SINADI~1

SINADI

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

IPCE INSTRUCTIVO PARA COMUNICACIONES ESCRITAS

REVISIÓN: 00 FECHA:15-1-98

CÓDIGO: IPCE-OP-04-98

FAMILIA: Operacionales

CLASE: INSPECCIÓN DE EQUIPOS O INSTALACIONES

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a la inspección de equipos, instalaciones o procesos y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes:

- Inspección de Equipos- Inspección de Instalaciones- Inspección de Procesos

ESTRUCTURA DEL INFORME

Los informes de esta clase tendrán las siguientes partes:

- Memorando de Remisión- Cubierta- Portada- Hoja de presentación

ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI AntecedentesII Métodos de InspecciónIII Resultados de la InspecciónIV Análisis de los Resultados

V ConclusionesVI RecomendacionesVII Anexos

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

- MEMORANDO DE REMISIÓN

Es opcional; en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos.

- CUBIERTA

Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales.

- PORTADA


- HOJA DE PRESENTACIÓN

Es muy importante su cuidadosa elaboración según el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

OBJETIVO

No se hará referencia a conclusiones, resultados o recomendaciones.

Responda brevemente (30 palabras) las siguientes preguntas:

- ¿De qué se trata el informe?- ¿Para qué se hace el informe?- ¿Por qué se hace el informe?

RESUMEN

Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la información más importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situación a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.

LISTA DE CONTENIDO

Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en el cual comienzan. Se ubicará después del Objetivo y Resumen (hoja de presentación).

I. ANTECEDENTES

Presente una breve reseña del historial del equipo, instalación o proceso inspeccionado, señalando inspecciones o reparaciones previas y cualquier otra información de hechos anteriores que permitan al lector una mejor comprensión de cuerpo de informe.

II. METODOS DE INSPECCION

Describa el o los métodos de inspección utilizados, señalando para cada uno la siguiente información:

- Método - Parámetros o estándares- Equipos utilizados- Otros

III. RESULTADOS DE LA INSPECCION

Presente los resultados numéricos o no obtenidos con la aplicación del o los métodos de inspección. Use ayudas gráficas tales como tablas, gráficos, diagramas, fotografías, etc. para complementar esta parte.

IV. ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Presente el análisis, interpretación, o explicación de los resultados obtenidos, incluyendo comparaciones con estudios similares, patrones o estándares.

Esta información es la base para la formulación de las conclusiones y recomendaciones que se incluirán más adelante.

Complemente con las ayudas gráficas necesarias.

V. CONCLUSIONES

Incluya las inferencias, opiniones o apreciaciones lógicamente desprendidas de los resultados y de su interpretación.

En esta clase de informe las conclusiones pueden ser:- Interpretativas- Diagnósticas- Proyectivas

VI. RECOMENDACIONES

Indique lo más precisamente posible las acciones que se sugiere para corregir o mejorar la situación inspeccionada.

VII. ANEXOS

De ser necesario utilice este título para agrupar material complementario (gráfico o no), que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser útil como referencia, respaldo o ampliación de la información principal.

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REVISION: 00 FECHA: 15-01-98

CÓDIGO: IPCE-AM-01-98

FAMILIA: Análisis para mejoras o cambios

CLASE: SELECCIÓN DE CONTRATISTAS, FABRICANTES O SUPLIDORES

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a evaluaciones previas para selección de contratistas, fabricantes o suplidores, así como también los informes para solicitud tanto de inicio de proceso licitatorio como de adjudicación directa.

Los tipos de informes que abarca son los siguientes:

- Selección de contratistas, fabricantes o suplidores- Solicitud de inicio de proceso licitatorio- Solicitud de inicio de proceso de adjudicación directa



- Memorando de Remisión- Portada- Hoja de Presentación

ObjetivoResumen

- Lista de Contenido

I JustificaciónII Descripción del proceso

A ObjetivoB Tipo de procesoC DuraciónD GrupoE Criterios de Selección

III Empresas seleccionadas u oferentesIV Análisis de OfertasV ConclusionesVI RecomendacionesVII Anexos



Este informe siempre debe ir acompañado del memorando de remisión.Ver formato OE-2 de las Especificaciones sobre Otros Escritos.

- PORTADAEs opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales.


Es importante su cuidadosa elaboración de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

Objetivo

No hará referencia a conclusiones, resultados o recomendaciones.

Debe responder brevemente (30 palabras aprox.) las siguientes preguntas:


Resumen


- LISTA DE CONTENIDO

Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en el cual comienzan.

I. ANTECEDENTES

Presente una breve reseña de la historia de la situación a la cual se refiere el informe y presente las razones (económicas, ambientales, operacionales, estratégicas, etc.) que hacen necesario la ejecución de los trabajos, proyectos, fabricación o adquisición. Esta parte está destinada a permitirle al lector una mejor comprensión del cuerpo del informe.

II. DESCRIPCION DEL PROCESO DE SELECCION

A Objetivo del proceso a realizarResponda brevemente (aprox. 30 palabras) las siguientes preguntas:

- ¿De qué se trata el proceso?- ¿Qué comprende el proceso?- ¿Para qué es el proceso?

B Tipo de ProcesoIndique el tipo de proceso (si es licitación o adjudicación directa) y bajo qué reglamento se realiza.

C DuraciónEspecifique en cuánto tiempo o para cuándo se tiene previsto se realice el o los trabajos.

D GrupoEspecifique a qué grupo deben pertenecer las empresas a participar en el proceso según el Registro Auxiliar de Contratistas (RAC) de PDVSA.

E Criterios de SelecciónEnumere los criterios de selección que se tomarán o se tomaron en cuenta para la selección de empresas oferentes.Como ejemplo de criterios se citan:- Capacidad técnica- Capacidad financiera- Inscripción en el RAC de PDVSA- Experiencia- Estimado Pequiven vs. Oferta

III. EMPRESAS SELECCIONADAS U OFERENTES

- En el caso de inicio de proceso licitatorio o de adjudicación directa, y si es el caso, presente la empresa o empresas que se incluirán en el proceso.

- Para el caso de Selección de Contratista, Fabricante o Suplidor, presente una breve descripción de los aspectos más resaltantes de las empresas que presentaron sus ofertas (haga énfasis en las fortalezas que tengan relación directa con la actividad o trabajo a realizar).

IV. ANALISIS DE OFERTAS

- En el caso de solicitud de inicio de proceso se justificará el por qué de las empresas escogidas.

- En el caso de selección de contratista, fabricante o proveedor, presente un análisis de las ofertas recibidas, siguiendo los criterios de evaluación señalados anteriormente. Complemente con una tabla de comparación o matriz de evaluación.

V. CONCLUSIONES

- Para el caso de solicitud de inicio de licitación resaltar la justificación e importancia del proceso en las condiciones solicitadas.

- Para el caso de selección de contratista presentar la(s) opinión(es) considerada(s) más convenientes para la empresa.

VI. RECOMENDACIONES

- Para el caso de solicitud de inicio de licitación solicitar formalmente el inicio del proceso señalando bajo qué reglamento y cuándo.

- Para el caso de selección de contratista solicitar formalmente la contratación de la empresa seleccionada especificando lapsos, condiciones y cualquier modificación o aclaratoria que deba hacerse en las condiciones de la oferta.

VII. ANEXOS

Incluya cualquier documentación del proceso o de las empresas que sirva de soporte o ampliación a la información contenida en el informe.

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FAMILIA: Análisis para mejoras o cambios

CLASE: EVALUACION O ESTUDIO TÉCNICO ECONÓMICO

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a análisis evaluaciones técnicas, económicas y técnico-económicas de equipos, contratos, ofertas, cambios, reemplazo o conservación de equipos, procedimientos operacionales o administrativos y casos similares.


