Sic-p-120 Procedimiento de Revisiones Independientes

8/22/2019 Sic-p-120 Procedimiento de Revisiones Independientes

http://slidepdf.com/reader/full/sic-p-120-procedimiento-de-revisiones-independientes 1/25

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILECODELCO - CHILE

Procedimiento de Revisiones IndependientesSIC-P-120



CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILEGERENCIA CORPORATIVA DE EVALUACIÓN DE INVERSIONES

Y CONTROL DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTO DE REVISIONES INDEPENDIENTES

ManualDoc. Nº : SIC-P-120Rev. : 0Fecha : 15 / 12 / 09Página : 2 de 25

ÍNDICE

1. REFERENCIAS ................................................................................................................3 2. OBJETIVOS ......................................................................................................................4 3. ALCANCE Y APLICACIÓN ..............................................................................................6 4. DEFINICIONES .................................................................................................................8 5. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................9 6. PROCEDIMIENTO DE REVISION INDEPENDIENTE DE TOMA DE DECISION Y DE

SEGUIMIENTO Y CONTROL ........................................................................................10 7. INFORMES......................................................................................................................21 8. REVISIONES...................................................................................................................24

ANEXO







1. REFERENCIAS

Los documentos relacionados con el presente manual son los siguientes:

Manual de Inversión de Capital (SIC-M-001)

Manual de Revisión Independiente SIC-M-002

Procedimientos SIC-P-001, SIC-P-002, SIC-P-003, SIC-P-004 los cuales establecenlos contenidos y calidad exigida a los estudios para Proyectos Mayores en susetapas de perfil, prefactibilidad y factibilidad y que sirven de base para el proceso derevisión de revisiones.

Procedimiento SIC-P-005, el que define las base de de el costos de capital yoperación para los proyectos en sus distintas etapas de desarrollo.

Procedimiento SIC-P-006, el que especifica el enfoque y las definiciones para laelaboración de Planes de Trabajo de Estudio.

Procedimiento SIC-P-007, el que especifica el enfoque y las definiciones para laelaboración del Plan de Ejecución de Proyecto.

“Categorización de Recursos y Reservas, el proceso de conversión y las etapas deun proyecto”. Gerencia de Planificación y Tecnología Minera, Vicepresidencia deDesarrollo

Norma Mantenibilidad y Confiabilidad en Proyectos de Inversión, VicepresidenciaCorporativa de Excelencia Operacional, Promoción y Sustentabilidad, Diciembre2005.

Análisis de Riesgos en Materiales de Sustentabilidad para inversiones de Capital dela Corporación (NCC-24)

Normas y Procedimiento de Desarrollo de las Personas







2. OBJETIVOS

La “Política Corporativa de Inversión de Capital” señala que Codelco se compromete arealizar inversiones:

“Apegadas estrictamente al cumplimiento del ciclo inversional a través del enfoque por etapas y con un conjunto específico de productos entregables en cada una de ellas, conun claro proceso de toma de decisión, mediante revisiones y análisis independientes

a su ejecución”.

El proceso de revisión de inversiones no sólo es esencial para cumplir con los requisitosde control de Codelco, sino que además permite agregar un valor adicional aprovechandola experiencia de los integrantes del equipo de revisión.

Por lo tanto es requisito esencial para cumplir con esta Política realizar revisiones detodas las recomendaciones de inversión para evaluar de manera independiente elequilibrio de riesgo rentabilidad de la inversión y comunicarlo adecuadamente al interior

de la organización. Antes de tomar una decisión de invertir, la Corporación deberá evaluarrigurosamente los riesgos y elaborar planes y capacidades para mitigarlos al máximomediante el proceso de Revisiones Independientes definidos en el presenteProcedimiento.

De esta forma, el proceso de Revisión Independiente es un componente clave delSistema de Inversión de Capital (SIC) de Codelco. Asegurará a quienes toman lasdecisiones y al Directorio que las oportunidades de inversión son sólidas y han sido

sometidas a revisiones consistentes, rigurosas e independientes.Una vez tomada la decisión de invertir, se empleará el proceso de revisión para informaren forma independiente sobre el avance y las proyecciones de los objetivos de inversiónautorizados.

La Revisiones Independientes se realizan a objeto de:

- Emitir un juicio técnico sobre la viabilidad de los proyectos en sus distintas fases en

cuanto a aspectos técnicos y el cumplimiento de los estándares que señala el SIC.- Optimizar el proceso de revisión para la Toma de Decisión evitando la duplicidad de

tareas e incrementando el desarrollo de tareas en paralelo en vez de en serie.- Activar la participación de expertos de distintas disciplinas permitiendo una mirada

sistémica e integral al proyecto- Articular juicios que permitan identificar fallas fatales que harían inviable el proyecto

l d fi i ió bi id ifi l bilid d í i d d







Los siguientes principios sustentan el proceso de revisión independiente del Sistema deInversión de Capital:

- Las propuestas de inversión deberán ser revisadas en forma independiente porexpertos calificados y experimentados.

