SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA SUÁREZ DE LA PRESENTACIÓN · 2019-04-26 ·...
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HERMANAS DOMINICAS DE LA PRESENTACIÓN - PROVINCIA DE MEDELLÍN SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA SUÁREZ DE LA PRESENTACIÓN SEGUIMIENTO DEL PROCESO Página: 1 de 9 CÓDIGO: FOGD11 VERSIÓN: 15 PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA AÑO: 2018 PERÍODO: CUARTO (Septiembre 10 – Noviembre 23) CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL PROCESO Identifique y analice los cambios en tecnología, infraestructura, personal, documentación que podrían afectar la calidad del servicio y que se han detectado desde la última reunión. Si es necesario regístrelo en el formato GESTIÓN DEL CAMBIO, FOGD4 * La entrega de la nueva etapa, fortaleciendo el ambiente laboral, la satisfacción del personal y de los clientes. * La falta de terminación de la obra en general, afectando principalmente a los empleados de servicios general, debido a que no tienen el lugar establecido para ellos. * El ingreso de estudiantes nuevos, generando mayores ingresos. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Resultados de encuestas Analice los resultados de la SATISFACCIÓN DEL CLIENTE FOGD12 y otros que aplique ECONOMATO: ESTUDIANTES:0 PADRES DE FAMILIA: 7 GENERAL: 7 En este periodo sólo evaluaron en el economato, los padres de familia con calificación en todos los aspectos de 5,00, valorando el servicio prestado en la dependencia de economato. BIBLIOTECA: ESTUDIANTES: 8 PADRES DE FAMILIA: 0 GENERAL. 8
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HERMANAS DOMINICAS DE LA PRESENTACIÓN - PROVINCIA DE MEDELLÍN
SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA SUÁREZ DE LA PRESENTACIÓN
SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Página: 1 de 9
CÓDIGO: FOGD11 VERSIÓN: 15
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
AÑO: 2018
PERÍODO: CUARTO (Septiembre 10 – Noviembre 23)
CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL PROCESO Identifique y analice los cambios en tecnología, infraestructura, personal, documentación que podrían afectar la calidad del servicio y que se han detectado desde la última reunión. Si es necesario regístrelo en el formato GESTIÓN DEL CAMBIO, FOGD4
* La entrega de la nueva etapa, fortaleciendo el ambiente laboral, la satisfacción del personal y de los clientes. * La falta de terminación de la obra en general, afectando principalmente a los empleados de servicios general, debido a que no tienen el lugar establecido para ellos. * El ingreso de estudiantes nuevos, generando mayores ingresos. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Resultados de encuestas Analice los resultados de la SATISFACCIÓN DEL CLIENTE FOGD12 y otros que aplique
ECONOMATO: ESTUDIANTES:0 PADRES DE FAMILIA: 7 GENERAL: 7 En este periodo sólo evaluaron en el economato, los padres de familia con calificación en todos los aspectos de 5,00, valorando el servicio prestado en la dependencia de economato. BIBLIOTECA: ESTUDIANTES: 8 PADRES DE FAMILIA: 0 GENERAL. 8
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En Biblioteca evaluaron sólo los estudiantes con calificaciones en 5,00, reconociendo el buen servicio llevado a cabo por la responsable de la dependencia. RESULTADO DE LOS 4 PERÍODOS ECONOMATO
Se puede observar que en el economato los padres de familia en general son los usuarios más activos para la prestación del servicio. Durante los periodos hubo una inestabilidad en el volumen de estos usuarios. Sin embargo las calificaciones fueron eficaces. BIBLIOTECA
PRIMER PERIODO SEGUNDO PERIODO TERCER PERIODO CUARTO PERIODO
ESTUDIANTES 13 3 16 8
PADRES DE FAMILIA 3 0 3 0
TOTAL EVALUADORES 16 3 19 8
SATISFACCIÓN OBTENIDA 4,99 5,00 4,95 5,00
PRIMER PERIODO SEGUNDO PERIODO TERCER PERIODO CUARTO PERIODO
ESTUDIANTES 0 0 0 0
PADRES DE FAMILIA 16 3 11 7
TOTAL EVALUADORES 16 3 11 7
SATISFACCIÓN OBTENIDA 5,00 5,00 4,64 5,00
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Se observa la participación de estudiantes y padres de familia en Biblioteca, sobresaliendo la participación activa de estudiantes, presentándose también inestabilidad en el volumen de estos, durante los períodos. En general los resultados en ambas dependencias son eficaces, fortaleciendo el proceso y la gestión frente al servicio prestado.
