

Los Sistemas de Gestión Documental son indispensables para el futuro de la base del conocimiento compartido y la organización de datos claves para la velocidad y el cumplimiento de las normas ISO9001 como estándar de Calidad.

El desarrollo de software debe ser interoperable para el futuro de la Ingeniería y las tecnologías de la información ya que permiten un desarrollo rápido y seguro.

Recomendaciones

Para el proyecto se creó un repositorio de datos donde se encuentra toda la información respecto al desarrollo del mismo.

http://code.google.com/p/bambu/

http://code.google.com/p/bambu/

FIN

Y eso es todo lo que tienes que saber de nuestroSistema de Gestión Documental

GRACIAS!!

Sistema de Gestión Documental Andres Felipe Giraldo Gabriel Eduardo Salamanca Fernandez.

Documents

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