- Evaluación o Estudio Técnico-Económico- Evaluación de Contratos o Proyectos- Selección de Equipos- Selección de Materiales- Análisis de Ofertas- Resumen Técnico-Económico- Oportunidades de mejoras- Mejoras y Cambios Operacionales- Mejoras y Cambios en Sistemas y Procedimientos- Reemplazo o Conservación de Equipos - Acciones Derivadas de Informes de Auditoría



- Memorando de RemisiónPortada

- Hoja de PresentaciónObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI AntecedentesII Situación ActualIII PropuestaIV Justificación de la PropuestaV Estudio TécnicoVI Estudio EconómicoVII ConclusionesVIII RecomendacionesIX Anexos



Es opcional puede usarse el formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTAEs opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales.

- PORTADAEs opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales.



Objetivo


Debe responder brevemente (30 palabras aprox.) las

siguientes preguntas:


Resumen



Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan. Se ubicará después del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentación)

I. ANTECEDENTES

Presente una breve reseña de la historia de situación, contrato, equipos, material u oferta a la cual se refiere el informe. Esta parte está destinada a permitirle al lector una mejor comprensión del cuerpo del informe.

II. SITUACION ACTUAL

La descripción de la situación actual puede descomponerse en dos partes:

A Descripción del proceso dentro del cual se encuentra el equipo, o con el cual se relaciona el contrato, proyecto, materiales u oferta. El grado de detalle dependerá del conocimiento que tenga el lector sobre el proceso.

Complemente con diagramas, cuadros, esquemas de flujo ou otras ayudas gráficas.

B Evaluación del proceso; es decir, indicación de las debilidades, fallas u oportunidades de mejora que se identificaron.Completamente con diagramas, cuadros, esquemas de flujo ou otras ayudas gráficas.

III. DESCRIPCION DE LA PROPUESTA

Presente brevemente la descripción de lo que se propone, indicando toda la información que caracterice el equipo, cambio, sistema, etc. que se esté planteando para mejorar la situación actual.

IV. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA

Incluir las razones que motivan el planteamiento de la propuesta. Estas razones pueden ser de uno o varios de los tipos señalados a continuación:

- Operacionales- Técnicas- Ambientales- Estratégicas

V. ESTUDIO TECNICO

Presente ampliamente el análisis económico que permita decidir sobre la propuesta, incluyendo los siguientes títulos:

A - Caracterización (¿qué se va a hacer?)

B - Comparación y selección de opciones técnicas

C - Análisis del impacto sobre operaciones, ambiente, personal, etc.

D - Cuantificación (cómputos métricos, volumétricos, etc.)

E - Plan de ejecución

Complemente con los gráficos, diagramas o esquemas adecuados.

VI. ESTUDIO ECONOMICO

Presente ampliamente el análisis económico que permita decidir sobre la propuesta, incluyendo los siguientes títulos:

A - Inversión requerida (Bs. y $)B - Plan de desembolsosC - Evaluación económica: tasa interna de retorno, tiempo

de pago, análisis de sensibilidad.

Debe complementarse con los cuadros, gráficos y esquemas necesarios.

VII. CONCLUSIONES

Plasme aquí el resultado lógico de los estudios técnico y económico, indicando si es o no conveniente desarrollar la propuesta. Además debe contener consideraciones sobre los efectos o consecuencias de desarrollarla o no.

En esta clase de informes las conclusiones pueden ser:

- Evaluativas- Diagnósticas- Proyectivas

VI. RECOMENDACIONES

Indique lo más precisamente posible las acciones que se sugiere para desarrollar o no (según sean las conclusiones) la propuesta.

VII. ANEXOS

De ser necesario utilice este título para agrupar material complementario, que no sea parte del cuerpo del informe, pero pueda ser útil como referencia, respaldo o ampliación de la información principal.

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CÓDIGO: IPCE-AP-01-98

FAMILIA: Análisis de Problemas

CLASE: FALLAS O PROBLEMAS OPERACIONALES

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a análisis de fallas o problemas operacionales y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes:

- Fallas por Corrosión- Fallas por Fatiga de Materiales- Fallas Mecánicas- Fallas o Incidentes Operacionales



- Memorando de Remisión- Cubierta (Opcional)- Portada (Opcional)- Hoja de Presentación

ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI Descripción del ProcesoII Antecedentes

III Descripción de la falla o problema operacionalIV Análisis Causa - EfectoV ConclusionesVI RecomendacionesVII Anexos



Es opcional, ver formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA




Objetivo




Resumen

Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la información más importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al

lector comprender la situación a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.


Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan. Se ubica después de la Hoja de Presentación.

I. DESCRIPCION DEL PROCESO

Describa el proceso o partes del sistema donde ocurrió la falla o problema. Incluya en esta parte planos, diagramas de flujo, esquemas, fotografías u otras ayudas gráficas que permitan al lector visualizar o comprender mejor la situación.

Indique la operación o procedimiento que se realiza en el equipo, instalación o proceso.

II. ANTECEDENTES

Describa las condiciones existentes previamente a la ocurrencia de la falla.

Indique las fallas o problemas anteriores, historial del equipo o hechos que hayan afectado en alguna oportunidad anterior al equipo, instalación o proceso. Se refiere, por ejemplo, a modificaciones, cambios de producción, trabajos de mantenimiento, etc.

III. DESCRIPCION DE LA FALLA O PROBLEMA

A. Falla o Problema Ocurrido.

Describa lo más explícitamente posible lo observado en las operaciones, lugar, hora y fecha, equipos e instalaciones y las acciones tomadas al instante. Complemente con las ayudas gráficas adecuadas fotografías, esquemas, diagramas, etc.

B. Consecuencias

Describa en forma completa los daños materiales (equipos e instalaciones), efectos en la producción, daños a terceros, daños ambientales y cuando sea pertinente, costos imputables al evento. Complemente con las ayudas gráficas adecuadas fotografías, esquemas, diagramas, etc.

C. Hechos Adicionales

Indique cualquier otro hecho o información que ayude al lector a comprender la falla o problema.

IV. ANALISIS CAUSA - EFECTO

Presente todas las posibles causas que de acuerdo al análisis realizado pudieran haber influido en la falla. Puede usar para ello la herramienta “Diagrama de Ishikawa”, (“Causa-Efecto” o “Espina de Pescado”), gráfico de corrida, flujograma, diagrama de proceso o diagrama de Pareto, según sea el caso. Fundamente suficientemente cada posible causa señalada.

V. CONCLUSIONES

Plasme aquí los resultados lógicos del análisis realizado describiendo, por ejemplo, la causa(s) principal(es) de la falla o problema operacional.

VI. RECOMENDACIONES

Señale lo más precisamente posible las acciones que se requieren, derivadas de las conclusiones. De ser posible, indique fechas y responsables de la acción propuesta.

VII. ANEXOS


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CLASE: ACCIDENTES MAYORES

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes al análisis de accidentes mayores y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes:

- Lesiones al personal- Daños a materiales o instalaciones- Daños al ambiente



- Memorando de remisión- Cubierta (opcional)- Portada- Hoja de presentación

ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI Datos Básicos

A Lugar, fecha y horaB Descripción del proceso relacionado con el accidenteC Descripción de los equipos o instalación y productos

involucradosD Antecedentes

II El Accidente y sus consecuenciasA Descripción del accidenteB LesionadosC Daños materialesD Daños ambientalesE Duración y costo de la reparación

III Acciones que siguieron al eventoIV AnálisisV ConclusionesVI RecomendacionesVII Anexos



Siga las especificaciones del formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA

Use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales.



Objetivo




Resumen



Debe presentar todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan.

I. DATOS BASICOS

A Lugar, fecha y horaIndique el sitio exacto donde ocurrió el evento, la ubicación de la instalación y el área operacional. Inmediatamente después indique fecha y hora del accidente.

B Descripción del proceso relacionado con el accidenteDescriba en un máximo de 200 palabras las características del proceso o instalación, de los equipos y del personal involucrados.

Incluya en esta parte planos, esquemas, fotografías, etc.

C Descripción de los equipos o instalación y productos involucrados o afectados en el accidente.

D AntecedentesDescriba las operaciones que se realizaban, su propósito

y como se realizaban. Incluya cualquier información sobre hechos o situaciones anteriores al accidente que faciliten su comprensión.