DOCENTES
Encuestas realizadas 26
Nº Calificación / Ítem 2 3 4 5 NR Totales Prom.
1
Se da respuesta oportuna a las necesidades expresadas (entrega o decisiones tomadas)
0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 26 100,0% 0 0,0% 26 100% 5,00
2
La institución posee material didáctico - tecnológicos (audiovisual, computadores, televisores, entre otros…) como apoyo al quehacer educativo.
1 3,8% 0 0,0% 3 11,5% 22 84,6% 0 0,0% 26 100%
4,77
3
Se dan a conocer las dependencias disponibles que apoyan el proceso, con las normas estipuladas en los reglamentos.
0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 26 100,0% 0 0,0% 26 100%
5,00
4 Las dependencias habilitadas se encuentran dotadas para el servicio.
0 0,0% 0 0,0% 1 3,8% 25 96,2% 0 0,0% 26 100% 4,96
5 El servicio de fotocopiadora es oportuno y adecuado
0 0,0% 0 0,0% 1 3,8% 25 96,2% 0 0,0% 26 100% 4,96
6 La Biblioteca y el bibliobanco sirven de apoyo para el desempeño
0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 26 100,0% 0 0,0% 26 100% 5,00
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del docente
7
El auditorio es una dependencia que facilita el desarrollo de actividades académicas, pedagógicas, culturales y sociales.
0 0,0% 0 0,0% 3 11,5% 23 88,5% 0 0,0% 26 100%
4,88
8
Las aulas de clase presentan ambientes apropiados para el aprendizaje.
0 0,0% 1 3,8% 0 0,0% 25 96,2% 0 0,0% 26 100% 4,92
Promedio 4,95
ESTUDIANTES
Encuestas realizadas 256
Nº Calificación / Ítem 2 3 4 5 NR Totales Prom.
1 El servicio de fotocopiadora es oportuno y adecuado
34 13,3% 62 24,2% 70 27,3% 90 35,2% 0 0,0% 256 100% 3,84
2
Los docentes utilizan los recursos didácticos – tecnológicos disponibles en la institución, en las respectivas clases, como apoyo educativo.
5 2,0% 34 13,3% 92 35,9% 125 48,8% 0 0,0% 256 100%
4,32
3 La sala de informática, el auditorio y la Biblioteca, son utilizadas en el desarrollo de
8 3,1% 25 9,8% 64 25,0% 159 62,1% 0 0,0% 256 100% 4,46
4,00
4,20
4,40
4,60
4,80
5,00
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5,00
4,77
5,00 4,96 4,96 5,00 4,88 4,92 4,95
RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL RF - DOCENTES 2018 - 26)
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las asignaturas o actividades pedagógicas (Interdisciplinariedad).
4
Es utilizado frecuentemente el material de la Biblioteca y del Bibliobanco en las clases, como apoyo al proceso de aprendizaje
13 5,1% 21 8,2% 94 36,7% 128 50,0% 0 0,0% 256 100%
4,32
5 Se evidencia el cumplimiento de los reglamentos en las diferentes dependencias
3 1,2% 24 9,4% 83 32,4% 146 57,0% 0 0,0% 256 100% 4,45
6
El auditorio es una dependencia que facilita el desarrollo de actividades académicas, pedagógicas, culturales y sociales.
