www.uib.cat

Sistema d’Informació

Administrativa (SIA)

Setembre 2017

Marina Martín Mas

www.uib.cat

Antecedents

!  Cal remetre’s a l’Ordre de 12 de febrer de 1900 per la qual se sol·licitava a totes les oficines públiques admetre totes les instàncies i els documents presentats amb màquines d’escriure, en els mateixos termes i amb els mateixos efectes dels escrits copiats a mà, ja que la seva lectura resultava més fàcil i clara.

!  De llavors ençà, i amb els avanços de la tecnologia, s’han anat introduint grans canvis, fins a arribar avui al que coneixem com a administracions digitals.

!  El SIA no deixa de ser un sistema que vol donar cobertura a un avanç frenètic de la digitalització dels sistemes.

www.uib.cat

Per quin motiu sorgeix el SIA

!  Amb aquesta aplicació es tracta de donar resposta a les exigències del marc normatiu vigent en matèria de catalogació de procediments i serveis electrònics.

!  La seva raó legal prové de l’article 21.4 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, que estableix l’obligació de publicar i mantenir actualitzades al portal web les relacions de procediments de què es tingui competència i donar la informació referida als punts bàsics corresponents, i del Reial decret 4/2010, de 8 de gener, que regula l’Esquema nacional d’interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica.

www.uib.cat

Per què cal implantar el SIA?

Alvin Toffler quan parla d’Administració digital fa referència al “future shock”: ens explica que cal anticipar-nos i ser capaços de transformar les nostres organitzacions en vertaders sistemes de gestió intel·ligent per permetre donar resposta, de manera eficaç i eficient, tant a les demandes ciutadanes com a aquelles altres qüestions que encara ni tan sols siguem capaços d’imaginar.

www.uib.cat

Principis de l’Administració

Digital

Proximitat Transparència i participació

Accessibilitat

Qualitat

Simplificació Seguretat

Neutralitat Tecnològica

Cooperació i col·laboració

Proporcionalitat

Legalitat

www.uib.cat

Concepte SIA

El sistema d’informació administrativa (SIA) és una aplicació que té com a funció bàsica actuar com a emmagatzemador d’informació rellevant pel que fa a la relació entre l’Administració i el ciutadà. Així, aspira a integrar els procediments administratius i serveis electrònics existents en el conjunt de les administracions públiques, si bé el focus actual està en l’àmbit de l’Administració general de l’Estat.

www.uib.cat

Tràmits en el SIA

El Ministeri d’Hisenda ha publicat, a la seva pàgina web, un manual per als usuaris del SIA, perquè sàpiguen com funciona. Ens expliquen que una vegada ens hi hem donat d’alta, els tràmits que es poder fer bàsicament són dos:

•  Procediment: seqüència de tràmits que acaben amb un acte administratiu en sentit ampli com una declaració de la voluntat de l’Administració, estigui o no subjecte a impugnació. Exemple: autoritzacions, ajudes i subvencions, etc.

•  Serveis: actuació administrativa que s’esgota en si mateixa, constituïda per un sol tràmit. Exemple: pagament de taxes, descarregar una sol·licitud, cita prèvia, etc.

www.uib.cat

!  Alhora es classifiquen en funció dels:

! Destinataris, que poden ser interns o externs. ! Normativa que ho regula, que pot ser comuna o específica.

!  Interns: tràmits relacionats entre les administracions públiques o òrgans de la mateixa administració pública, així com aquells que tenen com a destinataris empleats públics (permisos, règim disciplinari, etc.).

!  Externs: tràmits en els quals una de les parts, emissors o destinatari, és un ciutadà o empresa, una persona física o jurídica que no és administració pública. Exemple: autoritzacions, pensions, declaracions de responsabilitat, etc.

!  Comuna: tràmits que es realitzen de manera igual o similar i d’acord amb la mateixa normativa en tots els òrgans administratius. Exemple: revisió d’actes i recursos, responsabilitat patrimonial, etc.

