El Método de las 9s

Ing. Armando Cherres J.Almacen PT – GPC.

El método de las 9s

El método de las 9S, así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus nueve etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en nueve principios simples:

¿QUE SE LOGRA CON LAS 9 S ?

La aplicación de las 9S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

•CLASIFICACION : Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil •ORDEN, Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz •LIMPIEZA, Mejorar el nivel de limpieza de los lugares •BIENESTAR PERSONAL, Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden, mejorar ambientes de trabajo. •AUTODISCIPLINA, mantener un comportamiento confiable•CONSTANCIA, ayudar a perseverar en los buenos hábitos•COMPROMISO, cumplir con el propósito hasta el final•COORDINACION, crear canales para comunicación efectiva•ESTANDARIZACION, normalizar buenas practicas en el trabajo

1. Seiri: SELECCIÓN

Separar innecesarios

2. Seiton: ORDEN

Situar necesarios

3.Seiso: LIMPIEZA

Suprimir suciedad

4. Seiketsu:

BIENESTAR PERSONAL

Señalizar anomalías en ambiente

5. Shitsuke: AUTODISCIPLINA

Comportamiento Confiable mediante Buenos Hábitos

7. Shitsukoku: COMPROMISO

Cumplir el propósito hasta el final

9. Seido: ESTANDARIZAR

Seguir mejorando mediante POLITICAS y REGLAS.

8. Seishoo: COORDINACION

Sincronización y Comunicación Efectiva

6. Shikari: CONSTANCIA

Perseverar en los buenos Hábitos.

Resultados Conseguidos :

Con la implementación de las 9 "s" se pueden obtener los siguientes resultados:

Satisfaccion del personal respecto al logro de mejor KNOW HOW (“Cómo hacer…”)

Minimizar accidentes laborales

Reducir pérdidas de tiempo para buscar materiales, herramientas o documentos importantes del control.

Reducir los desperdicios generados

Mayor productividad en el trabajo

Mayor calidad del producto o servicio ofrecido

Mayor satisfacción de los clientes interno o externos

“5 S”Mejora a

nivel Personal

“9 S”Mejora en

toda la Empresa

CIRCULO DE INTEGRACION “9S”

SEIRI – CLASIFICACION“Distinguir de lo que ES NECESARIO de

lo que NO ES NECESARIO” Para clasificar es necesario emprender las siguientes acciones:IDENTIFICAR aquello que es o no necesario de acuerdo al EL QUE (artículo u objetos) y a su FRECUENCIA DE USO.SEPARAR lo que es INNECESARIO, EXCESIVO, ADICIONAL de lo que es útil, adecuado y simple, y decidir lo que se puede almacenar, desplazar, vender, reciclar, regalar, o enviar a la basura.REDUCIR los objetos utensilios y materiales de poca rotación y uso por medio de la reubicación en almacenes específicos, dejando libertad de movimiento (despejando pasillos, cajones, escritorios, alacenas, etc.) Este punto nos invita a quedarnos sólo con lo mínimo indispensable. Propósitos:•Hacer un trabajo fácil al eliminar obstáculos.•Eliminar la concepción de cuidar las cosas que son innecesarias.•Evitar las interrupciones provocadas por elementos innecesarios.•Prevenir fallas causadas por elementos innecesarios

Beneficios:•Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles.•Más espacios.•Mejor concepción espacial.•Mejor control de inventarios.•Menos accidentes en las áreas de trabajo.•Espacios libres y organizados.

SEITON – ORDEN“Organización: un Lugar para cada Cosa y Cada Cosa en su Lugar”

Propósitos:•Prevenir las pérdidas de tiempo en la búsqueda y transporte de objetos. •Asegurar que lo que entra primero sale primero. •Hacer el flujo de producción estable y fácil de trabajar, esto con el fin de evitar retrocesos y además organizar un buen rol de trabajo para eliminar los tiempos de demora. •Establecer procedimientos e instrucciones que faciliten la ejecución de las operaciones. •Establecer sistemas de control visual que permitan tanto a nivel del personal de la empresa como a nivel externo, ubicar fácilmente los lugares y los objetos, así como también entender los procesos productivos y los procedimientos existentes. Beneficios:•Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o documentos, economizando tiempo y movimiento.•Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado.•Ayuda a identificar cuándo falta algo.•Da una mejor apariencia.