- Se deberán evaluar por separado el impacto de las propuestas de inversión en laestrategia de negocios de la Corporación y el efecto local que conlleva mejorar las

unidades de negocio o los activos existentes.

- La evaluación de las propuestas de inversión deberá hacerse separadamente delfinanciamiento de la inversión.







3. ALCANCE Y APLICACIÓN

El presente Procedimiento se aplica a las Revisiones Independientes de Toma deDecisión- RI(TD) y a las Revisiones Independientes de Seguimiento y Control-RI(SC) delos Proyectos Mayores. Cabe señalar que en el SIC se diferencian los Proyectos Mayoresde los Menores de acuerdo al monto proyectado o presupuestado en su etapainversional. A título referencial, al momento de emisión de este Manual, son ProyectosMayores aquellos con un nivel de inversión mayor a US$ 10 millones. Este nivel puede

modificarse según lo considere pertinente el Sr. Presidente Ejecutivo y es comunicado víaResolución1.

Este Procedimiento proporciona los procesos y el marco conceptual para iniciar ycompletar las Revisiones Independientes. Su finalidad es entregar una estructura comúnpara este tipo de revisiones en toda la organización de Codelco, con terminologías,organigramas, enfoques y entregables consistentes, permitiendo simultáneamente laflexibilidad necesaria para adaptar las revisiones a las oportunidades de inversiónpertinentes.

El objetivo del proceso de Revisión Independiente de Toma de Decisión forma parte delas etapas de estudio del sistema de inversión de capital. Consiste en la evaluaciónindependiente de los estudios, los proyectos y las transacciones por parte de personalaltamente competente y experimentado.

El proceso de Revisión Independiente descrito en el presente Manual incluye requisitosobligatorios para los procesos de aprobación con el fin de asegurar que el enfoque de

decisión de inversiones sea consistente y que los proyectos en ejecución cumplan con losplanes y procedimientos aprobados necesarios para obtener resultados óptimos.

Las Revisiones Independientes Extraordinarias, las Revisiones de Pares Extraordinariasy las Revisiones de Postevaluación Completa que señala la Figura en el Anexo podránser realizadas según los lineamientos contenidos en el presente Procedimiento. Sinembargo, por ser específicas y ad-hoc se realizarán de en base a las decisiones que tomeel responsable nominado de realizar la revisión y de común acuerdo con el mandante dela revisión.

Los principios del Sistema de Inversión de Capital (y del proceso de revisión que lorespalda) se aplicarán igualmente cuando Codelco participe en una inversión comooperador único, operador colectivo o no operador.

Cuando Codelco actúe en calidad de no operador, se fomentará la participación de los







oportunidades desde su propia perspectiva, por lo que se requieren revisionesindependientes, especialmente de los aspectos comerciales de las transacciones.







4. DEFINICIONES

DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN

CICE Comité de Inversiones del Comité Ejecutivo, integrado por laspersonas/cargos que se designen por Resolución de la PresidenciaEjecutiva

CID Comité de Inversiones del Directorio, formado por: Miembros del

Directorio y el Secretario del Directorio.CSPE Comité de Seguimiento de Proyectos Estructurales

CCP Comité de Coordinación de Proyectos, integrado por las personas/cargosque se designen por Resolución de la Presidencia Ejecutiva

GCEI Gerencia Corporativa de Evaluación de Inversiones y Control deProyectos

Gerente/J efe deEstudio/Proyecto

Gestor/Ejecutor de un estudio o proyecto

GGD Gerente General de División / Vicepresidencia en Codelco Norte

Independiente Capacidad demostrada de no tener opiniones comprometidas por relacióno participación en el estudio o proyecto

“J oint Venture” Acuerdo comercial en el que Codelco posee una participación en unactivo o negocio con otra compañía u organización (empresa colectiva oconjunta)

MAF Manual de Alcance de Facultades

Parámetro Clavede Resultados

Criterio o factor empleado para la evaluación global de la inversiónpropuesta

Proyecto Mayor Proyecto cuya etapa inversional proyecta o presupuesta un monto mayora US$ 10 millones 2

Revisor

Independiente

Experto reconocido en determinada área técnica o administrativa, capaz

de emitir opiniones documentadas e independientes del equipo queejecuta el estudio o proyecto

RI(TD) Revisiones Independientes de Toma de Decisión

RI(SC) Revisiones Independientes de Seguimiento y Control

VCDES Vicepresidencia Corporativa Desarrollo y Sustentabilidad







5. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE FUNCIÓN

CCP Designa al Responsables de la Revisión Independiente

GCEI Mantiene y perfecciona el Manual y Procedimiento deRevisión Independiente

Recomienda al CICE/CSPE/CID la realización derevisiones independientes

Coordina el proceso de Revisión Independiente yestablece el calendario semestral

Recomienda al CCP el Responsable de de realizar laRevisión Independiente

Propone la presentación del informe de RevisiónIndependiente al CCP o al CICE.

