Trabajo de Ingreso a la Academia de Ingeniería Presentado por el Ingeniero Jaime Parada Avila

Sistema de Administración de Proyectos Tecnológicos

Resumen

Cada año se enfatiza aún mas la importancia estratégica de la investigación y desarrollo tecnológico en las empresas como clave de su competitividad. Una empresa puede dedicar una gran cantidad de recursos al desarrollo de nuevos productos y procesos para satisfacer las demandas del cliente y manufacturar productos de alta calidad y alto valor agregado eficientemente, ejerciendo uan reducción sistemática de costos sobre los procesos. Ambos tipos de proyectos de desarrollo- el de productos y procesos, son complejos, con uso intensivo de recursos y florecen en la innovación demandando la participación del personal de diferentes áreas de la empresa en la generación de ideas, el manejo de los proyectos y la implementación del cambio en la forma de trabajo.

Hay una serie de métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo colaborativo y la administración de proyectos, pero muchas de ellas son complejas y requieren del entrenamiento y supervisión de gerentes de proyectos personal de sistemas calificados. Cabe señalar que las técnicas de administración de proyectos bien establecidas y en práctica frecuente son las de proyectos de construcción, y el uso de la metodología para el desarrollo de nuevos productos o reducción de costos es limitado, aún mas en el caso de desarrollo de nuevos productos y procesos tecnológicos.

Este trabajo introduce en las empresas una metodología y un sistema basado en las mejores prácticas para el manejo de proyectos tecnológicos, soportada por una herramienta de software que permite el manejo de la innovación dentro de una organización industrial. El sistema introduce y maneja el concepto de colaboración de un equipo de trabajo multidisciplinario, la planeación, elaboración y reporte de sus actividades, el manejo por etapas del proyecto con entregables muy bien definidos, incluyendo la evaluación del impacto y los beneficios esperados. El sistema incluye también un checklist por etapa, que se debe validar para poder recomendar su continuidad y los reportes de avance tanto del proyecto como de los miembros del equipo, lo que promueve y soporta la colaboración y la toma de decisiones de la alta dirección.

El uso de este sistema provee resultados consistentes de un proyecto a otro, sobre el tiempo, el presupuesto, y lo que es muy importante, toda la documentación de los proyectos, la cual queda en una base de datos administrable para facilitar la transferencia del conocimiento y la protección del capital intelectual. Una ventaja aun mayor, es la que soporta el proceso de combinar las capacidades de las unidades de negocio en diferentes regiones o países, y puede apoyar a una evaluación mas eficiente de los proyectos, aumentando las ventajas competitivas de las empresas.

Sistema para Administración de Proyectos Tecnológicos

El crecimiento económico actual se caracteriza por su interdependencia comercial internacional, de rápido crecimiento en la integración, apertura y flujo libre de capitales. En éste proceso de globalización, las empresas e instituciones enfrentan cada vez mas retos para mantener su competitividad. Así como la ciencia y la tecnología juegan un papel clave para el crecimiento económico de las naciones y determinan su grado de desarrollo, las empresas e instituciones deben inculcar en su organización la cultura de la innovación, a fin de consolidar un proceso sistemático para la generación de nuevos productos o desarrollos tecnológicos, que les den las ventajas competitivas necesarias para competir en el entorno global.

La generación y aplicación del conocimiento científico y tecnológico es fundamental para resolver problemas relevantes de la sociedad y atender las necesidades del mercado. Una de las responsabilidades primordiales de toda empresa que desee competir basada en la innovación, es acrecentar la capacidad de sus unidades de negocio y de las áreas de tecnología para añadir valor, crear riqueza y bienestar a partir de los recursos con que cuenta y con el potencial que puede desarrollar. Un ejemplo de ello, es palpable en el último cuarto del siglo XIX, cuando en algunos países, nacen empresas que logran traducir de manera natural los avances científicos de su época, como la electricidad, la termomecánica y la metalurgia, en negocios creadores de productos originales con un alto impacto en la sociedad. La ventaja resultante de este proceso transformó a estas empresas en líderes, posición que han mantenido debido a la práctica de convertir avances científicos y tecnológicos en nuevos productos y procesos altamente redituables.

Estas empresas o instituciones líderes, se caracterizan en que refuerzan el proceso de innovación, con la creación de una infraestructura de apoyo a los desarrollos científicos y tecnológicos, capaz de seguir alimentando el proceso de negocios con nuevos productos y procesos mas eficientes. A esto se suma el otorgamiento de incentivos a los investigadores, el establecimiento de una política de la propiedad intelectual y la disponibilidad de herramientas informáticas para el trabajo en equipo y seguimiento de proyectos, todo lo cual en su conjunto agiliza y fomenta la innovación dentro de la organización.

Dado lo anterior, resulta evidente que la participación de las empresas mexicanas en los mercados nacional e internacional depende, cada vez en mayor medida, de su capacidad de innovar, de llevar al mercado nuevos productos para satisfacer las necesidades de los clientes y de responder ágilmente a los cambios en el entorno, optimizando sus procesos de manufactura.

En nuestra experiencia industrial, hemos encontrado que el desarrollo tecnológico y científico de nuevos productos y procesos se ha vuelto cada vez más complejo, donde es difícil establecer con predeterminación los enlaces necesarios para el proyecto, demandando el involucramiento de equipos o redes de trabajo interdisciplinarios y generalmente en diferentes unidades de negocio o localidades dispersas. El porcentaje de márgenes y ganancias derivados de estos proyectos es cada vez mayor, obligando a las empresas a desarrollarlos con la mayor eficiencia posible si desean asegurar su posición en el mercado. En este ambiente de competencia global, el uso de las tecnologías de información y herramientas de colaboración, en conjunto con un sistema de administración de proyectos basado en las mejores prácticas para el desarrollo

mi-

tecnológico es imperativo, para disminuir los riesgos asociados a la incertidumbre, y romper con la antigua tradición de que el área de mercadotecnia, con escasa información del mercado, les daba a las áreas de ingeniería y desarrollo las indicaciones de los productos a desarrollar, con tiempos de desarrollo, atributos y desempeño del producto que no cumplían con los requisitos del mercado ni con los objetivos de costo, completamente desconectado de las áreas de manufactura, finanzas y costos.

Nuestra propuesta es un sistema de administración de proyectos asociado al nuevo paradigma de trabajo en equipo, donde todas las áreas de la empresa comparten información y realizan actividades específicas, y que somete a una rigurosa metodología por etapas, con pasos e puntos de revisión muy bien definidos, todas las inversiones que la empresa realiza en proyectos tecnológicos, permitiendo a la empresa optimizar sus recursos, tanto humanos como financieros. Este sistema no sólo permite llevar a cabo un monitoreo del avance de los proyectos, desde el proceso de ideación hasta la implementación industrial, sino que habilita al mismo tiempo un espacio de trabajo y colaboración para el equipo en el proyecto, deja un archivo histórico y establece los reportes para la toma de decisiones gerenciales.

La metodología propuesta también refuerza otro gran paradigma, de que los proyectos deben de partir siempre del punto de vista del mercado y los consumidores, para evitar las historias de fracaso o de rechazo total de productos o procesos por los clientes. Por el lado técnico, el sistema de administración de proyectos permite que la empresa pueda incorporar grupos externos de investigación que la ayuden a mantenerse actualizada en las nuevas tecnologías y desarrollos de investigación sin mayores problemas, ya que al darles a estos grupos las herramientas de trabajo adecuadas a la metodología, necesariamente tendrán que incorporarla a su forma de trabajo o cultura para poder interactuar con el equipo interno de la empresa.

Este sistema permite que el desarrollo de proyectos tecnológicos, que generalmente consume una gran cantidad de recursos financieros y humanos, se haga de una manera ordenada, disminuyendo los riesgos a medida que el proyecto se estructura de acuerdo a la metodología por etapas, permitiendo la toma de decisiones de contenido y rumbo del proyecto a medida que el equipo de trabajo y la alta dirección tienen mas información sobre el proyecto, evitando llegar a la etapa final con resultados que no llegan a satisfacer las expectativas de los clientes o los tiempos de los mercados, ocasionando pérdidas a las unidades de negocio en lugar de las utilidades pronosticadas. En el caso de las empresas mexicanas, la situación es mas difícil, dado que la gran mayoría de las empresas de manufactura no cuenta con líneas o plantas piloto para pruebas, utilizando sus líneas de producción para las mismas.

Para arraigar la cultura de la innovación en las empresas, hay que crear el entorno favorable, adoptar una metodología basada en las mejores prácticas para la administración de proyectos tecnológicos, y facilitar las herramientas que la favorezcan. Gracias a los adelantos de la tecnología de información y las telecomunicaciones, es obligatorio tomar ventaja de ellas para el tema de administración de proyectos tecnológicos, de tal manera que los proyectos sean realizados de acuerdo a los nuevos estándares y protocolos, aprovechando la tecnología web para incluir toda la cadena de valor de la compañía, desde actividades tecnológicas y de monitoreo de mercado con sus proveedores y sus clientes.

Actualmente existen en el mercado diferentes paquetes de software que ayudan a la administración de proyectos. La gran mayoría, aunque sean formatos generalizados, están basados para satisfacer las necesidades de administración de proyectos en la industria de la construcción y de desarrollo de software, y no ofrecen una metodología de trabajo enfocada al desarrollo de nuevos productos tecnológicos. El sistema de administración de proyectos aquí desarrollado cuenta con una herramienta de software que facilitará la adopción de la metodología propuesta.

