Session 02 - Conceptos Básicos

GERENCIA DE PROYECTOS

Conceptos BásicosSesión 2

Doc. Yván Díaz Zelada

PROYECTOS

Actividades de tiempo completo, para producir un resultado final

Son:

De las necesidades específicas de las empresas u organizaciones.

Surgen

Para su éxito de una unidad de control: Gerencia de Proyectos

Requieren

DIRECCIÓN GENERAL DE PROYECTOS

Apoyada en:

Comunicación efectiva, motivación, influencia y excelente relación con:

Todas las personas involucradas

Comunicación efectiva, motivación, influencia y excelente relación con:

Equipo principal del proyecto

Planificación OrganizaciónSelección de

PersonalEjecución y

Control

Encargada de:

Gestión financiera y

contable

Compras, ventas,

contratos

Planificación estratégica, táctica,

operacionesTIC

Que controla:

CICLO PARA ADMINISTRAR

Fundamentada:

PROCESOS DE DIRECCION

Fundamentada:

Fases iniciales de un proyecto

Desarrolla

Son:

ALCANCE TIEMPO COSTO

Procesos Impacto Gestión Actividades Recursos Cronograma Estimación Presupuesto Control

Se enfoca en: Se enfoca en: Se enfoca en:

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (Guía del PMBOK - PMI)

¿Qué es unProyecto?@yvanDiaz

Gerencia de Proyectos – Conceptos Básicos 3

@yvanDiaz

proyecto trabajooperativo

¿Qué es unProyecto?


Dirección, Gestión o Administración de proyectos. Planeación, Dirección y Control de recursos

(personas, equipamiento y materiales) para poder sujetarse a las limitantes técnicas, de costo y de tiempo del proyecto.

Disciplina que se está generalizando rápidamente.

Aplica una serie de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para la realización de un proyecto.

GerenciadeProyecto

@yvanDiaz


Contextodela

DireccióndeProyectos

Proyectos

PlanEstratégico

SubProyectos

Programas

Portafolios


@yvanDiaz

Un programa es un grupo de Proyectos.

El enfoque del programa permite una mejor coordinación en la dirección de proyectos.

Disminuye Riesgos.

Justifica cuando el enfoque de programas resulta valioso

Programa


@yvanDiaz

Portafolio Un portafolio incluye un grupo de programas y proyectos individuales.

Se implementan por lograr un objetivo estratégico, a pesar que proyectos y programas no guarden relación entre sí.


@yvanDiaz

Project Management Office

Es una unidad de la organización que facilita la dirección centralizada y coordinada de proyectos.

Entre los principales roles de la PMO se encuentran: – Proveer metodologías de

dirección de proyectos .– Dar soporte para gestionar proyectos

(ej.: capacitación) – Asignar directores de proyectos y ser

responsable del éxito o fracaso de los proyectos .

Oficinadela

DireccióndeProyectos

PMO


@yvanDiaz

CICLODE

unPROYECTO&vidadel

DEunPRODUCTO


@yvanDiaz


Vidadeun

Producto

Ciclode

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización dividen los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de Vida del Proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida específico para usarlo en todos sus proyectos.

@yvanDiaz


@yvanDiaz

Conjunto de fases generalmente secuenciales y

en ocasiones superpuestas cuyo nombre y número son

determinadas por el proyecto y las necesidades

de gestión y control de la organización.


Vidadeun

Producto

Ciclode


@yvanDiaz

Vidadeun

Producto

Ciclode


Conjunto de fases generalmente secuenciales y

en ocasiones superpuestas cuyo nombre y número son

determinadas por el proyecto y las necesidades

de gestión y control de la organización.

¿Qué trabajo técnico se

debe realizar en cada fase?

¿Cuándo se deben generar

los productos entregables?

¿Quién está involucrado en

cada fase?

¿Cómo controlar y aprobar

cada fase?

PRODUCTOVidadeun

Producto

Ciclode

TIEMPO

I NTR

OD

UCC

ION

CREC

IMIE

NTO

MADUREZ

DEC

LIV E

Utilidad

ING

RESO

EN

DIN

ERO

Crecimiento mas corto quemadurez.

Sigue periodo más largo de madurez.

Incremento de ventas es lento,o se estabilizó.

Se considera un producto establecido en el mercado (viejo)

Se alcanza la mayor rentabilidad. Se puede prolongar mas tiempo

con Técnicas de Marketing.

Se da por cambios tecnológicos,competencia, o pérdida de interés del cliente.