Responsable deRevisión Independiente

Recomienda y designa a los miembros del equipo derevisión

Dirige y realiza la revisión con el apoyo de su equipo

Resplada e Informa los resultados de la RevisiónIndependiente

Gerente de Estudio Comunica a la VCP o al GGD y a la GCEI a fecha en que

se ha planeado la Revisión Independiente de un estudioEntrega documentos e información al líder de la RevisiónIndependiente

Ejecutor (VCP/GPRO ounidad designada)

Garantiza el cumplimiento de los procesos de RevisiónIndependiente de acuerdo a lo dispuesto en el presenteProcedimiento.







6. PROCEDIMIENTO DE REVISION INDEPENDIENTE DE TOMA DE DECISION Y DESEGUIMIENTO Y CONTROL

6.1 Aspectos generales y de gestión de las Revisiones Independientes

La operativización y coordinación de las Revisiones Independientes está radicadaen la GCEI en el marco del Manual SIC-M-002 y los lineamientos contenidos en elpresente Procedimiento.

Considerando que la Corporación dispone de un Cuerpo de ProfesionalesExpertos3, en distintos ámbitos de las competencias técnicas claves de Codelco,que pueden llevar a cabo estas revisiones bajo las condiciones de competencia,independencia y oportunidad requeridas, se ha concluido la conveniencia deconsiderar a este Cuerpo Experto para realizar las Revisiones Independientes antesseñaladas. Excepcionalmente y en atención a la disponibilidad de los expertos en laoportunidad requerida o los conocimientos o expertizaje específico, se podrá recurrira expertos externos a la Corporación.

6.2 Decisión Oportunidad y de realizar una Revisión Independiente

Las RI(TD) podrán solicitarse por el CICE, el CSPE o el CID en base a susnecesidades para la toma de decisión o a recomendación específica de la GCEI.Las RI(TD) regulares que establece el SIC se harán al concluir los estudios deprefactibilidad y factibilidad, cuando el informe del estudio correspondaprácticamente a la versión definitiva. La Figura en el Anexo ilustra lasoportunidades previstas para las revisiones independientes consideradas en el SIC.Como se puede apreciar, no se contemplan revisiones de este tipo al final de losEstudios de Perfil.

A su vez las RI(SC) serán realizadas a solicitud por el CICE, el CSPE o el CID enbase a sus facultades de control de proyectos en su ámbito o a recomendaciónespecífica de la GCEI. Como lo señala la Figura que muestra el Anexo, lo habituales esperar RI(SC) al alcanzar aproximadamente un 50% de avance de la Ingenieríade Detalle, y a un 30% y 60% de avance de la Ejecución. Sin embargo, este tipo de

revisiones podrán solicitarse en todo momento cuando el proyecto muestra unadesviación sistemática con respecto de lo planeado. Un criterio es cuando losinformes de un proyecto indican durante tres (3) meses consecutivos uno o variosde los parámetros clave de resultados de la gestión (Seguridad, Alcance, Costo,Cronograma y Rentabilidad) en un nivel crítico negativo (Luz Roja) o los resultadosdel Proceso de Seguimiento y Control liderado por la GCEI indican la convenienciad li RI(SC)







decisión de realizar revisiones se tomará al momento de recomendar la autorizacióndel estudio o proyecto.

Semestralmente la GCEI entregará un calendario de las revisiones independientesprevistas.

6.3 Gestión del Proceso de Revisión Independiente

La GCEI gestionará y coordinará el proceso de Revisión Independiente en base alas solicitudes que emita el CICE, el CSPE o el CID. Al respecto lasresponsabilidades de la GCEI son las siguientes:

Liderar la búsqueda del Responsable de la Revisión Independiente y apoyar laconfiguración del Equipo de Revisión Independiente

Proponer al CCP el Responsable e informar al mandante (CICE, CSPE ó CID) dela decisión.

Apoyar al responsable y su Equipo en aspectos de coordinación y aporte deinformación si procede durante la realización de la Revisión Independiente.

Gestionar los contratos necesarios con los revisores especialistas externos

Facilitar el proceso de revisión de los resultados y de elaboración del informe final

Informar a las partes interesadas de los resultados de la Revisión Independiente

Registrar y custodiar los informes de revisiones.

6.4 Selección y Designación del Responsable y Equipo de Revisión Independiente

Las Revisiones Independientes serán coordinadas y conducidas por unResponsable, apoyado por un Equipo de Revisión Independiente. De preferencia elResponsable y los integrantes del Equipo provendrán del Cuerpo de ExpertosProfesionales de la Corporación.