Objetivo del sistema de administración de proyectos tecnológicos. Facilitar en las empresas e instituciones el desarrollo de nuevos productos y procesos basados en ciencia y tecnología, al proveerlas con un sistema y una metodología de administración de proyectos por etapas, con actividades y pasos definidos por cada una de ellas, que permitan la oportuna toma de decisiones de continuar o cortar el proyecto, optimizando de esta manera el uso de los recursos. Además se refuerza el uso de la metodología con el desarrollo de una herramienta de software colaborativo que guíe al equipo de trabajo por todo el proceso desde ideación a implementación, y que permita la toma de decisiones oportuna al equipo gerencial.

Administración de proyectos. Empecemos por definir un proyecto como una secuencia de actividades únicas, complejas e interrelacionadas, cuyo objetivo o propósito debe de completarse en un tiempo específico, dentro del presupuesto, y de acuerdo a especificaciones.

La definición de administración de proyectos, por lo tanto, es el proceso de definir, planear, dirigir, monitorear y controlar el desarrollo de un producto o proceso aceptable para el cliente con el mínimo de costo dentro del marco de tiempo especificado. El gerente, líder o administrador del proyecto es el encargado de vigilar que este proceso se lleve a cabo satisfactoriamente.

En el caso de proyectos tecnológicos, pueden tomarse diferentes enfoques para definir un gerente de proyecto. Un caso puede ser el de tomar a alguno de los miembros del equipo (o al generador de la idea) y darle la responsabilidad de la administración. Otro enfoque puede ser el contratar a un administrador de proyectos especializado y darle la dirección de varios proyectos a la vez. Un gran porcentaje de las fallas o éxitos limitados en administración de proyectos se dan en el primer caso, ya que los tecnólogos no están familiarizados con el uso de metodologías y herramientas de análisis financieros y desarrollo de proyectos, y aun cuando se les facilite una metodología, al no estar entrenados en ella, tienden a saltarse u omitir actividades y requerimientos. Muchas veces los tecnólogos culpan a la metodología por el retraso y excesos en el presupuesto de los proyectos, pero eso es sólo una excusa para justificar el no administrarlos. La metodología define las mejores prácticas y procesos para el desarrollo tecnológico, obligando al proyecto a adoptar el rigor ingenieril. La metodología asegura que actividades importantes que pudieran comprometer las expectativas y calidad del proyecto no sean omitidas.

El proceso de planeación y desarrollo de proyectos de nuevos productos/procesos La innovación y el desarrollo de nuevos productos exitosos se da al realizar ciertas actividades de forma continua: realizar investigaciones de mercado para saber lo que el cliente quiere y necesita, dar mayor importancia a la generación de ideas, estudiar el ambiente competitivo, ser disciplinado en la investigación, hacer pruebas preliminares y, crear un producto diferenciado que justifique lo elevado del precio.

En el caso de un proyecto de desarrollo tecnológico en una organización, el objetivo debe de estar bien definido, es decir, cumplir con un propósito bien establecido y estar legitimizado al alinearse a las estrategias de la organización, y lo mas importante, tener un cliente ya sea dentro de la misma empresa o en el mercado.

El costo y complejidad de los proyectos tecnológicos aumenta de manera gradual, de la siguiente manera: (-) Reducción de costos ----> Entrar a diferentes mercados ---->Mejora o cambios en productos ----> Productos nuevos para el mundo (+)

Integración del Portafolio de Proyectos Tecnológicos de una empresa

.

5

JERARQUIZACION DE PROYECTOS

VENTAJAS CREACION

COMPETITIVAS DE VALOR

141

ASIGNACION A

DE RECURSOS

Integración del Portafolio de Proyectos Tecnológicos

1.- MERCADO

2.- BENCHMARKING

Análisis de la Posición

Productos

VS competencia

Procesos

3.- OPERACIONES

• Necesidades actuales • Necesidades futuras • Diversificación o

Expansión de negocios

4.- CENTROS DE TECNOLOGIA

INTERNOS

FUENTES DE . POSIBLES

PROYECTOS

5.- FUENTES EXTERNAS ALINEACION NO DE TECNOLOGIA

CON LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO? • Tecnólogos

Proveedores SI Centros de Investigación

Criterios para Jerarquización de Proyectos Tecnológicos La decisión de cuáles proyectos apoyar, depende principalmente de dos factores y cómo se cuantifican en el proyecto: 1 Creación de valor. Para el caso de proyectos de desarrollo de nuevos productos:

UAFIRDA de ventas durante la vida útil en el mercado En el caso de proyectos de reducción de costos:

Ahorros por optimización de productos/procesos o descuellamiento de

me

capacidad de planta 2. El proyecto contribuye a aumentar las ventajas competitivas de la empresa:

Mejorar calidad/servicio a clientes Mejorar Productos/procesos actuales Reforzar la posición en tecnologías clave para la empresa Mejorar la seguridad y el medio ambiente

3. Otros criterios: Interés de largo plazo para el negocio de la empresa Inversión industrial que compromete el proyecto tecnológico Recursos que aporta el proyecto al presupuesto del área de tecnología Fuentes externas de adquisición de tecnología(socios)

Tipos Básicos de Proyectos Tecnológicos. Son tres tipos básicos, que conjugan los diferentes tipos de tecnologías. Los detalles se establecen en la tabla 1.

Menor. La explotación en nuevas formas de conocimiento científico e ingenieril ya existente, caracterizado por bajo riesgo y recompensa modesta. Un ejemplo típico es la reducción de costos de manufactura. Mayor. La creación de conocimiento nuevo para la compañía- y posiblemente para el mundo -para un objetivo específico del negocio. Se caracteriza por mayores riesgos y mayores recompensas que el proyecto menor. Mega. La creación de conocimiento nuevo para la compañía- y posiblemente para el mundo - para ampliar y profundizar el entendimiento de la compañía en un campo científico o de ingeniería. Tiene dos metas principales:

Desarrollar una competencia profunda en investigación, en campos potenciales de futura tecnología, en los cuales la compañía está convencida, o al menos presuadida, que tendrán gran impacto estratégico a largo plazo Prepararse para futura explotación comercial en estos campos.

Se caracteriza por alto riesgo e incertidumbre en su posible aplicación para las necesidades del negocio.

La atractividad de cada proyecto para la empresa se debe de medir e indicar de acuerdo a los siguientes criterios:

Tasa Interna de Retomo (TIR) %

•Atractividad:

'Baja 510

'Media: 10-15

'Alta: Superior a al 15

'Tiempo de Recuperación de la Inversión (años)

'Atractividad:

'Baja: Mayor a 5

'Media: 3 a 5

'Alta: Menor a 3

o Inversión Industrial que compromete:

Atractividad:

'Baja: Superior de $1 M Dlls

7

•Media: de $500,000 a $1 M Dlls

Alta: Menor a $500,000 DOs

Tabla 1. Caracterísiticas de los tres tipos de Proyectos Probabilidad Innovación / Ventaja Durabilidad de Tiempo de Nivel de Aprobación de éxito Invención competitiva/ ventaja Terminación Gasto Requerida tecnológico Tecnología competitiva

alcanzada Menor Muy alta, Productos o Modesta, Corta, Corto, Inversión Director General

típicamente procesos pero típicamente típicamente tecnológica: de División 40-80% actuales; necesaria / imitable por de 6-24 Menos de Director del

proyectos de Tecnología competidores meses $250000 dlls Negocio mejora Base: Director General continua, aunque de Tecnología proyectos de necesaria y Director del calidad y costo esencial de Centro

practicarse Tecnológico y/o bien, ofrecen Jefe de Proyecto poco potencial

Mayor En las Productos Grande / Larga, casi Medio-plazo, Inversión Adicionalmente: etapas derivados, Tecnología siempre tipicamen-te tecnológica: Director iniciales, nuevos modelos Clave: protegida por de 2-7 años $250000 a Corporativo de modesto, o caracterís- críticas para patentes $2 millones Finanzas típicamente ticas, el éxito dlls Director de del 20-40% tecnologías competitivo Desarrollo

probadas porque Corporativo ofrecen la oportunidad para un proceso significativo de diferenciación de producto.

Mega Dificil de No-tradicional, Grande! Larga, casi Largo plazo, Inversión Adicionalmente: valorar en Productos Tecnología siempre típicamente tecnológica: Director las etapas plataforma o de Punta : protegida por de 4-10 años mayor de $2 General iniciales; siguiente Tecnologías patentes millones dlls Ejecutivo depende del genreación, que tienen el Inversión concepto de tecnología potencial de Industrial I&D nueva para el cambiar la

negocio o para base de el mundo. competencia

pero que no han sido todavía aplicadas en un producto o proceso

Proyectos de desarrollo tecnológico de nuevos productos/procesos Clasificación de productos de acuerdo a Novedad:

Para la unidad de negocio Para el cliente Para el mercado

- Productos completamente nuevos para el mundo - Variaciones a las líneas de productos actuales - Mejoras o cambios a los productos ya existentes - Entrada a nuevos segmentos del mercado

[]

- Reducción de costos

Normalmente los costos de desarrollo aumentan en la siguiente dirección:

Las etapas clave del proceso de planeación y desarrollo de nuevos procesos o productos, propuestas en esta metodología, con la definición de puntos de revisión:

Ideación. OBJETIVO: La etapa de Ideación recolecta y analiza las ideas de los productos o procesos propuestos y determina cuáles de ellas son merecedoras de investigación futura.