10 3,9% 20 7,8% 65 25,4% 161 62,9% 0 0,0% 256 100%
4,47
7
Las aulas de clase presentan ambientes apropiados para el aprendizaje
6 2,3% 22 8,6% 53 20,7% 175 68,4% 0 0,0% 256 100% 4,55
Promedio 4,34
En general los resultados de la Autoevaluación Institucional del proceso fueron eficaces, las calificaciones oscilaron entre 4,77 y 5,00 por parte de los docentes y entre 3,84 y 4,55 estudiantes, retomando los aspectos más bajos en calificación, entre ellos:
La institución posee material didáctico - tecnológicos (audiovisual, computadores, televisores, entre otros…) como apoyo al quehacer educativo.
El auditorio es una dependencia que facilita el desarrollo de actividades académicas, pedagógicas, culturales y sociales.
El servicio de fotocopiadora es oportuno y adecuado. Aspecto más bajo con 3,84 A los dos primeros aspectos se les dará respuesta con la entrega de la segunda etapa de la Institución, facilitando el ambiente favorable con la disminución del ruido y propiciando la prestación del material existente en el momento
-
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
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3,84
4,32 4,46 4,32 4,45 4,47 4,55 4,34
RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL RF - ESTUDIANTES 2018 (256)
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y con la tercera se requiere retroalimentar el reglamento y sus aspectos frente al servicio en el horario establecido para las estudiantes, debido a que ellas requieren ser atendidas en horarios diferentes a los estipulados. Análisis de quejas y reclamos Destaque las causas más comunes que se han presentado con relación a su proceso, las acciones implementadas para la eliminación o mitigación de las mismas y evalúe el tiempo de respuesta al cliente.
En este periodo no se presentaron quejas, reclamos para el proceso. Sugerencias, felicitaciones y otros. Clasifique las sugerencias e indique cuáles fueron acogidas y cuáles no.
Se presentaron dos felicitaciones, por la infraestructura, propiciando satisfacción especialmente en los padres de familia. SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES Este informe se encuentra en el módulo INDICADORES de Daruma4® y lo presenta la persona encargada
INDICADOR META RESULTADO PRIMER PERIODO
RESULTADO SEGUNDO PERIODO
RESULTADO TERCER
PERIODO
RESULTADO CUARTO PERIODO
CONCIENCIA EN EL REPORTE DE
INCIDENTES DE TRABAJO
RESULTADO DEL MES ANTERIOR
Enero: 2,17 %
Febrero: 4,17 %
Marzo: 0 %
Abril-Mayo-
Junio: o %
Julio-Agosto:
0 %
Septiembre-
Noviembre
2%
CONDICIONES MEJORADAS
EL 30% DE LAS CONDICIONES MEJORADAS PLANTEADAS
FUERON REALIZADAS
42,0 % 18,5 % 29,4 % 50%
RECAUDO DE PENSIONES
Que no
aumenten el
25% mensual y
15% anual
31,00 % 47,69 % 66,36 % 69%
El análisis se encuentra en Daruma PLANES DE MEJORAMIENTO Acciones de auditorias
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Cuando tenga acciones de auditorías analice en qué estado se encuentran de acuerdo al tratamiento planteado en Daruma®4, módulo Auditorías. Indique cuáles se alcanzaron a cumplir y cuáles no. Determine qué va a hacer con las que presentan dificultades.
* En la auditoría externa se registra una No Conformidad:
El Colegio no aplica criterios para la selección y seguimiento del desempeño de proveedores externos,
basándose en su capacidad para proporcionar productos o servicios de acuerdo con los requisitos.
Para dar respuesta a ella, se plantean la Corrección y la Acción Correctiva.
CORRECCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA
• A partir de la fecha se verifica y controla
que si se tengan las tres cotizaciones y/o
listas de precios para la realización de las
compras.
