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Sistema centralizado de convocatorias públicas

Manual de Usuario SICEP

Versión actualizada febrero 28 de 2020

Gerencia de Energía del Mercado Mayorista Dirección de Información Operación y Mercado

28 de febrero de 2020

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Manual de Usuario Plataforma Tecnológica SICEP

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Contenido

1. Sistema centralizado de convocatorias públicas, SICEP ..................... 2

2. Ingreso a SICEP - Consulta de convocatorias públicas ........................ 3

2.1 Usuario Público ........................................................................................................................3

2.2 Usuario Autenticado ................................................................................................................5

2.2.1. Solicitud de autenticación de usuario SICEP 5

3. Creación convocatorias públicas para agentes comercializadores de

energía del mercado regulado ...................................................................... 7

3.1 Formulario Crear Convocatoria ..............................................................................................8

3.2 Formulario Resumen del producto .............................................................................................9

(*) Firma digital 10

a) Cancelar / Suspender Convocatoria .......................................................................................... 11

b) Reactivar Convocatoria .............................................................................................................. 12

c) Documentar convocatoria .......................................................................................................... 13

4. Fecha de publicaciones de pliego y condiciones para consulta ........ 14

5. Adendas ............................................................................................... 15

6. Publicación de pliegos definitivos ...................................................... 16

7. Oferta Reserva .................................................................................... 17

8. Evaluación de resultados en audiencia pública ................................. 18

9. Formalización de resultados de la convocatoria pública ................... 19

Convocatoria desierta ..................................................................................................................... 20

10. Publicación de información de resultados de la convocatoria ........ 20

11. Ofertar en una convocatoria pública ................................................ 21

1. Sistema centralizado de convocatorias públicas,

SICEP

Es una plataforma tecnológica orientada específicamente al proceso de compras de energía para el mercado regulado, la cual promueve la libre competencia, trazabilidad, control, vigilancia y

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transparencia del proceso de convocatorias públicas. En el proceso participan como demandantes y/o oferentes los comercializadores y generadores registrados ante el Administrador del Sistema de Intercambio del Mercado, ASIC como agentes del mercado de energía.

El público en general tiene acceso a la información referente a las convocatorias creadas y puede consultar las mismas, con el fin de estar informado de las actuaciones que se realicen en el transcurso de una convocatoria. Así mismo, la CREG y agentes de control y vigilancia como Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD, y la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC.

Es importante resaltar, que la plataforma tecnológica SICEP está concebida para la recepción, custodia y almacenamiento electrónico de información como ofertas, requisitos habilitantes y oferta reserva de acuerdo con los lineamientos de privacidad establecidos en la Resolución CREG 130 de 2019.

Adicional a este manual, está disponible como ayuda el video de capacitación.

2. Ingreso a SICEP - Consulta de convocatorias públicas

Puede acceder a la plataforma SICEP de la siguiente manera:

2.1 Usuario Público

2.1.2. Abra el navegador “Google Chrome” e Ingrese a la página web de XM http://www.xm.com.co/

2.1.2. Deslice la página hacia abajo y busque la sección “soluciones”. En este espacio ubique el ícono SICEP.

2.1.3. Al hacer clic sobre este ícono, lo direcciona la página de inicio de la plataforma SICEP, donde accederá a las convocatorias abiertas y su respectivo expediente.

https://www.youtube.com/watch?v=qCvvcum5_Tk

http://www.xm.com.co/

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2.1.4. En el menú ubicado en la parte izquierda puede acceder a:

a. Convocatorias Públicas

i) Al dar clic sobre esta opción, lo direcciona al histórico de convocatorias registradas en SICEP. Puede consultar la información de la convocatoria de su interés por medio de los filtros que considere.

ii) Una vez diligenciados los filtros de búsqueda de acuerdo con su necesidad, haga clic sobre el botón “Consultar”.

b. Suscribirme

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i) Estar suscrito le permitirá recibir notificaciones de nuevas convocatorias y/o actualizaciones publicadas en la plataforma SICEP.

ii) Al hacer clic sobre esta opción, es remitido al siguiente formulario, el cual deberá diligenciar y posteriormente debe hacer clic sobre “Aceptar términos y condiciones”. Luego de esto se habilitará el botón “Suscribirme”´

iii) Al dar clic en el botón “suscribirme” recibirá un mensaje al correo electrónico diligenciado, confirmando su suscripción en la plataforma tecnológica SICEP.