Conceptualización. OBJETIVO: Evalúa los conceptos de los productos o procesos propuestos y decide cuáles deben ser desarrollados.

Desarrollo. OBJETIVO: La etapa de desarrollo o conversión hace la determinación final para decidir si el producto o proceso propuesto debe ser implementado, y si es aprobado, adjudicarle los recursos apropiados.

Ejecución. OBJETIVO: Producción a escala industrial, lanzamiento al mercado, implementación en planta, seguimiento en campo para retroalimentación

Auditoría de desarrollo del proyecto. OBJETIVO: Asegurar que el Aprendizaje Básico derivado de la Revisión del proyecto ya implementado quede documentado, y definir la auditoría de resultados (indicadores y tiempos en los que los resultados de la implementación en producción deben ser evaluados). La auditoría de desarrollo del proyecto sucede generalmente de 2 a 3 meses dentro de la etapa de implementación. La auditoría de resultados del proyecto, se puede dar en dos tiempos, primero después de la primera producción y subsecuentemente, acompañada de una revisión financiera a detalle de 12 a 18 meses después de la implementación.

Etapa de Ideación Para nuevos productos, debemos encontrar ideas novedosas, relizarlas y ejecutarlas de manera diferente. Esta es la esencia de innovación de un producto. Una organización debe hacer uso de fuentes externas para las nuevas ideas. Técnicas o "herramientas del pensamiento" tales como las listas de ideas y atributos, o la de Osbom de imaginación aplicada, y las lluvias de ideas son útiles para vencer bloqueos de creatividad. Otras formas de generar ideas de nuevos productos:

• Buzón de sugerencias. Para solicitar ideas del personal. Para que sea exitoso se debe extender a todos los niveles. Se deben aceptar todas las ideas, fijar metas claras, dar seguimíento al programa y ofrecer incentivos a miembros del personal que colaboren con ideas exitosas.

• Análisis de los productos de los competidores. Debe ser continuo y sistemático para ayudar a generar nuevas ideas.

• Búsqueda de Patentes. El conocimiento comercial y técnico guardado en patentes provee información que puede ayudar al negocio en su búsqueda de

nuevas ideas. La información de las patentes también proporciona una visión de los nuevos productos y la investigación y desarrollo que está llevando a cabo la competencia.

• Investigar las necesidades del cliente y el consumidor. • Estudios para la detección de problemas. Obtener de los usuarios una lista de

problemas. Evaluar cada problema, en particular, la frecuencia con la que ocurre, su grado de severidad o dificultad, determinar si el cliente conoce algún producto de la competencia que le resuelva el problema, y usar los resultados como material para la generación de nuevas ideas.

Revisión de entregables por etapa En el sistema de administración de proyectos por etapa, se deben de llevar a cabo ciertos pasos y cumplir con los entregables indicados para que el proyecto pueda autorizarse tanto financiera como técnicamente para seguir adelante. En esta metodología, hemos definido 10 pasos, en los cuales se irá profundizando y exigiendo mayor detalle, a medida que las etapas del proyecto se van completando. Estas se enuncian en la tabla siguiente después de cada etapa, y se han traducido en el sistema informático como un checklist que se debe de indicar como completo y anexar los entregables para poder autorizarse. Entregables e Información requerida para etapa de IDEACION Para la etapa de idea, se proponen los siguientes entregables en cada uno de los 10 pasos:

Análisis del Consumidor Análisis de Competidores 7. Logística Identificación de Clientes Identificación de Competidores Identificación del Tiempo de Ciclo del Servicio

al Cliente

Necesidades Actuales y Potenciales Análisis de Fuerzas-Debilidades 8. Diseño del Producto Uso del Producto S. Análisis de Precios Especificaciones Preliminares de Diseño Relación Valor-Precio Estimación de Precios y Márgenes en

Productos Competidores y Sucedáneos 9. Procesos de Fabricación

Nivel Actual de Satisfacción 6. Comercialización Identificación de Procesos de Producción Análisis de Clientes-Distribuidores Identificación de los Canales de

Comercialización para el Nuevo Producto 10. Análisis Económico

Identificación de Clientes Distribuidores y Canales de Comercialización

Estimación de Inversiones por Nuevos Equipos O

Instalaciones Análisis de la Demanda

Demanda Global Mercado Doméstico Demanda Global Mercado Exportación

Entregables e información requerida para etapa de CONCEPTUALIZACION En esta etapa, se debe de profundizar en cada una de los diez pasos definidos, donde sea aplicable para el desarrollo del nuevo producto/proceso 1. Análisis del Consumidor 4. Análisis de S. Diseño del Producto

Competidores Características Socioeconómicas de Clientes Línea de Productos de Cuantificación de Parámetros Técnicos de

Competidores Composición, Uso y Desempeño del Producto Hábitos de Consumo Capacidad Instalada y Benchmarking de Parámetros de Producto vs.

Aprovechamiento Competidores y Sucedáneos Hábitos de Compra Participación de Mercado Especificación de Niveles de Calidad y

Confiabilidad Requeridos Ciclo de Vida del Producto Precios y Estrategia Comercial Especificación de Diseño, Aspectos Ergonómicos

y Empaque del Producto Atributos Clave del Producto S. Análisis de Precios Identificación de Materias Primas y Proveedores

Requeridos Benchmarking de Productos de Competencia Evolución Histórica de Precios Regulaciones, Ciclo de Vida y Aspectos

(5 años) Ambientales que Impactan al Diseño Tendencias de Consumo Análisis de Precios-Calidad Desarrollo de Diseños, Muestras y Prototipos

Preliminares

FEl]

Evaluación de Conceptos de Producto con 6. Comercialización Identificación Preliminar del Costo Objetivo del Clientes Nuevo Producto 2. Análisis de Clientes-Distribuidores Participación Esperada de Estudio del Arte en Patentes y Propiedad

Mercado y Acciones para Intelectual Lograrla

Requerimientos de Servicio y Apoyos en el Evolución de la Participación 9. Procesos de Fabricación Punto de Venta Futura de Mercado (5 años) Evaluación de Conceptos del Nuevo Producto 7. Logística Especificación del Proceso de Fabricación y

Equipos Requeridos 3. Análisis de la Demanda Identificación del Costo de Especificación de Materias Primas y Proveedores

Nuevo Producto Requeridos Volúmenes Históricos de la Demanda (5 Análisis de Equipos Actuales y Nuevos años): Global, Por Segmento de Mercado, Por Requeridos Canal de Venta Impulsores Clave de la Demanda 10. Análisis Económico Análisis de Ciclicidad de la Demanda Cuantificación de Inversiones y Calendarios de

Erogación en Caso de Requerirse Cuantificación de Costos y Precios del Producto

Si el proyecto es aprobado para pasar a la etapa de desarrollo, es en esta etapa donde se revisa y aprueba por parte de la administración y el área de tecnología la asignación de recursos, quedando definidos los objetivos y alcance del proyecto. Los siguientes pasos deben seguirse para asignar recursos y dar inicio a la etapa de desarrollo: 1. Complementar la información detallada de los proyectos

- Objetivos - Justificación - Programa de trabajo - Equipo del proyecto - Presupuesto y calendario

2. Validación de proyectos por Divisiones y presentar al Consejo de Tecnología autorización del presupuesto para asignar recursos

3. Integrar el plan de proyectos tecnológicos para el año con su presupuesto

Entregables e información requerida para etapa de DESARROLLO En esta etapa, el análisis del consumidor y competidores deben de ser profundizados, y el enlace entre las diferentes áreas estratégicas de la compañía (mercadotecnia, finanzas, tecnología, planta, información) ya funciona sistemáticamente para el proyecto, alimentando a los miembros del equipo de trabajo y al equipo directivo con la información relevante para la toma de decisiones.

1. Análisis del Consumidor 4. Análisis de Diseño del Producto Competidores

Definición de Ventajas Competitivas del Benchmarking de Productos y Desarrollo de la Ingeniería del Producto Producto Procesos Nivel Requerido de Calidad Estrategias y Planes de Pruebas Experimentales y de Laboratorio para

Desarrollo Garantizar la Calidad y Confiabilidad del Producto Estrategia de Marcas Visión a Futuro de la Industria Desarrollo de Muestras y Lotes para Validación

de Aceptación con Clientes y Consumidores Plan de Publicidad S. Análisis de Precios Desarrollo de Manuales de Ingeniería para

Apoyar la Venta y el Servicio Post-Venta Envase y Embalaje Análisis de Precios y Márgenes Registro de Patentes, Marcas, Modelos

de la Cadena Industrial y Industriales Comercial

Plan de Servicio Post-Venta Proyección Esperada de Análisis Final del Costo del Nuevo Producto Precios y Márgenes (5 años)

Regulaciones e Impacto Ambiental 6. Comercialización Procesos de Fabricación Evaluación de Prototipos con Consumidores Estrategia y Plan de Desarrollo de Ingeniería de Proceso y Plan de

Comercialización del Producto Manufactura del Nuevo Producto por Canales de Venta

2. Análisis de Clientes-Distribuidores Estrategia y Plan de Marcas Desarrollo de Ingeniería de Planta en Caso de

11

del Nuevo Producto Requerirse Nuevos Equipos y Procesos Estrategia y Plan de Publicidad Plan de Calidad para el Nuevo Producto para el Lanzamiento del Nuevo Producto Plan de Apoyos y Servicios en Lay-out y Organización de la Producción en Caso el Punto de Venta de Requerirse