II. EL ACCIDENTE Y SUS CONSECUENCIAS

A Descripción del AccidenteDescriba explícitamente el accidente y sus consecuencias. Presente una relación cronológica de los eventos ocurridos y cualquier cincunstancia que ayude a la comprensión del accidente. Máximo 200 palabras. Incluya gráficos, dibujos o fotografías que faciliten la captación de la información.

B LesionadosIndique (en máximo 100 palabras) las personas de la empresa, del contratista o de terceros que sufrieron lesiones, incluyendo la siguiente información:

ClasificaciónEdadTiempo de servicioTiempo en ocupación actualNivel de educaciónTipo de lesiónParte del cuerpo afectado

C Daños materialesDescriba los materiales, equipos e instalaciones que sufrieron daños y tiempo estimado de reparación, o reemplazo y señale pérdidas de producción y descripción de daños a terceros. Máximo 100 palabras.

D Daños ambientalesDescriba cualquier alteración del ambiente ocurrido como consecuencia del evento. Máximo 100 palabras.

E Duración y Costo de la ReparaciónIndique los costos imputables al evento; como guía pueden citarse:. Daños materiales. Pérdidas a consecuencia del evento. Daños a terceros

III. ACCIONES QUE SIGUIERON AL EVENTO

Describa las acciones tomadas inmediatamente después de ocurrir el evento para evitar daños mayores, para prestar primeros auxilios, o para controlar la situación e informar de ella.

IV. ANALISIS

Establezca condiciones, hechos o situaciones en las cuales se encontraban los equipos y/o el personal involucrado con el accidente. Realice un análisis causa-efecto para clarificar los factores o causas que pudieron intervenir en la ocurrencia del accidente.

V. CONCLUSIONES

Indique las causas del accidente, de manera siguiente:- Inmediatas: Son las causas directas- Básicas: Son las causas indirectas o de origen- Fallas de Control: Son de carácter administrativosOtras conclusiones derivadas del accidente, cuando sea necesario.

VI. RECOMENDACIONES

Señale las sugerencias de acciones, derivadas de las conclusiones, para evitar la repetición de eventos similares e indique el Departamento o Gerencia responsable de la acción y la fecha de completación. No se deben incluir acciones disciplinarias.

VII. ANEXOS


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CLASE: SITUACIONES ESPECIALES

ALCANCE

Este instructivo cubre los aspectos básicos para la elaboración de informes sobre situaciones o problemas especiales no comprendidos en otras clasificaciones del SINADI.


- Problemas de Impacto Ambiental- Problemas con Contratistas o Terceros- Problemas ocasionados por fenómenos naturales- Problemas de salud en el trabajo


- Memorando de remisión- Cubierta - Portada- Hoja de presentación

ObjetivoResumen


II SituaciónA DescripciónB Consecuencias

III Análisis de la situaciónIV ConclusionesV RecomendacionesVI Anexos


- MEMORANDO DE REMISIÓN, utilice el formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA




Objetivo




Resumen

Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la información más importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situación a la que se refiere el informe y

tomar decisiones sobre ella.


Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan.

I. DATOS BASICOS

Escriba aquí el lugar, fecha hora del evento, unidad, comunidad, personal o empresa involucradas en la situación.

II. SITUACION

A Descripción de la situaciónDetalle todo lo relacionado con la ocurrencia de la situación o evento en orden cronológico. Describa todas las circunstancias, hechos y el entorno, a fin de ayudar a aclarar o entender mejor la situación. Complemente con gráficos, dibujos, fotografías y otras ayudas gráficas adecuadas.

B. ConsecuenciasSeñale las consecuencias derivadas de la situación. Considere los siguientes sub-títulos (según el caso):

- Operacionales- Ambientales- Materiales- Económicas- De oportunidad- Comunitarias- Recursos Humanos

III. ANALISIS DE LA SITUACION

Desarrolle un análisis de la situación planteada. Considere todas las posibles causas y los hechos asociados para determinar las más probables. Puede utilizar herramientas de análisis tales como: “Análisis Causa-Efecto” o “Diagrama de Pareto”.

IV. CONCLUSIONES

Plasme aquí el resultado lógico del desarrollo del análisis, indicando las causas que originaron la situación planteada y posibles consecuencias.

V. RECOMENDACIONES

Indique lo más precisamente posible las acciones tomadas, en proceso o que se considere deban tomarse, para controlar las consecuencias de la situación y prevenir su repetición.

VI. ANEXOS

Si fuese necesario dar información adicional o complementaria distinta a la presentada en el cuerpo del informe, inclúyala al final como anexo.

SINADI






CLASE: EVALUACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes de evaluación de organización y resultados de eventos especiales realizados en el Complejo El Tablazo. Eventualmente puede utilizarse para evaluar la asistencia de eventos técnicos.

Los informes que abarca son los siguientes:

- Evaluación de Eventos Técnicos- Evaluación de Intercambios Deportivos- Evaluación de Asistencia a eventos Técnicos- Evaluación de Otros Eventos


- Memorando de Remisión (opcional)- Cubierta (opcional)- Portada (opcional)- Hoja de presentación

ObjetivoResumen

- Lista de contenidoI Descripción del eventoII Análisis del evento

A. Aspectos TécnicosB. Aspectos Organizativos

III Evaluación del EventoIV ConclusionesV RecomendacionesVI Anexos



Es opcional, en caso de requerirse utilice el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA




Objetivo



- ¿De qué se trata el informe?

- ¿Para qué se hace el informe?

- ¿Por qué se hace el informe?

Resumen



Es opcional, use en caso de informes extensos. Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan.

I. DESCRIPCION DEL EVENTO

Presente una caracterización del evento señalando el nombre, lugar, duración, la justificación del mismo, los objetivos y los patrocinadores.

II. ANALISIS DEL EVENTO

A Aspectos Técnicos

En el caso de los eventos técnicos deberán señalarse las actividades, trabajos, ponencias, mesas redondas, plenarias y áreas involucradas.

En el caso de eventos deportivos deberán señalarse las competencias realizadas, número de participantes y áreas involucradas, resúmenes de medallas y tablas por especialidades y cualquier otro aspecto resaltante.

B Aspectos Organizativos

Para los Intercambios Técnicos, Deportivos u otro tipo de eventos, deberá señalarse en esta parte todo lo referente a los integrantes del Comité Organizador, comisiones, grupos de trabajo y cronograma de actividades. También deberá presentarse una relación detallada de la organización del evento en lo relativo a logística, número de participantes en las comisiones y costos del evento, tales como: transporte, alimentación y cualquier otro servicio utilizado.

III. EVALUACION DEL EVENTO

En esta parte deberá presentarse la información relativa al cumplimiento de los objetivos planteados en el evento. Se deberán evaluar los costos, la asistencia, el cumplimiento de las actividades (ponencias, trabajos, competencias, etc.), cumplimiento del cronograma, etc.

IV. CONCLUSIONES

Presente la opinión, basada en la evaluación, sobre la justificación del evento. Igualmente destacar las razones que contribuyeron al logro o no de los objetivos.

V. RECOMENDACIONES

Se deben detallar las sugerencias o proposiciones que se deriven de la realización del evento, aspectos a mejorar en futuras ocasiones y otras ideas derivadas de la evaluación.

VI. ANEXOS

Incluya material complementario que pudiera servir de ampliación o respaldo al cuerpo del informe, tales como: programas, lista de asistentes, reseñas de prensa y otros.

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CLASE: EVALUACIÓN DE CONTRATISTA O FABRICANTE

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a la evaluación de empresas contratistas o fabricantes de bienes o servicios y comprende los siguientes informes:

- Evaluación de empresas fabricantes de partes o equipos- Evaluación de empresas contratistas- Comparación de varias empresas fabricantes o contratistas



- Memorando de Remisión- Cubierta (opcional)- Portada (opcional)- Hoja de Presentación

ObjetivoResumen

- Lista de contenidoI Datos BásicosII AntecedentesIII Metodología de EvaluaciónIV Resultados ObtenidosV Conclusiones

VI RecomendacionesVII Anexos



Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA



Es importante su cuidadosa elaboración según el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

Objetivo






- Resumen



Debe presentar todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan. Se ubicará después del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentación).

