¿Qué es Microsoft Project?

Es un programa para la gestión de proyectos . Permite organizar lainformación acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costosasociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyectopara que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto yconseguir así los objetivos planteados.

Se puede utilizar para controlar proyectos tanto simples comocomplejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todaslas actividades para supervisar su progreso.

La Administración de Proyectos

La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrartareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente condelimitaciones de tiempo, recursos o costo. Es decir:

a. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo: una lista de tareas y susfechas de comienzo y fin escritas en un cuaderno de notas.

b. Un plan de proyecto puede ser complejo, por ejemplo: miles de tareas yrecursos, y un presupuesto del proyecto de millones de pesos.

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como su división entareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre losmiembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa eltrabajo. Todos los proyectos constan de tres fases principales:

• Crear el plan.• Administrar y realizar un seguimiento del proyecto.• Cerrar el proyecto.

Triángulo del Proyecto

Los tres factores que conforman cada proyecto son:

•Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacióndel mismo.•Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.•Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario pararealizarlos.

Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los treselementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia enel proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro y determina laclase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Sisabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácilplanear y administrar el proyecto.

Base de Datos

El programa almacena los detalles acerca delproyecto en su base de datos. Utiliza esainformación para calcular y controlar laprogramación, los costos y otros elementosdel proyecto, mediante la creación de un plan.Cuanto más información se proporcione, máspreciso será el plan.

Como si se tratara de una hoja de cálculo,Microsoft Project muestra los resultados delos cálculos inmediatamente. Pero el plan delproyecto no se crea mientras no se introducela información esencial acerca de todas lastareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizaráel proyecto o las fechas en las que estánprogramadas las tareas.

Microsoft Project coloca la información que seintroduce y la que calcula en campos quecontienen tipos de información específicos,como nombres o duraciones de tareas.Generalmente cada campo aparece en unacolumna.

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información,pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Paratener acceso a la información, se utilizan las herramientas siguientes:

1. Vistas: que presentan un subconjunto de información del proyectoen un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama deGantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráficode barras.

2. Tablas: que definen las columnas mostradas.3. Filtros: que permiten centrarse en tareas o recursos específicos.

Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y losfiltros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puedeocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base dedatos y seguirá actualizándose.

Vistas

Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y,si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar lainformación en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas:

1. Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Las vistasDiagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario sondiagramas o gráficos.

2. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila contieneinformación acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna contiene uncampo en el que se especifica información concreta sobre las tareas o los recursos.Las columnas se denominan norma lamente campos.

3. Los formularios representan la información en un formato similar al de unformulario de papel. Los formularios muestran la información de una tarea o de unrecurso individual.

Tablas

Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas,recursos y asignaciones en una vista de hoja.

Filtros

Especifican la información de una tarea o de un recurso que sedebe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplicael filtro Tareas críticas , sólo se muestran las tareas críticas.

Microsoft Project como programa

MP programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores,incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, comodías festivos y vacaciones. Lo que es más importante, programa cada tarea utilizando lafórmula

duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:

Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y suasignación.

Ejemplo:

q Si 3 pintores trabajan 2 días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, eltrabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).q El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).q El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).q La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).