3. Análisis de la Demanda 7. Logística 10. Análisis Económico Proyecciones de la Demanda (5 años): Definición de Tamaño de Lote Proyecciones Financieras del Proyecto Global, Por Segmento de Mercado, Por Canal de Manufactura de Venta, Doméstico y Exportación Proyecciones de la Demanda de Productos Requerimientos de Transporte, Indicadores de Creación de Valor: Sucedáneos (5 años) Almacenaje e Inventarios Tasa Interna de Retorno (TIR), Período de

Recuperadón de Inversión (PB), Retorno Sobre Inversión (RE!), Valor Económico Creado (VECA)

Volumen Estimado para el Nuevo Producto (5 años)

Entregables e información requerida para etapa IMPLEMENTACION Generalmente, esta etapa se realiza con cargo al presupuesto de operación de la planta, no del área tecnológica, la cual sigue interactuando en la transferencia de tecnología al personal operativo y documentando los procesos/productos para su aplicación en planta. 1. Análisis del Consumidor S. Análisis de Precios 9. Procesos de Fabricación Evaluación de Nivel de Satisfacción del Nuevo Estrategia de Precios y Adquisición en Caso de Requenrse Equipos o Producto con Consumidores Márgenes por Canal y Cliente Instalaciones Nuevas

para el Nuevo Producto Medición y Monitoreo de Defectivo y Quejas Evaluación del Nivel de Instalación y Puesta en Marcha de Equipos y de Consumidores Satisfacción de aientes- Procesos Nuevos que Existen

Consumidores de la Relación Precio-Valor del Nuevo Producto

Medición de Lealtad e Intención de 2a. 6. Comercialización Corridas Piloto de Prueba para Poner a Punto Compra Procesos 2. Análisis de Clientes-Distribuidores Plan de Servicio Post- Verificación del Cumplimiento de Calidad del

Venta Producto y Confiabilidad del Proceso (CPK) Plan de Servicio y Ventas del Nuevo Producto Plan de Ventas para Lograr 10. Análisis Económico

Objetivos de Rentabilidad Evaluación de Satisfacción de Clientes- 7. Logística Análisis de Riesgos y Sensibilidad del Proyecto Distribuidores del Nuevo Producto ante Variaciones de Volumen, Precio o Costo 3. Análisis de la Demanda Implementadón de Logística

para Servicio Optimo a Clientes y Mínimo Capital de Trabajo

Evaluación de Unidades Vendidas vs. el Plan 8. Diseño del Producto 4. Análisis de Competidores Desarrollo de Lotes Pre-Piloto

y Piloto de Producción Evaluación de Reacción de Competidores ante Verificación en Campo de la entrada del Nuevo Producto Especificaciones, Calidad,

Seguridad y Desempeño del Producto

Entregables de etapa auditoría del desarrollo de proyecto: Los entregables principales incluyen: 1. Análisis de lo real contra lo planeado en las dimensiones clave del proyecto y de los

objetivos de la compañía: -Utilidades financieras proyectadas -Tiempo de ciclo del proyecto -Resultados del mercado -Satisfacción rápida de los clientes y estadísticas de calidad.

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"Lecciones Aprendidas" documentadas como información para proyectos subsecuentes Sugerencias de mejora para el Banco de Ideas Asuntos pendientes del proyecto para su revisión o corrección con planes por realizar Desempeño del equipo de trabajo, evaluación 360 grados de gerente y personal

Desde el punto de vista administrativo, la administración de proyectos por etapas, regula que la canalización de recursos financieros se haga solamente si se han cumplido los requisitos y entregables definidos en cada una de las etapas. El sistema permite además el distinguir la inversión del área de tecnología de la inversión industrial, de acuerdo a los siguientes parámetros:

Canalización de Recursos a Proyectos Tecnológicos por Etapas...

Idea Conceptualización Auditoría de Implementación Auditoría de desarrollo resultados

$, $2 $3

La inversión tecnológica es generalmente mayor en el presupuesto asignado a personal (aproximadamente 70%) y cubre los siguientes rubros:

Estudios Técnicos Diseño Análisis y cálculo Ingeniería de Producto Pruebas de laboratorio Análisis Experimentales Pruebas piloto Muestras y prototipos Validación y pruebas de campo

La inversión industrial, a cargo del presupuesto de los negocios, debe de cubrir la segunda etapa de implementación y los gastos generados para llevar el desarrollo tecnológico a producción, que se convierten en activos fijos:

Modificaciones a maquinaria existente Adquisición de nuevos equipos industriales Obras civiles Instalaciones Herramentales de producción

Autorización de recursos para proyectos tecnológicos

En este sistema de administración de proyectos por etapas, el presupuesto del proyecto se aprueba tentativamente en lo general y en firme por etapas, que se definen en los puntos de aprobación o revisión (tollgates) y mediante las cuales se regula los recursos del área de tecnología.

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La evaluación de proyecto en esta metodología obliga a la administración a considerar explícitamente la relación riesgo/recompensa. Es fácil adjudicar una cierta cantidad por un año, digamos $250,000 dlls, a un proyecto cuyo objetivo suene bien. Sin embargo, la evaluación estructurada del proyecto puede revelar que esa cantidad es solamente un pago anticipo de uno costo de hasta completar de 3-5 millones, el cual, si es exitoso, puede requerir otros $30 millones para explotación.

Sistema de Administración de Proyectos Tecnológicos (SAPT)

Necesidades del Promover lnnovaciónl Riesgo Reducido Riesgo minimizado Negocio Riesgo aceptado y administrado

Ideación Conceptualización Desarrollo Implementación

Puntos de Aprobación (Tollgates):

Depuración Evaluación del Evaluación del Auditoría

de Ideas Concepto Negocio Final

Entregables Entregables Entregables Entregables

• Beneficios eviden- • Evaluación preliminar o Plan definitivo del • Compras tes al cliente del mercado Negocio • Ejecución De

• Beneficios eviden- • Análisis de factibilidad • Elementos cnticos Obras tes al proceso técnica de diseño completos

6 Instalación y cali- • Ventaja competitiva • Análisis preliminar del (prods, procesos) bración de

• Alineación con Negocio (beneficios) • Especificaciones equipo y estrategia del • Especificaciones finales de ingenieria procesos

Negocio preliminares de diseño de producto • Lotes piloto con

• Recursos o Prototipos y pruebas y manufactura calidad final

requeridos para de laboratorio • Proceso aprobado • Producción a etapa • Pruebas

en planta piloto escala industrial Conceptualización experimentales • Plan detallado de • Lanzamiento al

Plan para etapa de Ejecución

- Producción mercado

• • • a • Desarrollo -Mercado • Monitoreo de

1 • Ideas Alternativas - Mministración producto en campo para retro- • Ideas a de riesgos alimentación

a a Aprobación de • a Inversiones le a a

Selecci n del Liberación gradu del diseño ()IJ Conc pro to oducto, ces

p

Asignación Líder de Proyecto Asignación Equipo Clave del Proyecto

[ Actividades Evaluación del Evaluación Entorno Desarrollo de 1 Continuas: Mercado 1 del Neqocio 1 Tecnologias

Proyectos Tecnológicos de reducción de costos

14

Los proyectos tecnológicos de reducción de costos se manejan por etapas, pero éstas van de acuerdo a las características particulares de este tipo de proyectos, las cuales se pueden enumerar como:

El portafolio de proyectos tecnológicos de reducción de costos consta generalmente de decenas de proyectos, ya que todos los ahorros cuenta, desde las reducciones modestas de centavos hasta las inversiones de miles de millones, lo cual complica la administración y revisión del objetivo global de la unidad de negocio La adopción y llegada de las filosofías de calidad, mejora continua, ISO 9000, han impuesto en las compañías el reto de plantearse el trabajo en equipo colaborativo, y plantear la mejora continua en productos, procesos y costos de acuerdo a cierta estructura, para lo cual si se desea asegurar el éxito, se les debe de dotar a los equipos de trabajo de herramientas que les permitan hacer el trabajo de manera ordenada, de acuerdo a la metodología de calidad en cuatro etapas:

Planeación (plan) Ejecución (hacer) lmplementación (verificar y estandarizar) Validación de resultados (validar y documentar)

Entregables e información requerida para etapa de PLANEACION (Plan)

Diagrama de flujo Diagrama Causa-Efecto Hoja de datos Diagrama de dispersión Diagrama de pareto Pokayoke y pruebas dummy Lluvia de ideas

Definición del proyecto Herramientas de manufactura para la productividad: a. 5S's

Estratificación y las 5 M b. SMED Las 5W y 1H c. Poka-Yoke Metódos gráficos: gráficas de línea, d. TPM (Mantenimiento Productivo Total)

de barra y de pastel Histograma Gráficas de control

Entregables e información requerida para etapa de EJECUCION (Hacer) Verificar información necesaria para seguimiento de actividades Entrenamiento del personal en las actividades que partidpa Medios necesarios para ejecutar el plan Seguimiento de procedimientos y metas establecidas Establecer controles para el seguimiento y recolección de actividades

Entregables e información requerida para etapa de IMPLEMENTACION (verificar y estandarizar) Obtener datos y comparar el antes y después de haber realizado las acciones Convertir los efectos a términos monetarios Cuantificar y calificar otros efectos

Entregables e información requerida para etapa de VALIDACION DE RESULTADOS (validar y documentar) Autorización y responsabilidad individuales Realizar una evaluación de todo el proyecto de

mejora Transmisión de la experiencia individual a la siguiente Documentar un reporte final de todo el proceso generación de trabajadores Transmisión de la experiencia y conocimientos

15

individuales de la organización

Acumulación de la experiencia (en particular con los fracasos) dentro de la organización Despliegue de los conocimientos de un taller a otro Disciplina

Esta metodología por etapas es adecuada para el caso de proyectos de reducción de costos que involucren la mejora continua. En el caso de proyectos de reducción de costos con alto contenido de innovación, la recomendación es tratarlos como proyectos de desarrollo tecnológico de nuevos productos/procesos, ya que la metodología provee una mayor adaptación, tanto por el contenido innovativo como por el manejo de los recursos financieros.