2.2 Usuario Autenticado

2.2.1. Solicitud de autenticación de usuario SICEP

Para el acceso a la plataforma tecnológica “SICEP” como Agente, debe realizar la solicitud de

autenticación a través del Aplicativo CONECTADOS (https://registroagentes.xm.com.co)

https://registroagentes.xm.com.co/

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Una vez se apruebe su solicitud, llegará a su correo electrónico la información necesaria para el ingreso a la plataforma (usuario y contraseña) y un archivo txt adjunto denominado “token.key” que permitirá la autenticación única para cada usuario. Tenga en cuenta que es sumamente importante conservar este archivo txt, ya que este reemplazará la función de la tradicional firma digital y se le solicitará cada vez que se carguen archivos durante cada etapa de la convocatoria en la plataforma tecnológica SICEP, garantizando la autenticidad, integridad y no repudio de la información.

2.2.2. Para iniciar sesión en la plataforma, debe hacer “clic” sobre el el botón “Iniciar sesión”, ubicado al extremo superior derecho.

Se genera una nueva pestaña en la cual debe diligenciar los datos de usuario enviados a su correo electrónico para el ingreso al SICEP (cédula y contraseña) con el dominio de XM, de la siguiente manera: cé[email protected], tal y como se indica en la siguiente imagen.

2.2.3. Haga clic en el botón “Next”, para continuar.

Luego de esto, se genera una nueva ventana en la cual debe diligenciar los campos: Nombre de Usuario con su número de Cédula y Contraseña asignada desde CONECTADOS y la cual fue enviada a su correo electrónico.

2.2.4. Al completar los campos, haga clic en “Iniciar sesión”

mailto:cé[email protected]

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2.2.5. Si es su primer ingreso en SICEP saldrá la siguiente ventana. Haga clic sobre el botón “Accept”

Este es el último requisito para el ingreso. Al terminar estará autenticado en la plataforma

3. Creación convocatorias públicas para agentes

comercializadores de energía del mercado regulado

Luego de autenticarse, al lado izquierdo de la pantalla ubique el ícono “Mis convocatorias”

Si lo prefiere, puede acceder al mismo sitio, haciendo clic sobre de la lista desplegable ubicada en la parte superior izquierda y finalmente hace clic sobre “Mis convocatorias”

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En el sitio “Mis convocatorias” ubique el espacio “Nueva convocatoria” situado al lado derecho de la página” y haga clic sobre el botón “Crear”

Esto lo redireccionará a una nueva página, la cual contiene el formulario “Crear convocatoria”

3.1 Formulario Crear Convocatoria

3.1.1. Complete el formulario, siguiendo las indicaciones allí descritas.

3.1.2. Al hacer clic sobre el botón “Crear Producto”, se visualizará una página emergente en la cual debe registrar el resumen de los productos.

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3.2 Formulario Resumen del producto

Tenga en cuenta que en los campos “Garantías” y “Otros términos” deben adjuntarse archivos en formato .pdf

3.2.1. Cuando complete la información de esta sección, haga clic en el botón “Guardar producto”.

Si el registro del resumen del producto fue exitoso, debe mostrar lo siguiente:

3.2.2 Puede crear tantos productos como considere haciendo clic sobre “Crear Producto”

Todos los campos son obligatorios y deben cumplir con los plazos establecidos en la Resolución CREG 130 DE 2019.