SEISO – LIMPIEZA

“No Limpiar Mas, sino EVITAR QUE SE ENSUCIE”

Es más que barrer y trapear, Significa desarrollar el hábito de observar y estar siempre pensando en el orden y la limpieza en el área de trabajo, de la maquinaria y herramientas que utilizamos. Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. Propósitos:•Facilitar la elaboración de productos de calidad. •Combinar la limpieza con la inspección de manera que se detecten fallas a tiempo. •Hacer del lugar de trabajo un sitio seguro y confortable. Beneficios:•Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones.•Menos probabilidad de contraer enfermedades.•Menos accidentes.•Mejor aspecto del lugar de trabajo y de las personas.•Ayuda a evitar mayores daños a la ecología

SEIKETSU-BIENESTAR PERSONAL

“Señalizar Anomalías, lograr mejor Ambiente para Laborar, sin Stress y mayor Seguridad”

Propósitos:Prevenir el deterioro de las actividades de: Seiri, Seiton y Seiso. Minimizar o eliminar las causas que provocan la suciedad y un ambiente de trabajo no confortable. Proteger al trabajador de condiciones peligrosas. Estandarizar y visualizar los procedimientos de operación y mantenimiento diario. Hacer a los trabajadores felices dándoles la oportunidad de mostrar su talento y creatividad. Beneficios:La basura a su lugar.Favorecer una gestión visual.Estandarizar los métodos operativos.Formar al personal en los estándares mínimos de trabajo.Beneficios de SeiketsuMejora nuestra salud.Desarrollamos mejor nuestro trabajo, y con mayor seguridadFacilita nuestras relaciones con los demás.¡Nos sentimos y nos vemos mejor!

SHITSUKE-AUTODISCIPLINA

“Mantener comportamiento confiable y seguro, adoptar Principios y Valores, Decálogo de Desarrollo”

Propósitos:•Hacer a las personas más disciplinadas y con buenos modales, en otras palabras se necesita fomentar nuevas costumbres y valores dentro de la empresa, se debe hacer énfasis en eliminar los paradigmas antiguos y adquirir otros más productivos. •Cumplir con las reglas de la empresa y de la sociedad. •Tener un personal más pro-activo.

 Beneficios:•Generar un clima de trabajo actuando con honestidad, respeto y ética en las relaciones interpersonales.•Manifestar la calidad humana, en el servicio que brinda a los clientes internos y externos.•Fomentar el compañerismo y la colaboración para trabajar en equipo.•Mantener una actitud mental positiva.•Cumplir eficientemente con sus obligaciones en su puesto de trabajo.

SHIKARI-CONSTANCIA

“Perseverar en los buenos hábitos, Autodisciplinarnos”

•Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo que constituye una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas.

•Preservar en los buenos hábitos es aspirar a la justicia, en este sentido practicar constantemente los buenos hábitos es justo con uno mismo y lo que provoca que otras personas tiendan a ser justos con uno, la constancia es voluntad en acción y no sucumbir ante las tentaciones de lo habitual y lo mediocre.

•Hoy se requieren de personas que no claudiquen en su hacer bien (eficiencia) y en su propósito (eficacia)  Propósitos:Planificar y controlar permanentemente el trabajos.Hacer de la limpieza, el orden y la puntualidad una constancia en la vida. Beneficios:Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la voluntad para hacer las cosas se acompaña de motivación de los beneficios de la meta .

SHITSUKOKU-COMPROMISO

“Cumplir el propósito hasta el final. Lograr que nuestra palabra tenga valor y sea respetada”

El compromiso es el último elemento de la trilogía que conduce a la armonía (disciplina, constancia y compromiso), y es quien se alimenta del espíritu para ejecutar las labores diarias con un entusiasmo y ánimo fulgurantes. Significa mantener la responsabilidad en el cumplimiento cabal, responsable y eficaz de las actividades para generar entusiasmo. Propósitos:Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los dirigentes hacia sus subordinados.Las políticas  empresariales deben imponerse con seriedad para que el empleado se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su trabajo. Beneficios:El proyecto  se llevará a cabo en el tiempo estimado sin pérdidas.