Herramienta de Software del Sistema de Administración de proyectos Tecnológicos

Como ha quedado establecido, la implementación de las mejores prácticas de administración de proyectos se debe de complementar con herramientas que faciliten y aseguren que la metodología se llevará a cabo de igual manera en todo desarrollo tecnológico, ya sea de nuevos productos o de reducción de costos. Es por eso que se ha desarrollado un software para reforzar la metodología, SAPT, el cual ha sido concebido para:

Ser una "Herramienta Útil" para la Conceptualización y Administración de Proyectos para los Negocios

Facilitar y Estandarizar la Información de Proyectos

Convertirse en el espacio de trabajo y colaboración del equipo del proyecto

Medir el Avance de Proyectos y Toma de Decisiones para Asegurar el Cumplimiento de Compromisos

Registrar Información Confiable para Evaluar los Resultados

Compartir las Mejores Prácticas entre Diferentes Proyectos/Negocios y Documentar Experiencias Exitosas

SAPT es una aplicación de software que está constituida por módulos integrados para las diferentes clases de proyectos tecnológicos que una empresa puede manejar, de acuerdo a la metodología descrita en este trabajo. SAPT maneja una vista granular del portafolio de proyectos tecnológicos de la empresa, y provee a las organizaciones con acceso en tiempo real a información estratégica, de tal manera que puede calcularse el status de la cantidad de recursos humanos y financieros comprometidos y planear para proyectos futuros. SAPT se accesa via la intranet de la compañía, y el repositorio provee un punto centralizado de almacén de datos donde la información se genera y se actualiza. Dado que se utiliza la seguridad de la organización, solamente el personal autorizado es capaz de ver un set particular de información. La información contenida en cada módulo se maneja confidencialmente y de manera exclusica para los negocios y el personal involucrado en los proyectos.

16

Para efectos de seguridad y asegurar que el servicio esté disponible a todos los usuarios, emplea las herramientas de software necesarias para monitorear el tráfico intranet e identificar tiempo de acceso, y la forma en la que los usuarios (lectura o escritura) utilizen esta base de datos.(data log).

Los diferentes documentos con lo que cuenta el sistema, estarán accesibles de acuerdo a grupos de usuarios, en la manera siguiente:

Comité Operativo y directores de División Tendrán acceso a todos los documentos, de todas las divisiones y a todos los proyectos. Podrá editar comentarios, preguntas u observaciones a los reportes de avance y a proyectos.

Director de Negocio Su acceso será controlado a todos los documentos que se generen en su división, teniendo acceso restringido a los documentos de otros negocios dentro de la división, acceso total a los de su negocio. Podrá editar comentarios, preguntas y observaciones

Gerente de Planta Acceso total a los proyectos registrados en su planta, acceso restringido a los proyectos de otras plantas dentro de su división. Acceso restringido a los documentos de estadísticas de costos de la división

Personal involucrado por proyecto Acceso restringido a los documentos de la planta. Acceso restringido a los documentos del negocio. Acceso total a documentación del proyecto en el que participe.

Otra ventaja es la creación de formas estándar de generación de documentos y reporte de status de proyectos, a nivel individual o de portafolio. Etapas, entregables, Diagramas de Gantt, actividades y tareas, incluyendo los hitos y resúmenes, pueden ser abiertos para revelar mas información, permitiendo a los ejecutivos llegar al detalle si lo requieren, y a los gerentes de proyecto hacer reportes de alto nivel para los directivos.

Otra característica del SAPT es que permite identificar en las vistas de proyectos y actividades, su estatus y circunstancias especiales, como el retraso en su cumplimiento o si se require apoyo del nivel de mando superior.

Retorno de la inversión. En este aspecto, el valor de la información en tiempo real, ayuda a la reducción de costos del proyecto, ya que permite tener un entendimiento comprensivo de las agendas e interdependencias entre múltiples proyectos, lo que facilita la asignación de recursos, manejo de entregables y mantener las fechas límites. SAPT permite dar seguimiento, analizar, reportar, presupuestar y controlar los recursos humanos, financieros y el tiempo de ejecución de los proyectos.

Su estructura permite el manejo de la documentación de multi-proyectos, por un número de multiusuarios, y tiene las siguientes características: • Asegura el acceso restringido a los usuarios a una base de datos en el servidor, proveyendo de controles de acceso al usuario de acuerdo a su rol y de acuerdo al proyecto. El usuario puede ser capaz de leer, editar el avance del proyecto, comentar, o supervisar todos los proyectos por planta, negocio o División.

17

• Provee un resumen de los proyectos consolidando los datos de acuerdo a las estructuras definidas. Estas estructuras de resumen pueden ser manejadas para revisión de información reportada por las plantas o líderes de proyecto, para tener una visión general de los avances hacia los objetivos del grupo.

Espacio de trabajo El espacio de trabajo mantiene al equipo en contacto virtualmente a cualquier hora, Incluye la administración del proyecto, el monitoreo de las actividades, administración de entregables y cumplimiento de hitos por etapas, calendario del proyecto, manejo de documentos, alertas y comunicaciones entre el equipo. La herramienta permite, de acuerdo al nivel de autorización:

• Mantener los perfiles básicos de los proyectos de los proyectos en los que se participa o tiene interés

• Revisar los reportes de gastos de los proyectos • Monitorear los recursos humanos y su desempeño en el proyecto • Preservar la historia de todas las actividades y reuniones realizadas • Dar seguimiento a los hitos y entregables • Sostener las actividades mandatorias y calendarios • Registrar las modificaciones al alcance y cambio de órdenes • Encontrar experiencias de proyectos similares y referencias • Provee de bases para crear estrategias alternas en proyectos • Apoya al desarrollo y seguimiento de los factores críticos de éxito • Sostener la colaboración y comunicación en quiebres del proyecto y asuntos sin

resolver • Mantener notas y documentos del proyecto • Mandar y recibir alertas automáticas, marcar con banderas específicas el proyecto

o la actividad y postear mensajes a todo el equipo o a miembros selectos

Una vez que se crea un proyecto, se mantiene el presupuesto y se manejan los recursos por toda su duración en el módulo de presupuesto. Puede extraer datos del sistema financiero, para facilitar al gerente del proyecto el cálculo de costos y gastos ejercidos por actividad, miembro del equipo o por todo el proyecto.

• Interfase a sistemas administrativos • Vista de datos por proyecto individual, visto por organización o por gerente o líder

de proyecto • Reporte de gastos actual vs presupuestado • Establece condiciones de alerta y notificaciones por e-mail

Aunque ambos módulos, reducción de costos y desarrollo de nuevos productos, han sido diseñados de acuerdo a la metodología por etapas, tienen algunas diferencias de acuerdo a las características muy particulares de cada tipo de desarrollo.

Por ejemplo, en el caso de desarrollo de nuevos productos, el sistema proporciona una metodología común de desarrollo de productos y un lenguaje universal. Consta de varios principios clave traducidos en la herramienta: • Entendimiento de las necesidades de los consumidores y del negocio • Un enfoque disciplinado para balancear la innovación y el riesgo • Implementación sistemática y a tiempo • Uso efectivo de equipos interdisciplinarios

18

. Retroalimentación para una mejora continua

De acuerdo a las etapas de ideación, conceptualización, desarrollo e implementación. El proceso proporciona un marco para el desarrollo de productos innovadores que excedan de manera continua las expectativas de los consumidores, y para atender las necesidades del negocio que proporcionen ventajas competitivas y duraderas.

En el caso del módulo de reducción de costos, la base de datos creada se basa en la metodología por etapas de acuerdo a lo establecido por las mejores prácticas de calidad. Consta de un repositorio de los documentos que contienen las estructuras de costos, el análisis de benchmarks, y los resúmenes de objetivos de reducción de costos por proyecto, por negocio y por división. Provee las estadísticas de costos del negocio, permite registrar datos de operación y costo de competidores y hace un comparativo entre el benchmark y la situación actual del negocio. Además se le han desarrollado fórmulas matemáticas para calcular y evaluar la contribución de cada proyecto al objetivo de reducción de costos de la unidad de negocio y, si aplica, su creación de valor.

El sistema de administración de proyectos (SAPT) de Reducción de costos buscar proveer a todos los empleados del grupo con un método standard para registrar sus ideas, evaluarlas en cuanto a su contribución con el objetivo de reducción de costos del negocio, y darles seguimiento a los proyectos que se generen de ellas una vez que se validen. SAPT tiene la intención de alentar a los empleados a mejorar las prácticas presentes, que faciliten una mejor administración de los recursos con los que cuenta el Grupo, y proveer la oportunidad de que todo el personal involucrado se sienta involucrado en el proceso.