I. DATOS BASICOS

Presente el nombre y dirección de la empresa, la persona contacto de la misma, el sector industrial al cual pertenece, los productos que elabora y las capacidades de producción de cada renglón; fuerza laboral; tipos de procesos de fabricación. Indique si la empresa ha sido evaluada por INTEVEP y los resultados. Señale si la empresa ha tenido actividades en el Complejo o en la Industria Petrolera y Petroquímica. En caso de que se trate de una empresa de servicios, indicar las facilidades y/o limitaciones con las que cuenta para llevar a cabo los servicios solicitados.

II. ANTECEDENTES

Presente las razones por las cuales se requiere de los servicios de este tipo de empresa.

III. METODOLOGIA DE EVALUACION

Describa la metodología usada para evaluar los procesos de fabricación de la empresa, tales como: Metodología INTEVEP, COVENIN, ISO-9000.

IV. RESULTADOS

Presente todos los resultados de las evaluaciones realizadas, los valores de la capacidad real de producción y las disponibilidades de la empresa para un período determinado. En caso de evaluar varias empresas del

mismo tipo, presente una matriz comparativa que permita visualizar los distintos resultados de cada una facilitando así su comparación y evaluación en conjunto. Separe en los títulos que sean necesarios. Use ayudas gráficas tales como: fotos, tablas, gráficos, etc., para facilitar la presentación de los resultados.

VI. CONCLUSIONES

Presente sus opiniones sobre los resultados de la evaluación; específicamente señale si la empresa está en condiciones de producir correctamente el equipo o servicio deseado.

En caso de comparar varias empresas, analice las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

En esta clase de informe las conclusiones pueden ser: Evaluativas o Interpretativas.

VI. RECOMENDACIONES

Sugiera las acciones a tomar como producto de la evaluación. Señale en qué casos se puede usar la empresa; los aspectos a mejorar para ser utilización en la fabricación de otros equipos o partes o para la prestación del servicio particular; cuáles cambios deben hacerse en la empresa para lograr una evaluación favorable, la necesidad de hacer otra evaluación y en qué momento.

VII. ANEXOS


SINADI






CLASE: INSPECCIÓN DE MATERIALES Y EQUIPOS EN FÁBRICA

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a la inspección de materiales y equipos en el lugar donde se producen o fabrican y comprende los siguientes informes:

- Inspección de Equipos Mecánicos- Inspección de Equipos Eléctricos- Inspección de Equipos Electromecánicos- Inspección de Equipos de Instrumentación y Control- Inspección de Tubulares- Inspección de Válvulas y Accesorios- Inspección de otros materiales y equipos




ObjetivoResumen


II AntecedentesIII Plan de Aseguramiento de CalidadIV Situación ActualV. Resultados y AnálisisVI ConclusionesVII RecomendacionesVIII Anexos




- CUBIERTA

Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales

- PORTADA



Es importante su cuidadosa elaboración según el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

- Objetivo






- Resumen



Debe presentar todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan. Se ubicará después del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentación).

I. DATOS BASICOS

Señale la caracterización o especificaciones del equipo o material, identificación del fabricante o proceso de manufactura. Indique también el por qué se requiere el equipo o material.

II. ANTECEDENTES

Brevemente presente la cronología desde el inicio de la fabricación hasta el momento de la inspección, reseñando el diseño y responsabilidades de inspección.

III. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Describa el programa de actividades, procedimientos de control y requerimientos de ensayos necesarios para el aseguramiento de la calidad del producto en cada fase del proceso de fabricación.

IV. SITUACION ACTUAL

Señale la fase del proceso de fabricación en que se encuentra el equipo o el avance en la producción del material. Complemente con las ayudas gráficas adecuadas: gráfico de barras, fotografías, etc.

V. RESULTADOS Y ANALISIS

Señale específicamente el cumplimento o progreso del proceso y aclare cualquier desviación en términos:

- Tiempo- Costos- Calidad (desempeño)- Otras variables

Especifique y documente cualquier cambio o modificación de diseño o técnicas de construcción o de manufactura.

De haberse discutido situaciones particulares indique las soluciones o acuerdos alcanzados con el fabricante.

VI. CONCLUSIONES

De acuerdo a la evaluación realizada, mencione si el equipo, material o parte inspeccionada cumple con las especificaciones respectivas (tiempo, costo, calidad) y si se acepta o rechaza.

Las conclusiones en esta clase de informe pueden ser:- Interpretativas- Evaluativas- Diagnósticas- Proyectivas

VII. RECOMENDACIONES

Presente soluciones, inmediatas o a futuro, con respecto al proceso realizado y las acciones a tomar para garantizar su cumplimiento

VIII. ANEXOS

De ser necesario utilice este título para agrupar material complementario (gráfico o no), que no sea parte del cuerpo del informe, para que pueda ser útil como referencia, respaldo o ampliación de la información principal.

SINADI





FAMILIA: Análisis para Mejoras o Cambios

CLASE: INSPECCIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a la inspección de seguridad. Comprende los siguientes tipos de informes:

- Inspecciones de Seguridad- Inspecciones “Girasol”- Auditorías de Higiene- Análisis de Riesgos Operacionales o Riesgos Mayores



- Memorando de Remisión- Cubierta- Portada- Hoja de Presentación

ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI AntecedentesII Métodos de InspecciónIII Resultados de la InspecciónIV Análisis de los Resultados

V ConclusionesVI RecomendacionesVII Anexos



Es opcional; en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA



Es importante ser cuidadosa en la elaboración de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

Objetivo


Responda brevemente (30 palabras) las siguientes preguntas:


Resumen



Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en el cual comienzan. Se ubicará después del Objetivo y Resumen (hoja de presentación).

I. ANTECEDENTES

Presente una breve reseña del historial del equipo, instalación o proceso inspeccionado, señalando inspecciones o reparaciones previas y cualquier otra información de hechos anteriores que permitan al lector una mejor comprensión de cuerpo de informe.

II. METODOS DE INSPECCION

Describa el o los métodos de inspección utilizados, señalando para cada uno la siguiente información:

- Método - Equipos de inspección utilizados- Parámetros o estándares- Otros

III. RESULTADOS DE LA INSPECCION

Para cada uno de los equipos o procesos inspeccionados, presente los resultados numéricos o no obtenidos con la aplicación del o los métodos de inspección. Use ayudas gráficas tales como tablas, gráficos, diagramas, fotografías, etc. para complementar esta parte.

IV. ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Para cada uno de los equipos o procesos inspeccionados, presente el análisis, interpretación, o explicación de los resultados obtenidos, incluyendo comparaciones con estudios similares, patrones o estándares.

Esta información es la base para la formulación de las conclusiones y recomendaciones que se incluirán más adelante.

Complemente con las ayudas gráficas necesarias.

V. CONCLUSIONES

Incluya las inferencias, opiniones o apreciaciones lógicamente desprendidas de los resultados y de su interpretación.

En esta clase de informe las conclusiones pueden ser:- Interpretativas- Diagnósticas- Proyectivas

VI. RECOMENDACIONES

Indique lo más precisamente posible las acciones que se sugiere para corregir o mejorar la situación inspeccionada.

VII. ANEXOS


SINADI




CÓDIGO: IPCE-PO-01-98

FAMILIA: Pre-Operacionales

CLASE: PLAN DE GESTIÓN

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a planes de gestión anuales, trimestrales o mensuales, así como los planes a mediano plazo. Comprende los siguientes tipos de informes:

- Plan a Mediano Plazo- Plan Maestro


Los informes de esta clase podràn tener las siguientes partes, segùn corresponda:

- Memorando de Remisión- Cubierta (opcional)- Portada (opcional)- Hoja de Presentación- Lista de Contenido

-Objetivo-Resumen

I Compendio EjecutivoII Análisis AmbientalIII Lineamientos Corporativos y FuncionalesIV Orientaciones Estratégicas de PEQUIVEN

V. Plan Estratégico del ComplejoA Plan de InversionesB Plan OperacionalC Plan de GastosD Plan de Recursos HumanosE Plan TecnológicoF Planes ComplementariosG Aspectos ClavesH Cuantificaciòn de los Requerimientos.