Precios bajan. Beneficios se reducen.

Ventas en niveles bajos. Disponibilidad del producto

(para el comprador) limitada. Poca competencia.

Incremento de ventas. Disponibilidad del producto

se extiende. Aumento de Beneficios porque

el producto lo conocen másclientes.


@yvanDiaz

EJECUCIÓN

Planificación

CierreEvaluacióny Control

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización dividen los

proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la

organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como Ciclo de Vida del

Proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida

específico para usarlo en todos sus proyectos.


@yvanDiaz

Vidadeun

Producto

Ciclode

TIEMPO

ESFU

ERZO

(niv

el d

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PROYECTO

PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, EVALUACIÓN Y CIERRE

P OS T

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ROYE

CTO


@yvanDiaz

Vidadeun

Producto

Ciclode


@yvanDiaz

Vidadeun

Producto

Ciclode

¿Y cómo interactúan?


@yvanDiaz

Feedback

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

ThatisaPROCESS?


@yvanDiaz

deLAGerenciadeProyecto

Procesos

Ejecución

Planificación

Cierre


Inicio

Seguimientoy Control

Son los Procesos realizados para definir

un nuevo proyecto o una nueva fase de un

proyecto ya existente. Procesos requeridos para establecer el alcance del

proyecto, refinar los objetivos y definir el curso

de acción necesario para alcanzar los objetivos.

Procesos realizados para completar el trabajo definido

en el plan, a fin de cumplir las especificaciones del

proyecto.

Aquellos requeridos para monitorear, analizar y regular el

progreso y el desempeño del proyecto, identificar cambios en

el plan e iniciarlos.

Procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de proceso, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase.


Procesos


Procesos

Gerencia de Proyectos – Gestión de Integración 21

ÁREAS DECONOCIMIENTO

GRUPO DE PROCESOS PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS

Iniciación Planificación Ejecución Seguimientoy Control Cierre

Gestión de la Investigación 1 1 1 2 1

Gestión del Alcance 3 2

Gestión del Tiempo 3 5

Gestión de los Costos 2 2

Gestión de la Calidad 4 1 1

Gestión de los Recursos Humanos 3 3

Gestión de las Comunicaciones 1 2 2 1

Gestión del Riesgo 1 1

Gestión de las Adquisiciones 1 1 1 1

@yvanDiaz

¿Cuál es el principal trabajo de un Gerente de Proyectos?Cualquiera sea el motivo por el cual la organización decide llevar a cabo un proyecto, para que el mismo sea exitoso, será importantísimo tener un Gerente de Proyecto con una buena visión de conjunto de todas las partes del mismo.


@yvanDiaz

VisiónIntegral

delProyecto


@yvanDiaz

VisiónIntegral

delProyecto

Resumiendo…

Identificación de la necesidad, problema u oportunidad.

Desarrollo de una solución propuesta.

Puesta en práctica de la solución propuesta.

Terminación del proyecto.

La solicitud de Propuestas

Entrega de una propuesta

Logro del Objetivo

La evaluación de la ejecución con el fin de mejorar proyectos futuros.


@yvanDiaz

Vidadeun

Producto

Ciclode

RelacióndelCICLOde

PROYECTO&VIDAdeldelPRODUCTO

Ciclo de vida del Producto

Business Plan

Ciclo de vida del Proyecto

Idea Inicio Planificación

Supervisión y control

Ejecución Cierre

Producto

DisposiciónOperaciones


@yvanDiaz

Ciclo de Vida del Producto Vs. Ciclo de Vida del Proyecto

El Ciclo de Vida del Producto es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su retiro del mercado. Generalmente a lo largo del ciclo de vida de un producto se originan distintos tipos de proyectos.

El Ciclo de vida del Proyecto se refiere a las distintas fases del proyecto desde su inicio hasta su fin. Cada fase del proyecto por lo general termina con un entregable que habilita o no a continuar con la siguiente fase


@yvanDiaz

Ciclo de Vida de Distintos Proyectos


@yvanDiaz

Tiempo

Costos

Alcance

Calidad

Satisfacción del cliente

Riesgos


@yvanDiaz

ProcesosGrupode

Los procesos de DP, describen qué hacer para administrar un proyecto…

…mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el trabajo involucrado en un proyecto

Se documenta la información necesaria para: Iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto.

Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas prácticas para la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo.


@yvanDiaz

ProcesosGrupode

ProcesosGrupode


@yvanDiaz

Se establecen en la Iniciación (Alcance)

Se perfeccionan durante la Planificación.