SEISHOO-COORDINACION

“Trabajo de Equipo/ Sincronización/Comunicación Optima para cumplir con el propósito”

Es la unidad y armonía en las actividades que deben realizarse entre distintos grupos. Como seres sociales necesitamos unos de otros pero debe realizarse una coordinación entre las actividades que realiza un grupo y otro, para obtener una máxima eficiencia. Propósitos:Mantener buena comunicación de los avances como las demoras en tiempo.Realizar mayor énfasis en la etapa menos desarrollada. Beneficios:Reducir malos entendidos y desacuerdos por problemas de comunicaciónMejora la comunicación y establece mejor uso de canales de comunicación a todo nivel.

SEIDO-ESTANDARIZAR

“Establecer mejoras mediante NORMAS, REGLAS, PROCEDIMIENTOS en el trabajo diario”

Para no perderse es necesario poner señales, ello significa en el lenguaje empresarial un final por medio de normas, reglamentos y procedimientos con la finalidad de no dispersar los esfuerzos individuales y de generar calidad.

Propósitos:•Se llevará a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de inventarios, reportes que servirán como base para las emergencias, mantenimiento o regeneración de una ampliación de la industria. Beneficios:•Cualquier trabajador sea del área o no, podrá realizar  el trabajo  sin problemas con el manual.•Se podrá contrarrestar mucho mejor un percance con la documentación.

Implementación de las 9 "S“

Para poder implementar la metodología de las 9 "s" es necesario cumplir con lo siguiente:

1. Resolución de un problema.2. Proceso de implantación 9 "s".

•Resolución de un problema

La ejecución de las 9 "s" debe ser aplicado respectivamente a un problema, de igual forma se debe tener la capacidad para identificarlo, esto se consigue con el siguiente procedimiento:

a) Identificar problemas relacionados con las 9 "s".b) Priorizar los problemas.c) Determinar las causas que originan los problemas.d) Definir indicadores.e) Listar las acciones de mejoras acordadas.f) Asignar responsables de las acciones de mejora.g) Establecer plazos de ejecución de las mejoras.

•Implantación de las 9 "S" en la empresa

Acciones para la implantación

La elaboración de un plan de trabajo es fundamental, por lo tanto el líder del proyecto deberá asumir un papel para:•Liderar el programa 9 "s"•Mantener un compromiso activo.•Promover la participación de todos los implicados.•Dar seguimiento al programa.

La funcionalidad de dichas metodologías se lleva a cabo con dedicación a través del compromiso serio, siempre considerando dos reglas básicas:

•"Empezar por uno mismo"•"Educar con el ejemplo“

Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hábitos aprendidos. Esto se logra mediante la práctica de auditorias; en un principio puede llevarse a cabo por el mismo departamento o área.

Sabemos que implementar estas acciones representa un camino arduo y largo, pero también comprendemos que aquellos con los cuales competimos día a día y lo consideran como algo normal, como una mera forma de sobrevivencia y aceptación de lo que esta por venir.

•Evita la localización y búsqueda mental de modo que nos lleve solo unos cuantos segundos.•La idea de disminuir a cero el tiempo de localización y búsqueda de cada objeto.•Clasificar todos los recursos que necesito.•Asignar un lugar para cada objeto de acuerdo a un orden lógico y de fácil acceso.•Pintar la silueta en el lugar donde se almacena.•Control visual en inventarios y almacenes para lograr la cultura del supermercado. Control visual para puntos de reorden.•Tiempo en ver que hay dentro de un gabinete es tiempo perdido, utiliza control visual.•Etiquetar los objetos y el lugar en que se almacenan (letra grande, pocas palabras, colores).•Es muy útil el uso de herramientas de calidad utilizadas en las implementación de 9 "s" como:

• (1) Diagrama de Causa – Efecto; •(2). Listas de verificación; •(3) Entrevistas ; •(4) Instrucciones de trabajo; •(6) Fotografías del antes y después.

Conclusiones

•La metodología de las 9 "s" está evocada a entender, implantar y mantener un sistema de orden y limpieza en la organización Los resultados obtenidos al aplicarlas se vinculan a una mejora continua de las condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente.

•La efectividad de las 9 "s", es de óptimo rendimiento, la implementación de todas las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficiencia, con sólo tener la disposición de todos los involucrados.

• Los beneficios de la implantación de las 9 "s" se podrán notar en los niveles de productividad y calidad que se alcanzan dentro de la organización. Y su mantenimiento residirá en la disciplina y constancia que se tenga en la organización para la mejora continua de las actividades.