La selección del Responsable es iniciada por la GCEI. Para este efecto, en el casode los proyectos de base geo-minero-metalúrgica, informará a la VCDES de lanecesidad de designar un Responsable de coordinar el Equipo de Revisión







El Responsable, conjuntamente con el Ejecutor y el Gerente de la GCEI, deberáentonces seleccionar y designar a los miembros del Equipo de Revisión, los quedeben ser independientes por no pertenecer al equipo de estudio o ejecución delproyecto ni tener conflictos de interés, relaciones anteriores o participaciones en elestudio o proyecto o con las empresas contratistas que trabajan para el proyecto oque participan en licitaciones asociadas.

Los integrantes del equipo de revisión pueden designarse de cualquier área de

Codelco e incluir además profesionales externos con los que Codelco haya firmadoacuerdos de confidencialidad. El líder de la Revisión Independiente también puedeseleccionarse entre ellos.

El equipo que realizará al RI(TD) deberá combinar personas con competencias,experiencia y credibilidad con sus pares en disciplinas pertinentes al ámbito de larevisión y con la capacidad de examinar una oportunidad de inversión de maneraconstructiva e independiente.

La GCEI es responsable de seleccionar y mantener un banco de revisores comoposibles miembros para los equipos para realizar la RI(TD).

La GCEI se ocupará de la gestión de contratos de prestación servicios conconsultores que incluyan un amplio rango de expertos técnicos independientes a losque se pueda recurrir para conformar los equipos de revisión materia de esteManual.

De ser necesario, se podrán establecer convenios con varias empresas uorganizadas especializadas. El criterio de selección se basará en la designación depersonal de alto nivel experimentado y precalificado por parte de las empresas paraintegrarse a los equipos de revisiones independientes.

El Responsable y la GCEI deciden y proponen al CCP el resto de los integrantesdel Equipo de Revisión Independiente considerando para ello:

complejidad del proyecto, áreas de competencias técnicas requeridas, experiencia del experto en proyectos similares, nivel de seniority del experto, asegurándose contar en cada grupo con

expertos de al menos de nivel I y/o II ( El Responsable contará coninformación sobre expertos potenciales revisores de la Corporación)

oportunidad de desarrollo para profesionales expertos con potencial otros aspectos que resulten relevantes dadas las características del estudio o







Una normativa que permita una comisión de servicio, pasantía o una destinación detiempo (parcial o total) para una asignación particular facilitará la participación delexperto en la revisión.

El área de la cual el experto es requerido deberá facilitar la disponibilidad de unprofesional de reemplazo (que no implique nuevas contrataciones) para asegurar lacontinuidad de las responsabilidades del experto, durante el período de tiempo queéste este asignado a una función corporativa. En su defecto, deberá modificar su

calendario de compromisos y/o su convenios de desempeño o SGD del expertorequerido.

No podrá solicitarse más de un experto por área al mismo tiempo, salvo situacionesexcepcionales, dada la escasez de expertos de reemplazo en la Corporación.

Como una forma de incentivar al experto, deberá incluirse en su CDI o SGD lacontribución que realiza en las Revisiones que participa, en la Dimensión “Aporte alNegocio “ en el caso del SGD y como indicador en el caso del Convenio de

Desempeño Individual. La ponderación a asignar a este aspecto no deberá serinferior al 10% en el caso de los expertos Rol E y no inferior a 20% en el caso delos expertos Rol A. La incorporación en el CDI o SGD de los objetivos de lasrevisiones podrá realizarse en la fase de planificación o seguimiento del proceso.

Las áreas funcionales tendrán la responsabilidad de autorizar la participación delexperto solicitado en la revisión.

6.5 Responsable de la Revisión IndependienteEl Responsable tiene como funciones:

- Seleccionar y proponer el Equipo de Revisión Independiente

- Acordar, en base a los requerimientos de la revisión y en base a la opinión delos expertos seleccionados, los plazos, alcances y productos y realizar elseguimiento al encargo efectuado.

- Durante la revisión, coordinar y dirigir todos los aspectos de la RI, comotambién asegurarse que el Equipo de Revisión conozca el alcance del trabajoencargado y el organigrama del proceso

- Validar y presentar los resultados de la RI

Lid l i i l E i d R i ió l G d l







6.6 Entregables y Responsabil idades de los Gerentes de Estudio y Proyecto

El Gerente de Estudio o Proyecto debe asegurar que el Equipo de RevisiónIndependiente tenga el tiempo suficiente para hacer una revisión en detalle sobre elinforme de estudio y cuente con los antecedentes adecuados.