3.2.3 El botón “Crear Convocatoria” ubicado en la parte inferior de este formulario, quedará habilitado una vez complete totalmente los campos.

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3.2.4 Después de hacer clic en el botón “Crear convocatoria” le solicitará la firma digital por medio de una ventana emergente en la parte superior de la página con el nombre “Firma digital” (*)

(*) Firma digital

Por favor de clic sobre el botón “Escoger archivo”, adjunte el archivo txt que fue enviado a su correo al crearse exitosamente su usuario autenticado para la plataforma a SICEP.

Una vez lo adjunte correctamente notificará “Firma Cargada”

3.2.5 Haga clic nuevamente en “Crear Convocatoria” (Botón ubicado al final de la página) de esta manera se creará el código de convocatoria y su expediente electrónico.

Si el registro de la convocatoria es exitoso, notifica de la siguiente manera:

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Las siglas del código de la convocatoria obedecen a lo siguiente:

CP: Convocatorias Públicas

Código SIC del Agente Creador de la convocatoria

Año de creación de la convocatoria

Numero de convocatorias realizadas por el Agente para el año de creación

3.3 Más acciones sobre la convocatoria

3.3.1 Al cerrarla, es redireccionado al sitio “Mis convocatorias” y allí encontrará la convocatoria creada en estado “Abierta”.

3.3.2 Al visualizar la tabla que contiene las convocatorias, ubique la columna “Expediente” y haga clic en “Ver” en la convocatoria de su interés.

3.3.3 Tras esta acción, se visualizará la convocatoria creada y desde allí tiene las siguientes opciones:

a) Cancelar / Suspender Convocatoria

Puede modificar el estado de la convocatoria, tal como: “Suspender convocatoria” o “Cancelar Convocatoria”. Esta opción está ubicada al lado superior derecho de la página

a.a) Haga clic sobre el botón de acuerdo con la acción que requiera

a.b) Luego de esto, se dispondrá la siguiente ventana. Haga clic sobre “Cargar” y adjunte un archivo .pdf con la justificación para suspender y/o cancelar su convocatoria

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a.c) Al cargar el archivo, se habilitará el botón “Aceptar”, al hacer clic sobre este se genera una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Aceptar”

Si su solicitud es exiosa, el sistema generará una ventana emergente con el siguiente mensaje:

b) Reactivar Convocatoria

Si su convocatoria se encuentra en estado “Suspendida” el sistema habilitará un botón al lado superior derecho con la opción “Reactivar convocatoria”

b.a) Al hacer clic en “Reactivar convocatoria” se habilita un formulario en el cual debe adjuntar un documento .pdf en el botón “Subir documento” con la justificación por la cual reactiva la convocatoria

b.b) Adicional, la plataforma SICEP habilita un formulario para que el Agente establezca nuevamente el cronograma su convocatoria de acuerdo etapa en que se ésta se encuentre. Diligencie los campos solicitados y haga clic en “Aceptar”

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Al hacer clic sobre el botón “Aceptar” se genera una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Aceptar”

Luego de esto, la plataforma notificará el cambio de estado, por medio de la ventana emergente:

c) Documentar convocatoria

Abrir el expediente de la convocatoria: Al dar clic “Convocatoria” se visualizará su expediente con el resumen de los productos registrados para la misma.

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4. Fecha de publicaciones de pliego y condiciones para

consulta

4.1 Haga clic sobre “Fecha de publicaciones de pliego y condiciones para consulta” y diligencie el formato con la información solicitada.

Tenga en cuenta que para el campo “Minuta del contrato” debe adjuntarse archivos en formato .docx y para el campo “Cantidades por año” el archivo a adjuntar debe ser formato “xlxs”, para los demás archivos el formato será en .pdf. Además, considere las fechas establecidas en Resolución CREG 130 de 2019.

4.2 Cuando termine de diligenciar los campos correspondientes a este formulario, se habilita el botón “Guardar” ubicado al final de la página.