VI Anexos




- CUBIERTA


- PORTADA


- HOJA DE PRESENTACIÓNEs importante su cuidadosa elaboración de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

Objetivo




Resumen

Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la información más importante sobre el contenido, conclusiones y

recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situación a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.


Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan. Se ubicará después del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentación).

I. COMPENDIO EJECUTIVO

Resume todo lo que engloba el informe, describiendo brevemente cada una de las secciones contenidas en el informe, en el mismo orden que aparecen y señalando los títulos.

Tiene por finalidad dar una visión resumida pero clara de los aspectos considerados en el plan a mediano plazo, así como los resultados esperados del mismo.

No debe ser mayor de cinco páginas y debe incluir gráficos o tablas que condensen información.

II. ANALISIS AMBIENTAL

Contiene el diagnóstico del entorno del negocio petroquímico a nivel internacional y nacional.

A.-Nivel Internacional puede considerar los siguientes aspectos:

-Visión Geopolítica y Económica-Situación Petroquímica Mundial-Tendencias en Demanda y Calidad

B.-Nivel Nacional:

-Situación Económica

-Escenarios, potencial

-Mercado Interno de Productos

-Producción Nacional

-El Complejo El Tablazo en el marco de PEQUIVEN

III. LINEAMIENTOS CORPORATIVOS Y FUNCIONALES

Señale esquemáticamente los distintos lineamientos, agrupàndolos en los siguientes tìtulos:

A. Posicionamiento estratégico corporativo

Presentar las estrategias de PDV para el mediano plazo de acuerdo a las guías corporativas de planificación que emite anualmente PDV.

Sumarizar, adicionalmente, los objetivos generales dentro de los cuales se enmarcará la gestión del Complejo El Tablazo.

B. Lineamientos específicos del Complejo El Tablazo

De acuerdo con las guías corporativas de PDV, mencionar los lineamientos específicos del Complejo El Tablazo.

C. Lineamientos Financieros

- Paridad Cambiaria- Premisas de Inflación- Tasa de Rentabilidad- Depreciación- Tasa Nominal ISLR- Lineamientos financieros generales

IV. ORIENTACION ESTRATEGICA DE PEQUIVEN

Presentar los objetivos del Complejo El Tablazo para el período contemplado en el Plan, especificando las estrategias para el logro de dichos objetivos.

V. PLAN ESTRATEGICO DEL COMPLEJO EL TABLAZO

Presentar el Plan Estratégico del Complejo El Tablazo para el período, acorde con las estrategias definidas. Use los siguientes tìtulos:

A Plan de Inversiones

Presentar la estructura de la cartera global de inversiones del Complejo para el período del plan de

acuerdo a las estrategias establecidas.

Para cada estrategia, clasificar los proyectos:

- En progreso- Nuevos- En etapa de planificación

Incluir una descripción breve de cada uno de los proyectos mejores considerados en el plan.

Indicar también la rentabilidad de cada proyecto y la rentabilidad global de la cartera de proyectos.

B Plan Operacional

1. Bases

Indicar las bases consideradas para la elaboración del plan para los próximos XX años:

- Escenarios de precios- Limitaciones operacionales- Proyección de la demanda del mercado interno

por producto.- Compromisos de exportación

2. Paradas Programadas

Presentar en un cuadro la planificación de paradas de planta por mantenimiento o por proyectos de mejoras de las unidades de producción.

3. Volumen de Producción

Presentar las tablas de producción a manejar para cada producto en el periòdo del plan.

C Plan de Gastos

Presentar las variaciones de gastos operacionales por efecto de la ejecución del plan de inversiones y del plan operacional del período.

Indicar las bases generales consideradas para elaborar el plan de gastos así como las explicaciones sobre variaciones significativas.

D Plan de Recursos Humanos

Presentar las variaciones previstas en relación a fuerza-hombre efectiva del Complejo, durante los próximos X años. Señalar las bases generales consideradas para elaborar la proyección de personal, así como las explicaciones sobre variaciones significativas.

E Plan de Tecnología

Presentar el Plan de Tecnología que se ha planteado en el Complejo para desarrollar el plan a mediano plazo. Indicar las acciones concretar definidas a lo largo del período para alcanzar las metas fijadas por el Complejo en materia de evolución tecnológica.

F Planes Complementarios

Presentar en forma resumida los planes complementarios del Complejo para el mediano plazo en las áreas de Materiales, Suministro, Aseguramiento de la Calidad, Protección Integral, Ingeniería, Ambiente y otros.

G Aspectos Claves

Resaltar los aspectos claves que requiera especial atención por el Complejo durante el período, para asegurar el logro de las metas señaladas en el plan.

H Cuantificaciòn de los Requerimientos

Presentar los requerimientos tècnicos, operacionales, fìsicos, ambientales, y otros, necesarios para el cumplimiento de los objetivos del plan.

VI. ANEXOS

Incluir información (gráfica o de texto) que no sea indispensable en el cuerpo del informe pero que pueda ampliar algún detalle, cálculo, etc. Igualmente pueden incluirse copia de todos los formatos corporativos de PDV que se preparan como parte del ejercicio de planificación a mediano plazo.

SINADI




CÓDIGO: IPCE-OE-02-98

FAMILIA: Otros Escritos

CLASE: MEMORANDOS, CIRCULARES , CARTAS Y CORREO ELECTRONICO.

ALCANCE

Este instructivo cubre los requerimientos básicos para la elaboración de las distintas versiones de memorandos y circulares. También se presentan los correspondientes a las cartas.

Las comunicaciones que abarca son las siguientes:

- Nota Interna- MI (Memorando Interno)- MI-CONFIDENCIAL (Memorando interno confidencial)- Circular- Cartas- Correo Electrónico

DESCRIPCION

I. NOTA INTERNA

Uselo para presentar o solicitar información breve sobre un asunto muy específico. Se debe usar internamente dentro de una misma gerencia o área. No requiere codificación.

El modelo de Nota interna se muestra en el formato OE-2 inserto en màs adelante.

II. MI (MEMORANDO INTERNO)

Uselo para presentar o solicitar información breve sobre un asunto importante y específico.

Debe usarse cuando sea de gerencia a gerencia. Requiere ser codificada, para ello utilice el Sistema de Codificación de Correspondencia a la cual se accesa a través del “profs - numeral”.

El modelo de MI se muestra en el formato OE-2 inserto en la página siguiente.

III. MI-CONFIDENCIAL (Memorando Interno Confidencial)

Uselo para presentar o solicitar información breve sobre un asunto importante, específico y confidencial.

Se entenderá aquí por confidencial aquella información que requiere cierto nivel de protección, ya que su exposición a personal no autorizado puede traducirse en algún daño a las operaciones y a la seguridad de la organización.

Debe usarse cuando sea de gerencia a gerencia.

Requiere ser codificada; para ello utilice el Sistema de Codificación de Correspondencia al cual se accesa a través del profs-numeral.

El formato guía OE-2 que se presenta en la página siguiente.

IV. CIRCULAR

Usela para presentar información breve sobre un asunto específico dirigida a un grupo de personas (un área, una gerencia, gerentes o a todo el personal).

Requiere ser codificada; para ello utilice el Sistema de Codificación de Correspondencia al cual se accesa a traves del profs-numeral

El formato OE-2 que se presenta en la página siguiente.

FORMATO OE-02-01MODELO GENERAL DE MEMORANDO

PEQUIVEN

Lugar y Fecha

NOTA INTERNAMI-XX-CZMI-CONFIDENCIAL Use el título correspondienteCC-XX-CZNúmero Correlativo

PARA: (Nombre y Cargo)

DE: (Nombre y Cargo)

ASUNTO: (Frase breve que de una idea del contenido o tema)

TEXTO

Nombre y Firma del Emisor

Iniciales en mayúsculas/iniciales en minúsculas del redactor / del transcriptorcc: (con copia) usar en caso de enviar copia a otras personas,

indicando nombres y cargos.