Son responsabilidad del Director del Proyecto.

Son claros, alcanzables y transferibles .


@yvanDiaz

ProyectoObjetivosdel

Management by Objectives

Es una filosofía de dirección de tres pasos: Establecer objetivos reales y no ambiguos. Evaluar periódicamente si los objetivos se están cumpliendo. Implementar acciones correctivas.

Debemos entender que si un proyecto no está en línea o no apoya los objetivos corporativos, es posible que pierda recursos, asistencia y atención.

La MBO solo funciona si cuenta con el apoyo de la dirección.


@yvanDiaz

ObjetivosAdministraciónpor


@yvanDiaz

http://masconsulting.com.ar/

Restricciones tradicionales de un proyecto

Restricciones de un proyecto


@yvanDiaz

ProyectoRestriccionesdel

Personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.

Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan con el proyecto en ejecución podrían solicitar cambios y

esto implica tiempo y dinero.

Determinar sus necesidades y expectativas, y convertirlos en requerimientos del proyecto.

Comunicarse con ellos.

Gestionar su influencia en relación con sus

requisitos, en la medida de lo posible, para lograr un proyecto exitoso.


@yvanDiaz

Stakeholders

Relación entre los interesados y el proyecto


@yvanDiaz

Es un factor que puede afectar la disponibilidad de los recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.

Organizar es crear una estructura de relación y después controlar que se cumpla y funcione, para que se consiga el objetivo deseado.


@yvanDiaz

OrganizaciónEstructuraDEla

Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal asignado al proyecto


@yvanDiaz

Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal asignado al proyecto Ventajas

Máxima flexibilidad en el empleo de los recursos humanos.

Los especialistas de una misma área funcional pueden ser empleados en distintos proyectos.

Amplia base técnica dentro del área funcional para solución de problemas y creatividad.

Mejor continuidad tecnológica cuando algunos especialistas abandonan la organización.

Permite el normal crecimiento y desarrollo profesional de las personas cuya especialización está en el área funcional.


Organización Funcional


@yvanDiaz



Des

El cliente no es el foco de las actividades e interés: el trabajo funcional se considera más importante que el proyecto.

No está orientada al problema, sino a las actividades particulares del área funcional.

Ambigüedad en la asignación de responsabilidades, lo que dificulta la coordinación y aumenta el tiempo de respuesta a los requerimientos del cliente.

La motivación del personal asignado al proyecto tiende a ser baja.

Dificulta el manejo integral del proyecto.

Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal asignado al proyecto Ventajas

Gerente

Jefe Abastecimientos

Asistente

Asistente

Almacenero

Jefe Operaciones

Supervisor

Operarios

Mantenimiento

Jefe Administración

Asistente Administrativo

Asistente Contable

Asistente RRHH

Jefe Comercialización

Líder Ventas

Vendedor

Repartidor

Asesor Legal


@yvanDiaz

Asistente

Jefe Operaciones

Supervisor Asistente Administrativo

Vendedor

Personal asignado al

proyectoOrganizaciónEstructuraDEla


Gerente General

Gerente de Proyecto B

Gerente de Proyecto C

Gerente de Proyecto A

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff


@yvanDiaz


Organización por Proyectos

Gerente General




Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff Ventajas

El administrador del proyecto tiene total responsabilidad y un mayor grado de autoridad sobre el proyecto.

Se acortan las líneas de comunicación, mejorando la coordinación y tiempo de respuesta al cliente.

Proyectos repetitivos aumentan la eficiencia y capacidades de los especialistas.

Mayor nivel de compromiso y motivación.

Existe unidad de mando (un solo jefe).

Es simple y flexible, lo que facilita su comprensión e implementación.

Gerente General




Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff



Ventajas

Varios proyectos simultáneos implican un aumento considerable de recursos (básicos y especializados)

Necesidad de asegurar la disponibilidad de recursos críticos, incrementa los costos.

Difícil acceso a la base tecnológica de las áreas funcionales cuando se requieren soluciones que escapan al conocimiento de los especialistas.

Tendencias a no respetar los procedimientos y políticas generales de la organización (exceso de autonomía)

Incertidumbre respecto al futuro de las personas una vez terminado el proyecto.