Durante la revisión sus responsabilidades son:

Administrar los recursos del equipo de estudio o proyecto para cumplir

con los plazos de revisión especificados por el Responsable Proporcionar al Equipo de Revisión un registro con toda la documentación

pertinente utilizada para preparar la propuesta de inversión o los planesde actividades de la etapa de ejecución del proyecto;

Proporcionar al Responsable la información y documentación relativa a lapropuesta de inversión o las actividades de la etapa de ejecución delproyecto solicitadas por éste;

Discutir con el Responsable y su Equipo acerca de las reuniones ycomunicaciones con el gerente de Estudio o Proyecto en el contexto delproceso de revisión;

Revisar y comentar el Informe Preliminar de Revisión Independiente;

Mantener la disponibilidad de los miembros del equipo de estudio oproyecto y asistir a cualquier reunión que solicite el Equipo de Revisiónrelativa a la propuesta de inversión o las actividades de ejecución delproyecto, y

Entregar al Responsable la evaluación económica y los modelosutilizados.

. 6.7 Enfoque Metodológico de Revisión de Independiente

Es recomendable que las revisiones materia de este Procedimiento sigan en loposible el esquema que muestra la Figura 1.

El Equipo de Revisión Independiente deberá trabajar de manera interactiva yconstructiva, entregando revisiones independientes y observaciones al Gerente deEstudio o Proyecto y su equipo antes de terminar las revisiones. En la medida de loposible, los problemas deberían tratarse y resolverse antes del término de losInformes de Revisión.







Errores y omisiones del trabajo a la fecha

Procesos empleados para tomar decisiones clave durante el estudio (decisionesde trade-off)

Identificación de potenciales Fallas Fatales en:o Parámetros de Diseño;o Plan de Ejecución de la etapa siguiente (Costos / Plazos / Alcance

Técnico / Calidad) y del Plan del Proyecto al pasar de Prefactibilidada Factibilidad;

Áreas de riesgo o aspectos que requieren una atención preferencial en la etapasiguiente

Trabajos pendientes a ser realizados o condicionantes para otorgar laaprobación y/o autorización

Oportunidades de mejoras

Exhaustividad del estudio a la fecha y respecto al cumplimiento de Normativa yEstándares relevantes al proyecto establecidos en el Sistema de Inversiones deCapital (SIC)

Bancabilidad del Proyecto (sólo para Estudios de Factibilidad).

Sin perjuicio de los aspectos generales señalados en los párrafos anteriores, laRevisión Independiente de la etapa de prefactibilidad pondrá un énfasis especialen:

La conveniencia estratégica de la propuesta;

La conformidad con el programa comercial;

Los riesgos y parámetros comerciales de alto nivel;

La conformidad con el plan de negocios; alineamiento entre los objetivosde negocios y los objetivos del proyecto;

El análisis económico fundamental;

La determinación de los criterios de selección, metodología selección ycomparación usada para la evaluación de opciones alternativas delproyecto;







Las prácticas de valorización empleadas o propuestas. Evaluación del nivel de desarrollo e integración del equipo de proyecto

A su vez, la Revisión Independiente del Estudio de Factibilidad examinará másdetenidamente los aspectos relacionados con las siguientes ratificaciones:

Que la propuesta conserve su conveniencia estratégica;

Que se consideren los riesgos de la cartera y el impacto colectivo;

Que se conozcan detalladamente los generadores de valor;

Que se haya realizado una detallada evaluación económica;

Que se hayan definido los riesgos clave y elaborado planes de mitigación;

Que se hayan empleado prácticas de valorización;

Que la tecnología sea adecuada a los objetivos;

Que el plan de ejecución del proyecto sea adecuado, y

Que el número de hitos propuestos para las revisiones de seguimientodurante la ejecución del proyecto sea conveniente y adecuado a losriesgos y la duración del proyecto.

Que exista un adecuado nivel de desarrollo e integración del equipo deproyecto.

Las Revisiones Independientes de Seguimiento y Control realizadas durante la

etapas de ejecución del proyecto de preferencia informarán en forma objetiva eindependiente sobre los siguientes aspectos:

Validez del avance reportado por el proyecto y si las proyecciones soncorrectas

Conformidad y consistencia de lo ejecutado con el plan de ejecución delproyecto;

Ajuste de la ejecución con los objetivos y misión del proyecto y

consistencia con los procedimientos corporativos o específicos delproyecto

Apreciación si las proyecciones desfavorables que se detecten se debena la metodología, los procedimientos o los recursos de ejecución delproyecto







1

Figura 1 –Diagrama del Proceso de Revisión Independientes

DEFINICIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Definición de resultados por la Gerencia de la Corporación Requerimiento de Revisión Independiente para el estudio o proyecto por el

CICE/CSPE/CID Designación del Responsable de revisión Formación del Equipo de Revisión Plazo y calendarización de la Revisión independiente y formación del Equipo de

Revisión IndependienteDEFINICIÓN DE LAS LÍNEAS DE REFERENCIA DE MEDICIÓN

Determinación de los criterios del estudio o proyecto Definición de las medidas de rendimiento Determinación del formato de los informes

CONDUCCIÓN DE LA REVISIÓN

Investigación y determinación del estado del estudio o proyecto Determinación de los parámetros clave de resultados Comparación del contenido, la calidad y la precisión del estudio con los