4.3 Al hacer clic sobre este, se genera una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Guardar”

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4.4 Si la plataforma encuentra un error en la información diligenciada en este formato, no le permitirá guardar y le generará un mensaje con las modificaciones a realizar. Luego de esto, usted puede modificar la información y dar clic nuevamente en el botón “Guardar”.

Esta acción se repite hasta que el formulario se encuentre debidamente diligenciado. La plataforma mostrará la siguiente ventana y con ello finalizará exitosamente el registro del formulario.

5. Adendas

5.1 Este formulario es opcional. Haga clic en el botón “Escoger Archivo” y adjunte los archivos que requiera, los cuales deben ser en formato .pdf

5.2 Una vez los adjunte, haga clic sobre el botón “Guardar” ubicado al final de la página. Se generará una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Guardar”

Puede adjuntar y guardar tantas adendas como desee hasta la fecha límite de pliegos definitivos realizando las acciones enunciadas anteriormente

SICEP le notificará el registro exitoso de la adenda con la ventana emergente:

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6. Publicación de pliegos definitivos

Haga clic sobre “Publicación de pliegos definitivos” y diligencie el formato con la información solicitada.

Nota: Tenga en cuenta que, así no existan cambios en información registrada en el formulario “Crea la fecha de publicaciones de pliego y condiciones para consulta” es obligatorio diligenciar el formulario “Publicación de pliegos definitivos” para continuar la publicación de información de su convocatoria.

Para el campo “Minuta del contrato” el archivo debe adjuntarse en formato .docx y para el campo “Cantidades por año” el archivo a adjuntar debe ser formato “xlxs”. Para los demás archivos el formato debe ser .pdf.

Cuando termine de diligenciar todos los campos correspondientes al formulario, haga clic en el botón “Guardar”.

Inmediatamente se genera una ventana al lado superior derecho, que solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Guardar”

Si la plataforma encuentra un error en la información diligenciada en este formato no le permitirá guardar y le generará un mensaje con las modificaciones a realizar. Luego de esto, usted puede modificar la información y hacer clic en el botón “Guardar”.

Esta acción se repite hasta que el formulario se encuentre debidamente diligenciado. La plataforma mostrará la siguiente ventana y con ello finalizará exitosamente el registro del formulario.

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7. Oferta Reserva

Este formulario se habilitará hasta cumplirse la fecha y hora establecidas por el Agente creador de la convocatoria en el formulario “Publicación de pliegos definitivos”.

Puede crear una oferta reserva (opcional) para los productos registrados en la convocatoria, haciendo clic sobre el botón “Crear Oferta reserva”.

7.1 Haga clic sobre “Oferta Reserva” y diligencie el formato con la información solicitada.

7.2 Al hacer clic sobre este botón, se habilitan los campos: “Oferta reserva” en el cual debe adjuntar un archivo en formato .pdf y “Anexo Cantidades” (opcional) en el cual debe adjuntar un archivo en formato .xls

La oferta reserva se realiza para cada producto:

7.3 Una vez acepte los términos y condiciones, se habilitará el botón ubicado al final de la página “Crear Oferta Reserva”. Al dar clic en el botón, se genera una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Guardar”

Si el registro se realiza correctamente, se notifica:

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8. Ofertas habilitadas

El formulario muestra el total de las ofertas recibidas a su convocatoria. Haga clic sobre el botón “Descargar archivo” y elija la ubicación de descarga del archivo .zip en su equipo.

La columna “Habilitado” tiene un campo de aceptación, haga clic sobre este campo, para las ofertas que considere habilitadas (pueden seleccionar múltiples).

Nota: Una vez ingresa la información, la plataforma no permite modificación en las ofertas habilitadas para su convocatoria.

Una vez seleccione las ofertas que considere, haga clic sobre el botón “Guardar”, SICEP solicitará la confimación:

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Luego de esto solo podrá visualizar las ofertas que haya habilitado y podrá descargar los documentos referentes a las mismas.