Conclusiones

El sistema de administración de proyectos tecnológicos por etapas permite disminuir la complejidad del manejo los proyectos de desarrollo tecnológico de nuevos productos y reducción de costos al reducir los riesgos asociados a la incertidumbre, ya que la información generada metodológicamente por cada etapa permite tomar decisiones del contenido y rumbo del proyecto al equipo de trabajo y a la alta dirección en los puntos de revisión sistematizados.

Los nuevos paradigmas de trabajo en equipo interdisciplinario para cumplir con los requisitos y objetivos de desempeño hacia el mercado y de costo hacia la unidad operativa son reforzados por la metodología y la herramienta de software creada específicamente para asegurar su seguimiento.

La vida de un proyecto se controla desde su conceptualización, a través de su realización, que puede durar de uno a tres años (menos en el caso de proyectos de reducción de costos) y su etapa de implementación, para verificar que los rendimientos económicos sean aceptables y mejorar continuamente las aproximaciones cuantitativas de los beneficios predeterminadas en la etapa de conceptualización.

La tecnología de información y los sistemas web facilitan el trabajo colaborativo de todas las áreas involucradas en el desarrollo de proyectos tecnológicos, con el mínimo esfuerzo de tiempo, compartiendo las tomas de decisiones y la información generada por el proyecto, generando una cultura de administración del conocimiento y la innovación en la

19

empresa que facilite el aprovechamiento del capital intelectual a lo largo de toda la organización.

20

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Proyectos iecnoioaicos

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Ing. Jaime Parada Avila Tesis de Ingreso a la Academia de Ingeniería

Noviembre 19, 2003 47

La tecnología y su importancia en el desarrollo económico

Importancia de la Tecnología en la empresa

Sistema de Administración de proyectos Tecnológicos

(miles de dólares de 1995) $50

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"México enfrenta la necesidad de un nuevo modelo de desarrollo para crecer y competir globalmente..."

Producción de bienes de alto valor agregado

a partir de conocimiento científico-tecnológico

Transición a la industrialización

primaria

Economía cerrada Sustitución de importaciones Rectoría del Estado

Apertura económica Inversión extranjera Industria maquiladora

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1980-2000

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Clase iundial Lmw--- Tecnica

La tecnologia y su importancia en el desarrollo económico

Importancia de la Tecnología en la empresa

Sistema de Administración de proyectos Tecnoló gicos

Elementos Esenciales del Modelo de Tecnología en una empresa

Las Mejores Prácticas en

Administración de Tecnología

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VALOR

I CLIENTES • PERSONAL

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La Tecnología lmpacta los Impulsores de Valor de la compañía para su Evolución hacia Empresa de Clase Mundial

• Optimización de procesos y equipo

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• Reducción de contaminación ambiental

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La Tecnología Impacta los Impulsores de Valor de la compañía para su Evolución hacia Empresa de Clase Mundial

•Desarrollo de productos i n novativos

• Modernización de procesos y equipos

• Desarrollo de sistemas de manufactura

• Incorporación y desarrollo de tecnología con pro- veedores

• Alianzas estratégicas con tecnólogos de clase mundial

• Colaboración con Universi-

La Tecnología lmpacta los Impulsores de Valor de la compañía para su Evolución hacia Empresa de Clase Mundial

• Incorporar atributos de valor a productos actuales

• Diversificación de productos ZC1I!1iIsIi.i 1drI ,Í

actuales 1IY,IIlÑ

• Desarrollo de nuevos p reductos

• Incrementar flexibilidad a equipos y procesos

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La Tecnología Impacta los Impulsores de Valor de la compañía para su Evolución hacia Empresa de Clase Mundial

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• Aprovechamiento de capacidad instalada

• Incrementar flexibilidad a sistemas de manufacturá

• Optimizar logística de mate-naJes y procesos

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1

RESU LTADOS

* Creación de Valor:

Reducción continua de costos Desarrollo de Nuevos productos con

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ESTRATEGIA

CIMIENTOS

Uso de las mejores prácticas en Tecnología

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2.- BENC ARKING 4.- CENTROS DE

TECNOLOGIA

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DE TECNOLOGIA Tecnólogos

• Proveedores • Centros de Investigación

• Necesidades actuales • Necesidades futuras • Diversificación o

Expansión de negocios

ALINEACION CON LA ESTRATEGIA

DEL NEGOCIO?

SI

JERARQUIZACION DE PROYECTOS

ASIGNACION DÉ CURSOS

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VALOR

Naturaleza de las Capacidades Tecnológicas

Tecnologías Estratégicas

Tecnologías

Tecnologías Medulares

Básicas

Mantenimiento ra Desarrollo e Innovación

Impacto de Proyectos Tecnológicos Rol de las Plantas y Areas de Tecnología

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• Nuevos Productos • Calidad

• Nuevos Procesos / Equipos • Materias Primas i Consumos

• Innovaciones significativas • Tiempo de Ciclo

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equipos existentes

1. La tecnología y su importancia en el desarrollo económico

Importancia de la Tecnología en la empresa

Sistema de Administración de proyectos Tecnoló gicos

Sistema de

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Entre gables

Administración

Promover Innovación! Riesgo aceptado

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de Proyectos

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Entre gables

Tecnológicos Riesgo minimizado y administrado

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Entre gables

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del Negocio • Recursos requeridos para

etapa Conceptualización

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• Evaluación preliminar del • Plan definitivo del Negocio • Compras mercado • Elementos críticos de diseño • Ejecución De Obras

¡ • Análisis de factibilidad técnica completos (productos, • Instalación y calibración de • Análisis preliminar del Negocio ' (beneficios)

procesos) • Especificaciones finales de

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• Prototipos y pruebas de labora- factura

• Proceso aprobado en planta Lanzamiento al mercado • Monitoreo de producto en

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• Aprobación delnversiónes -

)elecclorl del Libóración gradual del diséo Conceoto (producto, procesos, equipos)

Auditoría de Idea Conceptualización Desarrollo

lmplementación

Resultados

Modificación a maquinaria existente Adquisición nuevos equipos

Estudios Técnicos Diseño Análisis y Cálculo Ingeniería de producto Pruebas de laboratorio

Análisis experimentales Pruebas piloto Muestras y prototipos Validación y pruebas de campo Obras civiles

Instalaciones Herramentales de producción

Este Sistema Pretende: Y" Administrar los Proyectos de

- Reducción de costos - Desarrollo de Productos

' Ser una "Herramienta Util" para la Conceptualización y Administración de Proyectos para los Negocios

y' Facilitar y Estandarizar la Información de Proyectos en la empresa

y' Medir el Avance de Proyectos y Tomar Decisiones para Asegurar el Cumplimiento de Compromisos

V Registrar Información Confiable para Evaluar los Resultados

Compartir las Mejores Prácticas entre Diferentes Proyectos/Negocios y Documentar Experiencias Exitosas

Desarrollado en Propiedad de la empresa

Lotus Notes y WEB

Fácil Manejo /

Sistema en Red Incluyendo Tutorial

SISTEMA DE

Flexible para Cambios

y Mejora Continua

ADMINISTRACION

DE PROYECTOS

TECNOLOGICOS

1 Controly

Seguridad de la

Información

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- Divisional: Directores y Gerentes - Negocio: Gerentes y Responsables Proyectos

- Proyecto: Participantes Proyecto

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Administración de PROYECTOS

Desarrollo de Productos

Consulta

Registro de Proyectos

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Este sstema es una herramienta de ayuda para el personal de Cydsa, que facilita la planeación, ejecución, administración y seguimiento del Desarrollo de Productos del Grupo.

Para tener acceso a la información por far seleccione alguna de las opciones a la izquierda de esta pantalla

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Por Nigoco ABSORBENTE" ALVARADO SORIA FIB-CRY-2-99 • 1 DESARROLLO DE FIBRA ACRÍLICA JOSE DE JESUS $0

ANTIBACTERIA NUNEZ FLORES FIB-CRV-5-99 • > DESARROLLO DE FIBRA ACRÍLICA RICARDO SISNETT $10,000,000

ANTIFLAMA SOLIS

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Reporte de Avance (0411012000)

A: Pruebas De Oxidacion De Fibra Acrilica Textil 2.0 D

A: Evaluacion De Fibra Precursora De 3Era Generacion Por Cliente Fortafil-FibE

Actividades Reporte de Avance (0411012000)

C (RICARDO SISNETT SOLIS) • Reporte de Avance (0411112000)

A Analisis De Microscopia Expenericias FIB-CRY-12-99 • 1 DESARROLLO DE MICROFIBRA JOSE DE JESUS $700,000

NUNEZ FLORES FIn-cRy-6-99 • FIBRA ACRILICA FILAMENTO RICARDO SISNETT $2 70, 000

CONTINUO SOLIS FIB-CRV-8-99 • FIBRA ACRÍLICA PARA USOS RICARDO SISNETT $0

INDUSTRIALES SOLIS FIB-CRV-10-99 • FIBRA ACRÍLICA RECTANGULAR ALEJANDRO $50 000

ALVARADO SORIA II _J ' ' '02/Office

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PROGRAMA DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO

PRESUPUESTO

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2. PROtRAMA DE TRABAJO

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2.2 ETAPA EN LA QUE SE ENCUENTRA EL PROYECTO:Idea