V. CARTA

Usela para comunicarse con otra empresa u organización distinta de PEQUIVEN El Tablazo, para presentar o solicitar información breve sobre un asunto importante y específico. Debe ser firmada por niveles gerenciales.

Requiere ser elaborado en papel membrete con el logo Pequiven y ser CODIFICADO; para ello utilice el Sistema de Codificación de Correspondencia al cual se accesa a través del “profs-numeral-misceláneos”.

El formato guía es el OE-3 que se presenta a continuación:

VI. CORREO ELECTRÒNICO (C.C.MAIL)

El Correo Electrònico no es un tipo de escrito; es un medio o canal a travès del cual puede transmitirse cualquiera de los escritos del SINADI. Sin embargo, el mayor uso del Correo Electrónico es para el envío de escritos tales como memorandos (en cualquiera de sus versiones) y reportes. En esos casos debe crearse en el computador el formato adecuado (por ejemplo OE-02-01) y según el resto de las indicaciones.

FORMATO OE-02-02MODELO GENERAL DE CARTA

PETROQUIMICA DE VENEZUELA, S.A. UNIDAD DE NEGOCIO OLEFINAS Y PLANTICOS COMPLEJO EL TABLAZO . LOS PUERTOS DE ALTAGRACIA ESTADO ZULIA - VENEZUELA

PEQUIVEN

Lugar y Fecha( CODIGO)

Señor(a)XXXXCargoUnidad o GerenciaCiudad

TEXTO

Atentamente,

(Nombre, Firma y Cargo del Emisor)

cc: Iniciales de la Gerencias a las que se lesenviaron copia de la Carta

APARTADO DE CORREO Nº 159 . TELEX: 62370 PQTAB-VC - FAX: (061) 908161

SINADI






CLASE: PERIÓDICO DE GESTIÓN

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes periódicos de rendición de cuentas de la gestión realizada, y comprende los siguientes informes:

- Resumen Anual de Operaciones- Resumen Trimestral de Operaciones- Resumen Mensual de la Gerencia X




ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI Alcance del InformeII Resultados Obtenidos



Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA



Es importante su cuidadosa elaboración de acuerdo con el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

- ObjetivoNo se hará referencia a conclusiones, resultados o recomendaciones.



- ResumenPresente en forma breve (aprox. 120 palabras) la información más importante sobre el contenido, aspectos relevantes, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situación a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.



I. ALCANCE DEL INFORME

Señalar el período o lapso sobre el cual se informa.

En el caso que el informe sea solo parcial, indicar el aspecto considerado (p. ej. Ejecución Presupuestaria, Aspectos Relevantes, Jusitifcación de variaciones, etc.).

II. RESULTADOS OBTENIDOS

Los aspectos a incluir dependen de la Gerencia que emite el informe. En cada caso se debe presentar información de avance en relación a los objetivos y metas de gestión señalados en el Plan Anual de la Gerencia.

Complete la información usando gráficos o tablas, y analice los aspectos relevantes de cada una de ellas.

Determine los Indices de Gestión y compárelos con los establecidos (en caso de que se disponga de ellos). Analice las desviaciones y haga la justificación correspondiente.

A continuación se indican los principales aspectos que pueden ser incluidos según la Gerencia que emite el informe.

A. Complejo El Tablazo

1 Aspectos Relevantes2 Aspectos Operacionales3 Aspectos de Calidad4 Aspectos de Recursos Humanos5 Aspectos Relacionados con la Comunidad6 Aspectos de Informática7 Otros Aspectos

B. Gerencia Técnica

1 Aspectos Relevantes2 Estado de presupuesto de inversiones por proyecto3 Actividades por área (IP, Laboratorio, Telecomunicaciones)4 Estudios de Ingeniería5 Aspectos Resaltantes6 Aspectos Financieros

7 Aspectos de Recursos Humanos

8 Aspectos de Seguridad

C. Gerencia de Mantenimiento

1 Aspectos Relevantes2 Indicadores Principales3 Aspectos de Seguridad4 Aspectos de Recursos Humanos5 Aspectos Financieros6 Mantenimiento de Equipos7 Mantenimiento Preventivo8 Apoyo a otras áreas9 Anexos

Indicadores generalesAhorrosOtros

D. Gerencia de Materiales

1 Aspectos Relevantes2 Compras y nacionalización de materiales 3 Convenios de materiales4 Procura para programas de inversiones y paradas

de plantas.5 Movimientos de materiales6 Programa de desincorporaciones7 Mejoras y equipamiento de almacenes8 Inventarios9 Ventas10 Procesos de Pago

E Gerencia de Plantas

1 Aspectos Relevantes2 Producción y Rendimientos, PNR3 Indices Operacionales de Procesamiento4 Factor de Servicio y de las Unidades5 Consumo de Materiales y Pérdidas6 Aspectos de Calidad7 Consumo de Energía8 Indices Financieros9 Recursos Humanos10 Aspectos de Seguridad

F Gerencia de Proyectos

1 Aspectos Relevantes2 Avance físico de Proyectos3 Avance Financiero4 Proyectos Desfasados5 Proyectos Cancelados6 Proyectos Concluidos7 Proyectos en Progreso8 Situación de Contrataciones9 Situación de Procura de Materiales

G Gerencia de Suministros

1 Aspectos Relevantes2 Procesos de pago3 Utilización de servicios y suministros

H Gerencia de Protección Integral

1 Aspectos Relevantes2 Indices de seguridad3 Areas de Atención4 Explicación de desviaciones5 Ejecución financiera6 Estadística de accidentes7 Logros

I. Gerencia de Recursos Humanos

1 Aspectos Relevantes2 Estadísticas de Gestión3 Programas de RRHH4 Avance de Programas5 Resultados/Logros6 Situaciones Organizacionales (áreas de atención)

J. Gerencia de Finanzas

Los aspectos serán indicados por la Gerencia

K. Gerencia Legal


L. Gerencia de Servicios Industriales


M. Gerencia de Mejoramiento de la Gestión


N. Gerencia de Asuntos Públicos


O. Gerencia Médica


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CLASE: CIERRE DE PARADA DE PLANTA O EQUIPOS

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a paradas programadas de plantas o equipos a su culminación




ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI AntecedentesII Resultados ObtenidosIII ConclusionesIV RecomendacionesV Anexos



Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones de Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA




- Objetivo




- Resumen

Presente en forma breve (aprox.) 120 palabras) la información más importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situación a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.



I. ANTECEDENTES

Señale los objetivos claves de la parada y los trabajos relevantes, tomados del Plan de Ejecución de la Parada.

Indique también las estrategias claves y premisas para la planificación de dicha parada.

II. RESULTADOS OBTENIDOS

Presente la información separada por cada planta o equipo en particular. Use un título específico para cada uno y sepárelo en los siguientes subtítulos:

A. Planta XXX1. Condición inicial de planta o equipo2. Trabajos y ensayos efectuadas3. Condición final de la planta o equipo, analice la

situación integral de cada planta o equipo.4. Análisis de Desviaciones, presente con la ayuda de

tablas y gráficos la siguiente información: - Desviación en cuanto al tiempo (avance físico)- Variaciones de presupuesto (justificación)- Problemas de procura- Problemas en los procesos de licitaciones, contrataciones o

ejecuciones de contratos. - Otras desviaciones (Protección Integral, Horas-Persona,

Seguridad, etc.).

B. Planta YYY1. ...2. ...

III. CONCLUSIONES

Para cada planta o equipo analizados plantee su opinión, apreciación o inferencias sobre los resultados de la parada, y el grado de éxito logrado.

En esta clase de informe las conclusiones pueden ser:

- Interpretativas- Evaluativas- Diagnósticas- Proyectivas

IV. RECOMENDACIONES

Para cada planta o equipo indique lo más precisamente posible las acciones que se sugieren sobre la base de las conclusiones anteriores, con el fin de mejorar la situación presente o para orientar la ejecución de futuras paradas de plantas o equipos.

V. ANEXOS

De ser necesario utilice este título para agrupar material complementario (gráfico o no) que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser útil como referencia, respaldo o ampliación de la información principal.