9. Evaluación de resultados en audiencia pública

8.1 Haga clic sobre “Evaluación de resultados en audiencia pública” y diligencie los campos solicitados con la información referente a la audiencia pública. Una vez complete los campos, se habilita el botón “Guardar” ubicado al final de la página.

8.2 Al dar clic sobre este botón, la plataforma solicita confirmación y luego de esto, si el registro fue exitoso, notifica:

10. Formalización de resultados de la convocatoria

pública

9.1 Diligencie la información solicitada siguiendo las indicaciones allí descritas.

9.2 En los campos referentes a “Cantidad de energía adjudicada en la convocatoria por cada producto y oferente” ingrese la información para cada producto creado en la convocatoria, de acuerdo con su adjudicación.

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Convocatoria desierta

Si su convocatoria fue desierta, por favor dirijase al final de la página y habilite el botón:

Haga clic sobre el botón “Escoger Archivo” y adjunte el documento en formato .pdf

Al terminar de diligenciar los campos correspondientes al formulario, haga clic en el botón “Guardar” ubicado al final de la página

Se generará una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Guardar”

11. Publicación de información de resultados de la

convocatoria

Diligencie la información solicitada para cada producto, la cual debe completar haciendo clic sobre el botón “Editar” ubicado en la columna “Resumen”

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Al hacer clic sobre éste, se genera una ventana emergente con el formulario “Información de procucto”. En la opción “Cargar” adjuntar un archivo con formato .pdf

Diligencie la información solicitada y al finalizar, haga clic sobre el botón “Guardar”

Cuando termine de diligenciar los campos correspondientes al formulario, ubique el botón “Guardar” y de clic sobre este. Se generará una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Guardar”

12. Ofertar en una convocatoria pública

11.1 Si eres un Agente interesado en una convocatoria publicada, debes iniciar sesión en la plataforma SICEP e ingresar al sitio de “Convocatorias Públicas” tal y como se indica en el punto 2.1 parte a) Consulta Convocatorias Públicas.

11.2 Al visualizar la tabla que contiene las convocatorias, ubique la columna “Expediente” y haga clic sobre la opción “Ver” de la convocatoria de su interés

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11.3 Tras esta acción, se abrirá una página, en la cual, puede acceder a las ofertas una vez estén habilitadas, haciendo clic en “Recepción de requisitos habilitantes y ofertas”

Este formulario se habilitará hasta cumplirse la fecha y hora establecidas por el Agente creador de la convocatoria en el formulario “Publicación de pliegos definitivos”.

11.4 Al hacer “clic” sobre este formulario se despliegan los siguientes campos, los cuales se autocompletan con los datos del usuario, sin embargo, debe diligenciar los campos “Teléfono encargado” y “Correo encargado”

11.5 Adicionalmente, le solicita adjuntar los archivos que se requieren para ofertar a la convocatoria de interés

Tenga en cuenta que los archivos “Anexo a la oferta” y “Anexo requisitos habilitantes” son documentos .xlxs y los demás documentos son .pdf

11.6 Una vez se adjuntan los archivos, seleccione los siguientes campos de aceptación de términos:

11.7 Al terminar de diligenciar los campos, se habilita el botón “Crear Oferta”, haga clic sobre este. Se generará una ventana al lado superior derecho, por medio de la cual se solicita la firma digital, cargue el archivo .txt, cierre la ventana y de clic nuevamente en “Crear Oferta”.

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La plataforma generará una ventana informando el registro exitoso de su oferta:

Al cerrarla la plataforma mostrará la tabla “Mis ofertas” en la cual puede consultar las ofertas realizadas a la convocatoria de su interés y descargar los archivos que adjuntó para la misma haciendo clic sobre los botones “Descargar Archivo”

De esta manera habrá ofertado en la convocatoria de su interés.

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