Des

Director Ejecutivo

Gerente de Proyectos de Construcción

Directores de Obra

Coordinador de Presupuestos

Coordinador de Proyectos de Construcción

Gerente de Proyectos

Inmobiliarios

Coordinador Comercial

Coordinador de Proyectos

Inmobiliarios

Gerente de Proyectos

Exploratorios

Director de Investigación

Coordinador de Proyectos de Exploración

Gerente Administrativo

Coordinador de Contabilidad

Coordinador de RRHH


@yvanDiaz



Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Coordinación del Proyecto

Personal asignado al proyectoGerencia de Proyectos – Conceptos Básicos 44

@yvanDiaz


Organización Matricial

Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff



MatricialesDébiles

MatricialesFuertes

MatricialesEquilibradas


@yvanDiaz

Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff





Ventajas

El proyecto es el punto de énfasis, compartiendo esta virtud con la organización por proyectos.

Existe un razonable acceso a la base tecnológica de las áreas funcionales y se reduce la duplicación de recursos.

La respuesta a los clientes y la flexibilidad es casi tan rápida como en la organización por proyectos.

Mayor consistencia con los procedimientos y políticas de la organización.


@yvanDiaz


@yvanDiaz

Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff





Ventajas

El balance de poder entre el administrador del proyecto y los jefes funcionales es delicado.

El equilibrio de recursos asignados a cada proyecto puede generar roces entre los administradores de proyectos.

Compartir responsabilidades es complejo, para superar esta desventaja, el administrador del proyecto decide “qué” y “cuándo”, mientras que los jefes funcionales deciden “quién” y “cómo”.

La administración matricial viola el principio de unidad de mando, pudiendo generar confusión y desorden.

Des

GerenteGeneral

Jefe Estudios y Diseño

Staff en Estudios y Diseño 1



Jefe de Ingeniería

Staff de Ingeniería 1



Jefe de Aprovisionamiento

Staff de Aprovisionamiento 1



Director de Proyecto 1



PROYECTO 1

PROYECTO 2

PROYECTO 3


@yvanDiaz




@yvanDiaz

OrganizaciónInfluenciaDEla

en los Proyectos

Estructura de la Organización

Característicasdel Proyecto

Funcional

Matricial

Orientada a Proyectos

Matricial Débil Matricial Equilibrada

Matricial Fuerte

Autoridad del Director del Proyecto

Poca o Ninguna Limitada Baja a

ModeradaModerada a

AltaAlta a Casi

Total

Disponibilidad de recursos

Poca o Ninguna Limitada Baja a

ModeradaModerada a

AltaAlta a Casi

Total

Quién controla el Presupuesto del Proyecto

Gerente Funcional

Gerente Funcional Mixta Director del

ProyectoDirector del

Proyecto

Rol del Director del Proyecto

Dedicación Parcial

Dedicación Parcial

Dedicación Completa



Personal Administrativo de la Dirección de Proyectos

Dedicación Parcial

Dedicación Parcial

Dedicación Parcial




@yvanDiaz

Procesos de la Gerencia de Proyectos

Iniciación1. Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto2. Identificar a los Interesados

Planificación3. Plan para la Dirección del Proyecto4. Recolectar los Requerimientos5. Definir el Alcance6. Crear la EDT7. Definir las Actividades8. Secuenciar las Actividades9. Estimar los Recursos de las Actividades10. Estimar la duración de las Actividades11. Desarrollar el Cronograma12. Estimar los Costos13. Determinar el Presupuesto14. Planificar la Calidad15. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos16. Planificar las Comunicaciones17. Planificar la Gestión de Riesgos18. Identificar los Riesgos


@yvanDiaz


Iniciación1. Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto2. Identificar a los Interesados

Planificación19. Realizar el Análisis Cualitativo de los Riesgos20. Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos21. Planificar la Respuesta a los Riesgos22. Planificar las Adquisiciones

Ejecución23. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto24. Realizar el Aseguramiento de Calidad25. Adquirir el Equipo del Proyecto26. Desarrollar el Equipo del Proyecto27. Gestionar el Equipo del Proyecto28. Distribuir la Información29. Gestionar las Expectativas de los Interesados30. Efectuar las Adquisiciones


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Seguimiento y Control31. Monitorear el Trabajo del Proyecto

• Informes de Desempeño32. Realizar el Control Integrado de los Cambios33. Verificar el Alcance34. Controlar el Alcance

• EDT35. Controlar el Cronograma36. Controlar los Costos37. Realizar el Control de Calidad38. Informar el Desempeño39. Monitorear y Controlar los Riesgos40. Administrar las Adquisiciones

Cierre41. Cerrar el Proyecto o Fase42. Cerrar las Adquisiciones

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Conceptos BásicosSesión 2

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