SINADI






CLASE: MINUTAS

ALCANCE

Este instructivo cubre los requerimientos básicos para la elaboración de minutas.

Las minutas que abarca son las siguientes:

- Minuta de reunión interna- Minuta de reunión con terceros

DESCRIPCION

Suministre en la minuta, la siguiente información:

A. CARACTERISTICAS GENERALES DE LA REUNION

- Escriba el número, fecha de realización, lugar y objetivo de la reunión.

- El nombre y la unidad, departamento, sección o gerencia a la cual pertenece quien elabora la minuta, así como también el nombre y la organización de cada asistente a la reunión.

La firma de los asistentes será obligatoria cuando sea de una reunión con terceros o una reunión interna formal.

- Los nombres de las personas y gerencias a quienes se les enviará (distribuirá)copia de la minuta, según lo acordado en la reunión.

B. ASPECTOS TRATADOS

Identifique los asuntos tratados correlativamente y clasifíquelos en tres grupos:

1 Información General

Ubique en este grupo toda información suministrada o solicitada, durante la reunión, pero que no requirió decisión.

2 Seguimiento de Decisiones Anteriores

Ubique en este grupo de descripción de las actividades realizadas y sus logros, de acuerdo a las decisiones de reuniones anteriores.

3 Aspectos Acordados

Describa aquí los nuevos aspectos tratados que requirieron toma de decisiones indicando la persona o unidad responsable de ejecutarlos y la fecha esperada de su realización.

A continuación se presenta el formato guía OE-03--01.

FORMATO OE-03-01MODELO GENERAL DE MINUTA

MINUTA

REUNION Nº FECHA: LUGAR: HORA:

OBJETIVO:

PREPARADA POR: ORGANIZACION:

ASISTENTES

Nº ASPECTOS TRATADOS Y ACORDADOS

RESPONSABLE

DISTRIBUCION ANEXOS

FORMATO OE-03-01 (Continuación)

Nº ASPECTOS TRATADOS Y ACORDADOS

Pág. ___ de ___RESPONSABLE

SINADI






CLASE: AVANCE DE PROYECTOS

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes al avance o terminación de proyectos cuyo monto y complejidad amerite de un informe detallado.

- Avance de Proyectos- Terminación de Proyectos




ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI Estado Actual del ProyectoII Análisis de CumplimientoIII Corrección de Desviaciones IV ConclusionesV RecomendacionesVI Anexos



Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-3 de las Especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA




- Objetivo




- Resumen

Presente en forma breve (aprox.) 120 palabras la información más importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situación a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.



I. ESTADO ACTUAL

Presente una descripción de la situación consolidada del proyecto. Complemente con el formato EG-1 de las Especificaciones Generales OP-0301 incluido más adelante. Deben cubrirse estos aspectos:

- Avance Físico- Avance Financiero- Estado de la Procura- Estado de las Licitaciones o Contrataciones- Otros aspectos: RRHH, Protección Integral, Seguridad,

Logística, etc.

II. ANALISIS DE CUMPLIMIENTO

Evalúe las desviaciones o situaciones particulares que se presentan en el proyecto y complemente con los formatos necesarios (OP-03-01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08 incluidos más adelante). Estas desviaciones pueden ser (use un título para cada tipo de desviación):

- Desviación en cuanto a avance físico- Variaciones de presupuesto - Problemas en la procura- Problemas en los procesos de licitación, contrataciones o

ejecuciones de contratos- Otras desviaciones

III. CORRECCION DE DESVIACIONES

Presente detalladamente las opciones para mejorar o solventar las desviaciones ocurridas y la forma de como estas acciones serán instrumentadas o llevadas a la práctica. Use un título para cada tipo de corrección.

IV. CONCLUSIONES

Presente las causas de las desviaciones habidas.

Señale si en el proyecto se cumplirán las metas de tiempo, costo, calidad, desempeño y seguridad.

Indique también cuáles serían las consecuencias que se derivan de la situación actual de avance y las tendencias que se han observado.

En esta clase de informe, las conclusiones pueden ser:

- Evaluativas- Interpretativas- Diagnósticas- Proyectivas

V. RECOMENDACIONES

Señale acciones específicas que se sugieren ejecutar para solucionar o disminuir el impacto de las situaciones o problemas planteados.

Al cierre del proyecto señale los aspectos relevantes que conviene tener presentes en proyectos futuros.

VI. ANEXOS

Utilice este título para agrupar material complementario (gráfico o no) que no sea parte del cuerpo del informe, pero que puede ser útil como referencia, respaldo o ampliación de la información principal.

FORMATO OP-03-01. ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO

FORMATO OP-03-02. AVANCE FISICO

FORMATO OP-03-03. ESTADO DE LA INGENIERIA DEL PROYECTO

FORMATO OP-03-04. CURVA "S" DE... (INDIQUE LA VARIABLE)

FORMATO OP-03-05. ESTADO DE LA PROCURA

FORMATO OP-03-06. ESTADO DE LA CONTRATACION

FORMATO OP-03-07. ESTADO DE LA CONSTRUCCION

FORMATO OP-03-08. PLAN DE DESEMBOLSO (MMBs)

SINADI






CLASE: GUÍAS OPERACIONALES

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a Guías Operacionales y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes:

- Presupuesto Volumétrico- Instructivo para Paradas de Plantas o Equipos- Lineamientos para Formulación de Presupuesto




ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI AlcanceII Premisas (Metodología)

III Forma de ImplementaciónIV Resultados EsperadosV Anexos (Opcional)



Ver formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA



Es muy importante su cuidadosa elaboración de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.

- Objetivo



- Resumen



Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan. Se ubicará

después del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentación).

I. ALCANCE

Señale la cobertura que tiene la Guía en términos de lapsos, áreas, personas o departamentos a quienes concierne o tienen que ver con ella.

II. PREMISAS

Presente la base de cálculo o premisas que se plantean para el aspecto particular del informe (p. ej. lineamientos corporativos, premisas macroeconómicas, premisas de trabajo, supuestos, etc.).

III. FORMA DE IMPLEMENTACION

Según sea el caso se estructurará esta sección para la circunstancia particular. Los siguientes títulos se presentan frecuentemente:

- Descripción del proceso o trabajo- Organización del trabajo- Cronograma de aplicación- Distribución de responsabilidades- Recursos requeridos- Forma de cálculo- Planes específicos

IV. RESULTADOS ESPERADOS

Establezca las salidas más importantes que se desean obtener con la aplicación de esta guía.

Precise también las acciones que se sucederían a la aplicación de la guía, por ejemplo; si se revisarán los resultados de su aplicación en el lapso previsto, si se modificará sobre la marcha o cualquier aspecto relevante a su implementación.

V. ANEXOS

Algunos informes de esta clase pueden requerir anexos. Si este es el caso utilice este título para agrupar material complementario (gráfico o no) que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser útil como referencia, respaldo o ampliación de la información principal.

SINADI






CLASE: PROYECTO DE PLANES Y PRESUPUESTO

ALCANCE

Este instructivo cubre la preparación de informes referentes a la presentación del proyecto de presupuesto y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes:

- Proyecto de Presupuesto del Complejo- Proyecto de Presupuesto de Gerencia- Proyecto de Presupuesto de Departamento- Proyecto de Presupuesto de Proyecto Especial

En los tipos mencionados se puede incluir el Presupuesto de Operaciones y el Presupuesto de Inversiones conjuntamente, o manejarlos por separado.




ObjetivoResumen

- Lista de ContenidoI Período o AlcanceII Bases de formulación III Aspectos resaltantesIV Presupuesto de OperacionesV Presupuesto de InversiónVI Resultados esperadosVII ConclusionesVIII Recomendaciones (opcional)IX Anexos (opcional)



Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos.

- CUBIERTA


- PORTADA




- Objetivo




- Resumen



Presente todos los títulos de primer y segundo orden del informe con indicación de la página en la cual comienzan. Se ubicará después de la Hoja de Presentación (Objetivo y Resumen).