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FECHA DE REVISIÓN PARA APROBAR LA SIGUIENTE ETAPA

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Conceptualízacion y Información y Tareas Requeridas por Etapa en el Desarrollo de Productos

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Producto

1ábitos de Consumo Capacidad Instalada y Benchmarking de Parámetros de Aprovechamiento Producto vs. Competidores y

Sucedáneos

1ábitos de Compra Participación de Mercado Especificación de Niveles de Calidad y Confiabilidad Requeridos

iclo de Vida del Producto Precios y Estrategia Especificación de Diseño, Aspectos Comercial Ergonómicos y Empaque del Producto

tributos Clave del Producto AnálisisIr[I. Identificación de Materias Primas y Proveedores Requeridos

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- Precios (5 años) Ambientales que Impactan al Diseño

frendencias de Consumo Análisis de Desarrollo de Diseños, Muestras y Precios-Calidad Prototipos Preliminares -

valuación de Conceptos de Producto I u. Comercialización Identificación Preliminar del Costo on Clientes Objetivo del Nuevo Producto

Participación Esperada de Estudio del Arte en Patentes y Propiedad Mercado y Acciones para Intelectual Lograrla

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efinición de Ventajas Competitivas nchmarking de esarroHo de la Ingeniería del Producto del Producto Productos y Procesos

ivel Requerido de Calidad Estrategias y Planes de Pruebas Experimentales y de Desarrollo Laboratorio para larantizar la Calidad y

Confiabilidad del Producto

strategia de Marcas Visión a Futuro de la Desarrollo de Muestras y Lotes para Industria Validación de Aceptación con Clientes y

Consumidores

lan de Publicidad Desarrollo de Manuales de Ingeniería para Apoyar la Venta y el Servicio Post-Venta

nvase y Embalaje Análisis de Precios y Registro de Patentes, Marcas, Modelos Márgenes de la Cadena Industriales Industrial y Comercial

Plan de Servicio Post-Venta Proyección Esperada de Análisis Final del Costo del Nuevo Precios y Márgenes (5 Producto años)

tegulaciones e Impacto Ambiental -- ii,íi1IFT'i

valuación de Prototipos con Estrategia y Plan de Desarrollo de Ingeniería de Proceso y onsumbdores Comercialización del Plan de Manufactura del Nuevo Producto

Producto por Canales de Venta

y Plan de Desarrollo de Ingeniería de Planta en Marcas del Nuevo Caso de Requerirse Nuevos Equipos y Producto Procesos

knálisis de la Cadena de Valor Estrategia y Plan de Plan de Calidad para el Nuevo Producto lientes-Distribuidores y Consumidor Publicidad para el

Einal Lanzamiento del Nuevo Producto

valuación de Prototipos del Nuevo Plan de Apoyos y Lay-out y Organización de la Producción

producto Servicios en el Punto de en Caso de Requerirse Venta

AnálisisDemanda rrrn 110. AnálisisiEconómico

'royecciones de la Demanda (5 años): Definición de Tamaño de Proyecciones Financieras del Proyecto llobal, Por Segmento de Mercado, Por Lote de Manufactura

anal de Venta, Doméstico y Exportación

royecciones de la Demanda de Requerimientos de Indicadores de Creación de Valor roductos Sucedáneos (5 años) Transporte, Almacenaje e lasa Interna de Retorno (TIR), Período

Inventarios de Recuperación de Inversión (PB), Retorno Sobre Inversión (REI), Valor Económico Creado (VECA)

umen Estimado para el Nuevo

W.fJ -II -I I

T Die Ed1 View Qreate Actions Section V'ndow He1p - 1 Li

Salir

4

Implementación 'y Información y Tareas Requeridas nor Etana en el Desarrollo de Productos

SiT1 1 tpu] IT-hIll Fi (u] !.TM 1 -9 1i FI J7 (u -i uI(4h'T-1' !I1 iii rWT F']I

valuacion de Nivel de Satisfacción del Estrategia de Precios y Ádquisición en (aso de Requerirse Nuevo Producto con Consumidores Márgenes por Canal y Equipos o Instalaciones Nuevas

Cliente para el Nuevo Producto

Medición Monitoreo de Defectivo y Evaluación del Nivel de Instalacion y Puesta en Marcha de quejas de Consumidores Satisfacción de Equipos y Procesos Nuevos que Existen

Clientes-Consumidores de la Relación Precio-Valor del Nuevo Producto

sedición de Lealtad e Intención de 2a ..]nt.iIflIF7Tirul, Corridas Piloto de Prueba para Poner a rompra Punto Procesos

de Servicio Verificación del Cumplimiento de Calidad Post-venta del Producto y Confiabilidad del Proceso

(CPK)

Ín de Servicio y Ventas del Nuevo plan de Ventas para - uN ¶r1 IL9i Económico Producto Lograr Objetivos de

Rentabilidad

ivaluación de Satisfacción de 1[ - Analisis de Riesgos y Sensibilidad deliientes-Distribuidores del Nuevo Proyecto ante Variaciones de Volumen,

producto 'recio o Costo

Implementación de Logística para Servicio Optimo a Clientes y Mínimo Capital de

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Salir ¡ Editar Experiencia Comentarios j Nuevo Reporte de Avance ¡

Manual de Usuario

3. EQUIPO DE TRABAJO

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RICARDO SISNETT SOLIS 100 E Idea E Desarrollo

PARTICIPANTES

E Concepbalizacián E Implementaciún

Par agregar&i1l uIpresioneI:

Carlos H Santana 'E Idea E Desarrollo Robles/Crysel/Cydsa E Conceplualizacián E Implementación

Raul Rodriguez Fx Idea f Desarrollo

f Conceptualizacián I Implementación

Alejandro Garcia Cuellar/CttfCydsa ¡ Idea E Desarrollo

f Conceplualización E Implementación

Enrique Acevedo Avila E Idea E Desarrollo

E Coriceptuauzación f Implementación

Jaime Flores/Ctt/Cydsa E Idea E Desarrollo

E Conceplualización E Implementación

Tun Enrique Herrera 5 E Idea E Desarrollo Larras II la/Ctt/Cydsa E Conceplua 1 ización E Imp lementac ión

Edmundo Ramos E Idea E Desarrollo CasofCrysel/Cydsa E Conceptialización E Implementación

Office 1

1

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-II -J 1 '1 iI2i L 11t 1- ii'I xl ' jle EdI View Create Actions Section \jndow He1p - 18 Li

4 1 , 1 - 1 Salir j Editar Experiencia 1 Comentarios j Nuevo Reporte de Avance Manual de Usuario j

Iir.:Ntu]

7,500

2000

200

1,500

o 11,200

85,000

4000

10,000

o 99 #000

110,200

lcuIar 1

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1

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Lc/ Office

5.1 Nuevos Productos

Ventas Nuevas (Unidades) 8,400 1,200 2,400 4,800

Ventas Nuevas 21,000,000 ('alor)

3,000,000 5,000,000 12,000,000

Margen Total Negocio 171,986,000 50,500,000 50,815,000 52,571,000

Margen Ventas Nuevas 8,820,000 1,260,000 2,520,000 5,040,000

UAFIRDA O Ventas Nuevas

O O O

5.2 REDUCCION DE COSTOS O O O O

5.3 OTROS INORESOS DEL PROYECTO O O O O

TOTAL BENEFICIOS 21,000,000 1 370004000 1 6,000,000 12,000,000

Calcular

e e

Ç'Offlce

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I II- T DIe Edit View Create Actions Section Wndow 1HIe1p

-I Salir Editar Experiencia Comentarios j Nuevo Reporte de Avance Manual de Usuario

S.

Comentarios:EL CRECIMIENTO ANUAL DE LA FIBRA ACRILICA PRECURSORA SE ESTIMA ALCANCE EL 10% CONSERVADORAMENTE. EN ESTE APARTADO SE CONSIDERAN VENTAS A FORTAFIL FIBERS DURANTE 2 AÑOS Y POSTERIORMENTE A OTROS CLIENTES.

a

12ncepítualiza

1

_ --I1 JI I!1?I iL2ILI_lhIx1 Eile Edi View Create Actions Section Wlndow He1p - f Ii

Salir Editar Experiencia Comentarios 1 j Nuevo Reporte de Avance 1 Ql Manual de Usuario

INDICADORES ECONOMICOS

¡_Calcular Indicadores j

PROGRAMA DE ACTIVIDADES

CAPTURAR ACTIVIDAD

L2/Office

'i 1I -JI IG1 I1 ii I1LIi 1- li!I X

File Edit View Create ctions ndow jelp — 1 ij

r-íI-i 4 Menu Manual de Usuario

p Negocio Provecto T 9 A Actividad ReponsabIe Fecha Inicio Fecha Inicio Al

Plan Real t ) j J 13 _J

y CENTRO DE TECNOLOGÍA TEXTIL

Pro ectos 'y INDICADORES ECONÓMICOS

(E) U Revisión De Indicadores Económicos MARTHA LEAL GZZ 03106/200(03107/200(0

(E) Incorporar Archivo Excel! MARTHA LEAL GZZ 03/061200(03107/200(0

..• Pp NOE GONZALEZ 04/031200( O

'.i Presentaciones JOSE G REYES 04/051200( O

'y CRYSEL DESARROLLO DE FIBRA ACRÍLICA ANTIBACTERIA

Consultas DESARROLLO DE FIBRA ACRÍLICA ANTIFLAMA ' DESARROLLO DE MICROFIBRA

) y' Coordinación Del Proyec Elaboración JESUS NUÑEZ 07/21/95 08/17/95 iDI

De Reporte Bimesfral De Avance E' Monitoreo De Nuevas Tecno logias En JESUS SEGUNDO 00/21195 06117/95 95