Procedimiento de Mínimos Estándares o Determinación del avance de ejecución del proyecto y validación de las

proyecciones Definición de causas y efectos de las no conformidades

CONFIRMACIÓN DE LOS HALLAZGOS Y FORMACIÓN DE OPINIONES

Presentación preliminar de hallazgos del Equipo de Revisión al Gerente de

Estudio o Proyecto Confirmación de aspectos factuales por parte del Equipo de Revisión con elGerente de Estudio o Proyecto

Formulación de opiniones y emisión de juicios del Equipo de RevisiónIndependiente

CUESTIONAMIENTO DE HALLAZGOS Y OPINIONES, CONSENSO DECONCLUSIONES

Presentación paulatina de conclusiones del equipo de Revisión Independiente al

Gerente de Estudio o Proyecto Cuestionamiento de las conclusiones y aclaración de asuntos factuales por partedel Gerente de Estudio o Proyecto

Preparación de las conclusiones del Equipo de Revisión Independiente ynotificación de los problemas al Gerente de Estudio o Proyecto

PRESENTACIÓN DE LAS CONCLUSIONES

2

3

4

5







Publicación del informe de Revisión, si se aprueba, en el sitio Web de leccionesaprendidas

6.9 Comunicaciones

El proceso de revisión requiere una interacción entre el Equipo de Revisión y elGerente de Estudio o Proyecto. El Responsable deberá entablar y mantener lacomunicación entre el Equipo y el Gerente de Estudio o Proyecto. Se espera que laspartes definan un régimen de comunicaciones que facilite y agilice la revisión de los

aspectos relevantes por evaluar y permita que la revisión se concluya dentro de losplazos previstos en el proceso de la propuesta de inversión o el plan de la etapa deejecución del proyecto.

El Responsable debe informar al Gerente de Estudio o Proyecto durante el procesode revisión para definir los requerimientos de información o el acceso a personalclave del proyecto manteniendo informado al Gerente de Estudio o Proyecto sobreel estado de la revisión, especialmente en aquellas áreas que se han convertido enaspectos clave y que requieren mayor revisión.

El Gerente de Estudio deberá entregar al Responsable designado actualizacionesperiódicas del avance de finalización del estudio y el tiempo programado para larevisión. El Gerente de Proyecto debe también entregar actualizaciones periódicasdel avance de la etapa de ejecución de modo que se puedan confirmar las fechasde las revisiones.

6.10 Requerimientos de Información

El Responsable tiene derecho a revisar y confirmar todos los datos y toda ladocumentación preparada para la propuesta de inversión en estudio o el proyectoen ejecución, relacionada con ellos o adjunta a éstos.

Durante la etapa inicial de la RI, el Gerente de Estudio o Proyecto debe entregar alResponsable un registro de toda la documentación pertinente usada en lapreparación de la propuesta de inversión y en base a la cual se conformó o aquéllaque constituye las bases de ejecución del proyecto.

El Responsable puede también solicitar cualquier otra información que considerepertinente para la revisión, esté o no registrada por el Gerente de Estudio oProyecto. Esta misma facultad le asiste para las revisiones funcionales y otrasrevisiones realizadas o en curso en forma paralela.







El Responsable tiene también la responsabilidad de asegurar que todos los datos ytoda la información reunida durante la revisión sean compilados y almacenados demanera segura, conforme a los procedimientos de Codelco.

6.11 Costos

Un principio básico de la Revisión Independiente es que el costo asociado con ellasno deberá ser restringido por el defensor de la inversión o al Gerente de Proyecto.

Por consiguiente, los costos de las RI deben estar incluidos en el presupuesto delestudio o del proyecto. De no ser posible lo anterior y no habiendo unareformulación de por medio, estarán dentro del márgen de sobregasto de facultaddel Presidente Ejecutivo o algún otro mecanismo de finanaciamiento que seestablezca en conjunto con la GCEI.

La GCEI tiene la responsabilidad de preparar el presupuesto y programa calendario

(incluyendo niveles de dedicación y costos por elemento) de las actividades derevisión así como de obtener el acuerdo para el presupuesto y programa reales porparte del Gerente de Estudio o Proyecto.

6.12 Cronograma

El equipo de estudio o proyecto debe incorporar las actividades de RevisiónIndependiente en el cronograma del estudio o la ejecución de proyecto. ElResponsable tiene la responsabilidad de definir el calendario de recopilación ydistribución de información, las visitas a terreno o instalaciones, la revisión de plazosy los informes de actividades de revisión con la finalidad de cumplir con elcronograma global del estudio o proyecto.

A modo referencial el cuadro siguiente muestra un cronograma posible de unaRevisión Independiente.