• Evidencias del análisis de los criterios que
conducen a la elección del proveedor al que
se le hará la compra (Acta de Junta
Económica)
• Proyectos de inversión de 2018 de acuerdo
al criterio del PDRF1
(Diciembre de 2018)
• Estudio del procedimiento de PDRF1 por parte de
las líderes de proceso y sus auxiliares contables
• Monitoreo de la auxiliar contable, líder del proceso
y de la coordinadora de gestión evidenciando el
cumplimiento mensual de los requisitos internos
• Revisión y ajuste del procedimiento de la gestión
financiera con la participación de auxiliares
contables y ecónomas.
• (Febrero 15 de 2019 (estudio) – y el monitoreo
cada periodo)
Dentro de los Aspectos por Mejorar, se proponen para el proceso:
• Los mantenimientos preventivos de los computadores:
Para describir en qué consisten y garantizar con ello la unificación de criterios para realizarlos.
• El control sobre proveedores externos:
En particular de aquellos que prestan servicios que afectan directamente el proceso pedagógico,
de modo que se asegure una gestión adecuada por parte de ellos.
• La actualización de los inventarios:
Con el fin de asegurar que en forma oportuna se ingresen en él los bienes que han sido
adquiridos en cada uno de los Colegios.
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Otros planes de mejoramiento Muestre el seguimiento a las acciones diligenciadas en el módulo PLANES de Daruma®4. Consigne aquí las acciones implementadas según el mapa de riesgos.
Con el plan de Mejoramiento “VAMOS ORGANIZANDO LAS DEPENDENCIAS HABILITADAS”, aunque se
encuentra cerrado, se continuó trabajando sobre las acciones, optimizando las dependencias como
apoyo a las actividades pedagógicas.
Frente a los riesgos:
CÓDIGO / RIESGO CAUSA RAÍZ OBJETIVO DE LA
ACCIÓN ACCIONES PARA
PREVENIR EL RIESGO ACCIONES PARA
DETECTAR EL RIESGO OBSERVACIONES
RF1 FALTA DE
RECURSOS
RECURSOS: Falta
de compromiso
de los Padres de
Familia para el
pago oportuno
de las pensiones
ELIMINAR
Hacer efectivo el
Pagaré.
Informe a
Datacrédito a los
Padres de Familia
morosos
Detectar la
morosidad en los
Informes
mensuales.
La no respuesta a
todas las
necesidades
presentadas en el
Formato
SOLICITUD DE
NECESIDADES
FORF12
Noviembre 26 de
2018
Los recursos
existentes se
optimizaron al
máximo.
La Institución facilitó
los recursos
necesarios en el
periodo y en el año,
contribuyendo al
desarrollo de las
actividades
programadas.
Este riesgo se
minimizó.
RF2 INCUMPLIMIEN
TO DE LOS PAGOS POR
PARTE DE LOS PADRES DE
FAMILIA
Control: Falta
Gestión para el
recaudo efectivo
por parte del
departamento
de Cartera de la
Casa Provincial. MITIGAR
Informes periódicos
de la Gestión la
empresa COBI
Recibir
oportunamente los
consolidados de los
pagos
Cartera Morosa
generada desde la
platafoma
Master2000
Informe de
reporte a
DATACRÉDITO
Comunicación con
Padres de Familia
morosos
Noviembre 26 de
2018
Este riesgo no fue
minimizado, los
padres de familia
continuaron con la
falta de compromiso
frente al pago de las
pensiones, afectando
los procesos.
6. OTROS ASPECTOS Registre (opcional) cualquier aspecto que considere relevante para su proceso y que no esté contemplado en ninguno de los numerales anteriores.
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La Evaluación de Proveedores fue satisfactoria, tomando la decisión de contar con ellos como proveedores
confiables.
Nombres de los responsables del proceso Hna. María Eugenia Álvarez Nathalia Aguirre Henao.