M Icrofibra Actividades > FIBRA PRECURSORA (OXIDABLE) PARA FABRICACION DE FIBRA CARBÓN

q ' FIBRA TERMOPLISTICA FILAMENTO BICOMPONENTE POLIMEROS SUPERABSORBENTES

Experiencias > PROGRAMA DE PRUEBAS PDASAAGS 'y DASA SAN LUIS

14M y JASPES FIBRA CORTA Busca De Tejedor ANGEL ANDRES LEAL 01/13/200(01/18/200(0

AYALA

Definir Los Conceptos De Mercado Que JAVIER HAUSS 01/21/200( O

«-1 Se Enlistan En Anexo u

' LJ..'Offlce '

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- ~ 1: = z , c: - = r. = j Inu WeICCI jj Copia SAP - División Empaqu&,Propirey

+ Copia SAP - Estadisticas - Navigatcr X fol

Litoenvases Polirey Propirey

Rey print Tultitián

Ra ~ 4w Centro de Tecnología Textil

Centro de Tecnología Quimica-Empaque-Ambient

14

e

- Cuatro Estaciones - Pioductos de Invierno

San Marcos

Cydsa-&ayer Ecotec tquisa Plásticos Rex Pohcyd Quimo básicos Sisa

Dasa San Lws Estambres San Marcos l-ticosam P-Irfasani -lilaturas Ryltex Protex San Felipe

- Tac Ultracril

Atlatec (Diseño y Construcción) Atlatec (Operaciones de Plantas) Atlatec (Operaciones de Redes) Atlatec (Laboratorio)

4 Monú

« Para consultar los resurnenes divisionales presione el nombre de la división deseado »»

Jr

Propirey

--

-jr

'4 Meno

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Welcome Ccpa S.F - Etdticas - Navigator Copia SAP - División Empaque'Propirey X noS

1 •'- 1 II ___________ II

Negocio

Propirey 'y 1. ESTRUCTURA Y ESTADIS11CAS DE COSTOS

' 1.1 Conceptos de Costos Definiciones de Términos Utilizados

'y 1.2 Estadísticas de Costos Costo Total Línea de Producto: PROPIFILM

2. ANAUSIS DE COMPETIDORES (BENCHMARICDIG)

2.1 AnálIsis de las Variables Críticas 1999 Análisis de las Variables Criticas

' 2.2 Estimación del Costo Unitario del Competidor

Línea de Producto: PROPIFILM (MOBIL)

2.3 Senchniark vs. Situación Actual del Negocio 1. Comparación de Variables Críticas

Año: 1999 Comparación de Variables Criticas

' 2. Comparación de Costos Unitarios Competidor: MOBIL vs. Situación Actual del Negocio

' 3. OBJETIVOS DE REDUCCION DE COSTOS 'y 3.1 Variables Críticas (Insumos)

Año:

'y 3.2 Reducción de Costos Objetivos de Reducción de Costos Unitarios por Negocio

Objetivos de Reducción de Costos por Producto

4. PROVECTOS

E S. REPORTE DE AVANCE EN REDUCCION DE COSTOS DEL NEGOCIO

Aiio: (

Edit View Create Actions lleIp ) ' 4

W&come Copia SAP - MENUIN1 - Navigator Copia SAP - PRCGenerai X U Proyecto fol

Adírlínistración de PROYECTOS Reducción de Costos

PROYECTOS

Por División

Por Lider

Por Etapa Actual

COULTAS

Anexos

Docume ntos

Reportes de Avaicc

ACTIVIDADES

Por Proyecto

Por Responsable

EXPERIENCIAS Por Proyecto

Por Re&ponsabla

4 Menu $Manual de Usuario ' DesarroHo de Productos

División Neccic Proyecto

TIJLTrFLÁN y FIBRAS

CENTRO DE TECNOLOGÍA TEXTIL CRYSEL RAYÓN

"HILATURAS Y TEXTILES PARA EL VESTIDO DASAAGS DASA SAN LUIS

' ESTAMBRES SAN MARCOS ) HIFASAM

ULTRACRIL QUÍMICA

CVDSA-BAVER ECOTEC ¡QUISA COATZACOALCOS ¡QUISA RUIZ CORTINES PLÁSTICOS REX GUADALAJARA PLÁSTICOS REX MÉXICO PLÁSTICOS REX MONTERREY POLICYD ALTAMIRA POLICYD LA PRESA QUIMOBÁSICOS

'SISA

Responsable Total de BeneFicios Dic

ASPEN :1150 DE LA SIMULACIÓN DE HECTOR €0 PROCESOS Y DE SISTEMAS DE REBOLLEDO INFORMACIÓN PARA LA MARTINEZ OPTIMIZACIÓN DE LA PLANTA DE INCREMENTO DE EFICIENCIA DE JAVIER €0 TRANSFORMACIÓN SARRICOLEA

VALENCLA

1 TRATAMIENTO QUÍMICO DE LA ANTONIO €0 SALMUERA HINOJOSA

TECNOLOGÍA

TEXtILES PARA EL HOGAR (Not Categorízed)

Edit iew Create Actions Sectiori HeIp -

Welcome IG CopiaSAP-MENUlN1-Navigator Li Proyecto X not

[Salir Grabar J NuoReportedeAvance gQ411 Manualde Usuario Actividad

ASPEN :Uso de la simulación de procesos y de sistemas de información para la optimización de la planta de sal Reduccion de Costos

FECHAi : n -i . ' 1 r u

Química J Sisa J 13107/2000 QUI-SIS-3-00

IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DEL PROYECTO

PROGRAMA DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO

PRESUPUESTO

S. BENEFICIOS

6. INDICADORES ECONOMICOS

P 7. PROGRAMA DE ACTiVIDADES

1

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111 Welcome kQ Copia SAP-MENUIN1 -Naigator L Proyecto X IÜ CopiaSAP - PRC\General fol

Salir Grabar Nuevo Reporte deAvance Ql r1anualde Usuario jrActividad

' 2. PROGRAMA DE TRABAJO

2.1 AVANCE A LA FECHA DE REGISTRO: 20.00 ¡%

2.2 ETAPA EN LA QUE SE ENCUENTRA EL PROVECTO: Validar y Estandarizar1J

IMIO DEL PROVECTO:_12/04 /199

expíreará el tiempo

iiPi írt') Pcerri iIP las (II

za ver el calendario del proectc. ¡

Fecha de Revisión para Aprohar Unidad Etapa Tiempo Requerido Ja Siguiente Etapa

Meses Planeación J 1'° 1 0610412000

Ejecución _J 6.0 0311012000

Veriíiear y Estandarizar _J Fí 7,3 1 01104/2001

Validar y Documentar _J FECHA DE

3010612001 TERMIPIAcIOPI

27 Meses

Calcular

EQUIPO DE TRABAJO

PRESUPUESTO

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Lotus Coniponents ]DJ]

File Edit .e; Cieete A:cns Se:tn Help

Welcome Copia SAP - \1ENLIIN1 - Navigatcr L. Frcyectc Cepia SAF - PFCGeneal Actividad X notes

Salir

Plan eación (Plan)

j

'y Información y Tareas Requeridas por Etaos en Reducción de Costos

Diagrama de flujo

Hoja de datos

Diagrama de pa reto

Lluvia de ideas

Definición del proyecto

Estratificación y las 5 14

Las 5W y IH

Metódos gráficos: gráficas de luea, de barra y de pastel

l'hstograma

Gráficas de control

Diagrama Causa-Efecto

Diagrama de dispersión

Pokayoke y pruebas dummy

Herramientas de manufactura para la productividad:

a 55s

b. 514(0

c.Poka-Yoke

d. TPI1 (Mantenimiento Productivo Total)

Iliz.

Ejecución (Haceir) , Información y Tareas Reoueridas por Etapa en Reducción de Costos

Impierrientariasr i :.:nes establecidas

Verificar información necesaria para seguimiento de actividades

Entrenamiento del personal en las actividades que participa

Medios necesarios para ejecutar el plan

Seguimiento de procedimientos y metas establecidas - -

Establecer controles para el seguimiento y recolección de actividades

Edit VieA Create Actions HeIp

- Etadrticas - Navigator

Copia SAP - División Empaque\Reportes X Copia SAP - Estadisticas - Navigator foL

Reporte de Evolución del Costo Reporte de Objetivos de Reducción Reporte de Proyectos Reporte de nce

Evolución del Costo Total Reporte de: Julio1999 Reporte de: Febrero. 2000 Reporte de: Mayo2000 Reporte de: Junio, 2000 Reporte de: Julio, 2000

Objetivos de Reducción de Costos Reporte de: Agosto. 1999 Reporte de: Mayo, 2000 Reporte de: Junio, 2000 Reporte de: Julio, 2000

Reporte de Proyectos Reporte de: Julio, 1999 Reporte de: Febrero. 2000 Reporte de: Mayo, 2000 Reporte de: Junio, 2000 Reporte de: Julio, 2000

de Avance Reporte de: Julio. 1999 Reporte de: Febrero, 2000 Reporte de: Mayo,2000 Reporte de: Junio, 2000 Reporte de: Julio. 2000