!  Específica: tràmits propis d’un departament relacionat amb les seves competències específiques i que es realitzen d’acord amb una normativa pròpia i concreta. Exemple: autoritzacions, beques, inscripcions en el registre, etc.

www.uib.cat

Alta al SIA

!  Resposta del Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques: l’únic requisit per accedir al SIA és tenir accés a Red SARA, que entenem que es fa a través de la RedIRIS. Una vegada es té accés a Red SARA, per donar d’alta els usuaris basta sol·licitar-ho a través d’una incidència o a través del correu electrònic gestion.sia@correo.gob.es.

!  Segons José María Fontanillo Muñiz, coordinador responsable de RedIRIS, primer hem d’estar donats d’alta a RedIRIS, o a RedIRIS-SARA, que és un sistema que ofereixen des de RedIRIS. Una vegada donats d’alta a les dues xarxes, contactarem amb ells a través del formulari de la web per sol·licitar l’alta al SIA. Tot el procediment s’ha de fer a través dels formularis del Govern.

www.uib.cat

Accés a la plataforma SIA

!  Quan ja hem aconseguit l’accés al SIA i tenim el nostre usuari i contrasenya, ens apareix aquesta pantalla:

www.uib.cat

!  Quan ja som dins la plataforma del SIA, tenim dues opcions: o bé cercar un procediment o servei que ja tenim guardat al sistema o bé crear un tràmit nou.

!  En primer lloc, si volem cercar, per exemple, un procediment que ja tenim guardat però no sabem quin nom té, podem pitjar on diu “Más opciones” i es despleguen una sèrie d’opcions que es poden emplenar per anar acotant la recerca: si va dirigit a un ciutadà o a l’Administració, si és un procediment o un servei, etc.

www.uib.cat

Alta de procediments o serveis

!  En segon lloc, si el que volem és crear un procediment o servei nou, simplement hem de fer “Crear trámite” i ens apareixerà el següent:

www.uib.cat

!  Quan ja sabem el tipus de tràmit que volem fer, posem guardar, llavors ens apareixerà la següent informació que haurem d’anar completant. Com a exemple, teniu el següent:

www.uib.cat

www.uib.cat

www.uib.cat

www.uib.cat

!  És important, en els dos darrers punts, Normativa i Matèria, que es posi “AÑADIR”, ja que, si no, el sistema no ho reconeix i no permetrà guardar el document.

!  Una vegada ho hem emplenat, simplement ho guardam, i llavors hem de pitjar “Salir de Alta de Tramitación”. Un cop allà, teniu tres opcions: seguir editant, exportar el document o eliminar. Si decidiu exportar el document, tindreu un pdf amb tota la documentació.

!  Hi ha dos exemples penjats a l’entorn de prova del SIA de la UIB:

! Anul·lació de matrícula, amb el codi 340331

! Gestió d’enquestes a UIBdigital, amb el codi 340332

www.uib.cat

Contres del SIA

!  Escassa confiança de les xarxes

!  Mancances en l’alfabetització i la capacitació digital

!  Reticència a utilitzar el sistema

!  Problemes tècnics que puguin sorgir si no es realitza un estudi apropiat, pel que fa als errors de software o hardware

www.uib.cat

Pros del SIA

!  Disponibilitat de gran quantitat d’informació i millora d’informació per als usuaris en temps real.

!  Accés ràpid de la informació i millora en l’atenció als usuaris.

!  Evitar la pèrdua de temps recopilant informació que ja està guardada a la base de dades que es pretén compartir.

!  Augmenta la productivitat gràcies a la liberalització de temps de recerca i evita la generació d’informació repetida.

!  Soluciona el problema de falta de comunicació entre les diferents instàncies.

!  Compara els resultats obtinguts, respecte als objectius programats.

!  Redueix errors, temps i recursos.

www.uib.cat

Bibliografia

▶  A las puertas de la Administración Digital. Una guía detallada para la aplicación de las Leyes 39/2015 y 40/2015. Instituto Nacional de la Administración Pública, Madrid 2016.

▶ Manual, Portal Administración electrónica, Ministerio de Hacienda y Función Pública, Secretaría General de Administración Digital: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia/descargas

▶  https://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia#.WcD5TaZl_Jw

▶  https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Racional iza_y_Comparte/s is temas_informacion_transversa les/SIA.html#.WcIqeaZl_Jw