CALENDARIO TIPOESTUDIO DE

PREFACTIBILIDADESTUDIO DE

FACTIBILIDADEJECUCIÓN DE

PROYECTO

Nombramiento ymovilización delResponsable yformación delEquipo previo alinicio de lasrevisiones

2 semanas

(aviso previo)

2 a 3 semanas

(aviso previo)

3 a 4 semanas

(aviso previo)

Término de larevisión preliminar

1 semana 1 a 2 semanas 1 a 2 semanas

Presentación de loshallazgos y lasconclusiones con elresumen derecomendaciones

1 día 1 día 2 días

Presentación delinforme definitivodetallado

1 semana despuésde presentar los

hallazgos yconclusiones

2 semanasdespués depresentar loshallazgos y

conclusiones

2 semanas despuésde presentar los

hallazgos yconclusiones

6.13 Confidencialidad

Los integrantes del Equipo de Revisión Independiente, tanto los especialistas de laCorporación como los revisores externos, están sujetos a los procedimientos deconfidencialidad de Codelco. Al ser seleccionados para formar parte del Equipo deRevisión, todos los miembros externos deberán firmar un acuerdo deconfidencialidad específico para la revisión correspondiente.

6.14 Resolución de Conflictos

Eventuales controversias relacionadas con la revisión serán resueltas en primera

instancia por el GCEI. En caso de persistir las discrepancias, éstas serán resueltaspor el CCP o los mecanismos que establece la normativa para la solución deconflictos en el CCP.







7. INFORMES

7.1 Fundamento

El Equipo de Revisión Independiente dará cuenta de los hallazgos de la revisiónmediante un informe técnico. Dicho informe pasa a ser parte del proceso de toma dedecisiones. Para este efecto entregará un informe escrito en borrador y copia definitivacon los hallazgos de la revisión y entregará una ratificación de la revisión a través deinforme definitivo al CICE/CSPE/CID según corresponda, incluyendo la verificación de siel Gerente de Estudio o Proyecto ha definido y enfatizado apropiadamente losgeneradores de valor clave y sus riesgos comerciales asociados con suficienteevaluación, análisis y optimización.

Todos los problemas que plantee el Equipo de Revisión deberían resolverse con elGerente de Estudio o Proyecto durante el proceso de revisión antes de que el Informe deRevisión Independiente esté terminado.

Se recomienda gestionar este aspecto por medio de la preparación de una serie deborradores de informes por componente, entregados al Gerente de Estudio o Proyectodurante la revisión, y un último informe borrador definitivo que el Responsable de larevisión presente al Gerente de Estudio o Proyecto para comentarios. Una vez resueltoslos temas pendientes a entera satisfacción del Equipo de Revisión, se publicará elinforme definitivo para su aceptación oficial.

En caso de quedar asuntos sin resolver a la satisfacción del Equipo de Revisión, sedeberá preparar el informe definitivo de revisión con las condiciones indicadas en elcapítulo resumen para consideración del CICE/CSPE o CID.

El Informe de Revisión Independiente de Toma de Decisión deberá reflejar básicamentecada uno de los hallazgos en la medida en que dichos hallazgos se aparten de laproposición entregada por el Gerente de Estudio. El informe deberá:

Comunicar los hallazgos del Equipo de Revisión Independiente y las medidas desolución o mitigación propuestas y/o aceptadas por el Gerente del Estudio

Detallar las áreas en las conclusiones y recomendaciones del Responsable y Equipoen las cuales persiste desacuerdo con el Gerente de Estudio

Entregar su respaldo a la propuesta de inversión o la recomendación de continuarcuando corresponda, destacando los asuntos clave que pudieran no estar resueltos yponiendo especial énfasis en los supuestos y riesgos comerciales clave

E t ld l l l di i t d l ti id d d j ió d l







Enumerar la documentación empleada para la revisión, y Enumerar al personal de estudio o proyecto que asesoró al Equipo de Revisión

El Informe de Revisión Independiente debe clasificar la información como “aspectosfactuales” u “opiniones”. Cuando las “opiniones” son influyentes, se hará hincapié enrecomendar que se empleen datos referenciales y se citen las fuentes o se describan lascircunstancias reales.

Como guías para el análisis y resumen de los resultados se puede aplicar el InstructivoSIC-I-001A con su ejemplo (SIC-I-001B). Estos establecen listas de verificación paraapoyar el proceso de revisión de estudios.

Para la revisión de proyectos se puede utilizar las listas de verificación contenidas en elInstructivo SIC-I-002A con su ejemplo que muestra el documento SIC-I-002B.

7.2 Plazos

El tiempo de entrega de los informes deberá adaptarse para cumplir con los plazosrequeridos por la toma de decisión o para iniciar acciones correctivas. El Informe deRevisión Independiente debe entregarse mínimo cinco días hábiles antes de la reunióndel gremio que ha encargado la revisión. En caso de quedar sin resolver asuntos deimportancia entre el Gerente de Estudio y el Equipo de Revisión al terminar ésta, elEquipo tiene el derecho a respaldar la inversión condicional a la posterior resolución delos problemas pendientes. Estas condiciones deberán indicarse claramente en el

Informe de Revisión Independiente presentado al mandante.