I. PERIODO O ALCANCE

Señale el lapso que cubre el presupuesto que se presenta.

Indique también si se trata de un presupuesto integral o parcial, detallado o sumario y si es primera aproximación o se trata de una revisión de uno previo.

II. BASES DE FORMULACION (Opcional)

- Presente los lineamientos o guías financieras, operativos o estratégicos sobre los cuales se basa el presupuesto.

En el caso de que utilice lineamientos distintos a los que en general dicta la Gerencia de Finanzas, señale los criterios adicionales o estimaciones tomadas en consideración.

III. ASPECTOS RESALTANTES

Para complementar la justificación del presupuesto presente aquí los objetivos de la gerencia, departamento o proyecto.

Presente la información fundamental que sustenta la estimación presupuestaria que se presenta.

En tal sentido, indique las acciones mayores, proyectos, ampliaciones o disminuciones de fuerza-hombre, recursos especiales, etc., que en base a las metas que se han considerado, se requieren incluir dentro del presupuesto.

IV. PRESUPUESTO DE OPERACIONES

Presente el presupuesto de operaciones siguiendo las instrucciones emanadas de la Gerencia de Finanzas. Complemente con los cuadros o gráficos adecuados.

V. PRESUPUESTO DE INVERSIONES

Presente el presupuesto de inversiones siguiendo las instrucciones emanadas de la Gerencia de Finanzas. Complemente con los cuadros o gráficos adecuados.

VI. RESULTADOS ESPERADOS

En base al grado de certidumbre utilizado en la formulación del presupuesto, señale su apreciación en cuanto a posibles desviaciones que se pudieren presentar o por el contrario su grado de cumplimiento. Complemente con los cuadros o gráficos adecuados.

VII. CONCLUSIONES

Señale su opinión sobre el grado de precisión del presupuesto.

En esta clase de informes las conclusiones pueden ser:

- Evaluativas o- Interpretativas

VIII. RECOMENDACIONES (Opcional)

En caso de considerarlo necesario, sugiera acciones para corregir o garantizar el cumplimiento del presupuesto presentado.

IX. ANEXOS (Opcional)

Si requiere añadir algún soporte adicional para justificar sus estimaciones presupuestarias, incluirlo en este título.

SINADI






CLASE: INCIDENTES

ALCANCE

Este instructivo presenta los requerimientos básicos para llenar el formato de Análisis de Incidente.

DESCRIPCION DEL FORMATO DE ANALISIS DE INCIDENTE.

El formato de análisis de incidente deberá llevar el logotipo de Pequiven arriba y a la izquierda; en el centro, el título “Análisis de Incidente” así como también el nombre de la gerencia la cual emite el informe. Al lado derecho llevará el número o código del formato según asignación de cada unidad.

Los otros elementos que se indicarán en el formato son:

1. Fecha y hora del incidente

2. Lugar y sitio específico donde ocurrió el incidente

3. Departamento o Gerencia donde ocurrió (involucrada)

4. Llene el recuadro Nº 1 “Descripción del evento”. Describa brevemente lo ocurrido resaltando los hechos más importantes o trascendentales.

5. Llene el recuadro Nº 2 “Causas inmediatas”. Enumere las causas inmediatas, es decir, las que generaron directamente la ocurrencia del incidente.

6. Llene el recuadro Nº 3 “Causas Básicas”, enumere las causas que sin ser directas, según lo observado e investigado, favorecen o promueven la ocurrencia del incidente.

7. Llene el recuadro Nº 4 “Causas de Fondo”. Enumere, según lo investigado o lo consultado, las causas de fondo, es decir, las condiciones presentes en el lugar o en los procesos que se consideran como propiciadoras del incidente.

8. Llene el recuadro Nº 5 “Acciones tomadas”. Enumere las acciones tomadas y por tomar ante el incidente y las personas y unidades responsables de ejecutarlas para subsanar, remediar o evitar la futura ocurrencia (o la repetición del incidente).

9. El formato debe ser firmado por el Supervisor, Superintendente y el Gerente del área donde ocurrió el incidente.

PEQUIVEN

COMPLEJO EL TABLAZOANÁLISIS DE INCIDENTE

PIZ-XXX XX-XX

FECHA Y HORA:_______________________

LUGAR Y SITIO ESPECIFICO:

__________________________________________________________________________________________________________________

DEPARTAMENTO Y GERENCIA: _______________________________________________________________________________________________________________

(1) DESCRIPCION DEL EVENTO

(5) CAUSAS DE FONDO

(2) CAUSAS (3) CAUSAS

INMEDIATAS BASICAS (4) CAUSAS DE FONDO

FIRMAS: ______________

______________ _____________

SUPERVISOR SUPERINTENDENTE GERENTE

PEQUIVEN

INFORME DE ANALISIS DE FALLA DE EQUIPOS

Formulario No.

Análisis de Falla de Equipos

IDENTIFICACION DEL EQUIPO: UBICACION:

FECHA PARADA: CAUSA PROBABLE DE FALLA:

EFECTO SOBRE OTROS EQUIPOS U OPERACONES:

EQUIPO DE REPUESTO

INICIADO POR: FECHA:

ESTA SECCION SERA COMPLETADA POR EL SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO

CAUSA DE LA FALLA:

ORDEN Nº FECHA INICIO: FECHA COMPLETACION SUBCONTRATADO HORAS TOTALES

EN SITIO

TALLER

ACCION TOMADA PARA CORREGIR LA FALLA:

FIRMA FIRMA

RECOMENDACIONES PARA PREVENIR FALLAS SIMILARES

FIRMA FIRMA

(1)

(2)

SINADI



REVISIÓN: 00 FECHA:15-1-98



CLASE: REPORTES

ALCANCE

Este instructivo presenta los requerimientos básicos para la elaboración de un tipo de escrito menor, diferente del Informe, que se utiliza frecuentemente en El Complejo y que son muy importantes para el flujo de información operacional.

DESCRIPCION

Por reporte se entiende un escrito distinto del Informe, que es breve y que presenta cuenta de una actividad o trabajo, sin mucha elaboración sobre los datos; donde prevalece el enfoque enumerativo o descriptivo y con ausencia de análisis, interpretaciones, opiniones o recomendaciones. Con frecuencia se elaboran en formatos o planillas. También pueden llamarse “Relaciones”. Si el escrito a preparar no se ajusta a esta descripción posiblemente se trate entonces de un informe y debe consultarse la Especificación correspondiente.

ESTRUCTURA

La estructura de los Reportes es muy variada, y con el propósito de mejorar su utilidad se presentan lineamientos generales sobre su estructura. Todo reporte deberá estar estructurado en dos o tres partes que son:I. EncabezadoII. Cuerpo

III. Anexos (Ver el formato anexo)

I. EL ENCABEZADO

El reporte deberá llevar arriba y a la izquierda el Logotipo de Pequiven. En el centro, el título y al lado derecho, llevará el número o código del formato EG-1 de las Especificaciones Generales según asignación de cada unidad.

Los elementos que deberán encabezar al reporte son:

- Título del Reporte y número o código (cuando corresponda)

- Lugar y fecha. En algunos casos se indicará el horario, especialmente en los reportes de producción.

- Nombre, cargo y unidad a quien va dirigido

- Nombre, cargo y unidad de quien elaboró o emite el reporte

- El asunto, el cual es una frase breve que da una idea exacta del contenido del reporte.

II. EL CUERPO

Contiene la información que se presentará. Puede ser en forma de texto, gráficos o en tablas. Por definición, el reporte generalmente lleva una o dos páginas. De ser necesario, se podrán presentar algunos comentarios precisos cuando se quiera explicar algún dato o información, contenido en una ayuda gráfica.

III. ANEXOS

De ser necesario algún material de soporte o ampliación al cuerpo del reporte se incluirá como anexo. No debe incluirse material superfluo.

FORMATO OE-01-01MODELO GENERAL DE REPORTE

TITULO CODIGO:

LUGAR Y FECHA:PARA:DE:ASUNTO:

DESDE:

COPIAS:

HASTA:

TEXTO YAYUDAS GRAFICAS

SINADI~1

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