En este caso, el mandante puede decidir continuar con la propuesta antes de que seresuelvan los problemas. Sin embargo para que la GCEI y el CICE/CSPE/CID tenganuna medida significativa de las diferencias detectadas por el Equipo de Revisión, éstedeberá cuantificar todos y cada uno de los asuntos importantes aún pendientes yevaluar o calificar su posible impacto individual.

7.3 Responsabilidad

La responsabilidad de gestionar, preparar y publicar los informes respectivos recae entodo momento en el Responsable de la Revisión Independiente, quien debe asegurarseen primer lugar, que el proceso de revisión se efectúe conforme a los objetivos y losrequisitos de control de los procesos de inversión y revisión Codelco y en segundo







inversión. Por consiguiente, se debe realizar una evaluación detallada y satisfactoria dedichos modelos.

7.5 Presentación del Informe de Revisión Independiente al mandante

El resultado de la revisión debe presentarse en forma preliminar al Gerente deEstudio/Proyecto para sus comentarios. El Informe de Revisión deberá emitirse sólo unavez analizadas todas las diferencias de opinión entre el Equipo de Revisión y el Gerentede Estudio/Proyecto.

Se debe resolver cualquier diferencia que pueda existir sobre aspectos factuales entre elInforme de Revisión de información proporcionada por el Gerente de Proyecto.

El Informe de Revisión debe incluir cualquier diferencia de opiniones o juicios que puedaexistir entre el Responsable y el Gerente de Proyecto, aunque este hecho no impliquemodificar el respaldo, la condición o el rechazo del Informe de Revisión.

7.6 Contenido del Informe de Revisión Independiente

El capítulo Resumen de un informe de Revisión Independiente debería contener almenos los siguientes elementos que se muestran a continuación. Deben entendersecomo guía para el Responsable y su Equipo y puede adaptarse a las características delestudio/proyecto revisado.

1 Síntesis

2 Conclusiones y Hallazgos

3 Recomendaciones

4 Comentario de revisión

4.1 Aspectos críticos

4.2 Aspectos generales

4.3 Conformidad y no conformidad con los estándares de Inversiónde Capital

4.4 Conformidad y no conformidad respecto de los planes de trabajodel estudio o de ejecución del proyecto

4.5 Conformidad y no conformidad con las políticas, prácticas yprocedimientos de Codelco







8. REVISIONES

REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA

0 Revisiones Independientes de acuerdo a lamodalidad, propósitos y alcances sancionadapor el CICE, el CID y con los lineamientos en laNI VHI-236/09

15 diciembre 2009







SIC-P-120 Procedimiento Revisiones Independientes - Rev 0.doc Copyrights © 2009 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados

Plantilla PowerPoint Codelco

Benchmark(FEL 2)

RevisiónIndependiente

Audit. Rec.

& Rev. Res.

Esquema Revisiones Independientes de Toma de Decisión y Seguimiento

EJECUCIÓNFACTIBILIDADPRE-

FACTIBILIDADPERFIL OPERACIÓN

Benchmark(FEL 3)

RevisiónIndependiente

Rev. Indep.Seg & Control

Términode las Obras

Benchmark(Close-Out)

12 a 24 mesesdespués de la

entrega aoperaciones

Máx 6 m

Máx 2 m

Rev. Ind. o RPExtra. TD o SC

Constr.+/-30%

Ing. Detalle+/-50%

HITOS DE REVISIÓNConstr.+/-60%

Rev. Post Ev.CompletaRev. Indep.

Seg & ControlRev. Indep.

Seg & Control

Rev. Ind. o RPExtra. TD o SC

Audit . Rec . & Rev. Res: A todos los estudios que apunten a un proyecto del Directorio y son de base minero-metalúrgico (A menos que el CID determine que no es necesaria

la Revisión de la Transformación a Reservas).

Revisión Independiente: A recomendación de la GCEI y/o solicitud del CICE / CSPE / CID.

Revisión Independiente de Seguimiento y Control: A recomendación de la GCEI y /o solicitud del CICE / CSPE / CID .

Rev. Independiente o Rev . de Pares Extraordinaria para la Toma de Decisión o el Seguimiento y Control: A recomendación de la GCEI y /o solicitud del CICE / CSPE / CID .

Benchmark: Por decisión de Ejecutor (VCP / GPRO), o a solicitud de la GCEI / CICE / CSPE / CID.

Revisión Post Evaluación Completa: A solicitud del Cliente / CICE / CSPE / CID.

Sic-p-120 Procedimiento de Revisiones Independientes

Documents

Transcript of Sic-p-120 Procedimiento de Revisiones Independientes